Orientações para os Estados-Membros sobre o Procedimento de Designação

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1 Egesif_ Final 18/12/2014 COMISSÃO EUROPEIA Fundos Europeus Estruturais e de Investimento Orientações para os Estados-Membros sobre o Procedimento de Designação DECLARAÇÃO DE EXONERAÇÃO DE RESPONSABILIDADE «Este é um documento de trabalho preparado pelos serviços da Comissão. Com base no direito da UE aplicável, faculta orientação técnica aos colegas e organismos envolvidos na monitorização, no controlo ou na aplicação dos Fundos Europeus Estruturais e de Investimento no que diz respeito ao modo de interpretar e aplicar as regras da UE neste domínio. O objetivo do presente documento consiste em apresentar as explicações e interpretações dos serviços da Comissão em relação às ditas regras, a fim de facilitar a execução do programa e de incentivar boas práticas. As presentes orientações não prejudicam a interpretação do Tribunal de Justiça e do Tribunal Geral nem as práticas decisórias da Comissão.» 1/69

2 Egesif_ Final 18/12/2014 Conteúdos LISTA DE ACRÓNIMOS E ABREVIATURAS CONTEXTO Referências regulamentares Objetivo do documento de orientação Principais diferenças em relação ao período ORIENTAÇÕES Notificação da decisão de designação e papel da Comissão Descrição das funções dos organismos designados Critérios de designação Planeamento e calendário dos trabalhos a realizar pelo Organismo de Auditoria Independente (OAI) Trabalhos a realizar pelo OAI responsável pela elaboração do relatório e pelo parecer sobre a designação Medidas antifraude Relatório e parecer sobre a conformidade das autoridades designadas com os critérios de designação Decisão de designação Processamento dos pagamentos intermédios Acompanhamento da designação ANEXO 1: CALENDÁRIO PARA A DESIGNAÇÃO ANEXO 2: CRITÉRIOS DE DESIGNAÇÃO PARA A AG E A AC ANEXO 3: LISTA DE VERIFICAÇÃO PARA AVALIAR A CONFORMIDADE DA CRIAÇÃO DOS ORGANISMOS DESIGNADOS COM OS CRITÉRIOS DE DESIGNAÇÃO DEFINIDOS NO ANEXO XIII DO REGULAMENTO (UE) N.º 1303/ Apêndice 1 do Anexo 3 Extrato do artigo 125.º do RDC Funções da autoridade de gestão Apêndice 2 do Anexo 3 Extrato do artigo 126.º do RDC Funções da autoridade de certificação ANEXO 4: QUADRO DE CORRESPONDÊNCIA ENTRE OS CRITÉRIOS DE DESIGNAÇÃO E OS REQUISITOS ESSENCIAIS CONEXOS ANEXO 5 QUADRO DE CORRESPONDÊNCIA ENTRE A DESCRIÇÃO DO MODELO (ANEXO III REGULAMENTO DE EXECUÇÃO COMUM - REC), OS CRITÉRIOS DE DESIGNAÇÃO E AS PERGUNTAS PERTINENTES DA LISTA DE VERIFICAÇÃO (ANEXO 3) /69

3 Egesif_ Final 18/12/2014 LISTA DE ACRÓNIMOS E ABREVIATURAS AA Autoridade de auditoria AC Autoridade de certificação CCI Código comum de identificação (número de referência de cada programa, atribuído pela Comissão) RAC Relatório anual de controlo RD Regulamento Delegado (UE) n.º 480/2014 da Comissão, de , que completa o Regulamento (UE) n.º 1303/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho 1 RDC Regulamento «Disposições Comuns» (Regulamento (UE) n.º 1303/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho de ) 2 AECT Agrupamento europeu de cooperação territorial (em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 1302/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho de ) FEAMP FEEI RCTE Regulamento Financeiro Fundos OAI OI SC RC AG SGC Fundo Europeu dos Assuntos Marítimos e das Pescas «FEEI» corresponde a todos os Fundos Europeus Estruturais e de Investimento. O presente documento de orientação é aplicável a todos exceto ao Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural (FEADER) Regulamento Cooperação Territorial Europeia (Regulamento (UE) n.º 1299/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho de ) Regulamento Financeiro (Regulamento (UE, Euratom) n.º 966/2012) 3 Fundos Estruturais e Fundo de Coesão Organismo de auditoria independente Organismo intermédio Secretariado Comum (para os programas ao abrigo do RCTE) Requisito essencial Autoridade de gestão Sistema de gestão e controlo /69

4 Egesif_ Final 18/12/ CONTEXTO 1.1. Referências regulamentares Regulamento Regulamento (UE) n.º 1303/2013 Regulamento «Disposições Comuns» (a seguir denominado RDC) Regulamento (UE) n.º 1299/2013 Cooperação Territorial Europeia (a seguir denominada CTE) Artigos Artigo 123.º Designação de autoridades Artigo 124.º Procedimento para a designação da AG e da AC Artigo 21.º Designação de autoridades 1.2. Objetivo do documento de orientação O objetivo da presente nota é fornecer orientações de caráter prático aos Estados-Membros (ou seja, OAI, AG e AC) sobre as suas responsabilidades no que se refere ao procedimento de designação e à preparação do relatório e do parecer exigidos nos termos do artigo 124.º do RDC e do artigo 21.º do RCTE aplicáveis aos Fundos Europeus Estruturais e de Investimento (exceto ao FEADER). As referidas orientações abordam igualmente algumas especificidades aplicáveis aos programas ao abrigo do RCTE. A nota de orientação é acompanhada de uma lista de verificação, que deve ser utilizada como instrumento pela AG e pela AC durante a preparação da descrição dos sistemas de gestão e controlo (SGC), bem como pelo OAI para facilitar e registar os seus trabalhos. A lista de verificação pode ser adaptada a fim de ter em conta eventuais características específicas dos SGC do Estado-Membro. Os modelos para o relatório e o parecer sobre a conformidade dos sistemas dos organismos designados com os critérios de designação (ver Anexo XIII do RDC) constam do Anexo IV e do Anexo V do Regulamento de Execução (UE) n.º 1011/2014, de 22 de setembro de 2014, adotado pela Comissão nos termos do artigo 127.º, n.º 7, do RDC. Toda a correspondência oficial entre o Estado-Membro e a Comissão, relativamente ao procedimento de designação, será realizada via SFC Principais diferenças em relação ao período O procedimento de designação para o período ao abrigo dos artigos 123.º e 124.º do RDC e do artigo 21.º do Regulamento CTE é uma responsabilidade dos Estados-Membros, representando uma evolução do regime aplicável no período de quanto à obtenção das garantias necessárias no que diz respeito à configuração dos sistemas de gestão e controlo dos fundos. Este procedimento apresenta muitas semelhanças com o procedimento de avaliação de conformidade utilizado no início do período O objetivo do procedimento de designação é assegurar que a AG e a AC dispõem dos SGC necessários e adequados, instituídos desde o início do período, para que possam exercer as responsabilidades que lhes são atribuídas nos termos dos artigos 125.º e 126.º do RDC, respetivamente, e dos artigos 23.º e 24.ºdo RCTE. 4/69

