INSTRUÇÃO DO PEDIDO DE REGISTO DA ATIVIDADE DE GESTÃO DE ORGANISMOS DE INVESTIMENTO IMOBILIÁRIO Legenda: CVM = Código dos Valores Mobiliários EG = entidade gestora de organismos de investimento imobiliário OII = organismos de investimento imobiliário Regulamento = Regulamento da CMVM n.º 2/2007 (sucessivamente alterado), relativo ao exercício de atividades de intermediação financeira RGICSF = Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 298/92, de 31 de dezembro (sucessivamente alterado) RGOIC = Regime Geral dos Organismos de Investimento Coletivo, aprovado pela Lei n.º 16/2015, de 24 de fevereiro Última atualização: 25/05/2015-1 -
- Autorização de constituição da EG concedida pelo Banco de Portugal Artigo 295.º/1/a) do CVM Artigo 199.º-L do RGICSF O registo para o exercício da atividade de gestão de OII por parte da EG supõe a sua prévia autorização de constituição pelo Banco de Portugal, uma vez que é condição do próprio exercício [artigo 295.º/1/a) do CVM]. No entanto, não é exigível a apresentação pelo requerente de documento comprovativo da autorização do Banco de Portugal (artigo 298.º/4 do CVM). - Inscrição da EG no registo especial do Banco de Portugal Artigo 194.º/1 do RGICSF O registo para o exercício da atividade de gestão de OII por parte da EG supõe a sua prévia inscrição no registo especial do Banco de Portugal, uma vez que é condição para o início da atividade da EG (artigo 194.º/1 do RGICSF). No entanto, não é exigível a apresentação pelo requerente de documento comprovativo da inscrição da EG no registo especial do Banco de Portugal (artigo 298.º/4 do CVM). Artigos 289.º/1/c)/iii), 1. Requerimento para registo da atividade de gestão de OII 295.º/1/b), 297.º/1, 298.º/1 do CVM Artigos 1.º, 2.º do O pedido de registo é subscrito pelos representantes da EG e deve ser submetido à CMVM nos termos do modelo de Requerimento. Regulamento 2. Documento relativo à estrutura organizativa da EG Artigo 305.º/1/a) do CVM Artigo 2.º/1/c) do Regulamento Deve ser elaborado e remetido à CMVM um documento relativo à estrutura organizativa da EG, que incluirá, designadamente, os seguintes elementos e informações: a) Estrutura do grupo financeiro em que a EG se insere (caso aplicável); b) Organograma da EG; - 2 -
c) Descrição da estrutura organizativa e da segregação funcional de áreas; d) Descrição das funções de cada unidade orgânica. 3. Declaração de meios afetos à atividade de gestão de OII Artigos 2.º/1/e), 2.º/2, 4.º, 5.º, 6.º do Regulamento Deve ser remetida à CMVM uma declaração atinente aos meios humanos, técnicos e materiais da EG afetos à atividade de gestão de OII, mediante preenchimento do modelo de Declaração de Meios. 1. Deve ser elaborado e remitido à CMVM o plano de atividades da EG, que incluirá, designadamente, os seguintes elementos e informações gerais: a) Informação previsional respeitante aos dois primeiros anos de atividade da EG; b) Estudo de viabilidade económica e demonstrações financeiras previsionais da EG, com indicação do break even da atividade de gestão de OII; 4. Plano de atividades da EG Artigos 2.º/1/d) e 3.º do Regulamento Artigo 70.º do RGOIC c) O tipo de investidores a que a EG pretende prestar o serviço; d) Informações sobre cada OII que a EG pretende constituir e/ou gerir, nomeadamente: (i) Estratégias de investimento, incluindo, v.g., a política da EG no que diz respeito à utilização do efeito de alavancagem; (ii) Perfis de risco e outras características, incluindo, v.g., informação sobre os Estados membros ou países terceiros nos quais os OII estejam estabelecidos ou se espera que sejam estabelecidos; 2. O plano de atividades deve ainda incluir os seguintes elementos/documentos específicos para cada OII que a EG pretende constituir e/ou gerir: - 3 -
a) Projetos de regulamentos de gestão relativos a cada OII; b) Projetos de contratos de sociedade relativos a cada OII sob a forma societária; c) Projetos de documentos com informações fundamentais destinadas aos investidores relativos a cada OII aberto ou fechado de subscrição pública; d) Projetos de prospetos relativos a cada OII aberto ou fechado de subscrição pública; e) Documentos com as informações adicionais previstas no artigo 221.º/1 do RGOIC relativos a cada OII dirigido exclusivamente a investidores qualificados; f) Projetos do contratos a celebrar com os depositários de cada OII. Deve ser elaborada e remetida à CMVM uma compilação de todas as políticas e procedimentos que a EG está legal e regulamentarmente obrigada a adotar, bem como das demais políticas e procedimentos que a EG decida voluntariamente adotar. 