LEILÃO N. 05/2007 - UHE SANTO ANTÔNIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS Brasília, 30 de novembro de 2007
LEILÃO UHE SANTO ANTÔNIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS 1. PREÂMBULO Este Manual de Procedimentos foi desenvolvido para apoiar e orientar a participação no Leilão n. 05/2007 e contém normas e procedimentos básicos a serem adotados no evento, bem como a relação das atividades previstas. Todas as situações não previstas neste manual serão decididas pela Comissão Especial de Licitações da CEL. Principais atividades do Leilão: ATIVIDADE DATA HORÁRIO LOCAL Treinamento da Auditório da 04 de dezembro de 2007 15h00min Sistemática Simulação 05 de dezembro de 2007 10h00min Entrega dos formulários de Précadastramento Instalação dos softwares de apoio 1 Varredura e lacre das Salas das Proponentes Leilão 06 de dezembro de 2007 Até as 17h00min 09 de dezembro de 2007 De 13h00min as 15h30min 09 de dezembro de 2007 A partir das 15h30min 10 de dezembro de 2007 10h00min Os representantes das Proponentes deverão estar presentes no local do Leilão às 08h00min 2. INFRA-ESTRUTURA Hardware e Sistema do Leilão: Em cada uma das Salas de Proponentes estarão instalados 2 Terminais de acesso ao Sistema do Leilão e 1 impressora, conectados na rede privada de computadores do Leilão. Um Terminal será destinado à submissão de lances durante a execução do Leilão e outro será destinado a backup. O Terminal de backup deverá permanecer desligado e será utilizado para submissão de lances somente em caso de falha do primeiro e após autorização de substituição pela CEL. Segurança: Os Terminais de acesso ao Sistema do Leilão não terão acesso à Internet e as entradas das leitoras de CD, DVD, disquetes e USB estarão lacradas lógica e fisicamente. 1 A instalação é opcional e de responsabilidade exclusiva da Proponente, não sendo permitida sua instalação no dia do Leilão. 1
Hardware e software de apoio: Em cada uma das Salas de Proponentes, estarão instalados 1 computador e 1 impressora para instalação de softwares próprios de apoio ao Proponente, sem acesso à rede privada de computadores do Leilão, nem ao Sistema do Leilão, nem à Internet. Área de Segurança: As Salas de Proponentes preparadas para o Leilão estão localizadas no Módulo J do prédio da. Por esta razão este Módulo é considerado área de segurança do Leilão. Somente será permitido acesso à área de segurança do Leilão aos representantes de Proponentes, para acesso às Salas de Proponentes, e aos responsáveis pela realização do Leilão que estejam cadastrados. Suporte: Telefones serão exclusivamente disponibilizados para comunicação direta das Proponentes com o Suporte e será a única forma de contato do Proponente em caso de falha do Terminal e de dificuldades na operação do Sistema do Leilão. Informamos que os diálogos entre os Proponentes e o Suporte serão gravados. Suporte: Haverá uma equipe de apoio à realização do Leilão, que poderá, por solicitação do(s) representante(s) operacional(is), solucionar problemas operacionais e de conectividade à rede privada de computadores e que será a única forma de contato do empreendedor em caso de falha do Terminal. Auditoria Independente: Uma equipe de Auditoria Independente acompanhará as atividades executadas durante a realização do Leilão. Materiais disponíveis nas Salas de Proponentes: Kit de materiais de escritório, incluindo bloco de anotações, folha de papel sulfite A4 branco, canetas coloridas, lápis, relógio, borracha e apontador. Filmadoras: As Salas de Proponentes serão equipadas com câmeras filmadoras. AS IMAGENS NÃO SERÃO TRANSMITIDAS, serão apenas armazenadas em meio magnético com o propósito de subsidiar o trabalho da Auditoria Independente e eventuais ocorrências que demandem diligência. Atendimento médico: Será disponibilizada estrutura de ambulatório na área de segurança do Leilão e uma UTI Móvel localizada no estacionamento interno da. Refeições: Cada uma das Salas de Proponentes será provida de mesa de lanches, água, sucos e café. Caso necessário, serão servidas refeições. 3. PRÉ-CADASTRAMENTO Cada Proponente deverá entregar na, à CEL, no dia 06 de dezembro de 2007, até as 17 horas, formulário de Pré-cadastramento conforme modelo disponível no SITE DA na seção Adendos. Deverá ser enviado um formulário para cada representante a ser pré-cadastrado. Deverão ser Pré-cadastrados: a) Os Representantes que se farão presentes na Sala de Proponente, no dia do Leilão; e b) Os Responsáveis pela instalação do software de apoio, no dia 9 de dezembro de 2007. Representantes que sejam portadores de necessidades especiais deverão informar e especificar a necessidade, no formulário de Pré-cadastramento para que a possa providenciar condições de acessibilidade. 2
