RESOLUÇÃO Nº 04 /2001-2ªSecção INSTRUÇÕES Nº 01/2001 2ª S INSTRUÇÕES PARA A ORGANIZAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DAS CONTAS DAS AUTARQUIAS LOCAIS E ENTIDADES EQUIPARADAS, ABRANGIDAS PELO PLANO OFICIAL DE CONTABILIDADE DAS AUTARQUIAS LOCAIS (POCAL) O Tribunal de Contas, em sessão de 12 de Julho de 2001, nos termos do disposto na alínea b) do artº 6º e alínea e) do nº 1 do artº 78º da Lei nº 98/97, de 26 de Agosto, deliberou que as contas das autarquias locais e entidades equiparadas sujeitas ao POCAL deverão ser organizadas e documentadas de acordo com as presentes Instruções: I Documentos de prestação de contas 1. Os documentos de prestação de contas são os que se encontram definidos no POCAL nessa qualidade, outros igualmente ali constantes, bem como um terceiro conjunto não previsto naquele, todos discriminados no ANEXO I das presentes Instruções. 2. Consideram-se integradas no Grupo 1 do ANEXO I as autarquias locais e entidades equiparadas cujo movimento anual da receita seja igual ou superior a 5.000 vezes o índice 100 da escala indiciária das carreiras do regime geral da função pública, arredondado de acordo com as normas legais. 3. Consideram-se integradas no Grupo 2 aquelas cujo movimento anual da receita seja inferior ao limite estabelecido no número anterior. II Documentação a remeter ao Tribunal de Contas 1. As autarquias locais e entidades equiparadas integradas no Grupo 1 do ANEXO I, apenas deverão enviar ao Tribunal de Contas os documentos nºs. 1, 2, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 17, 26, 28, 29, 30, 31, 33 e 37. 2. As integradas no Grupo 2 e que não tenham sido dispensadas da remessa de contas deverão enviar ao Tribunal de Contas os documentos nºs. 6, 7, 9, 10, 11, 12, 26, 28, 29, 30, 31, 33 e 37. 1
3. As autarquias locais e entidades equiparadas que, nos termos do nº 3 do artº 51º da Lei nº 98/97, de 26 de Agosto, estejam dispensadas da remessa de contas devem organizá-las e documentá-las nos termos do POCAL e enviar ao Tribunal de Contas os documentos que este defina como obrigatórios. III Notas técnicas Para os documentos constantes do ANEXO I e abaixo discriminados, devem ter-se em linha de conta as seguintes notas técnicas: Documento nº 12 Para além da informação exigida pelo POCAL deve acrescer ainda indicação sobre: a) montante dos Fundos Geral e de Coesão Municipal e Fundo de Financiamento de Freguesias, atribuídos respectivamente ao município e à freguesia no ano a que se reporta a gerência em apreciação; b) montante dos pagamentos relativos a investimentos realizados pelo município, no ano anterior ao da gerência em apreciação; c) indicação das acções inspectivas levadas a efeito por órgãos de controlo interno (IGF, IGAT), com incidência na gerência e nos três anos anteriores; d) indicação da quota parte das amortizações e encargos financeiros resultantes de empréstimos contraídos pelas Associações de Municípios em que a entidade participe e/ou Empresas Públicas Municipais. Documento nº 30 Deve ser enviada a acta completa, com indicação das presenças, do sentido de voto e declarações de voto, quando as houver, devendo constar de forma expressa que os documentos de prestação de contas elencados no ANEXO I se encontram integralmente elaborados (nos casos negativos deve constar a justificação para tal), foram presentes à correspondente reunião e encontram-se devidamente arquivados, estando disponíveis para consulta, quando para tal for solicitado. Documento nº 33 Este documento, que constitui o ANEXO IV das presentes Instruções, destina-se a sintetizar as reconciliações bancárias das diversas contas de que a entidade for titular, devendo ser enviado em singelo, sem prejuízo, porém, da existência em arquivo, daqueles documentos, devidamente suportados com as certidões ou extractos bancários, listagem de cheques em trânsito e de outros movimentos justificativos das divergências eventualmente existentes entre os saldos bancários e os saldos contabilísticos. 2
