É uma Questão de Ética. Política de Ética da Borealis

Transcrição

1 É uma Questão de Ética Política de Ética da Borealis

2 2 É uma Questão de Ética

3 Introdução Ao vivenciar os nossos valores, asseguramos que a Política de Ética da Borealis não seja simplesmente palavras em um pedaço de papel, mas sim uma atitude vivida por todos os funcionários em sua vida profissional cotidiana, independentemente do lugar ou contexto. Nós devemos incorporar esta política à estrutura da empresa e é sua responsabilidade ler e familiarizar-se com seu conteúdo. É necessário que você participe das sessões de treinamento, que o ajudarão a entender a política e sua implementação. Os funcionários novos recebem esse treinamento ao iniciarem na Borealis e os funcionários atuais o recebem regularmente. Dessa forma, todos somos preparados e responsáveis por nos comportar de forma ética em tudo o que fazemos. There is no right way to do the wrong thing. Mark Garrett, Chief Executive A Política de Ética da Borealis reflete o nosso forte compromisso com a ética um compromisso que surge do nosso legado e está presente em tudo o que fazemos. Esta Política de Ética está firmemente enraizada nos valores da empresa: Responsável Respeito Exceder Nimblicity Você se lembra que ser Responsável significa, entre outras coisas, que «nós fazemos negócios de acordo com elevados padrões éticos». Esta política foi criada para ajudá-lo a fazer exatamente isso. Às vezes será necessário abrir mão de um determinado negócio para agir de maneira ética. Pode não parecer o melhor para a Borealis no curto prazo; no entanto, no longo prazo, todos nós nos beneficiaremos por fazer escolhas éticas. Para resumir, há quatro passos fundamentais que nos ajudam a manter elevados padrões éticos em nosso negócio: Estar familiarizado com esta Política de Ética Aplicá-la nas situações do dia a dia Tentar fazer sempre o que é certo Perguntar, caso não esteja seguro do que fazer Não há uma forma certa de fazer a coisa errada. Fazer negócios de maneira ética é uma contribuição vital para a boa reputação e o sucesso contínuo. Todos nós queremos trabalhar para uma empresa da qual possamos nos orgulhar. Mark Garrett Diretor executivo

4 4 É uma Questão de Ética

5 Sumário Resumo da Política de Ética da Borealis Como aplicar os nossos valores Guia para tomar as decisões certas Guia de decisão Implementação da Política de Ética 5.1 Consciência e treinamento 5.2 Registro de brindes e eventos 5.3 Conhecimento da lei 5.4 Quando há conflito entre leis e culturas 5.5 Denúncia de comportamento antiético 5.6 Certificação 5.7 Investigação e ação disciplinar 5.8 Retaliação 5.9 QuestionLine Diretrizes para questões éticas fundamentais 6.1 Como competimos 6.2 Suborno e corrupção 6.3 Brindes e eventos 6.4 Conflitos de interesse 6.5 Uso dos ativos da empresa 6.6 Salvaguarda de informações importantes 6.7 Envolvimento e contribuições políticas 6.8 Aplicação das normas de direitos humanos em nosso negócio 6.9 Nossas responsabilidades ambientais 6.10 Outras questões Agentes, representantes, assessores, consultores e outros terceiros agindo em nome da Borealis Conformidade do emitente Negociação de ações e outros títulos Restrições à exportação Contratação de funcionários públicos ou autoridades de governo proibida Contratação de funcionários públicos ou autoridades de governo permitida Perguntas e respostas 5

6 1. Resumo da Política de Ética da Borealis Estrutura A Política de Ética se aplica a todos os funcionários da Borealis e a qualquer pessoa agindo em seu nome A Política de Ética está firmemente enraizada em nossos valores: Responsável; Respeito; Exceder e Nimblicity Todos os funcionários devem se familiarizar com a Política de Ética e aplicá-la em seu dia a dia de trabalho Qualquer funcionário da Borealis que deixar de cumprir a Política de Ética estará sujeito à ação disciplinar, incluindo, quando cabível, demissão A obrigação de cumprir a Política de Ética deve ser incorporada aos contratos firmados com terceiros Os funcionários são encorajados a denunciar comportamentos antiéticos à Gerência e, ao mesmo tempo, ao Departamento Jurídico É possível também obter orientações e fazer denúncias por meio da QuestionLine , pelo ethics@borealisgroup.com ou pelo endereço ethics-contacts/. O âmbito dessas orientações e denúncias pode estar restrito às legislações locais Todas as denúncias de violação serão mantidas em sigilo A Borealis não vai tolerar retaliação contra qualquer pessoa que denuncie de boa fé uma suspeita genuína de desvio ou violação da Política de Ética Questões da política Conformidade com a legislação aplicável Nós cumprimos integralmente as leis e os regulamentos de todos os lugares nos quais atuamos. Quando considerarmos as leis e os regulamentos inadequados ou ambíguos, nosso objetivo será estabelecer um elevado padrão ético, que supere os requisitos básicos da legislação aplicável. Como competimos A Borealis está comprometida com uma concorrência vigorosa, legal, honesta e ética. Nós garantimos que nossas práticas de negócios cumpram integralmente as leis da concorrência onde quer que façamos negócios. Não nos envolvemos em nenhum contato com concorrentes no qual sejam discutidos preços, mercados ou clientes. Nós competimos com base no mérito dos nossos produtos e serviços, e garantimos que nossos materiais, anúncios e outras comunicações de venda descrevam precisa e fielmente os nossos produtos e serviços. Suborno Você jamais deve oferecer, pagar, aceitar ou receber qualquer tipo de suborno. Orientações adicionais sobre como reconhecer se algo pode ser considerado ou percebido como suborno estão contidas na caixa Sinais de alerta da seção Suborno da Política de Ética. Brindes e eventos Desde que o funcionário tenha bom senso e moderação, e seu objetivo não seja influenciado, brindes de valor módico ou prática de entretenimento razoável e modesta para a promoção de um relacionamento comercial são geralmente aceitáveis. 6 É uma Questão de Ética

7 Desde que os brindes não façam o beneficiário sentir-se obrigado, tampouco sejam interpretados como um meio de fazê-lo senti-ser obrigado, um funcionário pode oferecer ou aceitar qualquer brinde que, individualmente ou em conjunto, considerando um período de doze meses, não ultrapassem o valor de 100 euros. Para esse fim, brindes recebidos de diferentes pessoas de uma mesma organização devem ser considerados em conjunto. Todos os brindes, refeições e entretenimento que ultrapassem o valor de 100 euros por pessoa precisam da aprovação de um vice-presidente ou vice-presidente executivo e devem ser precisa e adequadamente registrados no registro de brindes e hospitalidade. A hospitalidade pode ser oferecida ou aceita somente no curso normal do negócio, desde que seja razoável e modesta, e não influencie a objetividade do beneficiário nem seja interpretada como um meio de fazê-lo sentir-se obrigado. Caso você tenha dúvida se uma hospitalidade é razoável e modesta, obtenha a aprovação prévia do vice-presidente executivo apropriado. Orientações adicionais sobre brindes e hospitalidade, incluindo questões-chave, entretenimento razoável vs. excessivo e sinais de alerta, estão dispostas na seção Brindes e hospitalidade da Política de Ética. pessoa não empregada ou não autorizada pela Borealis os utilize. Sigilo de informações importantes Todos os funcionários devem tomar as medidas adequadas para proteger o sigilo e respeitar as informações confidenciais pertencentes a outros. Envolvimento e contribuições políticas Nós não somos uma organização política. Não fazemos contribuições, em dinheiro ou de qualquer outro tipo, a nenhum candidato político, partido político ou organização cujas atividades tenham como fim promover interesses de ideologias ou partidos políticos. Aplicação das diretrizes de direitos humanos Nós buscamos ampliar a consciência relativa às questões de direitos humanos na organização em todo o mundo. Levamos a sério qualquer alegação de que os direitos humanos não estejam sendo devidamente protegidos em nossa esfera de influência ou que possamos ser cúmplices de violação. Conflitos de interesse Possíveis conflitos de interesse devem ser evitados ou, se forem inevitáveis, administrados cuidadosamente. Em todos os casos, eles devem ser informados ao seu gestor, discutidos de forma aberta, imediata e direta, e também documentados por escrito. Os funcionários da Borealis devem sempre discutir qualquer potencial participação no conselho de administração de outra empresa primeiramente com seu vice-presidente executivo e obter aprovação por escrito do diretor executivo antes de aceitar tal função, com o objetivo de evitar qualquer conflito de interesse. Os funcionários da Borealis também devem divulgar previamente qualquer envolvimento externo que possa estar vinculado à posição do funcionário na Borealis e que, potencialmente, exija a utilização de seu horário comercial e possa ser remunerado pela organização com a qual o funcionário se envolveu. Uso dos ativos da empresa Os ativos da empresa devem ser utilizados principalmente para os seus fins comerciais legítimos. Os funcionários não podem utilizar os ativos da empresa para vantagem ou negócio pessoal, tampouco podem permitir que outra Nossas responsabilidades ambientais A empresa dá a maior prioridade à saúde e segurança de todos os seus funcionários, bem como à proteção ao meio ambiente. Como parte de nosso compromisso com o Responsible Care (cuidado responsável), nós nos esforçamos para sermos líderes no desempenho ambiental de nossas operações e produtos ao longo de seu ciclo de vida. Qualquer funcionário envolvido com processos que afetam o meio ambiente deve realizar seu trabalho de forma coerente com nossas políticas, normas, diretrizes e procedimentos. Todos os funcionários da Borealis são incentivados a agir, diretamente ou informando à administração, sempre que acreditarem na ocorrência de alguma violação de política, legislação ou regulamento ambiental. Outras questões Quando uma empresa, organização ou pessoa age, ou pode razoavelmente ser percebida como agindo em nome da Borealis, espera-se que essa empresa, organização ou pessoa conduza o negócio de acordo com a nossa Política de Ética. 7

