NORMA DE EVENTOS INSTITUCIONAIS E OFICIAIS - Universidade Federal de Itajubá-

NORMA DE EVENTOS INSTITUCIONAIS E OFICIAIS - Universidade Federal de Itajubá-

Esta norma regulamenta a realização dos eventos institucionais e oficiais da Universidade Federal de Itajubá, padronizando a execução dos mesmos e, assim, contribuindo para preservar a imagem da universidade junto aos públicos interno e externos. Capítulo I Dos eventos da Universidade Art. 1º São eventos oficiais os promovidos pela Reitoria com a presença obrigatória de algum de seus membros. Art. 2º São eventos institucionais os organizados por membros da comunidade acadêmica com apoio oficial, ainda que realizados externamente às dependências da UNIFEI. 1º Eventos são reconhecidos como institucionais somente se existir um servidor docente ou servidor técnico-administrativo responsável pela organização. 2º É proibido a discentes assumir a coordenação de eventos na instituição, bem como assumir o compromisso de sediá-los em nome da UNIFEI. Art. 3º Todo evento da universidade deverá ser comunicado oficialmente à Secretaria de Comunicação (SECOM), com antecedência mínima de 7 (sete) dias úteis dias. 1º Os organizadores do evento deverão enviar o roteiro da cerimônia para avaliação da SECOM. 2º Os organizadores devem se atentar para o respeito à ordem de precedência de autoridades e bandeiras. Caso a universidade receba uma autoridade de maior precedência do que o Reitor, devese respeitar o cerimonial seguido por essa autoridade.

Art. 4º Fica a cargo dos responsáveis pelo evento organizar e executar o mesmo, cabendo à SECOM, quando solicitada, orientar na confecção do cerimonial e atuar na divulgação. Parágrafo único Para solicitações dessa natureza deve-se respeitar uma antecedência mínima de 5 dias. Art. 5º Compete à SECOM organizar os seguintes eventos oficiais da UNIFEI: I. Aniversário da UNIFEI; II. III. IV. Homenagens In Memorian ; Colações de Grau Oficiais; Inaugurações; V. Entregas de prêmios; VI. VII. Transmissões de cargos; Visitas Oficiais. Parágrafo único A presença do Reitor nesses eventos é indispensável, podendo o mesmo delegar outra autoridade acadêmica para representá-lo. Art. 6º - Congressos, Seminários, Simpósios, Semanas, Fóruns ou outros eventos científicos de grande porte deverão ser autorizados previamente pela PROEX, pelos órgãos responsáveis pelos serviços gerais e infraestrutura, bem como pelos responsáveis pelos espaços a serem utilizados, mediante solicitação da Diretoria da Unidade Acadêmica correspondente. 1º - São considerados eventos de grande porte os que têm previsão de público acima de 400 pessoas para o Campus de Itajubá e 200 pessoas para o Campus de Itabira.

2º - Eventos culturais abertos à comunidade, realizados nos espaços comuns dos campi, não se aplicam a esta regra. Capítulo II Do Aniversário da UNIFEI Art. 7º As comemorações do aniversário da UNIFEI acontecem todo dia 23 (vinte e três) de novembro no Complexo Histórico e Cultural da UNIFEI com duas cerimônias tradicionais: I. Aposição de flores no mausoléu do fundador, Dr. II. Theodomiro Carneiro Santiago; Inauguração de retratos na galeria de professores aposentados. Parágrafo único Outras atividades podem ser inseridas na programação, desde que sejam apresentadas para avaliação da SECOM junto à Reitoria. Capítulo III Homenagem In Memorian Art. 8º No caso de falecimento de servidores ativos, aposentados e alunos, serão divulgadas notas de falecimento no site e a bandeira da UNIFEI será hasteada a meio mastro, ficando assim por 2 (dois) dias. 1º A Capela Ecumênica do Campus de Itajubá é o local destinado para as cerimônias de velório, podendo ser, excepcionalmente, liberado outro espaço. 2º Bandeiras da UNIFEI não serão cedidas para utilização nas cerimônias. 3º - A UNIFEI não se responsabilizará pela organização de quaisquer outros tipos de manifestações.

