Plano de atividades Plano de atividades índice. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.

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2 Plano de atividades 2013 índice espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2

3 i introdução nota introdutória A criação da espap foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, tendo assumido a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), da Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e da Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP). O ano transato foi um ano de grandes desafios, em resultado do processo de fusão das três entidades que, com áreas de atuação, culturas, processos e formas de trabalho muito distintas, originaram a nova organização. O processo de construção de uma nova organização é, por si, exigente, tendo neste caso sido assegurado sem prejuízo da continuidade da prestação de serviços e do foco na evolução e expansão constantes da atividade. Em 2013, com apenas 7 meses de existência, continuaremos o nosso percurso de consolidação da organização, apostando no desenvolvimento das capacidades críticas necessárias para o alinhamento com o novo modelo de prestação de serviços, bem como para continuar a expansão da nossa atividade. Acreditamos que este é o caminho certo para cumprir a nossa importante missão enquanto prestadores de serviços partilhados da Administração Pública, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência na utilização de recursos comuns e, consequentemente, para a redução da despesa pública, no contexto de forte pressão financeira que o nosso país atravessa. O plano de atividades de 2013 foi elaborado tendo em consideração, para além da nossa missão e atribuições, as Grandes Opções do Plano e 2013, bem como o Compromisso Eficiência do Programa do XIX Governo Constitucional, refletindo a estratégia e objetivos definidos, alinhados com o QUAR e SIADAP. Assumimos a nossa determinação na resposta aos desafios que temos, bem como no cumprimento dos objetivos a que nos propomos, tendo como ambição concretizar a nossa visão de sermos a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados, demonstrando que juntos, partilhamos eficiência. Afonso Silva Presidente Conselho Diretivo Eugénio Antunes Vice-Presidente Conselho Diretivo Gonçalo Caseiro Vogal Conselho Diretivo espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3

4 ii enquadramento estratégico a. enquadramento e atribuições No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), têm vindo a ser implementadas diversas medidas, com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução de despesa pública, nas quais se insere a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap). A espap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, assume a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática, Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão. A entidade rege-se pelo disposto no decreto-lei que originou a sua criação e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos. > Missão e atribuições» A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o sistema nacional de compras e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas das tecnologias de informação e comunicação (TIC) do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. São atribuições da espap:» A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:» Planeamento de necessidades de pessoal;» Criação, caraterização e alteração de postos de trabalho;» Orçamentação de despesas com pessoal;» Recrutamento e seleção de pessoal;» Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego;» Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos recursos humanos;» Mobilidade de trabalhadores;» Assiduidade e trabalho extraordinário;» Deslocações em serviço;» Processamento de abonos e descontos;» Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde;» Formação profissional;» Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4

5 » Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios.» A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:» Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e respetiva execução orçamental;» Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas;» Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes;» Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e respetivos pagamentos;» Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios de pagamento e respetiva reconciliação bancária;» Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações efetuadas;» Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos;» Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes;» Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da componente de aprovisionamentos;» Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos de armazém;» Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo.» No âmbito das compras públicas:» Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes compradoras;» Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar ao nível ministerial;» Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas;» Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade;» Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas;» Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para as compras públicas;» Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público;» Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5

6 » Implementar e manter uma plataforma que permita assegurar o suporte ao ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as empresas fornecedoras e a Administração Pública;» Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas;» Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente;» Avaliar permanentemente o desempenho do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), designadamente mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito.» No âmbito do PVE:» Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito;» Assegurar a satisfação das necessidades dos serviços e organismos abrangidos pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas;» Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE;» Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e à respetiva utilização;» Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios;» Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integrem o PVE;» Propor ao membro do Governo da tutela projetos de regulamentação necessária à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza, não possam ser por si aprovados.» No âmbito das TIC:» Promover e assegurar, em sintonia com os objectivos estabelecidos no plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as TIC na Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa lógica de serviços partilhados;» Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P., da evolução do modelo de governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às soluções adotadas para a Administração Pública;» Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P., a racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos envolvidos;» Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outros ministérios; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6