8 2. Como aplicar os nossos valores Os nossos valores Responsável, Respeito, Exceder e Nimblicity orientam as nossas ações e a forma como conduzimos os negócios. Isso os torna uma parte integrante desta Política de Ética. Ser Responsável significa que cada pessoa assume a responsabilidade por suas ações. Trata-se de uma parte natural de todas as nossas decisões e atividades de negócios. Os elevados padrões éticos surgem do conceito de ser «responsável» ou seja, agir como cidadãos responsáveis nas comunidades nas quais atuamos. Os funcionários são responsáveis por conhecer as leis aplicáveis a suas responsabilidades de trabalho. A Política de Ética fornece orientação sobre as responsabilidades da empresa, dos funcionários e de qualquer terceiro agindo em nosso nome. Respeitar, neste contexto, significa que a Política de Ética se aplica a todos os funcionários e terceiros agindo em nosso nome. Nós respeitamos a importância do esforço para alcançamos elevados padrões éticos em todos os lugares onde atuamos. Respeitamos os direitos humanos básicos das pessoas e a diversidade de nossos funcionários, clientes e fornecedores, bem como as comunidades nas quais atuamos. Superar significa que quando considerarmos os requisitos das leis aplicáveis inadequados ou ambíguos, nosso objetivo será estabelecer um elevado padrão ético para superar os requisitos básicos dessas leis. No espírito da Nimblicity, nós aproveitamos todas as oportunidades para ampliar a consciência da Política de Ética, tornando-a parte das nossas decisões e ações cotidianas. O valor Nimblicity deve ser aplicado em conjunto com todos os demais, em particular com Ser Responsável e Respeitar, ao determinar a linha de conduta adequada. Esta política surge também dos Princípios das Pessoas da Borealis, estabelecidos para atender às necessidades de longo prazo da empresa. Os Princípios das Pessoas da Borealis criam um relacionamento profissional de equilíbrio entre os compromissos mútuos da empresa e dos funcionários. 1º Princípio das Pessoas da Borealis A Borealis se compromete a oferecer: Um ambiente de trabalho seguro, saudável e profissional, com espaço para a diversidade Isso significa: O compromisso com as nossas normas de saúde e segurança e com as políticas de ética e qualidade em nosso ambiente internacional, onde a diversidade de pensamento é valorizada Portanto, todos os funcionários: Promoverão e praticarão uma mentalidade de respeito total a saúde, segurança e meio ambiente (HSE, Health, Safety and Environment), agirão de acordo com as políticas de ética e qualidade, e demonstrarão respeito pelos diferentes pontos de vista 8 É uma Questão de Ética

9 3. Guia para tomar as decisões certas Quando surgir uma questão ou situação que recaia em uma «zona cinzenta», utilize a seguinte estrutura para orientar o seu pensamento: Em primeiro lugar, reconheça que você está diante de uma questão ética Você está sendo solicitado a fazer algo que acredita que pode ser errado? Você tem conhecimento de alguma conduta possivelmente ilegal ou antiética por parte de algum colega, cliente ou fornecedor? Pense antes de tomar qualquer atitude Resuma a questão que você acredita estar enfrentando. Ela é clara? Pergunte a si mesmo: por que isso é um problema? Considere quais são as suas opções. Analise todos os fatos e considerações relevantes. Alguém mais poderia ser afetado? Consulte outras pessoas se for apropriado peça a orientação do Departamento Jurídico. Decida qual linha de conduta seguir Releia a Política de Ética. Consulte outras pessoas, conforme descrito em outras partes da Política de Ética. Existem considerações legais ou fiscais? Avalie os riscos e como eles podem ser reduzidos ou eliminados. Após ter formulado a sua decisão: Teste a sua conclusão Aplique os valores da Borealis na sua decisão eles estão sendo respeitados? Consulte outras pessoas volte e converse novamente uma última vez. Prossiga Comunique sua decisão e suas razões adequadamente. Certifique-se de que sejam feitas alterações nos procedimentos operacionais padrão quando relevante. 9

10 4. Guia de decisão Utilize o guiade decisão para ajudá-lo a decidir se uma linha de conduta é correta sempre que você não puder encontrar a resposta na Política de Ética da Borealis: Pergunte-se: Sim Isso é lícito? Não/Não sei Siga sim: pergunte-se Pare não/não sei: interrompa a ação e entre em contato com o Departamento Jurídico para obter aconselhamento e orientação. É coerente com os valores, os Princípios de Pessoas e a Política de Ética? Siga sim: pergunte-se Pare não/não sei: interrompa a ação, busque aconselhamento e orientação se necessário. Eu ficaria feliz ao explicar o que fiz para os meus colegas, familiares e amigos, sem vergonha ou constrangimento? Siga sim: pergunte-se Pare não/não sei: interrompa a ação, busque aconselhamento e orientação se necessário. A Borealis estaria confortável se isso fosse divulgado na imprensa? Siga sim: pergunte-se Pare não/não sei: interrompa a ação, busque aconselhamento e orientação se necessário. Essa é a coisa «certa» a se fazer? Como funcionário de uma empresa internacional, pergunte a si mesmo como isso seria visto em um contexto mundial ou seja, as respostas dadas anteriormente seriam as mesmas? Siga sim: pergunte-se Pare não/não sei: interrompa a ação, busque aconselhamento e orientação se necessário. sim a todas as perguntas anteriores: prossiga com a linha de conduta em particular 10 É uma Questão de Ética

11 5. Implementação da Política de Ética Esta política se aplica a todos os funcionários da Borealis e a qualquer pessoa agindo em seu nome. A Política de Ética deve ser fornecida a todos aqueles que agem em nome da Borealis e espera-se que eles a cumpram. Sempre que possível, a obrigação de cumprir a Política de Ética deve ser incorporada aos contratos firmados com terceiros. 5.1 Consciência e treinamento A Política de Ética está sendo implementada em toda a empresa com a realização de sessões para todos os funcionários atuais e com treinamento de ética oferecido aos funcionários novos como parte do programa de integração. A consciência ética é fortalecida e mantida por meio de sessões e oficinas regulares de treinamento, nas quais são discutidas as questões relevantes. Um grupo de embaixadores de ética foi treinado para conduzir o treinamento e facilitar essas discussões. A Política de Ética está sendo transmitida por todos os gerentes a suas equipes. Nós reforçamos a nossa cultura, na qual os funcionários são incentivados a fazer a coisa certa e sentir-se à vontade para levantar preocupações genuínas sobre comportamentos ou decisões que não estejam em conformidade com a Política de Ética. Há uma QuestionLine para essa dupla finalidade. Ela é um canal onde os funcionários podem obter aconselhamento e orientação sempre que necessário e, conforme explicado a seguir, é também o lugar aonde eles podem levar à atenção da empresa as informações sobre os comportamentos que não são coerentes com a Política de Ética. A Borealis tem uma sólida estrutura de ética. Cada funcionário contribui para a manutenção dos elevados padrões definidos. Se você não tiver certeza sobre o que fazer em uma determinada situação, fale com seu gerente antes; contudo, você pode conversar também com integrantes dos departamentos Jurídico, de Auditoria Interna ou 11