5. Compilação de políticas e procedimentos internos da EG Artigos 2.º/1/b) e 13.º do Regulamento Além das políticas e procedimentos especificamente indicados nos #6 a #12 da presente tabela, a compilação deverá ainda cobrir quaisquer outras políticas e procedimentos que se mostrem relevantes para demonstrar o cumprimento das obrigações a cargo da EG, v.g. as previstas no CVM, RGOIC e Regulamento. A compilação remetida à CMVM corresponderá ao documento que, nos termos do artigo 13.º do Regulamento, deverá estar permanentemente disponível para consulta por qualquer uma das pessoas referidas no artigo 304.º/5 do CVM ou para efeitos de supervisão. 6. Políticas e procedimentos da EG relativos aos requisitos gerais de organização interna Artigos 305.º, 311.º do CVM Artigos 72, 73.º, 74.º do RGOIC As políticas e procedimentos da EG relativos aos requisitos gerais de organização interna, previstos, v.g., no artigo 305.º do CVM, incluirão, designadamente, os seguintes elementos e informações: - 4 -
Artigo 2.º/1/b) do Regulamento a) Descrição dos procedimentos de organização e controlo interno implementados tendo em vista a adoção de processos decisórios, com especificação quer dos canais de comunicação a adotar quer das funções dos colaboradores, de modo a assegurar a realização, de forma independente, das diferentes funções; b) Descrição das políticas, sistemas e procedimentos a adotar relativos: (i) À preservação da segurança, integridade e confidencialidade da informação; (ii) À continuidade das atividades desenvolvidas, com vista a garantir, no caso de uma interrupção dos sistemas e procedimentos da EG, a preservação de dados e de funções essenciais à prossecução da respetiva atividade e, caso seja necessário, a recuperação rápida de dados e o reatamento da respetiva atividade; (iii) À implementação de uma organização contabilística que permita, a todo o momento e de modo imediato, efetuar a apresentação atempada de relatórios financeiros que reflitam uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira da EG e que respeitem todas as normas e regras contabilísticas aplicáveis, designadamente em matéria de segregação patrimonial; (iv) Ao controlo das transações pessoais dos colaboradores da EG e à detenção ou gestão de investimentos em instrumentos financeiros para investimento por conta própria; (v) Ao cumprimento do dever de abstenção de participação em operações ou a prática de outros atos suscetíveis de pôr em risco a regularidade do funcionamento, a transparência e a credibilidade do mercado, nos termos enunciados no artigo 311.º/2 do CVM; (vi) Ao dever de análise, com especial cuidado e diligência, das ordens e das transações, nos termos enunciados no artigo 311.º/3 do CVM; (vii) À prevenção de práticas de má administração relativamente às quais se possa prever, de forma razoável, que afetem a estabilidade e a integridade do mercado ou - 5 -
prejudiquem o interesse dos participantes, nos termos enunciados, v.g., no artigo 73.º do RGOIC; (viii) Ao cumprimento dos deveres de diligência a que a EG está sujeita, nos termos, v.g., do artigo 74.º do RGOIC. A documentação relativa aos sistemas de controlo do cumprimento, gestão de riscos e auditoria interna da EG incluirá, designadamente, os seguintes elementos e informações: a) Descrição do sistema de controlo do cumprimento da EG, que inclua todos os elementos legalmente exigidos (v.g. no artigo 305.º-A do CVM), contendo, em especial, a identificação clara de políticas e procedimentos para detetar qualquer risco de incumprimento dos deveres a que a EG se encontra sujeita e as medidas a adotar para corrigir eventuais deficiências que venham a ser detetadas; 7. Sistemas de controlo do cumprimento, gestão de riscos e auditoria interna da EG Artigos 305.º-A a 305.º-C do CVM Artigo 79.º do RGOIC Artigos 2.º/1/b), 6.º/4 do Regulamento b) Descrição do sistema de gestão de riscos da EG e, em especial, dos mecanismos, processos e técnicas que se revelem adequados e eficazes para prever, avaliar e gerir em qualquer momento os riscos a que a EG está ou pode estar exposta, tendo em conta, nomeadamente, os requisitos previstos nos artigos 305.º-B do CVM e 79.º do RGOIC; c) Descrição do sistema de auditoria interna, que inclua todos os elementos legalmente exigidos (v.g. no artigo 305.