POLÍTICAS DA BIBLIOTECA DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL ESCOLA DE ENGENHARIA BIBLIOTECA ELYSEU PAGLIOLI POLÍTICAS DA BIBLIOTECA DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES Responsabiblidade técnica June Magda R. Scharnberg CRB-10/511 REVISÃO 26 / 03 / 2007

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES S U M Á R I O 1 INTRODUÇÃO 03 2 OBJETIVOS 03 3 RESPONSABILIDADE 03 4 ACERVO DISPONÍVEL 03 4.1 Coleção Geral 04 a) Referência 04 b) Didática 04 c) Pesquisa 04 d) Lastro 04 4.2 Coleção Memória da Engenharia 04 4.2.1 Produção Técnica e Científica da EE 04 4.2.2 Acervo histórico 05 5 VOLUME E CARACTERÍSTICAS DA COLEÇÃO 05 5.1 Ênfases de coleções e tipos de material 05 5.2 Quantidade de exemplares 05 5.3 Previsão de crescimento por áreas 06 6 SELEÇÃO 07 6.1 Fontes 07 6.2 Critérios 07 6.3 Áreas de cobertura 6.4 Produção Técnica e Científica da EE 07 7 AQUISIÇÃO 07 7.1 Compra 07 7.1.1 Origem 08 7.1.2 Prioridades 08 7.2 Doações 08 7.2.1 Solicitadas pela Biblioteca 08 7.2.2 Oferecidas à Biblioteca 08 7.3 Permuta 09 8 INCORPORAÇÃO AO PATRIMÔNIO 09 9 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO 09 10 AVALIAÇÃO 09 11 DESBASTAMENTO 10 APÊNDICE 11

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 03 1 INTRODUÇÃO As atividades relacionadas à localização e escolha do acervo bibliográfico para respectiva obtenção, sua estrutura e categorização, sua manutenção física preventiva e de conteúdo com qualidade, bem como sua destinação na Biblioteca ou fora dela compõem as funções específicas do desenvolvimento de coleções nesta Biblioteca. Os termos coleção e acervo são utilizados com igual significado. A denominação acervo/coleção bibliográfica deve ser entendida como a reunião parcial ou total dos documentos disponibilizados à comunidade, independentemente de ser impresso, eletrônico, digital ou com qualquer outra característica de suporte ou formato que defina o conjunto existente na Biblioteca. Esta Política de Desenvolvimento de Coleções pretende compreender o período de 2001-2004. 2 OBJETIVOS Os objetivos para o estabelecimento desta política são: a) viabilizar o crescimento racional e equilibrado do acervo da Biblioteca da Escola de Engenharia; b) identificar os materiais de informação adequados ao desenvolvimento da coleção; c) estabelecer critérios para seleção; d) propor prioridades para aquisição de material bibliográfico; e) estipular critérios para duplicação de títulos; f) assegurar a manutenção de medidas preventivas de conservação do acervo; g) sugerir condições para recuperação do acervo; h) traçar diretrizes para avaliação da coleção; i) determinar princípios para descarte de material; j) incrementar programas cooperativos; k) nortear os procedimentos de desenvolvimento de coleções, independentemente de quem os implemente. 3 RESPONSABILIDADE A responsabilidade pela aplicação desta Política é da Divisão de Pesquisa e Desenvolvimento de Coleções, em consonância com a chefia da Biblioteca. 4 ACERVO DISPONÍVEL A coleção da Biblioteca deve conter diferentes tipos de materiais de informação que atendam às atividades de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidas na Escola de Engenharia. A coleção da Biblioteca encontra-se dividida em dois tipos: Coleção Geral e Coleção Memória. Documentos que inclui: livros, periódicos e seriados, dissertações, teses, folhetos, disquetes, fitas de vídeo, CD-ROM, microfilmes, microfichas, normas técnicas, catálogos industriais e de equipamentos, diapositivos, mapas, documentos tridimensionais, e outros. REVISÃO 30/ 04/ 2004

