POLÍTICA DE GOVERNANÇA COOPERATIVA 1
1. APRESENTAÇÃO Esta política estabelece os princípios e práticas de Governança Cooperativa adotadas pelas cooperativas do Sistema Cecred, abordando os aspectos de representatividade e participação, direção estratégica, gestão executiva e fiscalização e controle, atendendo a Resolução 3.859, de 27/05/2010, do Banco Central do Brasil. As cooperativas que compõem o Sistema Cecred estão vinculadas à Cooperativa Central de Crédito Urbano Cecred e se submetem aos padrões, mecanismos de regulação e supervisão e estruturas de controle do Sistema. Cabe à cooperativa Central Cecred liderar a conciliação das estratégias individuais de suas singulares, assegurando o cumprimento dos princípios da governança cooperativa. 2. CONCEITO A Governança Cooperativa é o conjunto de processos, políticas, leis e regulamentos que regem a maneira como uma cooperativa é dirigida, administrada ou controlada, permitindo aos cooperados definir e assegurar a execução dos objetivos da cooperativa. As boas práticas de Governança Cooperativa asseguram aos cooperados equidade de tratamento, transparência, prestação de contas responsável e conformidade legal, tendo como finalidade aumentar o valor da sociedade, contribuindo para a sua perenidade. 3. OBJETIVOS DA GOVERNANÇA COOPERATIVA Assegurar a solidez e a eficiência econômica da cooperativa; Resguardar a obtenção dos devidos resultados da cooperativa, através da fiscalização e avaliação do desempenho da gestão; Assegurar transparência no processo de gestão, equidade no tratamento dos cooperados, adequação na prestação de contas e responsabilidade sobre os resultados; Assegurar que o comportamento e as decisões dos executivos estejam alinhados com os interesses dos cooperados; Evitar situações de abuso de poder, conflitos de interesse e erros estratégicos decorrentes da centralização na tomada de decisão; Ampliar a credibilidade dos cooperados com relação às informações fornecidas pela cooperativa. 4. DIRETRIZES Reconhecendo a importância da Governança Cooperativa para a sustentabilidade das organizações, o Sistema Cecred trabalha, continuamente, para a transparência e o monitoramento em todos os processos de gestão, adotando práticas de governança apoiadas nas seguintes diretrizes: representatividade e participação, direção estratégica, gestão executiva e fiscalização e controle. 4.1 REPRESENTATIVIDADE E PARTICIPAÇÃO Para ampliar a representatividade e a proporcionar a participação efetiva dos cooperados, respeitando e atendendo seus interesses coletivos e garantindo o crescimento sólido das cooperativas, o Sistema Cecred desenvolve as ações apontadas em seguida, através das Cooperativas singulares. 2
4.1.1. ASSEMBLEIA GERAL As cooperativas do Sistema Cecred empenham-se em garantir a maior participação possível dos cooperados na Assembleia Geral, buscando a efetividade do princípio da transparência. A condução da Assembleia deve estimular a participação dos cooperados nas discussões, criando um ambiente de valorização, motivação e comprometimento que contribuam para alcançar uma participação consistente, contribuindo para o exercício consciente do voto e para tomada de decisão efetiva. As orientações para a adequada condução da Assembleia Geral estão descritas no Estatuto Social das cooperativas do Sistema Cecred. O processo eleitoral segue o disposto no Estatuto Social e no Regimento Interno das cooperativas, elaborados conforme modelo padrão do Sistema Cecred. 4.1.2. PRÉ-ASSEMBLEIAS Visando facilitar a participação dos cooperados em razão de aspectos geográficos e, com isso, atingir um maior índice de representatividade, cooperativas do Sistema Cecred com mais de um ponto de atendimento, ou cuja estrutura exija, em razão de peculiaridades dos grupos de cooperados, realizam Pré-Assembleias em regiões específicas. As Pré-Assembleias não têm caráter deliberativo e sua pauta deve contemplar todos os assuntos a serem apresentados na Assembleia Geral, permitindo aos cooperados esclarecer dúvidas e apresentar críticas e sugestões. 