º-C do CVM) e que permita o acompanhamento e avaliação regulares da adequação e da eficácia dos sistemas e procedimentos de organização, controlo interno e gestão de riscos, bem como das medidas a adotar para a correção de eventuais deficiências destes sistemas; d) Caso os serviços de controlo do cumprimento, de gestão de risco e de auditoria interna sejam comuns a outras entidades de grupo onde a EG se integra, deverá identificar-se o responsável por cada um dos serviços comuns e fazer-se uma descrição sucinta dos mesmos, especificando os procedimentos utilizados para salvaguarda da independência e do acesso à informação em relação aos restantes intermediários financeiros; complementarmente, deve(m) ainda entregar-se documento(s) assinado(s) por todas as partes envolvidas que formalize(m) de modo expresso o estabelecimento dos serviços comuns. - 6 -
As políticas e procedimentos da EG relativos à identificação, prevenção e gestão de conflitos de interesses devem respeitar os requisitos aplicáveis, v.g. os previstos nos artigos 309.º e ss. do CVM e 89.º e ss. do RGOIC, e incluirão, designadamente, os seguintes elementos e informações: a) Descrição da política de prevenção e gestão de conflitos a adotar, em particular com a identificação relativamente à atividade da EG das circunstâncias que podem dar origem a conflitos de interesses e dos procedimentos a adotar na gestão e resolução dos mesmos; Políticas e procedimentos da EG relativos à Artigos 309.º e ss. do CVM b) Descrição dos procedimentos a adotar em matéria de registo de operações realizadas por «pessoas relevantes» (indicadas no artigo 304.º/5 do CVM) e respetiva comunicação nos termos do artigo 150.º do RGOIC; 8. identificação, prevenção e gestão de conflitos de interesses Artigos 89.º e ss. do RGOIC Artigo 2.º/1/b) do Regulamento c) Descrição dos procedimentos a adotar em matéria de avaliação, correção e comunicação das situações reportadas por «pessoas relevantes» (indicadas no artigo 304.º/5 do CVM) nos termos do artigo 89.º do RGOIC; d) Descrição das políticas e procedimentos relativos ao exercício de direitos de voto, em conformidade com os requisitos previstos no artigo 90.º do RGOIC, nomeadamente das medidas e procedimentos de acompanhamento dos eventos societários relevantes, de certificação de que o exercício dos direitos de voto cumpre os objetivos e a política de investimento dos OII que gere e de prevenção e gestão de conflitos de interesses decorrentes do exercício dos direitos de voto; e) Descrição das políticas e procedimentos que impeçam a realização de operações proibidas à EG e aos OII que gere e a adequada imputação de benefícios recebidos pela EG nos termos do artigo 92.º do RGOIC. 9. Políticas e procedimentos da EG relativos ao registo de clientes e de operações e Artigos 307.º, 307.º-A do CVM Artigos 84.º, 85.º do RGOIC As políticas e procedimentos previstos para o registo de clientes e prevenção da prática do branqueamento de capitais e do financiamento ao terrorismo e para o cumprimento integral - 7 -
prevenção da prática do branqueamento de capitais e do financiamento ao terrorismo Lei n.º 25/2008, de 5 de junho Artigos 2.º/1/b), 12.º do Regulamento dos deveres aplicáveis, v.g. os previstos na Lei n.º 25/2008, de 5 de junho, incluirão, designadamente, os seguintes elementos e informações: a) Descrição dos procedimentos internos tendo em vista o registo de clientes e de operações e a prevenção de operações de branqueamento de capitais e do financiamento ao terrorismo, nomeadamente: (i) Elementos de identificação exigidos a clientes, representantes e/ou beneficiários efetivos; (ii) Procedimentos de autorização de abertura e movimentação de contas associadas à prestação do serviço em causa; (iii) Procedimentos existentes para efeitos de cumprimento dos deveres legais, em particular dos deveres de diligência, de exame, de recusa e de abstenção (com indicação dos montantes acima dos quais será reforçado o cumprimento destes deveres); (iv) Elementos que refletem o resultado da realização dos testes de adequação simples («testes de appropriateness»); (v) Procedimentos para efeitos da conservação de documentos de suporte ao registo de clientes; (vi) Outros procedimentos para efeito do cumprimento dos requisitos de registo de clientes, em particular dos requisitos previstos no artigo 12.º do Regulamento; (vii) Procedimentos relativos ao registo de operações e de ordens de subscrição e de resgate, nos termos previstos nos artigos 84.º e 85.º do RGOIC; b) Mapa e/ou layout exemplificativo do registo de clientes. - 8 -
