OUTUBRO/2006
ÍNDICE Documento de Referência 03 Histórico 04 Objetivo da FUNASA 05 Conceitos 06 e 07 Objetivos do Manual de Organização: De Informação 07 De Racionalização Estrutural e Funcional 07 e 08 Proposições para alteração do Manual 08 Aprovação do Manual de Organização 08 Siglário 09 Organograma Geral 10 Competências dos Órgãos: Conselho Deliberativo 11 e 12 Conselho Fiscal 13 Superintendência 14 e 15 Diretoria de Seguridade 16 Coordenação de Seguridade 17 Diretoria Administrativa-Financeira 18 e 19 Coordenação Administrativa-Financeira 20 e 21 2
da Fundação SAELPA de Seguridade Social FUNASA, elaborado de acordo com o seu Novo Estatuto, aprovado pela Superintendência Nacional de Previdência Complementar, através da Portaria nº 57, de 14 de junho de 2005. 3
HISTÓRICO A Fundação SAELPA de Seguridade Social FUNASA, designada Instituição, foi criada através da Portaria nº 3.949, do Ministério da Previdência e Assistência Social, datada de 25 de fevereiro de 1987, cujo Estatuto, foi aprovado com base no artigo 37 da Lei nº 6.435 de 15 de julho de 1977. É uma entidade fechada de previdência complementar, constituída sob a forma de Fundação pela Sociedade Anônima de Eletrificação da Paraíba SAELPA, a qual, é sua Patrocinadora Fundadora. A FUNASA é regida por seu Estatuto e demais atos que forem aprovados pelos órgãos competentes de sua administração, observados, os planos previdenciais que administra e seus respectivos regulamentos. Sua natureza não poderá ser alterada, nem suprimidos seus objetivos primordiais. Tem prazo de duração indeterminado. 4
OBJETIVO DA FUNASA Administrar e executar os planos de benefícios de caráter previdencial em favor dos seus participantes e respectivos beneficiários. 5
CONCEITOS Para facilitar a compreensão do usuário, apresentamos alguns Conceitos que integram o conteúdo de um Manual de Organização. Estrutura Organizacional é um conjunto de funções, suas inter-relações e os níveis hierárquicos existentes, que integram uma Empresa ou qualquer outra modalidade de Sistema Social, e que devem ser formalizados. Departamentalização é a descentralização de funções, integradas por tarefas afins, de modo a formar novos órgãos na estrutura orgânica. Poderá ocorrer, tanto no sentido vertical quanto no sentido horizontal da estrutura. Organogramação é um gráfico representativo da estrutura formal da Organização com o objetivo de demonstrar graficamente: A divisão do trabalho, mediante o fracionamento da Organização em unidades de direção, conselhos, Coordenadorias, etc.; A relação superior-subordinado, o que deixa implícito os procedimentos relativos à delegação de autoridade e responsabilidade; O trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais; Permitir a análise organizacional. Atividade é o conjunto de operações inter-relacionadas, orientadas para o cumprimento de uma ou mais metas da organização ou de seus subsistemas. A identificação de atividade visa permitir a separação da organização em elementos relativamente independentes que possam ser compreendidos, analisados e avaliados. Atividades de Direção constituem o conjunto de esforços desenvolvidos nos níveis hierárquicos superiores da organização, visando determinar os objetivos da organização e promover sua realização, através de acionamento de recursos humanos, financeiros e materiais; 6
