1 INFORMAÇÕES E NORMAS PARA USO DA VERBA DE CUSTEIO DO PROEX/CAPES E DA PROACAD/PUCRS NO PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM EDUCAÇÃO (PPGEdu) DA PUCRS Aprovado pela Comissão Coordenadora do PPGEdu em 23/05/2016 Este documento regulamenta o uso da verba de custeio da CAPES/PROEX (Programa de Excelência Acadêmica), no âmbito do Programa de Pós-Graduação em Educação da PUCRS (PPGEdu). O objetivo do PROEX é manter e incrementar o padrão de excelência através de concessão de verbas diretamente aos Programas. O PPGEdu foi contemplado em 2014 pelo AUXPE PROEX n. 649/2014/ Processo 23038.003369/2014-56 com valores de custeio/fomento, capital e PNPD/CAPES para o Triênio 2014 a 2016 com vigência até 31/3/2017, quando poderá ou não ser renovado. Em 2014 o PPG estabeleceu o Ato Deliberativo 03/2014 que regulamenta os critérios de aplicação de recursos financeiros do Programa e desde então mantém na página do Programa acesso para as portarias CAPES abaixo indicadas que normatizam o uso dos recursos financeiros PROEX. Dando seguimento à gestão financeira dos recursos públicos no Programa, este documento visa reiterar o que pode ser financiado e como o gasto pode ser feito uma vez que as despesas só são ressarcidas ou pagas se as notas/comprovantes e outros requisitos estiverem de acordo com as normas e os procedimentos estabelecidos no Sistema de Prestação de Contas da CAPES. Os itens financiáveis e as normas de prestação de contas são determinados pela Portaria CAPES/PROEX n.034/2006 que regulamenta o PROEX, atualizada pela Portaria CAPES/PROEX n.102/2015 e pela Portaria CAPES/n.059/2013 na qual constam os manuais de utilização de recursos, anexo I e anexo II, disponíveis na página do PPG http://www.pucrs.br/humanidades/ppgedu/regulamento/ Desde o ano de 2015, os recursos federais tem sido contingenciados em função das restrições orçamentárias da União. Neste contexto, a CAPES optou por preservar aqueles recursos do PROEX destinados às bolsas e manteve sem alterações os valores destinados à rubrica custeio bolsas, cortando os recursos destinados ao chamado custeio fomento dos Programas em 70% no ano de 2015. O item custeio fomento é o que permite despesas ordinárias do Programa tais como: diárias para professores visitantes, viagens de professores convidados para bancas, inscrições em eventos científicos para professores e alunos, traduções de artigos científicos. Em 2016, até o momento, o Programa não recebeu novos recursos. Estamos operando com o saldo remanescente do orçamento contingenciado, recebido em 2015. Face a este contexto, a Comissão Coordenadora do PPGEdu estabeleceu prioridades para o uso dos recursos, tendo em vista as duas frentes de maior importância para a excelência do Programa: a produção científica de alto nível e a internacionalização. Assim, serão apoiados pelo Programa, sempre condicionado à existência de saldo em conta, as seguintes despesas: Tradução para publicações internacionais de artigos de professores permanentes do Programa em periódicos com Qualis B1 ou superior e/ou em livros e coletâneas com características equivalentes às dos periódicos qualificados. 1 tradução/ano por professor permanente. 1
2 Revisão e tradução para a Revista Educação. A Revista Educação, qualificada como A2 no sistema Qualis é uma prioridade para o Programa. Assim, as despesas relativas a revisão e tradução necessárias às edições anuais da Revista serão financiadas pelo PROEX. Inscrição em eventos científicos para professores permanentes do Programa (1 evento nacional e 1 evento internacional por ano) Participação de professores externos em bancas examinadoras de dissertações, teses e exames de qualificação (bilhete aéreo e diárias CAPES) Apoio para participação discente em eventos científicos OBS: Caso o professor participe de mais eventos, sugere-se que mantenha, até o final do ano, os recibos das inscrições. Havendo novos aportes financeiros, poderão ser ressarcidos. A seguir, este documento se apresenta em duas seções: a primeira descreve os itens financiáveis. A segunda, descreve normas e procedimentos para pagamento e ressarcimento de despesas. 