Portaria nº 2578, de 4 de outubro de 2013.

Transcrição

1 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 14ª REGIÃO Portaria nº 2578, de 4 de outubro de O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 14ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais, CONSIDERANDO os princípios que regem a Administração Pública, preconizados no artigo 37 da Constituição da República, especialmente o da eficiência; CONSIDERANDO o item P17.11 da Meta Nacional 17 do Poder Judiciário para o ano de 2013 (Desenvolver, nacionalmente, sistemas efetivos de licitação e contratos), no qual se indaga a respeito de providências deste Tribunal quanto à implantação de metodologia de pesquisa de mercado; CONSIDERANDO o Tema Estratégico Eficiência Operacional, Objetivo Estratégico Inovar e/ou aperfeiçoar as práticas de gestão dos processos organizacionais, ambos do Mapa Estratégico Corporativo do TRT da 14ª Região /2014; CONSIDERANDO a previsão do art. 15, V, 1º, e art. 43, IV, todos da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, no qual se destaca que a pesquisa de preços deve ser pautada, além dos preços de mercado, em preços contratados e registrados pelos órgãos da Administração Pública, bem como deve ser realizada de maneira ampla, principalmente no caso de adoção do sistema de registro de preços; CONSIDERANDO a necessidade de justificativa do preço inserta no inciso III do parágrafo único do art. 26 da Lei nº 8.666/93; CONSIDERANDO a recomendação de que a pesquisa de preços deve ter, no mínimo, três propostas válidas, conforme Acórdão nº 437/2009-Plenário do Tribunal de Contas da União (TCU); CONSIDERANDO a necessidade de definir responsabilidades aos gestores e unidades quando a aquisição e contratação de serviços e obras no âmbito deste Regional; CONSIDERANDO a edição da Lei nº , de 19 de dezembro de 2006, que trata de processo eletrônico e, entre outras providências, prevê a tramitação processual em meio totalmente eletrônico; CONSIDERANDO os projetos estruturantes eleitos para execução em 2013/2014, destacando-se o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico (e-sap), implantado neste Regional por meio da Portaria nº 2139, de 21 de agosto de 2013; CONSIDERANDO a necessidade de fixar prazo máximo para abertura de processos de pagamento de despesas contratuais referente ao exercício financeiro subsequente e de abertura de processos que tratem, exclusivamente, de alterações contratuais, e

2 CONSIDERANDO a inexistência de ato normativo que discipline a metodologia de pesquisa de preços no âmbito deste Tribunal, sendo um dos fatores identificados na avaliação da gestão pelo Gespública, merecendo a tomada de decisão para reduzir os prazos processuais administrativos em relação aos processos de aquisição de bens e contratação de serviços, conforme indicadores 21, 22 e 23, inseridos do SIGEST/PEP/2009/2014, de responsabilidade de gerenciamento da Secretaria Administrativa; CONSIDERANDO o objeto do Processo TRT Adm. nº , R E S O L V E: CAPÍTULO I DA IMPLANTAÇÃO DA NOVA METODOLOGIA DE PESQUISA DE PREÇOS Art. 1º Implantar a nova metodologia de pesquisa de preços no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 14ª Região. Art. 2º Todas as unidades deste Tribunal deverão observar, no que se refere à realização de pesquisa de preços, as disposições desta Portaria na instrução dos pedidos de aquisição de bens e contratações de serviços e obras, inclusive em relação à verificação da vantajosidade na adesão a atas de registro de preços e na prorrogação de vigências de contratos de que tratam os incisos II e IV do art. 57 da Lei nº 8.666/93. Parágrafo único. No caso específico de obras e serviços de engenharia, os valores das planilhas de custos deverão estar baseados em sistemas de órgãos competentes de preços, como SINAPI, devendo os setores competentes informar o nome da fonte que subsidiou a elaboração das referidas planilhas. CAPÍTULO II DA COTAÇÃO DE PREÇOS Art. 3º As unidades requisitantes deverão encaminhar os formulários de que trata o Anexo I desta Portaria (Formulário de Cotação de Preços Convencional) ou Anexo II (Formulário de Cotação de Preços - SRP), conforme o caso, Anexo V (Declaração Relativa ao Trabalho de Menor) e Anexo VI (Declaração de Não Parentesco) a, no mínimo, 5 (cinco) interessados do ramo do objeto pretendido, devendo o envio ser efetuado, exclusivamente, por correio eletrônico ( ). 1º Na hipótese de não obtenção do número mínimo de participantes descritos no caput deste artigo, por limitações de mercado ou manifesto desinteresse dos interessados, essas circunstâncias deverão ser devidamente justificativas no pedido pela unidade requisitante, sob pena de repetição da pesquisa de preços. 2º As cotações deverão ser encaminhadas apenas aos interessados que detenham condições de contratar com a Administração Pública, ou seja, que estejam em plena regularidade perante o INSS, FGTS, Fazenda Nacional e Dívida Ativa da União e

