1. Escopo do Procedimento O Procedimento define os critérios a serem seguidos para atender à Solicitações de Certificação de clientes, e realizar Análise Crítica dos dados apresentados, antes de iniciar as atividades de certificação pertinentes. 2. Referências Considerados documentos externos e internos para o processo, aplicando a versão atual dos mesmos: ABNT NBR ISO/IEC 17021-1 - Avaliação da conformidade - Requisitos para organismos que fornecem Auditorias e certificação de sistemas de gestão; NIT DICOR 054 Documentos Mandatórios do IAF para aplicação da ABNT NBR ISO/IEC 17021-1; ABNT NBR ISO 9000 - Fundamentos e vocabulário; ABNT NBR ISO 9001 Requisitos Sistema de Gestão da Qualidade; ABNT NBR ISO 14001 Requisitos Sistema de Gestão Ambiental; OHSAS 18001 Requisitos Sistema de Segurança e da Saúde; ISO 45001 Requisitos Sistema de Saúde e Segurança Ocupacional; Regimento SiAC - Sistema de Avaliação da Conformidade de Empresas de Serviços e Obras da Construção Civil; Procedimento PRO 01 Gestão da Imparcialidade; Procedimento PRO 03 Dimensionamento de Auditorias; Procedimento PRO 07 Decisões e Processos de Certificação; Política de Imparcialidade e Código de Ética ATRIUMCERT. 3. Histórico de Revisões Revisão Data Descrição 00 22/09/2017 Emissão Inicial 01 05/03/2018 Adequação da sistemática de fundo de reserva (item 5.2.3) 02 27/06/2018 Retirada da citação dos percentuais de retenção para direcionamento ao DOC 10 (item 5.2.3) 03 01/10/2018 Adequação aos requisitos SiAC/PBQP-H e ISO45001 4. Validação Elaborado por: Luciana Freitas 21/09/2017 Aprovado por: Alex Paulino 22/09/2017
5. Solicitação Antes de iniciar qualquer atividade de certificação, a ATRIUMCERT, através do Setor Comercial em contato com o possível cliente, coleta as informações necessárias, através do envio e preenchimento do Formulário FOR 01 Solicitação de Certificação. Dentre as informações mínimas que devem ser preenchidas pelo solicitante, estão: Dados cadastrais do solicitante, incluindo nome e endereço; Dados de filiais que farão parte da certificação; Descrição da certificação pretendida, considerando natureza; Norma a ser auditada; Identificação de serviços de consultoria, caso aplicável. Obrigações legais aplicáveis; Detalhes quanto aos colaboradores. A ATRIUMCERT entende que um Organismo Certificador não pode certificar outro Organismo Certificador para seu Sistema de Gestão, recusando a certificação desse gênero. A ATRIUMCERT evidencia através dos dados fornecidos pelo cliente na Solicitação, que o processo não se trata deste caso. Após o recebimento da Solicitação de Certificação, caso seja identificada a falta de alguma informação crítica para o processo, o Comercial deverá novamente entrar em contato seja por telefone, e-mail ou outro meio, para complementar o documento. 6. Análise Crítica da Solicitação Deverá ser realizada uma Análise Crítica da Solicitação de Certificação e de quaisquer informações complementares, visando embasamento para aceitar ou recusar a certificação. Esta análise deve assegurar completeza das informações para planejamento das atividades de certificação, com verificação prévia de parâmetros importantes do ciclo a ser desenvolvido junto ao cliente. Dentre os objetivos da realização da Análise Crítica, inclui: Verificar a suficiência das informações referentes a organização, para desenvolver um Programa de Auditoria;
Verificar e resolver possíveis divergências interpretativas entre as partes; Assegurar que a ATRIUMCERT tenha competência e capacidade técnica para conduzir o processo de certificação para atender ao cliente, mantendo a credibilidade e confiança das partes envolvidas, seja direta, ou indiretamente; Assegurar que pontos importantes para o processo sejam considerados, como: escopo da certificação, plantas das operações do solicitante, o tempo necessário para realização das Auditorias, idioma, condições de segurança, ameaças a imparcialidade, etc.; Assegurar controle quanto a imparcialidade e a possíveis riscos à certificação, conforme requisitos aplicáveis. O processo de Análise Crítica varia de cliente para cliente, de acordo com as características técnicas e operacionais de cada um. O registro é feito conforme Formulário FOR 02 Análise Crítica da Solicitação, considerando tanto as informações avaliadas, quanto o dimensionamento necessário para certificação em questão. Dentre as informações abordadas na Análise Crítica para verificação, inclui: 6.1 Controle de vinculos Verificação da inexistência de vínculos entre a empresa solicitante e a ATRIUMCERT, para certificação imparcial, podendo a certificação ser recusada, caso haja alguma ameaça. 6.2 Competência da ATRIUMCERT no escopo pretendido Verificação conforme IAF s acreditados, se a ATRIUMCERT está qualificada ou em qualificação (testemunha) para realizar a Certificação do cliente com reconhecimento do Organismo Acreditador. Caso não possua, a Certificação poderá ser realizada, porém sem os selos do Organismo Acreditador, ou seja, sem a aplicação desta credibilidade à Certificação. 6.3 Identificação dos Códigos IAF e NACE Conforme Planilha IAF NACE de códigos, disponibilizada pelo Organismo Acreditador, deve ser indicado em qual Seção de Negócio o cliente está inserido, para que os processos de certificação sejam desenvolvidos pelo pessoal adequado e tratados como tal.