7 » Assegurar a articulação entre o plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as TIC na Administração Pública e a prestação de serviços partilhados e as compras públicas;» Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou organismos inter e intraministeriais com responsabilidades neste domínio;» Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados do Ministério das Finanças e ou globais, de utilização comum pela Administração Pública que lhe sejam cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo, nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado;» Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos do Ministério das Finanças ou de outros ministérios e outras entidades. Pode ainda ser determinada à espap, por despacho do membro do Governo da tutela, a atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração Pública. b. missão, visão e valores A espap iniciou, no último trimestre de 2012, o seu processo de planeamento e gestão estratégica, no âmbito do qual foram definidos a missão, visão e valores que pautam a sua atividade. Mais do que a declaração dos conceitos, importa agora, no período de consolidação da organização e da cultura espap, assegurar a assimilação dos mesmos pela organização, pelos colaboradores, bem como a incorporação nos processos, nas práticas de trabalho, no modelo de prestação de serviços e no relacionamento com os stakeholders, nomeadamente com os clientes e parceiros. Missão Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país. Visão Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7

8 Valores Os nossos valores fundamentais são: Somos uma organização que aprende e evolui, procurando sempre inovar e optimizar os serviços prestados, numa perspetiva de melhoria contínua. Responsabilidade social e sustentabilidade Inovação Criação de valor no serviço público Valores espap Integridade Profissionalismo e competência Em tudo o que fazemos, temos como princípio a criação de valor para o Estado e a prevalência do interesse público, através da eficácia e eficiência dos nossos serviços. Prestamos serviços de excelência e qualidade, orientados às necessidades dos nossos stakeholders e à eficácia, racionalidade e eficiência da gestão de recursos públicos, assumindo um compromisso partilhado com os resultados. Fig.1 Valores espap c. estrutura organizativa A orgânica da espap foi estruturada por funções, com foco nas unidades de negócio/serviços: > Funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços prestados, bem como a gestão de clientes, de serviços e a inovação:» Direção de Serviços Partilhados de Finanças;» Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos;» Direção de Compras Públicas;» Direção de Veículos do Estado e Logística;» Direção de Sistemas de Informação;» Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação;» Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação. > Funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e desenvolvimento da organização:» Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional;» Gabinete de Apoio Jurídico. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8

9 > Função de suporte, que assegura as atividades transversais de apoio administrativo, gestão financeira, patrimonial, de recursos humanos, recursos logísticos e aprovisionamento:» Direção de Administração Geral. Considerando os desafios inerentes à criação e consolidação da nova organização espap, a conceção da estrutura organizativa seguiu como principais diretrizes: > Organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e eficiência dos serviços prestados» Estruturação por área de serviços partilhados espap Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação que concebem, desenvolvem e operam cada um dos produtos e serviços espap, consoante o negócio a que respeitam.» As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação assumem um duplo e importante papel:» Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de negócio;» Prestador de serviços externo, ao Ministério das Finanças e à Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação. > Orientação ao Cliente e à excelência do serviço» Reforço de competências de gestão da relação com o Cliente e da gestão de serviços, na perspetiva de articulação entre as necessidades dos clientes e a conceção, desenvolvimento, gestão e prestação do portefólio de serviços, integradas numa direção transversal a todas as outras áreas de serviço. Esta direção integra, ainda, a gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento dos processos e serviços. > Agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora» Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, privilegiando-se a lógica de funcionamento por projeto. A eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das melhores competências e experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas, numa perspetiva global da espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9

10 > Organograma A estrutura organizativa da espap é instanciada por unidades orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes) e unidades orgânicas de 2ª linha (núcleos), como indicado no organograma infra: Funções Corporativas Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional Conselho Diretivo Direção de Administração Geral Funções de Suporte Gabinete de Apoio Jurídico Gestão Financeira e Administrativa Gestão de Recursos Humanos Funções de Negócio Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação Gestão de Clientes e Serviços Gestão de Processos e Inovação Direção de Serviços Partilhados de Finanças Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Direção de Compras Públicas Direção de Veículos do Estado e Logística Direção de Sistemas de Informação Direção de Infraestruturas de TIC Desenvolvimento de Negócio de Finanças Expansão de Serviços Partilhados de Finanças Desenvolvimento de Negócio de RH Expansão de Serviços Partilhados de RH Centro de Serviços Partilhados Legenda: Direção/Gabinete Núcleo Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade de SW Análise de Requisitos e Processos Arquitetura e Engenharia de SW Centro de Competências ERP e BI Aplicações de Orçamento e Tesouraria Administração de Sistemas Segurança, CPD e Comunicações Novos Produtos e Gestão de Capacidade Service Desk, Suporte e Monitorização Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing Fig.2 Organograma espap d. principais clientes, parceiros e serviços > Clientes A atividade e serviços da espap destinam-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública. Na área das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), a espap assume-se com um duplo papel de prestador de serviços da função informática do Ministério das Finanças, bem como de prestador de serviços à Administração Pública, em geral. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10

