TERMO DE REFERÊNCIA EDITAL PREGÃO Nº 08/2019 CREMEB

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1 TERMO DE REFERÊNCIA EDITAL PREGÃO Nº 08/2019 CREMEB 1. DO OBJETO Contratação de pessoa jurídica especializada para LOCAÇÃO, POR DEMANDA, de equipamentos SCANNERS, manutenção preventiva, corretiva dos equipamentos e suporte aos softwares relacionados ao funcionamento dos equipamentos scanners para digitalização de documentos. 2. JUSTIFICATIVA Tendo em vista que equipamentos de scanners, precisam de manutenção preventiva e corretiva e devido à instituição não poder realizar contratação direta para estes serviços, faz-se necessário a contratação de uma empresa que disponibilize estes equipamentos no regime de locação para que o CREMEB, possa dar continuidade e melhoria ao processo de digitalização de documentos relacionados às suas atividades laborais, e ao projeto de GED - Gestão Eletrônica de Documentos, que fará de forma ágil e assertiva a acesso e controle do fluxo de documentos. Estes equipamentos são necessários para modernizar a guarda e tramitação de documentos, contribuindo para a preservação do patrimônio documental, evitando o gasto com arquivos, redução do consumo de papel, facilitar a busca de informações, além de modernização da infraestrutura física e tecnológica. 3. DAS QUANTIDADES E ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS MODELO 01 QUANTIDADE: 07 UNIDADES Velocidade: 20 ppm/40ipm a 300 dpi em P&B Ciclo diário: Mínimo folhas Mínimo ADF: 20 folhas PORTA USB: 2.0 Formatos de arquivos de saída:tiff de uma e várias páginas, JPEG, PDF e PDF pesquisável Software OCR incluso e leitura de código de barras MODELO 02 QUANTIDADE: 02 UNIDADES Velocidade: 30 ppm/60ipm a 300 dpi em P&B Ciclo diário: Mínimo folhas ADF: Mínimo 75 folhas PORTA USB: 2.0 Formatos de arquivos de saída:tiff de uma e várias páginas, JPEG, PDF e PDF pesquisável Software OCR incluso e leitura de código de barras 1

2 MODELO 03 QUANTIDADE: 02 UNIDADES Velocidade: 50 ppm/100ipm a 300 dpi em P&B Ciclo diário: Mínimo folhas ADF: Mínimo 80 folhas PORTA USB: 3.0 Formatos de arquivos de saída:tiff de uma e várias páginas, JPEG, PDF e PDF pesquisável Software OCR incluso e leitura de código de barras MODELO 04 QUANTIDADE: 01 UNIDADE Mesa Digitalizadora tamanho A3 Conectividade: USB 2.0 Formatos de arquivos de saída:tiff de uma e várias páginas, JPEG PDF e PDF pesquisável; Totalmente compatível com os equipamentos modelo 02 e 03 MODELO 05 QUANTIDADE: 01 UNIDADE Velocidade: 50 ppm/100ipm a 300 dpi em P&B Ciclo diário: Mínimo folhas ADF: Mínimo 250 folhas PORTA USB: 2.0 Formatos de arquivos de saída:tiff de uma e várias páginas, JPEG, PDF e PDF pesquisável Software OCR incluso e leitura de código de barras 4. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 4.1 A CONTRATADA deverá inicialmente fornecer os equipamentos novos que atendam na integra as especificações descritas neste TR, bem como a manutenção preventiva e corretiva, além do suporte aos softwares relacionados aos equipamentos para digitalização de documentos durante todo o período do contrato. 4.2 Deve ser alocado um novo equipamento equivalente ou superior deve ser alocado, todas vezes que um mesmo defeito aconteça por 3 vezes, evitando o comprometimento das atividades prestadas pelo referido equipamento defeituoso. 4.3 Em caso de equipamentos que necessitem ser deslocados para laboratório do fornecedor, um equipamento equivalente ou superior deve ser imediatamente alocado como backup até o retorno do equipamento retirado. 2

