REGULAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO PREÂMBULO O sistema contabilístico da administração local, até à publicação da Lei nº 42/98, de 6.8, caracterizou-se (com excepção dos serviços municipalizados) por uma contabilidade de caixa, cujo método de registo unigráfico ou de partidas simples, faz corresponder a cada facto patrimonial apenas um registo contabilístico. Uma vez que tal regime de contabilidade se limitava ao registo de fluxos monetários, isto é, das operações respeitante à arrecadação de receitas e à realização de despesas, bem como ao movimento das operações de tesouraria, os processos definidos nos planos contabilísticos e do controlo apenas se podiam cingir a tais fluxos. A referida Lei nº 42/98 Lei das Finanças Locais veio alterar esta concepção contabilística das autarquias locais, ao estipular, no seu art. 6, que: 1. O regime relativo à contabilidade das autarquias locais visa a sua uniformização, normalização e simplificação, de modo a permitir o conhecimento completo do valor contabilístico do respectivo património, bem como a apreciação e julgamento do resultado anual da actividade autárquica; 2. A contabilidade das autarquias baseia-se no Plano Oficial de Contabilidade, com as necessárias adaptações. A Lei das Finanças Locais reporta-se ao Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP), aprovado pelo DL nº 232/97, de 3.9. Este POCP prevê, no seu art 5, nº 2, que no que respeita às autarquias locais, as normas do Plano Oficial serão estabelecidas mediante decreto-lei. Neste sentido, foi publicado o DL nº 54-N99, de 22.2, que aprova o primeiro plano de contas para as autarquias locais Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) cuja aplicação representa uma nova etapa do sistema contabilístico autárquico em que a ênfase é posta na integração consistente dos subsistemas de contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, por forma a constituírem em instrumento de apoio aos gestores autárquicos que, associado ás actuais e sempre presentes preocupações com o controlo de legalidade e do equilíbrio financeiro, tem também em considerações questões relacionadas com a produtividade e economicidade. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 1
Assim, O POCAL veio definir, com objectividade, "os princípios orçamentais e contabilísticos e de controlo interno, as regras previsionais, os critérios de valorimetria, o balanço, a demonstração de resultados, bem assim como os documentos previsionais e de prestação de contas que hão-de reger a contabilidade das autarquias locais. Atendendo a que o POCAL veio integrar uma contabilidade patrimonial e financeira, que nos revela não só os fluxos monetários como também os fluxos financeiros e a composição e valor dos bens que a entidade detém, lógico será que no mesmo se estabeleçam procedimentos de controlo interno obrigatórios para cada uma das classes patrimoniais, do mesmo modo que o regime de contabilidade antecedente os estabelecia para o único tipo de fluxos que eram objecto de registo, os fluxos monetários. Assim, se a introdução do POCAL obriga ao registo contabilístico das dívidas a fornecedores, consumidores ou utentes, das existências de mercadorias e matériasprimas e dos bens do imobilizado que a entidade possui, para além da contabilização dos pagamentos e recebimentos realizados, bem como dos saldos de disponibilidades, então será necessária a previsão de procedimentos de controlo mínimos obrigatórios para cada um destes tipos de elementos patrimoniais. Conforme estipula o art 10 do POCAL (na redacção dada pela Lei nº 162/99, de 14.9), este será obrigatoriamente implantado nas autarquias locais a partir de Janeiro de 2001, para o que estas deverão, até aquela data I, elaborar e aprovar o inventário e definir, em termos regulamentares, um sistema de controlo interno que englobe o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos e que contribuam para assegurar o desenvolvimento de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção das situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira viável. O presente Regulamento visa, precisamente instituir e regular o sistema de controlo interno para os serviços da Câmara Municipal de Braga. Com este Regulamento do Sistema de Controlo Interno, cuja aprovação compete ao órgão executivo da Autarquia (ponto 2.9.3 do POCAL) definem-se, em termos normativos, métodos e procedimentos de controlo com os seguintes objectivos: 1. Salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico; 2. O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares; Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 2
