Ministério das Finanças Gabinete da Contratação Pública Fluxogramas e Narrativas do Processo de Confirmação de Contratos Luanda, Angola Agosto de 2014 1
Processo de Confirmação de Contratos Abreviaturas, siglas e acrónimos Formas EPC GCP LCP MdF OD PCP PN TC TPE UO UTN NCG BD OGE Entidade Pública Contratante Gabinete da Contratação Púbica Lei da Contratação Pública Ministro das Finanças Órgão Dependente Procedimento de contratação pública Procedimento de Negociação Tribunal de Contas Titular do Poder Executivo Unidade Orçamental Unidade Técnica de Negociação Nota de cabimentação Global Base de dados Orçamento Geral do Estado Indica o início ou fim do fluxograma Descrição da atividade que será realizada Processo decisório entre duas atividades Documento necessário para o processo Link para a continuação do processo, localizado em outra página 2
Fluxograma de 3
Confirmação de contratos Fluxograma detalhado das actividades Confirmação de Contratos Fluxograma de de contratos - 1/3 Início Responsável do processo Entidade Pública Contratante (EPC) UO / OD 2 3 1 Decisão de contratar Entidade tem competência para autorizar a despesa? Documentação para autorização da despesa e preparação do PCP 4 Autorização da despesa e da preparação e condução do PCP 1. Ofício a solicitar a autorização da despesa e execução do PCP 2. Informação e justificação sobre o objecto da aquisição a) 3. Ficha inscrição PIP (se aplicável) 5 Condução e fecho do PCP 6 Registo de informação contratual SIGFE 10 7 Emissão da Nota de Cabimentação/ Global (NCG) SIGFE 3 Preparação de info./doc. necessária para f) 8 Assinatura do contrato pelas partes contraentes 11 Registo de dados e envio de info./doc. necessária para 9 Contrato sujeito à pelo MdF? 2 1 4. Comprovativo Inscrição OGE b) NCG NCG TPE / UTN 12 13 Delegação de Competência para UTN preparar e conduzir o PCP c) / d) Condução do PCP pela UTN 14 Coordenação entre a UTN e o GCP na verificação do PCP e) e da Minuta de Contrato 15 Fecho do PCP pela UTN a) Identificação: Memória Descritiva e Projecto de Execução (no caso de empreitadas de obras públicas), Plano de Necessidades, Características Técnicas, etc; b) Identificação : UO, OD, Função, Programa, Projecto / Actividade, Fonte de Recurso, Natureza e Cronograma Anual e/ou Plurianual de Desembolsos da despesa; c) Assumindo a delegação de competências nos termos do n.º 2 do art.º 38.º da Lei n.º 20/10 - LCP, conjugado com o n.º 3 do art.º 4.º e n.º 1 do art.º 5.º, ambos do Decreto Presidencial n.º 169/13 cria a UTN; d) Despesas acima de AKZ 1000M ou AKZ 91M (para situações específicas), conforme estipulado na LCP, são da responsabilidade do TPE, sendo os processos conduzidos pela UTN; e) Legenda: TPE Titular do Poder Executivo, UTN Unidade Técnica de Negociação, MF Ministro das Finanças, GCP Gabinete da Contratação Pública e PCP Procedimento de Contratação Pública; f) Contemplar a informação n.º 3 e 4 constante na Actividade 3. 4
Confirmação de contratos Fluxograma detalhado das actividades Confirmação de Contratos Fluxograma de de contratos - 2/3 Responsável do processo Gabinete da Contratação Pública (GCP) Ministro das Finanças (MdF) 1 16 17 18 25 Verificação da documentação submetida Documentação completa? Notificação da EPC quanto à necessidade de envio de info./doc. Apreciação do parecer do GCP (contrato e documentação) Prot. Confirm. Info./doc. 19 Registo e verificação da conformidade com os procedimentos e critérios BD 3 26 Ofício/ Email Info./doc. Confirmar o contrato? 20 Conforme 21 critérios? 23 27 Preparação do parecer de Prot. Confirm. Fundamentação da não Prot. Confirm. Fundamentação apresentada pela EPC? 24 Submissão do parecer e documentação associada ao MdF 28 Prot. Confirm. Info./doc. Confirmação do contrato e envio ao GCP 22 Notificação da EPC quanto à necessidade de envio de info/doc ou falta de conformidade aos critérios 29 Envio do contrato e documentação para a EPC 4 3 Prot. Confirm. 5