Capítulo IV Da Colação de Grau Art. 9º A Colação de Grau é um ato oficial, realizado em sessão solene e pública, de caráter obrigatório, de outorga de grau aos alunos que concluíram o curso superior de graduação. Cabe à SECOM e aos setores responsáveis pelo registro acadêmico organizar as cerimônias de Colação de Grau Oficiais, realizadas ao fim de cada semestre. Art. 10 Não é de responsabilidade da UNIFEI organizar qualquer cerimônia de colação de grau que não seja oficial. 1º A UNIFEI não tem qualquer responsabilidade sobre eventos de formatura promovidos por terceiros, devendo seus organizadores enfatizar aos participantes a natureza não oficial do evento. 2º Não é permitida a participação de autoridades acadêmicas na mesa em cerimônias de colação de grau não oficiais. Art. 11 O número de cerimônias, bem como o agrupamento de cursos, será definido pelos organizadores da solenidade, de acordo com a quantidade de formandos. Art. 12 É de responsabilidade da UNIFEI fornecer as becas para os formandos, vestes talares do Reitor e demais autoridades acadêmicas. Parágrafo único Compete à SECOM preparar o local do evento e coordenar o serviço de áudio e de decoração do espaço. Art. 13 A Mesa Oficial terá a seguinte composição: I. Reitor, como Presidente da Sessão; II. III. Pró-Reitor de Graduação; Responsável pelo Setor de Registro Acadêmico

1º - Em caso de impossibilidade o Reitor e/ou o Pró-Reitor de Graduação serão substituídos por seus respectivos substitutos legais ou quem eles designarem. 2º - A critério do Presidente da Sessão poderão compor a mesa: I. Patrono; II. III. IV. Paraninfo; Representante do DCE; Representante da AD-UNIFEI; V. Outras autoridades acadêmicas da UNIFEI; VI. Autoridades externas a UNIFEI. 3º - Nas cerimônias de colação de grau de campus fora de sede, o Diretor do Campus também comporá a mesa. Art. 14 Nas cerimônias de colação de grau devem ser realizados, no mínimo, o juramento e o pronunciamento do Presidente da Sessão. 1º - O texto do juramento será fornecido pela SECOM ao aluno designado como jurador; 2º - O Presidente da Sessão terá 10 (dez) minutos para o seu discurso; 3º - Não é obrigatória a presença de Orador, Patrono, Paraninfo e Homenageados nas Colações de Grau Oficiais, ficando a cargo do Presidente da Sessão essa definição. Art. 15 Caberá ao Presidente da Sessão efetuar a outorga do grau e entrega da documentação ao formando, podendo ser por ele designado algum outro membro da mesa para auxiliá-lo. Parágrafo único O Presidente da Sessão definirá se haverá a entrega da documentação por familiares que também sejam exalunos ou servidores e ex-servidores da instituição.

Art. 16 Caberá aos responsáveis pelos setores de serviços gerais e infraestrutura darem suporte à montagem de palco, disposição de cadeiras, limpeza, segurança, apoio técnico de som, entre outros de natureza similar. Art. 17 Caberá à SECOM designar o Mestre de Cerimônia, roteirizar o cerimonial e enviar o convite da cerimônia, padronizado para os dois campi, aos interessados. Art. 18 É responsabilidade do formando comparecer no local da Colação com antecedência de 1 (uma) hora antes do início da cerimônia, para retirada das becas e organização. Parágrafo Único A participação dos retardatários dependerá da avaliação do Coordenador da Cerimônia; Art. 19 A Colação de Grau Extraordinária acontecerá na Pró- Reitoria de Graduação, ficando a cargo do Pró-Reitor de Graduação a outorga do grau e a definição das datas. Parágrafo Único Em caso de impossibilidade o Pró-Reitor de Graduação será substituído por seu substituto legal ou quem ele designar. Art. 20 A Colação de Grau por procuração acontecerá na Pró- Reitoria de Graduação, no mesmo formato da Colação de Grau Extraordinária. Parágrafo Único A procuração deve ser pública, registrada em cartório e a solicitação deverá ser aprovada pela Reitoria. Art. 21 A diplomação depende da devolução da beca e do capelo ao final da cerimônia. A não devolução acarretará no pagamento, pelo aluno, do valor de compra da beca e/ou do capelo para a empresa prestadora do serviço de aluguel.

