Fase. Tempo Necessário. b - Material gráfico (cartaz, folder, catálogo) Tempo Necessário. c - Mala direta (formulário para o cadastro de interessados)
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- Ana Caminha Schmidt
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1 4-0 FORMAÇÃO, APERFEIÇOAMENTO, ESPECIALIZAÇÃO 4-1 CURSOS 4-1a Cursos a - Comunicados e informes 4-1b Cursos 4-1c Cursos 4-1d Cursos 4-1e Cursos 4-1f Cursos a Calendário escolar (folhetos, programas, prospectos) Calendário escolar (folhetos, programas, prospectos) b - Material gráfico (cartaz, folder, catálogo) c - Mala direta (formulário para o cadastro de interessados) d Aula (sugestão / comentário / avaliação / relatório) e - Sugestões / comentários sobre as aulas (INATIVO) f Provas regulares / exercícios (elaboração de provas / gabarito, controles e tros documentos) a Agendamento de aulas / provas 1 ano 1 ano - Avisos aos instrutores. - Um exemplar deve ter guarda permanente. - Inativado em 18/06/2008; - Classificar em 4-1d. - Criado em 18/06/ Criado em 11/06/ controle de realização de provas e tros. 1
2 Professores / Instrutores a Professores / Instrutores a Solicitação de atualização de dados cadastrais / avaliação b Professores / Instrutores b Cadastro (ficha cadastral) c Professores / Instrutores c - Substituição 2 anos d Professores / Instrutores d Curriculum Vitae / Inscrição 2 anos e Professores / Instrutores e Autorização do uso da imagem (de aulas, palestras,...) - Criado em 03/09/ Cessão de direitos autorais Currículos, disciplinas etc a Currículos, disciplinas etc. a - Alterações nos módulos b Currículos, disciplinas etc c Currículos, disciplinas etc CURSOS OFICIALIZADOS b - Formulário para avaliação do módulo c - Consolidação da avaliação do módulo 2 anos * - controle de fechamento de módulos. - Guardar permanentemente caso não constem do relatório final do curso. 2
3 4-1-1a Cursos oficializados a - Planejamento, organização, implantação, execução (folhetos, relatórios, relações de notas da prova de seleção, aulas inaugurais, planos de cursos, programa de estágio, etc) 5 anos X 4-1-1b Cursos oficializados 4-1-1c Cursos oficializados b - Caderno de respostas da prova de seleção c - Canhoto identificador de prova de seleção 4-1-1d Cursos oficializados d - Frequência de prova de seleção 4-1-1e Cursos oficializados e - Avaliações 4-1-1f Cursos oficializados f - Inscrição para a prova de seleção CURSOS CORPORATIVOS obrigatoriamente, pela unidade organizacional; - Guardar permanentemente caso não constem do relatório final do curso. - monitoramento das salas de aula. - Criado em 25/09/ Relação de candidatos; - Declarações (de hipossuficiência econômica e de etnia); - Sistema de cotas a Cursos corporativos a - Planejamento 2 anos 3 anos X - ementa do curso; - revisão b Cursos corporativos b - Planos de curso 3 anos 3
4 4-1-2c Cursos corporativos c - Conteúdo programático 5 anos 5 anos X 4-1-2d Cursos corporativos d - Relatório mensal 1 ano 1 ano X 4-1-2e Cursos corporativos e - Relatório (exceto relatório mensal) 3 anos 2 anos X 4-1-2f Cursos corporativos f - Procedimentos de programação 4-1-2g Cursos corporativos g - Avaliação - relatório dos cursos corporativos ministrados; - relatório geral de curso corporativo (Dossiê). - O tempo necessário deve ser fixado obrigatoriamente pela unidade organizacional; - Como marco inicial para contagem do prazo deve ser observado o encerramento do exercício. - avaliação elaborada pelo instrutor; - avaliação de reação h Cursos corporativos h - Avaliação - cognitiva, de eficácia 1 ano 1 ano X 4-2 ALUNOS VIDA ESCOLAR 4-2-1a Vida escolar a - Assentamento do aluno 5 anos 15 anos X 4-2-1b Vida escolar b - Histórico escolar 5 anos => Não retirada pelo aluno c Vida escolar c Prova caderno de respostas dos alunos* / Controle de entrega 4-2-1d Vida escolar d - Questões de provas (INATIVO) 5 anos 10 anos X - Inativado em 11/06/2008; - Classificar em 4-1f. 4
