Fitness / Hip Hop Challenge Tour

Transcrição

1 Fitness / Hip Hop Challenge Tour

2 Evento: Fitness / Hip Hop Challenge Tour Data: (a definir) Local: (a definir) N.º estimado de participantes: 200 (média) Escalões participantes: Escalão único A prática regular da actividade física e desportiva, enquanto componente da cultura contemporânea, tem provado ser um importante factor de desenvolvimento da sociedade, contribuindo para a melhoria da qualidade de vida. Pela sua relevância na promoção de estilos de vida saudável e na prevenção de comportamentos desviantes, a par da reconhecida importância nos domínios da sociabilização e da integração social, o Desporto constitui uma aposta cuja relação custo-benefício, desde logo altamente vantajosa, é um excelente investimento. A, com o objectivo de promover a prática da actividade física, a saúde e os estilos de vida activos, combatendo a obesidade e o sedentarismo dos diferentes grupos etários e, simultaneamente, contribuindo para a inclusão e a prevenção das doenças sociais e dos comportamentos desviantes, promove o 5º Hip Hop Challenge Tour. Este circuito é constituído por várias competições de nível nacional, em regime de participação aberta a grupos filiados e não filiados na. Os grupos que participam nas competições que integram o Tour, pontuam para o Ranking de grupos de Hip Hop da seguinte forma: Por participação: 2 pontos; Por classificação: Classificação Pontos 1º 10 2º 8 3º 6 4º 5 5º 4 6º 3 7º 2 8º 1 Encontra-se prevista a possibilidade de atribuição, sempre que possível, de um Prize Money em cada etapa do Hip Hop Challenge Tour. No final do circuito o grupo filiado com melhor pontuação no ranking será o vencedor da Taça de Portugal. O melhor classificado absoluto e vencedor do Tour terá um prémio a designar anualmente. Existirá ainda um prémio para o Clube com maior número de participações de grupos. 2/11

3 Com este modelo de organização a pretende ir ao encontro de grupos de praticantes e instituições que, um pouco por todo o país, vêm desenvolvendo esta actividade sem qualquer quadro competitivo regular no qual se revejam. Desta forma, apostámos num formato que pela sua dinâmica, responde às expectativas de grupos de praticantes que partilham um quadro de referência distinto das demais disciplinas gímnicas. A importância desta competição a nível nacional, revelou-se francamente positiva desde o seu primeiro ano. A divulgação, controlo e selecção do trabalho desenvolvido pelas entidades e clubes praticantes da modalidade, ao longo das diversas etapas realizadas, tem vindo a superar as nossas expectativas. A atribuição de Prize Money nas etapas do Tour nas épocas desportivas de 2007/2008, 2008/2009,de 2009/2010 e 2010/2011, foi um factor que contribuiu parao sucesso e desenvolvimento desta área. Este Prize Money foi garantido ao longo das Etapas do Tour, com a receita da bilheteira. Os montantes apurados, tal como nas edições anteriores, serão repartidos do seguinte modo: 1º lugar - 50%; 2º lugar - 30%; 3º lugar - 20%. O montante máximo recomendado para o prize Money de cada competição é de 1.500,00. Em cada etapa do Challenge Tour, uma verba correspondente a 10% do valor do Prize Money deverá ser entregue à (com excepção das etapas em que o valor apurado seja inferior a 500,00). Esta verba será destinada a apoiar a participação numa competição internacional, do grupo do escalão sénior, melhor classificado no Campeonato Nacional e que tenha participado em pelo menos 2 etapas do Challenge Tour. Com este apoio a, apoiou na íntegra, nas épocas desportivas 2008/2009, 2009/2010 e 2010/2011 a participação do Campeão Nacional sénior numa competição em Madrid. Caracterização das etapas do Fitness / Hip Hop Challenge Tour: Cada etapa é aberta à participação de todos os grupos filiados e não filiados. A organização poderá ser da ou em parceria com outra entidade. Dependendo da modalidade de organização, o valor do fee de participação dos grupos e o seu destinatário será objecto de acordo específico. Em anexo encontra-se um documento com a discriminação das condições de organização conjunta de uma etapa do Fitness / Hip-Hop Challenge Tour 2011/ /11

4 Fee de participação: 1. Provas organizadas em parceria: o Os grupos inscritos terão que enviar a inscrição para a e para a entidade parceira. o Fee de participação de Grupos filiados e Grupos do Desporto Escolar 25,00 por Grupo; o Grupos não filiados a definir em conjunto. o Duplas e quadras Filiados, custo da inscrição 5 por participante, para não filiados a definir em conjunto. 2. Provas organizadas pela : o Os grupos inscritos terão que enviar a inscrição para a. o Grupos filiados e Grupos do Desporto Escolar 25,00 por Grupo. o Grupos não filiados 8,00 por elemento do grupo. o Duplas e quadras Filiados, custo da inscrição 5 por participante, para não filiados são 8 por participante. As etapas do Fitness / Hip Hop Challenge Tour, podem integrar ou ser associadas a outros eventos, tais como: Encontros / Competições de AeroDance, AeroStep, Rope Skipping, Convenções de Fitness, Saraus, Festivais, Aniversários de instituições, etc. O programa de cada evento deverá ser elaborado numa lógica de espectáculo, podendo incluir exibições e actuações diversas. O montante das inscrições destes eventos reverterão para a entidade organizadora ou para a, de acordo com o definido caso a caso entre as várias entidades. 4/11

