PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES PARA A REDE DE BIBLIOTECAS DA UNESP: OBRAS AVULSAS, MÓDULO 1. Angela de Brito Bellini Margaret Alves Antunes Maria Irani Coito RESUMO A formação de uma coleção básica deve estar direcionada aos Programas de Ensino e Pesquisa desenvolvidos em cada Unidade Universitária, considerandose que as áreas do conhecimento humano têm características multidisciplinares e complexas no que concerne aos currículos dos cursos de graduação. As disciplinas curriculares devem estar representadas nos acervos das Bibliotecas com material bibliográfico adequado à formação profissional dos alunos de graduação e linhas de pesquisa dos cursos de pós-graduação. Os acervos das bibliotecas da Unesp provavelmente possuem materiais que não representam mais os interesses de seus usuários, pois as necessidades da comunidade mudaram, a ciência e a tecnologia encontram-se em constante evolução e os livros tornaram-se desatualizados devendo ser substituídos por novas edições. Uma coleção que possui um grande número de títulos obsoletos apresenta dificuldades desnecessárias aos usuários e gastos com sua manutenção. A Coordenadoria Geral de Bibliotecas preocupada com o desenvolvimento qualitativo dos 30 acervos que compõem a Rede de Bibliotecas da Unesp, propôs ao Grupo de Metas Verbas para Aquisição de Material Bibliográfico, a realização de um programa que fosse de encontro às necessidades de: economizar espaço físico, reduzir custos de manutenção, melhorar a acessibilidade aos suportes da informação, estabelecer indicadores para uma política de seleção visando a expansão qualitativa e criteriosa dos acervos, fornecer parâmetros para avaliação de coleções e definir métodos para manutenção e preservação do material bibliográfico. PALAVRAS-CHAVE: Desenvolvimento de Coleções. Política de Seleção. Aquisição de livros. Acervo. Desbastamento. Descarte. 1 INTRODUÇÃO Os acervos existentes na Rede de Bibliotecas da UNESP, na grande maioria, são originários de doações e foram se avolumando ao longo dos anos sem que houvesse uma análise sobre sua representatividade para a clientela a qual se destinam. Tendo em vista o custo que essas coleções agregam,(no
sentido da manutenção, armazenagem/espaço físico, conversão de registros para bancos de dados bibliográficos) em relação ao benefício que proporcionam às bibliografias básicas das disciplinas que compõem os cursos de graduação e linhas de pesquisa da pós-graduação. A realização da avaliação dessas coleções e a definição de uma política para seleção e aquisição do material que irá compor ou não essas coleções devem fazer parte do planejamento das bibliotecas; pois segundo Vergueiro (1989) as bibliotecas devem executar a avaliação da coleção como uma atividade rotineira, não postergando essa ação para momentos cruciais, ou seja, quando o espaço físico não atender as necessidades de armazenamento de novas aquisições. Desta forma, a Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), instituiu um grupo composto por bibliotecários da Rede, cuja incumbência foi a de elaborar um programa de desenvolvimento qualitativo do acervo UNESP, sendo que este deveria ser o norteador para constituição de políticas de seleção individuais; pois cada biblioteca deverá estar respeitando as características de sua comunidade. A avaliação de coleções é uma etapa no processo que realizará um diagnóstico do acervo e verificará como está ocorrendo o seu desenvolvimento; o que a biblioteca deve possuir e não possui, tendo em vista fatores de qualidade e adequação às necessidades da comunidade a ser atendida, aos objetivos da instituição, e às metas estabelecidas. O grupo buscou na literatura o embasamento teórico necessário para o desenvolvimento de: a) objetivo geral : promover o desenvolvimento qualitativo do acervo da UNESP com um enfoque sistêmico, adequando-o às características de cada uma das Bibliotecas da Rede; b) objetivos específicos: - estabelecer parâmetros para avaliação de coleções tendo em vista o remanejamento e o descarte, - propor subsídios para elaboração da política para seleção da aquisição, elaborar rotinas para preservação e conservação da coleção; c) justificativa para as ações; d) metodologia de trabalho, a ser proposta, com a seguinte estrutura:
