1 RESOLUÇÃO Nº 913 O BANCO CENTRAL DO BRASIL, na forma do art. 9º da Lei nº 4.595, de 31.12.64, torna público que o CONSELHO MONETÁRIO NACIONAL, em sessão realizada em 04.04.84, tendo em vista o disposto no art. 4º, inciso VIII, da referida Lei, e no art. 1º, 2º, da Lei nº 5.433, de 08.05.68, regulamentada pelo Decreto nº 64.398, de 24.04.69, R E S O L V E U: I - Aprovar o Regulamento anexo, que disciplina a microfilmagem de documentos de instituições financeiras e demais entidades sob controle e fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários. II - O Banco Central do Brasil e a Comissão de Valores Mobiliários poderão adotar as medidas julgadas necessárias à execução desta Resolução. III - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação. Brasília-DF, 5 de abril de 1984 Affonso Celso Pastore Presidente Este texto não substitui o publicado no DOU e no Sisbacen. REGULAMENTO ANEXO À RESOLUÇÃO Nº 913, DE 05.04.84, QUE DISCIPLINA A MI- CROFILMAGEM DE DOCUMENTOS DE INSTITUIÇÕES FINANCEIRAS E DEMAIS EN- TIDADES SOB CONTROLE E FISCALIZAÇÃO DO BANCO CENTRAL DO BRASIL E DA COMISSÃO DE VALORES MOBILIÁRIOS. Art. 1º Observadas as disposições da legislação federal vigente e as normas deste Regulamento, as instituições financeiras e demais entidades sob controle e fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários poderão microfilmar e posteriormente eliminar seus documentos operacionais sujeitos à fiscalização daqueles Órgãos. 1º Adotado o procedimento ora facultado, obriga-se a instituição a manter arquivos dos microfilmes, de fácil consulta, devidamente ordenados, classificados e catalogados, sem prejuízo de outras medidas que objetivem facilitar e agilitar consultas, reconstituição de operações e atender outras exigências da fiscalização. 2º Os serviços de microfilmagem, próprios ou contratados com terceiros, devem observar as normas relativas ao sigilo bancário exigido pelo art. 38, da Lei nº 4.595, de 31.12.64. 3º A faculdade outorgada neste artigo não exclui a observância de preceitos restritivos contidos em legislações especiais (tributária, previdenciária, trabalhista etc). Art. 2º Os contratos de empréstimos, financiamentos e outras operações de crédito, bem como os documentos comprobatórios pertinentes (instrumentos de garantias, fichas ca-
2 dastrais, relatórios de análises de projetos), depois de liquidada a operação e ultimada a microfilmagem, poderão ser eliminados, tornando-se imprescindível, nesse caso, a manutenção de sistema de indexação que contenha os elementos caracterizadores básicos de cada operação. Art. 3º As instituições que adotarem sistemas micrográficos deverão zelar especialmente pelo controle de qualidade, pela segurança dos serviços e dos filmes e por sua adequada conservação, observadas as normas da legislação e deste Regulamento. Art. 4º Será obrigatória a produção de dois microfilmes, permanecendo um no arquivo comum e destinando-se o outro ao arquivo de segurança. 1º O microfilme original de câmara deverá constituir-se na unidade de arquivamento de segurança. 2º Os microfilmes a que se refere o "caput" deste artigo serão colocados à disposição da fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários pelos mesmos prazos prescricionais atinentes aos documentos neles contidos. 3º O arquivo de segurança deverá estar situado em local diferente daquele onde se situar o arquivo comum. Art. 5º Antes da microfilmagem os documentos deverão ser convenientemente preparados, entendendo-se por preparação a retirada de clipes, grampos e alfinetes, colagem, se necessária, e indexação de papéis. Art. 6º Os documentos que apresentarem deficiências graves, que possam gerar dúvidas (estragos materiais, dificuldades para leitura, caracteres superpostos, rebatidos ou adulterados), poderão ser microfilmados desde que recebam carimbo indicativo. Parágrafo único. Os documentos a que se refere este artigo deverão ser conservados. Art. 7º Quando a microfilmagem acusar defeitos, os documentos originais correspondentes deverão ser novamente microfilmados; persistindo a deficiência, os documentos originais deverão ser conservados. Art. 8º Para autenticidade dos rolos de microfilmes convencionais, serão utilizadas, obrigatoriamente, as seguintes imagens: microfilme; I - de abertura, para indicar o início da microfilmagem e o conteúdo resumido do II - de encerramento, para indicar o término da microfilmagem; III - de observação, para indicar quaisquer irregularidades constatadas nos documentos originais, ou na operação de microfilmagem, ou ainda detalhamentos sobre os documentos microfilmados.
