REGULAMENTO SOBRE A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PELO REVISOR OFICIAL DE CONTAS E PELO AUDITOR EXTERNO DOS CTT-CORREIOS DE PORTUGAL, S.A. I. Âmbito e Objetivo A Comissão de Auditoria ( CAUD ) no exercício das funções que lhe estão legal e estatutariamente, atribuídas, deverá supervisionar a independência do Revisor Oficial de Contas ( ROC ) e do Auditor Externo ( AE ) na prestação dos respetivos Serviços de Auditoria e Serviços Adicionais aos CTT - Correios de Portugal, S.A. ( Sociedade ou CTT ) e sociedades em relação de domínio ou de grupo com os CTT. II. Independência No âmbito das suas competências relativamente à prestação de serviços por parte do ROC e AE, a CAUD compromete-se a tomar as medidas adequadas a prevenir, identificar e resolver quaisquer ameaças à independência do ROC e AE, nomeadamente em situações de auto-revisão, interesse pessoal, representação, familiaridade, confiança ou intimidação. III. Tipologia de serviços prestados 1. Serviços de Auditoria - integram os exames e outros serviços relacionados com as contas da Sociedade efetuados de acordo com as normas de auditoria em vigor, compreendendo: a) A revisão legal de contas; b) A auditoria às contas exercida em cumprimento de disposição legal, estatutária ou contratual; c) Os serviços relacionados com os referidos nas alíneas anteriores, quando tenham uma finalidade ou um âmbito específicos ou limitados. 2. Serviços Adicionais abrangem Outros Serviços de Garantia de Fiabilidade, Consultoria Fiscal e Outros Serviços Não Relacionados com Auditoria, que possam ser prestados por outras entidades que não o ROC ou o AE. No Anexo 1 inscreve-se uma lista indicativa dos serviços de auditoria e serviços adicionais. IV. Serviços Adicionais Proibidos Serviços adicionais proibidos são serviços que, nos termos do Anexo 2 deste Regulamento, não podem ser prestados pelo ROC ou pelo AE (incluindo sociedades de revisores oficiais de contas, respetivos sócios e pessoas coletivas que integram a 1
rede a que a sociedade de revisores pertença, nos termos do n.º 11 do artigo 68º-A do Decreto-Lei n.º 487/99, de 16 de novembro, na sua versão atualizada pelo Decreto-Lei n.º224/2008, de 20 de novembro, relativos ao Estatuto da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas ( EOROC )) aos CTT e a sociedades em relação de domínio ou grupo com os CTT. V. Contratação de Serviços de Auditoria 1. A proposta da CAUD à Assembleia Geral da Sociedade para a eleição do ROC e a seleção do AE pelo Conselho de Administração quando distinto do ROC, devem conter fundamentação específica relativamente à verificação da independência dos respetivos prestadores de Serviços de Auditoria, considerando a independência do ROC e AE, da sociedade de que for sócio, do sócio responsável e dos demais profissionais envolvidos na auditoria e das pessoas coletivas que integrem a respetiva rede tal como definida em IV, nomeadamente tendo em conta: a) Relações económicas e comerciais, financeiras, de trabalho, familiares ou outras mantidas com a Sociedade ou sociedades em relação de domínio ou de grupo, com a descrição detalhada de todos os serviços em curso e serviços passados prestados até ao momento. b) Políticas e procedimentos em matéria de independência e controlo de qualidade adotados pelo prestador de Serviços de Auditoria. 2. No caso de recondução do anterior prestador de serviços, para além das condições de independência, devem ser ponderadas as vantagens e os custos da sua substituição, devendo a CAUD emitir parecer fundamentado sobre a matéria. 3. Os contratos de prestação de Serviços de Auditoria devem contemplar medidas específicas que permitam à CAUD monitorizar e avaliar a independência do ROC e do AE, contemplando a aceitação do presente Regulamento, designadamente assegurando a receção das informações previstas no artigo 62.º-B do EOROC. 4. O âmbito, o escopo, os recursos a utilizar, o calendário de execução das atividades compreendidas nos Serviços de Auditoria e os procedimentos de controlo de qualidade a utilizar devem ser discutidos e acordados entre a Comissão Executiva (CE), a CAUD e os respetivos prestadores de serviços, numa base anual, assegurando: a) As condições indispensáveis à independência da atuação do ROC e do AE. 2
