Unidade Auditada: SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DO MF/DF Exercício: 2011 Processo: 10167.000908/2012-16 Município - UF: Brasília - DF Relatório nº: 201203418 UCI Executora: SFC/DEFAZII - Coordenação-Geral de Auditoria da Área Fazendária II Análise Gerencial Senhor Coordenador-Geral, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201203418, e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 6/4/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pela Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda/DF. 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 16/4/2012 a 17/5/2012, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela Unidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. 2. Resultados dos trabalhos Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a existência das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN-TCU-63/2010 e pelas DN TCU 108/2010 e 117/2011. 1
Em acordo com o que estabelece o Anexo III da DN-TCU-117/2011, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises: 2.1 Avaliação da Conformidade das Peças Com o objetivo de avaliar a conformidade das peças do processo de contas da Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Distrito Federal SAMF-DF, conforme disposto no art. 13 da IN TCU nº 63/2010, foi analisado o processo nº 10167.000908/2012-16, e constatado que a Unidade elaborou todas as peças atribuídas pela normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de 2011. Ressalta-se, ainda, que as peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 108/2010 e 117/2011 e da Portaria-TCU nº 123/2011. 2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão A Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Distrito Federal SAMF-DF foi instituída por meio do Decreto nº 7.301 de 14/09/2010, e atua efetivamente na prestação de apoio logístico aos órgãos fazendários no Distrito Federal, vinculada à Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA/MF, cuja missão institucional é Prover soluções administrativas aos órgãos do MF e demais usuários, contribuindo para melhoria contínua do serviço público. Dessa forma, não possui ações governamentais sob sua responsabilidade, diretamente, ficando tal atribuição à cargo da SPOA/MF. Conforme informado no Relatório de Gestão, a análise de que trata o subitem 2.3.1 Execução dos Programas de Governo sob a responsabilidade da UJ, da Portaria/TCU nº 123/2011, não se aplica à UJ, já que a mesma não figura como Unidade Orçamentária, não sendo responsável por Programa/Ação Governamental. Entretanto, em apoio a Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração do Ministério da Fazenda SPOA/MF, a SAMF-DF iniciou em 2011 a execução de suas atividades regimentalmente instituídas pelo art. 76, da Portaria/GMF nº 207, de 4 de março de 2010, cujo resultado, em relação aos programas sob responsabilidade da SPOA, está demonstrado a seguir: PROGRAMA 0089 0750 AÇÃO 0181 - PAGAMENTO DE APOSENTADORIAS E PENSÕES - SERVIDORES CIVIS 09HB - CONTRIBUIÇÃO DA UNIÃO, DE SUAS AUTARQUIAS E FUNDAÇÕES PARA O CUSTEIO DO REGIME DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES PÚBLICOS FEDERAIS TOTAL DA DESPESA EXECUTADA (R$) 485.052,01 634,48 0750 2000 - ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE 77.925.618,94 0750 4572 - CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES PÚBLICOS FEDERAIS EM PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO E REQUALIFICAÇÃO. Fonte: Siafi Gerencial UG 170531 SAMF/DF 3.781,78 2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ 2
Conforme informado no Relatório de Gestão, a gestão estratégica da SAMF/DF fundamenta-se no Planejamento Institucional da SPOA/MF, o qual conta com os seguintes instrumentos de acompanhamento: Mapa Estratégico, Painel Estratégico Global, Painel Estratégico Setorial, fundamentos estratégicos, objetivos estratégicos, indicadores resultantes e indicadores direcionadores. As Superintendências nos Estados e no DF, estão inseridas no Painel Estratégico Setorial que segue a mesma estratégia da SPOA, alocando os Indicadores de Desempenho, aprovados na Portaria nº 859, de 12 de setembro de 2011, nas cinco perspectivas: Unidades Usuárias; Processos; Aquisições; Pessoas; Finanças. Dessa forma os indicadores utilizados pela SAMF/DF para aferição dos resultados de sua gestão foram definidos no planejamento estratégico da SPOA 2009/2011, desenvolvido segundo metodologia do Balanced Scorecard BSC, e estão relacionados a seguir: 1 - UU01R : % de satisfação das unidades usuárias. - Objetivo Estratégico: Aumentar a satisfação das unidades usuárias - Resumo: aferir o percentual de satisfação das Unidades Fazendárias, usuárias dos serviços prestados pela SAMF/DF, em relação aos serviços prestados pela Subsecretaria. - Unidade Responsável: SAMF/DF - Periodicidade de Acompanhamento: Anual - Fórmula: Média Ponderada = [Σ(Pontuação x Frequência) x 100] / (Σ Frequência x 4) - Meta: 72% - Fonte de Dados: Pesquisa de Satisfação - Situação do Indicador: Estruturado - Tipo de Indicador: Efetividade Comentário: Os principais entraves levantados pela SPOA, em 2011, foram: falta de entendimento quanto à importância da Pesquisa; dificuldade em incentivar a participação dos servidores das UUs; poucos respondentes em alguns Estados; ausência de software para melhor análise dos dados da Pesquisa; e universo reduzido da Pesquisa. 2 - UU02D - Avaliação Pós-Serviço Prestado de Logística. - Objetivo Estratégico: Aumentar a satisfação das Unidades Usuárias - Resumo: Medir em percentual a satisfação das unidades usuárias sobre os serviços prestados pela SAMF/DF na área de logística, com ênfase nas atividades críticas. - Unidade Responsável: Coordenação-Geral de Recursos Logísticos - COGRL - Periodicidade de Acompanhamento: Mensal - Fórmula: Média Ponderada = [Σ(Pontuação x Frequência) x 100] / (Σ Frequência x Pontuação Máxima) - Meta: 70% 3