Confirmação de contratos Fluxograma detalhado das actividades Confirmação de Contratos Fluxograma de de contratos - 3/3 32 Responsável do processo Entidade Pública Contratante (EPC) TPE / UTN Tribunal de Contas (TC) 4 30 Recepção do contrato Contrato 34 31 Contrato confirmado? Contrato carece de autorização do TPE? 35 33 Decisão sobre os passos subsequentes h) SIGFE Envio para as entidades necessárias Contrato submetido ao TPE 36 2 Carece de visto TC? 37 Verificação do processo pelo TC Fim h) Decisão que pode implicar a repetição / revisão do processo ou a anulação da cabimentação. 6
Confirmação de contratos Narrativa Actividades e procedimentos (1/5) # Nome da Actividade Descrição da Actividade Responsável 1 Decisão de contratar o A Entidade Pública Contratante (EPC) deve iniciar os procedimentos de Contratação Pública (PCP) com a decisão de contratar proferida pelo órgão competente para autorizar a despesa; o Base legal: art.º 31.º e 34.º da Lei 20/10 LCP. 2 Entidade tem competência para autorizar a despesa? 3 Documentação para autorização da despesa e preparação do PCP 4 Autorização da despesa e da preparação e condução do PCP o É necessária a verificação da competência para autorização da despesa. Caso o órgão competente seja interno à EPC, o processo segue para autorização da despesa por esse órgão (actividade 4); o Base legal: art.º 34.º e Anexo II da Lei 20/10 LCP. o Antes de submeter o processo ao Titular do Poder Executivo (TPE), a EPC deve preparar/enviar a seguinte documentação relativa à autorização da despesa e preparação do PCP: 1. Ofício a solicitar a autorização da despesa e execução do PCP 2. Informação e justificação sobre o objecto da aquisição (Memória Descritiva, Projecto de Execução, Plano de Necessidades, Características Técnicas, etc.); 3. Ficha inscrição PIP (se aplicável); 4. Comprovativo Inscrição OGE (com informação da UO, OD, Função, Programa, Projecto / Actividade, Fonte de Recurso, Natureza e Cronograma Anual e/ou Plurianual de Desembolsos da despesa). o Caso não seja necessária autorização por parte do TPE, o órgão competente para autorizar a despesa procede à referida autorização; o Base legal: art.º 34.º e Anexo II da Lei 20/10 LCP. 5 Condução e fecho do PCP o Uma vez autorizada a despesa, a EPC deve prosseguir com o lançamento e condução do Procedimento de Contratação Pública, ou seja, após a publicação de anúncio ou convite e recepção de propostas, a Comissão de Avaliação conduz o acto público, procede à avaliação das propostas, elabora o relatório de qualificação e selecção (caso aplicável), elabora o relatório preliminar e final, que indica a proposta de adjudicação a submeter para aprovação; o No final do PCP deve exigir uma caução definitiva e proceder à adjudicação e elaboração da minuta do contrato ; o Base legal: art.º 2.º da Lei 3/13 - alteração da LCP, art.º 59.º, 78.º, 86.º, 89.º, 97.º, 101.º e 111.º da Lei 20/10 LCP. 7
Confirmação de contratos Narrativa Actividades e procedimentos (2/5) # Nome da Actividade Descrição da Actividade Responsável 6 Registo de informação contratual 7 Emissão da Nota de Cabimentação/ Global (NCG) 8 Assinatura do contrato pelas partes contraentes 9 Contrato sujeito a pelo Ministro das Finanças (MF)? 10 Preparação de info./doc. necessária para 11 Registo e envio de info./doc. necessária para 12 Delegação de Competência para UTN preparar e conduzir o PCP o Uma vez fechado o PCP, a EPC deve registar os dados do contrato, actualizando o cronograma de execução da despesa no SIGFE. Esta informação é fundamental de forma a poder proceder à criação da NCG. o Antes da assinatura do contrato, a EPC deve proceder à emissão de uma Nota de Cabimentação (ordinária ou global); o Base legal: art.º 31.º da Lei 15/10 Lei OGE. o Depois de emitida a Nota de Cabimentação, o contrato deve ser formalmente assinado pelo órgão competente (ou com poderes delegados) e pelo fornecedor adjudicado. o É necessário verificar se o contrato deve ser submetido à : Se o contrato for de empreitada de obras públicas, de aquisição de serviços ou de fornecimento de bens inscritos no Programa de Investimento Público (PIP) e os de consultoria e assistência técnica, nos limites de despesas fixados para fiscalização preventiva na Lei que aprova o Orçamento Geral do Estado o processo segue para preparação, registo e envio de informação / documentação para (actividade 