GT-11 Informação & Saúde ESPÉCIES E TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS NO CONTEXTO DOS REGISTROS ELETRÔNICOS EM SAÚDE 1 Francisco José Aragão Pedroza Cunha (Universidade Federal da Bahia) Louise Anunciação Fonseca de Oliveira do Amaral (Universidade Federal da Bahia) Gillian Leandro de Queiroga Lima (Universidade Federal da Bahia) Rodrigo França Meirelles (Universidade Federal da Bahia) SPECIES AND DOCUMENTARY TYPOLOGIES IN THE CONTEXT OF THE HEALTH ELECTRONIC RECORDS Modalidade da Apresentação: Comunicação Oral Resumo: As informações orgânicas em saúde, relacionadas com as espécies e tipologias documentais no contexto dos suportes eletrônicos em saúde, necessitam da implementação e manutenção de uma cadeia de custódia digital, desde a gênese até a preservação e o acesso aos registros eletrônicos em saúde. Pressupõe-se que o tratamento e a organização dos registros eletrônicos em saúde configuram sistemas de informação ou de arquivos eletrônicos íntegros, preservados e autênticos nos Organismos Produtores de Serviços de Atenção à Saúde. O objetivo desta comunicação é o de identificar as espécies e tipologias documentais, no contexto dos registros eletrônicos em saúde ou documentos arquivísticos digitais, que mais contribuem para o desenvolvimento dos procedimentos laborais nos hospitais com termo de adesão a uma rede de inovação e gestão hospitalar no Estado da Bahia. A pesquisa possui uma abordagem qualiquantitativa, sendo exploratória e descritiva quanto aos seus objetivos. Nesta comunicação são considerados os dados de 96 questionários de 26 hospitais que totalizaram 92,31% dos respondentes 1 As reflexões e os resultados apresentados nesta comunicação relacionam-se a duas pesquisas no âmbito dos seguintes programas: Edital n.º 020/2013 Programa de Pesquisa para o SUS: Gestão Compartilhada em Saúde PPSUS BA FAPESB/SESAB/CNPq; Edital PROPCI-PROEXT-PROPG/UFBA 01/2013 PROUFBA Programa Pense, Pesquise e Inove a UFBA; Edital PROPCI/PROPG UFBA 004/2016 PROGRAMA DE APOIO A JOVENS PROFESSORES DOUTORES PROPESQ; Edital CHAMADA UNIVERSAL MCTI/CNPq Nº 01/2016.
6751 de uma amostra de 39 hospitais pesquisados. As técnicas de análise para campo foram a estatística descritiva e análise de redes sociais. Os resultados apontam uma fraca utilização das tipologias documentais relativas ao Registro Eletrônico em Saúde (e.g. prontuário eletrônico do paciente) nos hospitais da amostra. Palavras-Chave: Informações em saúde; Registros Eletrônicos em Saúde; Tipologia documental. Abstract: Organic information on health, related to species and documentary typologies in the context of electronic media in health, requires the implementation and maintenance of a chain of digital custody, from genesis to preservation and access to electronic records in health. It is assumed that the treatment and the organization of electronic records in health set up information systems or electronic holdings that are healthy, preserved and authentic in the health care service-producing organisms. The purpose of this communication is to identify species and document types, in the context of electronic health records or digital archival documents, which contribute more to the development of working procedures in hospitals with term of accession to a network of innovation and hospital management in the state of Bahia. The research has a quality and quantity approach, being exploratory and descriptive about its objectives. In this communication are considered the data of 96 questionnaires of 26 hospitals that added 92.31% of the respondents of a sample of 39 hospitals researched. The analytical techniques for field were descriptive statistics and analysis of social networks. The results indicate a poor use of the documentary typologies concerning the electronic health record (e.g. patient's electronic chart) in the sample hospitals. Keywords: Health Information; Health Electronic Records; Documentary typologies. 1 INTRODUÇÃO A representação da informação e do conhecimento em saúde sofre alterações significativas devido às mudanças proporcionadas pelas tecnologias avançadas de informação e comunicação (TIC). As TIC em saúde transformaram as formas de produção, circulação/tramitação e armazenamento das informações orgânicas em saúde, que podem se configurar em suportes analógicos e/ou eletrônicos. Neste estudo, as informações orgânicas em saúde registradas são consideradas documentos de arquivo pertencentes aos Organismos Produtores de Serviços de Atenção à Saúde (OPSAS). Os arquivos destes OPSAS podem ser compreendidos como mecanismos tecnológicos de transferência de informações e difusão de conhecimentos entre serviços, sistemas e redes de atenção e inovação em saúde (CUNHA, 2014a, 2014b). Este cenário revela desafios voltados para a preservação digital dos documentos arquivísticos nato digitais, principalmente em relação à questão da confiabilidade 2 e da 2 Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação (CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS, 2015, p. 6).
