Interna sobre Brindes, Presentes e 1/11 Data Descrição Sumária 20/08/2015 interna sobre Brindes, Presentes e, versão inicial.
Interna sobre Brindes, Presentes e 2/11 ÍNDICE 1. Objetivo... 3 2. Aplicação... 3 3. Conceitos... 3 4. Regras gerais... 4 4.1. Frequência... 6 4.2. Oferta, entrega ou promessa... 6 4.2.1. Brinde... 6 4.2.2. Presente, entretenimento ou outras hospitalidades... 6 4.2.3. Refeições... 7 4.3. Recebimento... 7 4.3.1. Brinde... 7 4.3.2. Presente, entretenimento ou outras hospitalidades... 7 4.3.3. Refeições... 8 4.4. Registros contábeis... 8 5. Regras específicas... 8 5.1. Presentes, entretenimentos e outras hospitalidades... 8 5.2. Viagens... 9 6. Sanções... 10 7. Procedimento Padrão... 10 Anexo I - Formulário para concessão e recebimento de brindes, presentes e hospitalidades... 11
Interna sobre Brindes, Presentes e 3/11 1. Objetivo Estabelecer as diretrizes para a entrega, oferta, promessa e recebimento de brindes, presentes, entretenimento, viagens e outras hospitalidades por parte dos colaboradores e administradores da Construtora Queiroz Galvão S.A. ( CQG ou Companhia ) ou de terceiros agindo no interesse ou benefício da Companhia. Esta deve ser lida e interpretada em conjunto com o Código de Ética da CQG. 2. Aplicação Assim como o Código de Ética da CQG, esta aplica-se a todos os colaboradores e administradores da Companhia, de suas subsidiárias e a todos os terceiros, subcontratados, representantes, consultores, fornecedores e prestadores de serviços de qualquer natureza. A sua aplicação abrange todas as atividades desenvolvidas no Brasil e no exterior. Sempre que possível, esta também será aplicada nos consórcios e outras associações com sociedades empresárias dos quais a CQG venha a fazer parte. 3. Conceitos Para a melhor compreensão desta, os termos abaixo abarcam as seguintes hipóteses: Agente público: Qualquer pessoa física, servidor ou não, da administração direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, de Território, de empresa incorporada ao patrimônio público ou de entidade para cuja criação ou custeio o poder público haja concorrido ou concorra com mais de cinquenta por cento do patrimônio ou da receita anual; qualquer pessoa que trabalhe para empresa prestadora de serviço contratada ou conveniada para a execução de atividade típica da Administração Pública; qualquer dirigente de partido político, seus empregados ou outras pessoas que atuem para ou em nome de um partido político ou candidato a cargo público; ou qualquer pessoa física que, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, exerça cargo, emprego ou função pública em ou para Autoridade Governamental, entidades estatais ou em representações diplomáticas de país estrangeiro, assim como em pessoas jurídicas controladas, direta ou indiretamente, pelo poder público de país estrangeiro ou em organizações públicas internacionais. Brindes: Itens sem valor comercial ou com valor de mercado de até R$ 1, (cem reais), distribuídos ou recebidos a título de cortesia, propaganda ou divulgação habitual e que
Interna sobre Brindes, Presentes e 4/11 devem conter o logotipo da CQG ou da pessoa jurídica que concedeu o brinde ao colaborador da CQG, como agendas, calendários, chaveiros, pen drives e canetas. Entretenimento: São atividades ou eventos que tenham como principal fim proporcionar lazer aos seus participantes, tais como festas, shows, eventos esportivos ou refeições. Pessoa Politicamente Exposta: Agentes Públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores. Presentes: Itens que possuam valor comercial e que não se enquadram na definição de Brindes. Terceiro: Toda pessoa física ou jurídica que não for colaborador interno da CQG ou não fizer parte do grupo empresarial da CQG, mas que seja contratada para auxiliar no desempenho de suas atividades, tais como parceiros, consorciadas, representantes, fornecedores, consultores, prestadores de serviços em geral, dentre outros. Viagem: Qualquer gasto com transporte aéreo, ferroviário, rodoviário, aquaviário, ou qualquer outro meio de transporte ou estadia em hotel, pousada, resort ou qualquer outro meio de hospedagem, que não tenha vínculo direto com a prestação de serviços por colaboradores ou que não sejam previstos em contratos com Terceiros. 4. Regras gerais Conforme disposto no Código de Ética da CQG, é vedada a promessa, oferta, entrega, direta ou indireta, de qualquer vantagem indevida, pecuniária ou não, a Agente Público ou a terceira pessoa a ele relacionada, bem como a qualquer outra pessoa, sendo igualmente proibida a realização de pagamentos não previstos na legislação, incluindo pagamentos que se voltem a acelerar procedimentos administrativos. Será considerada uma violação a esta, a entrega, oferta, promessa ou recebimento de Brindes, Presentes, Entretenimento, Viagens ou outra hospitalidade, independentemente do valor, quando o ato possa influenciar de maneira inadequada qualquer decisão comercial que afete a CQG ou que possa resultar em uma vantagem indevida para a CQG, seus, administradores, colaboradores ou para terceiros.