Somente será permitido acesso às Salas de Proponentes aos representantes Pré-cadastrados e aos Responsáveis Operacionais indicados na ocasião da Inscrição no Leilão. Não existe limite para o número de representantes que poderão entrar na Sala de Proponente no dia do Leilão. Porém, considerando o espaço e estrutura disponibilizados, a recomenda o número máximo de 12 (doze) pessoas em cada uma das Salas de Proponentes. Importante observar que deverão estar presentes na Sala de Proponente, além dos Representantes de cada Proponente, os três Responsáveis Operacionais. Caso haja substituição de um ou mais Responsável(is) Operacional(is), a responsabilidade pelas conseqüências da substituição é da Proponente e esta substituição somente será possível por representante já inscrito no formulário de pré-cadastramento. 4. CADASTRAMENTO O cadastramento será feito na secretaria de atendimento do Leilão, localizada no hall principal do prédio da e será efetuado mediante apresentação do CPF e documento de identificação originais do respectivo autorizado pré-cadastrado, a quem será fornecido um crachá personalizado, com foto e código de barras para acesso à área de segurança do Leilão, de acordo com o perfil de participação. Visando a segurança do Leilão, todos os cadastrados para acessar a área de segurança serão revistados. Desta forma, no ato de cadastramento deverá ser assinada Declaração atestando se o cadastrado faz uso ou não faz uso de marca passo ou qualquer outro equipamento eletrônico que dê suporte à vida, uma vez que estes equipamentos podem ter seu funcionamento afetado pelo detector de metais. No caso do cadastrado possuir marca passo ou equipamento do gênero, a revista será manual e em local reservado. A secretaria de atendimento do Leilão estará aberta no dia 4 de dezembro, exclusivamente para cadastramento dos Responsáveis Operacionais, que deverão participar, nos dias 4 e 5 de dezembro, do Treinamento da Sistemática e da Simulação do Leilão. Nos dias 6, 7 e 10 de dezembro, a secretaria de atendimento do Leilão estará aberta para cadastramento dos representantes Pré-cadastrados de cada Proponente. Aconselhamos que os representantes Pré-cadastrados efetuem seu cadastramento nos dias 6 e 7 de dezembro, desta forma não será necessário apresentar novamente CPF e documento de identificação para entrada na no dia do Leilão, uma vez que já estarão portando crachás personalizados. 5. TREINAMENTO DA SISTEMÁTICA Será realizada apresentação teórica sobre as regras presentes na Sistemática, bem como no Detalhamento da Sistemática. O treinamento será ministrado por técnicos da e abordará o funcionamento do Sistema do Leilão, bem como procedimentos gerais que deverão ser utilizados pelos usuários. O treinamento será realizado no Auditório da. 3
6. SIMULAÇÃO Será realizada Simulação do Leilão, com dados fictícios, para que os Responsáveis Operacionais possam se familiarizar com o Sistema do Leilão, testar cenários de possíveis ocorrências e se preparar para o Leilão. A Simulação será realizada nas Salas de Proponentes. 