Conhecimentos Específicos Noções de Uso e Conservação de Equipamentos de Escritório Professor Márcio Hunecke www.acasadoconcurseiro.com.br
Conhecimentos Específicos NOÇÕES DE USO E CONSERVAÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO A educação é primordial para ajudar na compreensão de que as noções de uso e conservação de equipamentos de escritório são essenciais no ambiente de trabalho, bem como para fundamentar a utilização da tecnologia de forma sustentável. Para isso, se faz necessário incluir práticas sustentáveis na indução de pessoal, formar pessoal como usar o equipamento e Material de Escritório e fazer circular apelos regulares. Um ambiente de trabalho organizado permitirá mais efetividade produtividade e criatividade. Aqui vão algumas ideias simples: Descarte: Como na organização de qualquer ambiente comece com o descarte. Elimine catálogos velhos, folders, material que não é usado e tudo aquilo que não deveria estar lá e não serve para a execução do trabalho. Cada Coisa em sua Casa: Defina um local para cada item do escritório. Canetas, tesoura, arquivos, livros, agenda, papel, CDs, etc. Dessa maneira quando alguém precisar de algo, basta procurar no local determinado. Elimine o Caos da sua Mesa: Uma área de trabalho bagunçada reduz o espaço físico necessário para produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse. Certifique-se de que há espaço suficiente. Mantenha uma lixeira próxima a sua mesa, isso servirá de incentivo para realizar uma manutenção diária. Retire da sua área de trabalho todos os frufrus, fotos e objetos que não precisa. Mantenha apenas algumas peças inspiradoras de que você realmente goste e que façam algum sentido, mas na parte de trás de sua mesa de trabalho (como um balcão), pois você precisa manter essas coisas fora do caminho. Planeje seu Local de Trabalho para ser mais Funcional: Pense em como você usa este espaço diariamente. Se você usar sua mesa em casa para pagar contas, por exemplo, mantenha www.acasadoconcurseiro.com.br 3
uma caneta, calculadora, bloco para rascunho e outros suprimentos necessários nessa área. Isso irá contribuir para tornar a sua tarefa mais fácil e eficiente. Use Objetos Organizadores: Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e portaarquivos. Essas ferramentas podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo. Mas antes de comprar qualquer uma dessas ferramentas, não se esqueça de se certificarse que realmente será útil. Responda as seguintes perguntas: 1. Por que você precisa dessa ferramenta? 2. Essa ferramenta é mesmo a melhor para o seu tipo de trabalho? Pense na Ergonomia: Se você se sente desconfortável fisicamente no seu trabalho seus olhos se sentem cansados, seus músculos precisam constantemente de alongamento, seus punhos e costas doem, etc. então é hora de você repensar e reorganizar o seu trabalho. Para o bem de sua saúde física e conforto. Tenha certeza que você está trabalhando em condições suficientes de iluminação. Se não for, você pode considerar alguma iluminação adicional. Sua cadeira é desconfortável? Talvez não seja a cadeira certa para você ou talvez a altura precise ser regulada. Se o seu pulso dói quando você usa o mouse, você precisa de um mouse pad com amortecimento. Posicione seu monitor abaixo do nível dos olhos e a uma distância confortável. Devolva os Objetos no Lugar: Quando você estiver usando qualquer objeto no trabalho, coloque tudo de volta em seu lugar assim que terminar ou no fim do dia. Não deixe seu espaço se transformar em um caos. Agindo assim, da próxima vez que você retornar à sua área de trabalho, você terá um espaço convidativo, o que permitirá que você comece a trabalhar sem demora. A característica mais importante para organizar o escritório é boa funcionalidade. Mas muitas vezes os nossos escritórios estão cheios de máquinas de escritório. Tantos equipamentos, suprimentos e peças de papel que os nossos pequenos escritórios, caseiros ou não, são completamente disfuncionais. Você tem que mover as coisas para fora do caminho antes que possa sentar-se e trabalhar? Há