Interna sobre Brindes, Presentes e 5/11 Uma vantagem indevida é um privilégio ou benefício inapropriado, inconsistente com as práticas íntegras de mercado e ao qual o beneficiado não teria usualmente direito. Essa vantagem pode ser concedida em dinheiro ou na forma de Brindes, Presentes, Entretenimento, Viagens ou outras hospitalidades. Para que seja possível avaliar se uma vantagem seria indevida ou não, as seguintes perguntas devem ser respondidas: O aceite ou a oferta da vantagem poderia infringir a Lei, o Código de Ética da CQG, esta ou a Anticorrupção? Sob a perspectiva do beneficiado, a vantagem seria capaz de influenciar sua capacidade de tomar decisões imparciais? Há uma expectativa de que algo seja concedido em troca da aceitação da vantagem entregue? As pessoas se sentiriam desconfortáveis ao contar o ato para seus colegas, superiores, família, imprensa, outros colaboradores, terceiros ou clientes da CQG que receberam ou ofereceram a vantagem? Se você responder não a todas essas perguntas, é provável que o benefício não configure uma vantagem indevida. Em caso de dúvidas, consulte seu superior imediato ou a Diretoria de Compliance. Conforme mencionado anteriormente, a vantagem indevida pode assumir diversas formas, como pagamentos em dinheiro ou em itens de valor, ou mesmo de benefícios intangíveis, como ofertas de emprego, oportunidades de negócios ou favores pessoais. Os colaboradores e Terceiros da CQG devem ficar atentos para não ofertarem ou receberem uma vantagem indevida. Além das perguntas dispostas acima, as seguintes regras devem ser observadas quando qualquer colaborador da CQG, de suas subsidiárias ou Terceiros, ofertem, entreguem, prometam ou recebam, Brindes, Presentes, Entretenimento, Viagens ou outras hospitalidades. Ainda que instado por um superior, o colaborador ou Terceiro não deve praticar nenhuma conduta em desacordo com o previsto nesta Interna. Qualquer exceção aos limites e disposições previstas nesta Interna deverão ser previamente encaminhadas à Diretoria de Compliance que, por sua vez, submeterá o assunto ao Comitê de Ética para avaliação e decisão.
Interna sobre Brindes, Presentes e 6/11 Qualquer dúvida, relato de violação ou comentário ao disposto nesta deverá ser reportada à Diretoria de Compliance por meio dos canais de comunicação da CQG. 4.1. Frequência Esses atos não devem ocorrer de forma habitual para o mesmo colaborador ou indivíduo, Agente Público ou não. Mais do que duas vezes em um período de 12 meses é considerado forma habitual para os fins desta, se isso ocorrer, favor comunicar a Diretoria de Compliance. 4.2. Oferta, entrega ou promessa 4.2.1. Brinde A oferta, entrega ou promessa de um Brinde a uma pessoa que seja ou não Agente Público não requer autorização prévia da Diretoria de Compliance da CQG, atentando para o conceito de Brinde e a frequência. 4.2.2. Presente, entretenimento ou outras hospitalidades Caso destinatário não seja Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta Todo colaborador da CQG, de suas subsidiárias, ou Terceiros, deverão obter autorização expressa e por escrito do seu respectivo Diretor ou responsável pela área da contratação no caso de Terceiros, antes de prometer, oferecer ou entregar qualquer Presente, Entretenimento, Viagem ou outra hospitalidade a uma pessoa que não seja Agente Público. Deverá ser reportado a Diretoria de Compliance quando ultrapassar o valor de R$ 1, em um único ato ou se for esperado que os valores de vários itens de Presentes, Entretenimento e Viagem ultrapassarão o valor de R$ 1, em um período de 12 meses. Este item também deverá ser observado caso o destinatário seja pessoa que já realize ou que tenha o potencial de vir a realizar negócios com a CQG. Caso destinatário seja Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta A oferta, entrega ou promessa de um Presente, Entretenimento, Viagem ou outra hospitalidade para um Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta apresenta riscos maiores para a CQG. Dessa forma, mesmo estando dentro dos valores estipulados nesta, esses atos só poderão ser realizados após a Diretoria de Compliance ter previamente aprovado de forma expressa e por escrito. Neste particular, a Diretoria de Compliance, quando julgar necessário, poderá solicitar o aval do Comitê de Ética.