11 Administração Pública espap Ministério das Finanças SP Finanças SP Recursos Humanos Compras Públicas SP PVE DGO IGF SG DGAEP INA... Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) Fig.3 Duplo papel de prestador de serviços das áreas TIC A espap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente:» Dos Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes mesmos serviços de gestão orçamental, financeira e logística, bem como de gestão de recursos humanos. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, como cliente interno, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como programas de melhoria dos serviços existentes;» Do mesmo modo, as restantes unidades orgânicas espap também são clientes internos dos serviços de TIC. > Parceiros A espap assume-se como uma entidade transversal à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade e serviços, articula-se com outras entidades e serviços da Administração Pública, quer com as que assumem responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer com outras que assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente:» Direção Geral do Orçamento (DGO);» Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF);» Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP);» Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA);» Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA);» Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS);» Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11

12 Para além dos serviços e entidades referidos, a espap mantém relações de parceria com outras entidades, no sector público e privado. > Tipos de serviço A atividade da espap está estruturada em cinco áreas de serviço específicas: TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS SERVIÇOS CLIENTES Serviços Partilhados de Finanças Serviços Partilhados de Recursos Humanos Compras Públicas Veículos do Estado e Logística!! Serviços Partilhados de Finanças!! GeRFiP Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado!! Serviços Partilhados de Gestão de Recursos Humanos!! GeRHuP Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo partilhado!! GeADAP Solução de Gestão da Avaliação de Desempenho da AP!! Desenvolvimento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)!! Contratação centralizada de bens e serviços transversais!! Gestão do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP)!! Processo de aquisição, alienação e abate de veículos do Parque de Veículos do Estado (PVE)!! Gestão do PVE A D M IN I S T R A Ç Ã O P Ú BL I C A Tecnologias de Informação e Comunicação!! Serviços Partilhados TIC para o Ministério das Finanças (MF)!! Desenvolvimento e manutenção aplicacional!! Centro de dados, infraestruturas e comunicações Ministério das Finanças Fig.4 Tipificação de serviços espap > Serviços Partilhados de Finanças» A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública;» Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado GeRFiP que integra a gestão logística, orçamental, financeira e patrimonial, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP), abrangendo as áreas: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12

13 » Financeira:» Logística: Contabilidade orçamental; Contabilidade geral; Contas a receber; Contas a pagar; Tesouraria; Imobilizado; Gestão de contratos; Contabilidade analítica. Gestão de aquisição de bens e serviços; Gestão de existências em armazém; Vendas e distribuição.» Os serviços podem ser prestados em duas modalidades distintas, de acordo com a opção do cliente:» Partilha de serviços contempla a execução de processos e atividades por parte da espap por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes;» Partilha de plataforma contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da espap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade. > Serviços Partilhados de Recursos Humanos» A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública;» A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo partilhado GeRHuP que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução integrada de Gestão e Registo da Avaliação do Desempenho da Administração Pública GeADAP que implementa o SIADAP;» O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de:» Gestão administrativa de pessoal: Gestão organizacional; Início de funções; Gestão do cadastro pessoal e profissional; Saídas temporárias e definitivas.» Vencimentos.» Serão gradualmente disponibilizados serviços de gestão de recursos humanos nas áreas de:» Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário;» Gestão de deslocações em serviço; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13