6752 autenticidade 3 destes documentos. O desafio é fazer com que estes sistemas de informação em saúde sejam capazes de garantir que estes documentos permaneçam autênticos, sem modificações, durante todo o seu ciclo de vida (FLORES et. al, 2016). Nesta perspectiva, as espécies e tipologias documentais produzidas, recebidas e acumuladas no contexto dos OPSAS, por meio dos Registros Eletrônicos em Saúde (RES) e dos Documentos Arquivísticos Digitais (DAD), necessitam de tratamento e organização uma vez que refletem atos administrativos, jurídicos e assistenciais. Se por um lado, os RES auxiliam no cumprimento das atividades e funções dos OPSAS, por outro lado, torna-se imprescindível garantir a autenticidade e integridade destes RES. Tal fato toma como pressupostos que os agentes de saúde 4 : 1) Compreendam a importância das espécies e das tipologias documentais existentes na área da saúde como forma de assegurar a integridade das informações produzidas, recebidas e acumuladas no âmbito dos OPSAS; e, 2) incentivem o uso de recomendações e padrões arquivísticos de representação da informação em saúde para a promoção políticas públicas relacionadas aos RES. Neste sentido, esta comunicação possui como objetivo identificar as espécies e tipologias documentais, no contexto dos registros eletrônicos em saúde ou documentos arquivísticos digitais, que mais contribuem para o desenvolvimento dos procedimentos laborais nos hospitais com termo de adesão a uma rede de inovação e gestão hospitalar no Estado da Bahia. Este estudo justifica-se por entender que as informações orgânicas em saúde são essenciais para as tomadas de decisões e intervenções relacionadas à promoção, prevenção e atenção à saúde. Nesta perspectiva, é fundamental que os OPSAS institucionalizem procedimentos de gestão arquivística que assegurem a manutenção de seus DAD por meio de uma cadeia de custódia confiável. Tal cadeia potencializa conformidades para a não ocorrência de 3 Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção (CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS, 2015, p. 6). 4 Profissionais, gestores, instituições e serviços de atenção à saúde; Agências reguladoras em saúde; Secretarias de saúde municipais e estaduais; Ministério da Saúde; Conselho Nacional de Secretários de Saúde (CONASS); Conselho Estadual de Secretários Municipais de Saúde (COSEMS); Conselho Nacional de Secretarias Municipais de Saúde (CONASEMS); Organismos Produtores de Serviços de Atenção à Saúde (OPSAS); Conselhos federais dos profissionais de saúde; Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS); Câmara Setorial de Arquivos de Instituições de Saúde/Conselho Nacional de Arquivos (CSAIS/CONARQ); Grupo Temático sobre Informação em Saúde e População/Associação Brasileira de Saúde Coletiva (GTISP/ABRASCO) (LIMA et. al, 2018, p. 4)
6753 adulterações e/ou destruições indevidas, mantendo íntegros os DAD, desde a gênese até a sua destinação final (eliminação ou preservação permanente). 2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS A pesquisa é exploratória e descritiva com uma abordagem qualiquantitativa. Nesta comunicação são considerados os dados de 96 questionários de 26 hospitais, que totalizaram 92,31% dos respondentes da amostra. A revisão bibliográfica e a documental em consonância com a pesquisa de campo e a de levantamento foram os procedimentos adotados. As técnicas de análise das informações levantadas utilizadas foram a estatística descritiva e a análise de redes sociais e complexas. A rede criada buscou identificar os respondentes, por meio de uma codificação (R [número do respondente] + H [número do hospital]) e associá-los às espécies e tipologias sinalizadas