Regulamento da Formação

Transcrição

1 Âmbito e Objetivo Qualquer processo formativo de qualidade exige medidas e instrumentos de normalização e controlo que garantam desempenhos de excelência e correções de eventuais desvios face aos objetivos estratégicos inicialmente programados. Com vista a melhorar os níveis de qualidade da formação no Centro de Competências da Alvo, impõese a adoção de um documento referencial que regularize, de forma eficiente, o processo formativo. Com este propósito, foi elaborado o presente Regulamento da Formação. Sendo um instrumento assente em princípios flexíveis, será objeto de atualização sempre que se verifiquem alterações a nível da organização e funcionamento das ações de formação, ou outro motivo que o justifique. Sempre que se verifiquem alterações ao presente Regulamento, estas serão implementadas e, obrigatoriamente aprovadas antes do início de um novo projeto formativo. O presente regulamento tem como principais objetivos: Informar sobre a estrutura e funcionamento da atividade formativa do Centro de Competências da Alvo; Estabelecer regras de funcionamento, em termos de direitos e deveres dos intervenientes da formação; Dinamizar um processo contínuo e permanente de desenvolvimento pessoal e profissional e de melhoria de competências e capacidades funcionais dos profissionais das áreas de formação ministrada. Formação Interempresas Procedimentos de Inscrição 1. A inscrição nas ações de formação da Alvo pode realizar-se presencialmente, por telefone, ou através do preenchimento do formulário Quero inscrever-me disponível no site da Alvo ( na página de cada um dos cursos. Independentemente do meio utilizado, o formando deverá fornecer todos os dados solicitados e necessários para registo na aplicação utilizada internamente para gestão da formação WebCrm. RF01-PR11/V02 Página 1 de 11

2 2. Depois de facultados os dados, a inscrição é registada na aplicação WebCrm, sendo enviado ao formando um automático de confirmação, com indicação dos principais dados caracterizadores da ação de formação, bem como informações sobre as condições gerais de participação (resumo das condições descritas no presente regulamento, que se encontra permanentemente disponível para consulta no site da Alvo). A partir desta data, o formando fica também registado no site Alvo online, através do qual receberá o Questionário de avaliação da formação, após frequência e conclusão de qualquer ação de formação. 3. A inscrição é validada após liquidação do valor da ação de formação, de acordo com condições de pagamento estabelecidas. 4. O pagamento deve ser realizado de acordo com condições de pagamento descritas no ponto 17 do presente regulamento. Divulgação das ações 5. As ações de formação na modalidade interempresas são divulgadas através de diversos meios e formas: Sítio de internet da Alvo ( todos os cursos calendarizados estão disponíveis na nossa página, atualizada permanentemente e sempre que se verifiquem alterações; Newsletter da Alvo: com uma periodicidade bimensal, é enviada com o resumo das ações que decorrerão nos dois meses seguintes (caso se entenda necessário, poderá ser enviada com outra periodicidade ou conteúdos); é enviada para as várias bases de dados de que a Alvo dispõe; Google adwords: para algumas das ações de formação poderão existir campanhas Google adwords; Redes sociais: a maioria das ações de formação são publicitadas e/ou promovidas nas páginas da Alvo nas várias redes sociais (Facebook, Google+, Linkedin e Twitter); Outros meios: esporadicamente recorremos a outras formas de divulgação, nomeadamente publicidade em newsletters de publicações diversas, publicidade em meios de comunicação, press releases, etc. Seleção de Formandos 6. A inscrição nas ações de formação da Alvo, na modalidade interempresas está acessível a qualquer cidadão, seja a nível particular e por iniciativa própria, seja através da sua entidade patronal. 7. Tendo em conta as modalidades de formação que o Centro de Competências Alvo promove, não se recorre a qualquer processo de seleção de formandos, no entanto estão estabelecidos alguns critérios indicativos e orientadores, relativamente aos destinatários de cada uma das ações de RF01-PR11/V02 Página 2 de 11