1. DESCRIÇÃO DOS ITENS FINANCIÁVEIS para a rubrica Custeio Fomento a partir da Portaria 34/2006 da CAPES, Regulamento PROEX, atualizada pela Portaria CAPES n.102/2015: a) Publicação de artigos científicos no país e no exterior; b) Funcionamento de laboratórios de Ensino e Pesquisa Aquisição de materiais de consumo e serviços de terceiros pessoa jurídica -, necessários ao funcionamento do laboratório; Despesas com passagens e diárias para docentes e técnicos que se deslocarem para realizar treinamento em novas técnicas de laboratório e utilização de novos equipamentos, vinculados com o desenvolvimento das dissertações ou teses dos alunos de pós-graduação; c) Aquisição de novas tecnologias em informática (exceto software) Financiamento de aquisição de novas tecnologias em informática, aplicativos, suprimentos, periféricos e upgrade, classificados como itens de custeio, serviços de terceiros para treinamento de alunos, professores e técnicos das instituições. d) Participação de professores em eventos Art. 24/ Portaria CAPES n.102/2015: poderá ser apoiada a participação de professores em eventos de curta duração, com recursos para cobrir despesas com taxa de inscrição, passagens e diárias, de acordo com o estabelecido por legislação em vigor. e) Participação de professores visitantes no Programa Art.27/Portaria CAPES n.102/2015: poderá ser apoiada a participação de professores visitantes, nacionais ou estrangeiros, nos programas em atividades acadêmicas, de acordo com a necessidade 2
3 do curso e aprovada pela Comissão Coordenadora do PPGEdu/PROEX, com recursos destinados ao custeio de diárias e passagens, de acordo com a legislação vigente. f) Participação de professores e alunos em trabalhos de campo e coleta de dados no país (exclui zona metropolitana de Porto Alegre) Art. 28/Portaria CAPES n.102/2015: a participação de professores e alunos em trabalhos de campo e coleta de dados no país será contemplada com os recursos destinados à cobertura das seguintes despesas: Locação de veículos, serviços, material de consumo necessário ao desenvolvimento das atividades de campo, passagens e diárias para os professores (visitantes ou da própria IES). Passagens, hospedagem, alimentação e locomoção urbana para os alunos. 1º Poderão ser custeados os gastos com combustível para proporcionar o deslocamento de professores e alunos na participação em trabalhos de campo somente se o veículo for da própria IES, alugado, ou formalmente cedido por pessoa jurídica. 2º Poderá ser financiada também a aquisição de passagens para todos os alunos regularmente matriculados que realizarem estágio em instituição nacional conforme estabelecido no Regulamento do PROEX. g) Participação de alunos em eventos Art. 25/Portaria CAPES n.102/2015: a coordenação do curso poderá destinar aos alunos regularmente matriculados recursos para cobrir despesas para participação em eventos científicos no país e no exterior, tais como: taxa de inscrição; passagens aéreas ou terrestres; e reembolso de despesas com alimentação, hospedagem e locomoção urbana que, juntas, não ultrapassem o valor equivalente em diárias para cargo de nível superior, conforme parâmetros fixados em legislação federal vigente. Parágrafo único. Havendo vantagem econômica, será possível substituir passagens dos alunos, por locação de veículo coletivo (pessoa jurídica). h) Participação de professores convidados em Bancas Examinadoras de dissertações, teses e exames de qualificação despesas para pagamento de passagens e diárias, estabelecidas conforme legislação em vigor, para os professores convidados a participar de bancas examinadoras de dissertações, teses e exames de qualificação. i) Realização de eventos técnico-científicos promovidos pelo Programa de Pós-Graduação material de consumo, aluguel de espaço físico e de equipamentos necessários à realização dos eventos, serviços de terceiros de tradução e apoio a outros serviços relacionados à consecução do evento programado. 3