5 Egesif_ Final 18/12/ ORIENTAÇÕES 2.1. Notificação da decisão de designação e papel da Comissão Em conformidade com o artigo 124.º, n.º 1, do RDC, o Estado-Membro tem de notificar a Comissão da data e da forma jurídica das designações, realizadas a um nível adequado, da AG e, se necessário, da AC, antes de apresentar o primeiro pedido de pagamento intermédio à Comissão. A forma jurídica da designação pode corresponder a um ato legislativo adotado a nível nacional (por exemplo, lei, decreto, decreto ministerial) ou a qualquer outra forma que o Estado-Membro considere apropriada. Em qualquer caso, o documento pelo qual o Estado- Membro designe a AG e a AC deve ser definitivo e adotado pelas autoridades nacionais pertinentes até à data da notificação da decisão de designação à Comissão; a referência ao dito documento deve ser inserida no SFC2014 no momento da notificação em causa. A fim de assegurar a plena imparcialidade e independência do processo de designação (artigo 123.º do RDC), recomenda-se que o organismo ou a pessoa responsável por designar os organismos e/ou controlar a designação não seja a AA, a AG, a AC ou um organismo intermédio. Aquando da notificação da decisão de designação à Comissão através do SFC 2014, o Estado- Membro é convidado a indicar se existe um parecer de auditoria sem reservas do OAI subjacente à designação. Recomenda-se que o organismo ou a pessoa a quem tenha sido atribuído o poder de designar os organismos e/ou controlar a designação seja igualmente responsável pela notificação da decisão de designação à Comissão via SFC O procedimento de notificação da designação e o papel da Comissão encontram-se resumidos no diagrama apresentado no Anexo 1 do presente documento de orientação Descrição das funções dos organismos designados A descrição das funções e dos procedimentos em vigor para a AG/AC a designar constitui a base para o trabalho de auditoria a realizar pelo OAI sobre a avaliação da conformidade dos SGC desses organismos com os critérios de designação previstos no Anexo XIII do RDC. A descrição deve seguir o modelo estabelecido no Anexo III do Regulamento de Execução (UE) n.º 1011/2014 e conter informações sobre os princípios gerais dos SGC referidos nos artigos 72.º a 74.º e 122.º a 126.º do RDC, bem como nos artigos 21.º a 24.º do RCTE. Dependendo da configuração do SGC, diferentes autoridades ou organismos podem ser responsáveis pela elaboração de diferentes partes da descrição. Recomenda-se que a AG e a AC utilizem a lista de verificação que consta do Anexo 3 do presente documento de orientação (dirigida principalmente às AA) como uma ferramenta de autoavaliação para a elaboração das descrições dos seus sistemas. A AG deve assumir a responsabilidade de descrever as funções delegadas nos organismos intermédios sob a sua supervisão. A AC deve assumir a responsabilidade de descrever as tarefas dos organismos intermédios sob a sua supervisão. No que se refere aos programas da CTE, a descrição do sistema deverá abordar claramente as especificidades dos SGC, incluindo referências aos diferentes intervenientes previstos nos artigos supra (AECT, secretariado comum, responsáveis pelo controlo 4 e grupo de auditores 5, caso existam) e às autoridades nacionais, se for caso disso. 4 Nos termos do artigo 23.º, n.º 4, do Regulamento (UE) n.º 1299/ Nos termos do artigo 25.º, n.º 2, do Regulamento (UE) n.º 1299/ /69

