A comissão O primeiro passo é formar uma Comissão, escolhida pela(s) turma(s). Essa Comissão deve ser composta por pessoas disponíveis, responsáveis e interessadas em acompanhar todas as etapas do processo. É importante que não tenha um número grande de pessoas para facilitar as discussões. A Comissão pode ser sub-dividida em pequenos grupos encarregados de tarefas específicas, para não sobrecarregar um único membro. Sugerimos a seguinte composição: a) Presidente: Representa a Comissão de Formatura junto à Faculdade; Coordena as reuniões da Assembléia Geral (Comissão e todos os formandos da turma); Coordena e supervisiona as atividades da Comissão de Formatura. b) Secretaria Geral: Redige e assina a ata de cada reunião da Comissão de Formatura ou da Assembléia Geral; É responsável pelos documentos referentes à Comissão de Formatura; c) Tesoureiros: Em número de dois, gerenciam e administram os recursos financeiros da Comissão de Formatura; Apresentam balancetes mensais; Determinam as autorizações de despesas, que deverão conter a assinatura do tesoureiro e do presidente. d) Relações Públicas:
Responsável pelo contato direto com os membros da Assembléia Geral; Divulga e promove as atividades da Comissão de Formatura; Recebe as críticas e sugestões dos membros da Assembléia Geral. Responsável pelas atividades de angariamento de recursos financeiros para a Comissão de Formatura; O Estatuto Social Depois da comissão formada, deverá ser elaborado um estatuto, onde constarão regras que nortearão o relacionamento do grupo de formandos com relação a: Prazo de adesão à relação de Formandos ou de sua saída/desistência; Vencimento das mensalidades; Índice de correção das mensalidades; Taxa de devolução em caso de saída do formando (citar em quais casos devolve-se o dinheiro. O percentual de devolução varia de acordo com o caso: perda de matéria, falecimento de parente, doença,...); OBS: O estatuto deverá ser aprovado por todos os formandos e registrado em ata específica. Convite A empresa contratada se responsabiliza pela produção dos convites, deixando a cargo da Comissão as seguintes informações:
Nome dos formandos e dos respectivos pais; Nome da Instituição; Nome do Diretor, do(a) Coordenador(a) do curso, do Paraninfo, do Patrono ou Patronesse, dos Professores, de outras informações; Nome do Orador e do Mestre de Cerimônia; Texto do juramento; Informações gerais como: horário, data e local da missa/culto, solenidade e baile. Deverá ser estipulado um número mínimo de convites por formando. OBS: O convite deverá ser previamente encaminhado à Secretaria Geral para avaliação e conferência das informações. Missa e Culto A Missa ou Culto não será realizada junto com a solenidade de colação de Grau. É uma decisão exclusiva da(s) turma(s). No entanto, sugerimos que, caso se decida pela missa ou culto, a turma deverá escolher o local, o Padre e/ou Pastor, que fará as leituras, as preces e outros atos. A participação da empresa contratada poderá dar maior ajuda ao ato religioso. O folheto da missa será fornecido pela empresa organizadora. Essa deverá fornecer livro com todas as músicas religiosas para serem escolhidas e roteiro detalhado da celebração, com duração média de 1 hora.
Baile A empresa contratada deverá apresentar todos os serviços oferecidos. Os formandos devem deixar reservado uma mesa para as Autoridades Acadêmicas e seus acompanhantes. Lembramos que a formatura é divida em duas partes: a Colação de Grau, de responsabilidade da Faculdade, e a comemorativa, missa, baile, jantares, etc., de inteira responsabilidade organizacional e financeira dos formandos. Todas as comemorações levam o nome da Faculdade, portanto, manter a respeitabilidade da instituição é um compromisso dos formandos. A arrecadação de Capital A arrecadação é realizada normalmente de duas Formas:.: cobrança de parcelas mensais.: realização de eventos. A cobrança de parcelas mensais é praticamente obrigatória, uma vez que a realização de eventos normalmente não consegue cobrir todos os custos da formatura. Mas surge uma dúvida: Quanto cobrar? Basta saber a data da formatura, quantidade de alunos se formando e quantidade de capital a ser arrecadado.
Se você não souber nenhuma dessas informações, o site pode lhe sugerir um valor baseado nos valores pagos por outras comissões de formatura, até que as informações acima citadas sejam definidas. O site também pode lhe dizer para quanto se deve ajustar uma parcela a fim de se atingir determinada meta. Estabelecem-se as metas e o site automaticamente calcula os valores necessários para atingir tais metas. Simples assim. Controlando Despesas e Receitas Os tesoureiros têm a responsabilidade de publicar mensalmente um documento contendo todos os gastos e ganhos da formatura. Este documento é chamado de Fluxo de Caixa. Basta lançar no site os pagamentos efetuados e os valores recebidos e o site se encarrega de fazer um balanço e gerar um documento pronto para ser impresso e publicado. Este documento fica também disponível para todos os formandos consultarem 24 horas por dia.
Controlando Pagamentos, Juros e Multas Também Cabe aos tesoureiros controlar as dividas e pagamentos de cada formando, aplicando multa e juros quando necessário. Este controle deve ser feito mensalmente e cabe à comissão de formatura informar os pagamentos efetuados no fluxo de caixa tratado no tópico anterior, bem como informar sempre que requerido qual o status atual da dívida do formando para com a Comissão de Formatura. Assembléias Todas as decisões Administrativas da comissão devem ter aprovação em assembléia. Apos a aprovação e necessário reduzir em ata o que foi decidido e esta ata deve ser assinada pelo presidente da comissão de formatura. Opiniões, perguntas, discussões sobre os temas da assembléia podem ser realizadas, onde todos podem postar suas opiniões livremente, de uma maneira em que todas as opiniões são registradas e visualizadas por todos os interessados, evitando confusões. Mantendo a Ordem
Depois de definidas as regras para a formatura (no estatuto e nas atas), cabe à Comissão seguir as regras aplicá-las de forma rígida! Não tenha medo de desligar um aluno que não paga da comissão, não ceda a pressões para mudar algo decidido em assembléia e não se envergonhe em cobrar dívidas dos formandos. Enfim: Aproveite a oportunidade para aprender tudo que puder e tenha uma