3. A salvaguarda do património; 4. A aprovação e o controlo dos documentos; 5. A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida; 6. O incremento da eficiência das operações; 7. A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos; 8. O controlo das aplicações e do ambiente informático; 9. A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos; 10. O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais. Convém, por último, referir que o presente regulamento pressupõe, para a respectiva aplicação, a estrutura orgânica dos serviços camarários a que respeita o regulamento de Organização dos Serviços da Câmara Municipal de Braga, publicado no DR nº 181, li Série, de 6/8/96, com as sucessivas alterações. No entanto, atribuição, no presente regulamento, de novas competências a alguns serviços camarários vale como regra especial, face à regra geral constante do aludido Regulamento de Organização do Serviços. Assim, nos termos do artigo 241º da Constituição da República Portuguesa e no uso da competência prevista no artigo 64º, n.º 7, ai. a) da Lei n.º 169/99, de 1819 e em cumprimento do ponto 2.9.3 do POCAL, aprovado pelo DL n.º 54-A/99, de 22.2, a Câmara Municipal de Braga aprova o seguinte: Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 3
Regulamento do Sistema de Controlo Interno Capítulo I DISPOSIÇÔES GERAIS Artigo 1º Objectivos O presente regulamento visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos, procedimentos de controlo e planos de organização que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira viável. Artigo 2º Âmbito de aplicação 1. O presente Regulamento é aplicável a todos os, serviços da Câmara Municipal de Braga. 2. Compete às direcções de departamento implementar o cumprimento das regras estabeleci das neste regulamento, bem como as previstas no POCAL. 3. Sem prejuízo de novas competências atribuídas no presente Regulamento a diversos serviços da autarquia, as responsabilidades orgânicas funcionais são as estabelecidas no Regulamento de Organização dos Serviços da Câmara Municipal de Braga, publicado no DR n.º 181, II Série, de 6/8/96, com as sucessivas alterações (DR n.º 250, de 17/9/98 Apêndice, n.º 120,23 Série e n.º 204, de 1/9/99, Apêndice n.º 111,23 Série) Artigo 3º Identificação funcional dos documentos administrativos Os documentos escritos que integrem processos administrativos no âmbito da actuação dos serviços camarários, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e qualidade em que o fazem, de forma bem legível. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 4
Capítulo II PATRIMÓNIO MUNICIPAL, INVENTÁRIO E CADASTRO Princípios Gerais Artigo 4º Património Municipal 1. O inventário e o cadastro do património municipal compreende todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do mesmo. 2. Os bens sujeitos ao inventário e cadastro compreendem, para além dos bens do domínio privado de que o Município de Braga é titular, todos os bens do domínio público de que seja responsável pela sua administração e controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional. Artigo 5º Objectivos 1. O presente capítulo estabelece os princípios gerais de inventariação, aquisição, registo, afectação, abate e gestão de bens móveis e imóveis do Município de Braga, inventariação de direitos e obrigações, assim como as competências específicas dos diversos serviços municipais envolvidos na prossecução daqueles objectivos. 2. No âmbito da gestão do património integra-se a observância de uma correcta afectação dos bens pelos diversos serviços municipais, tendo em conta não só as necessidades dos mesmos, mas também a sua mais adequada utilização face às actividades desenvolvidas e o incremento da eficiência das operações. SECÇÃO I INVENTÁRIO E CADASTRO Artigo 6º Inventariação 1. A inventariação compreende as seguintes operações: Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 5