6 Egesif_ Final 18/12/2014 A data de apresentação de uma descrição definitiva ao OAI determina o início da avaliação da conformidade com o exercício dos critérios de designação. A Comissão recomenda que o Estado-Membro designe um organismo específico, que poderá ser a AG ou o organismo de coordenação (artigo 123.º, n.º 8, do RDC), para assumir a responsabilidade de apresentar formalmente a descrição completa e definitiva, incluindo todas as autoridades/organismos e todos os aspetos dos sistemas. A descrição do sistema só deve ser apresentada ao OAI quando as normas organizacionais e processuais forem emitidas e aprovadas, a fim de permitir que o OAI conclua o seu trabalho de forma eficiente. O OAI verificará então a integralidade da descrição antes de dar início aos seus trabalhos. Em conformidade com o artigo 21, n.º 3, do RCTE, são aplicáveis os mesmos princípios. O Estado-Membro em que a autoridade de gestão está localizada deve executar o procedimento de designação. É, no entanto, recomendado que o grupo de auditores, utilizando a metodologia desenvolvida pelo OAI, assista o organismo responsável pela avaliação da criação de um programa no âmbito da CTE. Sempre que um sistema comum se aplique a mais do que um programa, pode ser utilizada uma única descrição. Existe um sistema comum sempre que o mesmo SGC regule as atividades de vários programas. O critério a ter em conta consiste na presença dos mesmos elementos de controlo principais. O critério a ter em conta é a presença dos mesmos elementos de controlo essenciais, ou seja, quando os seguintes elementos são, essencialmente, os mesmos para um conjunto de programas: (i) descrição das funções de cada organismo envolvido na gestão e no controlo, e repartição de funções dentro de cada organismo; (ii) procedimentos para garantir a exatidão e a regularidade da despesa declarada, incluindo uma pista de auditoria adequada e supervisão dos organismos intermédios, se for caso disso. A existência de níveis de risco comuns (por exemplo, OI semelhantes em diversos programas com um risco comum associado ao tipo de OI) pode também ser um elemento a considerar na determinação da existência de um sistema comum. Devido às suas especificidades, nomeadamente a participação de, pelo menos, dois Estados-Membros, os programas ao abrigo da CTE não devem ser considerados como pertencentes a um SGC comum juntamente com os programas gerais. Na descrição do sistema, as responsabilidades assumidas pelas autoridades comuns, os elementos de controlo comuns, a separação de funções, os aspetos dos sistemas que se aplicam horizontalmente e os que são específicos a cada programa devem ser claramente definidos Critérios de designação A designação é concedida em função dos critérios de designação previstos no RDC (ver Anexo 2), os quais dizem respeito ao ambiente de controlo interno, à gestão de riscos, às atividades de gestão e controlo, e às atividades de monitorização dos organismos designados. A designação deve ser efetuada ao nível adequado decidido pelo Estado-Membro (o nível ou organismo não estão especificados no RDC). Recomenda-se que o Estado-Membro determine a um nível adequado qual o organismo responsável pela designação e/ou a sua monitorização contínua (ver ponto 13 infra). A configuração dos sistemas da AG deve garantir que esta se encontra em condições de cumprir as suas responsabilidades nos termos dos artigos 72.º e 125.º do RDC e do artigo 23.º do RCTE, a saber, entre outras, as relacionadas com a separação de funções e com a gestão de programas, a seleção de ações, a gestão financeira e o controlo do programa, incluindo verificações de gestão (administrativas e no local), a presença de uma pista de auditoria adequada, medidas antifraude eficazes e proporcionadas, a elaboração de declarações de 6/69

7 Egesif_ Final 18/12/2014 gestão e a síntese anual, bem como os sistemas de monitorização necessários, incluindo os exigidos para os indicadores. A configuração dos sistemas da AC deve assegurar que esta se encontra em posição de cumprir as suas responsabilidades nos termos do artigo 126.º do RDC e do artigo 24.º do RCTE, incluindo, entre outras, certificar as despesas apresentadas à Comissão, elaborar contas completas e exatas (artigo 59.º, n.º 5, do Regulamento Financeiro), garantir que os registos contabilísticos são mantidos em suporte informático, assegurar que recebe informações adequadas por parte da autoridade de gestão sobre as verificações efetuadas em relação às despesas declaradas e ter em consideração os resultados das auditorias. Em conformidade com o artigo 123.º, n.º 7, do RDC, os acordos relevantes entre a AG/AC e os organismos intermédios devem ser formalmente registados por escrito. Estes acordos escritos com os organismos intermédios, que deverão ser implementados desde o início dos programas, constituem um elemento essencial do SGC e devem estabelecer claramente as respetivas funções de cada organismo. O mesmo é válido para os programas da CTE (AECT, secretariados comuns, responsáveis pelo controlo e autoridades nacionais, se for caso disso). Em conformidade com o disposto no Anexo XIII (ponto 1, alínea (ii), do RDC), sempre que certas funções sejam delegadas em organismos intermédios, a AG ou a AC devem dispor de procedimentos que garantam que a informação relevante para a execução dessas tarefas é disponibilizada a esses organismos, bem como de procedimentos adequados para rever e supervisionar o trabalho dos mesmos. Este princípio é igualmente aplicável aos programas da CTE. Os critérios de designação incidem principalmente sobre a configuração dos sistemas relacionados com as funções da AG e da AC, sendo muito semelhantes aos critérios utilizados para o procedimento de avaliação da conformidade no período de , uma vez que as responsabilidades das AG e AC são, essencialmente, as mesmas. Por conseguinte, a Comissão encoraja os Estados-Membros a manter os elementos dos sistemas atuais quando estes funcionem bem (por exemplo, baixas taxas de erro comunicadas, sistemas avaliados nas categorias 1 e 2, aplicação do artigo 73.º do Regulamento n.º 1083/2006 no período de e aplicação do artigo 73.º do Regulamento n.º 1198/2006 no período de (FEP)). Pelo contrário, elevadas taxas de erro comunicadas ou sistemas avaliados nas categorias 3 ou 4 indicam a necessidade de reforçar o SGC. A ideia é reforçar a garantia já obtida durante o período de Em muitos casos, as autoridades de gestão serão as mesmas previstas para o período de e a garantia relativa a esses organismos já terá sido construída com base tanto na avaliação de conformidade, como nas auditorias efetuadas sobre o funcionamento dos sistemas nestes organismos. A este respeito, o artigo 124.º, n.º 2, estabelece que, nos casos em que o OAI conclua que certos elementos do SGC para estes organismos são essencialmente iguais aos utilizados no período de , e que há provas de auditoria do seu funcionamento efetivo durante esse período, o OAI pode concluir que estão satisfeitos os critérios pertinentes sem efetuar um trabalho de auditoria suplementar. Tal deverá aumentar a eficiência do trabalho de auditoria necessário para o processo de designação. O grau de confiança deve ser divulgado no relatório/parecer de auditoria. No entanto, no que respeita aos novos critérios (os procedimentos para a gestão de riscos e as medidas antifraude, os procedimentos para a elaboração da declaração de gestão/síntese anual/contas e procedimentos destinados a garantir a fiabilidade dos dados relativos aos indicadores/marcos/progressos do programa na realização dos seus objetivos), terão de ser realizados trabalhos de auditoria a fim de avaliar a conformidade nestas áreas. 7/69

