Petição para formar um Grupo Estudantil IEEE Ramo Estudantil IEEE UnB Ramo Estudantil IEEE - UEM Sumário 1 Objetivo 2 2 Introdução 2 3 Acesso ao sistema 2 4 Informações Iniciais 3 4.1 Informações do Organizador.............................. 4 4.2 Tipo de petição..................................... 4 5 Formulário da petição 5 5.1 Ramo Estudantil.................................... 5 5.1.1 Informações da petição............................. 5 5.1.2 Informações do Organizador.......................... 5 5.1.3 Informações do Ramo Estudantil....................... 6 5.1.4 Questionário.................................. 7 5.1.5 Aprovações dos membros IEEE........................ 8 5.1.6 Assinaturas................................... 9 5.2 Capítulo/Grupo de Afinidade do Ramo Estudantil................. 10 5.2.1 Informações da petição............................. 10 5.2.2 Informações do Organizador.......................... 11 5.2.3 Informações do Capítulo Estudantil..................... 11 5.2.4 Questionário.................................. 12 5.2.5 Aprovações dos membros IEEE........................ 13 5.2.6 Assinaturas................................... 14 6 Submissão 15 7 Aprovação 17 8 Dificuldades Encontradas 18 9 Considerações Finais 19 10 Colaboradores 20 1
Petição para formar um Grupo Estudantil IEEE 1 Objetivo Este documento tem o propósito de ser um guia para a criação de Grupos Estudantis IEEE, que podem ser ramos, capítulos ou grupos de afinidade através da nova plataforma online. 2 Introdução A nova petição online é feita através da plataforma: Policies and Petitions (Figura 1). IEEE Geographic Unit Formation Figura 1: Petição IEEE - Access Petition Form A petição pode ser dividida em 5 etapas: Acesso ao sistema (item 3) Informações Iniciais (item 4); Formulário da petição (item 5); Submissão (item 6 ); Aprovação (item 7); 3 Acesso ao sistema Para dar início ao processo, clique em CREATE NEW PETITION, conforme a figura 2. 2
Figura 2: Petição IEEE - Organizer of the petition 4 Informações Iniciais Caso você sejá o Chair do grupo, selecione Yes. Figura 3: Petição IEEE - Organizer of the petition Se não for, tenha o número da membresia do Chair, como visto na figura 4. Figura 4: Petição IEEE - Organizer of the petition 3
4.1 Informações do Organizador Aparecera a informação do responsável pela petição, de acordo com a figura 5. Figura 5: Petição IEEE - Organizer Information 4.2 Tipo de petição Selecione o Grupo Estudantil que será fundado, são três opções: Ramo Estudantil (veja 5.1); Grupo de Afinidade do Ramo Estudantil (veja 5.2); Capítulo do Ramo Estudantil (veja 5.2). Figura 6: Petição IEEE - Choose a petition type 4
5 Formulário da petição 5.1 Ramo Estudantil 5.1.1 Informações da petição 5.1.2 Informações do Organizador Figura 7: Petição IEEE - Student Branch Information Esta parte estará preenchida automaticamente com as informações do responsável pela petição. Figura 8: Petição IEEE - Organizer/Interim Student Branch Chair 5
5.1.3 Informações do Ramo Estudantil Esta parte estará preenchida automaticamente com as informações da universidade. Figura 9: Petição IEEE - Student Branch Information 6
5.1.4 Questionário Figura 10: Petição IEEE - Student Branch Questionnaire As questões para o Ramo Estudantil são: a. In the following discussion, a license is an authority to operate, whereas accreditation refers to evaluation against appropriate quality standards. The licensing agent may be a Board or a government agency, such as a ministry of education. The accreditation agent may be a government agency, such as a ministry of higher education, or a non-government organization, such as ABET, CEAB, IEE, CACEI, JABEE, etc. 7