- avaliação de coleções: métodos para avaliar coleções ( quantitativos, qualitativos, fatores de uso); - seleção de coleções: política de seleção (material convencional, documentos eletrônicos), critérios de seleção, seleção e censura. 2 DESENVOLVIMENTO DO PDC MÓDULO I 2.1 AVALIAÇÃO DA COLEÇÃO DA UNESP Os acervos das bibliotecas da Unesp, possuem atualmente um volume significativo de materiais que não representam mais os interesses de sua comunidade, seja da pós-graduação, devido às modificações nas linhas de pesquisa, ou na graduação, onde a grade curricular sofre alterações. Uma coleção que possui um grande número de títulos obsoletos, gera custos para a manutenção física deste material, bem como, para entrada desses registros em bases de dados, e representa dificuldades desnecessárias aos usuários. A avaliação do acervo é um componente importante da administração, ou seja, é através dele que se corrige ou mantém estratégias com a finalidade de atingir objetivos pré-determinados. É indispensável para a tomada de decisões, pois irá indicar o melhor caminho a seguir; deve estar atrelada aos objetivos da Instituição, bem como, da missão definida para as Bibliotecas da Rede, devendo ser incorporada às rotinas da biblioteca. A avaliação do acervo representa um pré-requisito para a elaboração de uma política de seleção adequada às necessidades de cada Unidade, principalmente se considerarmos a formação e desenvolvimento de coleções 2.1.1 Objetivos 2.1.1.1 Gerais Estabelecer critérios que permitam identificar os pontos fortes e fracos das coleções, tendo enfoque nas necessidades atuais dos usuários, nos recursos disponíveis e no estado físico da coleção.
2.1.1.2 Específicos: - obter um diagnóstico da coleção existente, identificando seus pontos fortes e fracos, - obter subsídios para o planejamento da coleção, - retificar inadequações no desenvolvimento do acervo, - identificar materiais obsoletos. 2.1.2 Justificativa O acervo não pode ser concebido como um amontoado de livros que despende recursos para sua manutenção, e devido à sua desatualização ou estado precário de conservação gera expectativas e provoca desapontamento ao pesquisador. O acervo da UNESP, atualmente necessita de um trabalho de adequação qualitativa. O resultado da avaliação permitirá definir o destino do material que poderá ser mantido, restaurado, desbastado/armazenado, ou descartado. 2.1.3 Metodologia Estabelecimento dos pontos fortes e fracos da coleção, tendo em vista os seguintes ponderadores: a) dados estatísticos: demanda reprimida verificação das solicitações não atendidas, consulta, reserva, empréstimo;b) EEB - análise: obras que a biblioteca solicita com muita freqüência cabe a verificação de - número de usuários que solicitam a mesma publicação, obras que estão sempre disponíveis para o empréstimo, cabe a verificação de - número de bibliotecas que solicitam a mesma publicação, possibilidade de transferência p/ biblioteca solicitante; c) idade da coleção verificação (bibliotecário e docente) de: tempo de depreciação da obra- (Apêndice A), importância histórica;
d) obra com baixo índice de uso verificação de: - número de empréstimos e consultas durante o período de 5 anos (tempo referente a graduação de uma turma no curso); e) estado físico da obra verificação de: danos causados pelo uso excessivo, por contaminação (brocas, fungos, traças), condições de armazenamento, atitudes de vandalismo, qualidade da encadernação; f) bibliografia básica verificação de: quanto a coleção cobre a bibliografia básica; g) idioma da obra verificação de: o idioma é acessível à comunidade a qual se destina, através do levantamento do número de empréstimos e consultas durante o período de 5 anos (referente ao tempo p/ graduação de uma turma no curso). Operacionalização do processo Detectados os pontos fortes e fracos da coleção a partir da análise acima, devemos trabalhar especificamente com a tomada de decisões frente ao diagnóstico obtido (Apêndice B). Pontos fortes na coleção: a) necessidade de aumentar o número de exemplares de um mesmo título; b) preservação/manutenção programada. Pontos fracos da coleção: a) atendimento da demanda reprimida, b) provimento da bibliografia básica de cada disciplina, c) substituição ou encadernação do material danificado, d) transferência de material de acordo com diagnóstico do EEB;
