CARTA DO AUTOR DE PARTICIPAÇÃO

Transcrição

1 CARTA DO AUTOR DE PARTICIPAÇÃO

2

3 CARTA DO AUTOR DE PARTICIPAÇÃO

4 O Elior Group coloca à disposição de todos os colaboradores uma linha de alerta para participações, acessível por , pelo endereço seguinte Pelo telefone, usando um dos números indicados no parágrafo 9.º desta carta. Ela permite participar violações ao Guia de Integridade do Grupo relativas a corrupção. A presente carta define as condições de utilização deste dispositivo.

5 Carta do autor de participação 5 1. CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO DO DISPOSITIVO Em primeiro lugar, aconselha-se a todos os colaboradores que optem preferencialmente pela comunicação interna para a participação de presumíveis atos de corrupção, quer recorrendo aos respetivos superiores hierárquicos, quer dirigindo-se a alguém que esteja habilitado (devido às funções que exerça) para tratar de tais questões: diretor jurídico, diretor de recursos humanos, etc. Convida-se todos os colaboradores a comunicarem diretamente a esses interlocutores os factos e comportamentos que lhes pareçam constituir atos de corrupção, através do meio que julguem mais adequado: entrevista pessoal, , telefonema, etc. A política do Elior Group consiste em incentivar este tipo de iniciativas e em proteger os respetivos autores de quaisquer consequências negativas, desde que a participação seja efetuada de boafé e com base em indícios verificáveis. Por outro lado, qualquer participação formulada com má-fé, que se destine a prejudicar pessoas ou empresas ou que envolva acusações que o autor saiba serem falsas, pode estar sujeita a sanções disciplinares. 2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO O mecanismo de participações só pode ser utilizado para comunicar informações sobre práticas de corrupção. Os contactos relacionados com quaisquer outros assuntos não serão tidos em conta pelos operadores, que convidarão os colaboradores a dirigirem-se aos interlocutores competentes no seio da empresa. As participações podem ser relativas a quaisquer colaboradores do Grupo, independentemente do seu nível hierárquico e do seu estatuto: dirigentes, subordinados, aprendizes, estagiários, trabalhadores temporários, etc. 3. PROTEÇÃO DO AUTOR DE PARTICIPAÇÃO O mecanismo implementado só tratará os contactos cujo autor se identifique, o que exclui qualquer participação ao abrigo de anonimato. O Elior Group compromete-se a proteger todos os autores de participações contra qualquer retaliação pela utilização deste dispositivo, desde que o façam de boa-fé. A sua identidade será mantida confidencial durante todo o processo de tratamento da participação e após a sua conclusão, nas condições descritas no artigo 4.º infra. Em contrapartida, os autores de participações expõem-se a sanções no caso de se verificar que a sua iniciativa se destina a prejudicar pessoas ou empresas, especialmente em casos de prestação de informações com a consciência de as mesmas serem inexatas ou não possuírem qualquer fundamento. 4. CONFIDENCIALIDADE / TRATA- MENTO DOS DADOS RECOLHIDOS O Elior Group garante o tratamento confidencial das informações transmitidas através deste dispositivo. A identidade dos autores de participações só é comunicada dentro da empresa às pessoas que dela necessitem para processarem as informações, que assinam previamente um compromisso de confidencialidade. Em particular, tais informações não serão divulgadas a pessoas envolvidas no processo. Os dados recolhidos só serão conservados durante o prazo necessário ao tratamento do caso em apreço. Serão destruídos logo que a sua conservação deixe de surgir como necessária do ponto de vista jurídico (nomeadamente de acordo com a duração dos processos contenciosos). Durante esse prazo, serão armazenados num sistema de informações distinto e com acesso restrito. O acesso ao tratamento dos dados realizar-se-á mediante a utilização de identificador e palavra-passe individuais. 5. DESCRIÇÃO DOS DADOS DE CARÁTER PESSOAL REGISTADOS O dispositivo de participações apenas regista os seguintes dados pessoais: identidade, dados de contacto e cargo do autor da participação, identidade, dados de contacto e cargo das pessoas que sejam alvo da participação, identidade, dados de contacto e cargo das pessoas que participem na recolha ou no tratamento da participação, factos participados, elementos recolhidos no decurso da verificação dos factos participados, relatório das operações de verificação, seguimento dado à participação.

6 6 Carta do autor de participação 6. TRATAMENTO DAS INFORMA- ÇÕES COMUNICADAS A recolha dos elementos encontra-se confiada a uma prestadora de serviços externa (Hysope Conseil), que é responsável por coligir os dados referidos no artigo 5º supra. Esta assegura o respeito pela confidencialidade, verificando se as participações são abrangidas pelo âmbito de aplicação definido no artigo 2.º e se as informações recolhidas se revestem de gravidade e de coerência suficientes para serem objeto de verificações aprofundadas. Se tal não for o caso, ela informa o autor da participação de que não será dado provimento à mesma, direcionando-o para um interlocutor interno. Será apresentado um relatório mensal de tais participações que não tenham seguimento ao Elior Group, sendo posteriormente eliminados todos os dados relacionados com as mesmas. Caso a participação reúna todas as condições estabelecidas, é transmitida ao Elior Group, que procede, no prazo de dois meses, à averiguação dos factos comunicados. No final desse prazo, a empresa decide qual a sequência da dar à participação, informando disso o seu autor. 7. INFORMAÇÃO DAS PESSOAS ALVO DE PARTICIPAÇÃO Nos termos dos artigos 6.º e 32.º da lei francesa de 6 de janeiro de 1978 e respetivas modificações, o Elior Group informa as pessoas visadas por participações após do registo dos dados que lhes digam respeito. Comunica-lhes os factos de que são acusadas, bem como as vias para o exercício dos seus direitos de acesso e de retificação. No entanto, a informação das pessoas que são postas em causa pode ser apenas efetuada após a adoção de medidas cautelares quando estas forem necessárias, nomeadamente para evitar a destruição de provas necessárias ao tratamento da participação. 8. DIREITO DE ACESSO E DE RETIFICAÇÃO Nos termos dos artigos 39.º e 40.º da lei francesa de 6 de janeiro de 1978 e respetivas modificações, qualquer pessoa identificada no mecanismo de participações pode aceder aos dados que lhe digam respeito e de requerer, conforme o caso, a sua retificação ou eliminação. Não pode, no entanto, pretender que lhe sejam comunicadas, com base no seu direito de acesso, informações sobre terceiros, e em especial a identidade do autor da participação. 9. INFORMAÇÃO PRÁTICA Os números abaixo podem ser contactados de qualquer zona do mundo durante as horas locais de expediente (salvo algumas exceções). Independentemente da localização da chamada, esta será faturada ao preço de uma chamada local. França Alemanha Bélgica (Língua de atendimento - francês) Chile Colômbia Dinamarca (Língua de atendimento - inglês) Espanha Índia Estados Unidos (Língua de atendimento - inglês) Estados Unidos (Língua de atendimento - castelhano) Itália Luxemburgo México Portugal República Dominicana (Língua de atendimento - inglês) Reino Unido Saint-Martin

7 A Elior Participations, sociedade em comandita por ações, com um capital de ,00 euros e sede social em Paris La Défense Cedex (92032), 9-11 allée de l Arche, encontra-se inscrita no Registo comercial de Nanterre, com o número RCS NANTERRE. Agosto 2018

8