4.1.3. COMITÊS EDUCATIVOS Os Comitês Educativos, órgãos consultivos constituídos em cada cooperativa do Sistema Cecred, por ponto de atendimento, visam a ampliação da participação dos cooperados nas atividades da cooperativa, o desenvolvimento de atividades educacionais e o aprimoramento dos processos de comunicação entre a cooperativa e os cooperados. A constituição dos Comitês Educativos é de livre escolha das cooperativas do Sistema Cecred, levando em consideração suas necessidades em termos de número de cooperados e regiões de atuação. Critérios relativos à estrutura, composição, procedimentos, recursos e periodicidade dos eventos relativos aos Comitês, estão definidos no Regimento do Comitê Educativo, elaborado conforme modelo padrão do Sistema Cecred. 4.1.4. PROGRAMA DE FORMAÇÃO DE LIDERANÇAS As cooperativas do Sistema Cecred estimulam, continuamente, a emersão de lideranças no seu quadro social, objetivando buscar a renovação dos membros dos órgãos de administração e fiscalização e a garantia da sua sustentabilidade e continuidade de longo prazo. 3
Os membros do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal, bem como os cooperados interessados e/ou indicados para assumir futuras posições junto aos conselhos, participam do Programa de Formação e Atualização de Dirigentes. O programa visa a capacitação e o aperfeiçoamento em conteúdos como Cooperativismo de Crédito, Atribuições e Responsabilidades dos Conselhos de Administração e Fiscais, Contabilidade, Demonstrativos de Gestão e Controle, Desenvolvimento Social e Educação Cooperativista, entre outros. Além da participação nos diversos eventos educativos oferecidos pela cooperativa, os membros do Comitê Educativo participam de programa específico de desenvolvimento, visando proporcionar-lhes conhecimentos sobre Cooperativismo, Liderança e Comunicação entre outros. 4.1.5. PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE COOPERADOS PROGRID O PROGRID visa a integração e o desenvolvimento dos cooperados das cooperativas singulares do Sistema Cecred. Os eventos do PROGRID são oferecidos pelas cooperativas singulares para seus cooperados e membros da comunidade onde atuam e envolvem temas focados nas áreas de educação cooperativista, educação financeira, desenvolvimento de competências profissionais, qualidade de vida e responsabilidade social e ambiental. Os principais objetivos do programa de integração e desenvolvimento de cooperados são: Promover a integração do quadro social das cooperativas; Aproximar os cooperados das cooperativas, ampliando sua responsabilidade em fazer parte do sistema; Ampliar o nível de educação dos cooperados, em diversos campos de conhecimento; Identificar e preparar novas lideranças junto ao quadro social; Difundir a doutrina cooperativista junto à comunidade. Para a realização do programa, sempre que possível, as cooperativas devem utilizar os recursos do FATES Fundo de Assistência Técnica, Educacional e Social. 4.1.6. COMUNICAÇÃO COM O QUADRO SOCIAL Objetivando garantir a transparência no processo de gestão da cooperativa e o bom funcionamento da estrutura de organização do quadro social, as cooperativas do Sistema Cecred desenvolvem meios adequados de comunicação, utilizando, no mínimo, os canais relacionados abaixo: Assembleia Geral; Pré-Assembleias; Reuniões de Comitês Educativos; Eventos educativos; Informativos; Sites; Materiais de divulgação; Relatórios anuais de prestação de contas padronizado pela Central Cecred; Ouvidoria; SOA Serviço de Orientação ao Associado. 4
