CORRÈGEDOMAtGERAL DA JUSTIÇA DE MATO GROSSO JUSTIÇA COM COMPROMISSO SOCIAL 2013-3015 OFÍCIO N ô 3803/2014-DOF (ID.0035105-07.2013.8.11.0000) Favor mencionar este número Cuiabá, 22 de agosto de 2014. Senhora Presidenta: Por ordem do Excelentíssimo Senhor Desembargador Sebastião de Moraes Filho - Corregedor-Geral da Justiça, em reportando-me ao Ofício n^ 603/2014, de 28 de maio de 2014, subscrito pelo Cézar Mário Dalla Riva, Oficial do 2^ Ofício da Comarca de Alta Floresta, encaminho a Vossa Excelência cópia da decisão proferida nos autos do Processo n 2 34/2013DOF, autorizando a substituição das cópias de documentos apresentados na serventia para instrução de lavratura de atos notariais, mediante a substituição por arquivo digital, observando-se sempre as medidas de segurança constantes na Recomendação n e 9 e 11-CNJ. Ressaltando, ainda, que adoção do referido procedimento de organização deve possibilitar a conexão dos documentos arquivados digitalmehte com correspondente ato notarial lavrado ou registro público realizado. Atencios NILCEMEIR E TOS SANTOS VILELA Diretora do Departanrl emo de Orientação e Fiscalização (Autorizada a assinar pela Orcfèm de Serviço n e 01/2013-CGJ) Ilustríssima Senhora MARIA APARECIDA BIANCHIN PACHECO Presidenta da Associação dos Notários e Registradores do Estado de Mato Grosso - AIMOREG-MT CUIABÁ - MT Proc. ns 34/2012-DOF Anexo: fis. 127/129-CGI 6026 JuS I! iça "?! ntro Po,,tico Administrativo (CPA) - CEP 78050-970 - Cuiabá - Mato Grosso Departamento de Orientação e Fiscalização- Telefones: (65) 3617-3582/3250/3118-3617-3710 (fax) - Malote Digital: corregedoria^ivisão de protocolo ou e-mail: protocoio.cgj@tj.mt,gov.br
\!P gw corregedoria-geral ' WA^ DA JUSTIÇA DE MÁTÓ GROSSO. JUSTIÇA COM COMPIOMUO SOCIAl - -2013 2015 - Solicitante: CORREGEDORIA NACIONAL DE JUSTIÇA Vistos. Às fis. 103/104 aportou aos autos petição formulada por Cézar Mário Dalla Riva a Corregedoria Geral da Justiça requerendo, em síntese, autorização para digitalização da documentação apresentada para lavratura de atos notariais. Argumenta que essa prática resolveria o problema de arquivamento de documentos que ocupa um espaço considerável na serventia. Alega que a grande maioria dos documentos apresentados para lavratura de ato notarial se trata de cópia, sem exigência de autenticação, porquanto os originais são devolvidos às partes, de forma que qualquer documento original permanecerá arquivado. e a proteção dos arquivos e dados. Enumera as medidas adotadas para garantir a segurança Por fim, aduz que essa prática tem a finalidade de oferecer um serviço mais rápido e seguro ao usuário, bem como ofertar maior conforto aos seus funcionários pela completa reforma das instalações da serventia. É o relatório. Opinamos. Corregedona Geral de Jusüça - Centro Político Administrativo (OPA) - Caixa Postal n 0,1071 - CEP 78050-970 - Cuiabá - Mato érnso Telefones; (65) 3617-3331 / 3115
Corregedoría-Geral DA JUSTIÇA DE MATO GROSSO JumçACOM CoMrRúMuso SOCIAL 2Q13-3015 Analisando o pleito de fis. 103/104, extrai-se que o requerente pleiteia autorização desse órgão fiscalizador para que proceda a substituição do arquivo material de documentos utilizados para instrução da lavratura de atos notariais (cópia de documentos pessoais, certidões, declarações e etc.) pela mídia digital. A constante modernização dos sistemas adotados pelas serventias extrajudiciais, inclusive, por recomendações exaradas pelo Conselho Nacional de Justiça e Corregedohas Estaduais caminha gradualmente para a completa digitalização de todo o acervo de registros públicos. Com as atuais tecnologias de digitalização e arquivamento de mídia digital, a praxe de arquivamento físico de documentos além de ocupar demasiado espaço, onera desnecessariamente a despesa das serventias com gastos para a sua conservação, uma vez que se deterioram facilmente com a ação do tempo. Assim, considerando o constante incentivo deste órgão a modernização das práticas e procedimentos adotados peias serventias, bem como melhor prestação dos serviços notariais, a manutenção dessas cópias se mostra contraproducente, diante da falta de espaço físico e onerosidade para os cartorários de forma que o pleito deve ser deferido. Entretanto, há que se observar alguns requisitos como a adoção de medidas de segurança e organização para armazenamento dos documentos.digitalizados pelas serventias que optarem por essa prática. Corregedoria Geral de Justiça - Centro Político Administrativo (OPA) - Caixa Posta! n 0.1071 - CEP 78050-970 - Cuiabá - Mato Grosso - Telefones: (65) 3617-3331 /3115 2
