REGULAMENTO INTERNO DO GABINETE DE IMAGEM E COMUNICAÇÃO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE SETÚBAL (GI.COM-IPS) I ÂMBITO E FINALIDADE 1. O Gabinete de Imagem e Comunicação do Instituto Politécnico de Setúbal (GI.COM-IPS) é o gabinete de imagem e comunicação transversal aos órgãos do IPS e às suas Unidades. Destina-se a criar, aprofundar e difundir uma identidade IPS, na qual toda a sua comunidade se reveja e de que se orgulhe, e a projectar externamente essa identidade, através de uma imagem associada a um perfil académico, científico e cultural de prestígio. 2. Para efeitos do presente regulamento, aplica-se o termo genérico Unidades às Unidades Orgânicas de Ensino e Investigação, aos Serviços Centrais e aos Serviços de Acção Social. 3. A finalidade primordial do GI.COM-IPS é facilitar a interacção do IPS e das suas Unidades com os públicos e os parceiros sociais indispensáveis às actividades de formação, de investigação e desenvolvimento e de intervenção cultural e social que desenvolve. II FUNÇÃO A função do GI.COM-IPS é afirmar o IPS e as suas Unidades no contexto nacional e internacional como instituição de prestígio académico, científico e cultural, com uma identidade própria. III OBJECTIVOS Os objectivos a atingir pelo GI.COM-IPS são os seguintes: a) Reforçar e difundir a imagem identificadora do IPS (logótipo, linha gráfica, slogans, etc.); 1
b) Produzir e divulgar eventos de natureza académica, científica, pedagógica, artística, cultural, desportiva, social e cívica, susceptíveis de contribuírem para o reforço da imagem IPS; c) Produzir materiais de divulgação adequados à consecução dos objectivos atrás enunciados; d) Promover e assegurar a participação do IPS e das suas Unidades em eventos da comunidade apropriados à divulgação da imagem IPS; e) Assegurar contactos bilaterais com os media; f) Gerir, produzir e fazer circular a informação - interna, institucional e/ou veiculada pelos media - relevante para a comunidade IPS; g) Editar boletins /newsletters periódicos, de circulação interna e externa; h) Assegurar a presença do IPS e das suas Unidades na agenda cultural da região; i) Promover iniciativas internas, inter-unidades, de natureza académica, cultural, social e desportiva destinadas a desenvolver um sentimento de pertença à comunidade IPS. IV ACTIVIDADES 1. Em termos genéricos, define-se como campo de actuação do GI.COM-IPS o conjunto de actividades incluídas nas áreas de trabalho a seguir apresentadas e que serão detalhadas nos números seguintes: a) Organização e Comunicação Interna; b) Identidade Visual e Corporativa e Publicidade; c) Produção de Eventos, Relações Públicas, Divulgação Pessoal e Marketing Directo; d) Editorial. 2. A área de trabalho Organização e Comunicação Interna abrange os processos de organização interna do serviço; as cerimónias oficiais; a comunicação oficial (interna e externa) dos órgãos de gestão do IPS e das suas Unidades. Engloba as seguintes actividades: a) Produção e circulação de comunicação interna, tal como o boletim IPS Comunicação Interna e comunicados dos Serviços da Presidência; 2
b) Produção e divulgação de comunicação oficial do IPS e das Unidades na comunidade, tal como Comunicados de Imprensa e Conferências de Imprensa do IPS; c) Organização de delegações de representação externa do IPS; d) Manutenção de uma base de dados incluindo media, escolas, equipamentos sociais e equipamentos culturais; e) Execução de todo o expediente relativo ao Gabinete, correio e e-mail; f) Elaboração das propostas de aquisição de bens e serviços; g) Organização do arquivo documental; h) Avaliação das acções organizadas pelo GICOM-IPS; i) Organização de cerimónias oficiais do IPS, tais como, Abertura do Ano Académico, Dias do IPS e das Escolas, Festa de Natal e Entrega de Diplomas; j) Gestão e organização de visitas institucionais da e à comunidade. 3. A área de trabalho Identidade Visual e Corporativa e Publicidade abrange a gestão da imagem visual do IPS, a produção e gestão de materiais promocionais e a gestão da publicidade. Engloba as seguintes actividades: a) Gestão da imagem visual do IPS; b) Produção de materiais gráficos e multimédia; c) Concepção e gestão de brindes; d) Publicidade e divulgação da oferta formativa. 4. A área de trabalho Produção de Eventos, Relações Públicas, Divulgação, Pessoal e Marketing Directo abrange a interacção pessoal e a comunicação entre a comunidade do IPS e a comunidade externa; acções de promoção da oferta formativa; a produção de actividades científicas, pedagógicas, culturais, educativas, artísticas e cívicas; o aluguer de espaços. Engloba as seguintes actividades: a) Organização de acções de divulgação pessoal externa do IPS, como itinerância nas Escolas Secundárias e feiras pedagógicas; b) Divulgação de acções ou eventos da comunidade externa; c) Articulação de acções com a comunidade; d) Gestão de mailing lists específicas; e) Aluguer de espaços; f) Produção de eventos científicos ou pedagógicos; g) Organização de actividades culturais, educativas, artísticas e cívicas, com ou sem colaboração da comunidade; 3