3 4.4 Deverão estar inclusos nos preços todas as despesas incidentes na prestação dos serviços, tais como salários, vales, seguros, impostos, taxas, contribuições, indenizações, alimentação, transporte, ferramentas, instalação e desinstalação de componentes, assistência técnica, manutenções preventiva e corretiva do equipamento, bem como todas as peças de reposição, sistemas, componentes, acessórios, materiais e insumos necessários para o pleno funcionamento do mesmo. 4.5 A CONTRATADA só deverá fornecer o equipamento MODELO 5, mediante solicitação do CEDOC Centro de Documentação, através de sua Coordenadora Rita de Cássia Botelho Vieira, e o processo de sua locação deverá iniciar a partir da data de sua instalação, devidamente comprovada através de termo de instalação emitido pela CONTRTADA, seguindo o prazo descrito no item 5 deste TR. 4.6 Realizar 2 tipos de treinamentos com todos os envolvidos de cada setor onde terão scanners alocados; SOFTWARE: todos os envolvidos serão treinados de uma única vez no plenário do CREMEB; HARDWARE: os treinamentos serão realizados para os integrantes de cada setor e os treinamentos serão também por tipo de equipamentos. 5. PRAZO 5.1 Os equipamentos MODELO 01 a 04 serão contratados pelo período de 1 (hum) ano, podendo ser renovados até mais 4 (quatro) anos; 5.2 O equipamento MODELO 05 se for contratado, o prazo não poderá ultrapassar 6 meses da data de sua instalação; 6. GARANTIA, ASSISTÊNCIA TÉCNICA E DECLARAÇÕES 6.1 Os equipamentos serão alocados na SEDE do CREMEB, bem como as manutenções preventivas e corretivas; 6.2 As peças de reposição devem ser originais do fabricante do equipamento; 6.3 O fornecedor deverá apresentar uma declaração emitida pelo fabricante do equipamento ofertado, atestando sua capacidade técnica para executar os serviços; 3

4 6.4 O fornecedor deverá atender o SLA (nível de acordo de serviço) em até 24h para resolução de problemas relacionados ao funcionamento dos equipamentos. Em casos que ultrapassem o SLA acordado, um equipamento equivalente ou superior deve ser alocado, bem como softwares necessários para o seu funcionamento instalados. 7. DAS PROPOSTAS DE PREÇOS 7.1 A proposta deverá compreender os encargos sociais bem como todas e quaisquer despesas de responsabilidade da proponente que direta ou indiretamente decorram do objeto licitado. 7.2 Os valores da proposta de preços deverão indicar o valor unitário e o valor total de cada um dos itens para 1 (hum) ano de contrato, exceto o MODELO 5 conforme descrito no item 5 deste TR. 7.3 As propostas de preços deverão ser ofertadas em conformidade com as descrições e especificações detalhadas de cada um dos itens, atendendo a integralidade dos itens. 8. DA ENTREGA E DA CONFERÊNCIA 8.1 A entrega deverá ser realizada no horário das 08:00 às 11:00h e das 14:00 às 16:30h, na Sede do Conselho Regional de Medicina do Estado da Bahia, sito à Rua Guadalajara, 175, Barra, Salvador, Bahia, CEP ; 8.2 Na conferência dos itens recebidos para liberação da Nota Fiscal para pagamento, a descoberta de um item em desconformidade com o solicitado, será motivo de devolução da Nota Fiscal e de todos os itens para que a contratada proceda com os devidos ajustes, sem interrupção do prazo inicialmente dado para a entrega do pedido. 8.3 Os procedimentos de troca e instalação das baterias e manutenção preventiva do Nobreak deverão ser realizados sempre em final de semana, com desconexão total geral do equipamento, previamente agendado com a administração do CREMEB. 9. DA VISITA TÉCNICA 9.1 A empresa licitante deverá realizar vistoria prévia na Sede do Cremeb, conforme relação constante no Anexo II, a fim de verificar as condições físicas e os procedimentos habituais adotados atualmente na prestação dos serviços, conforme disposto no Art. 30, da lei 8.666/93 4

5 "III - comprovação, fornecida pelo órgão licitante, de que recebeu os documentos, e, quando exigido, de que tomou conhecimento de todas as informações e das condições locais para o cumprimento das obrigações objeto da licitação;" 9.2 Os endereços para a Visita Técnica é Rua Guadalajara, 175, Morro do Gato Barra Salvador-Ba. 9.3 A vistoria prévia tem por objetivo dar ao órgão a certeza e comprovação de que todos os licitantes conhecem integralmente o objeto da licitação e, via de consequência, que sua proposta de preços possa refletir com exatidão a sua plena execução, evitando-se futuras alegações de desconhecimento das características dos bens licitados, resguardando o órgão de possíveis inexecuções contratuais. 9.4 Considerando que o objeto deste Termo de Referência engloba custos diretos e indiretos na execução dos serviços, é de extrema importância o conhecimento das condições tanto de estrutura física, de rede lógica quanto das distancias e particularidades envolvidas em cada eixo de atendimento, visto que além da entrega dos scanners, ainda há Manutenção Preventiva In Loco para ações corretivas com prazos pré-determinados; 9.5 Para a referida vistoria, os proponentes interessados em participar do certame deverão encaminhar-se a sede, reportando-se a Coordenação do DETIN Tecnologia da Informação, o qual estará preparado para sanar todas duvidas e questionamentos pertinentes ao processo, dispensando a necessidade de agendamento prévio. 9.6 O prazo para realização da vistoria se encerrará às 18:00 horas do 3º (terceiro) dia útil que anteceder a data prevista para abertura da sessão do certame, não podendo ser excedido. 9.7 As empresas interessadas deverão agendar-se previamente com o DETIN através dos telefones e 2846); 9.8 A vistoria será obrigatória, e a não apresentação da Declaração de Vistoria Técnica no Envelope de Habilitação será motivo para desclassificação da licitante. Sendo assim, não serão aceitas alegações de desconhecimento das particularidades da execução do objeto, para o não cumprimento das obrigações contratuais. 9.9 No ato da vistoria a empresa deverá levar a declaração, conforme modelo constante do ANEXO III, do Edital, devidamente preenchida e solicitar a assinatura de um dos servidores do DETIN. 5

