ROTEIRO PARA UTILIZAÇÃO DE RECURSO CAPES PROAP PROGRAMA DE APOIO À PÓS-GRADUAÇÃO

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1 ROTEIRO PARA UTILIZAÇÃO DE RECURSO CAPES PROAP PROGRAMA DE APOIO À PÓS-GRADUAÇÃO 1) Da legislação aplicável (Artigo 17 da Portaria CAPES de 24 de Março de 2010) a. Lei nº 9304 de 20 de dezembro de 1996 Estabelece as diretrizes e bases da educação nacional b. Lei complementar nº 101 de 04 de maio de 2000 Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências c. Lei nº 8429 de 02 de junho de 1992 Dispõe sobre as sanções aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito no exercício de mandato, cargo, emprego ou função na administração pública direta,indireta ou fundacional e dá outras providências d. Lei nº 8666 de 21 de junho de 1993 Regulamenta o Art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências e. Instrução Normativa/STN nº. 1 de 15 de janeiro de 1997 Celebração de Convênios f. Decreto nº 6907 de 21 de julho de 2009 Dispõe sobre diárias de servidores e militares g. Decreto nº 6170 de 25 de julho de 2007 Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências h. Portaria Interministerial nº 127 de 29 de maio de 2008 Estabelece normas para execução do disposto no Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007,que dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências i. Decreto nº 5992 de 19 de dezembro de 2006 Dispõe sobre a concessão de diárias no âmbito da administração federal direta, autárquica e fundacional, e dá outras providências j. Decreto nº 6576 de 25 de setembro de 2008 Dispõe sobre a retribuição e direitos do pessoal civil e militar em serviço da União no exterior k. Decreto nº de 18 de janeiro de 1973 Regulamenta a Lei nº 5809/1972 que dispõe sobre a retribuição e direitos do pessoal civil e militar em serviço da União no exterior 2) Da utilização a. Reembolso - para alunos e professores mediante apresentação de documentação fiscal (nota fiscal / recibo) preenchida em conformidade com as instruções abaixo: i. Nome completo do docente ou aluno / CPF / endereço / dados completos da despesa (estadia, transporte/deslocamento, alimentação, inscrição) Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 1

2 b. Os recibos são casos excepcionais (o emitente deverá apresentar carta que indique a legislação que o isenta da emissão de nota fiscal) c. As solicitações de reembolso serão feitas através de formulário (link: devidamente assinado (solicitante, coordenador do programa e presidente da CPG) e entregue na Seção de Contabilidade Convênios). i. Solicitação de professores: assinada pelo Coordenador do Programa e pela CPG ii. Solicitação de alunos: assinada pelo Orientador e pelo Coordenador do Programa e pela CPG d. NENHUM PAGAMENTO DEVE SER FEITO COM CARTÃO DE CRÉDITO PESSOA FÍSICA (CASO OCORRA NÃO HAVERÁ REEMBOLSO DA DESPESA REALIZADA) e. Para a aquisição de materiais e serviços (de qualquer natureza, incluídas passagens aéreas) a Portaria CAPES 64 de 24/03/2010 Artigo 17 estabelece que a aplicação do recurso deve atender à Lei 8.666/1993: i. Valores abaixo de R$ 8.000,00: apresentação de no mínimo 3 cotações. A aquisição será com a empresa que apresentar o menor valor e deverá estar regular com as Certidões INSS, FGTS, Sanções administrativas e Cadin Estadual; ii. Valores acima de R$ 8.000,00: as aquisições serão através de licitação; iii. As solicitações deverão ser encaminhadas à Seção de Contabilidade Convênios com 5 dias de antecedência para conferência e emissão do cheque para pagamento; iv. Os cheques serão emitidos preferencialmente em nome do fornecedor do material ou serviço; v. Somente para casos excepcionais faremos o cheque em nome de docente ou aluno. Para estes casos o prazo para apresentação da nota fiscal comprobatória do gasto é de 3 dias úteis; vi. Casos em que a empresa selecionada para a compra não atenderem aos requisitos dos itens (i) e (ii) acima deverão ser devidamente justificados. vii. A documentação fiscal (nota fiscal / recibo) deve ser preenchida em conformidade com as instruções abaixo: 1. Razão Social: Universidade de São Paulo CNPJ: / Inscrição Estadual: isento Endereço: Rua Arlindo Bettio, Ermelino Matarazzo São Paulo SP viii. No corpo da nota fiscal / recibo constar: EACH/CAPES/PROAP 055 ix. Os recibos são casos excepcionais (o emitente deverá apresentar carta que indique a legislação que o isenta da emissão de nota fiscal) f. Estadias em hotéis preferencialmente serão pagas com recursos de diárias. Neste caso o interessado fará a reserva no hotel escolhido e o pagamento Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 2