12 Recursos Humanos, qualquer integrante da administração sênior ou entrar em contato com a QuestionLine. Um relatório anual de ética sobre o andamento da implementação da Política de Ética e todas as questões de grande importância levantadas é fornecido ao Conselho de Administração e Supervisão por meio do Departamento Jurídico e de Auditoria Interna. 5.2 Registro de brindes e eventos É obrigação de todo funcionário registrar devidamente brindes e entretenimentos no registro de brindes e hospitalidade 5.3 Conhecimento da lei Todos os funcionários da Borealis devem se familiarizar com os requisitos legais básicos que se aplicam às suas responsabilidades profissionais. A Borealis fornece recursos, como treinamentos e oficinas jurídicas, para ajudar os funcionários a se familiarizarem com os requisitos legais de seu trabalho. 5.4 Quando há conflito entre leis e culturas A Borealis atua em muitos países ao redor do mundo e há diferenças significativas entre culturas, leis e ambientes políticos. Pode haver situações em que a Política de Ética e os requisitos legais entrem em conflito com a legislação local ou os costumes de um determinado país. Quando a legislação local exigir um padrão ético mais elevado do que o estabelecido na Política de Ética ou na legislação europeia, ela deverá sempre ser aplicada. Do contrário, quando a legislação ou os costumes locais entrarem em conflito com a legislação europeia aplicável ou a Política de Ética, você deverá consultar o Departamento Jurídico. Lembre-se de que o simples fato de os concorrentes agirem de certa forma em um determinado lugar não significa que eles estejam agindo corretamente do ponto de vista legal ou ético. 5.5 Denúncia de comportamento antiético É importante que todos nós tenhamos a responsabilidade de garantir que as normas contidas na Política de Ética nos inspirem a levar a integridade além das palavras, traduzindo-as em ações. Isso significa que, caso tenha conhecimento de alguma violação, você é fortemente encorajado a tomar alguma atitude, pois fechar os olhos é uma forma de contribuir para uma situação antiética. Portanto, cada um de nós tem a responsabilidade de denunciar comportamentos antiéticos. Os funcionários podem levar o assunto à atenção de um gerente sênior apropriado e, ao mesmo tempo, o Departamento Jurídico. Pode haver ocasiões em que você se sinta desconfortável em revelar algum assunto ao gerente sênior apropriado. Sendo assim, você pode contatar o Departamento Jurídico ou enviar um à QuestionLine, de acordo com as condições estabelecidas na seção 5.9 a seguir. Todas as denúncias serão mantidas em sigilo. 5.6 Certificação Todos os funcionários de nível 12 ou equivalente, bem como outros a critério do diretor executivo, devem certificar anualmente que não têm conhecimento de nenhum comporta mento antiético que ainda não tenham denunciado, de acordo com a Política de Ética e que leram e compreenderam a Política de Ética. Se esse processo de certificação for contrário a alguma legislação local, ele deverá ser adequado para ficar em conformidade com essa legislação. 5.7 Investigação e ação disciplinar Se houver suspeita de violação da Política de Ética, uma equipe fará uma investigação conforme apropriado. Além disso, essa equipe solicitará outras funções e ajuda externa, se necessário. Qualquer funcionário da Borealis que deixar de cumprir a Política de Ética estará sujeito à ação disciplinar, incluindo, quando cabível, demissão. Contratos com terceiros poderão ser rescindidos. 5.8 Retaliação A Borealis não vai tolerar retaliação contra qualquer funcionário que denuncie de boa fé uma suspeita genuína de desvio ou violação da Política de Ética. 5.9 QuestionLine A QuestionLine da Borealis é um recurso por meio do qual você pode obter orientação e denunciar fatos relacionados a violações da Política de Ética. O âmbito das orientações e denúncias varia de acordo com a legislação de cada localidade. QuestionLine ethics@borealisgroup.com 12 É uma Questão de Ética

13 6. Diretrizes para questões éticas fundamentais Nós cumprimos integralmente as leis e os regulamentos de todos os lugares nos quais atuamos. Quando eles forem inadequados ou ambíguos, nosso objetivo será estabelecer um elevado padrão ético, que supere os requisitos básicos da legislação aplicável. 6.1 Como competimos Questão: As leis de concorrência e antitruste são aplicadas em quase cem países e, muito provavelmente, em todos aqueles onde a Borealis faz negócios. A violação dessas leis pode resultar em penalidades significativas à empresa e, em alguns casos, às pessoas envolvidas. Orientação: A Borealis está comprometida com uma concorrência vigorosa, legal, honesta e ética. É nossa política garantir que nossas práticas de negócios cumpram integralmente as leis da concorrência onde quer que façamos negócios. 13

14 Consequências da violação A violação das leis de concorrência expõe a Borealis e, em alguns casos, os seus funcionários a: Sérias penalidades civis e criminais, incluindo multas pessoais e sentenças de prisão em alguns países; Risco de processo por danos a clientes ou outros que sejam lesados por conduta ilícita; e Publicidade negativa e danos à nossa reputação. Por essas razões, violações intencionais dessas leis não serão toleradas e resultarão em ações disciplinares. Para obter mais informações sobre a lei de concorrência, leia o Manual de Conformidade com a Lei de Concorrência, que pode ser encontrado no Borena/Legal. Caso esteja em dúvida se uma determinada situação ou comportamento pode violar as regras de concorrência, procure orientação do Departamento Jurídico. Nossos clientes: Nós tratamos todos os clientes com honestidade e respeito por sua independência. Nós nos esforçamos para garantir que os clientes obtenham os melhores produtos e níveis de serviço compatíveis com suas necessidades. Nós não tentamos impedir que os clientes busquem os produtos da Borealis em qualquer lugar da União Europeia. Nós não interferimos na liberdade dos distribuidores de definir os preços de revenda. Nossos produtos: Nós competimos com base no mérito dos nossos produtos e serviços, e garantimos que nossos materiais, anúncios e outras comunicações de venda descrevam precisa e fielmente os nossos produtos e serviços. Nossos concorrentes: Nós não nos envolvemos em nenhum contato com concorrentes no qual sejam discutidos preços, mercados ou clientes. Nós garantimos que todos os encontros com os concorrentes tenham um propósito legal, por exemplo, no contexto das reuniões de associações comerciais ou exercícios de benchmarking que tenham sido estruturados de acordo com a assessoria jurídica. Nós coletamos dados de inteligência de mercado por meios legais e decidimos a nossa estratégia comercial 14 É uma Questão de Ética de maneira independente e à luz dessa inteligência. Podemos participar de intercâmbios de dados industriais agregados que não revelem informações específicas da empresa, desde que tais dados sejam compilados por terceiros independentes para manter o sigilo. Nós não obtemos informações de mercado com os concorrentes. Podemos, ocasionalmente, comprar de um concorrente ou vender para esse concorrente; as informações trocadas nesse contexto são estritamente limitadas ao necessário para a transação em questão. Outros relacionamentos com a concorrência, como acordos de joint venture, são estruturados e administrados de acordo com a assessoria jurídica. 6.2 Suborno e corrupção Novas disposições de combate à corrupção do Código Penal austríaco: As recentes disposições contêm uma nova definição de «funcionário público» («Amtsträger»). A partir de 1º de janeiro de 2013, o termo «funcionário público» designa não apenas pessoas que trabalham para ou em nome de governos estaduais ou locais, autoridades administrativas, organizações internacionais ou membros do parlamento, mas também pessoas que trabalham para empresas nas quais o governo tenha 50% ou mais de participação (da Áustria ou outros países). Como a International Petroleum Investment Company (IPIC) detém mais de 50% da Borealis, a partir de 2013 os funcionários da Borealis são considerados funcionários públicos, de acordo com as disposições de combate à corrupção do Código Penal austríaco. Tenha isso em mente quando receber uma oferta de brinde ou hospitalidade que não seja um convite recíproco para almoço ou jantar usual de negócios, de acordo com a Política de Ética. Questão: A Borealis não tolera nenhuma forma de atividade corrupta. A Borealis não será indevidamente influenciada em suas transações comerciais e realizará tais transações de maneira independente e imparcial, agindo de forma profissional, justa e íntegra. Não seremos influenciados nem buscaremos influenciar parceiros comerciais com pagamentos em dinheiro ou qualquer outro item de valor, incluindo hospitalidade e brindes corporativos. A Borealis exige o cumprimento de todas as leis aplicáveis de combate a suborno e corrupção na condução de seus negócios. A conformidade é exigida dos funcionários da Borealis e de terceiros agindo em seu nome, tais como agentes, distribuidores, contratantes, consultores etc. A prática de suborno é corrupção. Ela ocorre na oferta ou no recebimento de algo de valor por qualquer pessoa