14 » Recrutamento e seleção;» Gestão da formação;» Gestão previsional de pessoal;» Orçamentação de custos com pessoal.» Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes;» O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo;» O GeADAP contempla duas componentes:» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central;» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local. > Compras Públicas» A par do esforço de consolidação orçamental e da reforma da Administração Pública, a modernização da área das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais;» Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro (AQ) que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos;» Os acordos quadro (AQ) pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de serviço, entre outros;» As condições e requisitos mínimos definidos para cada AQ podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a espap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP);» O Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP) é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da espap;» No Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP) estão disponíveis as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos estabelecidos nos acordos quadro. Atualmente, estão em vigor 17 acordos quadro (AQ) nas seguintes categorias:» Serviço móvel terrestre; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14

15 » Combustíveis rodoviários;» Plataformas eletrónicas para contratação pública;» Higiene e limpeza;» Licenciamento de software;» Mobiliário;» Vigilância e segurança;» Serviços de comunicações de voz e dados em local fixo;» Refeições confecionadas;» Seguro automóvel;» Papel, economato e consumíveis de impressão;» Cópia e impressão;» Equipamento informático;» Veículos eléctricos;» Viagens e alojamentos;» Eletricidade;» Veículos automóveis e motociclos. > Veículos do Estado e Logística» Os Serviços Partilhados de Veículos do Estado e Logística (SPVL) visam a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado;» O modelo de prestação do serviço assenta em 3 pilares base:» Aplicação do regime jurídico do Parque de Veículos dos Estado (Decreto-Lei n.º 170/2008), dos respectivos diplomas regulamentares (Portarias n.º 382/2009 e n.º 383/2009 e Despachos n.º 7378/2009 e n.º 7382/2009, todos de 12 de março) e do Despacho de Centralização n.º 13478/2009, de 9 de junho, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel como competência exclusiva da espap;» Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel;» Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) aos serviços e entidades utilizadores do Parque de Veículos do Estado (PVE), sendo este o único sistema de informação de suporte à frota do Estado.» Neste novo modelo, suportados pelo Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE), os SPVL assumem o seguinte conjunto de responsabilidades:» Analisar e verificar a existência de disponibilidade de veículos;» Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos no Despacho n.º 7382/2009,» Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos;» Efetuar a Gestão do PVE;» Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis e motociclos e seguro automóvel; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15

16 » Disponibilizar e gerir centralmente o Sistema de Gestão do PVE com o objectivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE. > Tecnologias de Informação e Comunicação» A espap assegura a prestação de um conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação;» Estes serviços destinam-se principalmente ao Ministério das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um vasto e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades e empresas, bem como a cidadãos;» A espap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie as sinergias e promova a eficiência;» Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais:» Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas;» Infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação, em que o Centro de Processamento de Dados da espap assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela espap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de monitorização, de operação e administração de sistemas e de bases de dados, de segurança e de comunicações. São ainda prestados serviços de infraestrutura e de tecnologias de informação e comunicação de suporte global à atividade dos clientes como os serviços de correio electrónico, fileshare ou acesso à internet, entre outros.» Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir, entre outras:» Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado (GeRFiP);» Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo partilhado (GeRHuP);» Solução integrada de Gestão e Registo da Avaliação do Desempenho da Administração Pública (GeADAP);» Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP);» Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE);» Bolsa de Emprego Público (BEP);» Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC);» Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);» Sistema de Orçamento de Estado (SOE);» Sistema de Gestão da Receita (SGR); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16

17 » Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT);» Sistema de Produtos de Aforro (SPA);» Sistema de Mobilidade Especial (sigame). e. processo de planeamento estratégico Após a aprovação dos estatutos e organização interna da espap, através da Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, foram designados os dirigentes das unidades orgânicas e iniciado o processo de constituição de equipas de trabalho e de planeamento estratégico. Neste âmbito, foram realizadas diversas reuniões do Conselho Diretivo e dirigentes para:» Definir a missão, visão e valores da organização;» Estabelecer as linhas estratégicas para as diferentes orgânicas;» Elaborar o mapa estratégico e Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR), com identificação dos principais objetivos e metas para 2013;» Iniciar o processo de detalhe do mapa estratégico e do piloto de scorecard com objetivos, metas, indicadores e planos de ação das orgânicas para Foi ainda definida e implementada a agenda de gestão: NÍVEL ESTRATÉGICO!Planeamento e coordenação global de operações Reunião de Conselho Diretivo (RCD) Comité de Planeamento e Operações (CPO) NÍVEL OPERACIONAL TRANSVERSAL!Gestão de programas e projetos globais PMO Global (PMOG) Program Management Office NÍVEL OPERACIONAL SECTORIAL!Coordenação e gestão de projetos sectoriais/serviços Reuniões de Coordenação Sectoriais Unidades orgânicas PMO Sectorial (PMOS) Project Management Office GPDO GAJ DAG DGCSI DSPF DSPRH DCP DVEL Fig.5 Processo de planeamento estratégico agenda de gestão espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17