3 estará limitado ao valor da diária vigente (tabela do Governo Federal). O reembolso será feito mediante apresentação de documentação fiscal comprobatória da despesa, em conformidade com o item (a) acima. g. Para pagamento de deslocamento táxi, o recibo deve ser preenchido com os dados abaixo (formulário do taxista): Valor em reais (em letra legível) Recebi de EACH-USP (valor por extenso) Itinerário DE...PARA... Data Placa do veículo Nome legível do motorista CPF do motorista o OBS.: O recibo NÃO deve conter rasuras h. A Secretaria de Pós Graduação fará a compra das passagens aéreas em conformidade com o que determina a Portaria 6ª da CAPES e encaminhará o pedido de pagamento à Seção de Contabilidade Convênios com 5 dias corridos de antecedência para conferência e emissão do cheque para pagamento. i. Despesas com alterações (cancelamento ou remarcação) de passagens aéreas serão por conta do interessado que deverá pagar diretamente à empresa que vendeu a passagens aéreas. IMPORTANTE: NÃO PODEM SER FEITAS DEVOLUÇÕES REEMBOLSOS DE VALORES PARA SEREM CREDITADOS NA CONTA CORRENTE DE MOVIMENTO DOS RECURSOS DO CONVÊNIO. j. Para aquisição de passagens aéreas também devem ser feitas no mínimo 3 cotações e a compra será pelo menor preço ofertado. k. Não serão pagas ou reembolsadas despesas que não estejam devidamente autorizadas pelo Coordenador do Programa e pela CPG. l. Inscrições em eventos: o reembolso será feito mediante apresentação de nota fiscal em conformidade com o item (a) acima e cópia do certificado de participação. m. 3) Da prestação de contas a. A Secretaria de Pós Graduação fará os pedidos de pagamento com 5 dias corridos de antecedência ao pagamento; b. A Seção de Contabilidade Convênios fará a conferência da documentação; Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 3

4 c. A Seção de Tesouraria fará a emissão dos cheques e controle dos saldos financeiros de cada programa; d. A Seção de Tesouraria manterá o saldo financeiro de cada programa atualizado e enviará mensalmente este saldo para a CPQ; e. Quando ocorrerem os casos excepcionais citados no item 2 letra d v o prazo para entrega da documentação fiscal comprobatório do gasto é de 3 dias úteis; f. Toda a documentação fiscal para prestação de contas e relatórios relacionados à prestação de contas final devem ser entregues na Seção de Contabilidade Convênios com 3 dias de antecedência do término do Convênio para que se tenha tempo hábil para lançamento no Sistema CAPES / PROAP de prestação de contas. 4) Tabelas Vigentes a. Diárias no país Decreto nº 5992/2006 (Classe IV) Tabela Valor da Indenização de Diárias aos servidores públicos federais, no País Classificação do Cargo/Emprego/Função Deslocamentos para Brasília/Manaus/ Rio de Janeiro Deslocamentos para Belo Horizonte/ Fortaleza/Porto Alegre/Recife/ Salvador/São Paulo Deslocamentos para outras capitais de Estados Demais deslocamentos A) Ministro de Estado 581,00 551,95 520,00 458,99 B) Cargos de Natureza Especial 406,70 386,37 364,00 321,29 C) DAS-6; CD-1; FDS-1 e FDJ-1 do BACEN 321,10 304,20 287,30 253,50 D) DAS-5, DAS-4, DAS-3; CD-2, CD-3, CD-4; FDE-1, FDE-2; FDT-1; FCA-1, FCA-2, FCA-3; 267,90 253,80 239,70 211,50 FCT1, FCT2; FCT3, GTS1; GTS2; GTS3. E) DAS-2, DAS-1; FCT4, FCT5, FCT6, FCT7; cargos de nível 224,20 212,40 200,60 177,00 superior e FCINSS. F) FG-1, FG-2, FG-3; GR; FST-1, FST-2, FST-3 do BACEN; FDO- 1, FCA-4, FCA-5 do BACEN; FCT8, FCT9, FCT10, FCT11, FCT12, FCT13, FCT14, FCT15; cargos de nível intermediário e auxiliar 224,20 212,40 200,60 177,00 Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 4