15 (geralmente dinheiro, brinde, empréstimo, recompensa, favor ou outra compensação), direta ou indiretamente, como forma de induzir a obtenção de uma vantagem comercial, contratual, regulatória ou pessoal indevida, ou influenciar algo que contrarie os princípios de honestidade e integridade. A prática de suborno pode ocorrer, e é ilegal, tanto no setor privado (entre empresas comerciais) quanto no setor público (subornar um funcionário público). O suborno pode ser qualquer coisa de valor, como: Dinheiro/empréstimo/recompensa Brinde Hospitalidade Pagamento/reembolso de despesas de viagem e hospedagem Doações de caridade/contribuições sociais Oferta de emprego/bolsa de estudos Qualquer outro favor O que é uma «vantagem indevida»? Qualquer coisa à qual a Borealis, incluindo seus funcionários e terceiros agindo em seu nome, não tenha claramente o direito. Pode ser uma aprovação de aumento de preço, influência inapropriada sobre uma decisão de compra de nossos produtos, concessão de um contrato, concessão de permissão, aprovação de uso de produto, decisão ou liquidação judicial favorável etc. Orientação: Você nunca deve prometer, oferecer, fornecer, solicitar, aceitar ou receber, direta ou indiretamente, uma vantagem financeira ou outra vantagem em retribuição a um tratamento favorável para influenciar um resultado de negócio ou para obter qualquer vantagem comercial. Você deve sempre cumprir todas as leis contra suborno e corrupção aplicáveis a você e à empresa. Caso contrário, você e a Borealis estarão sujeitos a ações civis e criminais que podem resultar em multas elevadas, prisão e cassação de contratos públicos. O não cumprimento dessas disposições coloca você e a Borealis em risco. Além disso, pode resultar em ação disciplinar, incluindo, quando cabível, demissão. Pagamentos de facilitação: Em alguns países, «pagamentos de facilitação» são solicitados em troca de certas «ações administrativas de rotina». Em!? geral, esses pagamentos de facilitação são de pequeno valor e extra-oficiais feitos a um funcionário público para garantir ou agilizar uma ação administrativa de rotina. A Borealis não faz e não aceita pagamentos de facilitação. Caso lhe seja solicitado um pagamento de facilitação: Explique que você está vinculado a normas legais e corporativas que proíbem esse tipo de pagamento Peça para falar com o supervisor ou outra pessoa encarregada Exija um recibo oficial para todos os pagamentos realizados Recuse-se a pagar Pode haver raras exceções em situações de emergência, como quando a segurança ou a liberdade de uma pessoa estiver ameaçada. Busque orientação de um membro do Departamento Jurídico sempre que possível antes de fazer esse tipo de pagamento. Caso não seja possível buscar orientação prévia, relate a questão ao gerente sênior apropriado e ao Departamento Jurídico imediatamente após o ocorrido. Isso garante que possamos fazer um registro correto e adequado do incidente e decidir as ações adicionais necessárias, como denunciar o incidente às autoridades locais. Exemplos de funcionários públicos sujeitos às leis de combate a suborno e corrupção: Autoridades e funcionários de governo estadual ou local, ou qualquer departamento, agência ou instrumentalidade desse governo Funcionários de empresas pertencentes ou controladas pelo governo ( 50%) Autoridades ou funcionários de uma organização internacional Qualquer pessoa em missão oficial para ou em nome de um governo, entidade governamental ou organização internacional Qualquer partido político, membro de partido ou candidato a cargo político Juízes ou outros funcionários do poder legislativo Árbitros Familiares imediatos de qualquer um dos acima mencionados!! 15

16 Sinais de alerta para atividades de corrupção Há certos tipos de atividades que podem gerar suspeitas sobre uma pessoa com quem a Borealis fez ou se propõe a fazer negócios. Algumas dessas categorias são amplamente descritas como: Informações insuficientes, falsas ou inconsistentes fornecidas pela pessoa Transações em dinheiro ou solicitações que não são coerentes com as atividades comerciais da pessoa Transferências bancárias que não são coerentes com as atividades comerciais da pessoa Solicitação de alguém para estruturar uma transação para impedir a manutenção regular de registros e/ou requisitos de relatórios, ou estruturá-la de forma que não pareça ter nenhuma finalidade comercial legítima Solicitações ou transferências incomuns de fundos de ou para países com leis rígidas de sigilo bancário ou controles fracos contra lavagem de dinheiro, ou onde o crime e/ou a corrupção sejam difundidos Relutância da pessoa interessada em fornecer qualquer informação solicitada para identificação adequada Uma pessoa que abre várias contas em um ou mais nomes e solicita que os pagamentos sejam distribuídos ou depositados entre essas contas em pequenas parcelas Pagamentos através de terceiros (que não sejam um banco) que não têm relação contratual com a Borealis Pagamentos de grandes quantias com ordem de pagamento, cheque de viagem ou dinheiro Quando há indícios ou sinais de que a pessoa não está agindo em seu próprio nome, mas tentando ocultar a identidade do verdadeiro beneficiário Transações com pessoas com endereço desconhecido ou de caixa postal ou pessoas que fornecem informações falsas ou insuficientes Transações tendo empresas de fachada como intermediárias, especialmente aquelas sediadas em paraísos fiscais Transações envolvendo muitas pessoas e empresas sem nenhum relacionamento aparente Transações nas quais a propriedade ou o dinheiro é transferido através de um consultor ou representante para um funcionário público para obter certas ações do governo Uso de consultores ou representantes intimamente ligados ao governo ou a um partido político do país onde a Borealis está realizando negócios Brindes ou gratificações a autoridades de governo, membros de partidos políticos, candidatos a cargo público, clientes ou seus familiares Entretenimento extravagante de autoridades de governo, líderes de partidos, clientes ou seus familiares Pagamentos indiretos a clientes, autoridades de governo ou seus familiares Uso, sem justificativa legítima, das instalações da Borealis (ou das instalações de seus representantes) por autoridades de governo/clientes Solicitações de comissão, retenção ou outra taxa de valor alto e incomum Solicitação de um método de pagamento incomum ou pagamento a ser realizado em outro país por parte de um agente ou representante Nomeação de um representante com remuneração condicionada ao sucesso de uma decisão de compra iminente Entretenimento razoável vs. excessivo O entretenimento modesto e razoável com parceiros comerciais na condução convencional de negócios, incluindo refeições esporádicas com despesas razoáveis, geralmente é aceitável. Em princípio, o entretenimento não será considerado modesto e razoável se levar a um sentimento de obrigação ou percepção de obrigação por parte do beneficiário. Eventos culturais, sociais ou esportivos convencionais são aceitáveis desde que: Sejam razoáveis e modestos em termos de valor, tendo em vista tanto o valor individual de um único evento quanto o valor total ao longo de um ano 16 É uma Questão de Ética Não possam ser interpretados como suborno ou propina Não infrinjam a legislação ou os padrões éticos locais, incluindo as políticas de ética da organização do beneficiário, caso tais políticas tenham regras mais estritas do que as que temos em nossa Política de Ética Sejam relacionados a um evento de negócio, tenham outras razões comerciais relevantes ou sejam qualificados como «evento de massa» Não causem constrangimentos à empresa ou ao funcionário, caso o entretenimento seja divulgado publicamente Todas as despesas devem ser devidamente registradas e detalhadas para refletir com precisão e honestidade a verdadeira natureza e o valor da despesa.