e) desbastamento (retirada do material p/ um local menos acessível e que não comprometa o espaço físico destinado ao acervo): identificação do material: material atualizado, fisicamente conservado, pertencente à bibliografia básica, mas sem registro de consulta por 5 anos; f) descarte deverá ocorrer de acordo com a análise dos itens propostos para a avaliação do acervo: obra que cujo valor e uso não justificam a encadernação, obra que não é utilizada, seja pelo empréstimo/consulta, ou que não faz parte da bibliografia básica, obra cujo idioma é pouco acessível à comunidade que deveria atender, obra que, de acordo com a data de publicação, torna-se obsoleta: tempo de depreciação, grandes descobertas que provocam modificações, sejam tecnológicas, científicas ou políticas. Desbastamento e descarte de coleções Os materiais que representam os pontos fracos da coleção (analisados de acordo com os itens f e g) fazem parte de uma seleção denominada de negativa, foram considerados defasados ou desnecessários em relação às expectativas dos usuários. O desbaste e/ou descarte envolve diversas tomadas de decisões, sendo que pode-se destacar: a) indicar uma comissão (ver seleção 5.3.2) que se responsabilize pela aprovação dos materiais indicados para o remanejamento no acervo, armazenamento em outro local ou para o descarte (deve ser a mesma responsável pela seleção); b) definir o prazo médio para a permanência do material como remanejado do acervo significativo, para depois ser indicado, ou não, para o armazenamento ou descarte; c) definir se há necessidade de manter um (ou nenhum) exemplar dos materiais remanejados no acervo significativo; d) estabelecer os procedimentos para a possível utilização dos documentos remanejados e armazenados;
e) manter a organização do material destinado a ficar separado da coleção; f) informar nos mecanismos de busca (base de dados local) a situação do material que foi separado do acervo; g) retirar os registros (base local e global) referente ao material destinado ao descarte. 2.2 PROCESSO DE SELEÇÃO DA COLEÇÃO DA UNESP O planejamento e o crescimento das coleções devem estar em harmonia com os objetivos da Instituição, a missão da biblioteca e com as necessidades dos usuários. Por outro lado os bibliotecários devem estar aptos a desenvolver uma política de desenvolvimento de coleções baseada em análise dos elos que compõem o planejamento das coleções básicas, verificado se o acervo atual está atendendo as necessidades dos usuários; se os critérios adotados para crescimento do acervo são adequados; necessidades de material em vários suportes de escrita; pontos fortes e fracos do acervo, entre outros. Este conhecimento prévio implica no processo de política de seleção de materiais de informação. 2.2.1 Objetivos 2.2.1.1 Gerais Estabelecer diretrizes, critérios e procedimentos na elaboração do planejamento e desenvolvimento do acervo para as Bibliotecas da Rede UNESP; 2.2.1.2 Específicos - propor um instrumento auxiliar para o bibliotecário, no planejamento do Processo de Seleção de sua Unidade; - oferecer meios para a elaboração da Política de Seleção, para que as Bibliotecas da Rede possam gerenciar as suas coleções de forma eficiente e harmônica;
- capacitar os profissionais envolvidos a elaborar o processo de seleção de maneira a que atenda as necessidades da Instituição e de seus usuários. 2.2.2 Justificativa Considerando a necessidade de revisão da Política de Seleção e dos critérios de execução das atividades que compõem este serviço, o Grupo de Metas Verbas para Material Bibliográfico, elaborou este projeto para nortear os bibliotecários quanto ao planejamento para execução da seleção e elaboração de um documento da política de seleção que atenda as necessidades de cada Unidade e/ou Faculdade em suas áreas do conhecimento. 2.2.3 Metodologia Análise Institucional - objetivos gerais da Instituição, - cursos oferecidos, - níveis: graduação, pós-graduação, extensão e EAD, - áreas e sub-áreas do conhecimento, - programas de ensino, - linhas de pesquisa, - disciplinas curriculares, - legislação Institucional e educacional. Análise da clientela: Considera-se clientela da Universidade seu corpo docente e discente e funcionários. Para o início da análise é importante levantar o quantitativo existente de cada grupo, sendo que é importante saber o número de alunos tanto por curso como por disciplina. O perfil do usuário irá oferecer respostas quanto às necessidades e interesses informacionais da comunidade como um todo e, consequentemente, exige também a definição, por parte do profissional, de quais necessidades da
