Grupo de Afinidade Estudantil Exemplar 2019 26 de abril de 2019 Sumário 1 CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES 2 2 OBJETIVOS 2 3 ELEGIBILIDADE 3 4 DOCUMENTOS 3 4.1 Documentos obrigatórios............................... 3 4.2 Documentos adicionais................................ 4 5 INSCRIÇÃO 5 6 AVALIAÇÃO DO CONCURSO 6 6.1 Etapas do concurso.................................. 6 6.2 Comissão avaliadora................................. 6 6.3 Critérios de avaliação................................. 6 6.3.1 Artigo..................................... 6 6.3.2 Documentos adicionais............................ 7 6.4 Cálculo da pontuação final.............................. 8 6.5 Casos de desempate.................................. 9 7 DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS 9 8 PREMIAÇÃO 9 9 CRONOGRAMA DO CONCURSO 9 10 CHECKLIST DOS DOCUMENTOS DO CONCURSO 10 11 CONSIDERAÇÕES FINAIS 10 12 CONTATOS 10 1
Grupo de Afinidade Estudantil Exemplar 2019 1 CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES O R9 Student Activities Committee Team torna pública a abertura do concurso Grupo de Afinidade Estudantil Exemplar. O propósito deste concurso é dar reconhecimento as gestões efetivas desenvolvidas por Grupos de Afinidade Estudantis da Região 9 do IEEE. A avaliação do concurso será feita por meio de: Um artigo, onde o Grupo de afinidade apresentará suas estratégias de gestão interna da instituição, documentação, capacitação de voluntários, competência para obter e administrar fundos, comunicação com a comunidade e outras instituições, realização de projetos e atividades, desenvolvimento de parcerias, participação em eventos e concursos do IEEE e incentivo à participação no IEEE e na sociedade; A análise da qualidade dos documentos apresentados pelo grupo. Os documentos adicionais são parte rotineira de qualquer boa instituição. Esses documentos também servirão para verificar as informações apresentadas no artigo. 2 OBJETIVOS Serão considerados Grupos de Afinidade Estudantis Exemplares aqueles demonstrarem possuir boa gestão dos recursos internos e externos da instituição e, principalmente, conseguirem promover efetivamente o tema do Grupo de Afinidade através de projetos e atividades. Além disso, os grupos devem possuir documentação de qualidade, que possa servir para a continuidade da cultura do grupo e difusão do conhecimento de boas práticas e ideias. Assim, os objetivos do presente concurso são: 1. Reconhecer e recompensar Grupos de Afinidade Estudantis que possuam boa gestão tanto no âmbito externo quanto no interno e apresentem documentação de qualidade; 2. Incentivar a organização institucional, a gestão interna, a obtenção e administração de fundos, o planejamento das atividades, a comunicação externa, a realização de projetos e atividades, o desenvolvimento de parcerias, a participação em eventos e concursos do IEEE e a promoção da membresia IEEE e do grupo de afinidade em questão; 3. Difundir boas metodologias de gestão pela Região 9; 4. Promover a missão do IEEE e dos grupos de afinidade nas comunidades onde existem unidades de Grupos de afinidade IEEE. 2
3 ELEGIBILIDADE Serão considerados Grupos de Afinidade aptos a competir aqueles que: Possuírem presidente e advisor atualizados no IEEE vtools Officer Reporting; Estejam ativos (Dispor de 5 membros estudantis). Além disso, cada Ramo Estudantil pode participar com até dois Grupos de Afinidade. 4 DOCUMENTOS 4.1 Documentos obrigatórios Com base nos objetivos estabelecidos no âmbito deste concurso, são solicitados os seguintes documentos obrigatórios: Fotografia que represente o Grupo de afinidade (será usada na divulgação do resultado, caso o grupo seja premiado); Comprovantes de elegibilidade Arquivo com comprovantes de que o presidente e advisor estão atualizados no IEEE vtools Officer Reporting e que a unidade organizacional está ativa. Será disponibilizado um template e um exemplo que servirão como um guia no processo. Os documentos devem conter: Comprovantes de presidente e advisor atualizados Unidade organizacional; Data de início; Data de finalização (se aplicar) 1 ; Fonte (página web) e data de acesso ao sistema. Comprovante de Grupo de Afinidade ativo Grupo de afinidade; Seção; Membros ativos; Cidade; Fonte (página web) e data de acesso ao sistema. Em caso de dúvidas de como obter os comprovante, pode-se acessar os tutoriais disponíveis na página web de R9 SAC Team. Cartas de recomendação São solicitadas cartas de recomendação dos seguintes cargos oficiais: 1 Presidentes ou conselheiros que estejam desde 2018 ou antes deven adicionar a data de saída em vtools Officer Reporting. 3