18 Neste âmbito, foram definidos e implementados os principais instrumentos e mecanismos de planeamento e gestão da entidade, dos quais se destacam:» Comité de Planeamento e Operações (CPO), tendo como objetivo o planeamento, bem como o acompanhamento periódico da atividade desenvolvida e gestão da operação corrente, reunindo:» Mensalmente, o Conselho Diretivo com os diretores das orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes);» Trimestralmente, o Conselho Diretivo com os diretores das orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes) e com os coordenadores das orgânicas de 2ª linha (núcleos).» PMO Global Program Management Office Global (PMOG), tendo como objetivo a coordenação e acompanhamento integrado dos programas e projetos transversais, reunindo mensalmente os responsáveis pelos mesmos, de acordo com o modelo de governance definido;» Reuniões de Coordenação Sectorial (RCS), tendo como objetivo o planeamento e acompanhamento periódico da atividade de cada uma das unidades orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes), reunindo o membro do Conselho Diretivo com o pelouro e o respectivo dirigente;» PMO Sectorial Program Management Office Sectorial (PMOS), tendo como objetivo a coordenação e acompanhamento dos projetos desenvolvidos em cada uma das unidades orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes), reunindo mensalmente os responsáveis das respetivas equipas, de acordo com o modelo de governance dos projetos. Nesta fase inicial de criação e consolidação da cultura organizacional da espap, foi ainda criado o forhum de Organização e Recursos Humanos que, reunindo bimestralmente (embora no decurso dos primeiros seis meses da organização se tenha optado pela realização de reuniões mensais), tem como objetivo ouvir os ecos da organização e acompanhar a sua implementação, bem como assegurar a proximidade do Conselho Diretivo junto dos colaboradores, através do Presidente. No forhum são identificadas, pelos colaboradores, as principais questões críticas na organização, sendo propostas sugestões de melhoria e identificadas ações a implementar. O forhum é representativo de toda a espap, reunindo:» O Presidente do Conselho Diretivo;» Um representante de cada uma das unidades orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes) eleito anualmente, por maioria de votos, por todos os colaboradores da respetiva equipa que assume a responsabilidade de representação dos colaboradores das respetivas equipas, sistematizando os temas a abordar no forhum, bem como as sugestões de medidas e ações a implementar;» Elementos convidados pelo Presidente do Conselho Diretivo, com rotatividade anual, com objetivo de aumentar a representatividade das várias áreas da organização; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18

19 » Os diretores do Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO) e da Direção de Administração Geral (DAG), como responsáveis pelas áreas de desenvolvimento organizacional e gestão de recursos humanos na organização;» Um secretário, que assegura a elaboração da documentação de suporte às reuniões, nomeadamente, o plano de ações a implementar, decorrente das medidas propostas pelos colaboradores. No seguimento de cada reunião de forhum, são produzidos e validados, por todos os membros, os documentos de suporte às reuniões e publicados na intranet da espap, para consulta por todos os colaboradores. O plano de implementação das ações identificadas é atualizado periodicamente, sendo igualmente disponibilizado para consulta de todos os colaboradores. > Abordagem para a elaboração do Plano de Atividades de 2013 O Plano de Atividades de 2013 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro atual do país e atendendo, nomeadamente, às Grandes Opções do Plano para 2013 e Grandes Opções do Plano para , bem como ao compromisso assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF). O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia:» Definição das linhas estratégicas pelo Conselho Diretivo e apresentação das mesmas a todos os colaboradores na 1ª Reunião Geral de Colaboradores;» Definição dos objetivos e planos de ação por cada uma das unidades orgânicas e alinhamento global com os objetivos espap;» Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respectivos dirigentes;» Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de 2013;» O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões mensais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos para o efeito. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19