- Fonte de Dados: Sistema de Demandas - Situação do Indicador: Estruturado - Tipo de Indicador: Efetividade Comentário: Algumas ações, realizadas em 2011, contribuíram para o alcance da meta, tais como: atualizar a lista de serviços Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL) no Sistema Demandas; aperfeiçoar o módulo relatório no Demandas; acompanhar sistematicamente o indicador; sensibilizar e conscientizar as Unidades Usuárias; desenvolver planilha parametrizada para os gestores de indicadores; publicar na Intranet Portaria da Secretaria Executiva instituindo a utilização obrigatória do sistema; comprometimento de utilização correta do Demandas e o empenho de todos para o atingimento das metas. 3 - UU03D - Avaliação Pós-Serviço Prestado de RH. - Objetivo Estratégico: Aumentar a satisfação das Unidades Usuárias - Resumo: O indicador objetiva apurar, após a prestação de determinados serviços de recursos humanos, o percentual de avaliações favoráveis em relação ao total das avaliações realizadas. A diretriz é que os serviços sejam avaliados mensalmente. Foram considerados, em 2011, cinco serviços: Abono Auxilio Moradia, Auxílio/Assistência e Indenizações - Auxílio Natalidade, Auxílio/Assistência e Indenizações - Auxílio Transporte, Dados Cadastrais - Servidor Ativo, Aposentado e Pensionista, Pagamento e Revisões - Pagamento de Substituição - Unidade Responsável: SAMF/DF - Fórmula: Média Ponderada = [Σ (Pontuação x Frequência) x 100] / (Σ Frequência x Pontuação Máxima) - Meta: 80% - Fonte de Dados: Sistema de Demandas - Situação do Indicador: Estruturado - Tipo de Indicador: Efetividade Comentário: Os principais entraves para SAMF/DF, em 2011, foram: falta de incentivo às Unidades Usuárias para avaliarem os serviços prestados pelas Áreas Administrativas da SAMF/DF; utilização inadequada do Sistema Demandas; dificuldade de acesso e de compreensão da lógica do Sistema pelas Unidades Usuárias; pouca quantidade de serviços avaliados; cadastro errado; e erro na tramitação da demanda. 4 - UU04D - Avaliação Pós-Serviço Prestado de TI. - Objetivo Estratégico: Aumentar a satisfação das Unidades Usuárias - Resumo: avaliar o grau de satisfação das Unidades Usuárias após os serviços prestados pela SAMF/DF, gerando informações que suportem a gestão e contribuam para a melhoria dos serviços. - Unidade Responsável: SAMF/DF - Fórmula: Média Ponderada = [Σ (Pontuação x Frequência) x 100] / (Σ Frequência x Pontuação Máxima) 4
- Meta: 80% - Fonte de Dados: Sistema de Demandas - Situação do Indicador: Estruturado - Tipo de Indicador: Efetividade Comentário: Ressalte-se que atualmente a SAMF/DF não presta serviço de TI, sendo de responsabilidade da COGTI na Unidade Central. 5 - AQ01R - Tempo Médio das aquisições. - Objetivo Estratégico: Melhorar o desempenho das aquisições - Resumo: aferir o percentual de aquisições de logística realizadas dentro do tempo médio estabelecido, em função do total de aquisições realizadas. - Unidade Responsável: SAMF/DF - Fórmula: Quantidade de aquisições de logística no TMAq / Quantidade de aquisições de logística totais) x 100 - Meta: 70% - Fonte de Dados: Sistema de Demandas - Situação do Indicador: Estruturado - Tipo de Indicador: Eficiência Comentário: algumas ações, realizadas em 2011 pela Unidade Central, contribuíram para o alcance da meta, tais como: propor alteração da tabela e unificá-la; implantar, dentro do sistema, informações sobre o tempo médio de atendimento; intensificar a utilização do Sistema Demandas por parte dos servidores e das Unidades Usuárias; melhorar mecanismos de medição do indicador; mapeamento dos processos de aquisições; e mudar a estrutura da tabela de tipo de serviço para três níveis (área, assunto e serviço). 6 - PR01R - Tempo Médio de Atendimento de Logística. - Objetivo Estratégico: Melhorar o desempenho dos processos de trabalho - Resumo: Medir em percentual os atendimentos realizados de acordo com o tempo médio de atendimento de logística às unidades usuárias, com foco nos serviços críticos. - Unidade Responsável: SAMF/DF - Fórmula: qtde. de atendimentos de logística no TMA/qtde. de atendimentos de logística totais) x 100 - Meta: 75% - Fonte de Dados: Sistema de Demandas - Situação do Indicador: Estruturado - Tipo de Indicador: Eficiência Comentário: A SAMF/DF teve 70,76% dos atendimentos realizados dentro do prazo médio estipulado, não superando a meta definida em 2011 de 75%. 5
7 - PE03R -% de Satisfação do Servidor. - Objetivo Estratégico: Desenvolver a força de trabalho - Resumo: Apurar o percentual de satisfação dos servidores da SAMF/DF. - Unidade Responsável: SAMF/DF - Fórmula: Média dos somatórios dos graus individuais/grau máximo da escala x 100 Meta: 78% - Fonte de Dados: Pesquisa de Clima Organizacional - Situação do Indicador: Estruturado - Tipo de Indicador: Efetividade Comentário: A medição desse indicador é realizada anualmente, pelo instrumento Pesquisa de Clima Organizacional. Foram identificados alguns entraves pela Unidade Central: questionário extenso; período de realização da pesquisa coincidiu com a Avaliação de Desempenho, impedindo a participação de um percentual maior de servidores; dificuldade de alguns servidores para acessar a pesquisa por falta de conhecimento técnico; e dificuldades de implementação da Gestão do Clima Organizacional para trabalhar fatores críticos como comunicação, feedback, relacionamento interpessoal, entre outros, pois os gestores geralmente não têm disponibilidade de tempo para reunir-se com os servidores para que, juntos, possam chegar a satisfação comum. 8 - PE04D - Cumprimento do Plano de Desenvolvimento de Competências. - Objetivo Estratégico: Desenvolver a força de trabalho - Resumo: Mensurar o percentual de cumprimento das ações de capacitação traçadas para cada servidor no Plano de Desenvolvimento. - Unidade Responsável: SAMF/DF - Fórmula: Número de ações de desenvolvimento cumprida/número de ações de desenvolvimento planejadas. - Meta: 70% - Fonte de Dados: Planilha de Controle e Plano de Desenvolvimento de Competências - Situação do Indicador: Estruturado - Tipo de Indicador: Eficácia Comentário: Foram identificados alguns entraves pela Unidade Central como o planejamento de cursos, por algumas unidades, em quantidades excessivas interferindo na participação de seus servidores, ao longo do ano; à resistência na participação de servidores em cursos à distância - EaD, bem como a falta de equipamento para acompanhamento do curso; ao índice de desistência elevado para os cursos em EaD; à dificuldade de agenda nas escolas de governo; e ao baixo limite de recursos destinado ao deslocamento de servidores para participação em cursos. 6