6.4 A categoria de risco da atividade desenvolvida A ATRIUMCERT entende a importância de suas atividades e possibilidade da ocorrência de situações problemáticas com relação a execução dos serviços e seus resultados. Para tal, estabeleceu controle sobre os contratos fechados, considerando um percentual de segurança sobre os valores do primeiro ano de Certificação. Este controle é aplicado conforme a análise feito no Documento DOC 10 Riscos e Reserva, onde foi feita uma avaliação sobre os riscos potenciais de falha nos clientes e relativamente uma porcentagem de retenção para situações irregulares. Cada setor de negócios dos clientes, teve uma análise para avaliar em qual grau de riscos se encaixaria e consequentemente qual retenção adequada. Esta diretriz é o norte para controle e manutenção do fundo de reserva da ATRIUMCERT, que deve considerar os percentuais de valores, para cada cliente. Nota: Para novos contratos, caso seja identificado algum setor específico do mercado, que não esteja indicado no documento, este deverá passar pela mesma análise dos demais e registrado no arquivo para demais situações. 6.5 Análise referente a empresas solicitantes do PBQP-H Verificação do Contrato social recebido, considerando atualização mais recente, conferindo os dados, conforme a solicitação feita. Confirmação da atividade constante no cartão CNPJ, conforme a atividade indicada como alvo da certificação, a qual deve ser compatível. Avaliação da existência de obras para verificação de todos os subsetores incluidos na certificação e de que as ART s ou RRT s estão em nome do cliente. 6.6 Análise referente à realização da Auditoria de Fase 1 A ATRIUMCERT pode realizar as Auditorias de Fase 1 (Documental) nas localidades do cliente ou em seu escritório. Quando a escolha do local de realização for nas dependências da ATRIUMCERT, a justificativa para tal deve ser apresentada, podendo ser: Baixo risco em relação ao produto ou processo; Conhecimento prévio do Sistema de Gestão do cliente;
Local pequeno; Processo envolvendo uma atividade única; Maturidade do Sistema de Gestão do cliente; Desenvolvimento de mesma tarefa pelos funcionários, com simplicidade de execução; Escolha do cliente. 6.7 Análise referente à realização da Auditoria de Recertificação Ao se tratar de um processo de Renovação de Certificação, o ciclo anterior deve ser analisado, visando a verificação da necessidade de realização de uma nova Auditoria de Fase 1. Para tal deve se considerar: Auditoria de 1ª Manutenção; Auditoria de 2ª Manutenção; Desempenho do Sistema; Mudanças Significativas; Necessidade de Nova Fase 1; 6.8 Análise de Sistema Integrado Análise do nível de integração do Sistema de Gestão, para realização adequada do dimensionamento da Auditoria, considerando porcentagem de redução em 20%. Nota: Esta análise não deve ser considerada isolada do Procedimento PRO 03 Dimensionamento de Auditorias. 6.9 Análise de Auditorias multi-site Análise dos sites a serem auditados em casos de clientes Multi-sites, considerando os critérios definidos no Procedimento PRO 03 Dimensionamento de Auditorias, para dimensionamento completo do processo de Certificação.