17 6.3 Brindes e eventos Questão: O ato de dar ou receber brindes e eventos pode gerar entendimento e expandir relacionamentos no dia a dia dos negócios, mas pode também causar conflitos entre os interesses pessoais e os deveres profissionais. No entanto, brindes e eventos podem ser subornos por si só; podem ser utilizados em um esquema de corrupção mais amplo; ou podem simplesmente dar a impressão de que toleramos suborno. Além disso, brindes e eventos podem corroer a confiança de outras pessoas em suas decisões de negócios, minar a confiança na administração e na empresa ou parecer injustos para com outras partes interessadas. Orientação: Em princípio, não há nada de errado em receber ou dar brindes de valor módico em forma de agradecimento, aceitar ou oferecer evento razoável para melhorar a imagem da Borealis e a apresentação dos nossos produtos e serviços, e estabelecer relações cordiais. Determinar o que é ou não aceitável requer de cada funcionário o exercício de bom senso e moderação. Aceitar ou oferecer qualquer brinde ou eventos, independentemente do valor, que faça com que o beneficiário se sinta obrigado ou possa ser interpretado como uma forma de fazê-lo sentir-se obrigado a iniciar ou manter um relacionamento de negócios, é inaceitável e será considerado uma violação da nossa Política de Ética. Dar ou receber itens promocionais de valor módico é aceitável. Sujeito às orientações adicionais contidas nesta seção, o seguinte procedimento deve ser adotado com relação à oferta ou ao recebimento de brindes ou eventos: Os funcionários podem oferecer ou aceitar brindes ou eventos, individualmente ou em conjunto, e tendo como base um período de doze meses, desde que não ultrapassem 100 euros por pessoa por empresa. Nesses casos, você não é obrigado a registrar o brinde no registro de brindes e eventos. Para esse fim, brindes e eventos recebidos de diferentes pessoas de uma mesma organização devem ser considerados em conjunto. Por exemplo, um funcionário que receba três brindes ou eventos no valor de 50 euros de diferentes funcionários de um mesmo cliente e dentro de um período de doze meses terá ultrapassado em 50 euros o limite máximo tolerado. Nesses casos, o beneficiário deve registrar os três brindes no registro de brindes e eventos, pois a soma dos valores ultrapassa 100 euros em um período de doze meses. Muitos brindes ou eventos oferecidos por um terceiro, como um fornecedor ou cliente, a diversos funcionários da Borealis podem violar o princípio desta política, uma vez que esses brindes ou eventos podem ser percebidos como um meio de fazer a Borealis se sentir obrigada a iniciar ou manter um relacionamento comercial. Todos os brindes, refeições e eventos que ultrapassem o valor de 100 euros por pessoa precisam da aprovação de um vice-presidente ou vice-presidente executivo e devem ser precisa e adequadamente registrados no registro de brindes e eventos; em caso de eventos, anexe uma cópia do convite, da resposta e da agenda do evento. O evento pode ser oferecido ou aceito somente no andamento normal do negócio, e desde que seja razoável e modesta. Caso você tenha dúvida se um evento é razoável e modesto, obtenha a aprovação prévia do vice-presidente executivo apropriado. Qualquer evento que não seja um almoço ou jantar de negócios regular e recíproco requer uma agenda de negócios adequada. Ao organizar eventos, incluindo reuniões de negócios, certifique-se de que o local seja igualmente razoável e apropriado (ou seja, evite «destinos de férias» típicos se não houver uma razão geográfica). Não pague viagens ou hospedagem para os convidados ao organizar eventos. Caso você seja convidado, assegure-se de que as despesas de viagem e hospedagem sejam pagas pela Borealis. Brindes e eventos não podem ser oferecidos a ou aceitos de funcionários públicos sem a aprovação prévia por escrito do diretor de Ética. Ao dar brindes ou fazer convites, sempre encaminhe-os à organização e não a um funcionário em particular. Deixe a organização decidir quem deve receber o brinde ou participar do evento de hospitalidade. Esclareça junto ao brinde ou convite que você acredita que ele será aceito pela organização apenas se estiver de acordo com as políticas relativas a brindes e eventos dessa organização. Brindes e eventos devem ser oferecidos em nome da Borealis e não em seu próprio nome. Devem ser oferecidos abertamente, não em segredo, tampouco de forma a dar a impressão de algo inapropriado. 17

18 O que é inaceitável? Você (ou alguém agindo em seu nome) nunca pode: Aceitar uma oferta de brinde de qualquer valor (tampouco em forma de evento) de uma empresa com a qual a Borealis esteja em negociação ou propondo um contrato. Dar, prometer dar ou oferecer qualquer pagamento, brinde, evento ou benefício com a expectativa ou esperança de que uma vantagem será dada ou recebida. Dar, prometer dar ou oferecer qualquer pagamento, brinde ou evento a um funcionário público para facilitar ou agilizar uma atividade de rotina. Aceitar ou solicitar, direta ou indiretamente, qualquer pagamento ou benefício de um terceiro que você saiba ou suspeite que esteja oferecendo o pagamento na expectativa de obter uma vantagem indevida para ele. Aceitar ou solicitar, direta ou indiretamente, um brinde ou evento de um terceiro, caso você saiba ou suspeite que isso esteja sendo oferecido ou fornecido com a expectativa de que a Borealis retribua com alguma vantagem indevida.? Ao oferecer brindes ou hospitalidade a um funcionário público:! Convites recíprocos de almoços ou jantares habituais de negócios são permitidos, desde que em conformidade com a Política de Ética. De outra forma, quando a Borealis convidar funcionários públicos, ela precisará ser capaz de demonstrar que se trata de um «evento de massa» (o que significa que são emitidos convites com base em critérios não relacionados com os funcionários públicos, por exemplo, os 150 maiores clientes/todos os clientes de uma região) ou que receber o funcionário público no evento terá um efeito promocional para a Borealis perante terceiros. Se um funcionário público for convidado para promover ou desenvolver um relacionamento (de negócios) com a Borealis ou para promovê-la para o funcionário público, isso será considerado suborno. Além disso, convites «VIP» (ou seja, programas de entretenimento noturno ou turismo) combinados com um evento de negócios (ou seja, apresentações, visitas à fábrica) somente podem ser feitos a funcionários públicos se parte do convite para o evento for claramente relacionado aos negócios. Nunca convide funcionários públicos para eventos «VIP» que não tenham um contexto claro de negócios. Ao fazer convites a funcionários públicos ou outros convidados, certifique-se de que todos os convidados sejam tratados da mesma maneira e que não haja tratamento especial para os funcionários públicos. Obtenha sempre aprovação prévia por escrito do diretor de Ética, bem como outras aprovações internas necessárias. Assegure-se de documentar minuciosamente os detalhes do evento e as razões do convite do funcionário público. Perguntas-chave Com relação a brindes ou eventos, você deve sempre considerar as seguintes perguntas: O brinde ou a evento pode ou parece influenciar a minha objetividade ou a objetividade da pessoa a quem estou dando o brinde ou oferecendo o evento? A minha imparcialidade ou a imparcialidade da pessoa a quem estou dando o brinde ou oferecendo o evento está ou parece estar de alguma forma comprometida para outras pessoas? O eventotem uma finalidade particular em vez de comercial? Por exemplo, o negócio será discutido como parte do evento ou somente de maneira muito limitada? O brinde ou a evento seriam considerados únicos ou extraordinários? Seria um problema ou você ficaria constrangido se contasse sobre o brinde ou o evento a outros funcionários ou terceiros? O valor do brinde é superior a 100 euros por pessoa por empresa durante um período de doze meses? Caso a resposta para qualquer uma dessas perguntas seja «sim» ou «talvez», ou puder ser percebida por terceiros como «sim» ou «talvez», ao aceitar ou oferecer esses brindes ou eventos, provavelmente você estará violando a nossa Política de Ética. Em caso de dúvida, busque orientação do seu gerente. 18 É uma Questão de Ética