5 PARTICIPAÇÃO DE PROFESSORES E ALUNOS - DA USP - EM EVENTO NO PAÍS PROFESSORES: PAGAMENTO MEDIANTE RECIBO DE DIÁRIAS ALUNOS: PAGAMENTO MEDIANTE NOTAS FISCAIS - REEMBOLSO DESLOCAMENTO DESLOCAMENTO DESLOCAMENTO DESLOCAME NTO BRASÍLIA, MANAUS E RIO DE JANEIRO BELO HORIZONTE, FORTALEZA, PORTO ALEGRE, RECIFE E SALVADOR PARA OUTRAS CAPITAIS E ESTADOS DEMAIS CIDADES BRASILEIRAS, EXCETO DISTRITO FEDERAL E CAPITAIS R$ 224,20 R$ 212,40 R$ 200,60 R$ 177,00 Taxa de inscrição: No máximo - R$ 500,00 (Quinhentos reais) Passagem aérea: Tarifa Promocional Alimentação, hospedagem : Valor máximo da tabela acima Período: Máximo de 5(cinco) dias. b. Participação de professores em eventos no país i. Taxas de inscrição: valor máximo R$ 500,00 c. Participação de professores em eventos no exterior i. Taxas de inscrição: valor máximo US$ 500,00 d. Participação de alunos em eventos no país i. Taxas de inscrição: valor máximo R$ 500,00 e. Participação de alunos de mestrado e doutorado em eventos no exterior i. Taxas de inscrição: valor máximo US$ 500,00 f. Participação de professores visitantes nos Programas i. Pagamento de diárias no limite de 10 dias corridos g. Diárias no Exterior Decreto nº /1973 (Classe IV) PARTICIPAÇÃO DE PROFESSORES E ALUNOS - EM EVENTO NO EXTERIOR PROFESSORES: PAGAMENTO MEDIANTE RECIBO DE DIÁRIAS Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 5

6 ALUNOS: PAGAMENTO MEDIANTE COMPROVANTES DE DESPESAS REEMBOLSO GRUPO A GRUPO B GRUPO C GRUPO D Afeganistão, Albania, Argélia, Armênia, Bangladesh, Belize, Benin, Bolívia, Botsuna, Guiné- Cronacri, Haiti, Honduras, Burkina-Fasso, Brundi, Butão, Cabo Verde, Camarões, Chade, Comores, Congo, Costa do Marfim, Mauritânia, Mianmar, Dominica, El Salvador, Equador, Eritréia, Etiópia, Fiji, Filipinas,Gâmbia, Granada, Guatemala, Guiana, Guiné Equatorial, São Cristovão e Nevis, São Tomé e Principe, São Vicente Granadinas, Ilhas Marshal, Irã, Kiribati,Lao, Lesoto,Líbano, Libéria,Madagáscar, Malaui, Mali, Malta, Micronésia, Moldávia, Mongólia, Nauru, Nepal, Nicarágua, Níger, Palau,Paua Nova Guiné, Paquistão, Paraguai, Quirguistão, Rep. Centro Africana, Salomão, Samoa, Serra Leoa, Sri Lanka, Suazilândia, Suriname, Tadjiquistão, Tanzânia, Togo, Tonga, Trinidad e Tobago, Tunísia, Tuvalu, Uganda, Vanuatu, Zâmbia, Zimbábue África do Sul, Angola, Antígua e Barbuda, Argentina, Azerbaidjão, Austrália, Barbados,Belarus, Bósnia- Herzegóvina, Bulgária, Cambodja, Cazaquistão, Chile, Chipre, Colômbia, Coréia do Norte, Costa Rica, Croácia, Cuba, Djibuti, México, Egito, Eslováquia, Eslovênia, Estônia, Gabão, Gana, Geórgia, Guiné Bissau, Hungria, Iêmen, Índia, Indonésia, Iraque, Islândia, Iugoslávia, Jamaica, Jordânia, Letônia, Líbia, Lituânia, Macedônia, Malásia, Marrocos, Moçambique, Namíbia, Nigéria, Nova Zelândia, Panamá, Peru, Polônia, Quênia, Rep. Dominicana, Romênia, Ruanda, Santa Lúcia, Senegal, Síria, Somália, Sudão, Tailândia, Timor Leste, Turcomenistão, Turquia, Ucrânia, Uruguai, Uzbequistão, Venezuela, Vietnã Alemanha, Andorra, Arábia Saudita, Áustria, Barein, Bélgica, Brunei, Canadá, Catar, China, Cingapura, Coréia do Sul, Dinamarca, Emirados Árabes, Espanha, Estados Unidos, Finlândia, França, Grécia, Irlanda, Israel, Itália, Kuwait, Liechtenstein, Luxemburgo, Maldivas, Mauricio, Noruega, Omã, Países Baixos, Portugal, Reino Unido, República Tcheca, Rússia, San Marino, Seichelles, Suécia, Suiça, Taiwan. Bahamas, Hong Kong, Japão, Mônaco. $ 180,00 $ 260,00 $ 310,00 $ 370,00 Taxa de inscrição: No máximo - $ 500,00 (Quinhentos dolares) Passagem aérea: Tarifa Promocional Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 6

