COMISSÃO EUROPEIA DIRECÇÃO-GERAL DA AGRICULTURA E DO DESENVOLVIMENTO RURAL Direcção K Relações Institucionais, Comunicação e Documentação K.1. Comunicação interna e externa Pedido de subvenção no âmbito do Convite à Apresentação de Propostas 2011/C 212/11 relativo a acções de informação no domínio da Política Agrícola Comum Antes de preencher o presente pedido, ler atentamente o Convite à Apresentação de Propostas 2011/C 212/11, em especial o ponto 4, «Instruções Gerais para a Apresentação de uma Proposta». Os formulários em anexo devem ser preenchidos na íntegra. Se uma pergunta não for aplicável à acção de informação proposta, escrever «não aplicável» ou «n/a». Só serão tidos em consideração os pedidos apresentados nestes formulários. Apresenta-se em seguida uma minuta de pedido de subvenção. Recorda-se que o montante solicitado deve estar compreendido entre 100 000 EUR e 500 000 EUR (incluindo o montante forfetário para os custos de pessoal). No que respeita ao montante forfetário para os custos de pessoal do requerente e dos co-organizadores, o montante máximo solicitado não pode exceder 10 000 EUR para as acções cujos custos totais elegíveis (excluindo o montante forfetário para os custos de pessoal) sejam inferiores a 400 000 EUR e 25 000 EUR para as acções cujos custos totais elegíveis (excluindo o montante forfetário para os custos de pessoal) estejam compreendidos entre 400 000 EUR e 950 000 EUR. Antes de enviar o pedido de subvenção à Comissão, confirmar que o processo inclui toda a documentação necessária (conferir a lista de verificação anexa). 1
Minuta de pedido de subvenção (a redigir em papel timbrado do proponente) Comissão Europeia Unidade AGRI. K.1 (localidade) Convite à Apresentação de Propostas 2011/C 212/11 À atenção da Sra. Filote L130 4/148A B-1049 Bruxelas (data) Pedido de subvenção no âmbito do Convite à Apresentação de Propostas 2011/C 212/11 relativo a acções de informação no domínio da Política Agrícola Comum Ex.ma Senhora, Junto envio o processo de pedido de subvenção para o financiamento da acção de informação: [título da acção]. O montante total solicitado é de [x] EUR, repartidos do seguinte modo: i) [x] EUR, correspondentes a [x] % do total dos custos directos elegíveis da acção de informação, e ii) [x) EUR, correspondentes a um montante forfetário para cobrir os custos de pessoal. Em nome da organização que represento, confirmo que: (1) As informações prestadas no presente pedido estão correctas e a organização proponente não recebeu, nem requereu, qualquer outro financiamento comunitário para realizar a acção objecto do presente pedido de subvenção; (2) As informações prestadas no presente pedido são em tudo idênticas à versão electrónica do pedido de subvenção enviada por correio electrónico, que inclui a carta de pedido de subvenção, os formulários 1 a 3 e o orçamento; (3) A organização proponente tem a capacidade técnica e financeira, tal como definido no anexo III, ponto 1, do convite à apresentação de propostas, para executar a acção de informação proposta; (4) O proponente não se encontra em nenhuma das situações descritas no artigo 5.º do Regulamento (CE) n.º 2208/2002 da Comissão e nos artigos 93.º, n.º 1, 94.º e 96.º, n.º 2, alínea a), do Regulamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 do Conselho que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, de 25 de Junho de 2002. Fui informado de que os 2
proponentes responsáveis por falsas declarações podem ser objecto de sanções administrativas e financeiras; (5) Na qualidade de representante devidamente autorizado da organização proponente, tenho capacidade para assumir obrigações jurídicas em nome do proponente e correspondentes responsabilidades financeiras. De igual modo, se o meu pedido for seleccionado para beneficiar de uma subvenção, aceito as condições de referência previstas na convenção de subvenção disponível no sítio Europa (http://ec.europa.eu/agriculture/grants/capinfo/index_fr.htm) Comprometo-me, além disso, a comunicar imediatamente, por escrito, qualquer modificação do programa ou do orçamento da acção de informação, bem como qualquer alteração das informações fornecidas no presente pedido e respectivos anexos. Com os melhores cumprimentos, Assinatura Nome e título do representante devidamente autorizado da organização proponente 3
