Manual de Atendimento ao Aluno EACH - USP

Transcrição

1 Manual de Atendimento ao Aluno EACH - USP Elaborado por: Informática Sistemas em agosto de 2012 Antonio Carlos de O. Macedo Evandro F. Gonçalves Luciana A. Carradori

2 1. INTRODUÇÃO ONDE CONSEGUIR INFORMAÇÕES... 4 Normas USP... 4 Site EACH... 4 Sistema Júpiter Web... 4 Sistema Calisto Web... 4 Serviço de Atendimento aos Alunos FUNÇÕES DO SERVIÇO DE ATENDIMENTO AOS ALUNOS PROCESSOS E SOLICITAÇÕES... 7 Matrícula (Júpiter Web)... 7 Requerimento de Matrícula... 8 Retificação de Matrícula... 9 Alteração de Período Ideal Trancamento Total Trancamento Parcial Destrancamento Solicitação de Documentos Atestado de Matrícula Histórico Escolar Certificado de Conclusão de Curso Conteúdo Programático Revisão de Prova Cursar Menos de 12 Créditos/Mais de 40 Créditos Cursar Disciplinas com Conflito de Horário Aproveitamento de Estudos Externo Aproveitamento de Estudos Interno Considerar Obrigatória como Optativa Considerar Optativa Eletiva Como Optativa Livre Considerar Optativa Livre Como Optativa Eletiva Transferência Interna Entre Períodos Transferência Externa Solicitação de Vale-Transporte Bilhete Único (SPTrans) Solicitação de Bilhete BOM (EMTU)... 17

3 1. INTRODUÇÃO Este manual tem como principal objetivo informar e detalhar os processos pelos quais o Serviço de Atendimento ao Aluno da Escola de Artes, Ciências e Humanidades da USP é responsável. O manual colocará ao alcance da comunidade uma série de informações com o intuito de proporcionar um melhor aproveitamento da vida acadêmica e um melhor entrosamento entre corpo docente e administrativo da EACH. Leia cuidadosamente. Essa leitura será bastante proveitosa no sentido de alinhá-lo aos procedimentos e normas da universidade.

4 2. ONDE CONSEGUIR INFORMAÇÕES Caso esse manual não esclareça todas as dúvidas, a Universidade de São Paulo e a EACH disponibilizam diversos canais de comunicação, através dos quais as mesmas podem ser sanadas. Normas USP: Página eletrônica oficial que contém as normas da Universidade de São Paulo desde a edição do estatuto atual, em Outubro de 1988, até os regimentos gerais e internos da instituição. Site EACH: Site da Escola de Artes, Ciências e Humanidades EACH onde se encontram informações sobre a organização da unidade, os serviços disponíveis, os contatos dos funcionários e áreas e também tudo sobre os cursos oferecidos. Sistema Júpiter Web: web O sistema Júpiter nasceu com a vocação de atender ao principal público-alvo da Universidade de São Paulo: os alunos de graduação. Esse sistema, que tem a sua versão web e pode ser acessado de qualquer computador, permite ao aluno consultar suas condições acadêmicas como: aulas nas quais está matriculado, notas, frequências, créditos pretendidos, média ponderada, grade horária do semestre, entre outras informações. É pelo sistema Júpiter que o aluno realizará sua matrícula semestral e poderá consultar o Calendário USP atualizado. Sistema Calisto Web: Calisto Web é um sistema de atendimento online para solicitação de documentos e requerimentos. Com acesso a ele, os alunos podem solicitar histórico, bilhete único, aproveitamento de estudos, transferência interna e externa, requerimento de matrícula, trancamento do curso, revisão de prova, entre outros serviços. Esse sistema apresenta: - Orientações de preenchimento para cada solicitação;

5 - Informações sobre as solicitações, onde o aluno acompanha o andamento do pedido e é informado, via , sobre o andamento e conclusão do mesmo; - Manual de utilização básica do sistema. O LOGIN é feito pelo Número USP e Senha (a mesma utilizada na informática). O aluno que ainda não tem a senha da informática deve providenciá-la COM URGÊNCIA no setor de Informática. Serviço de Atendimento aos Alunos: Mesmo com a implantação do Calisto Web, o Serviço de Atendimento ao Aluno continua com seus horários de expediente e está disponível para sanar eventuais dúvidas. Horários de Atendimento: das 09h às 14h e das 16h às 21h. Telefones: / 8820 / alunos-each@usp.br