6.10 Análise de Transferência de Certificação Análise quanto ao processo de Transferência de Certificação Acreditada, para aceite ou recusa. 6.11 Fatores de aumento ou redução do tempo de Auditoria Para o dimensionamento de dias de Auditoria, há determinados fatores que podem tanto aumentar quanto reduzir o tempo calculado. O suporte do processo é feito conforme Procedimento PRO 03 Dimensionamento de Auditorias. 6.12 Resultado da Análise Crítica A Análise Crítica considera o contexto dos itens citados e tem como resultado: Registro do resultado do cálculo de dimensionamento. As atividades relacionadas a cálculos de HD s (Homem/Dia) seguem a sistemática de orientação prevista no Procedimento PRO 03 - Dimensionamento de Auditorias. Verificação da existência de Auditores qualificados para o Escopo; Verificação da disponibilidade de agenda para atendimento à Certificação; Aceite ou a Recusa da Solicitação de Certificação. Em casos negativos, a justificativa é registrada para ciência dos envolvidos; Validação do documento, pela inclusão dos dados dos responsáveis pela Análise Crítica, sendo o primeiro responsável pelas informações relacionadas ao Setor Comercial e o segundo pelo Setor Operacional e a data efetiva de realização. 6.13 Transferência de Certificação A ATRIUMCERT considera a Transferência de Certificação como o reconhecimento da existência e validade de uma Certificação de Sistema de Gestão, concedida por um Organismo de Certificação Acreditado, para que a ATRIUMCERT possa emitir sua própria Certificação. Assim, o processo só é aceito para Certificações cobertas pela Acreditação de um signatário do MLA do IAF ou signatário do MLA Regional no nível 3 e, onde aplicável,
níveis 4 e 5, devem ser elegíveis para Transferência. Nos demais casos, o processo é tido como Certificação Inicial de um novo cliente comum. A ATRIUMCERT somente aceita a Transferência de clientes que possuam a Certificação vigente, rejeitando processos em vias de Suspensão, Cancelamento ou que possuam registros em aberto de Não Conformidades. Em casos onde a Certificação foi concedida por um Organismo de Certificação que tenha cessado a negociação ou que a Acreditação expirou, esteja Suspenso ou Cancelado, a ATRIUMCERT avalia a condição da Acreditação do Organismo concedente, para verificar se a Transferência deverá ser finalizada no prazo de 6 meses ou no vencimento da Certificação, considerando o que vier primeiro. Para transferências de Certificação de clientes certificados conforme Regimento SiAC / PBQP-H, caso o Organismo de Certificação emissor esteja cancelado, o certificado emitido somente será considerado válido, para aceite do processo, no prazo de 3 meses. Após tal período, os certificados serão considerados cancelados ainda que estejam na validade. 6.13.1 Análise Crítica A ATRIUMCERT antes de aceitar a Transferência solicita ao cliente o envio dos registros da Certificação vigente, para realizar a análise de viabilidade e retornar ao cliente. A solicitação contempla no mínimo: Documentos de Certificação (Certificados); Relatórios de Auditoria (Fase 2 ou Recertificação mais recente e última Supervisão realizada); Não Conformidades encerradas. (Planos de Ação, RNC s ou Relatórios de Auditorias Subsequentes) A Análise da documentação feita pela ATRIUMCERT, visa identificar necessidades de ações, como por exemplo, pela identificação de não conformidades maiores, incluir uma pré-visita de Transferência ao cliente para confirmar a validade da Certificação.