FORMULÁRIO N.º 1 - PROPONENTE 1. IDENTIFICAÇÃO DO PROPONENTE 1.1. Firma (denominação legal completa): 1.2. Denominação abreviada (quando aplicável): 1.3. Estatuto jurídico do proponente (associação, sociedade comercial, universidade, etc.): 1.4. Indicar se é entidade pública ou privada 1.5. N de registo legal*: 1.6. Data e local de registo*: 1.7. Número de IVA: - Indicar o número de IVA: - Pode recuperar o IVA relativamente aos custos que incluiu no mapa de despesas do orçamento? Sim Não - Se a resposta for negativa, indicar a percentagem de IVA aplicável: % Anexar atestado oficial corroborativo (ver documento E do anexo I). Esta informação é muito importante. A Comissão não poderá tratar o pedido sem a prova de que o proponente é uma pessoa colectiva estabelecida há pelo menos dois anos num Estado-Membro da União Europeia. 4
1.8. Sede social: Endereço: Localidade: Código postal: País: 1.9. Telefone: 1.10. Telecopiadora: 1.11. Sítio Web: 1.12. Representante devidamente autorizado da organização proponente: Título: Sr. Sra. Apelido: Nome próprio: Funções: Endereço electrónico: 1.13. Pessoa a contactar: Título: Sr. Sra. Apelido: Nome próprio: Funções: Endereço electrónico: 1.14. Responsável financeiro: Título: Sr. Sra. Apelido: Nome próprio: Funções: Endereço electrónico: 1.15. Língua de comunicação com a Comissão: Inglês Francês Outra: 5
2. INFORMAÇÕES RELATIVAS AO PROPONENTE 2.1. Resumo dos objectivos e das actividades do proponente (meia página, no máximo): 2.2. Estrutura da organização: 2.2.1. Organizações que fazem parte do organismo proponente (quando aplicável) Estado-Membro Tipo de organização, denominação, endereço, telefone, telecopiadora, endereço electrónico Número de membros activos da organização 2.2.2. Organizações de que o proponente é membro (quando aplicável) Estado-Membro Tipo de organização, denominação, endereço, telefone, telecopiadora, endereço electrónico Número de membros activos da organização 2.3. Capacidade técnica e profissional do proponente: 2.3.1. Número anual médio de efectivos do proponente nos últimos três anos: 2.3.2. Experiência do pessoal afectado à preparação, realização, acompanhamento e avaliação da acção de informação proposta e descrição das tarefas confiadas a cada colaborador envolvido na acção (anexar CV) [Descrever as tarefas confiadas a cada colaborador envolvido na acção e anexar o respectivo curriculum vitae.] 2.3.3. Experiência profissional do proponente nos últimos dois anos, nos domínios abrangidos pela acção de informação proposta (cinco acções, no máximo) [Breve descrição de cada acção realizada, incluindo o título, o tipo de acção de informação, o programa (seminários e conferências) ou o conteúdo (publicações e produções audiovisuais) precisar os temas 6
específicos abordados, o local de realização, o custo total da acção de informação e as fontes de financiamento.] 2.4. Outros pedidos de subvenção apresentados à Comissão Europeia: 2.4.1. Indicar se o proponente beneficiou de alguma subvenção da Comissão nos últimos três anos [Em caso afirmativo, especificar o montante, a Direcção-Geral e o programa comunitário em causa, o ano de concessão da subvenção e o número de referência atribuído pela Comissão.] 2.4.2. Apresentou, em 2011 e 2012, ou tenciona apresentar algum pedido de subvenção junto de outro serviço da Comissão Europeia, independentemente do seu objectivo? [Em caso afirmativo, especificar a Direcção-Geral e o programa de subvenções em causa, o montante e a taxa da subvenção solicitada e o tipo de acções de informação em questão.] 7