8 Egesif_ Final 18/12/ Planeamento e calendário dos trabalhos a realizar pelo Organismo de Auditoria Independente (OAI) O OAI deverá ter tempo suficiente para concluir todo o processo de avaliação da conformidade com os critérios de designação, o qual inclui as seguintes fases: A receção da descrição das funções e dos procedimentos em vigor para a AG e a AC e a recolha de outros documentos pertinentes. A análise dos dados recolhidos, o exame dos documentos e a realização dos trabalhos de auditoria exigidos, incluindo, se considerado apropriado, entrevistas com o pessoal. Elaboração do relatório e do parecer, bem como do procedimento contraditório, incluindo a validação dos resultados e conclusões. Deve ser previsto tempo suficiente para este procedimento, de forma a permitir que as autoridades avaliadas respondam às observações e prestem informações adicionais. Tradução de documentos para a língua de trabalho acordada no âmbito dos programas da CTE. Recomenda-se que seja acordado um calendário entre as autoridades envolvidas no processo. Caso seja exigida a apresentação dos documentos relativos à designação, quer a pedido da Comissão, quer por iniciativa do Estado-Membro, apenas a versão final dos documentos deve ser fornecida. O OAI deverá fazer uma primeira avaliação para identificar e estabelecer prioridades quanto ao trabalho a ser realizado, tendo em conta a existência de sistemas comuns para diferentes programas, o tempo e os recursos disponíveis para realizar a avaliação e eventuais riscos identificados relativamente a certos programas, autoridades ou outros organismos, devendo incluir os seguintes elementos: Um exame da descrição dos sistemas, que deverá estar na sua forma definitiva aquando do início dos trabalhos de auditoria relativos à designação. Tendo em conta que a criação dos sistemas e a preparação da descrição dos mesmos pode, por vezes, ser um processo complexo e moroso, o OAI pode decidir iniciar os seus trabalhos sobre as partes disponíveis da descrição antes de o documento completo estar terminado. A análise de outros documentos pertinentes relativos aos sistemas. Estes documentos podem incluir legislação, circulares, decretos ministeriais e atos que estabeleçam as responsabilidades dos organismos intermédios. No caso dos programas da CTE, esta lista pode incluir os acordos formais estabelecidos entre os Estados-Membros participantes e/ou regiões que assegurem a boa gestão financeira do programa. Por conseguinte, o quadro de execução e regulamentação dos programas deverá já estar implementado aquando da realização da avaliação. A utilização dos resultados das auditorias aos sistemas realizadas no período de ao abrigo do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 e do Regulamento (CE) n.º 1198/2006 para o FEP, sempre que os SGC em causa sejam essencialmente os mesmos. O OAI deverá indicar no relatório em que medida teve em conta este trabalho de auditoria, descrevendo qual o organismo que realizou o trabalho (incluindo auditorias da UE), quando foram realizadas as auditorias (devendo ser depositada mais confiança em auditorias recentes), a metodologia aplicada às auditorias e o âmbito do trabalho realizado. O exame dos procedimentos em vigor relacionados com as novas áreas/novos critérios incluídos nos regulamentos; (por exemplo, avaliação dos riscos, medidas antifraude, 8/69

9 Egesif_ Final 18/12/2014 contas anuais, declaração de gestão, indicadores de desempenho e síntese anual). A análise dos sistemas de conservação dos registos contabilísticos e dos dados sobre a execução das operações, o que significa que estes sistemas devem ser implementados também em conformidade com os requisitos enunciados no artigo 32.º do RDC. Entrevistas com o pessoal dos principais organismos considerados importantes. Sempre que o programa seja multirregional, multifundos ou que a descrição diga respeito a mais do que um programa, as entrevistas devem ser, se necessário, alargadas por forma a incluir todos os organismos pertinentes. O OAI deverá indicar no relatório em que medida realizou as entrevistas e especificar os critérios de seleção dos entrevistados. Verificação da coerência entre a descrição dos sistemas e as explicações obtidas no decurso do trabalho realizado Trabalhos a realizar pelo OAI responsável pela elaboração do relatório e pelo parecer sobre a designação O OAI deve planear e executar o trabalho necessário para poder emitir um parecer sobre a conformidade dos organismos designados com os critérios de designação previstos no Anexo XIII do RDC. De acordo com o artigo 124.º, n.º 2, do RDC, este trabalho deve ser efetuado tendo em conta as normas de auditoria internacionalmente aceites (INTOSAI, IFAC ou IIA). É de notar que a avaliação da conformidade com os critérios de designação diz respeito à adequação do design dos SGC, o que significa que, nesta fase, a Comissão pretende um parecer sobre a forma como os sistemas foram criados e não sobre a sua eficácia prática. Por conseguinte, não se pretende que o OAI realize testes sobre o funcionamento dos sistemas, mesmo que a implementação tenha começado. No entanto, sempre que os sistemas tenham sido adaptados em relação ao período de , deverá proceder-se a uma apreciação crítica da adequação dos procedimentos conexos e não apenas dos procedimentos existentes. O relatório e o parecer do OAI devem assentar nos trabalhos referidos no artigo 124.º, n.º 2, do RDC, nomeadamente numa avaliação da conformidade das autoridades designadas com os critérios relativos ao ambiente de controlo interno, à gestão de riscos, às atividades de gestão e controlo e à monitorização. A Comissão, com base nas disposições dos artigos pertinentes do RDC, incluindo o Anexo XIII, elaborou uma lista de verificação (Anexo 3) que deve ser utilizada como um instrumento por parte do OAI na realização da avaliação da conformidade com os critérios de designação. A lista de verificação abrange todas as autoridades e organismos, bem como os respetivos critérios de designação estabelecidos no Anexo XIII do RDC. Representa ainda o nível recomendado de análise da conformidade dos organismos designados com os critérios de designação. Os organismos de auditoria independentes são convidados a alargar e enriquecer a lista de verificação em função das suas necessidades específicas. O OAI deve manter uma pista de auditoria completa do trabalho realizado, incluindo o planeamento da auditoria, os documentos obtidos, os documentos de trabalho, as listas de verificação utilizadas e os pormenores dos procedimentos contraditórios. Com base nas perguntas de pormenor incluídas na lista de verificação, o OAI deverá retirar conclusões gerais para a AG e a AC. Estas conclusões devem ser transferidas para a parte relevante do relatório, a fim de se estabelecer uma conclusão geral. Esta conclusão geral servirá de base para que o OAI assine o seu relatório e parecer sobre a conformidade desses organismos com os critérios de designação. 9/69

