CÓDIGO DE CONDUTA VÁLIDO A PARTIR DE

Transcrição

1 CÓDIGO DE CONDUTA VÁLIDO A PARTIR DE Versão: G-LC 04 Data: 27 de julho de 2018 Autor: Distribuição: Oliver Jung - Head of Compliance & Principle Legal Matters Workday e impressões

2 Conteúdo 1 Prefácio Escopo e objetivo Princípios gerais para nossa conduta Cumprimento das leis e regulamentos internos Conduta honesta Regras específicas importantes Combate à corrupção Competição justa Compliance na cadeia de suprimentos Evitar conflitos de interesse Combate à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo Proteção de dados e segurança de dados Manejo responsável de ativos do Grupo e informações confidenciais Relatório transparente Informação privilegiada e publicidade ad hoc Comércio internacional, restrições comerciais Responsabilidade corporativa/sustentabilidade Implementação, aconselhamento e relatórios Responsabilidade dos gerentes diretos Casos de dúvida Relatório de violações de Compliance/Integrity System da GEA Mais informações e contato

3 1 PREFÁCIO Prezados colegas, A GEA é uma empresa que atua internacionalmente e tem que prestar atenção a diversas estruturas comerciais, políticas e jurídicas no país e no exterior. Mesmo supostas pequenas infrações à lei cometidas por funcionários podem arruinar consideravelmente a imagem da empresa e causar grandes danos, incluindo danos financeiros graves. Além disso, as violações legais podem ter sérias consequências pessoais para os funcionários envolvidos. Portanto, na GEA, a Compliance com todas as leis aplicáveis e regulamentos internos emitidos pela GEA tem a mais alta prioridade. Este código de conduta descreve de forma abrangente os valores, princípios e diretrizes que orientam a conduta corporativa da GEA. Ele oferece uma estrutura de referência vinculante e se aplica a cada um de nós igualmente - ao Conselho, à administração e a cada funcionário individualmente. Juntos, somos responsáveis pela reputação de nossa empresa. O código de conduta e os regulamentos e diretrizes internos relacionados refletem a meta da GEA de garantir a Compliance com todas as disposições legais aplicáveis em toda a empresa e, assim, proteger os interesses da GEA e de seus funcionários. Eles também servem para criar um ambiente de trabalho que se caracteriza pela integridade, respeito e conduta justa e responsável. A GEA espera que seus gerentes organizem suas áreas de responsabilidade em todos os momentos, de forma que as regras sejam cumpridas. Desse modo, é especialmente esperado que os gerentes ajam como modelos e sejam um bom exemplo. A GEA espera que todos os funcionários cumpram as regras e deem um bom exemplo. Este código de conduta se aplica globalmente a todos os funcionários da GEA. Düsseldorf O concelho de administração da Sociedade anônima GEA Group 3

4 2 ESCOPO E OBJETIVO Este código de conduta se aplica globalmente a todas as empresas e funcionários 1 do Grupo GEA. Isso inclui o Grupo GEA Aktiengesellschaft e todas as empresas afiliadas ao Grupo GEA Aktiengesellschaft, de acordo com a legislação societária (doravante denominada "GEA"). O código de conduta oferece um quadro de referência para todos os funcionários da GEA e define padrões de conduta fundamentais e globalmente válidos. Regras substantivas adicionais são formuladas nas diretrizes internas correspondentes da empresa. Essas diretrizes são válidas e obrigatórias para todas as empresas e funcionários da GEA, sem limitação. 3 PRINCÍPIOS GERAIS PARA NOSSA CONDUTA 3.1 Cumprimento das leis e regulamentos internos A observância de todos os requisitos legais aplicáveis, bem como os regulamentos internos da GEA, são a base essencial de toda a conduta da GEA e de seus funcionários. Todos os funcionários da empresa são obrigados a se informar sobre os requisitos legais e regulamentos internos aplicáveis à sua área de responsabilidade dentro da GEA, e em casos de dúvida, obter orientação de seus gerentes diretos e de outros departamentos competentes da GEA. Violações de leis e outras regras vinculantes, bem como regulamentos internos, podem resultar em consequências penais, ocupacionais e de lei civil para os funcionários da GEA envolvidos. Para a GEA, essas violações podem levar a multas elevadas, exclusão de editais, sanções oficiais, reclamações por danos de clientes ou concorrentes, bem como danos significativos à reputação. Tais riscos e danos podem ter um efeito permanente sobre a competitividade e sobrevivência das empresas do grupo afetado, bem como da GEA como um todo. A conduta inadequada, portanto, coloca em risco os empregos de todos os funcionários da GEA. Além disso, investigações oficiais, investigações internas ou cobertura negativa da imprensa, devido a violações de uma lei aplicável ou outro conjunto de regras, interferem no funcionamento da empresa por um longo período. Se, em casos individuais, as regras sob as leis aplicáveis forem mais rigorosas do que as regras deste código de conduta ou outros regulamentos internos, então as regras legais prevalecerão. Consequentemente, se a lei aplicável for menos rigorosa, prevalecerão as regras mais rígidas neste código de conduta ou em outros regulamentos internos da GEA. 3.2 Conduta honesta A reivindicação da GEA vai além do mero cumprimento das leis e de outras regras vinculantes: A GEA espera de seus funcionários uma conduta honesta, genuína e leal em sua atividade profissional e em todas as situações decorrentes dessa atividade. Sempre que alguém está agindo em nome da GEA, ele assume a responsabilidade como representante do Grupo. A conduta apropriada também inclui estar alinhado com o sentido aparente de nossas diretrizes e não tentar contorná-las com razões formais. Além disso, os gerentes diretos devem cumprir suas funções como modelos. 1 Para simplificação, usaremos o pronome masculino ao longo deste documento sempre que nos referirmos a qualquer pessoa. Naturalmente, isso também inclui todas as funcionárias. Sempre que o termo funcionário" for usado, ele inclui todos os gerentes e funcionários. 4

5 4 REGRAS ESPECÍFICAS IMPORTANTES 4.1 Combate à corrupção A corrupção dificulta o progresso e a inovação, distorce a concorrência e pode prejudicar seriamente a GEA e seus funcionários. Portanto, a GEA se opõe a qualquer forma de corrupção e até evita a simples aparência dela. É estritamente proibido influenciar as decisões através da concessão de vantagem pessoal de qualquer tipo. Isso se aplica igualmente a funcionários públicos e a funcionários de outras empresas e outras instituições no país e no exterior. Os funcionários da GEA não são abertos a subornos e não obtêm benefícios de suas atividades de terceiros além da remuneração (salário e outros componentes de remuneração) pagos a eles pela GEA. 4.2 Competição justa A concorrência livre e justa está sujeita à proteção das leis de concorrência nacional e internacional e das leis antitruste. As violações da lei de concorrência e antitruste são processadas globalmente por autoridades antitruste e policiais. Podem levar a sanções de milhões de euros, que ameaçam a existência da empresa, bem como a exclusão de convites para apresentação de propostas para empresas envolvidas e a consideráveis sanções pessoais para os funcionários. A GEA quer impressionar os clientes e o mercado com a qualidade de seus serviços e aplicações e preços competitivos. A GEA está comprometida com a concorrência justa e rejeita quaisquer acordos ou práticas anticompetitivos indevidos. 4.3 Compliance na cadeia de suprimentos A GEA mantém diversas relações comerciais com fornecedores e subcontratados. Essas relações colocam a GEA em condições de oferecer seus próprios serviços a um preço competitivo. Portanto, a GEA seleciona cuidadosamente seus fornecedores e subcontratados exclusivamente de acordo com sua capacidade de desempenho e confiabilidade. A GEA também espera integridade e conduta de acordo com a lei de seus parceiros comerciais. Trabalhamos em Compliance com nossos padrões nas relações comerciais com parceiros comerciais, especialmente fornecedores, prestadores de serviços, subcontratados e agentes de vendas. Por essa razão, a GEA publicou o Código de Responsabilidade Corporativa, que visa apoiar uma cadeia de suprimentos sustentável. Esperamos que nossos fornecedores sigam explicitamente a conduta da GEA no sentido de uma política social, ambiental e empresarial sustentável. 4.4 Evitar conflitos de interesse Na GEA, as decisões comerciais são tomadas exclusivamente para o melhor interesse da empresa. Conflitos com interesses privados ou outras atividades, mesmo de parentes ou outras pessoas próximas ou organizações, devem ser evitados desde o início. Evitar conflitos de interesse também exige que os funcionários da GEA, em contatos comerciais com concorrentes, consultores, clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros parceiros comerciais da GEA, evitem até mesmo a impressão de favorecimento devido à proximidade pessoal. Possíveis conflitos de interesse devem ser declarados aos seus gerentes diretos pelos afetados e verificados por seus gerentes diretos. 4.5 Combate à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo Entende-se por lavagem de dinheiro a canalização de fundos gerados ilegalmente ou a obtenção de ativos obtidos ilegalmente para a circulação financeira e econômica legal. O financiamento ao terrorismo ocorre se dinheiro ou outros fundos forem disponibilizados para crimes terroristas ou para apoiar organizações terroristas. 5

6 A GEA combate todas as formas de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo e toma precauções contra o envolvimento em lavagem de dinheiro ou financiamento do terrorismo. 4.6 Proteção de dados e segurança de dados Regras legais específicas existem para proteger dados pessoais. A GEA está totalmente comprometida em cumprir essas regras. Dados pessoais de todos os tipos devem, portanto, ser cuidadosamente protegidos contra acesso não autorizado e uso indevido. A tecnologia da informação (TI) e o processamento eletrônico de dados (PED) tornaram-se parte integrante da vida cotidiana da GEA. No entanto, eles envolvem uma infinidade de riscos. A GEA leva os riscos muito a sério, em seu próprio interesse, bem como pelos interesses de seus parceiros comerciais, e soluciona os possíveis pontos fracos preventivamente e assim que se tornam públicos. Os funcionários da GEA são obrigados a se familiarizar com as diretrizes de TI/PED aplicáveis e observar as regulamentações contidas aqui. 4.7 Manejo responsável de ativos do Grupo e informações confidenciais O material e a propriedade intelectual da GEA atendem ao bem-estar da empresa. Devem ser protegidos contra o uso indevido para fins particulares e externos. A GEA espera que seus funcionários lidem com os ativos da empresa de maneira responsável. O cuidado e a responsabilidade também são necessários no manuseio de informações confidenciais que os funcionários encontram no contexto de sua atividade. Não deve ser usado indevidamente para fins pessoais ou transmitido a terceiros sem permissão. 4.8 Relatório transparente Para a GEA, relatórios e comunicação honestos, transparentes e confiáveis das transações comerciais relevantes da empresa com relação a todas as partes interessadas (por exemplo, investidores, funcionários, clientes, parceiros comerciais, público em geral e instituições estatais) são essenciais. Isso inclui a documentação apropriada de nossas transações dentro da empresa e com relação a terceiros. Portanto, todos os funcionários da GEA são obrigados, como resultado de suas obrigações e tarefas contratuais, a registrar e relatar de forma completa, diligente e precisa as respectivas transações comerciais dentro da GEA. Esta é a base para a credibilidade da GEA no mundo dos negócios e no mercado de capitais. Os gerentes diretos devem garantir que a documentação em sua área de responsabilidade seja executada adequadamente. 4.9 Informação privilegiada e publicidade ad hoc A GEA toma todas as precauções legais e necessárias para evitar o uso ilegal de informações privilegiadas. A GEA espera que todos os funcionários cumpram os regulamentos legais e internos relevantes e não realizem negociações com informações privilegiadas nem divulguem ilegalmente informações privilegiadas. Devido à sua listagem na bolsa de valores, a GEA deve publicar informações privilegiadas sem demora (a chamada publicidade ad hoc). A GEA toma todas as precauções legais e realmente necessárias para cumprir este dever. Em especial, os funcionários da GEA são obrigados a divulgar informações internas potenciais à Diretoria da GEA sem demora e com estrita confidencialidade Comércio internacional, restrições comerciais A GEA e seus funcionários cumprem todas as regulamentações aplicáveis em relação ao comércio nacional e internacional e todas as restrições comerciais relevantes de acordo com as leis nacionais e internacionais. Estes incluem, em especial, embargos relevantes sob a forma de proibições de fornecimento e importação. 6

7 4.11 Responsabilidade corporativa/sustentabilidade A GEA está comprometida com sua responsabilidade corporativa, gestão corporativa sustentável e valoriza os princípios do "Pacto Global da ONU". A GEA adotou, portanto, regras vinculantes nas áreas de direitos humanos, igualdade de oportunidades e discriminação, liberdade de associação, relações de trabalho e remuneração, proteção da saúde ocupacional, segurança e meio ambiente. Mais detalhes sobre responsabilidade corporativa podem ser encontrados no Código de Responsabilidade Corporativa da GEA. 5 IMPLEMENTAÇÃO, ACONSELHAMENTO E RELATÓRIOS 5.1 Responsabilidade dos gerentes diretos Espera-se que a gestão da GEA dê o exemplo ( Gestão de Topo ) Nossos gerentes são os primeiros contatos para perguntas sobre como entender as regras e garantir que os funcionários da área de responsabilidade conheçam e sigam o código de conduta e as diretrizes do Grupo. Isso significa que as conversas pessoais são tão necessárias quanto as medidas organizacionais. 5.2 Casos de dúvida Se houver alguma dúvida sobre o código de conduta e as políticas internas, os funcionários podem recorrer aos gerentes seniores, aos respectivos departamentos especializados e, em especial, ao Departamento Jurídico da GEA. 5.3 Relatório de violações de Compliance/Integrity System da GEA Devido à grande importância do comportamento de Compliance de todos os funcionários, a adesão ao código de conduta e a diretriz associada é uma tarefa coletiva. Se houver indicações de uma violação, a GEA espera que todos os funcionários notifiquem os gerentes diretos ou o departamento especializado competente em Compliance (por exemplo, Departamento Jurídico, de RH, Contabilidade ou Tributário). Os gerentes da GEA devem garantir que a má conduta grave, particularmente nas áreas de corrupção, lei de concorrência e proteção de dados, seja reportada ao Departamento Jurídico da GEA (à equipe de Compliance e Questões Legais). Além disso, o "Integrity System da GEA" está disponível para relatar (anonimamente, se desejado) incidentes de Compliance. O Integrity System da GEA oferece aos funcionários da GEA e pessoas externas a oportunidade de relatar tópicos selecionados e especialmente relevantes por meio de um sistema baseado na Internet, desde que isso seja permitido no respectivo país. O Integrity System da GEA está disponível na Internet, no seguinte endereço: Nenhum funcionário que, com intenção sincera, relate (supostamente) violações de leis, do código de conduta ou das diretrizes associadas, e não tenha feito nada de errado, tem qualquer necessidade de temer qualquer repercussão devido ao comunicado. Se um funcionário for parte na violação das leis, do código de conduta ou das diretrizes associadas e evitar danos à GEA por meio de comunicados voluntários, isso será levado em consideração a seu favor. Qualquer pessoa que, imprudente ou conscientemente, levantar falsas suspeitas ou alegações, deve esperar consequências. 7

8 6 MAIS INFORMAÇÕES E CONTATO Você pode encontrar mais informações sobre o programa de Compliance da GEA aqui: Na Intranet da GEA, os funcionários da GEA podem encontrar as diretrizes e o Código de Conduta da GEA, bem como a Diretriz de Integridade, a Diretriz da Concorrência e a Diretriz para Contratação de Terceiros, além de outras regulamentações importantes para o vínculo empregatício. Para perguntas sobre todos os assuntos de Compliance, entre em contato Grupo GEA Aktiengesellschaft Jurídico e Compliance (G-LC) Compliance e princípios legais Peter-Müller-Str Düsseldorf compliance@gea.com 8