4.1.7. EDUCAÇÃO COOPERATIVISTA PARA COLABORADORES Os colaboradores das cooperativas do Sistema Cecred participam de programa de capacitação em educação cooperativista. Além de cursos específicos oferecidos pela Central Cecred, as cooperativas adotam mecanismos de capacitação e atualização contínuas de seus colaboradores, visando, não somente a capacitação técnica, mas também a prática cotidiana dos valores e princípios cooperativistas. Visando estimular a participação, o comprometimento e o desenvolvimento de uma visão mais abrangente dos negócios relacionados ao Cooperativismo de Crédito nos colaboradores no Sistema Cecred, as cooperativas adotam o modelo participativo na elaboração de seus Planejamentos Estratégicos, Plano de Ações e Metas e Orçamentos Anuais. 4.2. DIREÇÃO ESTRATÉTICA E GESTÃO EXECUTIVA As Cooperativas do Sistema Cecred zelam por desenvolver a clara separação entre os papeis desempenhados pelos administradores com funções estratégicas (Conselho de Administração) ou por aqueles com funções executivas (Diretoria Executiva). 4.2.1. DIREÇÃO ESTRATÉGICA A principal missão dos administradores eleitos é de traduzir as expectativas dos cooperados em orientações e estratégias, que serão desenvolvidas pelos executivos, além de acompanhar essa execução. Os representantes do Conselho de Administração das cooperativas do Sistema Cecred norteiam sua atuação através de Regimento Interno especifico que entre outras orientações, determina: Definição de missão, competências, deveres e responsabilidades; Modelo e escopo de reuniões; Publicação sistemática de atas e leitura compulsória das atas do Conselho Fiscal e da Cooperativa Central; Demonstrativos gerenciais padronizados; Formação de Comitês. A composição do Conselho de Administração deve representar diferentes grupos de interesses, setoriais, profissionais, tomadores, aplicadores e regiões de atuação, levando em consideração habilidades e conhecimentos específicos, capaz de contribuir para a boa condução das ações estratégicas da cooperativa. O Conselho de Administração reúne-se ordinariamente uma vez por mês e extraordinariamente, sempre que necessário. Respeitando os interesses dos cooperados e a singularidade de cada Cooperativa, o Conselho de Administração da Central Cecred é composto, de forma democrática, por um representante de cada Cooperativa filiada, compartilhando o poder de decisão e possibilitando às Cooperativas ajustar seus interesses e alinhar as diferentes expectativas. Os dirigentes eleitos devem prestar contas de sua atuação a quem os elegeu e responder integralmente por todos os atos praticados no exercício de seus mandatos. 5
Tendo em vista a capacitação e o aprimoramento contínuo da competência estratégica de seus dirigentes, os Conselheiros da Administração participam das ações previstas no Programa de Formação e Atualização de Dirigentes. 4.2.2. GESTÃO EXECUTIVA As cooperativas do Sistema Cecred possuem uma Diretoria Executiva, subordinada ao Conselho de Administração, composta de 3 (três) membros, associados ou não, compreendidos pelos cargos de Diretor Executivo, Diretor de Operações e Diretor Administrativo. A diretoria executiva reúne-se, ordinariamente, duas vezes por mês e, extraordinariamente, sempre que necessário O Diretor Executivo presta expediente diário na Cooperativa para melhor conduzir a gestão dos negócios e prestar contas às instâncias cabíveis. Os administradores com funções executivas são os responsáveis pela execução das diretrizes fixadas pelo órgão de direção estratégica, em consonância com as estratégias do Sistema Cecred. Têm como responsabilidades acompanhar o estado econômico-financeiro da instituição bem como conduzir as atividades ligadas aos negócios, através da avaliação contínua do desempenho dos produtos e serviços oferecidos ao quadro social e da efetividade de atuação da equipe de colaboradores, devendo prestar contas da sua atuação a todos os envolvidos sempre que solicitado. O posicionamento ético adotado nas ações dos administradores com funções executivas ou estratégicas das cooperativas do Sistema Cecred é pautado nos valores e os princípios cooperativistas. Os requisitos de capacitação técnica, as responsabilidades e as atribuições dos executivos estão definidas no Estatuto Social e no Regimento Interno da cooperativa, elaborados conforme modelo padrão do Sistema Cecred. A fim de aprimorar a competência técnica gerencial de seus executivos, as cooperativas do Sistema Cecred investem fortemente em programas de formação e atualização profissional, através de treinamentos, cursos, palestras, seminários, fóruns e outros. 4.3. FISCALIZAÇÃO E CONTROLE Os cooperados devem exercer efetivamente o seu direito-dever de fiscalizar e controlar os negócios da Cooperativa. Para tanto, o Sistema Cecred disponibiliza canais institucionais que asseguram o cumprimento dessa fiscalização e controle: Ampliação do nível de conhecimento do cooperado, através da realização de eventos e ações de desenvolvimento focadas na educação cooperativista; Informações transparentes aos cooperados; Padronização da prestação de contas nas AGO s; Conselho Fiscal com atuação direcionada por Regimento interno padrão para todas as Cooperativas do Sistema. Auditoria interna e externa; Formação de Comitês; Políticas institucionais. 6