b) A receção pela CAUD de todos os seus relatórios e correspondência relativamente à Sociedade e sociedades em relação de domínio ou de grupo com os CTT e realizando reuniões periódicas com o ROC e AE, com e sem a presença da CE, sempre que se afigurar adequado ao desempenho das competências, responsabilidades e funções da CAUD. 5. A contratação de Serviços de Auditoria previstos no Anexo 1, ou de outros prévia e especificamente qualificados como tal pela CAUD, mas não compreendidos nos contratos do ROC e do AE, necessita de autorização prévia da CAUD a qual deve ser concedida quando verificadas as condições previstas neste regulamento. VI. Contratação de Serviços Adicionais 1. A contratação de Serviços Adicionais ao ROC e ao AE pelos CTT ou sociedades em relação de domínio ou grupo com os CTT fica dependente de autorização prévia da CAUD. 2. Os pedidos da CE relativamente à contratação de Serviços Adicionais ao ROC e ao AE devem incluir: a) Caracterização dos serviços e justificação da sua contratação, identificando expressamente as vantagens da sua prestação pelo ROC/AE. b) Menção dos procedimentos adotados na seleção do ROC e/ou do AE para esse serviço, nomeadamente se a operação teve por base um concurso/consulta ou adjudicação direta. c) Nos casos de adjudicação direta, as razões que justificaram essa decisão. d) Nos casos de concurso/consulta, informação sobre as condições das diferentes propostas e o motivo da seleção. e) Declaração do ROC e/ou do AE de que considera que a adjudicação do Serviço Adicional não ameaça a sua independência, nomeadamente não criando uma situação de auto-revisão ou de interesse pessoal e identificação das medidas adotadas de salvaguarda da sua independência. f) Honorários máximos devidos pela execução do serviço. g) Minuta do contrato ou termos da prestação do serviço. 3. A CAUD deve autorizar a contratação de Serviços Adicionais ao ROC e ao AE quando concluir que: a) Não está em causa a prestação de um Serviço Adicional Proibido, tomando em consideração os critérios interpretativos da 3
Recomendação da Comissão Europeia n.º C (2002) 1873, de 16 de maio. b) De acordo com o padrão de um terceiro, objetivo, razoável e informado, a prestação não implica uma eventual ameaça à independência do ROC ou AE, nomeadamente não potenciando uma situação de auto-revisão ou de interesse pessoal, caso em que a contratação será proibida. c) A contratação desse serviço não implica que o montante anual de Serviços Adicionais, que não serviços de garantia de fiabilidade, na medida em que sejam serviços diretamente relacionados com os de auditoria, ultrapasse os 30% do valor total dos serviços prestados pelo ROC ou pelo AE aos CTT em cada exercício. É da responsabilidade da CE providenciar no sentido da contratação destes serviços respeitar o limite fixado. d) O limite anterior poderá ser excecionalmente ultrapassado num determinado exercício se devidamente justificado e autorizado pela CAUD. e) Serão implementadas as medidas necessárias para assegurar a independência do ROC/AE, designadamente em linha com a Recomendação da Comissão Europeia n.º C (2002) 1873, de 16 de maio. VII. Reporte 1. Até ao final do mês seguinte ao termo do 1.º semestre do calendário civil, bem como até ao final de fevereiro seguinte ao termo de cada ano civil, a CE reportará à CAUD informação individualizada sobre as adjudicações efetuadas pelos CTT e sociedades em relação de domínio ou grupo com os CTT ao ROC, ao AE e à rede a que estes pertençam, assim como os honorários individuais e acumulados e respetiva percentagem, divididos pelas seguintes categorias: a) Serviços de Auditoria (especificando os serviços de revisão oficial de contas) b) Serviços Adicionais i. Outros Serviços de Garantia de Fiabilidade ii. Consultoria Fiscal iii. Outros Serviços Não Relacionados com Auditoria 2. No âmbito da análise da informação reportada pela CE, a CAUD deve remeter ao Conselho de Administração, no final de cada exercício a análise efetuada 4