6 3. FUNÇÕES DO SERVIÇO DE ATENDIMENTO AOS ALUNOS 1. Promover o atendimento aos alunos pessoalmente (balcão), através de e telefone; 2. Realizar cadastramentos diversos e levantar dados no sistema Júpiter; 3. Efetivar matrícula e retificação de matrícula de alunos regulares; 4. Instruir, controlar, corrigir e cadastrar as matrículas de alunos especiais, graduados e transferidos; 5. Cadastrar as matrículas de alunos estrangeiros; 6. Orientar e cadastrar os processos de trancamentos parciais e totais de matrículas; 7. Controlar a expedição de atestados de vagas e de guias de transferência interna e externa; 8. Proceder aos devidos encaminhamentos para os setores internos da EACH e para outras unidades da USP, atendendo a requerimentos impetrados; 9. Acompanhar, conferir e realizar cadastro de frequências e notas de 1ª e 2ª avaliações; 10. Atualizar e arquivar processos de vida acadêmica dos alunos; 11. Autorizar e acompanhar a emissão de carteiras da USP, além de distribuí-las; 12. Realizar o levantamento da situação escolar para atestados, declarações ou documentos requeridos; 13. Encaminhar recursos e requerimentos diversos à Comissão de Graduação; 14. Elaborar e despachar ofícios e correspondências; 15. Instruir, controlar e cadastrar as solicitações de passes escolares da SPTrans e EMTU; 16. Estabelecer relação com a Secretaria de Cursos.

7 4. PROCESSOS E SOLICITAÇÕES Matrícula (Júpiter Web) No final de cada semestre letivo, os alunos de graduação solicitam matrícula em disciplinas para o semestre seguinte. O processo de matrícula é administrado pelo sistema Júpiter. O roteiro abaixo detalha o processo. Trata-se de uma explicação prática e informal. As informações oficiais estão disponíveis no site web. A matrícula deve ser efetuada, obrigatoriamente, durante as interações, no período descrito no calendário acadêmico. Para isso, o aluno precisa acessar o sistema, matriculando-se em disciplinas obrigatórias para seu curso, bem como, em disciplinas optativas. No caso de disciplinas optativas de outras unidades, o aluno deverá matricular-se em número superior ao desejado, na ordem de sua preferência, para maior oportunidade de seleção. A seleção será necessária caso o número de alunos inscritos ultrapasse o total de vagas na turma/disciplina escolhida, sendo efetuada automaticamente pelo Júpiter, depois de encerradas todas as matrículas. Nesse caso, a maior parte das unidades utiliza como critério a preferência aos alunos com maior número de créditos concluídos e/ou melhor média ponderada, de acordo com os termos da Resolução CoG 4749/00, sendo que a unidade que ministra a disciplina ainda pode propor qualquer outro critério. Caso as disciplinas de interesse do aluno não estejam disponíveis na tela do Júpiter, o mesmo deverá verificar se, de fato, possui os requisitos para cursá-las e, persistindo o problema, solicitar matrícula por requerimento. O aluno deverá matricular-se em, no mínimo, 12 créditos. Conflito de Horário: O aluno deve estar atento para evitar conflitos de horário, pois os mesmos serão automaticamente excluídos pelo sistema depois do término do período de matrícula e a confirmação das disciplinas optativas. Esses conflitos deverão ser resolvidos, impreterivelmente, durante o período de retificação de matrícula, excluindo a matéria conflitante. No caso do aluno querer se matricular mesmo com conflito, deverá utilizar a opção do Calisto Web Cursar disciplinas com conflito de horário, para que o Serviço de Graduação cadastre o requerimento, que será posteriormente analisado pelo professor responsável pela disciplina e/ou coordenação.

8 Situação de Matrícula: O aluno somente será considerado matriculado em uma disciplina se estiver na condição MA (Matriculado). No período posterior à matrícula, e temporariamente, o aluno poderá visualizar disciplinas na situação P (Pendente) ou I (Inscrito), para os casos em que tiver impetrado requerimento, para disciplinas cujos prérequisitos ainda não tenham sido concluídos ou para disciplinas optativas, antes da consolidação das matrículas (processo envolvendo todas as disciplinas USP). Ao persistirem tais situações, contudo, o aluno deverá procurar o Serviço de Atendimento aos Alunos para verificar o real motivo. Orientação Geral: Solicitamos aos alunos que acompanhem sempre a situação de suas matrículas através do Júpiter Web, até a última interação, a fim de evitar futuros dissabores relacionados ao assunto. Requerimento de Matrícula (Júpiter Web) Alunos regularmente matriculados poderão fazer requerimentos de matrícula, sempre após a última interação e sua consolidação, juntamente com o período de retificação. Basicamente o aluno pode requerer matrícula nos seguintes casos: em disciplinas do mesmo curso, mas em horários diferentes, ou seja, em outro período; em disciplinas que exijam pré-requisito, sem que o mesmo tenha sido cursado ou aprovado; em disciplinas com pré-requisito, cursando-as concomitantemente com o mesmo; em disciplinas obrigatórias/optativas sem vagas (consultar situação da turma no Júpiter Web); em disciplinas que não pertencem à sua grade curricular; em disciplinas que não são oferecidas como optativa, em qualquer unidade da USP; em outros casos, sujeitos à análise. Os requerimentos são encaminhados à coordenação do curso, que por sua vez pode repassá-los ao professor responsável pela disciplina para emitir parecer sobre a possibilidade ou não de o aluno freqüentar as aulas.