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 04 4.1 Coleção Geral Documentos de caráter didático, paradidático ou de pesquisa, impressos, em mídia digital ou outro suporte físico. Pode ser dividida em categorias ou níveis de cobertura: a) referência: formada por documentos que contêm os enunciados mais gerais de uma pesquisa, ou informações diretas, como definições e procedimentos, lista de livros, cursos, equipamentos. Em geral, remete a outros documentos. É composta de dicionários, enciclopédias, guias, bibliografias, índices, abstracts e outros materiais que devem ser constantemente atualizados. Exemplos: abstracts (com exceção de eventos), anuários estatísticos, atlas, bases de dados, bibliografias monográficas, bibliografias periódicas, catálogos de cursos, catálogos industriais, códigos de ética dos engenheiros, dicionários, enciclopédias, glossários/vocabulários, guias, manual de manutenção/operação, normas técnicas, registro de patentes, relatórios, sumários, tabelas de custos e preços; b) didática: composta de títulos indicados por professores como bibliografia obrigatória nos planos de ensino de cada disciplina; c) pesquisa: formada por obras que visam a atualização do acervo da Biblioteca; d) lastro: compreende obras consideradas clássicas ou consagradas dentro da área de cobertura da Biblioteca. 4.2 Coleção Memória da Engenharia A Coleção Memória da Engenharia reúne publicações da área de Engenharia de caráter histórico ou precioso, bem como documentos produzidos por professores e técnicos da Escola de Engenharia. Divide-se em duas seções: Produção Técnica e Científica e Acervo Histórico. 4.2.1 Produção Técnica e Científica da Escola de Engenharia Inclui documentos produzidos pelo corpo docente, discente e técnicoadministrativo ou com a sua colaboração, desde que relacionados com a área de abrangência da Escola de Engenharia, publicados ou não, em qualquer suporte físico, podendo ser impressos, digitais, magnéticos, etc. São eles: a) apostilas, polígrafos, minicursos; b) arquivos de computador; c) artigos de divulgação; d) artigos publicados em periódicos indexados estrangeiros; e) artigos publicados em periódicos indexados nacionais; f) artigos publicados em periódicos não indexados estrangeiros; g) artigos publicados em periódicos não indexados nacionais; h) capítulos de livros; i) catálogos de cursos de graduação, pós-graduação e extensão; j) dissertações; k) livros; l) material cartográfico; m) patentes; n) publicações seriadas; o) relatórios administrativos;

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 05 p) relatórios técnicos e de pesquisa; q) traduções; r) teses; s) trabalhos de conclusão de curso de graduação; t) trabalhos de conclusão de curso de mestrado profissional; u) trabalhos publicados em anais de eventos realizados fora do país; v) trabalhos publicados em anais de eventos realizados no país. Inclui, ainda, documentos produzidos por setores da EE: a) Caderno Técnico; b) Relatório de Pesquisa; c) Caderno de Engenharia; d) Textos Didáticos de Engenharia; e) Revista EGATEA; f) Revista Produto & Produção 4.2.2 Acervo histórico O acervo histórico é formado pelas obras de grande valor histórico ou precioso na área de cobertura da Biblioteca da Escola de Engenharia, seja pela idade, pelo conteúdo ou pela autoridade do material. 5 VOLUME E CARACTERÍSTICAS DA COLEÇÃO 5.1 Ênfases de coleções e tipos de material Em geral o recurso financeiro já vem destinado para um determinado tipo de material, não cabendo à Biblioteca escolher entre os vários tipos de documentos. Entretanto se essa determinação couber à Biblioteca, a tendência deve ser para livros (impressos ou eletrônicos) ou outros materiais sem continuidade de publicação. Em casos especiais deve-se considerar a possibilidade de manutenção do recurso em anos subseqüentes, a fim de considerar os periódicos. 5.1.1 Livros A prioridade é para a coleção didática, em língua portuguesa, a fim de atender satisfatoriamente os alunos de graduação. Se não houver em português, dar preferência ao espanhol e inglês. Atendidas essas ênfases, seguem-se-lhes as coleções de referência e de pesquisa. 5.1.2 Periódicos A prioridade é para a coleção de pesquisa, seguida pela de referência, já que a maior demanda de uso é dos alunos de pós-graduação e professores. O idioma preferencial, além do português, é o inglês. 5.1.3 CD-Rom s e outros materiais não convencionais A indicação deve ser condicionada e preferível para os materiais que a Biblioteca possua equipamento para sua utilização, ou previsão orçamentária para aquisição.