19 Sinais de alerta para brindes e eventos Um brinde, evento ou algo de valor não pode ser oferecido, dado ou recebido se: Violar alguma lei ou regulamento For em dinheiro ou equivalente (como vale-presente, empréstimo, ação ou opção de ações) For «alguma coisa em troca de outra», ou seja, parte de um acordo que exige algo em retribuição ao brinde (mesmo que seja um brinde de valor pequeno ou inferior a 100 euros) Tiver orientação sexual ou, de outra forma, violar o compromisso de respeito mútuo da Borealis For uma violação das nossas políticas ou das políticas da organização do beneficiário Não for devidamente registrado nos registros contábeis da Borealis (o que, por si só, poderia suscitar questões éticas e legais). 6.4 Conflitos de interesse Associações comerciais, associações técnicas e organizações profissionais: Associações comerciais, associações técnicas e organizações comerciais muito frequentemente têm fins construtivos e legítimos que a empresa apoia. Entretanto, em alguns casos, a participação nessas organizações pode criar conflitos de interesse ou originar questões legais, como questões relacionadas à lei de concorrência. Caso tal envolvimento gere um conflito de interesse, você deve discutir a situação imediatamente com o seu gerente imediato e/ou a assessoria jurídica. Questão: Um conflito de interesse surge quando você se encontra em uma situação na qual dois ou mais interesses rivais geram conflito e prejudicam a sua capacidade de tomar decisões objetivas, imparciais ou puramente comerciais. Nos negócios, os conflitos de interesse ocorrem geralmente quando as atividades pessoais dos funcionários ou seus familiares próximos se chocam com os negócios da empresa, suscitando dúvidas a respeito da qualidade das decisões comerciais tomadas, bem como da integridade da pessoa que tomas essas decisões. Um conflito de interesse pode também ser a utilização de tempo/recursos da empresa para compromissos externos (exceto para aqueles que a Borealis tenha solicitado), seja na preparação de um trabalho ou participação em eventos, por exemplo, conduzir trabalhos em organizações setoriais (federações patronais, associações industriais etc.), ministrar aulas ou palestras em escolas e universidades, apresentar-se em seminários externos, entre outros. Orientação: Como regra geral, possíveis conflitos de interesse devem ser evitados ou, se forem inevitáveis, administrados cuidadosamente. Em todos os casos, eles devem ser revelados ao seu gerente, discutidos de forma aberta, imediata e direta, e também documentados por escrito para futura referência. Nós esperamos que todos os funcionários tenham cuidado ao conduzir os negócios da empresa e sejam claros e honestos quando surgir um possível conflito de interesse. Negociações comerciais com parentes (incluindo recrutamento), empregos ou atividades externas, investimentos e acordos privados com fornecedores podem ser fontes de conflitos de interesse. A seção a seguir define algumas perguntas-chave a fazer a si mesmo para ajudar a determinar se uma dada situação cria um conflito de interesse. Também estão definidas a seguir as regras para funcionários que atuam ou são solicitados a atuar no conselho de administração de outra empresa ou organização. Perguntas-chave Para perceber se uma dada situação pode criar um conflito de interesse, faça sempre as seguintes perguntas-chave a si mesmo: Algum outro funcionário da Borealis ou pessoa externa poderia pensar que isso pode afetar a maneira como eu realizo o meu trabalho na empresa? Eu ou a minha família tem algo a ganhar em virtude do meu relacionamento com o terceiro que faz negócios com a Borealis, ou vice-versa? Isso poderia afetar alguma decisão que eu venha a tomar na Borealis? Eu ficaria constrangido se alguém da Borealis soubesse da situação? 19

20 Como isso pode parecer para alguém de fora da Borealis, como algum cliente ou fornecedor? Eles questionariam se foi justo o tratamento que receberam? Caso a resposta para qualquer uma dessas perguntas seja «sim» ou «talvez», ou puder ser percebida por terceiros como um «sim» ou «talvez», você está envolvido em um conflito de interesse. Atuação no conselho de administração de outra empresa Ocasionalmente, é solicitado aos funcionários da Borealis que atuem no conselho de administração de outra empresa e isso pode ser uma interessante oportunidade de desenvolvimento para eles. Contudo, em alguns casos, essas funções podem gerar conflitos de interesse, questões legais ou diminuição do desempenho de um funcionário em suas responsabilidades para com a Borealis. Portanto, antes de aceitar a função, você deve sempre discutir a sua possível participação no conselho de administração de outra empresa com o seu vicepresidente executivo e obter aprovação por escrito do diretor executivo da Borealis. O nível de comprometimento necessário e os honorários envolvidos estarão entre os fatores a serem levados em consideração no momento de decidir ou não pela aprovação. O diretor de Ética manterá uma lista dos funcionários que fazem parte de conselhos. Uma vez aprovada a participação, o funcionário poderá receber honorários e/ou reembolsos de despesas relativos à função. Contudo, todos esses valores devem ser informados anualmente ao diretor de Ética. O cargo de membro do conselho de administração de uma empresa concorrente da Borealis dá origem a um sério conflito de interesse e será proibido. Ao envolver-se em atividades fora da Borealis, você deve sempre se certificar de que os compromissos exigidos por essas atividades não infrinjam ou afetem adversamente a sua capacidade de realizar as responsabilidades relativas ao seu cargo na Borealis. A participação em conselhos ou outras atividades externas não devem envolver a utilização de ativos e recursos da Borealis, tampouco o uso do conhecimento proprietário adquirido em seu trabalho na Borealis, em benefício de outras empresas. Compromissos externos Caso atue no conselho de administração de outra empresa (veja a seguir), você deve discutir previamente qualquer compromisso externo em potencial com seu vice-presidente executivo. Tais compromissos externos incluem, mas não estão limitados, a atividades como ensino e instrução, palestras públicas etc. Após o compromisso externo ter sido endossado, busque a aprovação do diretor executivo. Uma vez aprovada a participação, o funcionário poderá receber remuneração e/ou reembolsos de despesas relativos ao compromisso. Contudo, todos esses valores devem ser informados anualmente ao diretor de Ética. Em outras palavras, uma aprovação é sempre exigida caso: O compromisso externo esteja além da exigência da função na Borealis e requeira trabalho prévio durante o horário comercial (o que exige a aprovação do seu gerente imediato) O compromisso externo resulte em alguma remuneração ou reembolso de despesas pela parte externa (exigindo endosso do vice-presidente executivo e aprovação final do diretor executivo) Adicionalmente, uma divulgação anual ao diretor de Ética é exigida em ambos os casos. Sistemas de TI da Borealis Todos os sistemas e aplicativos (internos ou terceirizados) fornecidos e/ou prestados pela IT&S da Borealis são ativos-chave do nosso negócio. Por essa razão, todos os funcionários devem se certificar de que utilizam os sistemas e aplicativos de TI da Borealis em conformidade com a Política de Uso e Acesso a Sistemas de TI do Grupo Borealis. Essa política relaciona as responsabilidades e condições nas quais os usuários podem acessar os sistemas de TI da Borealis e oferece orientação sobre o uso apropriado de tais sistemas. 6.5 Uso dos ativos da empresa Questão: Os ativos da empresa, sejam eles físicos ou intangíveis, destinam-se a ajudar os funcionários a atingirem as metas de negócios. Os ativos danificados, mal utilizados ou desperdiçados da empresa prejudicam a todos nós e geram impactos nos desempenhos operacional e financeiro da Borealis. Orientação: Os ativos da empresa devem ser utilizados principalmente para os seus fins comerciais legítimos. Ocasionalmente, os funcionários podem utilizar os recursos da empresa, como fotocopiadoras, telefone ou , para fins pessoais, desde que não haja aumento considerável dos custos, outros funcionários não se distraiam ou se incomodem com o uso de tais recursos e outras políticas da Borealis (como a Política de Uso e Acesso a Sistemas de TI do Grupo Borealis) sejam cumpridas. A proteção dos ativos da Borealis é responsabilidade de todos os funcionários.! 20 É uma Questão de Ética