Artigo Presidente ou vice-presidente do Ramo Estudantil; Advisor do Grupo de afinidade; Nas cartas de recomendação, os indicadores devem ressaltar porque acreditam que o capítulo deva receber o reconhecimento. Não há um modelo determinado, entretanto as cartas não devem ultrapassar 1 (uma) página. Deve estar obrigatoriamente no template disponibilizado pela comissão organizadora do concurso; Deve ser enviado em formato.pdf e.doc/.docx; Os artigos devem ter no máximo 12 (doze) páginas; O corpo do texto deve utilizar fonte Times New Roman, tamanho doze (12), justificado, com espaçamento entre linhas um (1). O texto deve utilizar um espaçamento de 0 (zero) entre os parágrafos. Os títulos das seções devem usar fonte Calibri tamanho quatorze (14), alinhamento a esquerda. O espaçamento entre os títulos das seções e o texto deve ser seis (6); As citações, se existirem, devem estar no padrão IEEE. As referências devem vir no final do texto organizada numericamente de acordo com a ordem em que as citações aparecem no documento. Veja o guia de citações IEEE; Todas as figuras e tabelas devem ter legendas e seguir também o padrão IEEE; Em relação às seções do artigo, os grupos devem preencher apenas aqueles que se encaixam na sua realidade; Serão consideradas atividades realizadas no período de agosto de 2018 a julho de 2019. Os documentos obrigatórios devem ser escritos inglês. 4.2 Documentos adicionais Os documentos adicionais solicitados estão de acordo com os objetivos do concurso e podem ser encontrados na Tabela 1. Tabela 1: Documentos solicitados Tema Organização institucional Documentação das atividades Planejamento anual das atividades Gerenciamento de fundos Comunicação externa Documento (s) Estatuto ou regimento interno Relatório das atividades de 2018 e atas das reuniões de 2019 Planejamento estratégico e calendário de atividades de 2019 Relatório financeiro de 2018 e fluxo de caixa atualizado Link do website/blog e rede social 4
Os arquivos serão enviados através de um link e devem ser compactados (.rar ou.zip). Todos os documentos enviados precisam ser devidamente nomeados; Em relação às atas de 2019, é necessário compartilhar o link da pasta. Cabe aos jurados decidir quais atas serão analisados; O site/blog e a rede social também serão adicionados através do link ao formulário; Os candidatos devem enviar pelo menos três documentos adicionais. 5 INSCRIÇÃO A inscrição no concurso será feita exclusivamente através do Formulário Online até o dia 17 de agosto de 2019 às 23h59 (GMT -5). O formulário está dividido em 7 seções: Informações sobre a instituição Seção a qual pertence; Ramo estudantil; Geo-code da unidade organizacional; Nome do Grupo de afinidade; E-mail da instituição; Rede social (Facebook, Instagram ou Twitter, por exemplo); Fotografia que represente o grupo. Informações de contato do responsável pela inscrição; Nome completo; E-mail; Número de telefone. Comprovantes de elegibilidade; Cartas de recomendação; Artigo; Documentos adcionais; Feedback do concurso: Estará a disposição um espaço no formulário para que os postulantes possam deixar seus comentarios e sugestões sobre o concurso. No caso em que a unidade organizacional apresente alguma inconformidade, será enviado por e-mail um aviso para corrigi-la. Se a unidade não enviar a informação pedida em um máximo de 48 horas, será automaticamente desclassificada. Após o deadline, os documentos não poderão ser modificados. Em relação aos critérios de elegibilidade, os candidatos têm um prazo de 24 horas para enviá-los novamente se apresentarem algum erro (serão analisados casos especiais). 5