6 10. DA VIGÊNCIA DO CONTRATO 10.1 O Contrato a ser celebrado terá vigência de 12 (doze) meses, contados a partir da assinatura do mesmo, podendo ser prorrogado, por igual e sucessível período, quando comprovadamente vantajosos para administração, nos termos do artigo 57, IV, da Lei 8.666/1993 e suas alterações. 11. Do Pagamento e Apuração 11.1 O pagamento será efetuado em até 30 (trinta) dias após o faturamento do primeiro mês de prestação do serviço e assim sucessivamente, observada a manutenção das circunstâncias iniciais de contratação condições técnicas e de habilitação jurídica, e mediante apresentação por parte da CONTRATADA dos documentos abaixo relacionados: Nota Fiscal e boleto relativo ao período em questão; Certidão Conjunta de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, em plena validade Certificado de Regularidade de Situação - CRS do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS, em plena validade; Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas emitida pela Justiça do Trabalho Poder Judiciário 12. Do Recebimento e Aceitação do Objeto 12.1 Em conformidade com o artigo 73 da Lei Federal nº 8.666/1993 o objeto será recebido da seguinte forma: Provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado; Definitivamente, por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança do serviço, nem ético-profissional pela perfeita execução do Contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo Contrato, nos termos do art. 73, 2º, da Lei Federal nº 8.666/1993; 12.3 Somente serão aceitos e recebidos os materiais declarados em perfeitas condições; 6

7 12.4 A Administração rejeitará, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o Contrato ou instrumento equivalente, consoante disposto no art. 76 da Lei nº 8.666/ DO REJUSTE DE PREÇOS 13.1 Será permitido o reajuste do contrato, desde que seja observado o interregno mínimo de 12 (doze) meses, conforme redação dada pela IN nº 02/2008, alterada pela IN nº 03 de 16 de outubro de 2009, contados a partir da data de assinatura do contrato, nos termos da Lei nº /2001, aplicando-se a variação do Índice Geral de Preços de Disponibilidade Interna IGP DI, publicado pela Fundação Getúlio Vargas, ocorrida no período, ou outro indicador que o venha substituir Caberá ao contratado efetuar os preços dos serviços e submetê-los a aprovação do Contratante O reajuste será precedido de solicitação do Contratado, acompanhado de demonstração analítica de alteração dos custos, por meio da apresentação dos cálculos para apreciação e conferência do Contratante, devendo o Contratado requerer o reajuste antes da prorrogação, evitando assim a preclusão do seu direito de reajustamento Quaisquer tributos ou encargos legais criados, alterados ou extintos, bem como a superveniência de disposições legais, quando ocorridas após a data da apresentação da proposta, se comprovada repercussão nos preços contratados, estes serão revisados mediante Termo Aditivo, para mais ou para menos, conforme o caso Caberá ao Contratado efetuar os cálculos relativos a repactuação e submetê-los à aprovação do Contratante. 14. DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E CENTRO DE CUSTO 14.1 As despesas decorrentes da aquisição do objeto desta Licitação correrão à conta dos recursos abaixo: Elemento: Locação de Máquinas e Equipamentos Cod. resumido Centro de custo: DO VALOR ESTIMADO (COTAÇÃO DE MERCADO): Valor Total Estimado (Cotação de Mercado): R$ ,72 (noventa e sois mil duzentos e oitenta e três reais, setenta e dois centavos. Valor Mensal: R$ 7.690,31 Valor Anual: R$ ,72 7

8 16 DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO 16.1 Cumprirá à Gerência Administrativa gerir o contrato resultante do processo de contratação 16.2 Cumprirá ao Coordenador do Departamento de Tecnologia e Informação fiscalizar o perfeito andamento da execução do contrato a ser firmado com empresa especializada na prestação dos serviços demandados no presente termo de referência; Salvador, 15 de maio de Antônio Carlos Melo Trindade Junior Coordenador do Departamento de Tecnologia - DETIN 8