As cooperativas do Sistema Cecred adotam mecanismos de controles internos, dentro dos padrões recomendados pela Central e em cumprimento às determinações das autoridades regulatórias, atuando através de um sistema efetivo de gestão de riscos. A Central Cecred mantém, na sua estrutura organizacional, área específica de Controles Internos e Gestão de Riscos e a estrutura organizacional das cooperativas singulares do Sistema Cecred compreende clara divisão entre Setor de Operações Negócios e o Setor Administrativo, responsável pelos Controles Internos e Gestão de Riscos da cooperativa. A Política de Controles Internos e Compliance do Sistema Cecred tem como diretrizes básicas: Assegurar a conformidade com leis e regulamentos de órgãos oficiais e a aderência às políticas e procedimentos internos; Disseminar cultura que demonstre a todos os colaboradores do Sistema a importância dos controles internos; Manter sistema de controles internos alinhado aos objetivos do Sistema e aderente às melhores práticas de mercado; Garantir estrutura de controles internos que assegure que os principais riscos, sejam identificados, avaliados, monitorados, controlados e testados de forma eficiente e eficaz; Assegurar a existência de atribuição de responsabilidades, observada a estrutura organizacional estabelecida pelo Sistema, garantindo a apropriada segregação de funções, de modo a eliminar atribuições de responsabilidades conflitantes, assim como reduzir e monitorar conflitos de interesses existentes nas Áreas; Assegurar a consistência e tempestividade das informações que são relevantes para a tomada de decisões ou que afetem as atividades do Sistema, por meio de um processo de comunicação confiável; Propiciar a atuação efetiva e independente da auditoria interna sobre o sistema de controles internos; Elaborar relatórios periódicos sobre a situação dos controles internos, a serem apreciados e aprovados, pelos Comitês competentes e pelo Conselho de Administração. 4.3.1. CONSELHO FISCAL O Conselho Fiscal tem como missão exercer o controle da legitimidade das contas e da gestão dos administradores, verificando se as deliberações do Conselho de Administração e os atos de gestão estão em consonância com a lei, com o Estatuto Social e com as normas internas do Sistema, e ainda, se dão cumprimento às deliberações da Assembléia Geral. Deve, também, considerar o mérito dos negócios, de modo a verificar se estão em conformidade com o objetivo social e os fins próprios da Cooperativa. Os representantes do Conselho Fiscal das cooperativas do Sistema Cecred norteiam sua atuação através de Regimento Interno especifico. Assim como no Conselho de Administração, a composição do Conselho Fiscal deve representar diferentes grupos de interesses, setoriais, profissionais, tomadores, aplicadores e regiões de atuação. Os Conselheiros Fiscais participam, juntamente com os Conselheiros da Administração, das ações de capacitação e desenvolvimento previstas no Programa de Formação e Atualização de Dirigentes. 7