muitos papéis em sua mesa caindo no chão? Do que você precisa para manter contato com uma equipe de busca e salvamento para encontrar tudo o que você está procurando? Então, definitivamente é hora de arregaçar as mangas e organizar o escritório. Se existem obstáculos móveis nos escritórios, você precisa movê-los ou tirá-los completamente. É necessário passagem livre, você precisa de espaço para locomover-se no do escritório, para bem executar suas tarefas, do mesmo modo, uma mesa e equipamentos organizados são primordiais para melhorar o desempenho nas atividades desenvolvidas. Ao saber como usar corretamente o equipamento de escritório, você pode evitar experiências frustrantes. Educação é essencial para ajudar sua equipe a entender as Noções de uso de Equipamentos de Escritório e como usar a tecnologia de forma sustentável. Computadores Configure monitores para desligar após períodos de inatividade, em vez de depender de um protetor de tela. 4 www.acasadoconcurseiro.com.br
Conhecimentos Específicos Noções de Uso e Conservação de Equipamentos de Escritório Prof. Márcio Hunecke Configure computadores para entrar em modo de espera após 10 minutos de inatividade ou modo de hibernação após 30 minutos de inatividade. Desligue os computadores se eles estão inativos por longos períodos. Desligue todos os computadores, impressoras e outros periféricos, no final de cada dia existem programas que automatizam o desligamento. O uso de capas plásticas para proteção contra poeira pode ser usada, mas somente quando os computadores estiverem desligados. As telas dos monitores não devem ser tocadas com as mãos e a limpeza deve ser realizada somente com pano seco e macio. Em casos especiais, utilize o pano levemente umedecido em água. O uso de filtros de linha, estabilizadores e no-breaks é recomendado, mas não obrigatório. Fotocopiadora Leia o manual de instruções fornecido para a fotocopiadora. Localize o interruptor de alimentação para ligar a máquina. Permita tempo suficiente para que a máquina aquece, máquinas mais velhas podem demorar mais tempo do que os modelos mais atuais. Levante a tampa e coloque o documento que deseja copiar voltado para baixo sobre o vidro. Tome cuidado para posicioná-lo corretamente, a maioria das fotocopiadoras tem marcas que mostram onde colocar os documentos. Abaixe a tampa e, utilizando o painel de controle, selecione o número de cópias que deseja fazer. Aperte start para que a cópia seja iniciada. Se disponível, use a alimentação automática em sua copiadora para copiar documentos de várias páginas. Veja se sua copiadora tem opções para automaticamente cortar, dobrar e grampear seus documentos a maioria dos modelos mais novos fazem. Selecione essas opções no display digital, pressione start, e seus documentos serão fotocopiados, agrupados e grampeados para você. Aparelho de fax Leia as instruções do fabricante. Verifique se o aparelho estiver conectado a uma fonte de alimentação e um conector de telefone antes de ligá-lo. Obter o número de fax para o www.acasadoconcurseiro.com.br 5
destino do fax que você está enviando. Organizar os documentos que estão sendo enviados em ordem. Preencha uma folha de rosto (coversheet) para o fax, o que irá conter o nome do destinatário e o número do fax, o nome do seu chefe ou do escritório, uma pequena mensagem para o destinatário e o número de páginas, incluindo a folha de rosto. Posicione os documentos virados para cima na bandeja de alimentação. Disque o número do fax do destinatário. Pressione o botão Enviar ou fax para enviar o documento, dependendo da máquina que você está usando. Certifique-se que há tinta suficiente no toner de sua máquina e que há papel em abundância, assim você pode receber um fax longo, sem problemas. Para receber um fax, aguarde até que o telefone toque, mas não atenda, isso indica que um fax está vindo. Se você ouvir o som de handshake, significa que a máquina de fax do remetente e seu aparelho de fax estão se comunicando. Assista a impressão do fax e aguarde até que todo o documento seja concluído. 6 www.acasadoconcurseiro.com.br