TF* Corbígedgria-Gerál DÁJUSTIÇA Ò MATO GROSSO rusnça COMCOMr ROM15SO SOCWL - 2C13-201$ relacionado ao ato que deu origem. Isto é, a forma de arquivamento do arquivo deve possibilitar a identificação do ato que o instruiu de maneira célere e eficiente. Destaca-se que a hipótese de substituição do documento físico pelo digital está limitada tão somente àqueles utilizados para instruir a lavratura de atos notariais e de registros públicos, além daqueles já regulamentados. ] Diante do exposto, opinamos pelo DEFERIMENTO do pleito de substituição das cópias de documentos apresentados na serventia para instrução de lavratura de atos notariais, mediante a substituição por arquivo digital, observando-se sempre as medidas de segurança constantes na Recomendação ns 09 do CNJ para o seu armazenamento. Sugerimos também que a serventia que optar por proceder da forma pleiteada neste feito, adote procedimento de organização que possibilite a conexão dos documentos arquivados digitalmente com correspondente ato notarial lavrado ou registro público realizado. Quanto aos modelos de relatórios de correição (certidão de fs. 114), necessária a remessa dos autos ao Departamento de Orientação e Fiscalização - DOF para que agende reunião com o Dr. Mário Roberto Kono de Oliveira e Sra. Nilcemeire dos Santos Vilela para a sua definição. Opinamos ainda que seja retificada a Portaria ns 01/2014 - CGJ para que retire a Srta. Karla Maria Lima de Oliveira da Comissão para discussão da criação de um sistema de registro eletrônico, tendo em vista o seu desligamento desse órgão administrativo. 2. Corregedona Geral de Justiça - Centro Polífico Administrativo (OPA) - Caixa Postal n 0.1071 - CEP 78050-970 - Cuiabá - Mato Grosso - Telefones: (65) 3617-333113115 4
^ CORREGEDORJA-GERAI. DA JUSTIÇA DE MÁTÓ GROSSO JUSTIÇA COM COMrWMIKO SOCIAl - - 2013-2015 - Processo - 34/2013 {0035105-07.2013) A medida de segurança adotada deverá ser a mesma constante da Recomendação n 2 09 do Conselho Nacional de Justiça que dispõe: "Art. 1- Recomendar aos titulares e aos responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial de notas e de registro que mantenham cópias de segurança em microfilme, ou arquivo em mídia digital formado por imagens extraídas por meio de "scanner", ou fotografia, ou arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido em consonância com as normas do ICP- Brasil ou qualquer outro método hábil, que, em sua fase inicial, deverá abranger os livros obrigatórios previstos em lei para as suas respectivas especialidades. (...) Art. 22 Recomendar que o arquivo de segurança seja atualizado com periodicidade não superior a um mês e que ao menos uma de suas vias sej'a arquivada em local distinto da serventia, facultando o uso de servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital. Art. 39 Alertar que deverá ser formado e mantido arquivo de segurança dos documentos eletrônicos que integrarem o acervo da delegação do serviço extrajudicial, mediante "backup" em mídia eletrônica, digital ou outro método hábil à sua preservação". Assim, no que couber ao caso, será utilizado os mesmos métodos de armazenamento do arquivo digital daquele regulamentado na Recomendação do Conselho Nacional de Justiça. Além das medidas de segurança, a serventia deverá adotar método de organização do arquivo digital de modo que fique^dtf^mente 2. \ Corregedoria Geral de Justiça - Centro Político Administrativo (OPA) - Caixa Postal n". 1071 - CEP 78050-970 - uuiabá - Mato Groà^ - Telefones: (65) 3617-3331 13115 \ 3
i * ' W '^ CORRÉGEDORIA-GÈRAL DA JUSTL^ DE MATO GROSSO JUmçACOM COMPROMISSO $OCMl ZOISMIS - Intimem-se. Cunibra-se. 'ulabá, 12 de agosto!de 2014 Am^nio Ve o j> P^lej; i Júnior Juiz Auxiliar datõrregeaoriajgeral de Justiça Homologo o parecer. Expeça-se QfídB~^cular desta decisão a todas as serventias extrajudiciais, Diretorjíiíao Foro p a Associação dos Notários e Registradores - ANOREG/MT. Cumpra-se com urgência. Cuiaba, 12 de/agosto de 2014 Desembargador SEBASTIadt)EJVK>RAES FILNO Corregedor Ger&W^ustlça Cofregedoria Geral de Justiça - Centro Político Administrativo (CPA) - Caixa Postal n #, 1071 - CEP 78050-970 - Cuiabá - Mato Grosso - Telefones: (65) 3617-3331/3115