6 AVALIAÇÃO DO CONCURSO 6.1 Etapas do concurso O concurso será realizado em duas etapas: Primeira etapa: análise do artigo; Segunda etapa: em seguida, os três primeiros colocados irão para a segunda etapa, que consiste na análise da qualidade dos documentos apresentados pelo grupo. 6.2 Comissão avaliadora A comissão avaliadora será formada por: Student Activities Committee Chair R9; Regional Student Representative R9; Representantes dos Grupos de Afinidade da Região 9. 6.3 Critérios de avaliação 6.3.1 Artigo Os critérios de avaliação do artigo, assim como a pontuação de cada um deles, estão na Tabela 2. Tabela 2: Critérios de avaliação do artigo Critérios Pontuação Organização institucional 8 Estratégias de documentação das atividades 11 Estratégias de comunicação interna e integração dos membros 7 Capacitação dos voluntários 8 Obtenção e gerenciamento de fundos 8 Planejamento das atividades 9 Estratégias de comunicação externa 10 Desenvolvimento de projetos e atividades 24 Parcerias 9 Participação em eventos e concursos IEEE 9 Incentivo à membresia 7 Em cada critério será analisado: Organização institucional: Se o Grupo de Afinidade possui missão, visão e valores definidos, diretorias ou comitês estruturados e documentação que consolide e registre essa organização; 6
Estratégias de documentação das atividades: Se há registro das atividades realizadas, elaboração de atas das reuniões e relatórios de lições aprendidas; Estratégias de comunicação interna e integração dos membros: Metodologias e uso de ferramentas para a comunicação interna do grupo. Também será analisada a promoção e os resultados de eventos de integração; Capacitação de voluntários: Eficácia no treinamento interno e importância do tipo de treinamento para o voluntário a nível de desenvolvimento profissional; Obtenção e gerenciamento de fundos: Tentativa de conseguir fundos do IEEE, realização e resultados de atividades desenvolvidas para obtenção de recursos financeiros e estratégias eficazes de administração desses recursos; Planejamento das atividades: Existência de um planejamento estratégico com os objetivos do ano e organização das prováveis datas dos eventos e atividades através de um calendário. Particularmente, se considerará o planejamento das eleições e se o grupo se prepara para o preenchimento do Student Branch Reporting; Estratégias de comunicação externa: Se o grupo possui boas metodologias de comunicação com outras instituições e comunidade. Além disso, serão consideradas as existências de Website ou blog, redes sociais e alias IEEE; Desenvolvimento de projetos e atividades: Realização e principalmente impacto das atividades executadas pelo Grupo de Afinidade no período de agosto de 2017 até julho de 2018, em especial, a celebração do IEEE Day. Também se analisará a adequação dos projetos com os objetivos do Grupo de Afinidade em questão e se a instituição promove atividades humanitárias; Parcerias: Capacidade de desenvolver parcerias efetivas para a realização das atividades e cooperação com o Ramo Estudantil, outros capítulos e grupos de afinidade da mesma instituição; Participação em eventos e concursos IEEE: Esforços de participação em eventos do IEEE e o impacto causado dentro do Grupo de Afinidade por essas atividades. Também se ponderará o esforço do grupo em participar de concursos promovidos pelo IEEE a nível da seção/nacional, regional e mundial entre agosto de 2018 e julho de 2019. Incentivo à membresia: Estratégias para a promoção da membresia do IEEE e do Grupo de Afinidade em questão. 6.3.2 Documentos adicionais 3. Os documentos solicitados, assim como a pontuação de cada um dos temas, estão na Tabela 7
Tabela 3: Pontuação por tema dos documentos solicitados Tema Documento (s) Pontuação Organização institucional Estatuto ou regimento interno 18 Documentação das atividades Relatório das atividades de 2018 e atas das reuniões de 2019 25 Planejamento anual das Planejamento estratégico e atividades calendário de atividades de 2019 25 Gerenciamento de fundos Relatório financeiro de 2018 e fluxo de caixa atualizado 15 Comunicação externa Link do website/blog e rede social 17 Em todos os documentos serão avaliados a organização e claridade, ou seja, se os arquivos estão bem estruturados. Em cada documento, será analisado: Estatuto ou regimento interno: Se o Capítulo Estudantil está bem organizado de modo geral e principalmente se há a descrição detalhada de todas as diretorias