9 Enquanto o aluno está com o requerimento em andamento, seu status na disciplina irá constar como I (Inscrito). Ao cadastrar o resultado final, em caso de indeferimento, a disciplina sumirá da grade do aluno, e em caso de deferimento, a disciplina constará como MA (Matriculado). O resultado deve ser acompanhado pelo Júpiter e o aluno tem o prazo de 10 dias para entrar com recurso em caso de indeferimento. Todos os demais requerimentos e solicitações listados abaixo devem ser realizados via Calisto Web ( Retificação de Matrícula Prazo: 3 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP. O período de retificação serve para o aluno realizar alterações nas matrículas já realizadas, devido aos resultados das recuperações, eventuais conflitos de horário ou situações decorrentes de respostas de solicitações por requerimentos. O aluno NÃO poderá solicitar retificação de matrícula, caso não tenha participado de nenhuma das interações, ou seja, estiver com a sua grade vazia. Nesse período o aluno poderá excluir ou incluir disciplinas, observados os requisitos exigidos e a existência de vagas; Não havendo alterações a ser efetuadas em relação às disciplinas escolhidas na matrícula, o aluno não precisa fazer retificação, devendo, portanto consultar periodicamente seu Júpiter Web durante esse período, para certificar-se de que sua grade está correta. Atenção! NÃO utilizar a retificação para os seguintes fins: Inserir disciplinas de outro período (ex: está matriculado de manhã e quer cursar à noite); Inserir disciplinas com conflito de horário; Inserir disciplinas sem ter sido aprovado no pré-requisito; Inserir disciplinas de outras unidades da USP.

10 Alteração de Período Ideal Prazo: 3 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP. Permite que o aluno, ao se inscrever, obtenha maior prioridade nas disciplinas de um determinado semestre, de acordo com sua necessidade. Para mais informações sobre prioridade, acesse o Júpiter Web, opção Matrícula Interativa. web/grdmatriculainterativa.jsp Trancamento Total Prazo: 3 dias úteis. Período: A solicitação poderá ser feita durante todo o semestre, até o dia anterior à primeira interação do semestre seguinte. Entende-se por trancamento total de matrícula a interrupção total das atividades escolares em todas as disciplinas em que o aluno estiver matriculado. Só será autorizado o trancamento total de matrícula ao aluno que já tenha obtido no mínimo vinte e quatro créditos em seu currículo, salvo casos excepcionais que serão analisados pela Comissão de Graduação. Caso o trancamento seja solicitado após a metade do semestre, o aluno não poderá estar reprovado por freqüência em disciplinas cuja soma dos créditos ultrapasse vinte e cinco por cento do total de créditos em que estiver matriculado. Ex.: o aluno que está matriculado em 24 créditos poderá já estar reprovado em, no máximo, 6 créditos. A soma dos períodos de trancamento total de matrícula não poderá exceder a três anos, nas seguintes condições: Até dois anos, sem necessidade de justificativa; Por mais um ano, após o período mencionado, diante de requerimento registrado junto ao Serviço de Atendimento ao Aluno, devidamente justificado, ficando a critério da Comissão de Graduação o seu deferimento ou não. O aluno deverá solicitar o destrancamento dias antes do início das interações de matrícula do semestre em que pretende retornar.