a) Arrolamento: elaboração de uma listagem discriminada dos elementos patrimoniais a inventariar; b) Classificação: agrupamento dos elementos patrimoniais nas diversas classes, tendo por base, para os bens, o seu código de classificação. c) Descrição: para evidenciar as características, qualidade e quantidade de cada elemento patrimonial, de modo a possibilitar a sua identificação; e d) Avaliação: atribuição de um valor a cada elemento patrimonial de acordo com os critérios de valorimetria aplicáveis. i. Os elementos a utilizar na gestão e controlo dos bens patrimoniais são: a) Fichas de inventário; b) Código de classificação; 2. Os documentos mencionados nos números anteriores poderão ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático. Artigo 7º Fichas de Inventário 1. Os bens são registados nas fichas de inventário, identificadas de I-1 a I-11, a seguir descriminadas, com o conteúdo obrigatório previsto no Ponto 12.1 do POCAL: a) Imobilizado incorpóreo (I-1); b) Bens imóveis (I-2), que engloba infra-estruturas, terrenos e recursos naturais, edifícios e outras construções respeitantes a bens do domínio público e privado e a investimentos em imóveis e imobilizações incorpóreas; c) Equipamento básico (I-3); d) Equipamento de transporte (I-4); e) Ferramentas e utensílios (I-5); f) Equipamento administrativo (I -6); g) Taras e vasilhames (I - 7); h) Outro imobilizado corpóreo (I-8); i) Partes de capital (I-9); j) Títulos (I-10); k) Existências (I-11). Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 6
2. As fichas referidas no número anterior são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências, caso se opte pelo registo também em livros de inventário. Artigo 8º Código de classificação dos bens 1. Na elaboração das fichas a que alude o artigo anterior, o código de classificação do bem representa a respectiva identificação e é constituído por dois campos, correspondendo o primeiro ao número de inventário e o segundo à classificação do POCAL. 2. A estrutura do número de inventário compõe-se do código da classe do bem, do código do tipo do bem, do código do bem e do número sequencial, conforme o classificador geral aprovado pela Portaria n.º 671/2000, de 17/4, relativo ao Cadastro e Inventário dos Bens do Estado (CIBE). 3. O número sequencial deve ser ordenado por tipo de bem. 4. A classificação do POCAL compreende, pela ordem apresentada, os códigos de classificação funcional, de classificação económica e de classificação orçamental e patrimonial. 5. Quando o código de classificação funcional não for identificável, o subcampo preenche-se com zeros. Artigo 9º Regras gerais de inventariação 1. Deverão ser seguidas as seguintes regras gerais de inventariação: a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate; b) A identificação de cada bem faz-se nos termos do disposto no artigo anterior. 2. A aquisição dos bens deve ser registada na ficha de inventário de acordo com os códigos previstos no POCAL (nota 7 das "notas explicativas ao sistema contabilístico - documentos e registos") 3. O processo de inventário e respectivo controlo deverá ser feito através de meios informáticos adequados; Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 7
4. No âmbito da gestão dinâmica do património e posteriormente à elaboração do inventário inicial e respectiva avaliação, deverão ser adoptados os seguintes procedimentos: 5. As fichas de inventário são mantidas permanentemente actualizadas; 6. A realização de reconciliações entre os registos das fichas de imobilizado e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas; 7. Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso; Artigo 10º Identificação dos bens No bem será impresso ou colado o número de inventário. SECÇÂO II COMPETÊNCIAS Artigo 11º Repartição de Património e Aprovisionamento (RPA) Compete à Repartição de Património e Aprovisionamento, no âmbito de implementação do presente regulamento e do POCAL: 1. Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens do Município e a respectiva localização; 2. Assegurar a gestão e controlo do património, incluindo a coordenação do processamento das folhas de carga, entrega de um exemplar das mesmas ao serviço a quem os bens estão afectos, para afixação, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as folhas de carga e as fichas de inventário; 3. Desenvolver e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, no Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 8