Atividades Fins ou Substantivas são aquelas que constituem o conjunto de esforços, quer de estudo, quer de execução, visando realizar os fins a que se propõe a organização; Atividades Meios ou Adjetivas são aquelas que constituem o conjunto de esforços, quer de estudo, quer de execução, visando apoiar ou facilitar a realização dos fins a que se propõe a organização; Manual de Organização é um instrumento que instrui e formaliza a Estrutura Organizacional, assegurando a necessária coordenação e entrosamento entre os diferentes órgãos que a compõem. O Manual deve espelhar a situação estrutural da Organização. OBJETIVOS DO : De Informação Definir e fazer conhecer as competências de cada órgão e as devidas relações com os demais órgãos da organização; Manter a direção da organização informada sobre a sua estrutura organizacional; Fazer conhecer a todos os titulares, sua posição relativa à estrutura organizacional; Proporcionar meios para um inter-relacionamento dinâmico entre os diversos órgãos; Facilitar a integração dos titulares dos órgãos; Facilitar a delegação de autoridade. De Racionalização Estrutural e Funcional Analisar a estrutura e competências vigentes; Projetar e elaborar novas estruturas e competências, mostrando as alterações; 7
Traduzir os objetivos e as diretrizes básicas da organização em competências específicas; Definir claramente as áreas de responsabilidades e relações funcionais entre os diversos órgãos, de modo a evitar duplicidade e omissões. PROPOSIÇÕES PARA ALTERAÇÃO DO MANUAL: As proposições para criação, extinção ou reformulação de órgãos, independentemente do nível, devem ser encaminhadas pelas Diretorias interessadas, por escrito, à Superintendência. APROVAÇÃO DO : A aprovação de toda e qualquer alteração na estrutura organizacional e nas atribuições dos órgãos da Fundação é de competência da sua Diretoria Executiva. 8
SIGLÁRIO SIGLAS ÓRGÃO PAGINAÇÃO CD CONSELHO DELIBERATIVO 11 e 12 CF CONSELHO FISCAL 13 SUP SUPERINTENDÊNCIA 14 e 15 DSE DIRETORIA DE SEGURIDADE 16 CSE COORDENAÇÃO DE SEGURIDADE 17 DAF DIRETORIA ADMINISTRATIVA-FINANCEIRA 18 e 19 CAF COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA-FINANCEIRA 20 e 21 9
ORGANOGRAMA GERAL CONSELHO DELIBERATIVO 10 CD CONSELHO FISCAL 20 CF SUPERINTENDÊNCIA 30 SUP DIRETORIA DE SEGURIDADE 40 DSE DIRETORIA ADMINISTRATIVA FINANCEIRA 50 DAF COORDENAÇÃO DE SEGURIDADE 41 CSE COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA- FINANCEIRA 51 CAF 10
COMPETÊNCIAS DOS ÓRGÃOS ÓRGÃO: CONSELHO DELIBERATIVO Sigla: CD C.A.R. 10 Deliberar sobre a reformulação do Estatuto da Fundação em conformidade com o que está definido no mesmo. Deliberar sobre o orçamento-programa e suas eventuais alterações; Deliberar sobre os planos de custeio e programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais; Deliberar sobre a implantação e extinção de planos previdenciais; Deliberar sobre o Relatório Anual de Atividades e a prestação de contas do exercício, após a devida apreciação do Conselho Fiscal; Deliberar sobre a admissão de novos patrocinadores, ouvido o órgão regulador e fiscalizador; Deliberar sobre a alienação de bens imóveis, constituição de ônus ou direitos reais sobre os mesmos, edificação em terrenos vinculados ao patrimônio dos planos previdenciais e outros assuntos correlatos que lhe sejam submetidos; Decidir sobre a aceitação de doações com ou sem encargos; Deliberar sobre as normas básicas de administração de pessoal; Deliberar sobre os planos e programas, anuais e plurianuais, normas e critérios gerais e outros atos julgados necessários à administração da Fundação; Deliberar sobre a extinção da FUNASA e destinação dos patrimônios de seus planos previdenciais, observado os mandamentos legais e o disposto no respectivo Estatuto; 11
Deliberar sobre a instituição de comissão com o objetivo de conduzir as eleições dos membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal. Julgar em instância superior os recursos interpostos aos atos da Diretoria- Executiva ou dos diretores, sobre matéria administrativa; Reformar os regulamentos dos planos previdenciais, por proposta da Diretoria Executiva ou de pelo menos 2/3 (dois terços) de seus membros, sujeitando-os à aprovação do MPS; Deliberar sobre os assuntos omissos do Estatuto e dos regulamentos de planos previdenciais da Fundação; Lavrar em livro de atas os resultados dos trabalhos do colegiado. 12