11 Trancamento Parcial Prazo: 3 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP. O aluno deve estar ciente de que será concedido o trancamento parcial de matrícula em uma ou mais disciplinas desde que o número de créditos-aula restante não seja inferior a 12. As disciplinas da EACH são oferecidas anualmente, portanto o aluno só poderá cursálas no ano subsequente, ficando a instituição desobrigada a oferecê-la no mesmo horário deste ano. Ao trancar uma disciplina obrigatória, o aluno terá que cursá-la futuramente, pois a mesma ficará pendente em sua grade. Em caso de trancamento de disciplinas optativas, o aluno não é obrigado a fazer a mesma disciplina, poderá fazer outra optativa para cumprir os créditos necessários. Destrancamento Prazo: 3 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP. O destrancamento deverá ser solicitado dias antes da primeira interação de matrícula do semestre em que pretende retornar. O aluno deverá então, obrigatoriamente, matricular-se durante as interações de matrícula, via Júpiter Web. Solicitação de Documentos Prazo: 7 dias úteis. Período: Durante o ano todo. De acordo com a deliberação 002/2006, da CG: Será emitido gratuitamente um documento por semestre, para cada uma das seguintes solicitações: atestado de matrícula, histórico escolar, certificado de conclusão de curso, conteúdo programático; A partir da segunda solicitação, será cobrada a taxa de R$ 5,00 (cinco reais) por documento pretendido, a ser recolhida na tesouraria da EACH.

12 Atestado de Matrícula O atestado de matrícula será emitido com as seguintes informações: - Nome do curso e habilitação; - Semestre e duração ideal; - Disciplinas e horários; - Previsão de conclusão. Histórico Escolar O histórico escolar parcial será emitido com a média limpa (media ponderada sem levar em consideração as reprovações do aluno). Certificado de Conclusão de Curso O documento será emitido exclusivamente para alunos formados, mas que ainda não colaram grau. Conteúdo Programático O aluno poderá solicitar a ementa exclusivamente das disciplinas já cursadas até o momento da solicitação. Revisão de Prova Prazo: 30 dias úteis. Período: Durante o ano todo. De acordo com o Regimento Geral da Universidade de São Paulo: Artigo 81 - A avaliação do rendimento escolar do aluno será feita em cada disciplina em função de seu aproveitamento verificado em provas e trabalhos decorrentes das atividades previstas no 1º do art º - Fica assegurado ao aluno o direito de revisão de provas e trabalhos escritos, a qual deve ser solicitada ao próprio professor responsável pela disciplina em questão. (parágrafo alterado pela Resolução nº 5365/2006) 1º A - Da decisão do professor responsável pela disciplina cabe recurso para exame de questões formais ou suspeição, ao Conselho do Departamento ou órgão equivalente; (inserido pela Resolução nº 5365/2006)

13 2º - A revisão de provas e trabalhos deverá ser feita na presença do aluno. Essa solicitação será encaminhada para a coordenação do curso para as eventuais providências. Cursar menos de 12 créditos/mais de 40 créditos Prazo: 30 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP. Não se aplica à regra acima os alunos que não tenham mais créditos a cumprir para se formar. Essa solicitação deverá ser justificada pelo aluno e será encaminhada à coordenação do curso e, se necessário, para a aprovação da Comissão de Graduação. Cursar Disciplinas com Conflito de Horário Prazo: 30 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP (Período de Retificação de Matrícula). Para os alunos que desejam cursar disciplinas com conflito de horário e não conseguem incluí-las via requerimento, no Júpiter Web. Aproveitamento de Estudos Externo Prazo: 120 dias úteis. Período: Durante o ano todo. Para alunos que desejam pedir equivalência em disciplinas cursadas em instituições de ensino externas à USP. Para cada disciplina a ser dispensada, o aluno deverá preencher um formulário pelo Calisto, e terá até 10 dias corridos para entregar pessoalmente, no Serviço de Atendimento ao Aluno, os seguintes documentos: o Histórico Escolar original com carimbo e assinatura da instituição de ensino, confirmando aprovação e créditos cursados acompanhado de cópia simples; o Ementa(s) original(is) da(s) disciplina(s) cursada(s) com carimbo e assinatura da instituição de ensino acompanhada de cópia simples

14 Informações importantes: A solicitação será encaminhada à coordenação do curso que oferece a disciplina, para encaminhamento ao professor responsável pela disciplina. Para disciplinas que não são oferecidas pela EACH, a solicitação será encaminhada para a respectiva unidade e, posteriormente, será validada como optativa livre ou optativa eletiva. A consideração de optativa livre como optativa eletiva depende de parecer do coordenador do curso no qual o aluno está regularmente matriculado. Aproveitamento de Estudos Interno Prazo: 30 dias úteis. Período: Durante o ano todo. Para alunos que desejam pedir equivalência com disciplinas cursadas na própria EACH ou em qualquer outra unidade da USP. Para cada disciplina a ser dispensada, o aluno deverá preencher um formulário pelo Calisto. Não é necessário entregar documentos complementares no Serviço de Atendimento ao Aluno. Informações importantes: Para as disciplinas que possuem mesmo código (Ciclo Básico e outras de grade reformulada), quando da mesma quantidade de crédito, o aproveitamento de estudos é deferido no próprio Serviço de Atendimento ao Aluno; Para as demais matérias, a solicitação será encaminhada à coordenação do curso que oferece a disciplina, que por sua vez encaminhará ao professor responsável pela mesma; Para disciplinas que não são oferecidas pela EACH, a solicitação será encaminhada para a respectiva unidade e, posteriormente, será validada como optativa livre ou optativa eletiva; A consideração de optativa livre como optativa eletiva depende de parecer do coordenador do curso no qual o aluno está regularmente matriculado.