20 iii objetivos e planeamento de atividades a. objetivos estratégicos e QUAR O Plano de Atividades de 2013 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e operacionais definidos para a espap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e políticas definidas pela tutela. O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e operacionais identificados para a avaliação da atividade da espap. ANO: 2013 Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o sistema nacional de compras públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, concepção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. Objectivos Estratégicos DESIGNAÇÃO OE 1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados OE 2. Contribuir para a redução da despesa pública OE 3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço OE 4. Promover a eficiência dos processos OE 5. Desenvolver capacidades e competências críticas Objectivos Operacionais EFICÁCIA Peso: 50% OB 1. Expandir os Serviços Partilhados na Administração Pública INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 1. Nº de serviços na AP implementados em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP Ind 2. Nº de organismos/entidades na AP em projeto piloto de Serviços Partilhados de Recursos Humanos/GeRHuP na % % OB 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 3. Nº de Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso público) % Ind 4. Nº de entidades voluntárias aderentes ao SNCP % OB 3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 5. % Redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente existentes) 2.32% 2.76% 2% 0.25% 2.5% 50% Ind 6. Nº de veículos abatidos no PVE % espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20

21 OB 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 7. Nº de centros de dados consolidados na espap na na % OB 5. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 8. Disponibilidade dos principais sistemas em produção na na 99.0% 0.2% 99.9% 100% EFICIÊNCIA Peso: 25% OB 6. Implementar e desmaterializar processos internos INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 9. Nº de processos internos desmaterializados na na % OB 7. Reduzir custos operacionais INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 10. Valor da redução de custos com instalações (!) na na 250,000.00! 40,000.00! 300,000.00! 100% QUALIDADE Peso: 25% OB 8. Assegurar a satisfação dos organismos cliente INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 11. % Cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap na na 90% 2% 94% 100% OB 9. Aumentar a qualidade dos serviços prestados INDICADORES Resultado 2011 Resultado 2012 META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO Ind 12. Nº de processos em certificação ISO na na % Fig.6 Processo de planeamento estratégico Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) Os objetivos estratégicos foram definidos considerando, ainda, a fase de consolidação da espap, enquanto entidade recentemente criada, que resulta da fusão de três entidades com características substancialmente distintas, nomeadamente, nas áreas de atividade, na cultura organizacional, nos processos e práticas de trabalho e, inclusivamente, no próprio regime jurídico. Deste modo, houve uma clara necessidade de foco no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados, quer pela maior abrangência de serviços prestados, quer pelo alargamento da base de serviços-cliente. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da espap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas essenciais à consolidação da nova organização e ao desenvolvimento do novo modelo de prestação do serviço. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21

22 Objetivos estratégicos OE1. OE2. OE3. OE4. OE5. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Desenvolver os serviços prestados, aumentando a eficácia no que concerne à abrangência de atuação e de clientes aos quais se destinam, bem como a capacidade de corresponder às necessidades dos stakeholders/clientes, promovendo a sua satisfação. A aposta na melhoria do relacionamento com os stakeholders/clientes é outra das prioridades identificadas. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados. Promover a eficiência dos processos Desenvolver e implementar os processos críticos na organização, assegurando a eficiência e a melhoria contínua. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, as práticas de trabalho, bem como os meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos. Fig.7 Objetivos estratégicos QUAR 2013 Satisfação do Stakeholder/Cliente STAKEHOLDER CLIENTE FINANCEIRA PROCESSOS DESENVOLVIMENTO E INOVAÇÃO OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados OE2. Contribuir para a redução da despesa pública OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço OE5. Desenvolver capacidades e competências críticas OE4. Promover a eficiência dos processos O objetivo é assegurar a satisfação do stakeholder/cliente espap, na dupla perspetiva:! Stakeholder, através da maior abrangência de serviços prestados e do maior número de clientes na AP, o que contribui para o aumento transversal da eficácia e eficiência e, consequentemente, para a redução da despesa pública;! Cliente, através da maior eficácia e qualidade do serviço prestado.!! Na fase atual, de consolidação e desenvolvimento da entidade, após o processo de fusão, o foco consiste no desenvolvimento e consolidação de capacidades e competências críticas, na excelência operacional e qualidade do serviço, bem como no aumento da eficácia dos serviços prestados. É na prossecução destes objetivos que se concentram as atividades planeadas para 2013.!! A contribuição para a redução da despesa pública advém, quer pela maior eficiência na atividade e serviços da espap, quer pela própria natureza e objeto dos serviços prestados, sendo a aposta na maior abrangência e disseminação dos mesmos no universo da AP. Fig.8 Mapa estratégico e relação entre objetivos estratégicos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22