b. What are the degree titles for disciplines of study that fall within the IEEE designated fields? c. Confirm that your university /college has produced at least one graduating class. d. If the Student Branch is approved, how and when will the election take place to complete the branch committee (vice-chair, treasurer and secretary)? * e. What activities (seminars, competitions, etc.) do you have planned for your Student Branch (if approved.) Have you already had any activities in your Institute that you would like to continue under your Student Branch? * f. What plans are in place to keep the Student Branch active, and the chapter members and committee officers involved? * g. What plans are in place to keep the Student Branch self-sustaining? How will the funding for activities and events be managed? * h. What are your plans to increase the Student Branch membership within the first year, following approval? * i. Please describe how your Institute plans to support the Student Branch. * 5.1.5 Aprovações dos membros IEEE As aprovações necessárias para Ramos Estudantis são: Chefe de Departamento da Instituição (Institution Departament Head) - não é necessário que este seja membro IEEE. Conselheiro do Ramo Estudantil (IEEE Student Branch Counselor); Dois Membros IEEE Graduados ligados a faculdade (IEEE Endorsing Faculty Members). Como mostra a Figura 11. Figura 11: Petição IEEE - Endorsement of IEEE Members Ao se colocar os números de membresia, os dados serão carregador automaticamente. 8
5.1.6 Assinaturas Nesta etapa tenha certeza de que todos os participantes tenham preenchido seu perfil corretamente e serem membros IEEE, tendo isso, clique em GET SIGNATURES, como mostra a figura 12. Figura 12: Petição IEEE - Signatures Depois disso uma lista será gerada com os nomes das pessoas que estão aptas a assinarem a petição. Em uma petição para Ramo Estudantil são necessários 12 voluntários. Figura 13: Petição IEEE - Signatures 9
Figura 14: Petição IEEE - Signatures Veja a seção 6 se não há dúvidas sobre outro Grupo Estudantil. 5.2 Capítulo/Grupo de Afinidade do Ramo Estudantil As petições para Capítulos Estudantis e Grupos de Afinidade do IEEE são praticamente identificas. A principal mudança é na etapa Aprovações dos membros IEEE (item 5.2.5). 5.2.1 Informações da petição Figura 15: Petição IEEE - Student Branch Chapter/Affinity Group Information 10
5.2.2 Informações do Organizador Figura 16: Petição IEEE - Organizer/Interim Student Branch Chapter/Affinity Group Chair 5.2.3 Informações do Capítulo Estudantil Capítulos Estudantis: Serão carregados automaticamente todos os Capítulos Estudantis aos quais o organizar é assoado. Basta marca qual Capítulo se deseja criar (Figura 17). Figura 17: Petição IEEE - Student Branch Chapter Information Grupo de Afinidade: O único Grupo de Afinidade disponivel na Petição Online é o IEEE Women in Engineering. Basta marcá-lo (Figura 18). 11
Figura 18: Petição IEEE - Student Branch Affinity Group Information 5.2.4 Questionário Figura 19: Petição IEEE - Student Branch Chapter/Affinity Group Questionnaire As questões para Capítulos Estudantil/Grupos de Afinidade são: 1. If the Student Branch Chapter/Affinity Group is approved, how and when will the election take place to complete the branch committee (vice-chair, treasurer and secretary)? * 2. What activities (seminars, competitions, etc.) do you have planned for your Student Branch Chapter/Affinity Group (if approved.) Have you already had any activities in 12
your Institute that you would like to continue under your Technical Society? * 3. What plans are in place to keep the Student Branch Chapter/Affinity Group active, and the chapter members and committee officers involved? * 4. What plans are in place to keep the Student Branch Chapter/Affinity Group self-sustaining? How will the funding for activities and events be managed? * 5. What are your plans to increase the Student Branch Chapter/Affinity Group membership within the first year, following approval? Please describe how your Institute plans to support the Student Branch Chapter/Affinity Group. * 