FORMULÁRIO N.º 2 CO-ORGANIZADORES (quando aplicável) NB: Preencher um formulário para cada co-organizador Um co-organizador é uma organização que participa activamente na preparação, realização e/ou acompanhamento da acção de informação. O formulário n.º 2 deve ser preenchido por cada co-organizador. Uma entidade financiadora é simplesmente um patrocinador que contribui financeiramente para a acção de informação. Os co-organizadores podem ser também, mas não necessariamente, entidades financiadoras. Nesse caso, o co-organizador deve respeitar as regras (cf. infra) aplicáveis tanto às entidades financiadoras como aos co-organizadores. - As entidades financiadoras não devem preencher o presente formulário, mas devem preencher o documento H (cf. anexo I do convite à apresentação de propostas), devendo a respectiva contribuição financeira ser declarada no mapa de receitas do orçamento. A contribuição financeira efectiva dessas entidades para a acção de informação deve ser efectuada e comprovada por transferência bancária para o beneficiário da subvenção, até ao final da acção. - Os co-organizadores podem desejar tomar determinadas despesas directamente a seu cargo. Nesse caso, as facturas referentes a esses custos devem ser-lhes directamente enviadas e pagas por eles. Tais custos não devem ser declarados nos mapas de despesas e de receitas do orçamento e não serão co-financiados pela Comissão Europeia. Se o co-organizador não quiser tomar a seu cargo os custos, mas puser à disposição da organização tempo de trabalho, os custos decorrentes da sua parte de trabalho devem ser comunicados pelos fornecedores seleccionados directamente ao proponente, para serem registados na conta deste e pagos por ele (só deste modo poderão estes custos ser considerados elegíveis para cofinanciamento). Estes custos devem ser declarados no mapa de despesas do orçamento, mas NÃO no mapa de receitas. 1. IDENTIFICAÇÃO DO CO-ORGANIZADOR 1.1. Firma (denominação legal completa): 8
1.2. Denominação abreviada (quando aplicável): 1.3. Estatuto jurídico do co-organizador (associação, sociedade comercial, universidade, etc.): 1.4. Indicar se é entidade pública ou privada: 1.5. N.º de registo legal (quando aplicável): 1.6. Sede social: Endereço: Localidade: Código postal: País: Endereço electrónico: 1.7. Sítio Web: 1.8. Pessoa a contactar: Título: Sr. Sra. Apelido: Nome próprio: Funções: Endereço electrónico: 9
2. INFORMAÇÕES RELATIVAS AO CO-ORGANIZADOR 2.1. Resumo dos objectivos e das actividades do co-organizador (meia página, no máximo): 2.2. Estrutura da organização do co-organizador: 2.2.1. Organizações que fazem parte do organismo co-organizador (quando aplicável) Estado-Membro Tipo de organização, denominação, endereço, telefone, telecopiadora, endereço electrónico Número de membros activos da organização 2.2.2. Organizações de que o organismo co-organizador é membro (quando aplicável) Estado-Membro Tipo de organização, denominação, endereço, telefone, telecopiadora, endereço electrónico Número de membros activos da organização 2.3. Capacidade técnica e profissional do co-organizador: 2.3.1. Experiência do pessoal afectado à preparação, realização, acompanhamento e avaliação da acção de informação proposta e descrição das tarefas confiadas a cada colaborador envolvido na acção (anexar CV) [Descrever as tarefas confiadas a cada colaborador envolvido na acção e anexar o respectivo curriculum vitae.] 2.3.2. Experiência profissional do co-organizador nos últimos dois anos, nos domínios abrangidos pela acção de informação proposta (cinco acções, no máximo) [Breve descrição de cada acção realizada, incluindo o título, o tipo de acção de informação, o programa (seminários e conferências) ou o conteúdo (publicações e produções audiovisuais) precisar os temas específicos abordados, o local de realização, o custo total da acção de informação e as fontes de financiamento.] 10
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FORMULÁRIO N.º 3 DESCRIÇÃO PORMENORIZADA DA ACÇÃO DE INFORMAÇÃO 1. INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A ACÇÃO 1.1. Título e tipo (nos termos do ponto 2.2. do convite à apresentação de propostas: produção e distribuição de material multimédia e/ou audiovisual; - programas radiofónicos e/ou televisivos, emissões-debates, clips -; campanhas de afixação pública ; actividades do tipo «Quinta na cidade»; acontecimentos mediáticos; conferências, seminários e grupo de trabalho especializados destinados a um público-alvo bem definido) da acção de informação: Título: Tipo: 1.2. Descrever ou anexar o programa detalhado (seminários e conferências) ou guião/conteúdo (produções audiovisuais e publicações) que deve especificar, nomeadamente, o seguinte: 1.2.1. Assuntos específicos a tratar (descrição tão pormenorizada quanto possível): 1.2.2. Nome e experiência profissional dos intervenientes nos assuntos a tratar: 1.2.3. Calendário previsto para a acção de informação: 1.3. Data(s) de realização: 1.3.1. Data de início dos trabalhos preparatórios da acção de informação (nunca antes de 1 de Março de 2012) 1 : 1 As despesas efectuadas antes dessa data não são elegíveis. Nota: Qualquer despesa efectuada antes da assinatura da convenção de subvenção corre por conta e risco do proponente e não gera nenhum vínculo jurídico ou financeiro por parte da Comissão. 12
