Reuniões e Atas Luis M. Correia 1
A Necessidade de Reuniões A atividade de Engenharia envolve a realização de um grande número de reuniões. As reuniões devem ser realizadas, quando necessário, e de modo eficiente. 2 [Fonte: shutterstock, 2011]
Tipos de Reuniões (1) Hoje em dia, as reuniões podem tomar formas muito variadas: encontro num local, vídeo-conferência, via internet, [Fonte: indiainitiatrives, 2011] conferência telefónica. 3 [Fonte: cisco, 2011] [Fonte: youtubetour, 2011] [Fonte: webconferences, 2011]
Tipos de Reuniões (2) A utilização de uma ou outra forma depende: do objetivo da reunião, do grau de conhecimento das pessoas. [Fonte: masterfile, 2011] 4 [Fonte: fotolia, 2011]
Fases de uma Reunião Uma reunião envolve 3 fases: preparação, execução, ações posteriores. [Fonte: ehow, 2011] [Fonte: UN, 2011] 5 [Fonte: viewpoints, 2011]
Preparação de uma Reunião (1) Uma reunião deve ser preparada, tendo em atenção: Qual a finalidade? Quais os objetivos? Que tipo de reunião? Quem participa? Que tipo de participação? Quais as responsabilidades dos participantes? Quem preside? [Fonte: unitcare, 2011] 6
Preparação de uma Reunião (2) 7 Como se toma decisões? Qual a duração? Qual a hora? Qual será a Ordem de Trabalhos? Quem regista as Atas? Como será anunciada? Quem avaliará os resultados? Qual o local? Quais as necessidades da sala? [Fonte: enablesales, 2011]
Preparação de uma Reunião (3) A convocatória da reunião deve incluir a Ordem de Trabalhos, e toda a documentação que será nela abordada. Uma reunião deve ser convocada com antecedência. 8 [Fonte: 123rf, 2011]
Finalidade de uma Reunião 9 Uma reunião pode ter uma ou mais finalidades: informar, dar formação, discutir ideias, planear, obter respostas ou soluções, avaliar desempenho, estabelecer objetivos, tomar decisões, [Fonte: mydreamcourse, 2011]
Ordem de Trabalhos (1) A convocatório deve conter: nome da entidade que se reúne, ou da finalidade da reunião, local, data e hora, presidente (ou equivalente), secretário (ou equivalente), lista de convocados, [Fonte: agendatemplates, 2011] a lista dos itens a discutir. 10
Ordem de Trabalhos (2) 11 A lista dos itens deve ser: 1. Abertura 2. Presenças e Ausências 3. Aprovação da Ordem de Trabalhos 4. Atas da Última Reunião 5. Estado das Ações da Última Reunião 6. 7. Outros Assuntos 8. Próximas Reuniões 9. Decisões Tomadas 10. Ações a Desenvolver
Ordem de Trabalhos (3) A lista dos itens pode (deve) indicar o tempo estabelecido para cada um, e o responsável por cada um dos assuntos. A lista deve estabelecer prioridades nos assuntos a tratar, deixando os menos importantes para Outros Assuntos. 12 Deve ter-se uma ideia concreta dos resultados que se pretende obter. [Fonte: aftermarketerclub, 2011]
Como Vestir A vestimenta a usar numa reunião depende muito do tipo de reunião, dos intervenientes, dos objetivos, da cultura local, etc. Pode tomar-se as categorias seguintes: casual business casual business 13 [Fonte: druidsheathgc, 2011]
Como Vestir Homem (1) Noestilocasual: não é necessário casaco camisa, ou polo (evitar a T-shirt) calças (evitar gangas) meias (escuras, pretas) sapatos 14 [Fonte: digeeu, 2011]
Como Vestir Homem (2) Noestilobusiness casual: casaco camisa calças meias (escuras, pretas) sapatos 15 [Fonte: artof manliness, 2011]
Como Vestir Homem (3) Noestilobusiness: casaco de fato (escuro) gravata (discreta) camisa (branca, com botões de punho) calças de fato meias (escuras, da cor do fato) sapatos (de couro) 16 [Fonte: artof manliness, 2011]
Como Vestir Mulher (1) Noestilocasual: não é necessário casaco blusa, ou camisola (evitar a T-shirt) saia, ou calças (evitar gangas) ou vestido sapatos 17 [Fonte: milanoo, 2011]
Como Vestir Mulher (2) Noestilobusiness casual: casaco blusa (clara) saia (pelo joelho), ou calças sapatos 18 [Fonte: highpower, 2011]
Como Vestir Mulher (3) Noestilobusiness: casaco de fato blusa ou camisa (branca) saia, ou calças, de fato sapato (fechado, salto médio) 19 [Fonte: ofdress, 2011]
Preparando a Sala 20 A sala para a reunião deve ser preparada com antecedência: localização da mesa e das cadeiras, mesa para distribuição de informação, tomadas e extensões de energia elétrica, luzes e ar condicionado, projetor, intervalo de café, receção de participantes, localização de casas de banho, [Fonte: atsgroup, 2011]
Participar numa Reunião 21 Os participantes de uma reunião devem: avisar antecipadamente o Presidente, caso não possam estar presentes, verificar a hora e local da reunião, chegar com a antecedência de alguns minutos, preparar contribuições antecipadamente, contribuir positiva e ativamente para o sucesso da reunião, tomar notas, ter em consideração [Fonte: shuterstock, 2011] a diversidade de opiniões e culturas.
