1 Solicitação de Certificação Para aquelas empresas que tenham interesse em certificar seus produtos, as informações referentes à certificação estão disponíveis na página da internet do ITEP/OS (www.itep.br/certificacaodeproduto) ou, então, diretamente no escritório da certificadora ITEPCERT. Para tomar conhecimento das etapas, processos, obrigações e responsabilidades das partes envolvidas na certificação de produto, assim como das regras para o uso e aquisição do selo, estarão disponíveis na página da internet, no endereço www.itep.br/nucleocertificacao, e no escritório, as instruções de trabalhos IT-01, IT-04, IT-05, IT-06, IT-07 e Normas ou Portaria por produtos, necessárias para certificação. Caso o solicitante se enquadre no escopo da certificadora, preencherá o formulário Solicitação de Certificação (FOR-ITEPCERT-15), disponível no site. O formulário preenchido com o Termo de Compromisso assinado pelo representante legal da empresa e os documentos exigidos anexados, serão entregues na recepção do Núcleo de Certificação do ITEP/OS. 2 Análise Crítica da Solicitação Cabe à gerência do Núcleo de Certificação verificar o preenchimento e assinatura do formulário de Solicitação de Certificação, a documentação encaminhada, assim como, analisar a capacidade da certificadora em atender à solicitação. Nos casos em que a documentação apresentada e/ou o preenchimento não atenderem às exigências do formulário de Solicitação de Certificação (FOR-ITEPCERT-15), os mesmos serão devolvidos ao solicitante para a devida correção e nova apresentação da solicitação. A análise crítica da solicitação será registrada e assinada pelo Gerente do Núcleo de Certificação no próprio formulário de Solicitação de Certificação (FOR- ITEPCERT-15). Havendo possibilidade de atendimento, o Núcleo de Certificação enviará ao solicitante a proposta técnico-comercial. O envio poderá ser por meio postal ou eletrônico. Após análise técnico-comercial, por parte do Solicitante, o mesmo enviará o de acordo em uma via da proposta técnico-comercial assinada por meio postal ou eletrônico. A proposta aprovada pelo solicitante deverá ser encaminhada à Gerência do Núcleo de Certificação. De posse do de acordo o Gerente do Núcleo de Certificação providencia a abertura de Ordem de Serviço - OS junto à Recepção Técnica RT, que enviará a OS ao ITEPCERT, dando início ao processo de certificação. Caso não haja possibilidade de atendimento, o Núcleo de Certificação comunica formalmente ao solicitante o motivo da inviabilidade do atendimento e devolve toda a documentação apresentada. 3 Processo de Certificação Etapa 1 De posse da O.S, o Gerente da Qualidade abre um processo cuja identificação é estabelecida por código próprio no padrão XXAABB, sendo XX o número seqüencial de entrada por ano, AA o mês e BB os dois números finais do respectivo ano. Ex. processo 010114, o primeiro processo de janeiro do ano de 2014. Todos os registros gerados com
os ensaios, relatórios de auditoria e outros registros devem fazer parte do processo de certificação. Etapa 2 Em paralelo à Etapa 1, o Coordenador/Gerente da Qualidade do ITEPCERT seleciona a equipe de avaliação e encaminha ao auditor líder da equipe os documentos necessários. De posse dos documentos, o auditor líder elabora um plano de auditoria em comum acordo com o solicitante. 4 Avaliação de adequação dos documentos Quando o modelo de certificação exigir a realização de auditoria do sistema da qualidade, a equipe de avaliação audita todos os documentos verificando o atendimento aos requisitos da norma pertinente. O relatório gerado nessa etapa será incorporado ao processo de certificação. 5 Avaliação no local A equipe de auditoria avalia as empresas, constatando conformidade aos requisitos do sistema da qualidade e outras normas/portarias/regulamentos pertinentes ao processo de certificação. 6 Amostragem e Ensaios As amostras serão coletadas pela equipe auditora de acordo com as normas técnicas e portaria de cada produto. Os ensaios serão realizados com base nas especificações e métodos exigidos nas normas/portarias, por laboratórios especificados em normas/portaria pertinentes ao processo de certificação. 7 Resultado da Avaliação Caso a empresa atenda aos critérios estabelecidos, o auditor líder da equipe de auditoria envia o relatório para o coordenador do ITEPCERT. Caso a empresa não atenda a um ou algum (ns) dos critérios estabelecidos, o auditor Líder define com a empresa um prazo para sanar as não conformidades. Depois de sanadas as não conformidades, o relatório é enviado ao coordenador do ITEPCERT para dar continuidade ao processo de certificação. 8 Recomendação da certificação O Coordenador do ITEPCERT encaminha o processo de certificação à Comissão de Certificação para avaliar em reunião, a recomendação ou não da certificação. A reunião é registrada em livro com assinatura de todos os membros (AD-08). Havendo alguma pendência, a Comissão devolve o processo ao Coordenador do ITEPCERT para tomar as devidas providências. Sanadas as pendências, o Coordenador submete, novamente, o processo à Comissão. Não havendo objeções a Comissão envia o processo ao Coordenador do ITEPCERT, recomendando a certificação.