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 06 5.2 Quantidade de exemplares 5.2.1 Coleção Geral 5.2.1.1 Livros O número desejado de exemplares de livros é variável, conforme o nível de cobertura do conteúdo e o número de usuários potenciais que deve atender. Então se distribui da seguinte maneira: Mercado interno (no Brasil) livros nacionais: um exemplar para cada 10 alunos a)cobertura didática livros importados: até dois exemplares Mercado externo: um exemplar b) cobertura de referência, de pesquisa e de lastro: um exemplar de cada título c) cobertura básica: até três exemplares por título NOTA: por solicitação expressa e justificada de professores da EE, podem ser alteradas essas quantidades. 5.2.1.2 Teses e dissertações: um exemplar em papel e um em suporte eletrônico. 5.2.1.3 Anais de eventos: um exemplar, salvo se comprovado índice elevado de uso. 5.2.1.4 Folhetos: um exemplar 5.2.1.5 CD-Rom e outros materiais não convencionais: uma cópia 5.2.1.6 Periódicos: um exemplar por título. 5.2.2 Produção Técnica e Científica da EE 5.2.2.1 Livros: o primeiro exemplar recebido deve se destinar à Coleção Memória. 5.2.2.2 Teses e dissertações: a partir de 2002, uma impressa e uma em formato eletrônico. 5.2.2.3 Anais de eventos: um exemplar 5.2.2.4 Folhetos: um exemplar 5.2.2.5 Disquetes: uma cópia 5.2.2.6 CD-Rom: uma cópia 5.2.2.7 Fitas de vídeo: uma cópia 5.3 Reposição de material Trata-se especificamente das substituições de material de informação desaparecidos e/ou danificados na coleção da Biblioteca. Estes materiais não serão repostos automaticamente. A reposição deverá ser baseada nos seguintes critérios: a) demanda de uso; b) número de exemplares existentes; c) valor histórico ou científico do título; d) cobertura do assunto por outros títulos na Biblioteca. NOTA: Duplicação de material através de cópias xerox não serão aceitas. (Ver item 6.2 q). 5.4 Previsão de crescimento por áreas O incremento de títulos e exemplares na coleção não privilegia áreas da engenharia. Em geral isso se dá apenas quando surge um novo curso de graduação ou de pós-graduação; nesse caso ele terá prioridade nas próximas aquisições até alcançar equilíbrio com as áreas já existentes.

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 07 5.3.1 Livros O equilíbrio de assuntos de engenharia desejado se dá pela equivalência de proporcionalidade entre a quantidade de títulos e exemplares por curso de graduação e respectivo número de alunos. 5.3.2 Periódicos Atualmente não há previsão de crescimento. Apenas tem sido autorizada pela Biblioteca Central a substituição de títulos por outro(s) de valor aproximado. O objetivo é manutenção de custos e não expansão da coleção. Então, quando surge a oportunidade, busca-se uma proporcionalidade dos títulos entre os cursos de pós-graduação e o seu respectivo número de alunos, bem como número de professores envolvidos na área. 6 SELEÇÃO São resguardados os direitos dos usuários de escolherem livremente suas leituras, de acordo com seus interesses e necessidades de informação, evitando-se que a seleção sofra censura. 6.1 Fontes São adotadas fontes bibliográficas e pessoais: a) indicação dos professores da Escola de Engenharia; b) sugestões de usuários; c) catálogo de editoras especializadas (através da Internet ou impressas); d) planos de ensino das disciplinas. 6.2 Critérios gerais A especificação de cada critério será descrita no Manual de Rotinas do setor: a) adequação aos objetivos, atividades e nível educacional da comunidade acadêmica da Escola de Engenharia; b) estado de conservação física; c) autoridade do autor e/ou editor; d) reputação do publicador ou produtor; e) citação em bibliografias nacionais e/ou internacionais; f) atualidade do assunto; g) imparcialidade do conteúdo; h) escassez de material sobre o assunto na coleção da biblioteca; i) utilização e demanda; j) quantidade de exemplares necessários; k) disponibilidade do material na coleção de outro serviço de informação da Universidade; l) qualidade técnica; m) formato acessível; n) idioma acessível; o) valor efêmero ou permanente; p) custo justificável; q) cópias xerox apenas para obras, comprovadamente, esgotadas.