Considerando que a SAMF/DF foi instituída no 2º semestre de 2010, esses indicadores passaram a ser utilizados na Unidade, a partir do exercício de 2011, apresentando os seguintes resultados: Indicador de Desempenho Setorial UU01R - % de Satisfação de unidades usuárias UU02D - Avaliação pós-serviço prestado de Logística UU03D - Avaliação pós- serviço prestado de RH UU04D - Avaliação pós- serviço prestado de TI PR01R - Tempo médio de atendimento de logística Meta 2011 (Portaria nº 859, de 11/09/11) Resultado SAMF/DF 2011 72,00% 60,00% Sistema de Coleta de Dados 2ª Pesquisa de Satisfação SPOA 70,00% 87,51% Sistema Demandas 70,00% 85,00% Sistema Demandas 80,00% 94,12% Sistema Demandas 75,00% 70,76% Sistema Demandas AQ01R - Tempo médio das aquisições 70,00% 99,00% Sistema Demandas PE03R - % de satisfação do servidor 78,00% 78,00% PE04D - % de Cumprimento do plano de desenvolvimento de competências Fonte: Relatório de Gestão 70,00% 30,00% 3ª Pesquisa de Clima Organizacional Planilha de Controle e Plano de Desenvolvimento de Competências Pelos resultados apresentados, verifica-se que a SAMF/DF superou a meta estabelecida para os indicadores relacionados à prestação de serviços e aquisições. Deixou de atingir a meta referente aos indicadores: Tempo Médio de Atendimento de Logística, Cumprimento do Plano de Competências e Satisfação de Unidades Usuárias. Conforme registros no Relatório de Gestão, a Unidade Central, SPOA/MF, identificou fatores que prejudicaram a realização das ações ou a aplicação do instrumento usado como fonte de dados para a aferição do indicador. 2.4 Avaliação da Gestão de Recursos Humanos A auditoria realizada sobre a gestão de recursos humanos da SAMF/DF teve o objetivo de avaliar a composição do quadro de pessoal, bem como a regularidade dos pagamentos na área de pessoal ativo e inativo, especialmente quanto ao cumprimento da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, concessão de aposentadoria, reforma e pensão. Em consulta ao SIAPE e com base nas informações extraídas do Relatório de Gestão de 2011, as quais foram consideradas consistentes pela equipe de auditoria, verificou-se que a força de trabalho da SAMF/DF, em dezembro de 2011 era composta por 179 (cento e setenta e nove) servidores, sendo 170 (cento e setenta) ocupantes de cargo efetivo, 2 (dois) servidores sem vínculo, e 7 (sete) servidores anistiados de outros órgãos ou esferas. 7
Naquela ocasião, 55 (cinquenta e cinco) servidores da Unidade ocupavam cargo comissionado ou percebiam algum tipo de função/gratificação, o que corresponde a 30% de sua força de trabalho. A Unidade registrou apenas 11 (onze) afastamentos, dos quais 8 (oito) por licença remunerada, 1 (um) por licença não remunerada e 2 (dois) por outras situações, cujos atos normativos não foram especificados. Em análise ao quadro de pessoal da UJ segundo a idade, verificamos que mais de 70% da força de trabalho da SAMF/DF está acima de 50 anos, 24% possui entre 41 e 50 anos, e apenas 1% de 31 a 40 anos, e 1% até 30 anos. Esse dado confirma a informação apresentada pela SPOA/MF, sobre o envelhecimento do quadro de pessoal, e consequente expectativa de aposentadoria desses servidores, reforçando a necessidade de realização de concurso público para as Categorias integrantes do Plano Especial de Cargos do Ministério da Fazenda- PECFAZ. Com relação à escolaridade, o demonstrativo informado pela SAMF/DF indica que pouco mais de 16% dos servidores possui nível superior, 48% nível médio, 18% primeiro grau completo. Existe ainda 17% com o primeiro grau incompleto ou alfabetizado sem curso regular. Convém ressaltar que a análise sobre a força de trabalho consta do Relatório de Gestão da SPOA/MF 2011. Para a conformidade dos pagamentos e concessão de aposentadoria, reforma e pensão, foram realizadas as seguintes análises: Descrição da ocorrência SERVIDORES COM OCORRÊNCIA DE FALTA AO SERVIÇO POR MAIS DE 30 DIAS CONSECUTIVOS PENSÕES QUE NÃO OBEDECERAM AS REGRAS NA DISTRIBUIÇÃO DE COTAS SERVIDORES QUE RECEBEM PARCELA DE SUBSÍDIO EM VALOR INFORMADO OU PARAMETRIZADO SERVIDORES QUE PERCEBEM PARCELA DE SUBSÍDIOS CONCOMITANTEMENTE COM OUTRAS PARCELAS INCOMPATÍVEIS SERVIDORES COM COMPLEMENTO DE SUBSÍDIO SEM ALTERAÇÃO DESDE SUA IMPLANTAÇÃO EM FACE DOS AUMENTOS OCORRIDOS SERVIDORES APOSENTADOS EM FUNDAMENTAÇÃO EXCLUSIVA Quantidade de servidores relacionados Quantidade de ocorrências acatadas totalmente pelo gestor Quantidade de ocorrências acatadas parcialmente pelo gestor Quantidade de ocorrências não acatadas pelo gestor Quantidade de ocorrências aguardando resposta do gestor 1 0 1 0 0 15 3 0 12 0 1 1 0 0 0 15 0 0 15 0 7 0 7 0 0 7 7 0 0 0 8
DE MAGISTÉRIO, SEM SER OCUPANTE DE CARGO DE PROFESSOR SERVIDORES COM INGRESSO NO CARGO EFETIVO APÓS 25/11/1995 RECEBENDO QUINTOS PENSIONISTAS POR DEPENDÊNCIA ECONÔMICA COM OUTRO VÍNCULO NO SIAPE PENSIONISTA, FILHA MAIOR SOLTEIRA QUE TAMBÉM POSSUI OUTRO VÍNCULO REGISTRADO NO SIAPE, ONDE O SEU ESTADO CIVIL É DIFERENTE DE SOLTEIRA BENEFICIÁRIOS DE PENSÃO COM MAIS DE DOIS BENEFÍCIOS SERVIDORES COM IDADE SUPERIOR A 70 ANOS AINDA NA SITUAÇÃO DE ATIVO PAGAMENTO DE PARCELAS ASSEGURADAS JUDICIALMENTE, SEM O DEVIDO CADASTRAMENTO NO SICAJ SERVIDORES COM APOSENTADOS POR INVALIDEZ, OCUPANDO CARGO EFETIVO OU EM COMISSÃO SERVIDORES COM PAGAMENTO DE GSISTE COM VALOR INCONSISTENTE SERVIDORES CEDIDOS PARA ÓRGÃOS RECUSÁVEIS, QUE RECEBEM NA ORIGEM, GRATIFICAÇÃO POR DESEMPENHO/PRODUTIVIDADE ESPECÍFICA DE SUA CARREIRA/PLANO DE CARGOS PENSÕES CONCEDIDAS APÓS 19-02-2004 CADASTRADAS NO SIAPE EM TIPOS MENORES QUE 52 2 0 2 0 0 2 0 2 0 0 1 0 0 1 0 4 0 0 1 3 3 0 0 3 0 42 40 1 1 0 1 0 0 1 0 2 0 0 2 0 35 0 0 35 0 170 0 170 0 0 Em consulta ao Sistema SISAC, verificamos que no exercício de 2011 foram inseridos um total de 362 (trezentos e sessenta e dois) atos de pessoal, sendo 79 (setenta e nove) Admissões, 71 (setenta e um) Desligamentos, 171 (cento e setenta e uma) Aposentadorias, 34 (trinta e quatro) Pensões Civis e 7 (sete) Cancelamentos. A partir de levantamento realizado junto ao Sistema Integrado de Administração de Pessoal SIAPE das admissões e concessões de aposentadorias e pensões, foi efetuado batimento com os dados constantes do Sistema SISAC, do Tribunal de Contas da União, onde foram identificados 9 (nove) concessões de pensão sem cadastramento nesse sistema. 9