9 Concessão da certificação O Coordenador do ITEPCERT verifica, assina e encaminha o processo ao Gerente do Núcleo de Certificação para homologação, concessão do uso do selo e emissão do certificado. O Gerente do Núcleo de Certificação solicita ao Setor Jurídico a elaboração de contrato de certificação com prazo de validade estabelecido em norma/portaria/regulamento, correspondente ao produto certificado. 10 Certificado de Conformidade O Certificado de Conformidade deve conter, no mínimo, as seguintes informações: a) nome e endereço do ITEPCERT; b) nome e endereço do solicitante ou fabricante; c) identificação do produto certificado, se pertinente e do lote, partida, número de série, tipo ou modelo, a que se refere a certificação; d) referência à norma apropriada (título, número e ano de emissão); quando a certificação se refere somente a parte da norma, esta deve ser inequivocamente identificada; e) data da emissão do certificado; f) validade do certificado; g) assinaturas do Coordenador do ITEPCERT e do Gerente do Núcleo de Certificação. As informações fornecidas devem permitir que o certificado seja correlacionado aos resultados dos ensaios sobre os quais se baseou. As regras de um sistema de certificação por terceira parte podem especificar informações a serem acrescentadas OBS. O período de validade do Certificado de Conformidade é definido pela norma, portaria/regulamento ou requisitos para avaliação da conformidade de cada produto. 11 Acompanhamento O ITEPCERT acompanhará as alterações realizadas pela empresa, conforme item14 e as mudanças decorrentes das alterações nos requisitos de certificação, conforme Item 15. Os custos dos serviços das avaliações na empresa serão de responsabilidades da empresa. 11.1 Avaliação Extraordinária Sempre que julgar necessário o ITEPCERT realizará avaliações extraordinárias em função de haver não-conformidades graves, não sanadas pela empresa ou por reclamações ou denúncias que prejudiquem a credibilidade do sistema. Os custos das avaliações extraordinárias serão de responsabilidades da empresa. 12 Manutenção da certificação A manutenção da certificação é condicionada à conclusão das avaliações de manutenção e à análise das propostas de correções e/ou ações corretivas para eliminar as causas de
todas as não-conformidades encaminhadas. As avaliações de manutenção serão realizadas durante a vigência do contrato, conforme os procedimentos de certificação de cada produto. A manutenção garante que o produto certificado continue em conformidade com os critérios da norma, portaria, regulamento ou requisitos de avaliação de conformidade pelo qual ele foi certificado. 13 Recertificação A avaliação para recertificação será realizada quando inspirar o prazo da concessão. A empresa se submeterá novamente a todo o processo, ou seja, avaliação inicial e as avaliações de manutenção. 14 Notificação de alterações pela empresa certificada Para que o certificado tenha sua validade assegurada, a empresa certificada deve informar ao ITEPCERT previamente, por escrito, através de fax ou e-mail (com as alterações digitalizadas e assinadas) quaisquer alterações nas condições do escopo ou no sistema avaliado, visando a uma avaliação pelo ITEPCERT quanto à necessidade de avaliações extraordinárias, cujo custo deve ser absorvido pela empresa. Caso as condições originais que determinaram a concessão do certificado tenha sido alterado, o ITEPCERT trata a situação conforme discriminado a seguir. 14.1 Titularidade Quaisquer alterações de titularidade jurídica ou mudança de Razão Social da empresa certificada devem ser comunicadas ao ITEPCERT. No caso de mudança de Razão Social, a empresa certificada deve remeter ao ITEPCERT o novo contrato social informando as alterações para atualização cadastral, emissão de novo contrato e atualização do certificado. 14.2 Instalações físicas Nas alterações de instalações físicas da empresa, a mesma deve solicitar formalmente a realização de uma auditoria extraordinária nas novas instalações, informando a data prevista da transferência para verificação das novas condições. A equipe auditora elabora um plano de auditoria, conforme IT-02 e envia para aprovação do solicitante, conforme item 13. Nas certificações de produtos ou serviços, devem ser atendidas todas as etapas de concessão, previstas nos itens de 1 a 9, desde a abertura de processo até a aprovação pelo Coordenador do ITEPCERT e pelo Gerente do Núcleo de Certificação. No período entre a data de transferência e a nova concessão, deve ser suspensa a utilização do Certificado do ITEPCERT. 14.3 Projeto do produto Quaisquer alterações nos projetos dos produtos certificados devem ser precedidas de comunicação formal ao ITEPCERT, acompanhada de desenhos, memoriais descritivos e