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 08 6.3 Áreas de cobertura Os assuntos centrais de maior relevância para o crescimento da coleção referemse às engenharias, especialmente nas subáreas em que existem os cursos de graduação e pós-graduação na EE. A seleção dos assuntos periféricos (matemática, física, química, informática, etc.) deve ser mais cuidadosamente considerada, em razão da ocupação de espaço físico (armazenamento da coleção), que tem-se tornado exígüo. Esse controle maior deve existir também em razão do investimento em tempo de processamento técnico (horas/trabalho/bibliotecário), além da movimentação desnecessária de documentos sem uso, que pode ser gerada. Ao garantir a predominância da coleção em áreas específicas da Engenharia, estáse cumprindo com o papel de biblioteca setorial da UFRGS, responsável pelo desenvolvimento do acervo nesta área do conhecimento. Dessa forma o desenvolvimento da coleção assegura um custo-benefício desejado, no que concerne à tratamento da informação, armazenamento do material e respectiva utilização. 6.4 Produção Técnica e Científica da EE Documentos de produção intelectual ou de responsabilidade de algum setor da EE não sofrem seleção, sendo incorporados automaticamente à Coleção Memória. Os trabalhos de conclusão de curso de graduação ou equivalente serão incorporados apenas em formato eletrônico. 7 AQUISIÇÃO 7.1 Compra A compra de material bibliográfico é caracterizada pela emissão de notas de empenho (mercado interno) ou notas fiscais (mercado externo), sempre que o recurso financeiro tenha origem no Tesouro Federal ou outro órgão da União. O processo de compra de material bibliográfico também pode ocorrer com recursos financeiros de diferentes naturezas, quando, então, apesar dos procedimentos serem da compra, na UFRGS são considerados como doação. Assim a distinção entre cada modalidade é apresentada conforme a fonte do recurso. 7.1.1 Origem 7.1.1.1 Recursos orçamentários a) Biblioteca Central b) Outros órgãos da UFRGS: Pró-Reitorias, Escola de Engenharia 7.1.1.2 Recursos não orçamentários a) FAURGS * b) FEENG * c) Escola de Engenharia recursos próprios * d) Escola de Engenharia projetos e convênios de professores * e) Escola de Engenharia - taxas da Biblioteca * f) Usuários: pagamentos de taxas ** * Para efeitos contábeis e de inventário, apesar de os procedimentos serem de compra, a partir da entrada e registro do material será tratado como doação. ** Para efeitos contábeis e de inventário é considerado como doação.

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 09 7.1.2 Prioridades 7.1.2.1 Livros Caso o recurso financeiro não tenha destinação específica, sempre que possível atender os itens 5.1, 5.1.1, 5.2.1.1, e 5.3.1, resguardando-se situações especiais, como implantação, credenciamento ou avaliação de cursos mantidos pela EE. 7.1.2.2 Periódicos Caso o recurso financeiro não venha com destinação específica, sempre que possível atender os itens 5.1, 5.1.2, e 5.3.2, resguardando-se situações especiais, como implantação, credenciamento ou avaliação de cursos mantidos pela EE. Também são prioridades títulos que pertençam a listas básicas recomendadas pela CAPES ou instituição importante para a área de engenharia. 7.2 Doações Todo o material bibliográfico recebido pela Biblioteca, que não tenha tramitado pela Contabilidade da UFRGS ou pelo seu Setor de Importação, será considerado doação. 7.2.1 Solicitadas pela Biblioteca A Biblioteca pode solicitar às empresas comerciais, instituições governamentais ou privadas, entidades científicas, órgãos de classe, pessoas físicas ou outros a doação de material bibliográfico de interesse para a sua comunidade universitária. 7.2.2 Oferecidas à Biblioteca Os materiais recebidos como doações, sem uma solicitação antecipada, serão submetidos aos mesmos critérios de seleção do material comprado. Não serão adicionados novos títulos e/ou volumes ao acervo somente porque foram recebidos de forma gratuita (ver Apêndice). A Biblioteca pode dispor das doações recebidas para incorporá-las ao acervo, doá-las e/ou permutá-las com outras instituições, ou, ainda, descartá-las. 7.3 Permuta Ver também item 6.2 alíneas b), d), e), f). Esta modalidade de aquisição não é utilizada pela Biblioteca. 8 INCORPORAÇÃO AO PATRIMÔNIO O material bibliográfico adquirido pela Biblioteca através de compra ou doação é incluído no Sistema de Automação de Bibliotecas SABi, que, entre outras coisas, controla seu número de registro patrimonial.