respeito das regras estabelecidas no presente regulamento, no POCAL e na demais legislação aplicável; 4. Coordenar e controlar, em articulação com o Gabinete de Informática, a atribuição do número de inventário, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo; 5. Manter actualizados os registos prediais e inscrições matriciais dos prédios urbanos e rústicos, bem como de todos os demais bens sujeitos a registo; 6. Proceder ao inventário anual; 7. Realizar verificações físicas periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço. 8. Colaborar e cooperar com todos os serviços municipais, recolher e analisar os contributos que visem um melhor desempenho do serviço. Artigo 12º Comissão de avaliação 1. O Presidente da Câmara Municipal deverá nomear uma comissão de avaliação dos bens do município, sob proposta do Director de Departamento dos Serviços Centrais. 2. Compete à Comissão de Avaliação: a) Valorar, de acordo com os critérios de valorimetria fixados no POCAL, os bens do imobilizado do domínio público e privado, bem como as existências, as dívidas de e a terceiros e as disponibilidades; b) Acompanhar e coordenar o processo de elaboração do inventário inicial; c) Acompanhar, de forma permanente e sistemática, o inventário geral anual, bem como os inventários e verificações periódicas e parciais Artigo 13º Deveres gerais e específicos 1. Os serviços municipais estão obrigados a: a) Disponibilizar todos os elementos ou informações que lhes sejam solicitados pela RPA; Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 9
b) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens que lhes estão afectos; c) Manter afixada em local bem visível e actualizada, mediante conferência física permanente, o duplicado da folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, cujo original fica arquivado na RP A; d) Informar a RPA aquando da aquisição, transferência, abate, troca, cessão e eliminação de bens. 2. Entende-se por folha de carga o documento onde são inscritos todos os bens existentes num serviço ou sala. 3. Estão especialmente obrigados os seguintes serviços municipais: a) Divisão de Notariado: fornecer à RPA cópia de todas as escrituras celebradas, bem como dos contratos de empreitada e fornecimentos de bens e serviços; b) Divisão Administrativa: fornecer à RPA cópia dos alvarás de loteamento, acompanhados da planta de síntese, donde constem as áreas de cedências (domínio privado e público) e a cópia das informações finais da DGURU sobre valores; c) Departamento de Planeamento e Ordenamento: fornecer à RPA toda a documentação respeitante a acordos de cedência antes de os enviar para a Div. de Contabilidade; d) Departamento de Obras Municipais e Serviços Urbanos: fornecer à RPA cópia das contas finais das empreitadas, dos autos de recepção definitiva, bem como dos documentos finais das obras efectuadas por administração directa e ainda cópia dos documentos de compra, nos casos previstos no art.º 33, a) b); e) Gabinete de Informática: prestar todo o apoio na informatização das fichas de inventário e na atribuição dos respectivos números de inventário; f) Gabinete de Apoio às Freguesias: fornecer à RPA toda a documentação respeitante a acordos de cedência antes de os enviar para a Div. de Contabilidade; g) Departamento de Obras Municipais e Serviços Urbanos: apoiar a RP A com funcionários e logística necessária à sua actuação na gestão corrente do património municipal. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 10
Artigo 14º Guarda e conservação dos bens 1. O responsável de cada bem deve zelar pela sua guarda e conservação, devendo participar à RPA qualquer desaparecimento de bens, bem como qualquer facto relacionado com o seu estado operacional ou de conservação, sua utilização irregular ou descaminho, sem prejuízo de eventual apuramento de responsabilidades. 2. A necessidade de reparação ou conservação deve ser comunicada à RPA que promoverá as diligências necessárias. SECÇÃO III AQUISIÇÃO E REGISTO DE PROPRIEDADE Artigo 15º Aquisição 1. O processo de aquisição de bens para o Município obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor, aos princípios estabelecidos no quadro legal sobre competências dos órgãos municipais, bem como aos métodos e procedimentos estabelecidos no presente regulamento e no POCAL. 2. O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário, de acordo com os seguintes códigos: 3. 01 - Aquisição a título oneroso em estado novo 4. 02 - Aquisição a título oneroso em estado de uso 5. 03 - Cessão 6. 04 - Produção em oficinas próprias 7. 05 - Transferência 8. 06 - Troca 9. 07 - Locação 10. 08 - Doação 11. 09 - Outros Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 11