1.3.2. Data(s) de realização da acção de informação (31 de Dezembro de 2012, o mais tardar) : 1.3.3. Data de termo do acompanhamento da acção de informação (28 de Fevereiro de 2013, o mais tardar) 2 : 1.4. Local ou locais de realização: 1.5. Distribuição das tarefas entre o proponente e os vários coorganizadores (quando aplicável) associados à preparação, realização, acompanhamento e divulgação dos resultados da acção de informação: 1.6. Taxa de subvenção pretendida: % 1.7. Se tiver solicitado uma subvenção a uma taxa compreendida entre 50% e 75% e a Comissão decidir conceder-lhe uma subvenção de 50%, estará disponível o restante (quer de recursos próprios ou de outras fontes)? Sim Não Se a taxa da subvenção solicitada for superior a 50 %, especificar também por que razão a acção de informação proposta se reveste de um interesse excepcional (meia página, no máximo), devendo estar preenchidas as duas condições definidas no ponto 3 do convite à apresentação de propostas. 2. PERTINÊNCIA E INTERESSE GERAL DA ACÇÃO DE INFORMAÇÃO: Explicar por que razão a acção de informação proposta deverá beneficiar de uma subvenção da União Europeia. 2 As despesas efectuadas após essa data não são elegíveis 13
2.1. Objectivos a atingir pela acção de informação, conforme enunciados no artigo 1.º do Regulamento (CE) n.º 814/2000 do Conselho: Contribuir para, por um lado, explicar e, por outro, executar e desenvolver a PAC. Promover o modelo agrícola europeu e favorecer a sua compreensão pelo público. Informar os agricultores e demais intervenientes no mundo rural Sensibilizar a opinião pública para os desafios e objectivos da PAC. 2.2 Indicar em que medida a acção de informação contribui para os objectivos referidos no ponto 2.1. e respeita as prioridades do convite à apresentação de propostas (uma página, no máximo): 2.3. Dimensão e valor acrescentado europeus: 2.3.1. Indicar quais os países abrangidos pela acção de informação: - BE - HU - CZ - MT - DK - NL - DE - AT - EE - PL - EL - PT - ES - SI - FR - SK - IR - FI - IT - SE - CY - UK - LV - BG - LT - RO - LU Países candidatos (especificar) Outros (especificar) Número de países da UE: Número de países candidatos: Número de outros países: 14
2.3.2. Explicar em que medida a acção de informação diz respeito aos países acima indicados: 15
3. INFORMAÇÕES RELATIVAS À ACÇÃO DE INFORMAÇÃO OBJECTO DO PEDIDO DE SUBVENÇÃO Deve ser dedicada especial atenção a este ponto, pois as respostas dadas às perguntas abaixo servirão de base para a avaliação da qualidade da acção de informação. 3.1. Necessidades de informação identificadas e resultados esperados da acção de informação (avaliação ex ante): 3.2. Principais mensagens a veicular com a acção de informação: 3.3. Público-alvo Os proponentes devem especificar os meios de comunicação que tencionam utilizar para atingir o público-alvo, se o projecto proposto se destina a públicos em mais de um país e, em caso afirmativo, quais os países abrangidos e os meios de comunicação visados. 3.3.1. Principal público-alvo da acção de informação Grande público da UE-27 (principalmente os jovens de zonas urbanas) Meios de comunicação social Sociedade civil Partes interessadas do mundo rural 3.3.2. Número de beneficiários directos da acção de informação (número de participantes num seminário, número de leitores de uma publicação, etc.): 16