15 Considerar Obrigatória como Optativa Prazo: 30 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP. Permite que uma ou mais disciplinas obrigatórias cursadas pelo aluno sejam consideradas como optativas eletivas ou livres, para fins de contagem de créditos. Considerar Optativa Eletiva como Optativa Livre Prazo: 30 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP. Permite ao aluno solicitar que uma ou mais disciplinas optativas eletivas cursadas sejam consideradas como optativa livre, para fins de contagem de créditos. Considerar Optativa Livre como Optativa Eletiva Prazo: 30 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP Permite que uma ou mais disciplinas optativas livres cursadas pelo aluno sejam consideradas como optativa eletiva, para fins de contagem de créditos. Transferência Interna entre Períodos Prazo: 3 dias úteis. Período: Consultar Calendário USP. Informações importantes: Transferência interna acontece entre períodos do mesmo curso; Quando o número de inscritos não ultrapassar o número de vagas, todos os inscritos terão a transferência aprovada; Quando o número de inscritos ultrapassar o número de vagas, será realizada a seleção, segundo os critérios aprovados e informados em edital; O aluno deverá matricular-se normalmente no novo período, durante as interações de matrícula, no sistema Júpiter Web;

16 Cancelamentos da transferência poderão ser solicitados somente até um dia antes da divulgação do resultado; A transferência entre períodos é realizada semestralmente, obtendo preferência sobre as transferências interna e externa. Transferência Externa Informações importantes: Os critérios são definidos pela coordenação do curso; Não há critérios estabelecidos sobre a origem do candidato, com relação à instituição, curso, semestre, entre outros; O calendário é organizado pela Pró-Reitoria de Graduação; A transferência é realizada em duas fases: a primeira organizada pela FUVEST e a segunda organizada pela EACH; O processo de transferência externa perpassa o ano todo, iniciando-se em Março e encerrando-se no início do ano subsequente; Solicitação de Vale-Transporte Bilhete Único (SPTrans) Prazo: 3 dias úteis. Período: Consultar SPTrans ( ) Permite ao aluno as seguintes solicitações: - Novo bilhete; - Revalidação de bilhete; - Alteração de endereço. Para solicitar aumento de cota, enviar para cartaoescolar@sptrans.com.br. Novo Bilhete O aluno deverá, a partir do dia útil seguinte à conclusão da solicitação, acessar o site Bilhete Único Estudante/ Solicitação de Bilhete e imprimir o boleto para pagamento da tarifa de emissão do bilhete. Em quinze dias após o pagamento, o cartão estará à disposição no Serviço de Atendimento ao Aluno.

17 Revalidação do Bilhete O aluno deverá, a partir do dia útil seguinte à conclusão da solicitação, acessar o site e imprimir o boleto para pagamento da tarifa de revalidação do bilhete. Em três dias úteis após o pagamento, o cartão estará pronto para ser recarregado. Alteração de Endereço Em três dias úteis, posteriores ao encerramento da solicitação, o endereço estará atualizado no sistema da SPTrans. Solicitação de Bilhete BOM EMTU (Intermunicipal) Prazo: 3 dias úteis. Período: Consultar EMTU ( ) Permite ao aluno as seguintes solicitações: - Novo bilhete; - Revalidação de bilhete. Novo Bilhete O aluno deverá, a partir do dia útil seguinte à conclusão da solicitação, acessar o site preencher o formulário disponível, imprimir e pagar o boleto gerado e, posteriormente, entregá-lo no Serviço de Atendimento ao Aluno, acompanhado dos documentos solicitados ( foto 3x4 e cópias do RG e comprovante de residência). Em trinta dias após o pagamento, o cartão estará à disposição na própria seção. Revalidação do Bilhete O aluno deverá, a partir do dia útil seguinte à conclusão da solicitação, acessar o site e imprimir o boleto para pagamento da tarifa de revalidação do bilhete. Em três dias úteis após o pagamento, o cartão estará pronto para ser recarregado.