12. Caso a aquisição tenha sido celebrada por escritura pública, será este o documento que dá origem à elaboração da ficha de inventário, sem prejuízo do disposto no artigo seguinte. Artigo 16º Registo de propriedade 1. Após a aquisição de qualquer prédio ou bem sujeito a registo a favor do Município, deverá a RPA proceder à respectiva inscrição matricial (se for o caso) e registo predial, designadamente na Repartição de Finanças competente e na Conservatória do Registo Predial. 2. O registo define a propriedade do bem, só se procedendo à respectiva contabilização após o cumprimento dos requisitos necessários à regularização da sua titularidade, em termos de registo, sendo, até lá, devidamente explicitada a situação em anexo às demonstrações financeiras. 3. Os bens municipais deverão, sempre que possível, ser identificados por uma chapa ou etiqueta autocolante evidenciando o número de inventário do bem. 4. Nos imóveis municipais deverão ser afixadas, sempre que possível, placas de identificação com os dizeres "Património Municipal. SECÇÃO IV ALIENAÇÃO, ABATE, CESSÃO E TRANSFERÊNCIA DE BENS Artigo 17º Formas de alienação 1. A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada segundo as regras previstas na legislação que estabelece o quadro de competências e regime jurídico de funcionamento dos órgãos dos municípios. 2. A alienação de bens móveis poderá ser feita por hasta pública ou por negociação directa. 3. Compete à RPA coordenar o processo de alienação dos bens municipais que sejam considerados dispensáveis. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 12
Artigo 18º Abate 1. As situações susceptíveis de originarem abates são as seguintes: a) Alienação b) Furtos, extravios e roubos c) Destruição d) Cessão e) Declaração de incapacidade do bem f) Troca g) Transferência h) Incêndio 2. Os abates de bens ao inventário deverão constar da ficha de inventário, de acordo com a seguinte tabela: 3. 01 - Alienação a título oneroso 4. 02 - Alienação a título gratuito 5. 03 - Furto/roubo 6. 04 - Destruição 7. 05 - Transferência 8. 06 - Troca 9. 10. 10-outros 11. Quando se tratar de alienação, o abate só será registado com a respectiva escritura de compra e venda. 12. Nos casos de furtos, extravios e roubos ou de incêndios, bastará a certificação por parte da RPA para se poder proceder ao abate, sem prejuízo da comunicação à autoridade policial competente. 13. No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis pela guarda do mesmo a apresentar a correspondente proposta à RPA. 14. Sempre que um bem seja considerado obsoleto, deteriorado ou depreciado deverá ser elaborado auto de abate, passando a constituir "sucata" ou "mono". Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 13
15. A competência para ordenar o abate de bens municipais é do Director de Departamento respectivo, no caso de bens de valor até 997,60 euros e do Presidente da Câmara Municipal, no caso de bens de valor superior. Artigo 19º Afectação e transferência de bens 1. Os bens móveis ficam afectos aos serviços utilizadores, acrescendo à folha de carga respectiva. 2. A transferência de bens móveis entre gabinetes, salas, secções, divisões ou departamentos depende de autorização do respectivo director de departamento ou dirigente do serviço, e deve, obrigatoriamente, ser comunicada à RPA Artigo 20º Furtos, roubos, incêndios e extravios 1. No caso de se verificarem furtos, roubos, incêndios ou extravios de bens, dever-se-á proceder da seguinte forma: a) Participar às autoridades; b) Lavrar um relatório no qual se descreverão os objectos/bens desaparecidos ou destruídos, indicando o número de inventário e, se disponível, o valor; c) Compete à RP A o acompanhamento das situações descritas nas alíneas anteriores; d) O relatório mencionado em b) será anexado no final do exercício à Conta 2. Patrimonial. Capítulo III IMOBILIZADO Artigo 21º Fichas do imobilizado As fichas do imobilizado deverão ser mantidas permanentemente actualizadas, competindo tal tarefa à RPA. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 14