Capítulo V Das Inaugurações Art. 22 Somente será autorizada a fixação de placas alusivas à formatura de graduação de cursos oferecidos pela UNIFEI e de homenagens em local definido pela SECOM e pelo Responsáveis pelos setores de serviços gerais e infraestrutura; 1º Para fixação das placas, os interessados deverão enviar à SECOM o formulário de solicitação constante na Instrução Administrativa PCI-016, ficando o solicitante responsável pelo fornecimento da placa e material para fixação; 2º A placa deverá obrigatoriamente conter o nome e o logo da UNIFEI, sendo proibida alusão a qualquer empresa privada; 3º As placas que forem eventualmente retiradas poderão ser devolvidas ao responsável solicitante ou, quando este não for encontrado, a placa ficará na guarda dos setores de serviços gerais e infraestrutura por 12 (doze) meses, sendo posteriormente encaminhada para o Museu Theodomiro Santiago; 4º As especificações das placas deverão seguir as Instruções Administrativas fornecidas pelos setores de serviços gerais e infraestrutura. Art. 23 Inaugurações de prédios são de responsabilidade da SECOM e inaugurações de salas e laboratórios são de responsabilidade da Unidade Acadêmica correspondente. Parágrafo Único As cerimônias oficiais serão adaptadas pela SECOM conforme local, data e público destinado. Capítulo VI Da Entrega de Prêmios Art. 24 Todas as honrarias (prêmios, outorga de títulos, medalhas, etc.) deverão ser comunicadas à SECOM, que levará para análise e apreciação da Reitoria.

Parágrafo único Honrarias que serão concedidas em nome da Universidade devem ser aprovadas pelo Conselho Universitário. Capítulo VII Da Transmissão de cargo Reitor, Vice-Reitor e Diretor de Campus Art. 25 As cerimônias de transmissão de cargo de Reitor, Vice- Reitor e Diretor de Campus são de responsabilidade da SECOM e contarão com apoio dos setores de serviços gerais e infraestrutura na organização do evento. Capítulo VIII Das Visitas Oficiais Art. 26 As solicitações de visita deverão ser feitas para a SECOM, que definirá o roteiro conforme a disponibilidade de laboratórios e espaços da universidade. Capítulo IX Da Participação da Reitoria e demais Autoridades Universitárias em Eventos Art. 27 Todos os convites para eventos destinados às Autoridades Acadêmicas deverão ser encaminhados à SECOM, para triagem; 1º - Os convites deverão ser entregues com antecedência de 10 (dez) dias, para adequação da agenda das autoridades e para orientação sobre a participação no evento; 2º - A triagem segue os tópicos: I. Natureza e finalidade do evento; II. III. IV. Organizador do evento; Horário e local; Dinâmica do evento;

V. Componentes da mesa, quando houver composição; VI. VII. Tempo e tema para pronunciamento; Outros que forem necessários. Art. 28 Esta Norma entra em vigor após a sua aprovação no Conselho de Ensino, Pesquisa, extensão e Administração e sua respectiva publicação no Boletim Interno Semanal (BIS UNIFEI). Aprovada na 33ª Reunião Ordinária do CEPEAd 183ª Resolução 18/11/2015. Alterada na 16ª Reunião Ordinária do CEPEAd 76ª Resolução 28/06/2017. Professor Dagoberto Alves de Almeida Reitor