21 Bom senso e cuidado adequado devem ser aplicados por todos os funcionários para que não haja perda, dano, mal uso ou desperdício dos ativos da empresa. Além disso, os ativos da empresa não devem ser emprestados, transferidos, vendidos ou doados sem autorização. Em caso de dúvida, use a regra simples: «Proteja os ativos da empresa como se fossem os seus ativos mais valiosos». Os funcionários não podem utilizar os ativos da empresa para vantagem ou negócio pessoal, tampouco podem permitir que outra pessoa não empregada ou não autorizada pela Borealis os utilize. 6.6 Salvaguarda de informações importantes Questão: Certas informações confidenciais são fundamentais parao sucesso do negócio em um mercado competitivo. O uso ou tratamento inadequado ou não autorizado de informações confidenciais é prejudicial ao negócio e pode gerar impacto negativo nos desempenhos operacional e financeiro da empresa. Várias leis protegem as informações confidenciais do uso e tratamento de outras pessoas. Orientação: Ao incentivar o compartilhamento de informações e a liberdade de expressão, nós atribuímos a mais alta prioridade ao respeito e à proteção das informações confidenciais. Todos os funcionários devem tomar as medidas adequadas para proteger o sigilo e respeitar as informações confidenciais pertencentes a outros. Nós cumpriremos todas as leis aplicáveis à proteção das informações confidenciais. Entre elas estão aquelas que protegem os dados pessoais e o direito à privacidade da Carta Internacional dos Direitos Humanos. As seções a seguir explicam o que está incluído na definição de informação confidencial, bem como o que você deve fazer para salvaguardá-la. O que você deve fazer sempre Para salvaguardar as informações confidenciais, você deve sempre: Limitar a divulgação a pessoas que sirvam à Borealis em negócios que tenham a a real necessidade de tomar conhecimento de tais informações. Esse princípio se aplica também a outros funcionários da Borealis, a menos que a divulgação seja necessária para que realizem seu trabalho. Evitar a divulgação de informações confidenciais a qualquer terceiro externo à Borealis, incluindo familiares, a menos que você tenha autorização interna para tal divulgação e se o terceiro que receber as informações confidenciais tiver assinado um acordo de confidencialidade apropriado. Cuidar para não deixar as informações confidenciais em locais onde outros possam lê-las. Evitar discutir ou trabalhar com informações confidenciais em áreas públicas onde a conversa possa ser ouvida ou os dados comprometidos. Não revelar as informações confidenciais de um empregador anterior sem o seu conhecimento. É possível encontrar mais informações nas políticas sobre proteção de informações técnicas proprietárias da Borealis e de terceiros, bem como segurança e privacidade das informações. O que são informações confidenciais? Informações confidenciais incluem, mas não se limitam, a: Segredos comerciais e know-how Patentes reais ou potenciais, direitos autorais e marcas registradas Ideias, processos, planos e propostas comerciais Informações sobre capacidade e produção Previsões e estratégias de marketing ou vendas Informações de clientes Listas de preços Estratégias comerciais Planos de construção Dados de fornecedores Contatos comerciais Informações sobre tecnologia, pesquisa e desenvolvimento Registros pessoais de funcionários, incluindo, por exemplo, informações de emprego, treinamento, médicas e educacionais 6.7 Envolvimento e contribuições políticas Questão: Nós somos uma empresa internacional e, como tal, fazemos parte da sociedade na qual atuamos. Em sociedade, a política exerce um importante papel tanto para as empresas quanto para as pessoas. Envolver-se no debate de questões relevantes para a empresa pode ser necessário para salvaguardar e promover seus interesses.? 21

22 Orientação: Nós não somos uma organização política. De tempos em tempos, assuntos de importância e interesse legítimos para o nosso negócio podem surgir no cenário político. Nós podemos nos envolver no debate para salvaguardar os interesses da nossa empresa. Todas as declarações oficiais devem ser autorizadas pelo diretor executivo. Essas declarações devem ser utilizadas pelos funcionários que representam a Borealis em debates de relevância. Ser uma organização apolítica significa também não fazer contribuições, seja em dinheiro ou de qualquer outro tipo, a nenhum candidato político, partido político ou organização cujas atividades tenham o objetivo de promover os interesses de ideologias ou partidos políticos. Nossos funcionários, em sua capacidade pessoal, são livres para participar de assuntos cívicos e da comunidade. 6.8 Aplicação das normas de direitos humanos em nosso negócio Questão: A Declaração Universal dos Direitos Humanos, o Pacto Internacional dos Direitos Econômicos, Sociais e Culturais e o Pacto Internacional dos Direitos Civis e Políticos são coletivamente referidos como Carta Internacional dos Direitos Humanos e têm sido reconhecidos como direitos universais pela grande maioria dos países desde Essas normas sobre o tratamento de pessoas são reconhecidas e aceitas mundialmente, constituindo a base das expectativas públicas e internacionais. Orientação: Nós buscamos ampliar a consciência relativa às questões de direitos humanos na organização em todo o mundo. Levamos a sério qualquer alegação de que os direitos humanos não estejam sendo devidamente protegidos em nossa esfera de influência ou que possamos ser cúmplices de violação. O nosso relacionamento com funcionários e partes interessadas se baseia no respeito pela dignidade do indivíduo e pelo tratamento justo para todos. Nós valorizamos a diversidade entre as pessoas. A base da diversidade requer oportunidades iguais para todos e nós não fazemos discriminação no recrutamento e na promoção de funcionários com base em raça, religião, nacionalidade, cor, sexo, orientação sexual, idade, estado civil ou deficiência que não tenha relação com o trabalho em questão. O assédio sexual no trabalho é definido como qualquer conduta indesejável de natureza sexual no local de trabalho ou relacionada com o trabalho que, na percepção razoável da pessoa interessada: a) seja utilizada como base para decisões que afetam o emprego ou a situação profissional dessa pessoa; ou b) crie um ambiente de trabalho ameaçador, hostil ou humilhante para essa pessoa. O assédio sexual se refere a uma conduta indesejada e mal recebida por seu destinatário. O assédio pode ser sutil e manipulador, e nem sempre é evidente. Ele não se refere a elogios ocasionais de natureza socialmente aceitável. Ele se refere a comportamentos mal recebidos e pessoalmente ofensivos. A Borealis não tolera assédio sexual, físico ou psicológico entre seus funcionários. Espera-se que todos os nossos funcionários sejam honestos e corteses uns com os outros. Bullying e tratamento degradante não serão tolerados. A empresa mantém uma estrutura de remuneração razoável e justa onde quer que atue. Nós proibimos o uso de crianças ou trabalhos forçados em todas as nossas operações e nos esforçamos para influenciar nossos parceiros e fornecedores a agir de forma semelhante. Nós protegemos o direito à privacidade dos funcionários e outras partes interessadas. Dados e outras informações sobre nossos funcionários ou outras partes interessadas serão mantidos em sigilo e não serão utilizados sem o seu consentimento, salvo nos casos permitidos ou exigidos por lei. As partes interessadas serão informadas sobre a razão de manter as informações, a forma de acessá-las e alterálas, e que as informações serão utilizadas apenas para os fins declarados. Nos respeitamos a liberdade de associação e o direito à negociação coletiva dos funcionários em nossas operações, conforme a lei ou prática dos países onde atuamos. A Borealis dá alta prioridade à saúde e segurança de seus funcionários. Para obter mais informações sobre direitos humanos, acesse 22 É uma Questão de Ética