Artigo 22º Aquisições 1. As aquisições do imobilizado efectuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base nas deliberações dos órgãos, de acordo com as respectivas competências em matérias de autorização de despesas para a aquisição de bens 2. As aquisições do imobilizado deverão ser feitas através de requisição externa ou documento equivalente, designadamente contrato, outorgado pelos respectivos responsáveis funcionais, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e de fornecimentos. Artigo 23º Verificação física 1. A RPA fará, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades. 2. Para cumprimento do disposto no número anterior, a RPA poderá enviar aos diversos serviços as folhas de carga respectivas, solicitando a sua actualização, que deverá ser feita no prazo de 15 dias. 3. Em Janeiro de cada ano, a RPA enviará a cada unidade orgânica da CMB um inventário patrimonial actualizado dos bens afectos a essa unidade, que deverá ser subscrito pelo respectivo dirigente. Capítulo IV DISPONIBILIDADES Artigo 24º Caixa A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deverá ultrapassar o valor mínimo de 2.493,99 euros nem o valor máximo de 49.879,79 euros. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 15
Artigo 25º Contas bancárias 1. Compete ao Presidente da Câmara Municipal submeter à apreciação do Órgão Executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela autarquia. 2. As contas bancárias tituladas pela autarquia são movimentadas simultaneamente pelo Tesoureiro e pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competência delegada. Artigo 26º Cheques 1. Os cheques só poderão ser emitidos pela Tesouraria após a recepção da ordem de pagamento, devidamente autorizada pelo Presidente da Câmara Municipal ou por quem o substitua legalmente. 2. Os cheques não preenchidos estão à guarda do Tesoureiro. 3. Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados sequencialmente na Tesouraria, após a inutilização das assinaturas, quando as houver. Artigo 27º Cobrança de receitas por serviços diversos do Tesoureiro 1. A cobrança de receitas municipais por serviços distintos da Tesouraria é efectuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial e indicação do serviço de cobrança. 2. Os documentos de receita mencionados no número anterior, devidamente numerados de forma sequencial, serão fornecidos, sempre que for necessário, pela Divisão Financeira, aos serviços que estejam autorizados a realizar cobrança. 3. Compete à Divisão Financeira fazer a conferência dos documentos de receita distribuídos, bem como a inutilização dos que forem devolvidos. 4. As receitas cobradas nos termos do presente artigo deverão dar entrada na Tesouraria até ao final do dia de cobrança, acompanhadas do competente mapa de apuramento emitido pelo serviço cobrador, o qual deverá ser conferido pela Divisão Financeira. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 16
5. Não poderão ser cobradas quaisquer receitas municipais sem o correspondente documento de receita fornecido pela Divisão Financeira, sob pena de responsabilidade disciplinar. Artigo 27º-A Procedimentos especiais Sem prejuízo da regra geral enunciada no artigo anterior, serão adoptados os seguintes procedimentos especiais: A PARCÓMETROS: 1. A recolha das receitas dos parcómetros será feita três vezes por semana, por dois funcionários designados pelo Chefe da Divisão de Trânsito; 2. As moedas deverão se: recolhidas nos cofres apropriados que são fornecidos, juntamente com a respectiva chave, pelo Tesoureiro; 3. Após a recolha das moedas, um dos funcionários mencionados na ai. a) assiste à respectiva contagem, que será efectuada na Tesouraria, assinando o mapa final da contagem; 4. O somatório das fitas dos parcómetros ficará apenso aos mapas de contagem. B PISCINAS E MERCADO: 1. Compete à Divisão Financeiro fornecer os bilhetes e os livros de recibo, devidamente numerados sequencialmente; 2. A Divisão Financeira manterá permanentemente actualizadas as contascorrentes de todos os documentos de receita entregues nas Piscinas e no Mercado; 3. Compete à Divisão Financeira fazer a conferência das receitas entregues, confrontando-as com os respectivos documentos de receita (canhoto dos bilhetes e duplicados dos recibos) C PARQUE DE ESTACIONAMENTO 1. Enquanto não for implementado o sistema de pagamento automático, as receitas deverão ser entregues diariamente na Divisão Financeira, acompanhadas dos bilhetes de saída e das fitas da máquina de registo Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 17