23 b. objetivos operacionais No processo de planeamento estratégico foram definidos os objetivos operacionais que contribuem para a prossecução dos objetivos estratégicos definidos. Para o QUAR 2013 foram apresentados os objetivos operacionais com maior impacto, pelo que se apresenta, de seguida, a matriz de relacionamento entre os objetivos operacionais e os objetivos estratégicos. Objetivos operacionais Objetivos estratégicos OE1 OE2 OE3 OE4 OE5 OB1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública OB2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas OB3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado OB4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OB5. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção OB6. Implementar e desmaterializar processos internos OB7. Reduzir custos operacionais OB8. Assegurar a satisfação dos organismos cliente OB9. Aumentar a qualidade dos serviços prestados Fig.9 Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos QUAR 2013 c. objetivos e planeamento de atividades De modo a assegurar a prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais, foi elaborado o seguinte planeamento de atividades para 2013, que sintetiza:» Objetivos estratégicos;» Objetivos operacionais, que contribuem mais diretamente para o cumprimento dos objetivos estratégicos (ainda que o mesmo objetivo operacional contribua para mais do que um objetivo estratégico, de modo a facilitar a exposição, estes são agrupados por objetivo estratégico dominante, com o qual apresentam uma relação mais direta);» Indicadores, que permitem aferir o grau de execução dos objetivos operacionais, bem como as metas a atingir em 2013; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23

24 » Atividades previstas e unidades orgânicas responsáveis, com as seguintes abreviaturas/designações:» Conselho Diretivo (CD);» Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF);» Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH);» Direção de Compras Públicas (DCP);» Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL);» Direção de Sistemas de Informação ();» Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação ();» Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI);» Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO);» Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ);» Direção de Administração Geral (DAG). > Objetivo estratégico OE1. Aumentar e eficácia dos serviços prestados A missão da espap centra-se na prestação de serviços partilhados e na promoção da utilização racional de recursos públicos comuns nos organismos da Administração Pública, contribuindo decisivamente para a eficiência dos serviços e redução da despesa pública. A espap tem como finalidade aumentar a eficácia dos serviços prestados, por um lado, através da disseminação dos mesmos por um número crescente de organismos e serviços e, por outro, pelo aumento da eficácia do serviço, através de uma oferta orientada às necessidades dos clientes, que permita potenciar a qualidade, aliada aos ganhos de eficiência e consequente economia de meios e recursos. Como tal, o foco em 2013 será claramente o aumento da eficácia dos serviços prestados pela espap, nomeadamente: > Serviços Partilhados de Finanças > Aposta na continuação da expansão dos serviços e solução GeRFiP, prevendo-se concluir a disseminação do GeRFiP aos organismos da Administração Direta do Estado, incluindo as regiões autónomas dos Açores e da Madeira; > Desenvolvimento de novas funcionalidades e componentes, como a integração com as Compras Públicas, permitindo a visão integral do processo de compra; > Desenvolvimento e melhoria do Centro de Serviços Partilhados, apostando na qualidade do serviço; > Desenvolvimento e consolidação do modelo de relacionamento com o Cliente, assegurando a revisão e simplificação dos instrumentos jurídicos de contratação/adesão à prestação de serviços, a definição do catálogo de serviços e do modelo de custeio e de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24