2013 MANUAL DE CONTRATOS PÚBLICOS UNIPAMPA Pró-Reitoria de Administração 12/02/2013
Este Manual destina-se a orientar sobre procedimentos de contratações de serviços (terceirizados; energia elétrica; entre outros), locações imobiliárias e termos aditivos dos Contratos firmados pela Universidade Federal do Pampa; bem como os procedimentos necessários para execução dos Contratos. A Divisão de Contratos, representada pelo Chefe de Contratos, é responsável pelo preparo, acompanhamento, controle e finalização da contratação, emissão dos instrumentos contratuais, Termos Aditivos e Notificações, dando suporte aos atos a serem praticados pela Administração. As atribuições da Divisão de Contratos são relacionadas aos aspectos formais da contratação e da execução contratual. a) Publicação dos atos no Diário Oficial da União; b) Arquivamento cronológico dos processos referente aos contratos celebrados pela instituição, seus aditivos e demais documentos relativos aos contratos (documentos originais); c) Acompanhar e dar andamento aos pedidos de Termos Aditivos de acréscimos e supressões; d) Informar aos setores competentes os prazos de vigência e de validade da garantia; e) Realizar os procedimentos de Notificações para responsabilização e dar subsídios para os procedimentos de aplicação de penalidades, se for o caso; f) Instrução dos processos com despacho e juntada de documentos; g) Preparação de contratos, termos aditivos, notificações, intimações e demais documentos afins; contratos; h) Solicitação de Portarias de designação de fiscais e gestores dos i) Processamento dos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro; j) Recebimento e providências das demandas dos fiscais dos contratos; l) Empenho dos contratos e seus aditivos. 2
1. DISPENSA/INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO O solicitante deve encaminhar os documentos: Solicitação através de Formulário Padrão de Pedido (disponível no site www.unipampa.edu.br/reitoria/cmp ); Planilha de Cotações de Preços, no mínimo 03 (três) orçamentos originais; o Obs.: exceção dos incisos XVII e XXII do art. 24 e o inciso I do art. 25 da Lei nº 8.666/93. 4 (quatro) certidões negativas (Receita Federal, INSS, FGTS e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas) do fornecedor que ganhar a cotação; Certidões Negativas obrigatórias 1) Certidão Conjunta de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (Certidão quanto à Dívida Ativa da União (Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional) / Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais (Receita Federal)): http://www.receita.fazenda.gov.br/grupo2/certidoessrf.htm 2) Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) - Certidão Negativa de Débito (CND) / Certidão Positiva de Débito com Efeitos de Negativa (CPD-EN): http://www010.dataprev.gov.br/cws/contexto/cnd/cnd.html 3) Certificado de Regularidade do FGTS (Caixa Econômica Federal): https://www.sifge.caixa.gov.br/cidadao/crf/fgecfscriteriospesquisa.asp 4) Banco Nacional de Devedores Trabalhistas mantido pelo Tribunal Superior do Trabalho (BNDT/TST) - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: http://www.tst.gov.br/certidao Justificativa da Despesa; Dotação Orçamentária disponível; Projeto Básico, elaborado segundo as exigências do art. 6º, inciso IX da Lei nº 8.666/93. 3
1.1. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: 1.1.1. Após autorização do ordenador de despesa, Pró-Reitor de Administração, abertura de processo com os documentos encaminhados. 1.1.2. Confecção da Minuta de Contrato (nos termos do art. 55, art. 61 e art. 62, 1º da Lei nº 8.666/93) e encaminhamento do processo a CONJUR para parecer (art. 38, único da Lei nº 8.666/93). 1.1.3. Parecer for desfavorável, arquivamento do Processo e conhecimento ao Solicitante. Parecer favorável, a Dispensa será registrada e feita a publicação no Diário Oficial da União. 1.1.4. Efetuado empenho, o Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias). 1.1.5. Solicitação de indicação de fiscal será enviada ao solicitante, que deverá fornecer os dados do servidor responsável pela fiscalização do contrato diretamente a PROAD (proad@unipampa.edu.br) 1.1.6. Contrato devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93). 1.1.7. 1 via do Contrato será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; 1.1.8. Contrato e portaria, digitalizados, serão enviados via e-mail ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 2. CONTRATOS ORIUNDOS DE LICITAÇÕES: O solicitante, além de observar o procedimento descrito no item 29 e no item 30 do, Volume I Compras Públicas, deverá encaminhar: Projeto Básico, elaborado segundo as exigências do art. 6º, inciso IX da Lei nº 8.666/93. 4