Artigo 28º Contas bancárias 1. A Tesouraria deverá manter actualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem aberta contas tituladas pelo Município. 2. O Chefe da Divisão de Contabilidade e Património fará uma reconciliação bancária no último dia útil de cada mês. 3. Sempre que se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias efectuadas nos termos do número anterior, estas serão averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do Presidente da Câmara, fundamentado em informação prestada pelo Chefe da Divisão de Contabilidade e Património. Artigo 29º Receitas virtuais 1. São receitas virtuais todas aquelas que como tal estiverem previstas na lei ou no respectivo regulamento de cobrança. 2. A virtualização da receita é evidenciada aquando da emissão do recibo para cobrança, sua cobrança e/ou anulação Artigo 30º Responsabilidade do Tesoureiro 1. O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelo Director de Departamento dos Serviços Centrais e pelo Chefe da Divisão Financeira, nas seguintes situações: a) Trimestralmente e sem prévio aviso; b) No encerramento das contas de cada exercício económico; c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido substituído; d) Quando for substituído o Tesoureiro. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 18
2. Serão lavrados termos de contagem dos montantes sob a guarda do Tesoureiro, assinados pelos seus dirigentes e, obrigatoriamente, pelo Presidente da Câmara Municipal, pelo Director de Departamento dos Serviços Centrais e pelo Tesoureiro, nos casos previstos na alínea c) do número anterior e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos na alínea. d) do mesmo número. Secção I Fundo de Maneio Artigo 31º Constituição de fundos de manejo 1. Compete ao Presidente da Câmara Municipal a constituição de fundos de maneio, após a solicitação escrita do respectivo serviço. 2. No despacho autorizador da constituição do fundo de maneio deverá ser especificada a natureza da despesa a que respeita o fundo, o respectivo limite anual máximo, que não poderá ser superior a 17.457,93 euros, bem como o responsável pela sua utilização. 3. Caso determinado serviço possua despesas de natureza distinta (rubricas orçamentais diferentes), deverá constituir tantos fundos de maneio quantos os tipos de despesas. Artigo 32º Reconstituição 1. A reconstituição dos fundos de maneio é feita mensalmente, contra a entrega dos documentos comprovativos da despesa. 2. A reposição dos fundos de maneio deverá ocorrer, obrigatoriamente, até ao último dia útil da cada ano. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 19
Capítulo V CONTAS DE TERCEIROS Artigo 33º Compras 1. As compras são feitas pelos seguintes serviços: a) Pela Repartição de Património e Aprovisionamento (RPA), tendo como responsável o respectivo Chefe de Repartição; b) Excepcionalmente, quando a urgência ou as especiais características técnicas dos bens a adquirir assim o exigirem, pelo Departamento de Obras Municipais e Serviços Urbanos (DOMSU), sob a responsabilidade do respectivo Director de Departamento. c) Todas as compras terão por base uma requisição externa ou um contrato, e só poderão ser promovidas após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços e de regras orçamentais. 2. Compete à Divisão de Contabilidade e Património a verificação do cumprimento das regras orçamentais, através de emissão do correspondente documento de cabimentação para cada processo de compra. Artigo 34º Entrega dos bens 1. A entrega dos bens poderá ser feita no serviço indicado no respectivo processo de aquisição (serviço que requisitou internamente o bem) ou na Secção de Aprovisionamento. 2. No acto da entrega do bem, o serviço receptor deverá proceder à conferência física, qualitativa e quantitativa do bem, confrontando a respectiva guia de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "conferido e recebido". 3. No caso do bem ser recepcionado fora da Secção de Aprovisionamento, o serviço receptor enviará aquela secção os documentos mencionados no número anterior para que se proceda à actualização das existências. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 20