3 Justiça do Trabalho, devendo ser juntadas as certidões correspondentes em plena validade de todos os interessados quando se tratar de contratação com base no art. 24, incisos I e II, da Lei nº 8.666/93. 3º Para atendimento do parágrafo anterior, deverão ser anexadas ao pedido os seguintes documentos: I junto ao INSS: Certidão Negativa de Débitos referentes a Contribuições Previdenciárias e a de Terceiros, emitida no sítio Eletrônico da Secretaria da Receita Federal; II junto ao FGTS: Certificado de Regularidade do FGTS, emitida no sítio eletrônico da Caixa Econômica Federal; III perante a Fazenda Nacional e Dívida Ativa da União: Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais Federais e à Dívida Ativa da União; IV perante a Justiça do Trabalho: Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, emitida no sítio eletrônico do Tribunal Superior do Trabalho. 4º Quando se tratar de contratações de pessoas físicas, deverão ser apresentadas cópias dos seguintes documentos I R.G. e C.P.F.; II matrícula do interessado no INSS, quando houver; III Declarações referentes ao trabalho de menor e não parentesco de que tratam os anexos V e VI desta Portaria. 5º Nos casos de objetos com possível enquadramento na hipótese de dispensa de licitação do art. 24, incisos I e II da Lei nº 8.666/93, será dispensada a regulari - dade dos interessados perante a Fazenda Nacional e Dívida Ativa da União para fins de contratação, devendo ser obrigatória quando da realização do pagamento da despesa. 6º A unidade requisitante deverá verificar, antes do envio das cotações de preços, quais os interessados do ramo que detenham condições de contratar com a Administração Pública, inclusive se foram penalizados com suspensão de licitar e contratar com a Administração (art. 87, inciso II da Lei nº 8.666/93), União (art. 7º da Lei nº , de 7 de julho de 2002) e Administração Pública (art. 87, inciso III da Lei nº 8.666/93), os quais estarão impedidos de licitar e contratar com este Tribunal. 7º Quando a pesquisa de preços se basear em valores coletados na internet, em razão da complexidade do objeto ou limitações do mercado local, a unidade requisitante deverá solicitar que os interessados apresentem suas propostas adequadas aos requisitos do formulário de cotação de preços de que tratam os Anexos I e II, conforme o caso, sem prejuízo do envio de informações complementares por aqueles, como também verificar, previamente, a necessidade de frete e demais encargos que porventura não estejam inseridos no preço cotado, além de atendimento das disposições dos 1º a 6º deste artigo. 8º A unidade requisitante deverá solicitar que as cotações de preços e demais formulários sejam enviados em arquivo no formato Portable Document Format (PDF) e, na hipótese de impossibilidade, deverá providenciar a conversão para tal forma-

4 to, a fim de possibilitar a inserção no e-sap. 9º No caso de situações que se enquadrem em dispensa de licitação que não sejam as elencadas nos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/93, e caso o inciso correspondente daquele artigo requeira, deverá ser realizada pesquisa de preços com, no mínimo, 3 (três) interessados do ramo, para fins de atendimento do inciso III do parágrafo único do art. 26 da referida Lei, justificando-se, se for o caso, a não obtenção do número mínimo. 10º Em hipótese alguma, nenhum interessado que participar da pesquisa de preços deverá ter conhecimento do preço e dos demais itens da proposta dos outros, seja qual for a forma de contratação, sob pena de apuração de responsabilidade de quem deu causa. Art. 4º Além dos instrumentos previstos no artigo anterior, a unidade requisitante deverá encaminhar o Termo de Referência ou Projeto Básico, conforme o caso, observando os ditames da Portaria GP nº 1204, de 19 de maio de 2009, alterada pela Portaria GP nº 888, de 9 de junho de CAPÍTULO III DA ELABORAÇÃO DO QUADRO DEMONSTRATIVO DE PREÇOS Art. 5º Após a realização da pesquisa de preços no mercado local, os quais serão lançados no Anexo III (Quadro Demonstrativo de Preços Convencional) ou Anexo IV (Quadro Demonstrativo de Preços SRP), conforme o caso, a unidade requisitante deverá verificar preços contratados e registrados do objeto por outros órgãos da Administração Pública na localidade, a fim de compará-los com o valor médio de referência a ser apurado na pesquisa de preços. 1º Deverá ser realizada análise crítica dos valores apurados na pesquisa de preços, devendo o valor de referência, nas situações que ensejarem a realização de procedimento licitatório, ser obtido pela média aritmética, excluindo-se desta os valores maior e/ou menor obtidos na pesquisa, quando estes estiverem, comprovadamente, superavaliados ou subavaliados. 2º A unidade requisitante deverá justificar a exclusão de valores considerados superavaliados ou subavaliados, bem como as razões pelas quais foram incluídos nestas duas categorias. 3º Na hipótese de os valores de contratos ou de preços registrados obtidos em outros órgãos da Administração Pública estiverem abaixo do valor médio apurado na pesquisa de preços, a unidade requisitante deverá apresentar justificativa ou proceder à nova pesquisa de preços. 4º Caso não seja possível a verificação de preços contratados e registrados por outros órgãos da Administração Pública na localidade, deverá ser apresentada justificativa pelo setor requisitante acerca de tal fato.