3 Art. 9º A imagem de abertura deverá conter: I - a identificação da instituição, o número do microfilme e o local e data de início da microfilmagem; II - resumo da documentação microfilmada; III - menção, quando for o caso, de que a documentação microfilmada é continuação de documentação contida em microfilme anterior; da redução; IV - identificação do operador, do equipamento utilizado, da unidade filmadora e V - declaração de que a microfilmagem foi realizada com observância das normas técnicas e legais, assegurando a fiel reprodução dos documentos; VI - assinatura, nome e qualificação funcional do responsável pela documentação e do responsável pela microfilmagem. Art. 10. A imagem de encerramento deverá conter: I - a identificação da instituição e local e data do término da microfilmagem; II - indicação da espécie, quantidade e ordem da documentação e outras observações necessárias sobre os documentos contidos no filme; III - termo de encerramento do filme, com a assinatura do responsável pela microfilmagem; IV - menção, quando for o caso, de que a seqüência da documentação microfilmada continua em microfilme posterior. Art. 11. A imagem de observação deverá conter: I - identificação do microfilme, local e data; II - indicação das irregularidades constatadas; III - assinatura, nome e qualificação funcional do responsável pela microfilmagem. Art. 12. Quando utilizados serviços micrográficos centralizados, que realizem microfilmagem de documentos de diversas origens ou procedências, far-se-á, obrigatoriamente, a microfilmagem do termo de transferência de documentos, após a imagem de abertura ou antes da imagem de encerramento. Art. 13. O termo de transferência de documentos deverá conter: I - indicação da procedência ou origem dos documentos; II - indicação da espécie e quantidade dos documentos;
4 transferência; origem. III - declaração atestando a autenticidade dos documentos transferidos e a data da IV - assinatura, nome e qualificação funcional do detentor da documentação, na Art. 14. Quando for constatada, após a operação de microfilmagem, a omissão de algum documento, este deverá ser microfilmado mediante inserção de imagem de observação. Art. 15. As autoridades fiscalizadoras do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários poderão exigir a extração de cópia de microfilme original de câmara, podendo ser utilizados microfilmes dos tipos halogenetos de prata, diazóicos, térmicos, vesiculares, ou outros de especificações similares. Parágrafo único. A cópia a que se refere este artigo poderá ser substituída por microfilme original de câmara gerado simultaneamente na mesma microfilmadora. Art. 16. Para fins de fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários, será permitida a utilização de microfilmes-cópia sob a forma de jaqueta, cartão-janela ou outra conveniente ao fim a que se destina, desde que observados padrões de plena legibilidade. Art. 17. Para os mesmos fins de fiscalização poderá ser utilizado qualquer grau de redução, desde que assegurada a integridade da imagem, sua leitura em aparelho apropriado e a reprodução de cópia em papel, para ser lida a olho nu. Art. 18. São vedados, sob pena de perda de autenticidade para efeitos de fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários, o corte e a emenda nos rolos de microfilmes de segurança originais de câmara. Art. 19. A eliminação dos documentos originais após a microfilmagem será precedida de termo lavrado em livro, fichas ou outro tipo de registro próprio, com as assinaturas do detentor da documentação e do responsável pela microfilmagem. Parágrafo único. Os registros a que se refere este artigo deverão ser colecionados e constituirão o Registro de Destruição de Documentos Microfilmados, o qual deverá permanecer à disposição das autoridades fiscalizadoras do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários. Art. 20. O Registro de Destruição de Documentos Microfilmados deverá conter: I - páginas numeradas, quando utilizado livro, ou numeração seqüencial, quando utilizadas fichas ou registros semelhantes; II - tipo, espécie e quantidade dos documentos eliminados e os números dos rolos de microfilmes correspondentes; III - local e data do termo de destruição;
5 IV - assinatura, nome e qualificação funcional do responsável pela documentação original arquivada e do responsável pela microfilmagem. Art. 21. Para efeitos da fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários a validade do microfilme original de câmara independe de qualquer autenticação, desde que, na hipótese de eliminação de documentos originais, tenham sido lavrados os termos correspondentes. Art. 22. As transcrições de dados poderão ser feitas pelo uso de microfilme original de câmara, gerado através de sistema de processamento eletrônico. Parágrafo único. A permissibilidade de uso do sistema de que trata este artigo observará, para efeitos de fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários, os seguintes requisitos: I - manutenção dos documentos geradores da informação, em original ou em microfilme convencional; II - microfichas, bem como fotogramas, de ordem independente numeral, seqüencial, crescente, à disposição da fiscalização; III - as microfichas deverão ter título de identificação legível a olho nu e qualidade de imagem que assegure perfeita legibilidade. Art. 23. A instituição que se propuser a fazer prova, perante a fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários, mediante microfilme, deverá propiciar às autoridades fiscalizadoras os meios necessários à perfeita execução de seus trabalhos, tais como: locais, equipamentos e materiais adequados à fiscalização; leitores compatíveis com o sistema utilizado, assegurando perfeita legibilidade e reprodução do microfilme; funcionário apto a atender às solicitações das autoridades fiscalizadoras quanto ao manuseio dos equipamentos, localização de microfilmes e informações sobre os documentos microfilmados. Art. 24. Observadas as restrições constantes deste Regulamento e de outras disposições legais e regulamentares, os documentos originais, depois de microfilmados, poderão ser eliminados por processo mecânico ou manual que assegure sua plena desintegração, face às normas referentes ao sigilo bancário (Lei nº 4.595/64, art. 38). Art. 25. O material resultante da eliminação de documentos, desde que adequadamente desintegrado, de forma a não permitir sua recuperação ou reconstituição, poderá ser alienado. Art. 26. A instituição é a única responsável, perante terceiros, pelos fatos decorrentes da eliminação de quaisquer documentos. Art. 27. Continuam em vigor as normas relativas à microfilmagem de cheques (MNI-16-8-1). Art. 28. As infrações dos dispositivos deste Regulamento sujeitam as instituições e seus administradores às penalidades do Art. 44 da Lei nº 4.595, de 31.12.64.
6 Art. 29. As instituições que, na data da publicação deste Regulamento, estiverem executando serviços de microfilmagem deverão adaptar-se às suas disposições no prazo de 120 (cento e vinte) dias.