Documento nº 34 - Este documento, que constitui o ANEXO V, destina-se a possibilitar o conhecimento integral das despesas efectuadas pelos diversos titulares de fundos de maneio, podendo ser substituído por qualquer outro que faculte o mesmo tipo de informação, designadamente, conta corrente de entidades. Documento nº 35 À relação de emolumentos notariais e de custas das execuções fiscais, que constitui o ANEXO VI, deve ser anexada cópia do despacho do presidente do órgão executivo através do qual foi designado o funcionário que serve de notário privativo do município para lavrar os actos notariais expressamente previstos pelo Código do Notariado. Documento nº 36 À relação de acumulação de funções, que constitui o ANEXO VII, no caso de existência de funcionários que acumulem funções, quer públicas quer privadas, com as que desempenham na entidade, deve ser anexada cópia do correspondente requerimento e despacho sobre o mesmo exarado. Documento nº 37 - A relação nominal de responsáveis, que constitui o ANEXO VIII, deverá ter em atenção: a) Na coluna destinada à situação na entidade, será feita referência ao cargo ou função correspondente a cada um dos responsáveis (Presidente da Câmara, Vereador em regime de tempo inteiro, Vereador em regime de meio tempo, Vereador, no caso dos municípios, Presidente da Junta, Tesoureiro, Secretário, no caso das freguesias, etc.); b) A remuneração a indicar neste ANEXO corresponderá ao vencimento líquido anual (ou relativo ao período em que exerceram funções) auferido pelos responsáveis; c) As moradas indicadas para cada um dos responsáveis devem ser completas, incluindo o respectivo código postal. IV Disposições finais 1. Todos os documentos a enviar ao Tribunal de Contas deverão ser originais ou fotocópias autenticadas, com origem em modelos produzidos tipográfica ou informaticamente. Em qualquer dos casos, os indicados documentos não devem ser assinados ou rubricados no seu canto superior direito. O seu envio deverá ser efectuado através de guia de remessa, de acordo com o ANEXO II, emitida em duplicado, na qual serão assinalados os documentos enviados, de acordo com a correspondente situação financeira da entidade. 3
2. O envio poderá também ser efectuado através de disquette de 3,5" ou de CD-ROM não regravável (CD-R), sendo este gravado em formato compatível com a norma ISO 9660 ou Joliet, convenientemente identificados (designação da entidade e respectiva gerência) e acompanhados de guia de remessa, de acordo com o ANEXO III, emitida em duplicado, na qual serão assinalados os documentos enviados, de acordo com a correspondente situação financeira da entidade. V Entrada em vigor As presentes Instruções aplicam-se obrigatoriamente a todas as autarquias locais e entidades equiparadas abrangidas pelo POCAL, a partir da data da entrada em vigor deste. VI Publicação Publique-se na II Série do Diário da República, nos termos da alínea d) do nº 2 do artº 9º da Lei nº 98/97, de 26 de Agosto. Tribunal de Contas, de de 2001 O Conselheiro Presidente (Alfredo José de Sousa) 4
ANEXO I DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS Nº DESIGNAÇÃO CÓDIGO POCAL GRUPO 1 GRUPO 2 1 Balanço 5 X 2 Demonstração de resultados 6 X 3 Plano plurianual de investimentos 7.1 X X 4 Orçamento (Resumo) 7.2 X X 5 Orçamento 7.2 X X 6 Controlo orçamental da despesa 7.3.1 X X 7 Controlo orçamental da receita 7.3.2 X X 8 Execução do Plano plurianual de investimentos 7.4 X X 9 Fluxos de caixa 7.5 X X 10 Contas de ordem 7.5 X X 11 Operações de tesouraria 7.6 X X 12 Caracterização da entidade 8.1 X X 13 Notas ao balanço e à demonstração de 8.2 X resultados 14 Modificações do orçamento receita 8.3.1.1 X X 15 Modificações do orçamento despesa 8.3.1.2 X X 16 Modificações ao Plano plurianual de 8.3.2 X X investimentos 17 Contratação administrativa - Situação dos 8.3.3 X contratos 18 Transferências correntes - despesa 8.3.4.1 X 19 Transferências de capital - despesa 8.3.4.2 X 20 Subsídios concedidos 8.3.4.3 X 21 Transferências correntes - receita 8.3.4.4 X 22 Transferências de capital - receita 8.3.4.5 X 23 Subsídios obtidos 8.3.4.6 X 24 Activos de rendimento fixo 8.3.5.1 X 25 Activos de rendimento variável 8.3.5.2 X 26 Empréstimos 8.3.6.1 X X 27 Outras dívidas a terceiros 8.3.6.2 X X 28 Relatório de gestão 13 X X OUTROS DOCUMENTOS 29 Guia de remessa X X 30 Acta da reunião em que foi discutida e votada a X X conta 31 Norma de controlo interno e suas alterações 2.9 X X 32 Resumo Diário de Tesouraria 12.2.9 X X 33 Síntese das reconciliações bancárias X X 34 Mapa de Fundos de Maneio X X 5