nas respostas do questionário. Para construção da rede foram utilizados os softwares Sphinx Lexica e o Gephi. O estudo é multirreferencial e articula aportes sobre o fenômeno da informação em saúde ao processo de representação do conhecimento. Esses aportes originaram as categorias operacionais, dentre estas a de Gestão de Documentos e Sistemas de Arquivos, Tipologia documental e Mecanismos de difusão do conhecimento (Quadro 1), e os seus respectivos núcleos de sentido para o tratamento e a análise das informações levantadas por meio do questionário junto a quatro sujeitos da pesquisa: área de assistência, área administrativa, área de tecnologia da informação e área de arquivos e documentos. Quadro 1: Categorias operacionais e núcleos de sentido para tratamento e análise das informações levantadas no questionário Grupo Questionário Categoria Núcleos de Sentido Tipologia documental Gestão de Documentos e Sistemas de Arquivos Gestão de documentos Espécie Documental Tipologia Documental Documentos arquivísticos digitais Disseminação da informação Mecanismos de transferência de informação Ferramentas de produção, circulação, compartilhamento e acesso à informação Práticas de Gestão documental II (arquivos e sistemas de informação) Fonte: Pesquisa de levantamento.
6754 Nesta comunicação são apresentadas e discutidas as respostas de: a) Duas afirmações do Grupo Gestão de Documentos e Sistemas de Arquivos que abordam a produção, acesso e uso dos documentos arquivísticos digitais e a existência dos sistemas informatizados nos hospitais; b) Duas assertivas do Grupo Mecanismos de transferência de informação que engloba as ferramentas de produção, circulação, compartilhamento e acesso à informação e fontes de informações em saúde e c) Uma assertiva de múltipla escolha do Grupo Tipologia Documental, refletindo a visão dos 4 sujeitos da pesquisa (por hospital) e as espécies e/ou tipologias documentais, relacionadas aos RES, mais utilizadas para o desenvolvimento dos procedimentos laborais nos OPSAS objeto deste estudo. 3 CADEIA DE CUSTÓDIA PARA OS REGISTROS ELETRÔNICOS EM SAÚDE O grande desafio para os OPSAS consiste na manutenção do DAD autêntico e confiável. Para tanto, é recomendável que os sistemas informatizados existentes nos OPSAS possuam os requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), preconizados pelo e-arq Brasil, para garantir que a gestão dos documentos, não apenas dos documentos convencionais, também, a dos DAD, siga os critérios e padrões arquivísticos necessários. Os DAD devem ser gerenciados por meio de SIGAD e armazenados em Repositórios Digitais Arquivísticos Confiáveis 5 (RDC-Arq) que atendem aos requisitos e padrões de gestão documental, preservação e descrição arquivística multinível (LUZ; FLORES, [2000?]). Os Registros Eletrônicos em Saúde (RES) compõem os DAD que consistem em um repositório digital no qual constam informações em saúde relevantes sobre o paciente (BRASIL, 2017). Portanto, o principal objetivo do RES é oferecer apoio a cuidados de saúde de qualidade, eficazes, eficientes, efetivos, seguros e integrados, ao longo de toda a vida do paciente (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION, 2011, apud BRASIL, 2017). Para tanto, é necessária a manutenção do RES dentro de uma linha ininterrupta de custódia, garantindo a confiabilidade e autenticidade dos registros armazenados em conformidade com os requisitos de gestão arquivística de documentos digitais preconizados pelo Conselho Nacional de Arquivos. 5 Um repositório digital confiável é um repositório digital que é capaz de manter autênticos os materiais digitais, de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário (CONARQ, 2015, p. 9).