4.3.2. AUDITORIAS Auditoria Interna A auditoria interna avalia o controle interno exercido sobre cada segmento operacional das cooperativas do Sistema Cecred, sugere a elaboração ou a alteração de normas, a adoção de procedimentos e rotinas e a introdução de mecanismos de controle nas cooperativas. São objetivos da Auditoria Interna no Sistema Cecred: Verificar e apontar deficiências no cumprimento das políticas de risco de crédito, mercado e liquidez, e operacional, do Sistema Cecred; Analisar e emitir parecer sobre os itens previstos no programa de auditoria. As auditorias são executadas, no mínimo, semestralmente, envolvendo as áreas contábil, jurídica, organizacional e financeira das cooperativas singulares. Auditoria Independente O Conselho de Administração da Central Cecred contrata empresas de auditoria independente, garantindo transparência e credibilidade na análise das demonstrações contábeis das cooperativas do Sistema Cecred. As auditorias independentes são realizadas, no mínimo, anualmente. 4.3.3 COMITÊS ÓRGÃOS DE DECISÃO COLEGIADA A estruturação de comitês garante o tratamento formal e sistematizado dos assuntos de relevância para as cooperativas do Sistema Cecred, fornecendo subsídios e aprimorando os controles exercidos sobre a gestão. Comitê de Controle e Gestão de Riscos Composto pelo presidente, vice-presidente, diretor executivo e técnicos da área de controles internos e gestão de riscos da Central. O Comitê de Controle e Gestão de Riscos tem como principais responsabilidades: Analisar os relatórios das auditorias interna e externa e pareceres técnicos da área de controles internos e gestão de riscos; Solicitar providências necessárias à redução de riscos e correção de não conformidades, assegurando a solidez com o cumprimento dos limites operacionais estabelecidos pelo Sistema Cecred e pelo BACEN; Recomendar ao Conselho de Administração a aplicação de advertências ou multas em Cooperativas Filiadas que não cumpram as atribuições regimentais ou legais; Recomendar ao Conselho de Administração a contratação ou encerramento de contratos com empresas de Auditoria Interna e Externa. Comitê Técnico de Riscos Composto por Diretor Executivo, representante das áreas da Central Cecred e um representante de cada Cooperativa Filiada. O Comitê Técnico de Riscos tem como principais responsabilidades: 8
Avaliar e propor normas internas em todos os temas relacionados ao risco de crédito, de mercado e liquidez, e operacional; Sugerir procedimentos operacionais e ações mitigadoras de risco; Contribuir na elaboração ou alteração das políticas institucionais para os riscos do Sistema Cecred; Disseminar as práticas de prevenção de riscos entre os colaboradores. Grupo Permanente de Risco Composto por técnicos representantes de todas as áreas da Central Cecred, com coordenação do responsável pela área de Controles Internos e Gestão de Riscos. O Grupo Permanente de Risco tem como principais responsabilidades: Identificar riscos e necessidade de pontos de controle inerentes aos produtos, processos, sistemas e infraestrutura; Aplicar a metodologia de gestão para os riscos identificados, incluindo a classificação, avaliação, priorização, tratamento e monitoramento; Encaminhar formalmente os resultados dos trabalhos para a Diretoria Executiva. Comitê de Crédito As cooperativas do Sistema Cecred têm constituídos Comitês de Crédito, com alçadas decisórias definidas, premiando a agilidade e simplificação da concessão do crédito sem comprometer a segurança das operações. O Comitê de Crédito tem a função de decidir sobre a liberação das operações de crédito, de acordo com as definições das alçadas constantes no Manual de Crédito do Sistema Cecred. São atribuições do Comitê de Crédito: Deliberar sobre as propostas de crédito, obedecendo a procedimentos técnicos próprios de análise estabelecidos na política de concessão de crédito da Cooperativa Filiada e Manual de Crédito do Sistema Cecred; Responder e prestar contas aos Conselhos de Administração e Fiscal, referente aos pareceres das análises de crédito do Comitê. 4.4 CONSIDERAÇÕES FINAIS Através das boas práticas, o Sistema Cecred garante a pluralidade de interesses, torna as relações mais seguras e transparentes, reduz riscos diversos e garante a sustentabilidade do Sistema, permitindo a geração de resultados que proporcionem eficiência econômica e social aos cooperados. Florianópolis, 17 de novembro de 2011. Max Bayer Gomes Diretor Presidente Claudio Romanzini Diretor Financeiro 9
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