35 Relação de emolumentos notariais e custas de X execuções fiscais 36 Relação de acumulação de funções X X 37 Relação nominal de responsáveis X X GUIA DE REMESSA ANEXO II Designação da entidade Gerência DOCUMENTOS ENVIADOS * Montante anual de receita igual ou superior a 5000 vezes o índice 100 da escala indiciária das carreiras do regime geral da função pública Montante anual de receita inferior a 5000 vezes o índice 100 da escala indiciária das carreiras do regime geral da função pública Montante anual de receita ou despesa igual ou inferior ao limite definido pelo Tribunal de Contas para efeitos de dispensa da remessa de contas Balanço Demonstração de resultados Controlo orçamental da despesa Controlo orçamental da receita Fluxos de caixa Contas de ordem Operações de tesouraria Caracterização da entidade Contratação administrativa Empréstimos Relatório de gestão Acta da reunião em que foi discutida e votada a conta Norma de controlo interno e suas alterações Síntese das reconciliações bancárias Relação nominal de responsáveis Controlo orçamental da despesa Controlo orçamental da receita Fluxos de caixa Contas de ordem Operações de tesouraria Caracterização da entidade Empréstimos Relatório de gestão Acta da reunião em que foi discutida e votada a conta Norma de controlo interno e suas alterações Síntese das reconciliações bancárias Relação nominal de responsáveis Fluxos de caixa Acta da reunião em que foi discutida e votada a conta Relação nominal de responsáveis 6
O Dirigente responsável pela área Administrativa e/ou Financeira Assinalar com X no quadrado apropriado à situação financeira da entidade. Os documentos a enviar são os que estão inseridos na coluna correspondente. GUIA DE REMESSA ANEXO III Designação da entidade Gerência Nº do documento 1 Balanço Designação Nome e extensão do ficheiro Dimensão em bytes Data de criação 2 Demonstração de resultados 6 Controlo orçamental da despesa 7 Controlo orçamental da receita 9 Fluxos de caixa 10 Contas de ordem 11 Operações de tesouraria 12 Caracterização da entidade 17 Contratação administrativa 26 Empréstimos 28 Relatório de gestão 30 Acta da reunião em que foi discutida e votada a conta 31 Norma de controlo interno e suas alterações 33 Síntese das reconciliações bancárias 37 Relação nominal de responsáveis Os nomes dos ficheiros, as extensões, as dimensões indicadas e as datas da sua criação correspondem integralmente ao conteúdo da(s) disquette(s) ou do CD-R e têm contraponto em suporte em papel, assinado pelos membros do órgão executivo, constante dos arquivos da entidade e disponíveis para consulta ou envio ao Tribunal de Contas sempre que este ou os seus serviços o entenda necessário. 7
O Dirigente responsável pela área Administrativa e/ou Financeira O Presidente do órgão executivo ANEXO IV SÍNTESE DAS RECONCILIAÇÕES BANCÁRIAS Designação da entidade Banco Instituição bancária Nº de conta Saldo em 31/12/n a) Saldo contabilístico b) Observações c) Total 8
O Dirigente responsável pela área Administrativa e/ou Financeira O Membro do executivo responsável pela área/ pelouro financeiro Na coluna a) indicar o valor do saldo constante do extracto bancário à data de 31/12/n. Na coluna b) a importância constante do Resumo Diário de Tesouraria. Na coluna c) indicar para cada conta, consoante a situação, um dos seguintes códigos: (1) Reconciliação efectuada e justificadas as divergências (2) Reconciliação efectuada mas não justificada a divergência de... (3) Reconciliação não efectuada ANEXO V MAPA DE FUNDOS DE MANEIO Designação da entidade Gerência Titular do Fundo de Maneio Dotação orçamental Valor do Fundo Data de constituição Ordem de pagamento Ordem de pagamento Ordem de pagamento Nº Data Valor Nº Data Valor Nº Data Valor transporte transporte transporte 9
a transportar a transportar a transportar/ total O Dirigente responsável pela área Administrativa e/ou Financeira O Membro do executivo responsável pela área/ pelouro financeiro ANEXO VI RELAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS QUE NA GERÊNCIA RECEBERAM PARTICIPAÇÃO EMOLUMENTAR E/OU CUSTAS DE EXECUÇÕES FISCAIS Designação da entidade Gerência Nome Categoria Diuturnidades na categoria em 31/10/89 Remuneração base Auferida (1) Emolumentos (2) Custas de execuções fiscais (3) Subtotal (4)=(2)+(3) Total (5)=(1)+(4) 10
O Dirigente responsável pela área Administrativa e/ou Financeira O Membro do executivo responsável pela área/ pelouro financeiro ANEXO VII RELAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS EM SITUAÇÃO DE ACUMULAÇÃO DE FUNÇÕES Designação da entidade Gerência Situação na entidade a que respeita a conta 11 Cargos acumulados Funções públicas e/ou privadas
Nome Cargo ou função Data do provimento Forma do provimento Cargo ou função Regime de acumulação Data do despacho de autorização O Dirigente responsável pela área Administrativa e/ou Pessoal O Membro do executivo responsável pela área/ pelouro de pessoal/recursos humanos ANEXO VIII RELAÇÃO NOMINAL DOS RESPONSÁVEIS Designação da entidade Gerência 12
Nome Situação na entidade Remuneração líquida auferida Período de responsabilidade Morada O Dirigente responsável pela área Administrativa e/ou Financeira 13