5 CAPÍTULO IV DA INSERÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO SISTEMA e-sap Art. 6º Após o recebimento das informações referentes à pesquisa de preços em arquivo PDF, a unidade requisitante elaborará expediente encaminhando o pedido, acompanhado dos Anexos de que trata esta Portaria, ao setor competente para apreciação, por meio do Sistema e-sap. CAPÍTULO V DA PESQUISA DE PREÇOS NA PRORROGAÇÃO DE CONTRATOS Art. 7º As unidades gestoras de contratos de locação de equipamentos e à utilização de programas de informática (art. 57, inciso IV da Lei nº 8.666/93), assim como de duração contínua (art. 57, inciso II da Lei nº 8.666/93), cujas vigências, respectivamente, poderão ser prorrogadas até o limite de 48 (quarenta e oito) e 60 (sessenta) meses, por ocasião da prorrogação desses ajustes, deverão realizar pesquisa de preços no mercado local, bem como obter informações de outros contratos firmados pela Administração Pública na localidade, a fim de demonstrar a vantajosidade ou não da prorrogação. 1º Os procedimentos referentes à prorrogação da vigência contratual deverão ser executados nos autos do processo que versa, exclusivamente, sobre as suas eventuais alterações. 2º Além de observar as disposições desta Portaria, por ocasião da dilação da vigência contratual, as unidades gestoras deverão observar os ditames da Portaria GP nº 572, de 18 de março de 2008, que trata das atribuições do fiscal do contrato, alterada pela Portaria nº 1179, de 8 de maio 2013, atentando-se, entre outras providências, para o prazo de 120 (cento e vinte) dias previsto no art. 1º, inciso X daquela Portaria. CAPÍTULO VI DA ABERTURA DOS PROCESSOS DE PAGAMENTO E DE EVENTUAIS ALTERAÇÕES CONTRATUAIS Art. 8º Cada unidade gestora deverá providenciar, no máximo até o dia 30 de novembro do exercício anterior, a abertura de todos os processos de pagamento do exercício subsequente, dos quais é responsável pelo acompanhamento e fiscalização contratuais, inclusive daqueles não regidos por termo de contrato, devendo o processamento ser por meio do Sistema e-sap. 1º Caso a unidade gestora não tenha acesso ao Sistema indicado no caput deste artigo, deverá providenciar a conversão de todos os documentos para o formato PDF, observando as demais disposições desta Portaria, devendo encaminhá-los, via malote digital, ao setor competente para as providências cabíveis, entre as quais, inserção no Sistema retromencionado. 2º O processo será instruído com os seguintes documentos:

6 I memorando da unidade requisitante solicitando a autuação, referenciando o objeto e o exercício financeiro correspondente; II cópias do termo de contrato e seus aditivos, quando houver, bem como a publicação de seus respectivos extratos no Diário Oficial da União; III cópia do apostilamento dos valores contratuais, quando houver; IV despacho da autoridade competente, determinando a autuação, como também as medidas referentes ao empenhamento da despesa na época oportuna do exercício subsequente. 3º Em se tratando de contratações diretas (inexigibilidade e dispensa de licitação) não regidas por instrumento contratual, além dos requisitos previstos na Portaria GP nº 1204/2009, alterada pela Portaria GP nº 888/2011, necessários para cada atendimento de cada hipótese dos arts. 24 e 25 da Lei nº 8.666/93, o processo será instruído com: I memorando da unidade requisitante solicitando a autuação, referenciando o objeto e o exercício financeiro pertinente; II pesquisa de preços no mercado local, no caso de dispensa de licitação, acompanhadas dos instrumentos mencionados nesta Portaria e observando as orientações nela previstas; III informação de disponibilidade orçamentária para atendimento da despesa no exercício subsequente; IV despacho da autoridade competente autorizando a realização da despesa, condicionando-a a emissão de prévio empenho no exercício seguinte. 4º O processo tratará, exclusivamente, de matérias relacionadas ao empenhamento, liquidação e pagamento de despesas. 5º No caso de objetos que se enquadrem nas hipóteses dos incisos II e IV do art. 57 da Lei nº 8.666/93, assim como nos casos de locação de imóveis, os processos que originarem a contratação tratarão, exclusivamente, das questões relacionadas ao empenhamento, liquidação e pagamento das despesas do exercício em que se iniciou a contratação. Art. 9º A Secretaria Administrativa, por meio da Seção de Elaboração e Gestão de Contratos, deverá providenciar a abertura dos processos para cuidar, exclusivamente, das eventuais alterações de contratos cujas vigências poderão ser estendidas até o limite de 60 (sessenta) e 48 (quarenta e oito) meses, respectivamente, de que tratam os incisos II e IV do art. 57 da Lei nº 8.666/93, assim como dos processos que tratam de locação de imóveis. 1º O termo de contrato será confeccionado em 3 (três) vias, sendo uma via juntada ao processo que originar a contratação; outra, àquele que tratará das eventuais alterações contratuais e a última via será encaminhada ao contratado. 2º Antes da assinatura do termo de contrato, deverá ser emitida a nota de empenho que dará suporte à contratação. 3º O processo será instruído com os seguintes documentos:

7 I despacho do Diretor-Geral das Secretarias ou Secretário Administrativo determinando a autuação; II uma via do termo de contrato, bem como a publicação de seu extrato no Diário Oficial da União; contratação; III comprovante da garantia de execução contratual, quando exigida na IV cópia da nota de empenho que deu cobertura inicial ao contrato; V cópia da proposta da empresa vencedora da licitação, inclusive com as planilhas de composição de custos, quando se tratar de serviços; VI cópia do despacho da homologação do procedimento licitatório do qual resultou o contrato; VII a critério da autoridade competente, outros documentos considerados necessários à contratação. 4º No processo serão tratadas, exclusivamente, matérias relacionadas às eventuais alterações do contrato, entre as quais: I prorrogação contratual; contrato; II pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro do III acréscimos e supressões contratuais; serviços; IV prorrogação de prazos de entrega, bem como de início ou conclusão de V apresentação ou alteração de garantia da execução contratual; VI rescisão, bem como contraditório e defesa a ela atinentes; VII apostilamento do valor contratual; VIII outras matérias de natureza contratual. 5º Será dispensada a abertura de processo de que trata este artigo para serviços que não se enquadrem nos incisos II e IV do art. 57 da Lei nº 8.666/93, como também nos casos de obras e serviços de engenharia. 6º Os atos ou instrumentos que materializem as alterações ocorridas no processo do contrato (prorrogação de vigência, apostilamento de valores, acréscimos, supressões e outras) deverão ser juntados aos autos do processo de pagamento correspondente, cabendo ao fiscal do contrato a responsabilidade de tal providência. 7º O processamento dos novos contratos de que trata o caput deste artigo deverá ser efetuado por meio do Sistema e-sap. 8º Após a autuação do processo, a Seção de Elaboração e Gestão de Contratos providenciará os registros necessários, devendo encaminhá-lo à unidade gestora, a qual se responsabilizará pela condução das eventuais alterações, em especial pelo acompanhamento da vigência do pacto, implementando as providências estabelecidas na Portaria GP nº 572/2008, alterada pela Portaria nº 1179/2013.

8 Art. 10 A unidade gestora de contratos e a Seção de Elaboração e Gestão de Contratos deverão manter controles sobre o número dos processos de que tratam os arts. 8º e 9º desta Portaria. Parágrafo único. A Seção de Elaboração e Gestão de Contratos deverá subsidiar as unidades gestoras com instrumentos de controle necessários (tabelas etc.), a fim de evitar a expiração da vigência contratual. CAPÍTULO VII DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 11 No prazo máximo de 30 (trinta) dias, contado a partir da data da publicação desta Portaria, a Secretaria Administrativa disponibilizará relação de empresas de diversos ramos de atividade no sítio eletrônico deste Tribunal, a fim de subsidiar o envio de cotações de preços pelas unidades requisitantes, objetivando aumentar o universo de participantes nas aquisições de bens e contratações de serviços e obras. Art. 12 No decorrer do prazo previsto no artigo anterior, as unidades requisitantes deverão realizar pesquisa de preços, observando as demais disposições desta Portaria. Art. 13 A previsão de envio da cotação de preços por não impedirá a adoção de outros sistemas eletrônicos de cotação de preços que apresentem metodologia mais eficiente, a exemplo do Sistema COMPRASNET ou, ainda, de desenvolvimento de sistema próprio por este Tribunal. Art. 14 Os processos físicos que versam, exclusivamente, sobre alterações contratuais deverão permanecer como tal até o fim de suas respectivas vigências. Art. 15 Os casos omissos pertinentes à matéria tratada neste Ato serão submetidos ao Presidente do Tribunal, por intermédio do Diretor-Geral das Secretarias. Art. 16 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. Publique-se. (assinado digitalmente) ILSON ALVES PEQUENO JUNIOR