10 e 11); Caso contrário o processo de registo de contrato por parte da EPC encontra-se terminado (actividade 36). o A EPC deve preparar toda a documentação e informação requerida pelo Ministério das Finanças (MinFin), através do Gabinete da Contratação Pública (GCP), para efeitos de (exemplo: contrato e seus anexos, nota de cabimentação, documentação de suporte do processo de contratação, os respectivos despachos de autorização, etc.). o A EPC deve submeter ao GCP o registo formal de todos os campos necessários do Protocolo de Confirmação. o Caso seja necessária autorização por parte do TPE, este órgão deve delegar competências para a UTN preparar e conduzir o PCP; o Base legal: art.º 34.º e Anexo II da Lei 20/10 LCP e n.º 3 do art.º 4.º e n.º 1 do art.º 5.º do Decreto Presidencial 169/13 - cria a UTN. o TPE / UTN 8
Confirmação de contratos Narrativa Actividades e procedimentos (3/5) # Nome da Actividade Descrição da Actividade Responsável 13 Condução do PCP pela UTN 14 Coordenação entre a UTN e o GCP na verificação do PCP e da Minuta de Contrato 15 Fecho do PCP pela UTN 16 Verificação da documentação submetida o Com a delegação de competência (Despacho do TPE) a UTN prepara as peças concursais (programa de concurso, caderno de encargo e anexos), minuta de contrato e constituição da Comissão de Avaliação; o Após a publicação de anúncio ou convite e recepção de propostas, a Comissão de Avaliação conduz o acto público, procede à avaliação das propostas, elabora o relatório de qualificação e selecção (caso aplicável), elabora o relatório preliminar e final, que indica a proposta de adjudicação a submeter para aprovação; o Base legal: art.º 2.º da Lei 3/13 - alteração da LCP, art.º 59.º, 78.º, 86.º, 89.º, 97.º, 101.º e 111.º da Lei 20/10 LCP e n.º 3 do art.º 4.º e n.º 1 do art.º 5.º do Decreto Presidencial 169/13 - cria a UTN. o A análise e verificação pelo GCP dos processos de e registo de contratos cuja competência para autorizar a despesa estejam na esfera do TPE exige uma coordenação entre o GCP e a UTN, através da verificação do procedimento concursal e da minuta do contrato, nos termos a definir. o No final do processo de Contratação Pública, a UTN deve enviar uma proposta de adjudicação e respectiva minuta de contrato para a EPC. Caberá à EPC proceder a assinatura da minuta do contrato correspondente; o Base legal: Lei n.º 3/13 - alteração da LCP e n.º 3 do art.º 4.º e n.º 1 do art.º 5.º do Decreto Presidencial n.º 169/13 - cria a UTN. o Recebida a documentação da EPC, o GCP deve proceder à respectiva verificação e análise, a fim de validar a sua suficiência. 17 Documentação completa? o Caso a documentação se encontre completa, o processo segue para análise da conformidade com os critérios de (actividade 19); 18 Notificação da EPC quanto à necessidade de envio de info./doc. 19 Registo e verificação da conformidade com os critérios de o Caso a documentação não se encontre completa, a EPC deve ser notificada (actividade 18). o Se a documentação não se encontrar completa, o GCP deve notificar a EPC da necessidade de submissão da referida documentação, enviando um ofício/email que deve manter devidamente arquivado, no qual deve estipular um prazo máximo para este envio. o Se a documentação se encontrar completa, o GCP procede o registo do processo e a verificação da sua conformidade com os critérios de definidos. o UTN o UTN e GCP o UTN o GCP o GCP o GCP o GCP 9
Confirmação de contratos Narrativa Actividades e procedimentos (4/5) # Nome da Actividade Descrição da Actividade Responsável 20 Conforme os critérios? o Caso a documentação esteja conforme, o processo segue para emissão do parecer (actividade 21); 21 Fundamentação apresentada pela EPC? 22 Notificação da EPC quanto à necessidade de envio de info./doc. ou falta de conformidade aos critérios 23 Preparação do parecer de 24 Submissão do parecer e documentação associada ao MdF o Caso a documentação não esteja conforme, deve ser apurada se a EPC apresentou a devida justificação / fundamentação (actividade 19). o Se a documentação não se encontrar conforme os critérios de, deve ser verificado se a EPC apresentou a fundamentação: Caso exista fundamentação, o processo segue para emissão do parecer (actividade 23); Caso não exista fundamentação, a EPC deve ser notificada (actividade 22). o Se não tiver sido apresentado a fundamentação para a ausência de documentação, o GCP deve notificar a EPC da necessidade de submissão da referida documentação, enviando um ofício/email que deve manter devidamente arquivado, no qual deve estipular um prazo máximo para recepção da respectiva fundamentação. o Se o contrato estiver de acordo com os critérios de ou estiver fundamentado, o GCP deve elaborar o seu parecer no protocolo de. o Uma vez preparado o parecer, o GCP deve submetê-lo juntamente com toda documentação relevante para o Ministro das Finanças (MdF). o GPC o GCP o GCP o GPC o GPC 25 Apreciação do parecer do GCP (contrato e documentação) o Recebida toda a documentação e o parecer do GCP, o MdF procede à respectiva apreciação. o MdF 26 Confirmar o contrato? o Caso a decisão seja favorável, o processo é confirmado (actividade 28); 27 Fundamentação da não 28 Confirmação do contrato e envio ao GCP 29 Envio do contrato e documentação para a EPC o Caso a decisão não seja favorável, deve ser fundamentada a decisão da não (actividade 27). o Se o MdF decidir não confirmar o contrato, deve formalizar a respectiva fundamentação no Protocolo de Confirmação. o Se o MdF decidir confirmar o contrato, deve registar formalmente esta decisão no protocolo de, proceder à assinatura/carimbo formal no contrato e enviar toda a documentação ao GCP. o Recebida a documentação por parte do MdF, o GCP deve notificar a EPC, enviando o contrato devidamente confirmado ou não. o MdF o MdF o MdF o GPC 10
Confirmação de contratos Narrativa Actividades e procedimentos (5/5) # Nome da Actividade Descrição da Actividade Responsável 30 Recepção do contrato o A entidade recebe o contrato e toda a documentação enviada pelo GCP. 31 Contrato confirmado? o Caso tenha sido confirmado, o processo segue para as próximas entidades (actividade 33); 32 Decisão sobre os passos subsequentes 33 Envio para as entidades necessárias 34 Contrato carece de autorização do TPE? o Caso não tenha sido confirmado, o processo deve prosseguir para análise dos passos subsequentes por parte da EPC (actividade 32). o Se o contrato não tiver sido confirmado, a EPC deve reavaliar o processo e decidir sobre os passos subsequentes, que poderá implicar a repetição / revisão do processo ou a anulação da cabimentação; o Base legal: Decreto Presidencial n.º 232/13 - Regras de execução do OGE. o Recebido o contrato confirmado, a EPC deve avaliar a necessidade de envio para outras entidades, antes de iniciar a sua execução (exemplo: TPE e / ou Tribunal de Contas - TC). o Caso seja necessário, o processo segue para autorização do TPE para emissão do competente Decreto / Despacho Presidencial (actividade 35); o Caso não seja necessário, deve ser avaliada a necessidade de submissão para o TC (actividade 36). o Base legal: art.º. 34.º e Anexo II da Lei 20/10 LCP. 35 Contrato submetido ao TPE o Remessa do contrato para emissão do competente Decreto / Despacho Presidencial, orientando a verificação do processo pelo TC, nos termos da legislação vigente (actividade 37). 36 Carece de visto TC? o Caso seja necessário o visto de fiscalização preventiva, o processo segue para verificação pelo Tribunal de Contas (actividade 37); 37 Verificação do processo pelo TC o Caso não seja necessário o visto de fiscalização preventiva, o contrato poderá ser executado. o Se o contrato carecer de fiscalização preventiva por parte do TC, deve ser remetido a fim de obtenção do visto por parte desta entidade. o TPE o TPE o TC o TC 11
Processo de Confirmação de Contratos FICHA TÉCNICA Título: Fluxogramas e Narrativas do Processo de Confirmação Contratos Propriedade: Gabinete da Contratação Pública Directora do GCP: Rosária Filipe Director adjunto: Nelson Lembe Distribuição: Gratuita Endereço : Gabinete da Contratação Pública Ministério das Finanças Largo da Sagrada Família Rua Kwamne N krumah, 217 221, Edifício Metropolis, 3º Andar, Maianga-Luanda, Caixa Postal n.º 6869 Tlm: 917 269 025/942642251 Email: gcp@minfin.gv.ao 12