6755 [...] os produtores precisam tomar cuidados especiais, previstos em um plano de preservação digital, com relação aos documentos digitais que serão mantidos por médio e longo prazos, de forma a garantir sua autenticidade e seu acesso. A partir da destinação para guarda permanente, ocorre uma alteração na cadeia de custódia, passando a responsabilidade pela preservação dos documentos dos produtores para a instância de guarda. Os documentos digitais em fase permanente são dependentes de um bom sistema informatizado que apoie o tratamento técnico adequado, incluindo arranjo, descrição e acesso, de forma a assegurar a manutenção da autenticidade e da relação orgânica desses documentos (CONARQ, 2015, p.4). Portanto, é recomendável que os SIGAD estejam articulados com os RES, uma vez que os RES tem que incorporar aspectos éticos e legais que estabeleçam os direitos de acesso a que tipo de informação, em que circunstâncias, de que forma e para que fins - sejam de consulta, edição ou inserção (BRASIL, 2017, p. 33). Os requisitos preconizados pelo Ministério da Saúde para os RES encontram-se alinhados com a questão da busca pela acurácia e autenticidade dos documentos no ambiente digital para a difusão do conhecimento em saúde, conforme os seguintes aspectos: a) A qualidade do RES está associada à qualidade e relevância dos dados e informações e ao modo como foram produzidos e estejam disponibilizados; b) Para ser realmente útil, o RES deve estar disponível no ponto de cuidado, para capturar a informação no momento em que ela é gerada. Também, deve oferecer apoio ao profissional de saúde, durante a tomada de decisão, não apenas por disponibilizar acesso à história clínica, mas também por meio de alertas, lembretes e acesso a evidências e melhores práticas; c) O conjunto de dados coletados pelo RES forma uma base da qual se pode extrair conhecimento sobre a população e suas doenças, bem como sobre custos e benefícios reais de processos, diretrizes, condutas, tratamentos, medicamentos e suas interações (BRASIL, 2017, p. 33). Nessa perspectiva é essencial que os OPSAS adotem em seus sistemas informatizados o uso dos padrões arquivísticos voltados para a gestão de documentos e para preservação digital. Neste contexto, o uso de SIGAD integrados aos sistemas de informação existentes nos OPSAS é essencial, assim como a utilização de RDC-Arq, que adotem o modelo Open Archival Information System (OAIS) (Figura 1), preconizado por meio da Norma ISO 14.721:2012. O modelo OAIS pode ser compreendido como uma organização de pessoas e sistemas, que aceitou a responsabilidade de preservar informação e torná-la disponível a uma comunidade-alvo (ABNT, 2007, p. 6).
6756 Figura 1: Modelo Open Archival Information System Fonte: ISO-STD 14721. Os repositórios assim desenvolvidos asseguram a preservação, a disseminação e o acesso aos RES, pois atendem aos requisitos de autenticidade e de manutenção da cadeia de custódia dos RES, em consonância com as diretrizes da Resolução nº 37 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2012). 4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Nesta seção são apresentados e analisados os resultados obtidos a partir da análise das duas assertivas dos Grupos I e II do questionário da pesquisa que tratam dos DAD e mecanismos de transferência de informações utilizados nos OPSAS, respectivamente. A assertiva do Grupo IV apresenta os DAD, representados por espécies e as tipologias documentais, mais utilizados no esclarecimento de processos laborais nos OPSAS. 4.1 Documentos arquivísticos digitais nos OPSAS O Gráfico 1 apresenta os resultados referentes à produção e o arquivamento de DAD nos OPSAS. Os respondentes sinalizaram que concordam mais do que discordam com a assertiva, fato evidenciado por 22,9% deles. Ao somar este percentual com os que concordam totalmente com a assertiva, totaliza-se 42,7%. Ao analisar os percentuais dos que desconhecem, dos que não responderam e dos que não concordam e nem discordam, totaliza-se 38,5%. Os que discordam totalmente e mais discordam do que concordam, constata-se um percentual de 18,8% dos respondentes.