4 as despesas com os docentes convidados poderão ser financiadas com recursos do item anterior (Participação de professores em Bancas Examinadoras de dissertações, teses e exames de qualificação) Observação final sobre despesas: lembramos que a Capes não permite que se apoie: # Diária para alunos. # Aquisição de Software # No momento, não é permitido apoio a viagens e participação em eventos para pós-doutorandos que não sejam aqueles do Programa CAPES/PNPD, que prevê uma taxa de bancada específica para este tipo de despesa. 2. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS PARA A SOLICITAÇÃO DE RESSARCIMENTO OU PAGAMENTO DE DESPESAS Qualquer despesa só será ressarcida se a nota fiscal/comprovante e outros requisitos estiverem de acordo com as exigências do regulamento da CAPES. Todas as despesas ou ressarcimentos com recursos PROEX são pagos exclusivamente através de cheques emitidos pelo coordenador do curso. A conta não permite ressarcir despesas feitas com cartão de débito ou crédito de nenhum tipo. 2.1. Procedimentos Despesas com material de consumo ou serviços de terceiros com nota fiscal ou serviço prestado por pessoa física (em nome do Coordenador do PPG/Capes. Ver abaixo). Ressarcimento de pagamento de serviços no exterior (documentos em nome do docente) Diárias (exclusivo para viagem de professor). O professor assinará o recibo padrão da Capes ao receber as diárias. Taxas de inscrição (professores e alunos). Ressarcimento de comprovante em nome do participante no evento. Hospedagem e alimentação de alunos. Ressarcimento de notas, recibos, comprovantes em nome do participante. Passagem (professores e alunos). Preferencialmente será comprada via agência indicada pelo PPG, para que se tenham todos os recibos e controles mais facilmente. # Todas as despesas têm que ter aprovação prévia da Comissão Coordenadora que se constitui também como Comissão Gestora dos recursos do PROEX do PPGEdu. # Todas as solicitações que incluam financiamento de despesas para alunos são feitas com ciência e anuência formal dos orientadores, por meio da secretaria do PPGEdu. Despesas do tipo A: 4
5 As despesas de aquisição de material de consumo, serviços de terceiros, etc. (ou seja, tudo que tenha nota fiscal) devem estar em nome de: Fundação Capes / Isabel Cristina de Moura Carvalho CPF: 00153371706 OBS: O nome na nota fiscal também pode ser: CAPES / Isabel Cristina de Moura Carvalho CPF: 00153371706 IMPORTANTE SOBRE NOTA FISCAL - Sabemos que em alguns casos o nome na nota fiscal tem que ser igual ao CPF (no caso apenas o nome do coordenador). Neste caso, a informação Fundação CAPES tem que constar nos Dados adicionais/informações complementares da nota fiscal. - Acrescente também nas Informações Complementares da nota o seguinte AUXPE PROEX N.0649/2014 - Notas fiscais sem estas informações não são pagas ou ressarcidas. RESSARCIMENTO de nota fiscal: O docente encaminha a prestação de contas com a nota fiscal através da secretaria. Se o documento for entregue por um aluno, tem que haver o aval por escrito do orientador. A secretaria e o coordenador conferem se a despesa e seu comprovante estão em conformidade com as regras da CAPES aqui expostas. Se estiver tudo correto, o cheque é emitido, e o docente é avisado para retirar o cheque na secretaria e proceder ao pagamento. Lembrando, empresas no Brasil tem que emitir nota fiscal. O ressarcimento de gasto com serviços prestados por pessoa física é feito mediante assinatura do recibo padrão Capes pelo prestador do serviço, fornecido para o professor pela secretaria