Gerir uma Reunião 22 O Presidente de uma reunião deve: ser diplomático com todos os participantes, não esperar por participantes atrasados, exceto se forem fundamentais, seguir a Ordem de Trabalhos, gerir o tempo de cada item, fechar a discussão de um assunto, caso necessário, marcar uma reunião adicional para continuar a discussão de um assunto, se necessário. [Fonte: dreamstime, 2011]
Participantes de uma Reunião Os participantes de uma reunião podem ser classificados da forma seguinte: presidente (controlador, ou não), dominadores, passivos, participantes. 23 [Fonte: UN, 2011]
Atitudes a Evitar numa Reunião (1) A atitude: Sou um perito, e portanto acreditem em mim. 24 A perceção: É um egoísta parvo, e não vale a pena ouvi-lo. Este comunicador não se preocupa o suficiente para nos explicar. Este comunicador não sabe, e está tentando escondê-lo. [Fonte: saleshq, 2011]
Atitudes a Evitar numa Reunião (2) A atitude: Se querem saber mais, vejam as referências. 25 A perceção: A informação é inútil, e não tem interesse. Este comunicador é preguiçoso, e não se dá ao trabalho de nos querer explicar. [Fonte: antonilee, 2011]
Atitudes a Evitar numa Reunião (3) A atitude: Esta é a maneira que sempre fizemos. 26 A perceção: De onde veio este dinossauro? Vamos ouvir algo tão velho, que não vale a pena. Este comunicador está agarrado ao passado, e a informação não tem utilidade. [Fonte: teachwithtech, 2011]
Culturas Diferentes Os ambientes culturais dos participantes numa reunião têm que ser tomados em consideração. 27 [Fonte: Hirsch, 2003]
Ações de uma Reunião As ações a tomar posteriormente a uma reunião devem ser registas do modo seguinte: No When Who What Whom Status mm/ nn 28
Atas de Reuniões As atas de reuniões destinam-se a registar o que nelas aconteceu. As atas devem ser circuladas pelos presentes depois da reunião, para comentários, até se chegar a um consenso final. [Fonte: webbeat, 2011] 29 A aprovação das atas deve ser feita na reunião seguinte.
Seguimento de uma Reunião Deve fazer-se o seguimento de uma reunião: saber a opinião das pessoas, sobre o modo como correu a reunião e os seus resultados, executar, ou controlar a execução das ações, planear reuniões de continuação. 30 [Fonte: eu2008, 2011]
A Escrita de Atas (1) 31 As atas de reuniões devem ser escritas com cuidado: registando os acontecimentos de modo claro, com uma abordagem positiva, não considerando pormenores desnecessários, não criando problemas aos participantes, não perpetuando desacordos. [Fonte: welive2care, 2011]
A Escrita de Atas (2) As atas de reuniões podem ser: simples notas, enviadas posteriormente por email, atas formais, escritas por um secretário. 32 A opção de um ou outro formato depende do tipo de reunião, dos participantes, e da finalidade da reunião. [Fonte: asymptotix, 2011]
O Conteúdo de Atas (1) 33 As atas de uma reunião devem conter: nome da entidade que se reuniu, ou da finalidade da reunião, explicitamente a designação de atas, local, data e hora, presidente (ou equivalente), secretário (ou equivalente), lista de distribuição, lista de participantes, [Fonte: warezone, 2011]
O Conteúdo de Atas (2) Ordem de Trabalhos, registo do desenvolvimento da reunião, por ponto da Ordem de Trabalhos, conclusões e ações a tomar. [Fonte: thecriticalpath, 2011] 34
A disciplina tem uma recomendação de como se deve fazer uma ata, nomeadamente, para as reuniões no âmbito da disciplina. Um Estilo de Atas 35
Bibliografia Cheryl Reimold and Peter Reimold, The Short Road to Great Presentations, IEEE/JohnWiley, New York, NY, USA, 2003. Herbert Hirsch, Essential Communication Strategies: For Scientists, Engineers, and Technology Professionals, IEEE / John Wiley, New York, NY, USA, 2003. Mike Markel, Writing in the Technical Fields: A Step-by-Step Guide for Engineers, Scientists, and Technicians, IEEE / John Wiley, New York, NY, USA, 1994. 36