5 4-2-1e Vida escolar e - Monitoria 3 anos 4-2-1f Vida escolar f - Correspondências, requerimentos, declarações de participação em cursos - recurso (de resultado de prova regular) 4-2-1g Vida escolar g Estágios de cursos oficializados 2 anos a 4-2-2b 4-2-2c 4-2-2d a DIÁRIOS DE CLASSE (AVALIAÇÃO DOS ALUNOS) Diários de classe (avaliação dos alunos) Diários de classe (avaliação dos alunos) Diários de classe (avaliação dos alunos) Diários de classe (avaliação dos alunos) DIRETÓRIOS ACADÊMICOS, CLUBES DE ALUNOS, REPRESENTANTES DO CORPO DISCENTE Diretórios acadêmicos, clubes de alunos, representantes do corpo discente a - Cursos - oficializados e corporativos b - Relação de notas, alunos aprovados / reprovados c - Frequência de curso oficializado d - Frequência de cursos corporativos (lista de presença) a - Organização e estrutura - Eliminar caso as notas tenham sido transcritas no diário de classe; - Eliminar caso as listas de frequência tenham sido transcritas no diário de classe; - Eliminar caso tenha sido elaborado o relatório final. 5
6 4-2-3b Diretórios acadêmicos, clubes de alunos, representantes do corpo discente b - s em geral Ver assuntos específicos MATERIAL DIDÁTICO 4-2-4a Material didático a - Aquisição 6 anos X obrigatoriamente, pela unidade organizacional; - O prazo de guarda mínimo, na fase corrente, é até o término do julgamento das contas pelo TCE b Material didático b Distribuição, encaminhamento / liberação de material para reprodução 1 ano 4-2-4c Material didático 4-2-4d Material didático a 4-2-5b 4-2-5c TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO (MONOGRAFIA, ARTIGO CIENTÍFICO) Trabalho de conclusão de curso (monografia, artigo científico) Trabalho de conclusão de curso (monografia, artigo científico) Trabalho de conclusão de curso (monografia, artigo científico) c - Apostilas, cadernos de exercícios, exemplar do professor,... d - Matérias para elaboração de material didático (acórdãos, notícias, informativos para casos concretos, planilhas de enquadramento temático, controle,...) a - Inscrição 2 anos b - Acompanhamento 2 anos c Avaliação final 2 anos - ficha / formulário de inscrição. - Ficha de avaliação continuada do trabalho monográfico; - Ficha de controle de atendimento e acompanhamento; - Exame de qualificação. - ata de sustentação oral de trabalho monográfico. 6
7 4-2-9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ALUNOS 4-3 MATRÍCULAS 4-3a Matrículas 4-3b Matrículas a - Matrículas canceladas cursos oficializados / especialização b - Ficha de matrícula / inscrição - cursos oficializados / especialização 5 anos 5 anos => ALTERAÇÕES: - Denominação anterior: "Matrículas canceladas - cursos oficializados" (alterada em 09/06/2015). => ALTERAÇÕES: - Denominação anterior: "Ficha de matrícula / inscrição - cursos oficializados" (alterada em 09/06/2015). 4-3c Matrículas 4-3d Matrículas c - Ficha de inscrição - cursos corporativos d Ficha de inscrição concurso de ingresso em curso (INATIVO) 3 anos 2 anos X - Criado em 13/05/2008; - Inativado em 25/09/ Classificar em 4-1-1f TRANCAMENTO 4-3-1a Trancamento a - Matrículas trancadas 2 anos TAXAS. ANUIDADES. MENSALIDADES. GRATUIDADE 4-4 CONTROLE DE CURSOS 6 anos X - Após 2 anos de trancamento, transferir a documentação para matrículas canceladas. obrigatoriamente, pela unidade organizacional; - O prazo de guarda mínimo, na fase corrente, é até o término do julgamento das contas pelo TCE. - O tempo necessário deverá ser fixado, 4-5 EXAMES DIPLOMAS. CERTIFICADOS 7