Em pesquisa realizada em Maio de 2012 no SISAC, verificamos que os referidos atos já se encontram cadastrados, aguardando o Parecer do Controle Interno, para apreciação e julgamento pelo TCU. Conforme registros constantes do Relatório nº 201109403, que trata de Auditoria de Acompanhamento da Gestão, realizada na SAMF/DF, pela Coordenação de Auditoria de Pessoal desta CGU, em análise aos processos referentes aos atos de pessoal para fins de registro no SISAC, do total de atos "Aguardando Parecer" foram examinados 155 (cento e cinquenta e cinco) processos de aposentadoria e 58 (cinquenta e oito) de pensão, cujos atos foram encaminhados ao TCU, para apreciação com vistas ao registro ou devolvidos à Unidade, para atendimento de diligências julgadas necessárias à regularização de pendências. Por oportuno, cabe destacar que a avaliação quanto à estrutura de controles internos da Unidade Jurisdicionada na área de recursos humanos, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos foi realizada e encontra-se consignada na análise presente no item 5 avaliação dos controles internos deste relatório. Portanto, faz-se necessária à implementação de rotinas por parte da Unidade Jurisdicionada com objetivo de aprimorar seus controles internos e, consequentemente, melhorar a gestão de recursos humanos. 2.5 Avaliação do Funcionamento do Sistema de Controle Interno da UJ Controle Interno é o conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados, utilizado com vistas a assegurar a conformidade dos atos de gestão e a concorrer para que os objetivos e metas estabelecidos para as unidades jurisdicionadas sejam alcançados (IN TCU nº 63/2010). Com objetivo de avaliar a estrutura de controles internos instituída pela SAMF- DF, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos, nas áreas de licitação e recursos humanos, foram analisados os seguintes componentes do controle interno: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento. a) Ambiente de Controle O ambiente de controle estabelece a fundação para o sistema de controle interno da Unidade, fornecendo disciplina e estrutura fundamental (COSO, 2006). Deve demonstrar o grau de comprometimento em todos os níveis da administração com a qualidade do controle interno em seu conjunto (Resolução nº 1.135/2008, do Conselho Federal de Contabilidade). Conforme registrado no Quadro XXXVI do item 6 do Relatório de Gestão do Exercício de 2011, a Unidade indicou na maioria de suas respostas que o ambiente de controle é parcialmente válido. Este resultado foi confirmado por evidências obtidas durante a execução dos trabalhos de Auditoria Anual de Contas do Exercício de 2011, demonstrado por pontos positivos e negativos na Unidade Jurisdicionada, dentre as quais podem ser destacadas: 10
a) existência e utilização de rede interna (intranet) e externa (internet), por meio da página da SPOA www.spoa.fazenda.gov.br, para divulgação das principais políticas, notícias, diretrizes, normativos; b) inexistência de Regimento Interno, sendo utilizado o Regimento Interno da Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda, aprovado pela Portaria GMF nº 207, de 4/3/2010, publicada no DOU de 5/3/2010, sendo que foi publicado novo Regimento, por meio da Portaria GMF nº 81, de 27/03/2012, publicada no DOU de 30/03/2012. b) Avaliação de Risco Avaliação de risco é o processo de identificação e análise dos riscos relevantes para o alcance dos objetivos da entidade para determinar uma resposta apropriada. Em relação a este componente, a Unidade Jurisdicionada indicou na maioria das respostas do Relatório de Gestão de 2011 como neutra ou parcialmente válida, o que se confirma pela necessidade de melhorias por não haver um diagnóstico claro dos riscos nas áreas de licitação e recursos humanos, que permitam detectar a probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-las, conforme as falhas identificadas nestas áreas e registradas na segunda parte deste relatório. c) Informação e Comunicação O sistema de informação e comunicação da entidade do setor público deve identificar, armazenar e comunicar toda informação relevante, na forma e no período determinados, a fim de permitir a realização dos procedimentos estabelecidos e outras responsabilidades, orientar a tomada de decisão, permitir o monitoramento de ações e contribuir para a realização de todos os objetivos de controle interno (Resolução nº 1.135/2008, do Conselho Federal de Contabilidade). Em relação à adoção de práticas para divulgação e tratamento de informações relacionadas a atividades necessárias ao alcance dos objetivos da Unidade, destaca-se a disponibilidade de intranet, bem como a página da SPOA na internet, onde são divulgados tanto os atos normativos como informações atualizadas relacionadas às ações relevantes desenvolvidas pela Unidade. Portanto, a avaliação apresentada pela Unidade, conforme registrado no Quadro XXXVI do item 6 do Relatório de Gestão, pode ser considerada como consistente. d) Monitoramento O Monitoramento compreende o acompanhamento dos pressupostos do controle interno, visando assegurar a sua adequação aos objetivos, ao ambiente, aos recursos e aos riscos (Resolução nº 1.135/2008, do Conselho Federal de Contabilidade). A sistemática de monitoramento utilizada pela Unidade é sintetizada na utilização de dois instrumentos, sendo um de âmbito interno e outro de âmbito externo. No âmbito interno, destaca-se o controle primário do gestor, e no âmbito externo, pode ser destacada a atuação da Controladoria Geral da União e Tribunal de Contas da União sobre as atividades desempenhadas pela Unidade no Exercício de 2011. Os resultados da aplicação destes dois instrumentos, configurados em documentos e relatórios, são refletidos nas ações da SAMF-DF com melhorias em suas 11