As políticas e procedimentos da EG relativos ao tratamento das reclamações recebidas de investidores não qualificados devem garantir a eficácia, transparência, adequação e rapidez dos mesmos e incluir, designadamente, os seguintes elementos e informações: 10. Políticas e procedimentos da EG relativos ao tratamento das reclamações de investidores Artigo 305.º-E do RGOIC Artigo 2.º/1/b) do Regulamento a) Procedimentos relativos à receção, encaminhamento e tratamento da reclamação por colaborador diferente do que praticou o ato de que se reclama; b) Procedimentos concretos a adotar para a apreciação das reclamações; c) Prazo máximo de resposta; d) Procedimentos de registo e de arquivo dos processos de reclamação. A política de subcontratação deve cumprir os requisitos legais aplicáveis (v.g. os previstos no artigo 76.º do RGOIC e, quando não incompatíveis com este, nos artigos 308.º e ss. do CVM) e incluir, designadamente, os seguintes elementos e informações: 11. Política de subcontratação adotada pela EG Artigo 76.º do RGOIC Artigos 308.º e ss. do CVM Artigo 2.º/1/b) do Regulamento a) Indicação das funções operacionais subcontratadas e do âmbito da subcontratação tendo em conta, em particular, o não esvaziamento da atividade da EG; b) Procedimentos de avaliação prévia da entidade a subcontratar, em particular no que respeita à adequação e suficiência dos meios e recursos da entidade e à idoneidade e experiência das pessoas que conduzem efetivamente a sua atividade; c) Mecanismos de controlo para a supervisão das atividades subcontratadas e gestão de riscos associados à subcontratação, incluindo no caso de subcontratação em cascata; d) Procedimentos que asseguram a manutenção da responsabilidade da EG, v.g. em matéria de deveres de informação. - 9 -
As políticas e procedimentos da EG relativos à avaliação de ativos deverão incluir, designadamente, os seguintes elementos e informações: a) A descrição dos procedimentos que garantam que a valorização dos ativos sob gestão é efetuada de forma correta, independente e com a competência, o zelo e a diligência devidos; 12. Políticas e procedimentos da EG relativos à avaliação de ativos Artigos 93.º a 95.º do RGOIC Artigo 2.º/1/b) do Regulamento b) A descrição dos procedimentos que garantam que o cálculo do valor líquido global dos OII geridos, a divulgação deste valor e o respetivo reporte à CMVM são efetuados de forma correta, independente e com a competência, o zelo e a diligência devidos; c) A demonstração de que a função de avaliação é funcionalmente independente da gestão e que a política de remuneração e outras medidas asseguram que os conflitos de interesses sejam atenuados e que seja evitada uma influência indevida nos colaboradores; d) Caso a avaliação seja efetuada por avaliador externo, descrição dos procedimentos que assegurem uma adequada seleção da entidade a contratar, a supervisão da respetiva atividade e a manutenção da responsabilidade da EG, v.g. em matéria de deveres de informação. 13. Projetos dos contratos a celebrar com entidades subcontratadas, se aplicável Artigo 76.º do RGOIC Artigos 308.º ss. do CVM Artigo 2.º/1/a) do Regulamento Os projetos de contratos a celebrar entre a EG e as entidades subcontratadas, caso existam, devem ser elaborados e remetidos à CMVM em conformidade com os requisitos legais aplicáveis, v.g. os previstos no artigo 76.º do RGOIC e, quando não incompatíveis com este, nos artigos 308.º e ss. do CVM. 14. Documentação relativa às atividades acessórias que a EG pretende desenvolver Artigo 69.º do RGOIC Caso a EG pretenda desenvolver alguma das atividades acessórias referidas nas alíneas a) e b) do artigo 69.º do RGOIC, deverá: a) Elaborar e remeter à CMVM um documento identificando a atividade em causa e descrevendo sucintamente as características dos serviços a prestar; - 10 -
b) Incluir nas políticas e procedimentos da EG relativos à identificação, prevenção e gestão de conflitos de interesses uma referência específica ao modo como a EG identifica, previne e gere os conflitos de interesses relacionados com o desenvolvimento da atividade acessória; c) Remeter à CMVM contratos-tipo relativos à atividade acessória em causa, caso existam. 15. Colaboração com os técnicos credenciados da CMVM para a apresentação de todos os meios e instalações em inspeção presencial Artigo 298.º/2 do CVM O registo para o exercício da atividade da EG é precedido de uma inspeção presencial pela CMVM para verificação do cumprimento de todos os requisitos legais aplicáveis. - 11 -