3.3.3. Representatividade e qualidade dos beneficiários directos da acção de informação: Grande público (especificar) Consumidores e membros de associações de consumidores Agricultores Dirigentes de cooperativas Representantes de organizações sindicais Representantes do comércio Representantes da indústria Trabalhadores agrícolas Autarcas Deputados Funcionários do poder local Funcionários do poder central Jornalistas (imprensa regional) Jornalistas (imprensa nacional) Jornalistas (imprensa especializada) Universitários Estudantes Outros (especificar) 3.3.4. Indicar quais e quantos são os eventuais beneficiários indirectos da acção de informação, de que forma foi efectuado este cálculo e de que modo é calculado o efeito multiplicador da acção de informação: 3.4. Meios de comunicação previstos e modo como serão utilizados: Material multimédia (precisar) Imprensa Imprensa especializada 17
Imprensa em linha Sítio Web Meios audiovisuais Outro (especificar) Os proponentes devem justificar a escolha do canal ou canais de comunicação que consideram mais adequados neste domínio para cada tema e público-alvo. 3.5. Plano detalhado da avaliação dos resultados após realização da acção de informação (avaliação ex post), nomeadamente: 3.5.1. Especificar os métodos, indicadores ou critérios que permitirão quantificar, a posteriori, o impacto da acção de informação nos beneficiários em causa: 3.5.2. Especificar os métodos, indicadores ou critérios que permitirão quantificar o impacto dos meios de divulgação escolhidos (cobertura mediática da acção de informação, divulgação dos resultados, etc.): 3.6. Qualidade financeira da acção de informação proposta Indicar a relação custo-eficácia atribuída à acção de informação proposta. Explicar de que modo a acção de informação permite optimizar a utilização do auxílio financeiro solicitado à Comissão: 3.7. Informações complementares relativas às despesas Para assegurar a clareza do orçamento, os proponentes devem descrever em pormenor a natureza das diversas categorias de custos que possam não ser claramente compreensíveis com base no mapa de despesas do orçamento, bem como a relação desses custos com a acção de informação proposta. 18
Documento A Ficha de identificação de entidade jurídica (e todos os documentos comprovativos correspondentes) 19
Documento B Ficha de identificação financeira 20
Documento C Acto constitutivo da associação (estatutos); desnecessário para os organismos de direito público. 21
Documento D Extracto recente de inscrição do proponente no registo oficial previsto na legislação do Estado-Membro onde se encontra estabelecido (como o jornal oficial ou o registo das sociedades), que mencione claramente o nome e endereço do proponente e a data de registo 22
Documento E Cópia do documento de registo do IVA Se o IVA não for recuperável, o proponente deve anexar um atestado da administração do IVA ou de qualquer pessoa externa responsável pelo estabelecimento ou controlo das contas (contabilista, revisor de contas, etc.) ou, numa primeira fase, uma autodeclaração. A eventual convenção de subvenção, no entanto, não poderá ser assinada enquanto não tiver sido fornecido o certificado externo. 23
Documento F Balanços e demonstrações de resultados dos dois últimos exercícios financeiros, ou qualquer outro documento comprovativo da situação financeira do proponente (por ex. declaração bancária); desnecessários, para os organismos de direito público. 24
Documento G Curriculum vitae do pessoal que procederá à preparação, execução, acompanhamento e avaliação da acção de informação proposta (anexar o CV do co-organizador, se for caso disso) 25
Documento H Prova das contribuições financeiras de outras entidades financiadoras Nesta fase, as provas consistem, pelo menos, numa declaração oficial de financiamento de cada um dos financiadores previstos, mencionando o título da acção de informação e o montante da contribuição. A contribuição financeira efectiva para a acção de informação deve ser comprovada por transferência bancária para o beneficiário da subvenção, até ao final da acção. 26
Documento I Para todos os contratos que representem, no orçamento da acção de informação, um montante superior a 10 000 EUR no caso dos fornecedores/subcontratantes já seleccionados pelo proponente: anexar pelo menos três propostas pedidas a três empresas diferentes, juntamente com a proposta seleccionada e uma descrição clara das tarefas em questão. 27