5 As entidades intervenientes no evento em termos de organização serão assim designadas nos pontos a seguir: - Federação de Ginástica de Portugal - Entidade Parceira na Organização do Evento Administrativo Técnico Sector Actividade/Tarefa Atribuição Concepção do Material de Promoção Evento Produção do Material de Promoção Evento Convite às entidades Correspondência com as entidades e Inscrições Correspondência com as entidades locais Máquina de fotocópias Direcção do Programa de Treinos e Competições Juízes e Oficiais de provas Atribuição dos Prémios: Medalhas, Taças e Diplomas Cartazes / Convites / Internet / Bilhetes Cartazes / Convites Bilhetes Divulgação Press Releases / Internet / Promoção Cartazes/ Convites Escolas/ Media Locais Saúde (Protecção Cívil) Contacto com Bombeiros (1 ambulância e equipa 1ºs socorros) Contacto com Hospital (Prevenção) Segurança Informação da Polícia Municipal / PSP / GNR Recinto de Competição e Áreas de Apoio ( 3 ) Higiene das instalações Organização e decoração geral Organização da sala de reuniões Transporte montagem e desmontagem do Material desportivo e de apoio Montagem e desmontagem do mobiliário de Apoio Montagem e desmontagem do material Gímnico ( 4 ) Montagem e desmontagem do equipamento de som e audiovisuais Cerimónias de entrega dos prémios: Podium para os 3 classificados (individuais ou equipas) Montagem, processamento dos resultados e desmontagem do equipamento de informática Limpeza de instalações após a montagem final do recinto e entre o final do período de treinos e o inicio da competição. Atoalhados para todas as mesas, distribuição de plantas verdes / floreiras, delimitação das áreas de aquecimento geral, espera, competição, ajuizamento e secretariado, podium e divulgação dos resultados, kiss & Cry, Mesa dos delegados/ chefes de equipa, Suporte para estandantes das bandeiras, Entidade, Nacional Mesas e cadeiras para 15 pessoas Coffee Break dos Juízes e oficiais: Bolachas, Águas, máquina de café, café, açúcar, copos e guardanapos. Do armazém para recinto de prova (e retorno ao armazém) ( 4 ) 5/11

6 Seguros Alimentação e Alojamento Equipa Organização Instalações do Evento Montagens / Desmontagens do Recinto: Seguro de responsabilidade civil Material Emprestado Refeições Equipa de Organização Alojamento da Equipa de Organização A entidade organizadora garantirá, as instalações para o evento (se possível um auditório) Lugares de lotação mínima Prize-Money Opcional Lembranças Opcional As montagens dos materiais e preparação do recinto decorrem no dia do evento ou treinos oficiais do mesmo, sempre que possível em horário laboral evitando-se custos acrescidos à organização do mesmo. A desmontagem dos materiais e do recinto, deverá ter lugar logo após o terminus do evento, sendo efectuado todo o transporte do material emprestado, quando aplicável, para os armazém da ou para a entidade que emprestou o referido material, no primeiro dia útil da semana após o evento, ou em data a acordar entre a e a Entidade Parceira na organização do evento. Cronograma do evento: Tarefa Data de Execução Atribuição Promoção Nacional/Local do Evento: Internet Press Releases Jornais Nacionais / locais Promoção Local do Evento Afixação de Cartazes Distribuição do Convites às Escolas Apoio ao contacto com Rádios e Jornais Locais Transporte de materiais de apoio (cadeiras, mesas, plantas, outros) 20 dias antes / 15-8 dias antes Dia anterior evento (Período da Manhã) Transporte do material desportivo para a competição Dia anterior ao evento (Período da Manhã) Montagem do recinto de competição e áreas de apoio Dia do evento Desmontagem do recinto de competição e áreas de apoio Após o terminus do evento 6/11