Interna sobre Brindes, Presentes e 7/11 4.2.3. Refeições Independentemente das partes envolvidas, de modo geral, as refeições deverão ser de valor moderado, compatível com as pessoas envolvidas e/ou o contexto de sua realização. Caso o destinatário não seja Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta: não requer autorização prévia do Diretor de Compliance. Porém, caso o valor da refeição seja superior a R$ 1, por pessoa, tal fato deverá ser reportado ao Diretor de Compliance. Caso o destinatário seja Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta: independentemente do valor, o fato deverá ser reportado ao Diretor de Compliance. Será necessário obter a autorização prévia e por escrito do Diretor de Compliance caso a CQG esteja participando de algum processo de contratação ou negociação envolvendo alguma Autoridade Governamental e o destinatário do pagamento da refeição seja membro da mesma Autoridade Governamental ou esteja de alguma forma vinculado ao contrato ou negociação. 4.3. Recebimento 4.3.1. Brinde O recebimento de um Brinde a uma pessoa que seja ou não Agente Público não requer autorização prévia da Diretoria de Compliance da CQG. 4.3.2. Presente, entretenimento ou outras hospitalidades Todo colaborador da CQG e suas subsidiárias ou Terceiro deverá reportar para a sua respectiva Diretoria, ou ao responsável pela área da contratação, no caso de Terceiros, e para a Diretoria de Compliance, todo recebimento de Presente, Entretenimento ou Hospitalidade que ultrapasse o valor unitário de R$ 1, quando fornecido por indivíduo que não seja Agente Público. O reporte também deverá ser feito se for esperado que os valores de vários itens de Presente, Entretenimento, Viagem ou outra hospitalidade ultrapassam o valor de R$ 1, por pessoa em um período de 12 meses. Este item deverá ser observado caso o destinatário seja pessoa que já realize ou que tenha o potencial de vir a realizar negócios com a CQG. A Diretoria de Compliance, por sua vez, dará conhecimento dos referidos reportes ao Comitê de Ética. Independentemente do valor, qualquer Presente, Entretenimento, Viagem ou outra hospitalidade recebida por um colaborador ou Terceiro da CQG de um Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta deverá ser reportado à Diretoria de Compliance dentro de, no
Interna sobre Brindes, Presentes e 8/11 máximo, 2 (dois) dias úteis, acompanhada de informações referentes ao valor do item e à sua finalidade comercial. A Diretoria de Compliance avaliará o ato e informará o colaborador/terceiro envolvido das providências que deverão ser adotadas. 4.3.3. Refeições Independentemente das partes envolvidas, de modo geral, as refeições deverão ser de valor moderado, compatível com as pessoas envolvidas e/ou o contexto de sua realização. Caso o ofertante não seja Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta: não requer autorização prévia. Porém, caso o valor da refeição seja superior a R$ 1, por pessoa, tal fato deverá ser reportado ao Diretor de Compliance. Caso a oferta seja efetuada por Terceiros ou pessoa agindo em seu nome, interesse ou benefício, não é recomendável o aceite de ofertas de refeições próximas a eventuais contratações ou negociações. Caso haja o aceite nestes períodos, independentemente do valor da refeição, tal fato deverá ser comunicado ao Diretor de Compliance. Caso o ofertante seja Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta: independentemente do valor, tal fato deverá ser reportado ao Diretor de Compliance. Será necessário obter a autorização prévia e por escrito do Diretor de Compliance caso a CQG esteja participando de algum processo de contratação ou negociação envolvendo alguma Autoridade Governamental e o destinatário em questão seja membro da mesma Autoridade Governamental ou esteja de alguma forma vinculado ao contrato ou negociação. 4.4. Registros contábeis Todas as despesas incorridas relacionadas a Brindes, Presentes, Entretenimentos, refeições, Viagens ou qualquer outra hospitalidade, devem ser lançadas de forma suficientemente detalhada e completa nos registros contábeis da Companhia e de suas subsidiárias. O setor de contabilidade deve assegurar-se de que o registro incluirá a despesa incorrida, o destinatário e o valor do ato. 5. Regras específicas 5.1. Presentes, entretenimentos e outras hospitalidades Caso destinatário seja, ou não, um Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta
Interna sobre Brindes, Presentes e 9/11 As seguintes regras adicionais devem ser observadas ao entregar, oferecer ou prometer Presentes e Entretenimentos ou outra hospitalidade em nome da CQG ou de suas subsidiárias: Estão proibidos os Presentes em dinheiro ou equivalente, como vouchers ou valepresentes. Sempre que possível, os Presentes devem também conter o logotipo da Companhia, para que tenham o intuito de promover a marca da CQG, devem ter valor de revenda baixo ou irrelevante no mercado e devem ser destinados a uso profissional e não pessoal. Sempre que possível, os Presentes devem ser destinados a uma pessoa jurídica (empresa, órgão, entidades, etc.) e não para um indivíduo específico. O objetivo dos Entretenimentos deve ser o de proporcionar oportunidades e discussões comerciais legítimas. O responsável pela concessão do Entretenimento deve estar presente no evento/atividade envolvida ou indicar representante para comparecer em seu lugar representando a CQG. 5.2. Viagens A CQG poderá arcar com os custos de Viagens de indivíduos com os quais a Companhia tenha ou possa vir a ter uma relação comercial apenas, se: A Viagem estiver relacionada à promoção, apresentação de produtos, soluções e serviços da CQG, ou à visita de instalações da CQG ou suas subsidiárias para análise e melhor compreensão das atividades da Companhia; ou A Viagem estiver relacionada com o cumprimento ou a execução de um contrato e estiver especificamente prevista no texto do contrato. A CQG poderá autorizar o aceite do pagamento de custos de Viagem ofertado por Terceiros para colaboradores da CQG, desde que: Não exista um conflito de interesses concreto ou aparente em decorrência do aceite; O Diretor do colaborador envolvido aprove o aceite da oferta; e A Diretoria de Compliance avalie e autorize o aceite da oferta. As despesas de Viagem incluirão apenas os custos razoáveis com transporte, hospedagem e refeição relacionados diretamente com o objetivo comercial da Viagem. A CQG não arcará com as despesas de parentes ou amigos dos beneficiários das despesas de Viagem.
Interna sobre Brindes, Presentes e 10/11 As despesas de Viagem serão pagas pela CQG diretamente ou por meio de uma agência de viagem ou de um prestador de serviços de viagem (como companhia aérea ou hotel) de boa reputação no mercado. A CQG não reembolsará as despesas incorridas por terceiros que não estejam expressamente previstas contratualmente. Independente do destinatário, gastos com transporte e hospedagem relacionados a Viagens devem receber autorização prévia da Diretoria de Compliance. As despesas de viagem deverão ser levadas ao conhecimento do Comitê de Ética. Além disso, deverá haver prévia aprovação do Comitê de Ética, caso as despesas com viagens sejam relacionadas a Agentes Públicos ou Pessoas Politicamente Expostas. 6. Sanções O colaborador que descumprir quaisquer das determinações previstas nesta Interna estará sujeito às sanções previstas no Código de Ética da CQG, como medidas disciplinares, incluindo a rescisão contratual. 7. Procedimento Padrão Preenchimento do Relatório (Anexo I) da Diretoria Diretoria de Compliance a. Preenchimento de relatório pelo colaborador para a concessão ou recebimento do Presente, Entretenimento, Viagem ou hospitalidade de qualquer outra natureza. b. da Diretoria à qual o colaborador está vinculado (caso seja um diretor, encaminhar diretamente ao Diretor de Compliance). Atenção: Há casos em que é necessária aprovação prévia da Diretoria de Compliance. Programe-se para tanto e observe o texto da Interna. c. Encaminhamento por e-mail para a Diretoria de Compliance.
Interna sobre Brindes, Presentes e 11/11 Anexo I - Formulário para concessão e recebimento de brindes, presentes e hospitalidades INSTRUÇÕES: Este formulário deve ser preenchido no caso de entrega e recebimento de Presentes, Brindes, Entretenimento, Viagens ou outras hospitalidades. Posteriormente, deverá ser encaminhado para a Diretoria do colaborador para aprovação e uma cópia deverá ser enviada para a Diretoria de Compliance que fará o controle interno de acordo com as regras dispostas nesta Interna. A ordem de envio e aprovação deste formulário pode ser diferente. Consulte a para adoção do procedimento correto. Nome do colaborador que concedeu/recebeu um dos itens desta política: Cargo: Diretoria: Valor do bem (se não for possível determinar, apresente estimativa): Descrição detalhada do bem/viagem/entretenimento. (Em caso de concessão de Presente, Viagem e Entretenimento, anexar comprovante e recibo de compra. Se não tiver documento comprobatório, favor apresentar justificativa abaixo). Apresente aqui eventuais justificativas e explicações necessárias: Nome do terceiro que concedeu/recebeu bem: Empresa: Cargo: da Diretoria: e comentários da Diretoria de Compliance: Data: / / [Nome do Aprovador] e [Cargo] Diretoria de Compliance