3 formação. Assim, o formando deve ter em consideração a coerência da sua inscrição relativamente aos objetivos, conteúdos programáticos e público-alvo definidos para cada um dos cursos. 8. Caso se verifique um número de inscrições para além das vagas disponíveis, será considerada a data de inscrição dos formandos. Sempre que possível, a Alvo agendará uma nova edição do curso, por forma a assegurar a oferta aos formandos excedentes. Alterações, Confirmações e cancelamentos por parte da Alvo 9. A Alvo reserva-se o direito de proceder a alterações de formadores, local da ação e calendarização (datas e horários), desde que isso não inviabilize os objetivos da ação ou não conflitue com o contratualizado com o Cliente. Compromete-se, nestes casos, a comunicar as alterações referidas assim que tiverem conhecimento das causas e/ou motivos das mesmas, através de ou telefone. 10. A confirmação da realização das ações é efetuada até 5 dias antes da data da sua realização. Esta confirmação é feita através de , para todas as partes envolvidas (formador, formandos, coordenador pedagógico e outros envolvidos, caso existam). 11. O Formador e os formandos recebem automático de lembrete, 48 horas antes da realização da ação, onde constam informações relativas ao cronograma (datas e horários), bem como do local de realização. 12. A Alvo pode anular qualquer ação programada para a qual não estejam inscritos participantes suficientes, ou por qualquer outro motivo de gestão, procedendo ao reembolso da inscrição quando a mesma tenha sido regularizada ou à emissão de um voucher no valor pago, que pode ser usado numa ação diferente, no prazo de um ano, a contar da data em que é emitido. 13. A Alvo pode ainda decidir proceder ao adiamento de uma ação de formação. Nestes casos, o formando poderá optar por uma das seguintes situações: manter a inscrição, transitando para a nova data proposta; requerer o reembolso da totalidade do valor, sendo emitida uma nota de crédito e o valor devolvido (através de transferência bancária para NIB indicado pelo Cliente); requerer a anulação da inscrição, mas mantém o valor pago como crédito para outra ação de formação que venha a decorrer, sendo-lhe emitida uma nota de crédito e um voucher nesse valor (poderá utilizá-lo no prazo de um ano, a contar da data em que é emitido). Cancelamento de Inscrições, substituição de formandos e devoluções 14. A Alvo aceita o eventual cancelamento da inscrição por iniciativa do participante nas seguintes condições: Até 5 dias úteis antes da data de realização do curso, com devolução da totalidade do valor do curso; RF01-PR11/V02 Página 3 de 11

4 Até 2 dias úteis antes da data de realização do curso, havendo a retenção de 50% do valor do curso. 15. Para todos os cancelamentos feitos após os 2 dias úteis anteriores ao início do curso, não há lugar à devolução de qualquer valor. Neste caso, o formando poderá optar por: participar em edição seguinte do curso, caso venha a decorrer (válido por um ano); escolher participar noutro curso, se o curso em que inicialmente estava inscrito não voltar a decorrer (se o valor da nova ação for superior, o formando deverá efetuar o pagamento do restante valor; caso o valor seja inferior, não haverá lugar a restituição do valor da diferença). 16. A Alvo aceita substituições de formandos, desde que comunicadas com 48h de antecedência antes do início da ação de formação, por . Preços e Pagamento 17. O preço de cada uma das ações de formação encontra-se descrito na página do curso, no site da Alvo, bem como no documento Referencial de Formação. Ao valor apresentado acresce sempre o IVA, à taxa legal em vigor. O pagamento poderá ser realizado por: Multibanco Por transferência bancária Por cheque Débito de horas em contrato: esta modalidade está disponível exclusivamente para os clientes Alvo, no âmbito do serviço Contrato de Suporte. O cliente poderá utilizar as horas disponíveis no contrato, desde que: o se verifique a garantia de renovação de contrato; o não esgote a totalidade das horas disponíveis no pagamento da formação. 18. Todos os dados necessários para efetuar pagamento se encontram descritos na fatura. A fatura é emitida na data de inscrição e deverá ser liquidada de acordo com as seguintes condições: Generalidade dos clientes: o totalidade do valor da fatura, a pronto-pagamento (sendo que a inscrição só é confirmada após confirmação do pagamento); o 50% do valor a pronto pagamento, garantindo a inscrição na ação de formação; os restantes 50% deverão ser liquidados até 48 horas antes do início da ação. Se o formando optar por esta modalidade de pagamento, acresce 5% ao valor base da ação; Clientes Alvo (outros serviços): o Débito em contrato: número de horas é debitado no ato de inscrição o Numerário: de acordo com condições de pagamento em vigor e acordadas no âmbito da relação comercial com a Alvo. 19. Outras condições de pagamento podem estar associadas a ações de formação em particular; nestes casos, estão descritas no Referencial de Formação, disponibilizado em na página específica da ação em causa. RF01-PR11/V02 Página 4 de 11