atividades e processos, mas que necessitam de aprimoramento, conforme falhas identificadas e, portanto, não coadunam as informações apresentadas pela Unidade Jurisdicionada no Relatório de Gestão do Exercício de 2011, a qual avaliou este componente como totalmente válido. e) Procedimentos de Controle Procedimentos de controle são as políticas e procedimentos estabelecidos pela administração da Unidade que ajudam a assegurar que as diretrizes estejam sendo seguidas. Os trabalhos realizados na Unidade nas áreas de licitação e recursos humanos tiveram por objetivo avaliar se os procedimentos estão efetivamente instituídos e se tem contribuído para o alcance dos objetivos estratégicos fixados pela Administração da SAMF-DF. Nesse sentido, destaca-se a seguir os pontos fracos e fortes nas áreas supracitadas, identificados por meio dos trabalhos de auditoria Anual de Contas do Exercício de 2011, cujos resultados estão diretamente relacionados com as fragilidades que resultaram nas constatações demonstradas neste relatório: 1 - Licitação 1.1 - Pontos Fracos a) Falta de política de capacitação permanente dos servidores da área de licitação; b) Falta de planejamento anual das contratações de forma centralizada, podendo resultar em fracionamento de despesa com fuga da modalidade licitatória adequada; c) Falta de elementos que evidenciem as fontes de informações utilizadas para a necessidade dos gastos, bem como a estimativa de quantitativos a serem contratados; d) Deficiência no acompanhamento processual (requisição, elaboração de orçamento/estimativa de preços, redação do edital, exigência da garantia contratual etc.), dificultando a identificação de gargalos que possam impactar o andamento regular do processo licitatório; e) Deficiência no acompanhamento/fiscalização da execução contratual, tais como, documentação comprobatória apresentada incompleta ou incorreta. 1.2 - Pontos Fortes a) Utilização de check-list para verificação da conformidade legal na instrução do processo licitatório; b) aplicações de penalidades previstas em editais/contratos; 2) Recursos Humanos 2.1 - Pontos Fracos a) Inexistência de manual de normas e procedimentos contendo orientações para o processamento da folha de pagamento; 12
b) Ausência de rotinas para a inclusão manual de rubrica referente a pagamento de benefícios e restituições, quando necessário, dando ênfase ao preenchimento do campo prazo, de forma a evitar pagamentos indevidos; c) Falhas no cadastramento de pensões; d) Pagamento de parcelas asseguradas judicialmente, sem o devido cadastramento no SICAJ; e) Falta de política de capacitação permanente dos servidores da área de pessoal. Portanto, considera-se inconsistente o posicionamento assumido pela UNIDADE no Relatório de Gestão de 2011, sobretudo em razão da avaliação deste componente como parcialmente válido. Assim, a avaliação dos controles internos instituídos pela Unidade, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos, está demonstrada nos quadros a seguir: Componentes da estrutura de Controle Interno Auto avaliação do gestor Avaliação da Equipe de auditoria Ambiente de Controle Parcialmente válida Parcialmente válida Avaliação de Risco Neutra Neutra Procedimentos de Controle Parcialmente válida Neutra Informação e Comunicação Parcialmente válida Parcialmente válida Monitoramento Totalmente válido Parcialmente válida Área Selecionada Recursos Humanos Licitações Estrutura de controles internos administrativos Não adequada Não adequada Face ao exposto, pode-se concluir que os procedimentos de controle interno adotados pela Unidade Jurisdicionada, nas áreas de licitação e recursos humanos, embora sejam suficientes para permitir o acompanhamento das ações das respectivas áreas, não foram capazes de evitar impropriedades nos processos analisados, precisando ser revistos e melhorados, com objetivo de buscar maior aderência à legislação que regulamenta o assunto. 2.6 Avaliação da Sustentabilidade Ambiental em Aquisições de Bens e Serviços A avaliação da Gestão Ambiental da Unidade, realizada com base nas informações constantes no item 7.1 - Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis do Relatório de Gestão 2011 e no resultado dos trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2011 permite concluir que a unidade não adota os critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e contratação de serviços ou obras. Evidência disso é que para todos os itens do questionário constante do quadro A.7.1 Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis, a Unidade não aplica ou os aplica de forma parcial, em questões ambientais. 13
2.7 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação A avaliação da gestão de Tecnologia da Informação - TI resumiu-se a verificar a existência do planejamento estratégico de TI, que é realizado de forma centralizada no Ministério da Fazenda, por meio da COGTI/SPOA e da Secretaria Executiva. Ressaltamos que a Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Distrito Federal SAMF/DF não é agente nesse processo. 