Esta revisão deve ser conduzida por uma análise da documentação e onde identificado como necessário por esta análise, por exemplo, identificação de não conformidades maiores, pode incluir uma pré-visita de transferência ao cliente para confirmar a validade da certificação. Nota: A pré-visita de Transferência não é considerada como uma Auditoria. Para pré-visitas, deverá ser designada uma Equipe Auditora, seguindo os mesmos critérios utilizados para Auditorias. Para realização da Análise de Transferência, são considerados no mínimo, os seguintes aspectos: Confirmação de que as atividades certificadas do cliente estão cobertas e válidas pelo escopo da acreditação do organismo de certificação receptor; Confirmação de que o Escopo Acreditado do Organismo de Certificação emissor está coberto pelo escopo de acreditação do MLA do IAF; A coerência dos motivos que levaram à Transferência; Que o site ou sites que desejam a transferência da certificação possuem uma certificação acreditada válida; Relatórios de Auditoria da Certificação Inicial ou Recertificação mais recentes; Relatório da última Supervisão; Status de todas as Não Conformidades críticas evidenciadas nos Relatórios ou outros meios disponíveis, documentação relevante relacionada ao processo de certificação. Nota: Se esses Relatórios de Auditoria não estiverem disponíveis ou se a Auditoria de Supervisão ou Recertificação não tiver sido finalizada, como exigido pelo Programa de Auditoria do Organismo de Certificação emissor, então a organização deve ser tratada como um novo cliente. Reclamações e ações tomadas; Considerações relevantes para estabelecer um Plano de Auditoria e um Programa de Auditoria; e
Qualquer envolvimento atual do cliente a ser transferido com órgãos regulamentadores relevantes para o Escopo da Certificação em relação à conformidade legal. 6.13.2 Aceite da Transferência A ATRIUMCERT por padrão, não aceita a Transferência de Certificação até que: Tenha sido verificada a implementação de correções e ações corretivas em relação a todas as não conformidades críticas maiores, e Tenham sido aceitos os planos de correção e ação corretiva para todas as não conformidades menores pendentes do cliente solicitante da Transferência. Se a Análise Crítica de pré-transferência (análise documental e/ou visita de prétransferência) identificar questões que impeçam a conclusão da Transferência, a ATRIUMCERT irá considerar o cliente como um cliente novo. Quando isto ocorrer, o cliente deverá ser informado a respeito da decisão, e os registros do processo serão mantidos conforme Formulário FOR 02 Análise Crítica da Solicitação. O processo de tomada de decisão segue as diretrizes do Procedimento PRO 07 Decisões e Processos de Certificação, sendo o pessoal responsável pela tomada de decisão, diferente daquele que realizou a análise crítica da pré-transferência. Se não forem identificados problemas na Análise Crítica da pré-transferência, o ciclo de Certificação deve basear-se no ciclo de Certificação anterior e a ATRIUMCERT irá elaborar um Programa de Auditoria para o restante do ciclo de Certificação. Nota: Na emissão do Certificado, a ATRIUMCERT pode citar a data da Certificação Inicial da organização com a indicação de Certificação por outro Organismo de Certificação antes de uma determinada data. Caso a ATRIUMCERT considere o cliente como novo cliente, este deverá ter o ciclo de Certificação iniciando conforme sistemática padrão, pela decisão pela Certificação.
A ATRIUMCERT somente prosseguirá para o planejamento da Auditoria de Supervisão ou Recertificação, após a tomada de decisão pela Certificação. 6.13.3 Cooperação entre ATRIUMCERT e outros Organismos de Certificação Emissores ou Receptores A ATRIUMCERT entende a importância da cooperação entre Organismos de Certificação emissores e receptores, para o processo efetivo de Transferência e a integridade da Certificação. Quando no papel de Emissor, a ATRIUMCERT irá fornecer ao Organismo de Certificação receptor todos os documentos e informações exigidas. Quando no papel de Receptor, caso não seja possível a comunicação com o Organismo de Certificação emissor, a ATRIUMCERT irá registrar as razões e praticar todos os esforços para obter as informações necessárias por outras fontes. Nota: O cliente solicitante da Transferência deve autorizar que o organismo de certificação no papel de emissor forneça as informações solicitadas pelo organismo de certificação receptor. A ATRIUMCERT não irá suspender ou cancelar o certificado da organização após a notificação de que a mesma está em processo de Transferência para outro Organismo de Certificação, desde que o cliente continue cumprindo com os requisitos de certificação. 7. Proposta Comercial e Contrato de Certificação Em casos positivos após a análise, é elaborado e encaminhado ao solicitante, o Formulário FOR 03 Proposta Comercial e Contrato de Certificação, com as condições contratuais, serviços relacionados e valores referentes a certificação. O processo de certificação somente tem início prático, após o aceite da Proposta e Contrato por parte do cliente, que pode ser evidenciado inicialmente pelo scanner da assinatura no arquivo, para abertura do processo e da Ordem de Serviço (OS).
O documento de Proposta Comercial e Contrato de Certificação deverá ser encaminhado em meio físico, devidamente assinado, para o escritório da ATRIUMCERT. Após recebimento, o mesmo é arquivado junto ao processo do Cliente, na respectiva OS.