5 Formação Intraempresas 20. A Formação Intraempresas é realizada de acordo com solicitação e especificações do Cliente, sendo expressas as condições de prestação de serviço na Proposta Comercial de Formação. A proposta comercial de formação deve refletir os objetivos, conteúdos e metodologias dos cursos, bem como as condições de prestação do serviço formativo. 21. O conteúdo da Proposta Comercial de Formação deverá ser elaborado de acordo com as disposições gerais e condições descritas no presente regulamento. No entanto, estas poderão divergir, sempre que tal seja acordado com o cliente, previamente. 22. O serviço de formação intraempresas (à medida) é divulgado: No site da Alvo, de forma permanente; Esporadicamente por outros meios (redes sociais, newsletters, entre outros); Através de atividades de prospeção, realizadas pela equipa comercial e pelo gestor de formação. Funcionamento da Formação Cursos Reconhecidos pela OCC (Ordem dos Contabilistas Certificados) 23. A Alvo é uma instituição com formação equiparada pela Ordem dos Contabilistas Certificados, promovendo formação que permite a atribuição de créditos a formandos que sejam Contabilistas Certificados, inscritos na OCC, de acordo com o Regulamento de Atribuição de Créditos. 24. As ações de formação em causa regem-se por regulamentação específica da OCC. Neste contexto, estão definidas condições de funcionamento e gestão específicas, nomeadamente: No ato de inscrição, o formando terá que facultar cópia (em papel ou formato digital) de documento de identificação com fotografia e da Cédula Profissional; Para além dos documentos que constituem o Dossier Técnico-Pedagógico da Alvo, o formando terá que preencher os modelos específicos da OCC. 25. Só o cumprimento das condições acima descritas garante a possibilidade de atribuição de créditos pela OCC. Horário de funcionamento e horário das ações 26. O horário de atendimento ao público da Alvo é: Dias úteis - 08:00 às 20:00 (presencial, telefónico e ) RF01-PR11/V02 Página 5 de 11

6 27. A Alvo promove formações em horário laboral e pós-laboral; esta informação está descrita no Referencial de Formação e no site da Alvo, na página de cada curso. Os horários dos cursos poderão ser alterados, por fatores de adequação dos mesmos às necessidades dos Clientes ou por outros motivos que o justifiquem. Assiduidade 28. Para efeitos de emissão de certificado de Participação o formando deverá participar em, pelo menos, 80% da totalidade das horas da ação de formação. Para os cursos em que se verifiquem outras condições de assiduidade, estas constarão do documento Referencial de Formação e da página do curso no site da Alvo, e serão reforçadas através dos conteúdos do automático que é enviado ao formando aquando da inscrição. 29. A assiduidade é confirmada pela assinatura do Registo de Presenças, em cada sessão. Critérios e métodos de avaliação da formação Avaliação da satisfação e do impacto da formação 30. Em termos da metodologia de avaliação da reação/satisfação da formação, esta pode assumir três configurações: os participantes da formação (formandos e formador) avaliam o projeto formativo, através de inquérito por questionário, quando terminam a ação de formação: formandos e formador recebem um automático com indicação do link de acesso para preenchimento do Inquérito de Satisfação, disponibilizado na Alvo online. os formandos avaliam o projeto formativo, em termos da sua pertinência, aplicabilidade e eficácia num processo de acompanhamento pós-formação realizado 3 a 6 meses após a finalização do mesmo (se aplicável); o representante da entidade Cliente avalia o projeto formativo, no final da prestação do serviço por parte da Alvo, igualmente através de inquérito por questionário, designado por Questionário de Avaliação da Satisfação dos Clientes : o questionário é enviado por para o representante do Cliente, por ele designado. RF01-PR11/V02 Página 6 de 11