7. SOFTWARES DE APOIO, VARREDURA ELETRÔNICA E LACRE DAS SALAS DE PROPONENTES Às 13 horas do dia 9 de dezembro, antes da instalação dos softwares de apoio, será realizado sorteio das Salas de Proponentes, na presença de um Auditor Independente e dos representantes que comparecerem no horário e local indicados. Os representantes responsáveis pela instalação dos softwares de apoio deverão se dirigir à secretaria do Leilão, localizada no hall principal do prédio da, portando seus documentos originais (CPF e documento de identificação) para efetivar seu cadastramento e receber crachá personalizado para acesso à área de segurança do Leilão. Caso o responsável pela instalação seja um dos Responsáveis Operacionais já cadastrados, este deverá apresentar apenas o crachá personalizado já entregue no dia 04 de dezembro. Cada representante responsável pela instalação dos softwares de apoio deverá levar seu respectivo software em mídia digital, uma vez que não haverá acesso à Internet. Após a instalação do software de apoio será realizada varredura eletrônica ambiental nas Salas de Proponentes. Posteriormente à varredura, as Salas de Proponentes serão lacradas, na presença de um Auditor Independente e de um membro da CEL. O lacre, e somente o lacre, poderá ser acompanhado pelo representante responsável pela instalação do software de apoio. Caso esse representante entenda que não é necessário presenciar o lacre, deverá assinar declaração atestando que não o fez por livre e espontânea vontade e que abre mão de qualquer reivindicação futura. Caso o representante presencie o lacre, deverá assinar declaração atestando que presenciou o lacre da respectiva Sala de Proponente. As Salas de Proponentes somente serão reabertas na data do Leilão, na presença dos representantes das respectivas Proponentes, de um Auditor Independente e de um membro da CEL. Durante o período entre a varredura, o lacre e a reabertura, as Salas de Proponentes permanecerão, continuamente, sob a guarda de serviço de segurança do Leilão. 8. CREDENCIAMENTO E ACESSO À SALA DE PROPONENTE O Leilão será iniciado às 10 horas do dia 10 de dezembro de 2007 (horário de Brasília). Os representantes das Proponentes deverão apresentar-se na secretaria do Leilão, no hall principal do prédio da, às 8 horas. Em nenhuma hipótese será permitida entrada na Sala de Proponente após as 9h30min. No estacionamento interno da, serão destinadas vagas exclusivas para os representantes das Proponentes que estiverem Pré-cadastrados. 4
Após o credenciamento, os representantes das Proponentes deverão guardar na chapelaria do evento, em guardavolumes personalizados, todos os objetos cujos portes não serão admitidos nas Salas de Proponentes, incluindo, mas não se restringindo, os a seguir listados: a) Telefones celulares, smartphone ou blackberry; b) Pagers; c) Aparelhos de fax; d) Agendas eletrônicas; e) Laptops ou notebooks; f) Pen drivers; g) PDA s, Palm Tops ou Pocket PC; h) Isqueiros de qualquer tipo; i) Canetas de qualquer tipo / modelo (esferográfica, tinteiro, roller etc.) j) Chaveiros; k) Relógios; l) Discman ou leitor de MP3, MP4, MP5; m) Câmeras fotográficas; n) Objetos metálicos de qualquer natureza; o) Maletas e pastas; p) Outros não especificados sujeitos a análise. O acesso à Sala de Proponente pelos representantes será permitido somente após a chegada e credenciamento de todo o grupo. Quando o grupo de cada Proponente estiver completo o acesso aos andares será liberado. Os representantes das Proponentes deverão portar, em fácil visualização, seu crachá que permitirá o acesso ao seu andar e à sua Sala de Proponente. Todos os cadastrados para acessar a área de segurança do Leilão serão revistados, conforme definição do item 4 deste Manual. A revista é obrigatória. Chegando ao andar indicado, as Proponentes irão validar seus crachás através de um leitor de código de barras, que liberará o acesso ao corredor das salas de Proponentes. Todo o procedimento será acompanhado por um Auditor Independente. Após a entrada na Sala de Proponente, a saída somente será permitida nos seguintes casos: a) Saída em definitivo da área de segurança, após o término do Leilão; b) Emergência médica, em que haja necessidade de remoção para ambulatório, UTI móvel ou Hospital; c) No caso de necessidade de que as instalações da sejam evacuadas. Tendo em vista a imprevisibilidade do prazo de duração do Leilão, o representante que acessar a área de segurança do Leilão e que fizer uso regular de medicamentos deverá levá-los para a área de segurança. 5
9. ENCERRAMENTO DO LEILÃO Encerrado o Leilão, a promoverá uma coletiva de imprensa com a presença de autoridades. Caso a Proponente deseje participar deverá se dirigir ao auditório reservado para esta atividade. 6