6757 Gráfico 1: Documentos arquivísticos digitais nos OPSAS Fonte: Pesquisa de levantamento. Tal fato implica inferências da existência dos DAD nos OPSAS pesquisados, contudo não há uma gestão arquivística destes documentos, o que dificulta a disseminação e utilização nas intervenções assistenciais e administrativas nos hospitais. 4.2 Sistemas informatizados para divulgação e compartilhamento das informações nos OPSAS O Gráfico 2 revela a percepção dos respondentes quanto à existência de sistemas informatizados para divulgação e compartilhamento das informações produzidas, recebidas e acumuladas pelos OPSAS. Constata-se que a maioria dos respondentes concorda totalmente ou concorda mais do que discorda da existência dos mesmos, totalizando 60,4%. Em contrapartida, observa-se que 31,3% dos respondentes não concordam e nem discordam, não souberam responder ou desconhecem. Apenas 8,4% discordam totalmente ou discordam mais do que concordam sobre a assertiva. No Gráfico 2, ao confrontar os resultados obtidos com o Gráfico 1, nota-se a existência de sistemas de informação para produção, acesso e uso dos DAD. Contudo, ainda persiste um desconhecimento do potencial dos mesmos para a divulgação e compartilhamento de informações em saúde.
6758 Gráfico 2: Sistemas informatizados para disseminação das informações nos OPSAS Fonte: Pesquisa de levantamento. Nessa perspectiva é necessário implantar sistemas de informação que garantam a preservação digital e a relação orgânica dos DAD. Os repositórios arquivísticos, na atualidade, devem utilizar os SIGAD associados à sistemas que garantam os requisitos arquivísticos como, por exemplo, o Archivematica vinculado ao ICA-AtoM, com o intuito de agregar à gestão os processos de descrição arquivística e da difusão dos arquivos. Os repositórios assim desenvolvidos asseguram a autenticidade e confiabilidade das informações e preservam a cadeia de custódia digital (CUNHA et al., 2016). 4.3 Ferramentas de produção, circulação, compartilhamento e acesso à informação O Gráfico 3 apresenta o resultado de maior e de menor utilização referente às ferramentas de produção, circulação, compartilhamento e acesso à informação mais sinalizadas por parte dos respondentes.
6759 Gráfico 3: Ferramentas de produção, circulação, compartilhamento e acesso à informação nos OPSAS Fonte: Pesquisa de levantamento. Verifica-se no Gráfico 3 que as ferramentas com uma significativa utilização pelos respondentes são o e-mail (97,9%), seguido pela internet (91,7%) e pelo prontuário do paciente (83,3%). Chama a atenção a mescla de ferramentas eletrônicas e analógicas, nesta pesquisa consideradas tecnologias, propiciando a difusão do conhecimento em saúde. Destaca-se a menor utilização das ferramentas dos sistemas informatizados para a gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais, tais como Bancos de dados (53,1%) e os Sistemas de Informação Hospitalar (56,1%). Associa-se, neste contexto, a menor utilização da tipologia documental Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) (27,1%) e do Registro Eletrônico em Saúde (RES) (15,6%) como ferramentas com potencial de produção, circulação, compartilhamento e acesso à informação orgânica em saúde. 4.4 Mecanismos para organização, armazenamento e recuperação de documentos em saúde O Gráfico 4 apresenta os meios para a organização, armazenamento e recuperação de documentos em saúde. Constata-se que os mecanismos de práticas de arquivos/repositórios e sistemas de informação se destacam, tais como Serviços de Arquivos (87,5%) e Serviços de Protocolos (52,1%) e Bancos de Dados de acesso restrito (50%).