h) Gestão da informação sobre os Claustros no Portal IPS. 5. A área de trabalho Editorial está orientada para a comunidade externa e abrange a interacção com os media, a produção e análise de notícias, a edição de documentos institucionais, newsletter e revista. Engloba as seguintes actividades: a) Relacionamento com os órgãos de comunicação social através da gestão de entrevistas, elaboração e envio de comunicados e dossiers de imprensa; b) Produção de informações e notícias para as várias publicações do IPS; c) Actualização das informações e notícias nos portais do IPS, e das suas Unidades; d) Recolha e arquivo da informação produzida pelos órgãos de comunicação social relativa ao IPS e Escolas; e) Manutenção da rede de media partners; f) Edição da Newsletter do IPS; g) Edição da revista do IPS. V ESTRUTURA ORGANIZATIVA E COMPETÊNCIAS 1. O GI.COM-IPS tem um Coordenador, a quem compete orientar, coordenar e avaliar todas as actividades, com base em planos e relatórios de actividades anuais e tendo como referência o Quadro de Avaliação e Responsabilidade (QUAR) do IPS. 2. Cada uma das áreas de trabalho é da responsabilidade directa de pessoal específico, sem detrimento do trabalho em equipa, indispensável ao bom funcionamento do Gabinete. A gestão dessas áreas pode ser subcontratada a empresas especializadas. 3. O GICOM-IPS tem um Conselho Coordenador constituído pelos Directores das Escolas/IPS e o Administrador dos SAS/IPS (ou alguém em quem estes delegarem a competência), em que participa o Coordenador. O Conselho é presidido pelo Presidente do IPS. 4. Ao Conselho Coordenador do GI.COM-IPS compete fazer propostas de política de comunicação do IPS. Nesse âmbito, compete-lhe definir as linhas gerais e as prioridades dos planos de actividades e orçamento e dos relatórios de actividades, bem como a aprovação dos mesmos, a fim de serem integrados no Plano de Actividades e no Relatório de Actividades do IPS. 5. Ao GI.COM-IPS compete elaborar a proposta de Plano de Actividades e de Relatório de Actividades, a qual integra o conjunto de actividades do IPS e das Unidades. 4
6. O GI.COM-IPS relaciona-se com as Unidades, através dos respectivos Dirigentes, ou de quem estes designarem para tal. 7. O relacionamento do GI.COM-IPS com as Unidades é especificamente regulado pelos procedimentos que constam em documento anexo a este Regulamento. 8. O presente Regulamento é aprovado pelo Presidente do IPS e entra em vigor no dia seguinte ao da aprovação. 5
ANEXO PROCEDIMENTOS REGULADORES DO RELACIONAMENTO ENTRE O GI.COM-IPS E AS UNIDADES 1. Os pedidos de produção de materiais/actividades (incluindo ou não o pedido de orçamentos), por parte das Unidades, são dirigidos ao GI.COM-IPS com a autorização expressa do Dirigente respectivo. O processo de produção pressupõe o acompanhamento e a aprovação final da Unidade proponente. 2. As propostas de despesas, relativas a materiais adquiridos no exterior, são feitas ao Presidente do Instituto pelo GI.COM-IPS, com a devida concordância do Dirigente da Unidade a que vão ser imputadas. 3. No que respeita à divulgação de informação deverão ser seguidos os seguintes procedimentos: a) A informação de uma Unidade, para divulgação interna na comunidade IPS ou junto de públicos específicos externos dessa Unidade, é da responsabilidade da própria Unidade; b) A concretização da alínea anterior obedece a um padrão de imagem fornecido pelo GI.COM-IPS; c) A informação de uma Unidade para divulgação na comunidade externa em geral é da responsabilidade do GI.COM-IPS, sendo realizada a pedido do respectivo Dirigente; d) A informação geral do IPS para divulgação, quer na comunidade externa em geral, quer junto de públicos específicos externos das Unidades, é da responsabilidade do GI.COM-IPS. 4. Para efeitos das alínea a) e d) do número anterior, um público específico externo define-se em função, não apenas do campo específico de actividade do mesmo, mas também da especificidade da informação, inequivocamente no âmbito exclusivo de uma Unidade. 5. A fim de permitir a divulgação externa da informação geral do IPS e das suas Unidades, as respectivas bases de dados deverão ser disponibilizadas ao GI.COM-IPS, bem como as suas actualizações periódicas. 6. Para uma resposta adequada às solicitações das Unidades, os pedidos de apoio a pequenos eventos, que não exijam a produção e envio de convites para o exterior nem serviço de catering, devem ser feitos com duas semanas de antecedência. Para eventos que envolvam os serviços mencionados, recomenda-se uma antecedência mínima de dois meses. 6
7. As solicitações de concepção e produção de materiais gráficos ou de reportagens fotográficas ou de vídeo, a que o GI.COM-IPS possa dar resposta interna, devem ser efectuadas com duas semanas de antecedência. 8. Os pedidos de materiais gráficos que tenham que ser produzidos por fornecedores exteriores, exigindo consultas para obtenção de orçamentos e adjudicação, deverão ser efectuados com pelo menos seis semanas de antecedência. 9. As solicitações para colocação de anúncios publicitários, exigindo a concepção e a produção do anúncio e a reserva de espaço, deverão ser efectuadas com um mínimo de três semanas de antecedência. 10. O pedido de produção e envio de comunicados de imprensa poderá ser feito com uma semana de antecedência, excepto no caso de envio para publicações de periodicidade semanal, em que a antecedência deverá ser de duas semanas. 7