sobre a informação reportada no quadro da sua avaliação sobre a independência do ROC e AE. 5
ANEXO 1 LISTA EXEMPLIFICATIVA DE SERVIÇOS DE AUDITORIA E SERVIÇOS ADICIONAIS I. Serviços de Auditoria: a) Serviços necessários para emissão dos Relatórios anuais ou intercalares do Auditor Externo sobre as Contas. b) Serviços requeridos para o cumprimento de legislação local, para emissão das Certificações Legais de Contas. c) Outros serviços relacionados com os das alíneas anteriores, com finalidade ou âmbito específico ou limitado, designadamente: i. Parecer sobre as contas reguladas; ii. Declarações de conformidade no âmbito da execução de acordos contratuais; iii. Relatórios emitidos relativos a contas especificadas, elementos de contas ou itens contidos numa demonstração financeira dos CTT; iv. Cartas de conforto no âmbito da emissão de valores mobiliários. v. Outros relatórios a emitir pelo ROC de acordo com diplomas legais ou disposições contratuais. II. Serviços Adicionais: II.1. Outros Serviços de Garantia de Fiabilidade: a) Revisão dos sistemas e procedimentos de controlo interno, fora do âmbito dos serviços de auditoria e dos serviços proibidos referidos no Anexo 2. b) Due Diligence services / Exame ou Revisão das demonstrações financeiras relacionados com aquisições/alienações de empresas. II.2. Consultoria Fiscal: a) Serviços de Tax Compliance : revisão de declarações fiscais, originais ou retificativas, e respetivos anexos, relativamente a impostos, taxas e demais contribuições tributárias. b) Serviços de Tax Consultation & Planning : apoio à realização de exames fiscais e à preparação de requerimentos ou recursos em matéria fiscal, revisão de preços de transferência e avaliações para efeitos fiscais. II.3. Outros Serviços Não Relacionados com Auditoria: a) Assistência relativa à revisão de acordos de aquisições/alienações de ativos e empresas. 6
b) Serviços sobre gestão e revisão de risco e de segurança de sistemas de informação. c) Serviços de apoio técnico relacionados com o desenvolvimento dos processos de suporte ao negócio, operacionais e outros. d) Serviços de formação e aperfeiçoamento profissional. 7
ANEXO 2 LISTA DE SERVIÇOS ADICIONAIS PROIBIDOS 1. Serviços de elaboração de registos contabilísticos e demonstrações financeiras, nomeadamente que envolvam: a) Autorização ou aprovação de transações. b) Preparação, manutenção ou modificação de registos contabilísticos. c) Determinação ou alteração de lançamentos, de classificações das contas ou de operações, ou de outros registos contabilísticos. 2. Serviços de conceção e de implementação de sistemas de tecnologia de informação no domínio contabilístico, nomeadamente que envolvam: a) Sistemas utilizados em escrituração, contabilidade de custos, preparação de folhas de salários, gestão de tesouraria, controlo de existências e controlo de produção. b) Supervisão de colaboradores da Sociedade nas operações diárias de um sistema informático. c) Gestão de qualquer rede de um sistema informático. 3. Serviços de avaliação de ativos ou de responsabilidades financeiras que representem montantes materialmente relevantes no contexto das demonstrações financeiras e em que a avaliação envolva um elevado grau de subjetividade, nomeadamente que envolvam: a) Elaboração de estudos atuariais destinados a registar as suas responsabilidades ou proceder à constituição de provisões. b) Emissão de opiniões sobre avaliações de ativos e relatórios de contribuição em espécie. 4. Serviços de auditoria interna. 5. Serviços de gestão de recursos humanos, nomeadamente que envolvam: a) Seleção e recrutamento de executivos, quadros superiores ou outros colaboradores. b) Negociação de benefícios / compensações para colaboradores. c) Gestão de planos de pensões. 6. Serviços jurídicos especializados não relacionados com a prestação de Serviços de Auditoria, nomeadamente que envolvam: a) Representação no âmbito da resolução de litígios. b) Atuação como perito em matérias jurídicas ou administrativas. 8