Para a modalidade de licitação Pregão, elaboração de Termo de Referência pelo solicitante/requisitante, com indicação do objeto de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização (art. 9º do Decreto nº 5.450/05). 2.1. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: 2.1.1. Equipe de Pregoeiros envia o processo a Divisão de Contratos, antes de iniciada a fase externa de licitação, para elaboração a confecção da Minuta de Contrato (nos termos do art. 55, art. 61 e art. 62, 1º da Lei nº 8.666/93). 2.1.2. A Minuta de Contrato, que acompanhará o Edital de Licitação, será elaborada com base na Minuta de Edital, Pedido e Projeto Básico/Termo de Referência. 2.1.3. Após a Adjudicação e Homologação do Certame ao vencedor, o processo é encaminhado a Divisão de Contratos para procedimento de empenho e assinatura do Contrato. 2.1.4. Efetuado empenho, o Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias). 2.1.5. Solicitação de indicação de fiscal será enviada ao solicitante, que deverá fornecer os dados (nome completo, cargo e SIAPE) do servidor responsável pela fiscalização do contrato diretamente a PROAD (proad@unipampa.edu.br) 2.1.6. Contrato devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93). 2.1.7. 1 via do Contrato será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; 2.1.8. Contrato e portaria, digitalizados, serão enviados via e-mail ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 5
3. CONTRATOS DE LOCAÇÕES DE IMÓVEIS Solicitação através de Formulário Padrão de Pedido (disponível no site www.unipampa.edu.br/reitoria/cmp ); Planilha de Cotações de Preços, no mínimo 03 (três) orçamentos originais; Proposta do Locador do imóvel a ser locado; Justificativa da necessidade de locação e de que o imóvel é o único que atende as necessidades da Universidade e o preço é compatível com o de mercado; Dotação Orçamentária disponível; Documentos relativos ao imóvel (registro do imóvel, matrícula, e demais documentos que se fizerem necessários, conforme a situação). 4 (quatro) certidões negativas (Receita Federal, INSS, FGTS e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas) do fornecedor que ganhar a cotação; Certidões Negativas obrigatórias 1) Certidão Conjunta de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (Certidão quanto à Dívida Ativa da União (Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional) / Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais (Receita Federal)): http://www.receita.fazenda.gov.br/grupo2/certidoessrf.htm 2) Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) - Certidão Negativa de Débito (CND) / Certidão Positiva de Débito com Efeitos de Negativa (CPD-EN): http://www010.dataprev.gov.br/cws/contexto/cnd/cnd.html 3) Certificado de Regularidade do FGTS (Caixa Econômica Federal): https://www.sifge.caixa.gov.br/cidadao/crf/fgecfscriteriospesquisa.asp 4) Banco Nacional de Devedores Trabalhistas mantido pelo Tribunal Superior do Trabalho (BNDT/TST) - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: http://www.tst.gov.br/certidao 3.1. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: 3.1.1. Abre o processo com os itens acima, após autorização do Pró-Reitor de Administração; 3.1.2. Envia a Secretária de Patrimônio da União (SPU) solicitação de verificação de imóvel equivalente ao solicitado disponível na cidade; 6
3.1.3. Solicita a nomeação de Comissão para Avaliação das Condições do Imóvel ao Pró-Reitor de Administração; 3.1.4. Confecciona a Minuta de Contrato; 3.1.5. Envia o processo devidamente instruído à CONJUR para parecer acerca da Dispensa de Licitação (com fundamento no art. 24, inc. X da Lei nº 8.666/93) e Minuta de Contrato; 3.1.6. Parecer for desfavorável, arquivamento do Processo e conhecimento ao Solicitante. Parecer favorável, a Dispensa será registrada e feita a publicação no Diário Oficial da União. 3.1.7. Efetuado empenho, o Contrato será encaminhado para assinatura do Locador (3 vias). 3.1.8. Solicitação de indicação de fiscal será enviada ao solicitante, que deverá fornecer os dados (nome completo, cargo e SIAPE) do servidor responsável pela fiscalização do contrato diretamente a PROAD (proad@unipampa.edu.br) 3.1.9. Contrato devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93). 3.1.10. 1 via do Contrato será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Locador; e outra arquivada em arquivo específico do setor; 3.1.11. Contrato e portaria, digitalizados, serão enviados via e-mail ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 4. PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DE CONTRATOS 4.1. Fiscal do Contrato deve enviar Memorando ao Pró-Reitor de Administração, PROAD: Com antecedência de 60 (sessenta) dias ao vencimento; Com a dotação orçamentária disponível; Com a justificativa para a prorrogação do Contrato (art. 57, inciso II da Lei nº 8.666/93); Deve ser comprovada a obtenção de preços e condições mais vantajosas para a Administração; 7