ÓRGÃO: CONSELHO FISCAL Sigla: CF C.A.R. 20 Examinar e aprovar os balancetes da Fundação; Emitir pareceres sobre o balanço anual da Fundação, bem como sobre as contas e demais aspectos econômico-financeiros dos atos da Diretoria executiva; Examinar, a qualquer época, os livros contábeis e documentos da Fundação; Lavrar em livro de atas e pareceres o resultado dos exames procedidos; Apresentar, ao Conselho Deliberativo, pareceres sobre os negócios e as operações sociais do exercício, com base nas demonstrações contábeis e atuariais e as contas da Diretoria-Executiva; Emitir relatórios semestrais sobre os controles internos, contemplando os exames efetuados, inclusive, sobre a aderência da gestão dos recursos garantidores dos planos de benefícios às normas em vigor e à política de investimentos, a aderência das premissas e hipóteses atuariais e a execução orçamentária; Emitir relatórios semestrais com recomendações a respeito de eventuais deficiências com o estabelecimento de cronograma de saneamento das mesmas, quando for o caso. 13
ÓRGÃO: SUPERINTENDÊNCIA Sigla: SUP C.AR. 30 COMPOSIÇÃO: ÓRGÃO SIGLA C.A.R. Superintendência SUP 30 Diretoria de Seguridade DSE 40 Diretoria Administrativa Financeira DAF 50 ATRIBUIÇÕES: Dirigir e coordenar os trabalhos da Diretoria-Executiva; Representar a FUNASA, ativa passiva, judicial e extrajudicialmente, podendo nomear, por prazo determinado, procuradores, prepostos ou delegados, mediante aprovação da Diretoria-Executiva; Representar a FUNASA em convênios, contratos, acordos e demais documentos, firmando-os em nome dela, bem como movimentar, juntamente com outro diretor, os recursos da Fundação; Gerir a política de pessoal da Fundação; Convocar e presidir as reuniões da Diretoria-Executiva, bem como convocar reuniões extraordinárias do Conselho Deliberativo; Responder pela contratação e prestação de serviços terceirizados da Fundação; Propor à Diretoria-Executiva a designação dos chefes dos órgãos técnicos e administrativos da Fundação, assim como dos seus agentes e representantes; Fiscalizar e supervisionar a administração da Fundação; 14
Responder pelas informações prestadas sobre os assuntos da Fundação; Cumprir e fazer cumprir o Estatuto Social, normas e regulamentos da Fundação. ÓRGÃO: DIRETORIA DE SEGURIDADE Sigla: DSE C.AR. 40 15
COMPOSIÇÃO: ÓRGÃO SIGLA C.A.R. Coordenação de Seguridade CSE 41 ATRIBUIÇÕES: Gerir o planejamento e a execução das atividades da Fundação, no setor previdencial; Responder pelas normas do setor previdencial; Responder pelos planos de ampliação do programa previdencial, bem como os planos de benefícios dos programas previdenciais da Fundação; Aprovar a inscrição de participantes e beneficiários e supervisionar a organização e a atualização dos respectivos cadastros; Responder pelo controle de autenticidade das condições de inscrição e de concessão de benefícios previdenciais; Responder pela organização das folhas de pagamento de benefícios; Responder pelo bem-estar da população participante e beneficiária, bem como pela divulgação de informações referentes ao plano previdencial; Cumprir e fazer cumprir o Estatuto Social, normas e regulamentos da Fundação. ÓRGÃO: COORDENAÇÃO DE SEGURIDADE Sigla: CSE C.A.R. 41 16