10 Egesif_ Final 18/12/2014 Nos casos em que as funções da AG e da AC tenham sido fundidas, em conformidade com o artigo 123.º, n.º 3, do RDC, ou nos casos em que a AA pertença à mesma autoridade pública ou ao mesmo organismo público que a AG, nos termos do artigo 123.º, n.º 5, do RDC, o OAI deve avaliar de que forma o princípio da separação de funções é assegurado. Embora a notificação da designação se aplique apenas às AG e AC, nos casos em que estes organismos tenham delegado funções em organismos intermédios, terão de assegurar-se de que dispõem de procedimentos adequados para controlar a eficácia das funções delegadas. Em tais casos, os acordos pertinentes estabelecidos entre a AG ou a AC e os organismos intermédios têm de ser formalmente registados por escrito. O OAI terá de obter garantias sobre a adequação da configuração dos sistemas relacionados com essas funções delegadas ao nível do organismo intermédio 6. O OAI deverá poder fazê-lo através de auditoria à AG e/ou da avaliação da própria AC ao organismo intermédio, combinada com alguns testes adicionais a nível do organismo intermédio, eventualmente com base numa amostra. Para os programas da CTE, os Estados-Membros que participem num programa de cooperação podem recorrer a um Agrupamento Europeu de Cooperação Territorial, nomeadamente conferindo-lhe as responsabilidades de uma autoridade de gestão. Os trabalhos do OAI devem abranger as funções delegadas em tais organismos e em outros intervenientes (responsáveis pelo controlo, secretariado comum, autoridades nacionais se for caso disso) envolvidos no SGC. Nos casos em que o Estado-Membro ou a AG tenham confiado a gestão de parte de um programa a um organismo intermédio, mediante acordo escrito entre esse organismo e o Estado-Membro ou a AG (a seguir designado por «subvenção global»), em conformidade com o artigo 123.º, n.º 7, o OAI terá igualmente de examinar se o Estado-Membro ou a AG obtiveram do organismo intermédio garantias da sua solvabilidade e competência no domínio em causa, bem como em matéria de gestão administrativa e financeira. O OAI deve descrever no relatório a extensão e o âmbito do trabalho realizado e a metodologia aplicada para chegar às suas conclusões relativamente às funções delegadas nos organismos intermédios como um todo Medidas antifraude Em conformidade com o ponto 3.A. (vi) do Anexo XIII do RDC, para efeitos de designação, a AG deve dispor de procedimentos adequados à implementação de medidas antifraude eficazes e proporcionadas. Estes procedimentos devem estabelecer de que forma as disposições do artigo 125.º, n.º 4, alínea c), do RDC, que exigem que a AG ponha em prática medidas antifraude eficazes e proporcionadas tendo em consideração os riscos identificados, devem ser aplicadas. A este respeito, a Comissão emitiu orientações 7 destinadas a auxiliar os Estados-Membros. Embora não seja obrigatório que a avaliação do risco de fraude seja efetuada antes da designação da AG, recomenda-se que nos procedimentos seja definido o calendário para a realização da avaliação inicial do risco, a qual deve ser efetuada numa fase muito precoce da implementação do programa e, em qualquer caso, antes de os pagamentos aos beneficiários serem processados no sistema, bem como a frequência esperada de atualização da avaliação 6 Incluindo as «autoridades urbanas» mencionadas no artigo 7.º, n. os n.º 1301/ e 5, do Regulamento (UE) 7 Orientações sobre a avaliação do risco de fraude e medidas antifraude eficazes e proporcionadas (Egesif_ de 16/06/2014) 10/69

11 Egesif_ Final 18/12/2014 do risco. Os procedimentos para a implementação de medidas antifraude eficazes e proporcionadas devem incluir pormenores sobre: O calendário da avaliação do risco de fraude, Quem será responsável pela execução da avaliação do risco e Quem será responsável pelo subsequente desenvolvimento das medidas antifraude necessárias. No que diz respeito à avaliação do risco de fraude, as orientações acima referidas constituem um instrumento para identificar riscos específicos de fraude em relação a três processos, a saber (i) a seleção dos candidatos, (ii) a aplicação e a verificação das operações e (iii) a certificação e os pagamentos. Os resultados da avaliação do risco de fraude devem identificar os riscos específicos sempre que a avaliação conclua que não foi feito o suficiente para reduzir a probabilidade e o impacto de atividades potencialmente fraudulentas para um nível aceitável e os correspondentes controlos destinados a atenuar os riscos sejam considerados necessários (medidas antifraude). A referida avaliação do risco deve ser repetida durante o período, variando a sua frequência em função dos níveis de risco e do número de casos efetivos de deteção de fraudes. As medidas antifraude devem ser integradas no SGC. A avaliação do risco de fraude constituirá a base de resposta a eventuais anomalias, o que envolverá a escolha de medidas antifraude eficazes e proporcionadas. Estas são apresentadas em anexo à referida nota de orientação. Em alguns casos, a conclusão poderá ser a de que a maioria dos riscos residuais foi resolvida e que, por este motivo, são necessárias muito poucas, ou mesmo nenhumas, medidas antifraude adicionais. O instrumento proposto de avaliação do risco é, por conseguinte, útil para documentar o processo de avaliação e as conclusões com vista a futuras revisões e atualizações Relatório e parecer sobre a conformidade das autoridades designadas com os critérios de designação De acordo com o artigo 124.º, n.º 2, do RDC, o relatório e o parecer sobre a conformidade das autoridades designadas com os critérios de designação devem ser elaborados pelo OAI. Os modelos para o relatório e o parecer de auditoria do OAI constam dos anexos IV e V do Regulamento de Execução (UE) n.º 1011/2014, de 22 de setembro. O modelo de relatório está dividido em três secções: (i) uma introdução, (ii) uma secção que descreve a metodologia e o âmbito do trabalho realizado e (iii) os resultados da avaliação de cada autoridade/organismo/sistema. O OAI deve basear o seu relatório nas conclusões relevantes de cada parte da lista de verificação da avaliação da designação. A conclusão geral servirá de base ao parecer. A AG e a AC devem procurar resolver todas as questões pendentes para que o OAI seja capaz de formular um parecer sem reservas. O OAI terá de fazer uma apreciação profissional para avaliar os resultados e a gravidade de eventuais lacunas identificadas, de modo a fornecer um parecer de auditoria adequado. Podem ser tidas em consideração as seguintes orientações: o O incumprimento de um ou mais critérios de designação relativos aos requisitos essenciais do sistema deve conduzir ou a um parecer com reservas ou a um parecer negativo. Os critérios de designação constam do anexo 2 e estão associados aos respetivos requisitos essenciais 8 estabelecidos no anexo 4. 8 Orientações sobre uma metodologia comum para a avaliação de SGC nos Estados-Membros (Egesif_ ). 11/69