23 Preocupação com o meio ambiente As emissões no ar, no solo e na água, bem como o odor e o ruído, podem criar problemas para os nossos vizinhos e o meio ambiente. As emissões excessivas podem também prejudicar a reputação da Borealis e influenciar negativamente as nossas licenças de operação. A boa gestão dos resíduos e o uso cuidadoso dos recursos materiais e energéticos são sensíveis ambiental e economicamente. Portanto, nós devemos nos esforçar para: Utilizar os recursos materiais de maneira eficiente Reduzir o consumo de energia e água Reduzir a geração de resíduos Administrar os resíduos inevitáveis de forma ambientalmente segura Reduzir as emissões no ar, no solo e na água Reduzir o odor e o ruído Contribuir para a boa gestão dos resíduos plásticos na sociedade Reduzir os riscos de substâncias químicas ao meio ambiente e à saúde 6.9 Nossas responsabilidades ambientais Questão: Com a globalização e o foco internacional cada vez maior sobre o meio ambiente, as empresas têm sido desafiadas a se tornar parte da solução, e não do problema. Nós temos o compromisso de responder a esse desafio e continuar melhorando o desempenho ambiental das nossas operações e produtos para o benefício de vizinhos, funcionários, clientes, fornecedores, parceiros comerciais e, finalmente, clientes finais de produtos plásticos. Orientação: Como parte de nosso compromisso com o Responsible Care, nós nos esforçamos para sermos líderes no desempenho ambiental de nossas operações e produtos ao longo de seu ciclo de vida. Isso deve se refletir nas ações e decisões de cada funcionário. Todos os funcionários da Borealis têm a obrigação de agir, diretamente ou informando à administração, sempre que acreditarem na ocorrência de alguma violação de política, legislação ou regulamento ambiental. Isso significa, por exemplo, empreender medidas para denunciar ou impedir vazamentos, emissões, odores, ruídos, manuseio incorreto de resíduos ou mau uso de energia.! Como o bom comportamento ambiental é uma mentalidade, nós estimulamos os nossos funcionários a respeitar o meio ambiente em todas as atividades, sejam nas instalações da Borealis ou em atribuições externas. São muitos os exemplos dessa mentalidade: utilizar esquemas de reciclagem e realizar a separação de resíduos de alimentos em cafeterias; e, sempre que possível, minimizar as viagens e escolher formas econômicas do ponto de vista energético ao cumprir as tarefas. Qualquer funcionário envolvido com processos que afetam o meio ambiente deve realizar seu trabalho de forma coerente com nossas políticas, normas, diretrizes e procedimentos. As funções envolvidas na conformidade ambiental incluem todos os aspectos do nosso negócio, como P&D, aquisições, vendas e marketing, bem como a operação de nossas fábricas e instalações. Isso significa que os desenvolvedores de produtos e engenheiros de processo devem priorizar o uso mínimo de matérias-primas e recursos naturais, como energia elétrica e água, e considerar o uso de recursos renováveis. Isso significa também que os responsáveis pelo desenvolvimento dos nossos produtos devem evitar ao máximo o uso de substâncias listadas pelas autoridades competentes; que os engenheiros de logística devem minimizar as embalagens e avaliar meios de transporte alternativos; e que os funcionários adequados devem representar a Borealis nas iniciativas nacionais de reciclagem, desenvolvendo soluções ideais para o término do ciclo de vida dos nossos produtos. Cada um de nós tem a responsabilidade de cumprir os regulamentos e as licenças ambientais. É possível encontrar mais informações sobre o tratamento de questões ambientais na Política de Responsible Care do Grupo Borealis Outras questões Agentes, representantes, assessores, consultores e outros terceiros agindo em nome da Borealis Quando uma empresa, organização ou pessoa age, ou pode razoavelmente ser percebida como agindo em nome da Borealis, espera-se que essa empresa, organização ou pessoa conduza o negócio de acordo com a nossa Política de Ética. Sempre que possível, a obrigação de cumprir a Política de Ética deve ser incorporada aos contratos firmados com terceiros Conformidade do emitente Questão: A Borealis tem títulos corporativos listados na Bolsa de Valores de Viena e, consequentemente, deve cumprir a legislação austríaca relativa ao comércio de títulos mobiliários (debêntures). 23

24 Por meio do nosso Procedimento de Conformidade do Emitente, desejamos garantir tratamento igual a todos os detentores de títulos e procurar evitar que pessoas da nossa organização se beneficiem indevidamente de informações que não estão disponíveis ao público em geral. As exigências de sigilo em todas as empresas do grupo e a todos os projetos nos quais possam surgir informações privilegiadas ou outras informações sensíveis procuram assegurar que tais informações sejam mantidas em sigilo e não utilizadas indevidamente. Todos os membros relevantes da organização Borealis recebem treinamento para garantir a discussão e o cumprimento dos regulamentos legais e internos da Borealis relativos a informações e negociações privilegiadas. Seu cumprimento é monitorado e o âmbito de possíveis penalidades por violação é comunicado. Orientação: Você deve manter sempre em sigilo as informações confidenciais que recebe no decorrer de suas atribuições profissionais na Borealis. Caso deseje adquirir ou vender um título emitido pela Borealis, você deve cumprir sempre as restrições e disposições sobre negociação do Procedimento de Conformidade do Emitente. Consequências da violação A violação das leis de negociação de títulos mobiliários (debêntures) expõe o funcionário a: Sérias penalidades criminais, incluindo multas e sentenças de prisão; Risco de ser processado por danos a terceiros que tenham sofrido perdas devido ao uso indevido de informações privilegiadas pelo funcionário; e Severa ação disciplinar. Além disso, qualquer uso indevido de informações privilegiadas pode gerar publicidade negativa para a Borealis e provocar sérios danos à nossa reputação. Para obter mais informações, consulte o Procedimento de Conformidade do Emitente. Caso tenha dúvidas se uma determinada informação é privilegiada ou se um determinado comportamento viola a legislação de negociação títulos mobiliários (debêntures) e/ou o Procedimento de Conformidade do Emitente, entre em contato imediatamente com o Diretor de Auditoria Negociação de ações e outros títulos É possível que os nossos funcionários obtenham informações confidenciais relativas a preços de empresas de clientes, fornecedores ou outras empresas com as quais negociamos. Esses funcionários devem cumprir as leis e os regulamentos aplicáveis que proíbem a negociação com base em informações privilegiadas. A negociação privilegiada é proibida por lei em muitas jurisdições nas quais a Borealis atua. Caso esteja pensando em comprar ou vender ações ou outros títulos de uma empresa de um cliente ou fornecedor, considere consultar previamente o seu representante jurídico pessoal Restrições à exportação A legislação de muitos países proíbe a exportação direta ou indireta de algumas commodities, software, tecnologia e outros itens para alguns países (ou até mesmo transportar entre fronteiras). Quando estiver fazendo negócios em uma jurisdição que pode ser afetada por essa legislação, consulte o Departamento Jurídico para determinar se a Borealis está violando alguma lei aplicável no exercício do respectivo contrato Contratação de funcionários públicos ou autoridades de governo proibida Em nenhuma circunstância um funcionário público ou autoridade de governo pode ser contratada para realizar serviços que entrem em conflito ou interfiram de qualquer forma ou em qualquer grau nos deveres ou obrigações desses funcionários ou autoridades ou das agências governamentais que atuam como sua empregadora Contratação de funcionários públicos ou autoridades de governo permitida Um funcionário público ou autoridade de governo pode ser contratado pela Borealis para realizar serviços, desde que tais serviços se destinem a fins comerciais legítimos, sejam lícitos no país onde são realizados e não interfiram de qualquer forma ou em qualquer grau nos deveres ou obrigações de tais funcionários ou autoridades. Isso também se aplica a ex-funcionários públicos quando as atividades envolvidas estiverem diretamente relacionadas com as funções realizadas ou supervisionadas durante seu exercício público. Procure orientação do Departamento Jurídico antes de contratar alguém que seja ou tenha sido funcionário público ou autoridade de governo. 24 É uma Questão de Ética

25 7. Perguntas e respostas Nós temos um acordo padrão de bonificação P1com um de nossos clientes principais. O diretor executivo desse cliente solicitou que a bonificação seja paga a um terceiro. Como devemos pagar a bonificação de qualquer forma, faz diferença a quem pagamos? Sim. Isso faz diferença, pois você estaria R1realizando um pagamento a um terceiro que não tem relação direta com a Borealis. Legalmente, a parte que tem o direito legítimo de receber a bonificação não a receberá e, ainda que isso se dê por razões comerciais sólidas, devemos ter certeza de que esses pagamentos são legais. Considerando que esse pagamento seja feito a uma pessoa jurídica central, como uma empresa matriz ou uma afiliada do cliente, ele pode ser aceitável, desde que haja um claro vínculo comercial entre o cliente e a pessoa jurídica central que recebe a bonificação. Todos os pagamentos de bonificação feitos a terceiros devem ser aprovados por um vice-presidente executivo. Fui informado que poderia contratar um consultor P2para nos ajudar a obter todas as licenças necessárias com um governo estrangeiro. O consultor solicitou um grande adiantamento e disse que utilizaria o dinheiro para «ajudar a dar andamento ao processo». Como não sabemos exatamente aonde o dinheiro está indo, devemos nos preocupar com isso? Certamente. Você deve sempre garantir que R2pagamentos a consultores sejam realizados em bases comerciais justas e representem uma remuneração razoável pelo serviço prestado. Além do mais, os funcionários devem ter o devido cuidado ao selecionar consultores, agentes ou qualquer outra pessoa 25