Artigo 35º Conferência dos documentos 1. A Secção de Aprovisionamento procede à conferência das facturas com a guia de remessa e a requisição externa ou o documento de cabimentação. 2. Caso existam facturas recebidas com mais do que uma via, será aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado". a) Uma vez regularizada a situação, os documentos serão remetidos à Repartição de Contabilidade, devidamente informadas, a fim de serem emitidas as respectivas ordens de pagamento. b) Não poderão ser emitidas ordens de pagamento respeitante a facturas que não estejam acompanhadas da respectiva requisição externa ou que não tenham por base um contrato de fornecimento. Artigo 36º Reconciliações 1. No final de cada mês, o Chefe da Divisão de Contabilidade e Património deverá fazer a reconciliação entre os extractos das contas-correntes dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia. 2. Trimestralmente, o Chefe da DCP deverá: a) Efectuar reconciliações na conta de devedores e credores; b) Efectuar reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e controlar os cálculos dos juros; c) Efectuar reconciliações nas contas de "Estado e outros entes públicos" Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 21
Capítulo VI EXISTÊNCIAS Artigo 37º Armazenagem Para cada local de armazenagem de existências será nomeado pelo Presidente da Câmara Municipal, sob proposta do Director de Departamento dos Serviços Centrais, um responsável pelos bens aí depositados. Artigo 38º Entrada e saída de bens A entrada e a saída de bens dos armazéns apenas poderá ser feita mediante a apresentação da respectiva guia de remessa (no caso de entrada) ou requisição interna (no caso de saída), documentos que deverão estar devidamente autorizados por um dirigente de serviço. Artigo 39º Fichas de existências 1. As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém. 2. Os registos nas fichas de existências deverão ser feitos por funcionário designado pelo Chefe da RPA, que não proceda ao manuseamento físico das existências em armazém. Artigo 40º Controlo das existências 1. As existências são sujeitas a inventariação física trimestralmente, por utilização de métodos de amostragem. 2. Os funcionários que procedem à inventariação física nos termos do número anterior são indicados pelo Chefe da RPA, que deverá apresentar o respectivo relatório ao Director de Departamento dos Serviços Centrais. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 22
3. Sempre que for o caso, proceder-se-á prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento das responsabilidades. Capítulo VII DISPOSIÇÕES FINAIS Artigo 41º Responsabilidade dos funcionários e agentes municipais 1. Sempre que se tenha conhecimento do desrespeito, incumprimento ou violação das regras e procedimentos estabelecidos neste Regulamento, quer sejam de natureza administrativa, quer sejam de natureza contabilística, deverá ser elaborada a devida informação para efeitos de apreciação superior e apuramento de responsabilidade funcional. 2. A violação das regras e procedimentos estabelecidos no presente Regulamento consubstancia infracção disciplinar, dando lugar à instauração do competente processo, nos termos da lei. 3. Os processos instaurados, após decisão, integrarão o cadastro do respectivo funcionário, devendo as respectivas penas aplicadas serem levadas em conta no processo de classificação do ano em que as mesmas forem aplicadas. Artigo 42º Inspecção Geral de Finanças e Inspecção Geral da Administração do Território O presente Regulamento deverá ser remetido à Inspecção Geral de Finanças e à Inspecção Geral da Administração do Território no prazo de 30 dias após a sua aprovação. Artigo 43º Entrada em vigor Este Regulamento entrará em vigor no dia um do mês posterior ao da sua aprovação pela Câmara Municipal de Braga. Praça do Município 4700-435 BRAGA - tel. 253 203 150 - fax 253 613 387 - e-mail : municipe@cm-braga.pt 23