7 Avaliação do formador 31. O formador é avaliado pelo Coordenador Pedagógico da ação de formação, quanto ao seu desempenho. Para tal, recebe no seu link de acesso para preenchimento do questionário, disponibilizado na Alvo online. Avaliação das Aprendizagens 32. Para algumas ações de formação poderão existir momentos de avaliação e confirmação das aprendizagens, como forma de validar o cumprimento dos objetivos de aprendizagem e competências definidas. 33. Esta avaliação é feita através de instrumentos variados, da responsabilidade do formador da ação (testes, provas, exercícios, exercícios de simulação, entre outros) e com base nas respetivas ponderações definidas no sistema de avaliação do curso, sendo atribuída uma classificação. 34. Regra geral, para que se considere que o formando teve aproveitamento é indispensável que obtenha uma classificação igual ou superior a 50%. Caso existam outras regras, estas serão antecipadamente comunicadas aos formandos (interempresas) ou acordadas com o cliente (intraempresa). Funções, Direitos e Deveres dos vários intervenientes no Processo Formativo Alvo (Gestor de Formação e demais colaboradores envolvidos com o serviço de formação) 35. Direitos Anular ou alterar ações de formação previstas no Plano de Formação, por motivos de força maior, descritos no ponto 9 do presente regulamento, informando os envolvidos a partir do momento em que tiverem conhecimento da causa e/ou motivo de força maior; Reter 50% do valor de inscrição, quando o Cliente anular a sua inscrição 2 a 5 dias antes do início da ação. 36. Deveres Estabelecer formas eficazes de comunicação com os clientes/formandos, nomeadamente no que respeita a informação sobre a oferta e à organização da formação (Regulamento de Funcionamento da Formação), incluindo o procedimento para o tratamento de reclamações; Garantir o bom funcionamento das ações de formação que promove, prestando o adequado apoio pedagógico e logístico aos formandos, bem como respondendo a eventuais solicitações de carácter administrativo; RF01-PR11/V02 Página 7 de 11

8 Criar e manter atualizados todos os documentos referentes a cada um dos cursos que promove, nomeadamente referencial de formação, plano de sessão ou outros, quando aplicável; Assegurar a confidencialidade, garantindo que todas as informações respeitantes a processos, procedimentos e recursos da Alvo não são divulgados; Assegurar a proteção dos dados pessoais respeitando a legislação em vigor (ver ponto 50). Formador (ou entidade prestadora do serviço de formação) 37. Direitos Ter à sua disposição condições adequadas para a prática da atividade formativa, nomeadamente no que toca a espaço, equipamentos, materiais e recursos pedagógicos; Dispor de apoio administrativo e logístico adequado; Ser-lhe facultado o resultado da avaliação da satisfação/reação dos formandos, recolhida no Questionário Avaliação da Ação de Formação, preenchido pelos formandos, bem como resultado da avaliação realizada pelo Coordenador Pedagógico; Responder/contrapor a qualquer informação, avaliação ou reclamação que decorra do seu desempenho ou de ação praticada por si. 38. Deveres Respeitar a visão da Alvo no sentido da satisfação dos participantes; Acolher os Formandos cumprindo os horários e programa da formação; Ministrar a ação de formação de acordo com o programa definido; Selecionar, elaborar e disponibilizar à coordenação pedagógica os materiais pedagógicos de suporte à ação de formação, quando previstos; Acolher as reclamações ou sugestões dos Formandos; Assegurar a avaliação da ação de formação pelo Formando; Cumprir todos os procedimentos no âmbito do preenchimento dos documentos do Dossier Técnico-Pedagógico; Guardar sigilo sobre todos os dados obtidos durante o processo de formação no âmbito do projeto em curso, não transmitindo, nem fazendo uso das informações obtidas, bem como de informações e dados da Alvo, dos formandos ou da Entidade Cliente, de que venha a tomar conhecimento por ocasião de realização das atividades contratadas. Cliente (Responsável pelo pagamento da formação empresa ou individual) 39. Direitos Ter acesso ao Dossier Técnico-Pedagógico da ação que os colaboradores frequentaram; