Reduza o downtime para aumentar o ROI: 3 ações que você pode fazer agora para reduzir o downtime Junho de 2015
Introdução Calcular o potencial retorno do investimento de um novo servidor ou aplicação é relativamente simples: se permite fazer mais em menos tempo, o lucro provavelmente subirá, fazendo o produto valer a compra. No entanto, quando não há benefícios óbvios e ganhos imediatos, o cálculo é mais desafiador. Esse sempre foi o caso no setor de backup e recuperação, no qual o principal benefício é a capacidade de manter as operações (medida em tempo de atividade) em vez de aumento dos lucros. O problema é que, embora sejam essenciais para a continuidade dos negócios, sistemas de backup e recuperação são muitas vezes negligenciados porque não geram renda nem reduzem custos diretamente. No entanto, podemos calcular o que o downtime significa para sua organização: Custo do downtime Perda de receita Custos não recorrentes (por evento) Compensação anual média por funcionário Horas totais trabalhadas por funcionários de finanças/tecnologia US$ 65.000 2.080 horas Receita anual total da empresa US$ 10.000.000 Horas de operação 2.600 horas Hora extra de funcionário/pagamento dos contratados para operações de restauração US$ 2.000 Compensação por hora Número de funcionários incapazes de trabalhar devido a um desastre Número de horas de downtime US$ 31 por hora 100 funcionários 8 horas Custo total do downtime US$ 24.800 Receita média gerada por hora US$ 3.846 Número de funcionários incapazes de trabalhar devido a um desastre 100 funcionários Perda total de receita US$ 30.768 Encargos do fornecedor N/D Reparos de hardware US$ 5.000 Custo total do downtime US$ 7.000 Este exemplo demonstra o custo de um desastre que causou oito horas de downtime em horário comercial. É preciso também calcular a perda de receita de sua empresa. Não se esqueça de adicionar os custos não recorrentes associados a operações de restauração como reparos de hardware, encargos do fornecedor (alguns fornecedores inescrupulosos cobram pela quantidade de dados recuperados), pagamento de contratados e hora extra de funcionários. O custo total de oito horas de downtime para este exemplo é de US$ 62.568. Além disso, se o downtime afetar um site ou aplicação, estes números não incluirão o custo da frustração do cliente, a enxurrada de chamadas para suas equipes de suporte ou a oportunidade de seu cliente pensar em alternativas. O resultado de seu cálculo será diferente, mas os princípios básicos de como calcular o valor da DR serão os mesmos. 2
Causas do downtime Definir o downtime em geral é relativamente simples: é o tempo durante o qual um ou mais recursos (neste caso, relacionados ao ambiente de TI) estão indisponíveis. Mas a principal causa do downtime pode ter muitas formas. Alguns cenários, como desastres naturais, falhas elétricas, alterações de equipamento ou manutenção, podem ser planejados devidamente, mas outros não. Isso confere ao planejamento um grau de incerteza, mas a identificação das causas do downtime é essencial para estabelecer um plano inteligente e detalhado para reduzi-lo. A maioria das organizações estabeleceu planos ou procedimentos para recuperar-se de coisas como desastres naturais, falhas elétricas ou mesmo malware e ataques maliciosos. No entanto, muitas fontes afirmam que a principal causa do downtime é o erro humano. (O Uptime Institute, por exemplo, afirma que o erro humano é a causa de mais de 70% do downtime em datacenters). A lição aqui é: cuidado com as coisas pequenas". Você provavelmente está preparado para um desastre natural, mas está também preparado para o prestador de serviço que esbarra em um botão de desligar com pouca proteção e desliga todo o datacenter? Ou está preparado para animais roendo fios? Ou a polícia fechando o quarteirão e impedindo o acesso aos racks? Nós já vimos todos esses cenários, e eles são apenas a ponta do iceberg da lista de possibilidades que podem deixar você na mão. Empresa de administração de resorts economiza US$ 80.000. Ao avaliar, planejar e executar cuidadosamente um plano de proteção de dados abrangente, uma empresa de médio porte de administração de resorts conseguiu simplificar os custos de backup, eliminar as atuais taxas mensais e reduzir o custo com armazenamento em 75%. A empresa economizou US$ 80.000 em taxas mensais ao longo de três anos. O custo com armazenamento caiu 75%, graças a uma taxa de compactação de 58%. Com a opção da empresa por snapshots de hora em hora, a perda de dados é limitada a menos de uma hora em vez de um dia. A recuperação é confiavelmente rápida os sistemas voltam a operar em 30-45 minutos e não em 48 horas. A empresa planeja replicar dados externamente para ter uma recuperação de desastres ainda mais abrangente. 3
Soluções Para balancear uma equação de ROI, mesmo a equação hipotética que colocamos aqui, também precisamos de um lado de solução. Há vários diferentes tipos de soluções tecnológicas a se considerar para reduzir o downtime e maximizar o ambiente de backup e de recuperação: software, equipamentos, máquinas físicas, máquinas virtuais, cloud computing. Quase todas as organizações têm necessidades diferentes e precisam de recursos diferentes. Não existe tamanho único que sirva para todos, mas há coisas a se considerar ao procurar soluções: Facilidade de uso: autoexplicativo, mas se a equipe passa menos tempo instalando, conhecendo e mantendo um dado sistema, passam mais tempo realizando funções mais importantes. Tempo é dinheiro, e economizar tempo economiza dinheiro. Automação: conforme a tecnologia amadurece, mais e mais funções estão sendo automatizadas. Novamente, se você conseguir automatizar processos que eram manuais, estará economizando o tempo de sua equipe. Velocidade: a velocidade de recuperação é essencial para reduzir o downtime. Sejamos francos: você terá downtime. O tempo que você leva para se recuperar determina a diferença entre uma "leve inconveniência" ou um "desastre em potencial". Maturidade da solução: uma coisa comum do downtime, muitas vezes ignorada, são erros de software ou perda de funcionalidade. Backup e recuperação são tão essenciais para a continuidade dos negócios que as soluções precisam ser perfeitas. Recursos específicos: ao planejar seu ambiente, entenda suas necessidades e preste atenção às tecnologias e características que ajudam a maximizar os recursos. Recursos como a compactação e a desduplicação podem reduzir a pressão sobre outros elementos da infraestrutura e ajudar a gerenciar o crescimento dos dados, o que simplifica o ambiente e reduz os custos. Empresa de segurança de TI corta os requisitos de armazenamento e o tempo da equipe para aumentar o ROI. Uma pequena empresa de TI nos EUA conseguiu melhorar a conformidade e economizar dinheiro reduzindo o custo com armazenamento e economizando o tempo da equipe de TI através de tecnologias como a compactação e a desduplicação. A empresa reduziu a ameaça da perda de dados e melhorou a conformidade. A equipe de TI economiza tempo, já que não passam mais 10% de seu tempo cuidando de backups. O custo com armazenamento caiu, com 78 TB de dados protegidos usando apenas 2,55 TB de armazenamento físico, uma taxa de 31:1. A empresa pode recuperar todo um servidor de compartilhamento de arquivos (9 TB) em menos de 20 minutos. 4
3 etapas que você pode realizar agora Considerando tudo que leu até agora, o que você, um líder de TI, pode fazer hoje para ajudar a reduzir o downtime e garantir que sua equipe esteja bem posicionada para o sucesso? Aborde seu ambiente de proteção de dados como faria com qualquer sistema importante e estabeleça um caminho claro para melhorias. Avalie seu ambiente de forma objetiva e meticulosa, crie um plano definitivo com objetivos específicos e alcançáveis e execute esse plano. Suas pessoas Ao avaliar, planejar e executar seu plano, não ignore o recurso mais valioso: suas pessoas. Seus administradores de TI, independente do cargo específico, conhecem bem o sistema e podem fornecer informações cruciais em todas as fases do processo. O pior cenário para eles também é o downtime, e eles provavelmente têm uma visão melhor das operações e da logística do dia a dia. Peça a opinião deles e use essas informações. Avaliação: Identifique pontos de falha: como discutimos anteriormente, você não pode se planejar para cada infortúnio que possa causar downtime, mas pode se planejar para os tipos mais previsíveis que podem ocorrer. Analise as operações existentes: analise cuidadosamente o que está funcionando e o que não está, tanto no dia a dia como no longo prazo. Correções improvisadas podem ajudar a continuar operando, mas esse tipo de solução frequentemente torna a recuperação mais difícil em caso de falha elétrica ou eventos imprevistos. Determine circunstâncias especiais: entenda bem as circunstâncias especiais que sua organização pode enfrentar. Existem ou existirão regulamentos de conformidade que você precisa seguir? A área em que a empresa se encontra está sujeita a falhas elétricas frequentes? Você trabalha com dados críticos regulamentados? Avalie os dados com criticidade: é necessário avaliar, com um olhar crítico, a importância de cada conjunto de dados para a organização. Classifique os aplicativos e os tipos de dados pelo tempo em que a empresa poderia funcionar sem eles. De fato, todos os dados são importantes, mas alguns são críticos para a operação hora a hora (ou seja, geram receita). Planejar Defina metas: crie metas específicas e com prazos. O que é preciso imediatamente? O que é preciso em um ano? Em três anos? Em cinco anos? Anote: executivos de TI descobrem com frequência o que querem e precisam e mantêm a informação para si. Escreva um plano e compartilhe com sua equipe. E não o negligencie: atualize-o conforme as metas são atingidas e novas metas são adicionadas. Executar Comunique: seja honesto com sua equipe ao estabelecer os planos. Dê pequenos passos: seu plano pode ser bem amplo. Prossiga uma etapa de cada vez para evitar problemas de implantação. A redução do downtime é um esforço contínuo, e para obter os melhores resultados, é necessário planejar para o longo prazo. 5
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