12 Egesif_ Final 18/12/2014 o No caso de conformidade parcial com um ou mais critérios de designação relativos aos requisitos essenciais do sistema, a gravidade e a dimensão das lacunas devem ser avaliadas pelo OAI, que deverá decidir sobre a elaboração de um parecer com reservas ou de um parecer negativo. Um parecer negativo deve ser formulado nos casos em que o OAI considere que o número e a gravidade das lacunas relativas aos requisitos essenciais dos SGC resultam numa situação geral de não conformidade com as exigências do Regulamento «Disposições Comuns», em particular com os artigos 72.º, 125.º e 126.º. De acordo com as normas de auditoria aceites internacionalmente, o OAI pode incluir um parágrafo que chame a atenção para esse aspeto no seu parecer de auditoria, sem qualificar o seu parecer em relação a esta questão. Em conformidade com o seu artigo 32.º, e no que diz respeito à informação sobre os dados registados e armazenados referidos no Anexo III, o CDR aplica-se a partir de 1 de dezembro de 2014 ou de 1 de julho de Por conseguinte, o parecer do OAI, se emitido antes de 1 de dezembro de 2014, pode ser elaborado sem reservas, mesmo que o sistema informatizado de contabilidade e informação não esteja plenamente estabelecido no momento da emissão do parecer de auditoria sobre a designação. No entanto, neste caso, deve ser incluído um parágrafo que chame a atenção para esse aspeto no parecer do OAI. A conceção do sistema informático deve ser acompanhada pelo organismo responsável por monitorizar a designação Decisão de designação Em conformidade com o artigo 124.º, n.º 1, do RDC, o Estado-Membro tem de notificar a Comissão da data e da forma das designações, realizadas a um nível adequado, da AG e, se for caso disso, da AC. A designação tem por base o relatório e o parecer do OAI. Quando o parecer do OAI sobre a AG e/ou a CA for: Negativo ou com reservas, o Estado-Membro não deve designar o organismo em causa. Sem reservas, o Estado-Membro deve designar o(s) organismo(s) Processamento dos pagamentos intermédios Para o período de , o pagamento, por parte da Comissão, do primeiro pedido intermédio para um programa estava sujeito à revisão e aceitação, por parte da Comissão, da avaliação de conformidade. O procedimento de designação para o período de é mais direto, uma vez que não exige aprovação específica por parte da Comissão do processo de designação, e os pagamentos intermédios podem ter início assim que a AG e a AC tenham sido designadas e o Estado-Membro tenha notificado a Comissão da decisão formal de designação após a adoção do programa (artigo 124.º, n.º 1, do RDC) Acompanhamento da designação O artigo 124.º do RDC prevê a obrigação de o Estado-Membro monitorizar os organismos designados (ou seja, a AG e a AC) ao longo de todo o período. 12/69

13 Egesif_ Final 18/12/2014 O Estado-Membro tem de determinar qual o organismo responsável pela monitorização. Para os programas da CTE, este elemento é particularmente importante, tendo em conta que os sistemas implementados são, por norma, complexos e que existe uma grande variedade de intervenientes. Será necessário implementar medidas para garantir que o organismo responsável pelo controlo da designação recebe e tem acesso adequado a todos os relatórios pertinentes, incluindo relatórios de auditoria e relatórios sobre os controlos de gestão, a fim de lhe permitir desempenhar corretamente a sua função de monitorização. Em conformidade com o artigo 124.º, n.º 5, do RDC, durante a execução do programa, no caso de os resultados da auditoria e do controlo revelarem que a autoridade designada deixou de satisfazer os critérios de designação, o Estado-Membro deve fixar, a um nível adequado, e de acordo com a gravidade do problema, um período probatório durante o qual devem ser tomadas as medidas corretivas necessárias. Tal inclui os casos em que os critérios de designação, no que diz respeito às funções delegadas pela AG, o OI ou a AC, deixaram de ser cumpridos. Se a autoridade designada não aplicar as medidas corretivas necessárias dentro do período probatório, o Estado-Membro deve pôr termo à sua designação. O Estado-Membro deve notificar sem demora a Comissão sempre que uma autoridade designada for submetida a um período probatório, fornecendo informações sobre esse período probatório e os critérios de designação não preenchidos, sempre que na sequência da aplicação das medidas corretivas o período probatório terminar e sempre que a designação de uma autoridade terminar. A notificação de que uma autoridade designada foi submetida a um período probatório pelo Estado-Membro, sem prejuízo da aplicação do artigo 83.º do Regulamento «Disposições Comuns», não será motivo para a Comissão interromper o processamento dos pedidos de pagamentos intermédios. De acordo com o artigo 124.º, n.º 6, do RDC, sempre que a designação de uma AG ou de uma AC terminar, o Estado-Membro deve designar um novo organismo que, na sequência da sua designação, assumirá as funções dessa autoridade. A designação da nova autoridade é efetuada da mesma forma que a designação da AG ou AC originais com a preparação da descrição de um novo sistema e de uma avaliação pelo OAI, como acima descrito. Durante a execução de um programa, se a AG ou a AC delegarem funções num novo organismo intermédio, não é necessário notificar novamente a AG ou a AC da designação. Não obstante, o organismo responsável por monitorizar a designação terá de se certificar de que esses organismos continuam a preencher os critérios de designação após as alterações. Tal como mencionado na secção 8, as disposições pertinentes acordadas entre a AG ou a AC e qualquer novo organismo intermédio terão de ser formalmente adotadas por escrito. O organismo responsável pelo controlo da designação terá de verificar ele próprio a adequação da configuração dos sistemas relacionados com as funções delegadas no novo organismo intermédio, devendo este aspeto ser, por sua vez, verificado pela AA no decurso do seu trabalho de auditoria de sistemas. A AG ou a AC devem notificar imediatamente a AA da designação de qualquer novo OI. A AA deve avaliar os riscos relacionados com o novo OI e rever a sua estratégia de auditoria de forma adequada, com vista a garantir a continuidade da conformidade da AG ou AC com os critérios de designação no que respeita às funções delegadas no novo OI. 13/69