7 SÍNTESE DE APOIOS DA ENTIDADE PARCEIRA 1. Apoio à Promoção Local do Evento: a) Afixação de Cartazes b) Produção Material de Promoção do Evento c) Distribuição de Convites às Escolas Locais d) Contacto e Informação das Rádios e Jornais Locais 2. Mobiliário e equipamento: a) 10 Cadeiras com apoio de braço ou 10 Mesas Plásticas Individuais b) 15 Mesas Plásticas Individuais c) 30 Cadeiras de Plástico d) 2 Caixotes do Lixo Pequenos + 4 Caixotes do Lixo Pequenos e) Base para estandartes das bandeiras das entidades oficiais da competição f) Máquina fotocopiadora 3. Audio-visuais (opcional): a) 1 Projector multimédia b) 1 Tela de projecção c) 1 Cabo VGA (Comprimento idêntico à distancia entre a mesa da organização e a mesa do projector multimédia) 4. Som (Aparelhagem profissional) a) 2 Entrada de Cd s + 1 leitor Cd Suplente b) 1 Micro sem fios + 1 Micro com fios c) 4 Colunas de som (som audível quer no recinto de competição quer nas bancadas do público) d) 1 Técnico de som em permanência durante os treinos e competição 5. Montagem e Decoração do Recinto: a) Montagem/ desmontagem materiais desportivos (marcação da área de competição) e de apoio ao evento (mesas + atoalhados, cadeiras, plantas, pódio, áreas de treino-espera-competição-kiss&cry-juizes, mesa dos delegados, suporte para bandeiras, bandeiras, etc) b) Cerimónias de Entrega Prémios: Pódio para os três primeiros classificados (individuais e/ ou equipas) 6. Saúde e Segurança (Informação da realização actividade): a) Saúde: i. Contacto com Bombeiros - Equipa de Prevenção (1 ambulância e equipa 1ºs socorros) ii. Contacto com Hospital b) Segurança: i. Policia Municipal / PSP / GNR 7. Higiene das instalações: a) Limpeza de instalações b) Recinto de Competição e áreas de aquecimento, espera e competição. c) Bancadas de Público d) Salas da Organização e) Balneários e Casas de Banho Público Nota: (considerar reforço durante o evento caso seja verificada a necessidade) 7/11

8 8. Transporte montagem e desmontagem do material desportivo e de apoio (emprestado pela ): a) Do local de armazenagem para recinto de prova e retorno Transporte do Material da : Publicidade - do armazém para o recinto do evento e regresso. (Estádio Nacional - Piscina). 9. Seguros (material emprestado pela ou por terceiros): a) Contratação de seguro, que cubra o valor total do material emprestado à entidade parceira (somente caso exista pedido de apoio na cedência de material desportivo ou apoio) 10. Síntese Financeira 8/11

9 11. Prize-Money e Lembranças: 12. Diversos: Bilheteira do evento a) Merchandising: A concede os direitos de imagem do evento à entidade parceira na organização do evento, para a produção de merchandising alusivo ao evento, no entanto todos os materiais produzidos, deverão ser alvo de aprovação prévia por parte da (1 mês antes do evento) b) Venda de produtos alimentares: A autoriza a venda de produtos alimentares por parte da entidade parceira na organização do evento, ou por terceiros, sendo que esta venda deverá obedecer às regras de higiene, produção e manuseamento em vigor para a actividade, não se responsabilizando a por quaisquer questões decorrentes da venda dos referidos produtos. c) Captação de Apoios e Patrocínios: A autoriza a entidade parceira na organização do evento a angariar os apoios e patrocínios que a mesma entender, desde que estes não colidam de forma directa com os interesses dos patrocinadores oficiais da, ou com as regras de conduta que regem a actividade da. Todos os patrocínios angariados pela entidade organizadora, deverão ser previamente autorizados pela, reservando-se esta ao direito de não autorizar os mesmos. 9/11

10 Federação de Ginástica de Portugal Estrada da Luz, 30 A Lisboa Tel Fax gympor@gympor.com Director da Disciplina: Angélica Santos Contactos Departamento Gestão de Projectos Logística Vasco Santos eventos@gympor.com Tel.: Imagem Susana Sousa comimagem@gympor.com Tel.: Imprensa Nuno Cabrita info@gympor.com Tel.: /11

11 ANEXOS Instalações Desportivas e de Apoio - Nave Principal (espaço de competição) Dimensões Mínimas aproximadas (orientação em função das bancadas principais) - 20m de largo x 15m de fundo x 5m de altura (mínimo regulamentar) - 2 Balneários Femininos + 2 Balneário Masculino Capacidade mínima de 15 pessoas cada - Sala de Reunião (reunião de juízes, oficiais, delegados, treinadores) - Possibilidade de ligar aparelhos electrónicos (4 tomadas 220v) - Restauração nas imediações das Instalações Desportivas - Ginásio Anexo para aquecimento Dimensões: 20m x 20m preferencialmente 11/11

12 Listagem de Material Não Gímnico Gelo Todo o material não existente no local da realização da competição ou clubes locais poderá ser solicitado à, que caso se verifique necessário mediará o contacto com os clubes que possuam o referido material, ficando no entanto o transporte do mesmo a cargo da entidade organizadora, bem como a responsabilidade pelo manuseio do mesmo. Obs. O transporte deverá contemplar o comprimento da carga a transportar, devendo este ter uma cobertura à prova de chuva. 12/11

13 Recinto de Competição (Layout tipo) Área de Espera Ginásio de Aquecimento Bancadas Principais