comunidade uma vez conhecidas cabe a ele (bibliotecário), por intermédio dos serviços que oferece, tentar atender. Seguindo a linha de Vergueiro (1989), é necessário ainda, estabelecer prioridades pois todo o acervo da biblioteca não irá atender prontamente todas as necessidades existentes. No levantamento das características da comunidade, através de pesquisa de campo, com entrevistas e aplicação de questionários, Vergueiro (1989) aponta quais prioridades devem ser avaliadas pelo bibliotecário, sendo que, para a biblioteca universitária, algumas têm maior importância. São elas: históricas, demográficas, geográficas, educativas, sócio-econômicas, transporte, culturais e informacionais, políticas e legais. Composição da Comissão de Seleção - Poderá ser formada pela Comissão de Biblioteca já existente ou ser constituída nova Comissão específica para seleção; - Os membros da Comissão de seleção poderão ser eleitos pela comunidade ou indicados pela Direção da Unidade; - Uma vez definida a forma de constituição desta Comissão, a mesma deverá ser mantida; - A instituição desta Comissão deverá ser publicada por meio de Portaria do Diretor da Unidade, bem como a identificação dos membros e suas atribuições, período do mandato, forma de obtenção de consenso (maioria simples, maioria de 2/3, etc.), organograma da biblioteca incluindo a Comissão de Seleção; - A periodicidade das reuniões e organização das atividades da comissão deverá ser definida por seus membros; - As reuniões deverão ser registradas em ata. 2.2.4 Elaboração da política de seleção Diretrizes: - Desenvolver uma Política de Seleção de acordo com os objetivos da Instituição visando cumprir a Missão da Biblioteca.
- Estabelecer uma política de seleção de acordo com análise dos pontos fortes e fracos do acervo, detectados pela implantação da avaliação sistematizada de coleções, verba disponível priorizando tipo de material, nível de ensino graduação/pós-graduação, de acordo com as necessidades dos usuários. - Manter banco de dados com bibliografia básica que irá atender aos Programas de Ensino, Pesquisa, Extensão e disciplinas curriculares dos Cursos de cada Unidade, com atualização semestral ou anual. - Definir padrões de qualidade identificando os pontos fortes e fracos de cada área de assunto da coleção. - Diagnosticar a necessidade de materiais na coleção, nos diversos tipos de suporte de documentos: livro impresso, em CD-ROM, Fita Cassete, eletrônico etc. Esse processo deverá ser norteado por diretrizes emanadas da Coordenadoria Geral de Bibliotecas da UNESP. - Verificar a necessidade de políticas intermediárias - fatos que mudam os interesses da comunidade a ser atendida: novos cursos, novas linhas de pesquisa, novos projetos da Unidade. - Instituir a Comissão de Seleção com representantes de cada área do conhecimento existente na Unidade. - Estabelecer metas de médio e curto prazo para sanar as necessidades diagnosticadas. Componentes da política de seleção: a) para fins de documento da política, é preciso que a responsabilidade pelas decisões de seleção esteja registrada de maneira clara e definida. O processo de desenvolvimento de coleções deverá ter como coordenador o bibliotecário, contando com os membros da Comissão de Seleção. b) indicação do tipo de material que irá compor o acervo, independente de seu suporte físico.para documentos eletrônicos, analisar: - possibilidade de participação em consórcios para aquisição planificada de publicações eletrônicas, objetivando a redução de custos individuais para os participantes e garantindo o acesso a um maior número de usuários,
- o contrato de aquisição no que se refere a: - cessão não só do acesso online, por um período determinado, mas também o fornecimento do material em outro suporte, para utilização local, após o término do contrato de acesso (impresso, CD-ROM) - número de acessos simultâneos permitido - autenticação do acesso por faixa de IP ou senha c) estabelecimento dos critérios e prioridades, sobre a aquisição por compra doação ou permuta: cobertura da bibliografia básica das disciplinas, número de exemplares por título, para os pertencentes à bibliografia básica, indicação do número de exemplares por título de uso corrente; atendimento da demanda reprimida, características físicas do documento, idioma, atualidade e abrangência, obsolescência do documento, vida útil, armazenamento; d) estabelecimento de diretrizes para a avaliação das coleções, com a periodicidade que deverá ser realizada, prevendo o desbaste e/ou descarte da coleção; e) estabelecimento de diretrizes para preservação do acervo (restauro, encadernação); f) definir prazo para revisar a política adotada. 2.2.5 Seleção do material Instrumentos auxiliares: a) fontes de seleção: bibliografias correntes especializadas, Books in Print, catálogos impressos e online de livrarias e editoras, etc. Manter estas fontes atualizadas e à disposição dos membros da Comissão de Seleção e daqueles que indiretamente irão participar do processo; b) sugestões dos usuários, dados atualizados; c) acompanhamento dos lançamentos das editoras da área de atuação da biblioteca;