já com os dados do coordenador. IMPORTANTE SOBRE PROCEDIMENTOS NAS AQUISIÇOES DE EQUIPAMENTOS - Todos os procedimentos relativos a estas aquisições, tais como orçamento, recepção e conferência dos materiais, etc. são de responsabilidade exclusiva do docente. - Portanto, não incluam os e-mails da secretaria do PPG ou do Coordenador no contato com fornecedores ou procedimento relativo às suas compras. - Do mesmo modo, no endereço de entrega do material ponham os seus respectivos Centros, Núcleos e telefones, nunca da secretaria do programa. A secretaria do PPG apenas fornecerá ao docente (após entrega e conferência das notas fiscais) o cheque para que o mesmo faça o pagamento da nota fiscal. A secretaria não fará qualquer pagamento de nota fiscal ao fornecedor. Despesas relacionadas a viagens (C, D, E e F): O apoio à participação de professores e alunos em eventos ou trabalho de campo/coleta de dados tem que ser solicitado previamente (junto com um orçamento simplificado) e aprovado pela CC. 5
6 Em caso de aprovação, a CC determinará e informará o valor máximo a ser ressarcido/utilizado para cada solicitação. Na solicitação devem constar (além do orçamento) as seguintes informações. No caso de evento: todas as informações pertinentes sobre o evento, incluindo o site, local, datas e cópia do resumo do trabalho (ou pôster) a ser apresentado. No caso de viagem de coleta de dados/trabalho de campo: os locais a serem visitados ou o roteiro da viagem (não detalhado, apenas os estados ou principais cidades), com as datas previstas, número de pessoas (se mais do que uma) a serem beneficiadas, e uma justificativa da importância do mesmo para o desenvolvimento do projeto. Para participação em eventos, professores poderão ser apoiados com passagens, diárias (recibo padrão e a tabela de valores da Capes) e/ou taxa de inscrição, esta última será ressarcida mediante apresentação de comprovante em nome do participante no evento. As diárias serão pagas após o retorno do professor e apresentação dos documentos que comprovem a realização da viagem e a participação no evento (cartões de embarque, recibos de hospedagem e alimentação no local e comprovantes de participação no evento: certificado de apresentação de trabalho e folder ou cartaz do evento). Isto é realmente necessário, pois a Capes é muito rigorosa na comprovação da real participação em eventos, principalmente no exterior. Estes recibos são apenas para comprovar para a Capes a efetiva participação no evento, não havendo nenhum ressarcimento específico. Para os alunos, as seguintes despesas poderão ser apoiadas parcialmente ou na íntegra: taxa de inscrição e hospedagem. Taxas de inscrição e hospedagem tem que ter comprovantes (notas fiscais ou recibos) em nome do aluno. O ressarcimento destas despesas documentadas ocorrerá após o retorno do aluno e a apresentação dos mesmos, junto com o relatório da participação no evento. Além disso, a CAPES orienta que se apresente o máximo possível de comprovantes de efetiva participação no evento. Portanto, devem também ser sempre entregues cópias (ou os originais, no caso de serem despesas a serem ressarcidas) de cartões de embarque, recibos de hospedagem, alimentação, etc. Por fim, a documentação comprobatória deve incluir foto do aluno no local do evento, foto do pôster com o aluno no local do evento ou durante a sua apresentação oral, etc. Isto é realmente necessário, pois a Capes é muito rigorosa na comprovação da real participação em eventos, principalmente no exterior, e este tipo de evidência já foi usado em outros programas como comprovação de participação. Lembrando que o valor total dos ressarcimentos (fora passagem) não poderá ser superior à quantia equivalente em diárias para participação de um professor no mesmo evento. Porto Alegre, 23 de maio de 2016. Isabel Cristina de Moura Carvalho Coordenadora PPGEdu/Escola Humanidades/PUCRS 6