2.8 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias A avaliação das transferências de recursos mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, teve por objetivo verificar a consistência das informações prestadas pela Unidade no Relatório de Gestão, o volume de recursos transferidos, a situação da prestação de contas, a observância às exigências previstas na Lei de Responsabilidade Fiscal e a estrutura de controles internos da SAMF-DF para a área de transferências de recursos, onde verificamos a partir das informações extraídas da base de dados do SICONV e do SIAFI que a unidade não figurou como concedente de transferências de recursos voluntários a outras entidades durante o exercício de 2011. Em consequência, não houve necessidade de realização de chamamento público, conforme disposto no art. 5º do Decreto nº 6.170/2007 2.9 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ A análise dos processos licitatórios realizados pela SAMF-DF no exercício de 2011 teve por objetivo avaliar a regularidade das contratações efetuadas pela Unidade de acordo com as seguintes diretrizes: apurar se o objeto da licitação atende a real necessidade da Unidade; verificar a consonância do objeto com a missão e metas da Instituição, bem como com os objetivos das ações dos programas contidos no orçamento; verificar o enquadramento do objeto à adequada modalidade de licitação; e verificar as razões de fundamentação da dispensa ou inexigibilidade de licitação. Nesse contexto, foram utilizados os critérios de materialidade e criticidade como metodologia para escolha da amostra, resultando em uma amostragem não probabilística, a qual não possibilita a extrapolação das conclusões obtidas a partir dos processos analisados para o universo das contratações realizadas no exercício em análise. As despesas relativas aos contratos vigentes na Unidade no exercício de 2011, juntamente com a amostra foco de nossos trabalhos, apresentaram a seguinte configuração em relação a modalidade de licitação utilizada: Modalidade de aquisições Valor contratado liquidado em 2011 % sobre o total Valor liquidado da amostra Valores em Reais % recursos liquidados da amostra Dispensa de licitação 50.548.819,37 36,31% 13.792.595,96 90,60% Pregão 81.215.432,72 58,34% 4.562.882,78 9,24% Inexigível 5.971.308,50 4,29% 22.092,00 0,17% Não se aplica 999.613,38 0,72% 0 0,00% 14
Concorrência 485.700,27 0,35% 0 0,00% TOTAL 139.220.874,24 100% 18.377.570,74 100% Fonte: Siafi Gerencial O quadro acima demonstra apenas os valores liquidados em 2011, não correspondendo aos valores licitados, que serão demonstrados no quadro a seguir. Número da Licitação 28/2010 31/2010 49/2010 Contratada POLISYS Informática Ltda. - EPP SKYSERV - Locação de Mão de Obra Ltda. TOCCATO Tecnologia em Sistemas Ltda. Valor da Licitação Oportunidade e Conveniência Modalidade do motivo da Licitação. 3.596.500,00 Adequada Pregão 4.024.916,36 Adequada Pregão 535.064,00 Adequada Pregão 26/2009 CNC - Solutions 3.967.500,00 Não se aplica SRP(**) 20/2007 DELTA - Locação 11.822.106,58 Não se aplica Dispensa Fund. da dispensa Não se aplica Não se aplica Não se aplica Não se aplica Adequada (*) Valores em Reais Fund. da inexigibilidade Não se aplica Não se aplica Não se aplica Não se aplica Não se aplica 26/2009 Delta Engenharia 1.913.881,14 Não se aplica Dispensa Inadequada Não se aplica 05/2010 Associação Paranaense de Cultura - APC 22.092,00 Não se aplica Inexigivel Não se aplica Adequada TOTAL 25.882.060,08 Fonte: Siafi Gerencial (*) decisão em conformidade com o Parecer PGFN/1ªR/Nº 74/2010 (**)Adesão a Ata de Registro de Preços referente ao Pregão Eletrônico GRA/MF/MG 26/2009. Os processos referentes à contratação das empresas CNC Solutions e Delta Engenharia foram objeto de trabalho específico realizado durante o exercício de 2011 e os resultados estão consignados nos itens 2.1.1.1 e 4.2.1.2 da parte Achados de Auditoria". Por oportuno, cabe destacar que a avaliação quanto à estrutura de controles internos da Unidade Jurisdicionada com vistas a garantir a regularidade das contratações foi realizada e encontra-se consignada na análise presente no item 5 avaliação dos controles internos deste relatório. Face ao exposto, a análise da amostra permite concluir pela inadequação parcial dos procedimentos adotados pela SAMF-DF nos certames analisados, com relação à regularidade dos procedimentos de contratação, evidenciando a necessidade de aprimoramento dos controles internos aos ditames legais, com vistas a conseguir maior aderência às disposições contidas na Lei nº 8.666/93 e na jurisprudência do Tribunal de Contas da União. 2.10 Avaliação da Gestão do Uso do CPGF A análise das concessões de Suprimentos de Fundos por meio da utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal - CPGF, pela SAMF-DF no exercício de 2011, consistiu na avaliação das ocorrências de auditoria disponibilizadas pelo 15
Observatório da Despesa Pública ODP, mantido pela Controladoria Geral da União, as quais apontaram duas operações que mereceram verificação, um saque no valor de R$ 50,00 e uma despesa para compra de tintas no montante de R$ 101,85. Já a Unidade, no item 10 do seu Relatório de Gestão informou que utilizou durante o exercício R$ 487,21, sendo R$ 50,00 em saque e R$ 437,21 em fatura. Após análise e esclarecimentos apresentados, pode-se considerar que a instituição e a utilização dos cartões de pagamentos em uso na Unidade estão em conformidade com as disposições dos Decretos n.ºs 5.355/2005 e 6.370/2008, assim como os controles internos administrativos existentes para garantir o uso regular são adequados. 2.11 Avaliação da Gestão de Passivos sem Previsão Orçamentária A SAMF/DF informou em seu Relatório de Gestão, que inexistia qualquer processo de reconhecimento de passivos no exercício de 2011, de responsabilidade da SAMF/DF, sem as devidas coberturas de créditos orçamentários e disponibilidade dos respectivos recursos financeiros. 2.12 Avaliação da Conformidade da Manutenção de Restos a Pagar Durante o exercício 2011, a SAMF-DF inscreveu despesas em restos a pagar no valor total de R$ 86.950.194,84, sendo R$ 126.880,35 em restos a pagar processados e R$ 86.823.314,49 em restos a pagar não processados. Em nossa análise, não foram identificados fatos que apontem para inconformidade da inscrição dessas despesas. 2.13 Avaliação da Entrega e do Tratamento das Declarações de Bens e Rendas Quanto ao atendimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/93 relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas, evidenciou-se que não se aplica à SAMF-DF, uma vez que é de responsabilidade da COGEP/SPOA a guarda das declarações. Entretanto, verificamos que nos casos em que servidores são comissionados após o prazo legal para entrega da declaração à COGEP/SPOA, um dos requisitos no ato da posse é a apresentação da Declaração de Bens e Rendas, que fica arquivada nos assentamentos funcionais na SAMF-DF, mas a informação de apresentação da Declaração não é repassada à SPOA. Dessa forma, entendemos que deveria ser criada rotina de comunicação e encaminhamento de cópia do documento entregue no ato de posse à SAMF/DF para a COGEP/SPOA, de forma a suprir aquele órgão das informações a serem administradas. Segundo o Relatório, estão obrigados a entregar a DBR no final do exercício financeiro, um total de 46 servidores, que o fizeram. 2.14 Avaliação da Gestão de Bens Imóveis de Uso Especial 16
Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2011, foi realizada avaliação quanto à qualidade da gestão da Unidade no que se refere ao patrimônio imobiliário de responsabilidade do SAMF-DF, classificado como Bens de Uso Especial, de propriedade da União ou locado de terceiros, sobretudo quanto ao valor do imóvel, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUnet, quando de uso obrigatório pela Unidade. Em 2011, a Unidade possuía a seguinte quantidade de imóveis de uso especial sob sua responsabilidade: Localização Qtde total de imóveis de uso especial sob a responsabilidade da UJ Ano 2010 2011 Brasil 12 12 Exterior 0 0 Fonte: SPIUnet e Relatório de Gestão 2011 2.15 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU De forma geral, a partir das informações apresentadas pela unidade em seu Relatório de Gestão, bem como de levantamentos efetuados junto ao sítio eletrônico do TCU, entendemos que a Unidade Jurisdicionada vem cumprindo com as determinações e recomendações expedidas pelo Tribunal de Contas da União. 2.16 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU Em relação ao atendimento às recomendações desta CGU, relacionadas à área de pessoal e de licitações e contratos, entendemos que a unidade vem adotando as providências devidas, restando apenas uma recomendação, que foi reiterada, conforme registros no item 4.2.1.2. 2.17 Ocorrência(s) com dano ou prejuízo: Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário. 17
3. Conclusão Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria. Brasília/DF, de julho de 2012. Nome: CARLOS ANTONIO SOARES Assinatura: Nome: MARCIA REGINA LOYOLA DE LIMA Assinatura: Nome: RICARDO SOARES SANTOS Assinatura: Nome: RINALDO JOSE MENDES MENEGUIM Assinatura: Nome: SANDRA VALERIA KNUST LIRA Assinatura: Relatório supervisionado e aprovado por: Antonio Carlos Bezerra Leonel Coordenador-Geral de Auditoria da Área Fazendária II 18
Achados da Auditoria - nº 201203418 1. GESTÃO OPERACIONAL 1.1. Subárea - PROGRAMAÇÃO DOS OBJETIVOS E METAS 1.1.1. Assunto - ORIGEM DO PROGRAMA/PROJETO 1.1.1.1. Informação Informações básicas das ações governamentais sob a responsabilidade da UJ. A Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Distrito Federal SAMF-DF foi instituída por meio do Decreto nº 7.301 de 14/09/2010, e atua efetivamente na prestação de apoio logístico aos órgãos fazendários no Distrito Federal, vinculada à Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA/MF, cuja missão institucional é Prover soluções administrativas aos órgãos do MF e demais usuários, contribuindo para melhoria contínua do serviço público. Dessa forma, não possui ações governamentais sob sua responsabilidade, diretamente, ficando tal atribuição à cargo da SPOA/MF. 1.2. Subárea - AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS 1.2.1. Assunto - RESULTADO DO GERENCIAMENTO AMBIENTAL 1.2.1.1. Constatação Não adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, conforme disciplinam a IN/SLTI/MP n 01/10 e a Portaria SLTI/MP n 2/2010. Durante os trabalhos de auditoria, verificou-se que a unidade não adota de forma usual, na aquisição de bens, os seguintes quesitos de sustentabilidade ambiental, contidos no questionário do Quadro XXXVII - A.7.1 - Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis do relatório de gestão da unidade: 1. Critérios de sustentabilidade ambiental em suas licitações que levem em consideração os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias primas. 2. Os produtos atualmente adquiridos pela unidade são produzidos com menor consumo de matéria-prima e maior quantidade de conteúdo reciclável. 3. A aquisição de produtos é feita dando-se preferência àqueles fabricados por fonte não poluidora bem como por materiais que não prejudicam a natureza (ex. produtos de limpeza biodegradáveis). 4. Nos procedimentos licitatórios tem sido considerada a existência de certificação ambiental por parte das empresas participantes e produtoras (ex: ISO), como critério avaliativo ou mesmo condição na aquisição de produtos e serviços.? 5. Foram adquiridos bens/produtos que colaboram para o menor consumo de energia e/ou água (ex: torneiras automáticas, lâmpadas econômicas).? 6. Foram adquiridos bens/produtos reciclados (ex: papel reciclado). 19
7. Foram adquiridos veículos automotores mais eficientes e menos poluentes ou que utilizam combustíveis alternativos. 8. Foi dada preferência pela aquisição de bens/produtos passíveis de reutilização, reciclagem ou reabastecimento (refil e/ou recarga). 9. Para a aquisição de bens/produtos é levada em conta os aspectos de durabilidade e qualidade de tais bens/produtos. 10. Os projetos básicos ou executivos, na contratação de obras e serviços de engenharia, possuem exigências que levem à economia da manutenção e operacionalização da edificação, à redução do consumo de energia e água e à utilização de tecnologias e materiais que reduzam o impacto ambiental. Diante da baixa aderência aos requisitos questionados, a equipe de auditoria instou a SAMF/DF por meio da Solicitação de Auditoria 201203418/005, a qual reproduzimos a seguir o item 1: Item 1: esclarecer, por item constante do Quadro XXXVII A.7.1 Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis do Relatório de Gestão, os motivos para a não (ou baixa) aplicação de aspectos gerenciais que possibilitem a boa gestão ambiental e sustentabilidade nos processos licitatórios. Causa: Não adoção de critérios definidos na legislação (IN/SLTI/MP n 01/10 e Portaria SLTI/MP n 2/2010) vigente, no que tange sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras. Manifestação da Unidade Examinada: Em resposta à solicitação, Ofício n 