14 Egesif_ Final 18/12/2014 ANEXO 1: CALENDÁRIO PARA A DESIGNAÇÃO Calendário : Designação Adoção do PO Designação (Notificação CE - antes do 1.º pedido de pagamento) Artigo 124.º,n.º 1 1 mês após a notificação 2 meses após a notificação O Estado-Membro designa: A Autoridade de Gestão (AG) - Artigo 123.º, n.º 1 A Autoridade de Certificação (AC) - Artigo 123.º, n.º 2 A Autoridade de Auditoria (AA)* - Artigo 123.º, n.º 4 Os Organismos Intermédios (OI) - Artigo 123.º, n.º 6 Descrição da função e dos procedimentos relativos à AG/AC a ser apresentada ao OAI - artigo 124º, n.º 2 Para PO > 250M (Para FEAMP: PO > 100M ) e com base na avaliação de risco a CE pode requerer o parecer + relatório + SGC do OAI até 1 mês após a notificação Se: - PO > 250M (Para FEAMP: PO > 100M ) e - Alterações significativas no SGC em relação a A CE tem 2 meses para apresentar as observações ao EM o Estado-Membro pode apresentar o parecer + relatório + SGC do OAI até 2 meses após a notificação A CE tem 3 meses para apresentar as observações ao Estado-Membro Estratégia de Auditoria - A Autoridade de Auditoria prepara a Estratégia de Auditoria (até 8 meses após a adoção do PO) - Artigo 127.º, n.º 4 14/69

15 Egesif_ Final 18/12/2014 ANEXO 2: CRITÉRIOS DE DESIGNAÇÃO PARA A AG E A AC 1. Ambiente de controlo interno (i) Existência de uma estrutura organizativa que abranja as funções das AG e AC e a repartição de funções dentro de cada uma delas, assegurando o cumprimento do princípio da separação de funções, se adequado. (ii) Um quadro que assegure, em caso de delegação de tarefas em organismos intermédios, a definição das respetivas responsabilidades e obrigações, a verificação das suas capacidades para efetuarem as tarefas delegadas e a existência de procedimentos de comunicação de informações. (iii) Procedimentos de comunicação de informações e de acompanhamento relativamente a irregularidades e à recuperação dos montantes indevidamente pagos. (iv) Plano de afetação de recursos humanos adequados, com as competências técnicas necessárias, a diferentes níveis e para diferentes funções na organização. 2. Gestão de riscos Tendo em conta o princípio da proporcionalidade, um quadro que assegure a realização de um exercício de gestão de riscos adequado quando necessário e, especialmente, no caso de alterações importantes das atividades (ou seja, SGC). 3. Atividades de gestão e controlo A. Autoridade de gestão (i) Procedimentos relativos aos pedidos de subvenções, à avaliação dos pedidos e à seleção para financiamento, incluindo instruções e orientações que assegurem a contribuição das operações para a consecução dos objetivos e resultados específicos dos eixos prioritários pertinentes nos termos do artigo 125.º, n.º 3, alínea a), subalínea (i), do RDC. (ii) Procedimentos relativos às verificações da gestão, incluindo verificações administrativas para cada pedido de reembolso apresentado pelos beneficiários e verificações das operações no terreno. (iii) Procedimentos relativos ao processamento dos pedidos de reembolso apresentados pelos beneficiários e à autorização dos pagamentos. (iv) Procedimentos relativos a um sistema de recolha, registo e armazenamento informatizado de dados de cada operação, incluindo, se adequado, dados sobre cada um dos participantes e uma discriminação dos dados relativos aos indicadores por sexo, se necessário, com vista a garantir que a segurança dos sistemas está em consonância com as normas aceites a nível internacional. (v) Procedimentos estabelecidos pela autoridade de gestão para assegurar que os beneficiários utilizam um sistema de contabilidade separado ou uma codificação contabilística adequada de todas as transações relacionadas com as operações. (vi) Procedimentos relativos à implementação de medidas antifraude eficazes e proporcionadas. (vii) Procedimentos destinados a garantir uma pista de auditoria e um sistema de arquivo adequados. Página 15 de 69

16 Egesif_ Final 18/12/2014 (viii) Procedimentos relativos à elaboração da declaração de fiabilidade da gestão, à comunicação de informações sobre os controlos efetuados e as insuficiências detetadas e à síntese anual dos relatórios finais de auditoria e dos controlos efetuados. (ix) Procedimentos destinados a assegurar ao beneficiário a disponibilização de um documento com a indicação das condições de apoio para cada operação. B. Autoridade de certificação (i) Procedimentos para certificar à Comissão os pedidos de pagamento intermédio. (ii) Procedimentos para elaborar as contas e certificar a sua veracidade, integralidade e exatidão, e para garantir que as despesas respeitam as regras nacionais e da União aplicáveis, tendo em conta os resultados de todas as auditorias. (iii) Procedimentos para garantir uma pista de auditoria adequada, mantendo registos contabilísticos informatizados, incluindo o registo dos montantes recuperáveis, dos montantes recuperados e dos montantes retirados para cada operação. (iv) Se adequado, procedimentos para assegurar que a autoridade de certificação recebe informações adequadas por parte da autoridade de gestão sobre as verificações efetuadas, bem como sobre os resultados das auditorias realizadas pela autoridade de auditoria ou sob a sua responsabilidade. 4. Acompanhamento A. Autoridade de gestão (i) Procedimentos para apoiar o trabalho do comité de acompanhamento. (ii) Procedimentos para elaborar e apresentar à Comissão relatórios de execução anuais e finais. B. Autoridade de certificação (i) Procedimentos relativos ao cumprimento das suas responsabilidades de monitorização dos resultados das verificações de gestão e dos resultados das auditorias efetuadas pela autoridade de auditoria ou sob a sua responsabilidade, antes da apresentação dos pedidos de pagamento à Comissão. Página 16 de 69