LISTA DE VERIFICAÇÃO Antes de enviar o pedido de subvenção à Comissão, confirmar que o processo inclui a documentação seguinte. Qualquer dossiê incompleto, incorrecto ou incoerente com os documentos de referência fornecido será rejeitado. Minuta de pedido de subvenção assinada e datada, em papel timbrado do proponente, mencionando o título da acção de informação, o montante e a percentagem da subvenção pedida, o montante forfetário pedido para gastos de pessoal e o nome do representante devidamente autorizado da organização proponente. Formulário n.º 1 devidamente preenchido, com a menção «n.a.» (não aplicável) quando a pergunta não se aplica à acção proposta. Formulário n. 2, devidamente preenchido para cada co-organizador, com a menção «n/a» (não aplicável) quando a pergunta não for pertinente (na ausência de co-organizadores, preencher todo o formulário com «n/a»). Formulário n. 3, devidamente preenchido, nomeadamente no que respeita ao programa pormenorizado (seminários e conferências) ou ao guião (publicações e produções audiovisuais). Quando a pergunta não se aplicar, inscrever a menção «n/a». Se a língua utilizada não for o inglês ou o francês, tradução do conteúdo do formulário n.º 3 numa dessas línguas. Um mapa de despesas da acção de informação, datado e assinado pelo representante devidamente autorizado da organização proponente. Um mapa de receitas da acção de informação, datado e assinado pelo representante devidamente autorizado da organização proponente. Ficha de identificação de entidade jurídica devidamente preenchida, correspondente ao país de registo do proponente, datada e assinada pelo representante devidamente autorizado da organização proponente, acompanhada de todos os anexos exigidos (modelo disponível no endereço Internet mencionado no ponto 4.1 do convite à apresentação de propostas) (documento A). Uma ficha de identificação financeira devidamente preenchida, correspondente ao país de abertura da conta bancária, datada e assinada pelo representante devidamente autorizado da organização proponente e pela instituição bancária (modelo disponível no endereço Internet mencionado no ponto 4.1 do convite à apresentação de propostas) (documento B). Para todos os proponentes, à excepção dos organismos de direito público: Uma cópia dos Estatutos (Documento C). Para todos os proponentes: extracto recente de inscrição do proponente no registo oficial previsto na legislação do Estado-Membro onde se encontra estabelecido (como o Diário da República ou o Registo Comercial), que mencione claramente a firma e o endereço do proponente e a data de registo (documento D). 28
Cópia do documento de registo do IVA. [Se o IVA não for recuperável, o proponente anexa um certificado da administração do IVA ou de qualquer pessoa externa responsável pelo estabelecimento ou controlo das contas] (documento E). Para todos os proponentes, à excepção dos organismos de direito público: os balanços e demonstrações de resultados dos dois últimos exercícios financeiros encerrados ou qualquer outro documento (por exemplo, declaração bancária) comprovativo da situação financeira do proponente e da capacidade deste para desenvolver as suas actividades durante o período de realização da acção de informação (documento F). Para os proponentes e co-organizadores: curriculum vitae das pessoas responsáveis pela realização da acção de informação proposta (documento G). No caso de contribuições financeiras de outras entidades financiadoras (incluindo co-organizadores) para a acção de informação proposta, comprovativos dessas contribuições (pelo menos uma declaração oficial de financiamento de cada financiador, assinada e datada pelo seu representante devidamente autorizado, mencionando o título da acção de informação e o montante exacto da contribuição) (documento H). Para todos os contratos que representem, no orçamento da acção de informação, um montante superior a 10 000 EUR no caso dos fornecedores/subcontratantes já seleccionados pelo proponente: anexar pelo menos três propostas, juntamente com a proposta seleccionada e uma descrição clara das tarefas em questão (documento I). Endereço postal: Comissão Europeia Unidade AGRI. K.1. Convite à apresentação de propostas 2011/C 212/11) À atenção da Sra. Filote L130 4/148A B-1049 Bruxelas Endereço electrónico: AGRI-GRANTS-APPLICATIONS-ONLY@ec.europa.eu 29