Critérios: bibliografia básica, lista de demanda reprimida, disciplinas curriculares e linhas de pesquisas, existência da obra no acervo, edições esgotadas, traduções, etc., tipo de informação contida nos documentos, quantidades de exemplares necessários em cada disciplina; características físicas dos documentos, idioma, atualidade e abrangência, obsolescência do documento, vida útil, armazenamento. Planejamento da coleção O desenvolvimento da coleção deve ser planejado e elaborado com cuidado de modo que os níveis de ensino, pesquisa, extensão e o Ensino e Aprendizado a Distância (EAD), contenham os diversos tipos de materiais nos diversos formatos adequados aos objetivos da Instituição e de seus usuários. Operacionalização do processo A operacionalização do processo é através de levantamentos de dados institucionais, de estudo da comunidade e de acervo existente na Unidade e, em seguida, o confronto e análise dos dados, levando-se em conta os critérios apontados pela literatura. 3 CONCLUSÃO O programa para o desenvolvimento de coleções existentes na Rede de Bibliotecas da UNESP, foi apresentado ao XV Fórum Diretoras de Bibliotecas, realizado em Araçatuba-SP, Brasil, para que o mesmo fosse analisado e que sofresse as adequações necessárias à realidade de cada biblioteca e submetido a aprovação das respectivas Comissões de Bibliotecas. O Programa foi aprovado com unanimidade e passou a constar no planejamento anual de atividades das Bibliotecas da UNESP. A definição de parâmetros para a realização da avaliação dos acervos existentes, proporcionou aos bibliotecários indicadores para realizar as
modificações necessárias nas coleções e obter um acervo que vá de encontro com as expectativas de seus usuários. O estabelecimento de indicadores para a elaboração de uma política de seleção, permitiu a cada biblioteca desenvolver o seu documento, que, atendendo as características locais, será a garantia do desenvolvimento qualitativo de seus acervos e do respaldo ao profissional responsável pela seleção do material que irá compor o acervo. ABSTRACT The formation of a basic collection should be addressed to the Programs of Teaching and Researches developed in each University Unit, being considered that the areas of the human knowledge have complex characteristic of the graduation courses. The curriculum should be represented in the books of the University Libraries with bibliographical material adapted to the graduation and pos graduate students' professional formation. The collections of the libraries of Unesp probably possesses materials that don't represent the users' interests anymore, because the community's needs changed, the science and the technology are in constant evolution and the books became desatualizados should be substituted by new editions. A collection that possesses a great number of obsolete titles presents unnecessary difficulties to the users and expenses with its maintenance. General Coordenadoria of Libraries worried with the qualitative development of the 30 collections that compose the Net of Libraries of Unesp, proposed to future " Budgets' Group for Acquisition of Bibliographical " Material, the accomplishment of a program that ran into the needs of: to save physical space, to reduce maintenance costs, to improve the accessibility to the supports of the information, to establish indicators for a selection politics seeking the qualitative expansion and criteriosa of the collections, to supply parameters for evaluation of collections and to define methods for maintenance and preservation of the bibliographical material. KEY-WORDS: development of collections. selection politics. acquisition of books. collection deselection. REFERÊNCIAS EVANS, G. E. Developing Library and Information Center Collections. 4 th. ed. Englewood,CO: Libraries Unlimited, 2000. p. 69-126. FIGUEIREDO, N.. Novas tecnologias: impacto sobre a formação de coleções. Perspec. Ci. Inf., Belo Horizonte, v.1, n.2, p.245-254, jul./dez. 1996.
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