MINISTÉRIO DA SAÚDE SECRETARIA-GERAL Circular Informativa Nº 10 Data 10/02/2006 Para conhecimento de todos os serviços e estabelecimentos dependentes do Ministério da Saúde ASSUNTO: Processo de actualização da informação da Base de Dados de Recursos Humanos da Administração Pública (BDAP), com dados referenciados a 31/12/2005. 1- A Base de Dados de Recursos Humanos da Administração Pública (BDAP),criada pelo Decreto-Lei n.º 47/98, de 7/3, visa assegurar a existência de informação actualizada e fiável sobre o universo de trabalhadores da Administração Pública. 2- A BDAP tem por âmbito todos os trabalhadores ao serviço dos Órgãos de Soberania e Órgãos Independentes, da Administração Directa do Estado (Central e Desconcentrada), da Administração Indirecta do Estado, da Administração Regional Autónoma, das Autarquias Locais e todo o pessoal abrangido pelo regime da Função Pública ao serviço de Entidades não inseridas na Administração Pública. 3- O carregamento de dados dos trabalhadores da Administração Pública na BDAP teve início no ano 2003, verificando-se que, em 31/12/2004, uma percentagem significativa dos organismos/serviços não concretizaram o respectivo carregamento. 4- Conforme estabelece o n.º 1 do artigo 19.º da Lei n.º 60-A/2005, de 30/12, do Orçamento do Estado para 2006, todos os serviços ou organismos da administração pública central devem proceder, com referência a 31 de Dezembro de 2005, ao carregamento ou actualização da base de dados dos recursos humanos da Administração Pública (BDAP), nos termos das disposições legais aplicáveis. SEDE Avª. João Crisóstomo nº. 9 1049-062 Lisboa Tel.: 21 330 50 00 Fax: 21 330 50 03 Linha azul: 21 314 26 75 E-mail: sg@sg.min-saude.pt 1
MINISTÉRIO DA SAÚDE SECRETARIA-GERAL Circular Informativa 5- Assim, tendo em vista a actualização da informação da BDAP, com data de referência a 31/12/2005, a Direcção-Geral da Administração Pública remeteu a esta Secretaria-Geral a Circular n.º 4/DGAP/05, que contém as orientações sobre o processo, e cuja cópia se junta em anexo. 6- Este processo de actualização da informação da BDAP deverá ocorrer até 31 de Março de 2006, estipulando o n.º 3 do artigo 19.º da referida Lei do Orçamento do Estado um mecanismo sancionatório para os serviços que não cumpram, atempadamente, esta diligência. Com efeito, o incumprimento do prazo previsto determina, até ao efectivo carregamento ou actualização da BDAP, a cativação ou redução de verbas. 7- Assim, com vista ao cumprimento daquela obrigatoriedade legal, e tendo presente que em 2004 cerca de 40% das instituições do Ministério da Saúde não carregaram os dados na BDAP, importa alertar todos os estabelecimentos e serviços deste Ministério para a necessidade de reunir esforços no sentido de garantir, atempadamente, o carregamento/actualização da Base de Dados. O Secretário-Geral (Rui Gonçalves) SEDE Avª. João Crisóstomo nº. 9 1049-062 Lisboa Tel.: 21 330 50 00 Fax: 21 330 50 03 Linha azul: 21 314 26 75 E-mail: sg@sg.min-saude.pt 2
ANEXOS: CIRCULAR Nº 4/DGAP/05 ASSUNTO: ACTUALIZAÇÃO DA BDAP 31.12.2005 1. Inicia-se em Janeiro de 2006, uma nova fase de actualização da Base de Dados de Recursos Humanos da Administração Pública (BDAP), criada pelo Decreto-Lei nº 47/98, de 7 de Março, e que já foi objecto de dois carregamentos anteriores (2003 e 2004), ao longo de um período que encerrou no passado dia 30 de Novembro. A actualização dos dados dos trabalhadores deverá ser efectuada de 2 de Janeiro a 31 de Março de 2006, com data de referência de 31 de Dezembro de 2005. A este carregamento/actualização se refere a Lei do Orçamento de Estado para 2006 que, no seu artigo 19º, estabelece um mecanismo sancionatório para os serviços que não cumpram, atempadamente, esta diligência. 