ou comitês; Relatório de atividades de 2018 e atas das reuniões de 2019: O conteúdo e a efetividade dos documentos, ou seja, se eles realmente poderão servir como um registro dos projetos e atividades para que mais tarde esses possam ser realizados novamente. Se considerará também se os arquivos têm algum tipo de contato para possíveis dúvidas futuras; Planejamento estratégico de 2019 : Definição clara dos objetivos a serem alcançados ao longo do ano; Calendário de atividades de 2018 : Definição das datas das atividades do ano. Em especial, se estiver previsto a realização de IEEE Day, a organização das eleções da diretoria, da participação em concursos e eventos do IEEE e do preenchimento do Student Branch Reporting; Relatório financeiro de 2018 : Apresentação do fluxo de caixa 2018 e, principalmente, uma análise financeira de ano; Fluxo de caixa atualizado: Registro das entradas e saídas do Capítulo Estudantil; Website/blog e rede social: Se as plataformas possuem bom conteúdo e se estão sendo frequentemente atualizadas. Lembre-se que o principal objetivo de um Capítulo Estudantil é fomentar a área da sociedade ao qual pertence e postar informações relevantes sobre essa área pode ajudar os seus membros. 6.4 Cálculo da pontuação final Para cada um dos critérios serão usados indicadores que receberão notas de 1 até 5. A Pontuação Final (PF) será feita com 75% da Pontuação do Artigo (PA) e 25% com a Documentação (PD), assim a PF será calculada como a equação (1). P F = 0, 75 P A + 0, 25 P D (1) 8
6.5 Casos de desempate Em caso de empate, a comissão organizadora se reserva ao direito de decidir o ganhador em reunião. Serão consideradas a qualidade do artigo e da documentação e também as cartas de recomendação enviadas. 7 DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS Os resultados serão apresentados na Reunião Regional de Ramos R9. Também serão enviados por e-mail aos vencedores. 8 PREMIAÇÃO Serão outorgados aos vencedores o prêmio de: Primeiro lugar: US$75,00, que serão transferidos na conta custódia da seção à qual pertence o Ramo estudantil. Certificado de reconhecimento impresso a ser entregue durante a Reunião Regional de Ramos R9 2019; Certificado de reconhecimento digital a ser enviado por e-mail. Segundo lugar: US$25,00, que serão transferidos na conta custódia da seção à qual pertence o Ramo estudantil; Certificado de reconhecimiento digital a ser enviado e-mail. Terceiro lugar: Certificado de reconhecimiento digital a ser enviado e-mail; 9 CRONOGRAMA DO CONCURSO Os eventos do concurso e as datas estão na tabela 4. Tabela 4: Cronograma do concurso Eventos Publicação do edital do concurso Recebimento dos casos Resultado Premiação Envio de certificados/dinheiro Datas 26 de abril Até 17 de agosto Durante a RRR Durante a RRR Até 23 de dezembro 9
10 CHECKLIST DOS DOCUMENTOS DO CONCURSO Documentos obrigatórios: Fotografia que represente o Grupo de Afinidade; Comprovantes de elegibilidade; Cartas de recomendação; Artigo. Documentos adcionais: Estatuto ou regimento interno; Relatório de atividades de 2018; Atas das reuniões de 2019; Planejamento estratégico de 2019; Calendário de atividades de 2019; Relatório financeiro de 2018; Fluxo de caixa atualizado; Link do Website/blog; Link da rede social mais usada pelo Grupo de Afinidade. 11 CONSIDERAÇÕES FINAIS Ao apresentar seu artigo, o postulante se responsabiliza pela veracidade e originalidade das informações contidas no documento; O postulante deverá estar de acordo con todos os critérios do edital; Pontos que não estejam neste edital, deverão ser tratados com a comissão organizadora via e-mail; Se não há casos que cumpram com os objetivos do concurso, a comissão avaliadora se reserva o direito de não nomear ganhadores; Caso seja necessário, a comissão organizadora se reserva o direito de alterar quaisquer pontos deste edital mediante aviso prévio aos postulantes. 12 CONTATOS O R9 SAC Team coloca a conhecimento de todos que estará a disposição para esclarecer dúvidas relacionadas ao concurso por meio do e-mail concursosr9@ieee.org com cópia para: Pamella Oliveira - Coordenadora de Prêmios e Concursos (pamella.o.p@ieee.org); Sebastián Corrado -Student Activities Committee Chair R9 (scorrado@ieee.org). 10