Deve acompanhar o Memorando, documento da empresa contratada concordando com o aditivo do respectivo Contrato firmado com a Universidade. (Modelo de Memorando Anexo 01) 4.2. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: 4.2.1. Após a autorização do Pró-Reitor de Administração, a Divisão de Contratos confecciona a Minuta de Termo Aditivo com base no Memorando enviado pelo fiscal (art. 57 e seu 2º da Lei nº 8.666/93); 4.2.2. Encaminha o processo a CONJUR para parecer sobre o Termo Aditivo (art. 38, único da Lei nº 8.666/93). 4.2.3. Parecer for desfavorável, arquivamento do Processo e conhecimento ao Solicitante. Parecer favorável, será efetuado empenho e o Termo Aditivo ao Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias). 4.2.4. Termo Aditivo devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93). 4.2.5. 1 via do Termo Aditivo será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; 4.2.6. O Termo Aditivo, digitalizado, será enviado via e-mail ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 5. ACRÉSCIMO E/OU SUPRESSÕES DE CONTRATO 5.1. Fiscal do Contrato deve enviar Memorando ao Pró-Reitor de Administração, PROAD: Com a justificativa para o acréscimo do serviço contratado (art. 65 da Lei nº 8.666/93); Com a dotação orçamentária disponível; Deve acompanhar o Memorando, documento da empresa contratada concordando com o aditivo do respectivo Contrato firmado com a Universidade. (Modelo de Memorando Anexo 01) 8
5.2. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: 5.2.1. Após a autorização do Pró-Reitor de Administração, a Divisão de Contratos confecciona a Minuta de Termo Aditivo com base no Memorando enviado pelo fiscal (art. 57 e seu 2º da Lei nº 8.666/93); 5.2.2. Encaminha o processo a CONJUR para parecer sobre o Termo Aditivo (art. 38, único da Lei nº 8.666/93). 5.2.3. Parecer for desfavorável, dá conhecimento ao Fiscal do contrato. Parecer favorável, será efetuado empenho e o Termo Aditivo ao Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias). 5.2.4. Termo Aditivo devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93). 5.2.5. 1 via do Termo Aditivo será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; 5.2.6. O Termo Aditivo, digitalizado, será enviado via e-mail ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 6. REPACTUAÇÃO DE CONTRATOS 6.1. Fiscal do Contrato deve enviar Memorando ao Pró-Reitor de Administração, PROAD: Anexando planilhas de demonstrações de custos e formação de preços (art. 65, 8º da Lei nº 8.666/93); Dotação orçamentária disponível; 6.2. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: 6.2.1. Após a autorização do Pró-Reitor de Administração, a Divisão de Contratos confecciona a Minuta de Termo Aditivo com base no Memorando enviado pelo fiscal (art. 65 da Lei nº 8.666/93); 9
6.2.2. Encaminha o processo a CONJUR para parecer sobre o Termo Aditivo (art. 38, único da Lei nº 8.666/93). 6.2.3. Parecer for desfavorável, dá conhecimento ao Fiscal. Parecer favorável, será efetuado empenho e o Termo Aditivo ao Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias). 6.2.4. Termo Aditivo devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93). 6.2.5. 1 via do Termo Aditivo será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; 6.2.6. O Termo Aditivo, digitalizado, será enviado via e-mail ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 7. PROCEDIMENTO PARA PEDIDO/ANULAÇÃO DE EMPENHOS: 7.1. A solicitação de pedido/anulação de empenho referente a algum Contrato deve ser formulada em Memorando (Anexo 02 ao Manual de Contratos Públicos) e enviada ao e-mail: contratos@unipampa.edu.br. 7.2. A solicitação deve conter: Número de empenho a ser reforçado/anulado; O valor do reforço/anulação; Dotação orçamentária (para o caso de reforço); Motivo da solicitação. 8. NOTIFICAÇÃO: A UNIDADE SOLICITANTE / FISCAL DO CONTRATO / SETOR DE TERCEIRIZADOS, se julgar necessário e se a ocasião assim o determinar, ao invés de mera comunicação ao preposto, poderá solicitar uma NOTIFICAÇÃO à empresa: Reúne todas as informações e comprovações documentais das irregularidades ou quebra de cláusulas contratuais das Empresas Fornecedoras ou Prestadoras de Serviços; 10
Encaminha Memorando ao Pró-Reitor de Administração solicitando e justificando a Notificação da Empresa; 8.1. Procedimento da Divisão de Contratos: 8.1.1 Recebe e analisa o Memorando e documentação; 8.1.2 Anexa documentação ao Processo original; 8.1.3 Elabora documento de Notificação; 8.1.4 Encaminha 03 (três) vias da Notificação ao Pró-Reitor de Administração para análise, autorização e assinatura do documento. 8.1.5 Envia uma via à Empresa Contratada; 8.1.6 Coloca uma via da Notificação no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; 8.1.7 Encaminha uma cópia da Notificação ao Fiscal do Contrato; 8.1.8 Aguarda o cumprimento do prazo para atendimento das obrigações inadimplidas por parte da empresa; 8.1.9 Arquiva a comprovação, no caso de atendimento; 8.1.10 Procede à aplicação da penalidade cabível, no caso de não atendimento. 11