2. Previamente ao processo de actualização de dados e, após o login de entrada no site da BDAP, é solicitado aos organismos/serviços a introdução da seguinte informação: Nº de trabalhadores a carregar que corresponde a todos os trabalhadores (funcionários, agentes ou contratados) que detêm um vínculo com o organismo e nele exercem funções; detêm um vínculo com o organismo mas, ainda que temporariamente, nele não exercem funções; exercem funções no organismo, ainda que vinculados a outro. Nº de trabalhadores em exercício de funções que corresponde a todos os trabalhadores que, à data de referência, exercem funções no organismo, independentemente da sua relação jurídica de emprego. 3. Tal como nos carregamentos anteriores, os organismo/serviços poderão carregar a informação na BDAP, de duas formas: - de forma interactiva e on-line (IAW); - através do envio de ficheiro XML. Os organismos/serviços remetentes manterão o anterior perfil de carregamento, a menos que, através de solicitação feita ao Instituto de Informática, optem pela solução alternativa. Os organismos/serviços que possuam perfil de envio de ficheiro, no final do envio dos mesmos, poderão solicitar ao Instituto de Informática a alteração de perfil para correcção de dados on-line. 4. Para os organismos/serviços com perfil de carregamento on-line (IAW), os dados referentes aos blocos da antiguidade, índice e escalão, remuneração e respectivos suplementos e ainda às horas extraordinárias, deverão ser novamente preenchidos, por forma a reforçar o controlo e a garantir uma maior qualidade dos dados. Assim, a actualização dos dados implicará: o registo da informação respeitante a novos trabalhadores; 3
a actualização da informação já registada; o preenchimento dos blocos de informação s, designadamente os campos relativos à antiguidade - Bloco B1; ao índice e escalão - Bloco G1; à remuneração Bloco J e às horas extraordinárias - Bloco L1. o registo das datas de fim nos blocos de informação respeitantes a trabalhadores que deixaram de ter qualquer vínculo ao organismo/serviço; o preenchimento do bloco da cessação, quando os trabalhadores, entretanto se desligaram da Administração Pública (ex. aposentação, morte, etc.). 5. Os que procedem ao carregamento por envio de ficheiro deverão enviar a informação completa de todos os trabalhadores a carregar à data de referência (veja se ponto 2.). 6. Mais se informa que se mantêm as regras de preenchimento indicadas para o carregamento anterior, nomeadamente as relativas ao carácter / dos campos a actualizar. Tal facto não dispensa a consulta das regras, tabelas e códigos disponíveis no site da BDAP (www.bdap.min-financas.pt). 7. Durante o período destinado ao próximo carregamento (1 de Janeiro a 31 de Março de 2006), os serviços serão periodicamente informados, via e-mail, sobre o respectivo estado de carregamento. Esta informação poderá, ainda, ser consultada pelos organismos/serviços: No ecrã imediatamente a seguir ao login de entrada no site da BDAP, através da informação resumo respeitante aos dados inseridos até ao dia anterior ao da consulta, onde está indicado o nº de trabalhadores com informação completa e a sua percentagem, relativamente ao nº de trabalhadores a carregar; o nº de trabalhadores com informação incompleta; nº de trabalhadores que falta carregar, relativamente ao nº de trabalhadores a carregar declarado pelo organismo/serviço. Através das listagens da informação completa e em falta de cada trabalhador. 8. Junta-se, em anexo à presente circular, uma Nota que dela faz parte integrante, contendo um conjunto de regras auxiliares e procedimentos de carácter técnico/funcional. DGAP, 7 de Dezembro de 2005 A Directora-Geral Teresa Nunes 4