7 Alimentação, hospedagem : Valor máximo da tabela acima Período: Máximo de 7(sete) dias. Locomoção urbana: Pagamento mediante recibo de Taxi (Recibo deverá conter Percurso, Valor, CPF e Assinatura do motorista e placa do veículo) Pagamento de diárias a professores OBS.: IMPORTANTE Portaria CAPES nº 64/2010 Art. 15. Quando houver pagamento de diárias com a participação de professores nos eventos previstos neste Regulamento, não será permitido custear outras despesas como hospedagem, alimentação e locomoção urbana. 5) Orientações para utilização de recursos CAPES/PROAP 2012 As solicitações de reembolsos com despesas em congressos, seminários, simpósios, trabalho de campo, etc... deverão estar acompanhadas de comprovantes originais, tais como: nota fiscal, nota fiscal fatura, cupom fiscal, serviço de táxi e recibo de pagamento (Órgãos Públicos). Não serão aceitos documentos com emendas/caligrafias diferentes ou rasuras. NECESSARIAMENTE DEVERÃO CONSTAR NESSES COMPROVANTES: 1) NOTA FISCAL Todas as empresas/estabelecimentos comerciais são obrigadas a fornecer documento fiscal mencionando o serviço executado e/ou material adquirido, nome do beneficiário, CPF (Pessoa Física), quantidade, valor unitário e valor total. Para o reembolso de despesas com táxi, além da Nota Fiscal de Serviços e/ ou Recibo, é necessário constar o nome legível do condutor, CPF, a placa do veículo e o itinerário. Se for Nota Fiscal de Serviços de Cooperativas e Associação de Taxistas, deverá constar o CNPJ com identificação do condutor. Deve-se ficar precavido com determinados recibos apresentados pelos taxistas que não atendem os requisitos legais, portanto, não serão reembolsados. 2) CUPOM FISCAL O cupom fiscal deverá conter a razão social, o CNPJ e a Inscrição Estadual, discriminando o serviço executado e/ou material adquirido. Caso o cupom não Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 7

8 discrimine a compra efetuada, deverá estar anexada a comanda emitida pelo estabelecimento comercial. 3) RECIBO DE TAXA DE INSCRIÇÃO Será aceito somente se emitido por Órgãos Públicos e Associações Científicas sem fins lucrativos e apresentado em papel timbrado contendo a razão social, CNPJ, endereço, o nome completo do aluno, o respectivo curso de Pós- Graduação e a descrição do serviço executado. O documento deverá estar assinado. 4) OBSERVAÇÃO I Quando se tratar de material de reposição ou de manutenção de equipamento, observar a finalidade, item importante para facilitar a classificação orçamentária e contábil da despesa nos casos de requisição de compra. 5 ) OBSERVAÇÃO II Para solicitar o reembolso de bilhete aéreo deverá ser apresentada a fatura ou o recibo de compra e o cartão de embarque em nome do beneficiário. Deve-se considerar no memorando a data de emissão do bilhete, tanto aéreo quanto rodoviário. 6) VALORES LIMITES PARA REEMBOLSO As despesas com alimentação, hospedagem e locomoção urbana realizadas pelos alunos em simpósios, seminários e congressos serão reembolsadas exclusivamente para os alunos que fizerem apresentação de trabalhos por um período máximo de 5 (cinco) dias consecutivos e o seu valor não poderá ser superior à quantia equivalente em diárias para um professor que venha a participar do mesmo evento, conforme artigo 10 da Portaria CAPES Nº 64, de 24/03/2010. Se a despesa ultrapassar esse limite, o valor será demonstrado no memorando, descontando o valor excedente. No parágrafo Único do artigo 10 é permitido substituir passagens dos alunos por locação de veículo coletivo (pessoa jurídica) quando houver vantagem econômica. As despesas com a participação de professores e alunos em trabalhos de campo e coleta de dados serão reembolsados tantos os dias quanto necessários para a sua realização. Nesta modalidade não há limite de valor do reembolso para estadia, passagens aéreas ou rodoviárias, entretanto, a opção será sempre pela classe econômica. Observar nesta modalidade: despesa com refeição pronta e mercadoria para consumo adquirida em supermercado deverá ser discriminada separadamente no relatório. Não reembolsa produtos de uso pessoal tais como: sabonete, desodorante e outros. É permitida também a locação de veículo, e o documento fiscal deverá ser emitido em nome do beneficiário. Somente neste caso, as despesas com Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 8