ATRIBUIÇÕES: Desenvolver as atividades referentes ao setor previdencial; Auxiliar na elaboração dos planos de ampliação do programa previdencial e os planos de benefícios dos programas previdenciais da Fundação; Inscrever participantes e beneficiários, mantendo atualizados os respectivos cadastros, Elaborar as folhas de pagamento de benefícios; Propiciar o bem-estar dos participantes, ativos e assistidos; Efetuar a divulgação de informações referentes ao plano previdencial; Elaborar relatórios gerenciais de acompanhamento da evolução quantitativa dos participantes da FUNASA; Prestar informações, quando solicitadas pela Diretoria Executiva, referentes às atividades de Seguridade da Fundação; Acompanhar e divulgar para a Diretoria Executiva as alterações na legislação previdenciária que possam afetar as obrigações previdenciárias e as atividades desenvolvidas pela Fundação; Providenciar a elaboração de cálculos para o processo de concessão de benefícios previdenciais de acordo com os respectivos regulamentos; Cumprir e Estatuto, normas e regulamentos da Fundação. ÓRGÃO: DIRETORIA ADMINISTRATIVA -FINANCEIRA Sigla: DAF C.A.R. 50 17
COMPOSIÇÃO ÓRGÃO SIGLA C.A.R. Coordenação Administrativa-Financeira CAF 51 ATRIBUIÇÕES: Planejar e orientar a execução das atividades financeiras e de administração geral da Fundação; Responder pela organização e atualização dos registros e a escrituração contábil da Fundação, bem como pela sua execução orçamentária; Responder pelos valores patrimoniais dos planos previdenciais da Fundação; Responder pelo funcionamento das carteiras de empréstimos, bem como pelo funcionamento dos sistemas de investimentos da Fundação; Promover as investigações econométricas indispensáveis à elaboração dos planos de custeio e dos programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais; Responder pelo registro e controle dos cargos e funções pertencentes ao quadro de pessoal da Fundação; Supervisionar a elaboração da folha de pagamento dos empregados da Fundação; Promover a lavratura e divulgação dos atos relativos a pessoal na Fundação; Responder pela administração de materiais; Responder pelo bom funcionamento das atividades de expediente, arquivo, serviços gerais e transportes da Fundação; 18
Cumprir e fazer cumprir o Estatuto Social, normas e regulamentos da Fundação. ÓRGÃO: COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA-FINANCEIRA Sigla: CAF C.A.R. 51 19
ATRIBUIÇÕES: Manter atualizados os registros referentes aos cargos e funções do pessoal da Fundação; Elaborar a folha de pagamento dos empregados da Fundação; Efetuar o controle dos planos de compras e de estoques de materiais da Fundação; Providenciar a execução das atividades de expediente, arquivo, serviços gerais e transportes da Fundação; Prestar informações, quando solicitadas pela Diretoria-Executiva, referentes às atividades de Administração geral da Fundação; Realizar os pagamentos para o cumprimento das obrigações financeiras da Entidade; Responder pela administração dos recursos disponíveis do fundo fixo; Efetuar os registros e a escrituração contábil e Fiscal da Fundação, mantendo-os atualizados; Controlar os sistemas de investimentos, conforme o programa de aplicação dos patrimônios, definido na política de investimentos da Fundação; Efetuar investigações econométricas para a elaboração dos planos de custeio e dos programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais; Divulgar informações referentes à evolução econômico-financeira da Fundação; Prestar informações, quando solicitada pela Diretoria-Executiva sobre a formação, conservação, mutação e produtividade dos patrimônios dos planos previdenciais da Fundação; Acompanhar e auxiliar na elaboração do orçamento anual da Fundação; 20
Acompanhar e auxiliar na política de investimento da Fundação; Controlar e acompanhar todos os contratos firmados entre a Fundação e Terceiros; Cumprir o Estatuto, normas e regulamentos da Fundação, bem como a legislação pertinente à previdência privada. 21