manuais técnicos onde sejam detalhadas estas alterações. O ITEPCERT irá avaliar a necessidade de realização de novos ensaios de tipo para revalidação do projeto. No caso de alterações em itens que sejam requisitos da Norma específica, estas devem ser avaliadas pela comissão para recomendação. 14.4 Responsável técnico A mudança do Responsável técnico da empresa certificada deve ser comunicada ao ITEPCERT, anexando o documento (Registro profissional do técnico responsável atualizado e a comprovação da experiência na produção do produto e outras qualificações exigidas). 14.5 Interrupção da produção Nas certificações de produtos, caso uma empresa certificada interrompa a fabricação do produto para o qual foi concedido o certificado, esta deverá informar imediatamente ao ITEPCERT, fornecendo indicação precisa sobre o tempo estimado necessário ao esgotamento do estoque restante do produto em processo. Com base nessas informações, será fixada a data da qual a concessão será cancelada de pleno direito para o produto em causa. No caso de interrupções temporárias, a empresa deve informar ao ITEPCERT a data da paralisação e a data da posterior retomada da produção. 15 Alterações nos Requisitos de Certificação Circunstancialmente poderá ocorrer a necessidade de se promover alterações nos requisitos de avaliação da conformidade, seja por adequação do ITEPCERT ou por revisões em Normas e/ou RACs que regulamentam os produtos ou a própria avaliação da conformidade. No caso de adequação pelo ITEPCERT, deverá ser adotada a seguinte conduta: a) Dar conhecimento e considerar a opinião das partes interessadas a respeito da alteração proposta. b) Após a decisão tomada, notificar oficialmente os envolvidos nas alterações e determinar o prazo necessário para a implementação. c) As alterações que se fizerem necessárias em virtude de revisões das Normas e/ou RACs, deverão obedecer ao exposto nas mesmas, com a obrigatoriedade de dar ciência aos clientes para as possíveis implementações em seus processos. d) As regras para certificação são disponibilizadas pelo ITEPCERT ao solicitante através de carta digitalizada via e-mail em anexo segue o (FOR-ITEPCERT-24) Protocolo Recebimento de Documentos pelo Solicitante. O Solicitante preenche, data e assina o FOR-ITEPCERT-24, digitaliza e envia por e-mail para o ITEPCERT. 16 Extensão e Redução do Escopo Uma vez que a empresa tenha produtos certificados, poderá solicitar, a qualquer tempo, a extensão do seu escopo, dentro do mesmo tipo de certificação.
O ITEPCERT então verificará se a empresa tem capacidade para atuar no escopo solicitado. O pedido da extensão do escopo de certificação deve ser solicitado através do formulário de Solicitação de Certificação e o processo de certificação segue este procedimento. A redução do escopo de certificação poderá ocorrer a pedido da empresa, solicitando através de carta endereçada ao Gerente do Núcleo de Certificação ou por determinação do ITEPCERT, após avaliar situação que implique em perda do respectivo escopo. 17 Divulgação da Certificação A empresa cujo produto foi certificado, só poderá divulgar a certificação após o recebimento do certificado e liberação do selo. 18 Advertência A advertência é utilizada na situação em que não haja má fé do fornecedor, tal como o uso do certificado após o término do contrato. Nesse caso, a advertência pode implicar em uma freqüência maior de auditorias e como conseqüência o ressarcimento das despesas ao ITEPCERT. 19 Suspensão da Certificação A suspensão é aplicada quando há uso indevido da certificação, no caso de interpretação incorreta, não existindo má fé ou, quando numa auditoria periódica, for verificado nãoconformidade que não implique em revogação. 20 Cancelamento da Certificação O cancelamento da certificação pode ocorrer em três situações: Por constatação pelo ITEPCERT, do não atendimento aos requisitos que levaram à certificação original; Por solicitação da empresa; e Por falência da empresa, se sociedade comercial. 21 A comunicação entre ITEPCERT/ SOLICITANTE Todos os resultados de avaliações e as decisões tomadas pelo ITEPCERT serão encaminhados ao Solicitante através de meio eletrônico ou postal com o protocolo FOR- ITEPCERT-24. O Solicitante preenche e assina o FOR-ITEPCERT-24, envia para o ITEPCERT através de fax, meio físico, postal ou eletrônico para acusar recebimento.