17 Egesif_ Final 18/12/2014 ANEXO 3: LISTA DE VERIFICAÇÃO PARA AVALIAR A CONFORMIDADE DA CRIAÇÃO DOS ORGANISMOS DESIGNADOS COM OS CRITÉRIOS DE DESIGNAÇÃO DEFINIDOS NO ANEXO XIII DO REGULAMENTO (UE) N.º 1303/2013 [dd/mm/aa] ÂMBITO DE APLICAÇÃO Estado-Membro/Região: CCI: Programa Operacional: Data da apresentação oficial do conjunto de designações pelo Estado-Membro ao organismo de auditoria independente (a seguir designado «OAI»): Preparado por: (assinatura, data) Revisto por: (assinatura, data) Página 17 de 69

18 Egesif_ Final 18/12/2014 Introdução Objetivo da utilização da lista de verificação As designações referidas nos artigos 123.º e 124.º do RDC, bem como no artigo 21.º do RCTE têm de ser baseadas num relatório e num parecer de um OAI que avalie a conformidade das autoridades com os critérios relativos ao ambiente de controlo interno, à gestão de riscos, às atividades de controlo e à monitorização estabelecidos no Anexo XIII. Recomenda-se que esta lista de verificação seja utilizada pelo OAI para apoiar e orientar o seu trabalho de auditoria relativamente à apreciação da conformidade das autoridades designadas com os critérios de designação. No decurso da sua apreciação, o OAI deve realizar os seus trabalhos tendo em conta as normas de auditoria internacionalmente aceites. A lista de verificação pode ser adaptada às circunstâncias específicas do programa em questão, conforme o caso. A referida lista de verificação pode ainda ser utilizada durante a preparação da descrição do SGC como uma ferramenta de autoavaliação. Avaliação dos SGC essencialmente semelhantes aos do período anterior Nos casos em que o OAI conclua que os elementos do SGC relativos à AG ou à AC são essencialmente idênticos aos do período anterior e que há provas, com base no trabalho de auditoria efetuado em conformidade com as disposições pertinentes do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, do seu funcionamento efetivo durante esse período, o OAI pode concluir que estão satisfeitos os critérios pertinentes, sem efetuar um trabalho de auditoria suplementar. O OAI deve documentar devidamente a sua conclusão a este respeito. Cessação da designação de um organismo De acordo com o artigo 124.º, n.º 6, do RDC, relativo à cessação da designação de uma AG ou AC, o OAI deve efetuar o mesmo tipo de avaliação da conformidade do organismo recentemente designado com os critérios de designação. Requisitos essenciais do sistema incumprimento pode conduzir a um parecer negativo O incumprimento de um ou mais critérios de designação relativos aos requisitos essenciais do sistema deve conduzir ou a um parecer com reservas ou a um parecer negativo. No caso de conformidade parcial com um ou mais critérios de designação relativos aos requisitos essenciais do sistema, a gravidade e a dimensão das lacunas devem ser avaliadas pelo OAI, que deverá decidir sobre a elaboração de um parecer com reservas ou de um parecer negativo. Requisitos essenciais e critérios de avaliação relacionados com os critérios de designação O anexo 4 define os requisitos essenciais e os critérios de avaliação relacionados com os critérios de designação. A numeração da avaliação utilizada no anexo 5 é igualmente utilizada na coluna 2 da presente lista de verificação, quando se justifique, abaixo de cada pergunta. Página 18 de 69

19 N.º Questão S/N/n.d. Referência do dossier, observação, comentários, factos 0. Panorâmica geral verificação da integralidade da documentação apresentada ao OAI 0.1. O Estado-Membro apresentou ao OAI a descrição das funções e dos procedimentos em vigor para a autoridade de gestão e, se for caso disso, para a autoridade de certificação? São indicados todos os elementos do Anexo III do Regulamento de Execução da Comissão? Verificar se a documentação apresentada está completa As informações seguintes são explicitamente mencionadas nos documentos apresentados? Designação do programa e número de CCI; Principal pessoa de contacto (incluindo endereço de correio eletrónico organismo responsável pela descrição); Data da descrição dos sistemas (dd/mm/aa); Descrição da estrutura do sistema; Nome, endereço e pontos de contacto da Autoridade de Gestão; Nome, endereço e pontos de contacto da Autoridade de Certificação; Nomes, endereços e pontos de contacto de todos os organismos intermédios; Estatuto jurídico da AG e do organismo a que pertence; Estatuto jurídico da AC e do organismo a que pertence; A AG é também designada como AC (artigo 123.º, n.º 3, do RDC)? Em caso afirmativo, confirmar se a AG é uma autoridade pública. No que respeita aos programas da CTE, são indicados o nome, endereço e pontos de contacto do secretariado comum? No que respeita aos programas da CTE, são indicados os nomes, endereços e pontos de contacto dos responsáveis pelo controlo (artigo 23.º do Regulamento n.º 1299/2013) em cada Estado- Membro? No que respeita aos programas da CTE, são indicados os nomes, endereços e contactos das autoridades nacionais em cada Estado-Membro (se for caso disso)? É indicado de que modo o princípio da separação de funções entre a AA e a AG/AC é assegurado quando o artigo 123.º, n.º 5, do Regulamento (UE) n.º 1303/2013 é aplicável? 0.3. No que respeita aos programas da CTE, a descrição Página 19 de 69

20 N.º Questão S/N/n.d. Referência do dossier, observação, comentários, factos identifica se um organismo de um dos Estados- Membros participantes tem a responsabilidade de coordenação geral das questões de gestão e controlo? Conclusão Suficiente/insuficiente Página 20 de 69