9 pedágio e combustível serão reembolsadas, conforme artigo 14 da Portaria Capes Nº 64, de 24/03/ ) TAXA DE INSCRIÇÃO Participação de professores em eventos no país: valor máximo de R$ 500,00 (quinhentos reais) e no exterior: valor máximo US$ 500,00 (quinhentos dólares americanos) por professor, conforme artigo 9º da Portaria CAPES Nº 64, de 24/03/2010; Participação de alunos em eventos no país: valor máximo de R$ 500,00 (quinhentos reais) e no exterior: valor máximo de US$ 500,00 (quinhentos dólares americanos) por pós-graduando, conforme artigo 11 da Portaria CAPES Nº 64, de 24/03/ ) Todo documento de despesa de serviço deverá estar certificado com a assinatura e identificação do Coordenador Acadêmico, conforme modelo: CERTIFICO QUE O SERVIÇO FOI PRESTADO E ACEITO A QUALIDADE E OS VALORES ESTÃO CORRETOS Se for certificado pelo Coordenador Acadêmico em exercício deverá constar o seu respectivo carimbo e nunca utilizar a prática de assinatura P/ A certificação da despesa poderá estar inserida no próprio documento e até mesmo no verso, e não necessariamente estar anexado em papel tamanho A-4. 9) No memorando encaminhado ao Serviço de Pós-Graduação solicitando o reembolso, deverá ser apresentada uma relação com todos os documentos de despesas, a via original e uma cópia, contendo a numeração cronológica, a categoria econômica (natureza da despesa), a data da emissão do documento, o número, o nome da empresa/estabelecimento, o local da realização da despesa e o valor do reembolso. 10) Observar em documento fiscal de hospedagem que, havendo despesa com alimentação, deve separar o valor no relatório. Não reembolsa taxa de serviço, taxa de turismo e serviços: lavanderia, telefone e internet. 11) Todo e qualquer documento de despesa de tamanho diminuto deverá estar colado individualmente em papel tamanho A-4. 12) Para o reembolso das despesas só serão aceitas aquelas em que ocorrerem dentro do período da realização do evento, e a solicitação será assim que o beneficiário retornar do mesmo. Alertamos que a solicitação de reembolso deverá seguir rigorosamente a Legislação Tributária e Fiscal vigente, resumida nestas orientações, para a realização de um serviço de clareza e de qualidade para a viabilização do pronto pagamento. Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 9

10 A secretaria do curso deverá anexar ao processo de solicitação de reembolso o certificado de participação e de apresentação de trabalho do beneficiário. 6) OBSERVAÇÕES a. Os cheques serão emitidos pela Seção de Tesouraria e assinados por responsáveis da Assistência Financeira e da Seção de Contabilidade. b. Casos excepcionais que não estejam contemplados neste roteiro devem ser consultados na Assistência Financeira ou na Seção de Contabilidade Convênios, com antecedência da realização da despesa para que possamos esclarecer as providências a serem tomadas. c. Após o preenchimento do formulário Solicitação de Verba PROAP encaminhar à Seção de Contabilidade Convênios com os devidos documentos de despesa (cotações, nota fiscal, etc.) para providências com relação ao pagamento. Versão 2 19/07/2012 elaborado por: Marisa Cantadore Casa ATFN Página 10