NOTA ANEXA À CIRCULAR Nº 4/DGAP/05 ASSUNTO: Regras e procedimentos a adoptar na actualização da BDAP 31.12.2005 1. Os organismos deverão registar na BDAP o número de trabalhadores a carregar, bem como o número de trabalhadores que neles exercem funções, à data de referência. Estes valores poderão ser alterados até ao termo do período de carregamento (31.03.2006), data a partir da qual esta tabela deixará de ter permissões de escrita. Estas informações deverão ser registadas, após o login de entrada na BDAP, no ecrã inicial dos dados do organismo. 2. O número fiscal (NIF), o sexo e a data de nascimento de um trabalhador, depois de registados, não poderão ser alterados pelo utilizador. Caso se revele necessário, deverá solicitá-lo ao Instituto de Informática. 3. A antiguidade na função pública (Bloco B1 apenas aplicável a funcionários e agentes) deverá ser reportada a 31.12.2005. 4. Na indicação da data de obtenção da habilitação académica (campo ), se apenas for conhecido o ano, deverá inscrever 31-07, como dia e mês. 5. O bloco J2 (Suplementos) está ligado à Remuneração Mensal do trabalhador. Por esse motivo, se um organismo pretender registar um Suplemento de um trabalhador a quem não paga a remuneração base mensal, deverá, previamente, preencher a zeros o Bloco J1- remuneração base. 5
BLOCOS DE INFORMAÇÃO E TIPOS DE PREENCHIMENTO Bloco B Identificação Nº Fiscal Nome Sexo Data de nascimento Distrito Concelho Freguesia Nacionalidade Bloco B1 Antiguidade para funcionários e agentes, consoante o cenário Bloco C Organismo de Funções consoante o cenário Código local trabalho Código serviço Código organismo Data admissão Data cessação ( quando ocorre) Modo de ingresso Bloco D Organismo de Vínculo consoante o cenário Código local trabalho Código serviço Código organismo Data admissão Data cessação ( quando ocorre) Bloco E Organismo Pagador consoante o cenário Código local trabalho Código serviço Código organismo Data admissão Data cessação ( quando ocorre) Bloco F Relação Jurídica de emprego - consoante o cenário Data de início Data de fim ( quando ocorre) Código Bloco F1 Interrupção de funções - consoante o cenário e quando ocorre 6
Bloco G Situação Profissional para funcionários e agentes, consoante o cenário Data início categoria Grupo profissional Carreira Categoria Código mudança Código tipo cargo Bloco G1 Índice /Escalão - para funcionários e agentes, consoante o cenário Bloco H Profissão - para trabalhadores contratados, consoante o cenário Data início Data fim ( quando ocorre) Grande grupo Sub grande Sub grupo Grupo base Profissão Bloco I Área Funcional Bloco J1 Remuneração base mensal - consoante o cenário Ano início Mês início Ano fim ( quando ocorre) Mês fim ( quando ocorre) Remuneração base em euros Bloco J2 Suplementos ( suplementos regulares )- ( quando ocorre) Código Valor em euros Ano Mês Bloco J3 Encargos Familiares ( suplementos não regulares ) - ( quando ocorre) Código Valor em euros Ano Mês Bloco J4 Prestação de serviços para o cenário 4.2; para os restantes cenários ( quando ocorre) Valor em euros Ano Mês 7
Bloco L Horário - consoante o cenário Data início Data fim Modalidade Regime duração Regime trabalho Duração semanal Bloco L1 Horas extraordinárias - ( quando ocorre) Horas mês Mês Ano Bloco N Cessação - ( quando ocorre) Data Motivo cessação Bloco O Habilitações Literárias consoante o cenário Data obtenção Grau habilitação Nível EU Grupo área temática Sub área temática Área temática Bloco P Formação profissional ( formação mais 18 horas 8