8 4-5-1a Diplomas. Certificados 4-5-1b Diplomas. Certificados 4-5-1c Diplomas. Certificados 4-5-1d Diplomas. Certificados a - Certificados / diplomas de cursos oficializados b - Relações de entrega de certificados / diplomas de cursos oficializados c - Certificados de cursos corporativos d - Comprovante de entrega de certificado de cursos 5 anos X 1 ano 2 anos X - Guardar permanentemente caso o aluno não tenha vindo buscar. - O tempo necessário deve ser até a entrega ao aluno. - Guardar permanentemente na secretaria escolar. => Somente para não servidores. - O tempo necessário deve ser até a entrega ao aluno. 4-6 BOLSAS DE ESTUDO (seleção, requerimentos, oferecimentos, regulamentação, concessão, etc) 4-6a Bolsas de estudo (seleção, requerimentos, oferecimentos, regulamentação, concessão, etc.) a - Concedidas 2 anos 15 anos X - Após expirado o prazo de vigência da bolsa. 4-6b Bolsas de estudo (seleção, requerimentos, oferecimentos, regulamentação, concessão, etc.) b - Concedidas a funcionários 30 anos X 4-6c Bolsas de estudo (seleção, requerimentos, oferecimentos, regulamentação, concessão, etc.) c - Não concedidas 1 ano - Após a data referente à não concessão da bolsa. 8
9 4-6d Bolsas de estudo (seleção, requerimentos, oferecimentos, regulamentação, concessão, etc.) d - Relação de doadores e beneficiários 2 anos - Guardar permanentemente caso não tenha sido elaborado o relatório final BOLSISTAS 4-7 CURSOS ESPECÍFICOS DECORRENTES DE CONVÊNIOS (Pósgraduação,...) 4-7-1a Decorrentes de Convênios (Pós-graduação,...) a - Fichas de inscrição 1 ano 20 anos X - Após o término do curso. - Prazo anterior: 1 ano na fase corrente e Prazo do assentamento do aluno na fase intermediária (alterado em 11/06/2015) b 4-7-1c Decorrentes de Convênios (Pós-graduação,...) Decorrentes de Convênios (Pós-graduação,...) b - Bolsa de estudos - requerimentos Prazo do assentamento do aluno 20 anos X c - Declarações (convênio UNESA,...) 1 ano - Prazo anterior: Prazo do assentamento do aluno na fase corrente (alterado em 11/06/2015) 4-9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À FORMAÇÃO, APERFEIÇOAMENTO, ESPECIALIZAÇÃO 4-9a Outros assuntos referentes à formação, aperfeiçoamento, especialização a - Propostas de cursos, folhetos e catálogos recebidos PESQUISAS 4-9-1a Pesquisas a - Planejamento, relatório final,... 9
10 4-9-1b Pesquisas b - Relatórios periódicos PROGRAMAÇÃO CULTURAL 4-9-2a Programação cultural a - Planejamento, organização, implantação, execução (programas, folhetos, relatórios, patrocinadores,...) 10
Fase. Tempo Necessário. b - Material gráfico (cartaz, folder, catálogo) Tempo Necessário. Tempo Necessário
4-0 FORMAÇÃO, APERFEIÇOAMENTO, ESPECIALIZAÇÃO 4-1 CURSOS 4-1a Cursos a - Comunicados e informes - Avisos aos instrutores. 4-1b Cursos b - Material gráfico (cartaz, folder, catálogo) - Um exemplar deve
Total (F. corrente + intermediária) 4 - FORMAÇÃO, APERFEIÇOAMENTO, ESPECIALIZAÇÃO 4-1 - CURSOS
4 - FORMAÇÃO, APERFEIÇOAMENTO, ESPECIALIZAÇÃO 4-1 - CURSOS A) - Comunicados e informes B) - Material gráfico (cartaz, folder, catálogo) C) - Mala direta (formulário para o cadastro de interessados) D)
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