6. One of the common challenges a Student Branch Chapter/Affinity Group faces is its relationship with its two Parents : The Section and the Society. How do you plan to develop and maintain a collaboration with these parental units? * 5.2.5 Aprovações dos membros IEEE Capítulos Estudantis: As aprovações necessárias para Capítulos Estudantis são: Conselheiro do Ramo Estudantil (IEEE Student Branch Counselor); Conselheiro do Capítulo Estudantil (IEEE Student Branch Chapter Advisor). Como mostra a Figura 20. Figura 20: Petição IEEE - Endorsement of IEEE Members (Student Branch Chapter) Grupos de Afinidade: Para Grupos de Afinidade é necessário apenas a aprovação do Conselheiro da instituição (IEEE Student Branch Affinity Group Advisor), como pode ser visto na Figura 21. 13
Figura 21: Petição IEEE - Endorsement of IEEE Members (Student Branch Affinity Group) Ao se colocar os números de membresia, os dados serão carregador automaticamente. 5.2.6 Assinaturas Clique em GET SIGNATURES, como mostra a figura 22. Figura 22: Petição IEEE - Signatures Depois disso uma lista será gerada com os nomes das pessoas que estão aptas a assinarem a petição. Em uma petição para Capítulo/Grupos de Afinidade do Ramo Estudantil são necessários 6 voluntários (Figura 23). 14
Figura 23: Petição IEEE - Signatures 6 Submissão Depois da submisão na plataforma do IEEE, todos os membros da lista receberão um e-mail com o convite para assinar a petição (Figura 24). Figura 24: Petição IEEE - Request to Sign Petition A assinatura é simples e consiste em clicar em SIGN PETITION (Figuas 25 e 26): 15
Figura 25: Petição IEEE - Assinatura dos membros Figura 26: Petição IEEE -Confirmação da Assinatura Após obter todas as assinaturas (endossamentos e membros estudantis), o Chair irá receber um e-mail de atualização informando que não é necessária mais nenhuma ação por parte dele (Figura 27). 16
Figura 27: Petição IEEE - Status Update 7 Aprovação Os representantes que aprovação a petição são: Diretor Regional da R9; Presidente do R9 SAC (Student Activities Committee) Team; Presidente do mundial do grupo. Como mostra a Figura 28. Figura 28: Petição IEEE - Approvers Por fim, o Chair receberá um e-mail Confirmando a Aprovação. 17
Figura 29: Petição IEEE - Approved 8 Dificuldades Encontradas Devido ser a petição via site um recurso novo, não se espera que seja um sistema perfeito, então houve alguns erros relevantes a serem considerados: Na petição para Ramo Estudantil, a faculdade em questão não havia sido cadastrada no sistema do IEEE, logo a petição não carregava, conforme a figura 30. Figura 30: Tela de carregamento com problemas Caso isto ocorra, entre em contato com o suporte - petition@ieee.org Alguns membros não apareciam na petição, assim não atingindo o mínimo de voluntários para abertura do grupo. Isso ocorre devido ao mal preenchimento do perfil. Verifique as informações, principalmente o nome da faculdade, este deve ser preenchido conforme o que se encontra no perfil do responsável pela petição. Caso isto ocorra, após o preenchimento correto do perfil de todos os participantes do documento, limpe os coockies do navegador e crie outra petição. 18
9 Considerações Finais Após aprovação, o capítulo demora em media uma semana para aparecer no Sistema de Cargos Oficiais do IEEE, vtools Officer Reporting (Figura 31). Com o Código, a instituição já poderá solicitar seu e-mail institucional 1 e IEEE Website, se assim desejar. Figura 31: Petição IEEE - Request to Sign Petition A carta de Criação (Figura 32) será enviada aproximadamente 15 dias depois. 1 Pode-se encontrar Tutoriais no Website do Ramo Estudantil IEEE UnB 19
Figura 32: Petic a o IEEE - Request to Sign Petition 10 Colaboradores Versa o 1-25 de marc o de 2017 20
Pamella Oliveira Ramo Estudantil IEEE UnB Contato: pamellaoliveiraeng@gmail.com Renan Casarotto Ramo Estudantil IEEE - UEM Contato: casaroto8@gmail.com 21