6760 Gráfico 4: Meios para organização, armazenamento e recuperação de documentos em saúde Fonte: Pesquisa de levantamento. Contudo, os mecanismos de organização, armazenamento e recuperação de documentos arquivísticos digitais ainda não foram plenamente assimilados pelos hospitais baianos, a saber: Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) (31,3%) e PEP vinculado ao Sistema de Informação Hospitalar (SIH) (17,7%). Salienta-se que muitos dos OPSAS pesquisados ainda não possuem ou estão em fase de implantação do PEP. 4.5 Espécies e tipologias documentais, no contexto do registro eletrônico em saúde, que contribuem para os procedimentos laborais nos OPSAS A Figura 2 apresenta uma rede dos respondentes e das espécies e tipologias documentais que ilustram os resultados de maior e de menor ocorrência referentes aos respondentes que mais contribuíam para o desenvolvimento de atividades laborais. O grau de incidência de cada espécie e tipologia documental na rede refere-se à quantidade de vezes que aquele documento foi sinalizado no questionário da pesquisa por um dos respondentes. Conforme constatado por Lima e outros (2018, p. 19), chama atenção que os documentos que contribuem para o desenvolvimento de procedimentos laborais serem tipologias documentais. Dentre os documentos que mais contribuem para as atividades laborais, destacam-se as Atas de Reunião (37 vezes), as Comunicações Internas (36 vezes), as Instruções Normativas (32 vezes), os Prontuários de Pacientes (29 vezes) e os Relatórios Administrativos (29 vezes). Infere-se que a tipologia documental mais relacionada ao RES poderia ser o PP.
6761 Figura 2: Rede de Tipologias e Espécies Documentais que contribuem para o desenvolvimento de procedimentos laborais Fonte: Elaborado pelos autores. A Figura 2 também apresenta a incidência das tipologias documentais que menos contribuem para os procedimentos laborais. Destaca-se as tipologias documentais relativas aos RES, a exemplo das Requisições/Resultados de exames (17 vezes), os Formulários de Controle de temperatura e umidade (15 vezes), o Formulário de Avaliação da Área Administrativa (15 vezes), o Formulário de Controle Geral (13 vezes) e o Formulário de Avaliação da Área Assistencial (12 vezes). Chama atenção o fato dos potenciais documentos arquivísticos digitais estarem entre os documentos que menos contribuem para o desenvolvimento de atividades laborais.
6762 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Esta comunicação objetivou identificar o contexto de produção dos DAD em saúde em hospitais que possuem termo de adesão a uma rede de inovação e gestão hospitalar no Estado da Bahia. Os resultados revelam, por meio da pesquisa de levantamento, a existência dos DAD nos OPSAS analisados, contudo uma incipiente utilização e disseminação destes por meio de sistemas informatizados, o que compromete o seu uso para o desenvolvimento dos procedimentos laborais. Pode-se inferir, com base em tais resultados, a necessidade de comprometimento com a manutenção e preservação de uma cadeia de custódia desde a produção até a preservação e acesso dos DAD em saúde. Tal fato resultará na produção e armazenamento dos DAD em atendimento aos padrões e requisitos de preservação digital. Recomendam-se, nesta perspectiva, que os OPSAS, por meio dos formuladores de políticas públicas de saúde e de seus gestores assimilem, no contexto organizacional, a necessidade de uma gestão arquivística dos seus DAD produzidos, recebidos e acumulados para garantir a promoção, prevenção e atenção à saúde. É recomendável, também, a adoção de sistemas informatizados que atendam aos requisitos e padrões de gestão documental e de preservação digitais preconizados pela Arquivística e que os mesmos tornem-se dispositivos que propiciem a difusão do conhecimento por meio dos sistemas e redes de atenção à saúde no Brasil. REFERÊNCIAS ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR 15472: Sistemas especiais de dados e informações Modelo de referência para um sistema aberto de arquivamento de informações (SAAI). Rio de Janeiro, 2007. 95 p. BRASIL. Sistema Único de Saúde (SUS). Departamento de Informática (DATASUS). Estratégia e-saúde para o Brasil, 2017. Disponível em: <http://portalarquivos.saude.gov.br/images/pdf/2017/julho/12/estrategia-e-saude-para-o- Brasil.pdf>. Acesso: 28 jun. 2018. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Câmara Técnica de documentos eletrônicos. Diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis de documentos arquivísticos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2015. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/resol_conarq_39_repositor ios.pdf>. Acesso em: 13 ago. 2015.
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