534/2012/SAMF/SPOA/SE/MF-DF, a SAMF/DF informou que até o momento (07/05/2012) não era observado o disposto na IN/SLTI/MP n 01, de 19 de janeiro de 2010 e Portaria n 2/2010, de 16 de março de 2010, o que será adotado a partir de agora, com a nova gestão nesta Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Distrito Federal. Análise do Controle Interno: Aproveitando o ensejo da manifestação da auditada, esclarecemos que a IN/SLTI/MP n 01/10 dispõe sobre os critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, contratação de serviços ou obras pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, os quais subsidiam o questionário apresentado no Quadro XXXVII - A.7.1 - Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis do Relatório de Gestão da unidade. Por sua vez, a Portaria SLTI/MP n 2/2010 define as configurações padrão de bens de Tecnologia da Informação no âmbito da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, aderentes aos computadores sustentáveis, com o intuito de detalhar o disciplinamento apresentado na IN/SLTI/MP n 01/10. 20
Dessa forma a SAMF/DF reconheceu a não adoção dos critérios disciplinados nos regulamentos supra e se comprometeu em atendê-los doravante. Recomendações: Recomendação 1: Apresentar os resultados da adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, conforme disciplinam a IN/SLTI/MP n 01/10 e a Portaria SLTI/MP n 2/2010, no exercício de 2012. 2. CONTROLES DA GESTÃO 2.1. Subárea - CONTROLES EXTERNOS 2.1.1. Assunto - ATUAÇÃO DAS UNIDADES DA CGU - NO EXERCÍCIO 2.1.1.1. Informação Análise do cumprimento das recomendações da CGU no exercício de 2011. Em que pese a unidade ter informado em seu Relatório de Gestão, página 24, que não ocorreram no exercício de 2011 recomendações do Órgão de Controle Interno, ressaltamos que foi realizado trabalho de acompanhamento da gestão, cujos resultados foram consignados no Relatório de Auditoria nº 201112022, cujo escopo envolveu: - Análise da fundamentação legal de contratações emergenciais da empresa Delta Engenharia para a realização do serviço de manutenção predial em 5 prédios no Ministério da Fazenda no DF; - Análise da execução física, referente ao contrato efetivado com a empresa CNC para digitalização dos processos do CARF contrato 55/2010 e respectivos processos de pagamentos; - Análise da fiscalização e acompanhamento de contratos de serviços terceirizados. Foram emitidas as seguintes recomendações: Número do Item do Relatório de Relatório Auditoria 201112022 1.1.1.1 201112022 1.1.1.1 201112022 1.1.1.1 201112022 1.1.1.1 Recomendação 001 - Implementar ferramenta gerencial que permita o efetivo controle dos prazos finais dos contratos, promovendo o planejamento das contratações de serviços imprescindíveis com antecedência para as correções necessárias, de forma a evitar anulação do certame e consequentes contratações emergenciais baseadas no inciso IV do art. 24 da Lei nº 8.666/93 em decorrência de audiência de planejamento e controle. 002 - Apurar responsabilidade pelo favorecimento à empresa Delta Engenharia na contratação emergencial nº 30/2011 003 - Evitar a execução de serviços sem cobertura contratual que não possui amparo legal, em observância ao art. 60, paragrafo único, da Lei no 8.666/1993 004 - Abster-se de proceder pagamento de serviços não previstos no objeto do contrato 201112022 1.1.1.2 001 - Incluir nos futuros Editais de Licitação cláusula impeditiva de participação 21
201112022 1.1.1.2 201112022 1.1.1.2 201112022 1.1.1.3 201112022 1.1.1.3 201112022 1.1.1.3 201112022 1.1.1.3 de empresas incursas na sanção prevista no inciso III do art. 87 da Lei 8.666/1993, bem como, nas contratações mediante adesão a ata de registro de preço, não contratar empresas punidas com fulcro no citado inciso. 002 - Apurar os faturamentos indevidos de serviços não prestados, visando o ressarcimento dos valores envolvidos ao erário, procedendo à apuração de responsabilidade de quem lhe deu causa. 003 - Qualificar melhor os fiscais dos contratos, promovendo treinamentos e a devida aplicação do manual de fiscalização disponível no sítio eletrônico da SPOA-MF. 001 - Exigir dos fiscais de contrato, os registros das ocorrências em livro ou local próprio, evidenciando falhas ou descumprimentos, bem como as providências adotadas. 002 - Utilizar ordem de serviço, quando as demandas contratadas ocorrerem durante a execução contratual. 003 - Designar representantes/auxiliares aos fiscais de contrato, em cada prédio do Ministério da Fazenda. 004 - Capacitar, continuamente, os servidores responsáveis pela gestão e fiscalização da execução dos contratos, instruindo-os acerca dos normativos legais aplicáveis às contratações. Em resposta ao citado Relatório, a Unidade, por meio do Ofício nº 485/2012/SAMF/SPOA/SE/MF-DF, de 24/4/2012, encaminhou os seguintes esclarecimentos: (...) 2. CONSTATAÇÃO 1 Recomendação 001 o controle dos contratos passou do aplicativo Word para o Excel, o qual permite um controle mais apurado em relação aos prazos finais dos mesmos. Posteriormente, será implementado um sistema de gerenciamento que permita o controle de todos os contratos da SAMF/DF; Recomendação 002 a apuração da responsabilidade está ocorrendo no processo de nº 10167.000534/2012-39; Recomendação 003 há uma recomendação expressa de que serviços sem cobertura contratual não devem ocorrer na SAMF/DF; Recomendação 004 foi determinado que serviços não previstos no objeto do contrato não podem ser pagos. 3. CONSTATAÇÃO 2 Recomendação 001 foi determinada a inclusão nos Editais de Licitação, da cláusula impeditiva de participação de empresas incursas na sanção prevista no inciso III do art. 87 da Lei 8.666/93, bem como, nas contratações mediante adesão a ata de registro de preços, a não contratação de empresas punidas com fulcro no citado inciso; Recomendação 002 solicitamos a apresentação de justificativas do CARF sobre o assunto, a qual está anexada (ANEXO 01); Recomendação 003 divulgamos o manual de fiscalização no sítio eletrônico da SPOA-MF, bem como a possibilidade de participação nos cursos relacionados ao assunto na ESAF e ENAP. Inclusive, os fiscais 22