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 10 9 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO Existem cuidados em relação à área de armazenagem do acervo, como evitar a incidência direta de raios solares na coleção ou janelas abertas trazendo impurezas da rua. A higienização é mantida regularmente como medida de preservar a integridade física do material bibliográfico, além de mantê-lo em condições adequadas de manuseio e uso. Quando necessário, são feitas pequenas intervenções na própria Biblioteca para recuperação física do material, e, dependendo da situação, são encaminhados para encadernação em serviços terceirizados, cujos critérios de escolha são detalhados no Manual de Rotinas da Divisão de Pesquisa e Desenvolvimento de Coleções. Nesse caso tem prioridade a coleção de livros. O referido Manual também detalha os requisitos básicos de qualidade da encadernação exigidos pela Biblioteca. 10 AVALIAÇÃO A avaliação sistemática da coleção deve ser entendida como o processo utilizado para se determinar o valor e a adequação da coleção em função dos objetivos do Sistema de Bibliotecas da UFRGS e, em especial, da Escola de Engenharia, possibilitando traçar diretrizes quanto à seleção, aquisição, acessibilidade, desbastamento, interesse dos usuários e atualização desta Política de Desenvolvimento de Coleções em geral. A avaliação da coleção é realizada em períodos diferentes para cada tipo de material, a fim de ser mais exaustiva. Pode acontecer por partes previamente definidas ou da coleção inteira, caso desejado. Por ser uma coleção de porte médio, constantemente deve sofrer algum tipo de avaliação: quantitativa, qualitativa ou mesmo simplesmente por fatores de uso. Os periódicos são, anualmente, avaliados pelos docentes, através da Comissão de Usuários, a fim de analisar sua continuidade ou substituição para o ano seguinte. Outras avaliações mais abrangentes e detalhadas dessa coleção podem ocorrer, caso se faça necessário ou conveniente. Os livros devem ter suas avaliações de forma permanente até que se conclua seu perfil atual, com proporções de áreas de cobertura e tipo de material por usuário potencial e real, qualidade do conteúdo e respectivo uso. Avaliações de uso para identificar títulos que necessitam mais exemplares devem ser permanentes. Os resultados obtidos em cada avaliação devem auxiliar alguma tomada de decisão relativa àquele conjunto da coleção, subsidiando implementar alterações que se façam necessárias. As informações obtidas são registradas e mantidas em bases de dados especialmente elaboradas para esse fim ou outro documento, com vistas a possíveis comparações futuras. 11 DESBASTAMENTO Processo pelo qual o material bibliográfico, após ser avaliado, é retirado da coleção ativa para racionalização de espaço, ou para recuperação física do material, em geral encadernação, ou eliminado da coleção, conforme parecer da Comissão de Usuários da Biblioteca. No caso de livros, o registro é mantido para controles internos.

DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES 11 A P Ê N D I C E UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL ESCOLA DE ENGENHARIA BIBLIOTECA ELYSEU PAGLIOLI Carta de doação A BIBLIOTECA ELYSEU PAGLIOLI da Escola de Engenharia da UFRGS resguardase o direito de analisar as doações recebidas, avaliando a oportunidade de integrá-las ou não a suas coleções, segundo os critérios de sua Política de Desenvolvimento de Coleções, os quais relacionam-se com os propósitos da Biblioteca quanto a: qualidade do material bibliográfico, sua adequação às necessidades informacionais dos usuários, aplicabilidade à clientela, não duplicação de material já existente, mesmo que em outra coleção disponível na comunidade, e equilíbrio quantitativo e qualitativo do acervo disponibilizado em suas dependências. Portanto, se necessário poderá dispor das doações da seguinte forma: incorporá-las ao acervo, doá-las a outras instituições, ou descartálas. Porto Alegre, 2004.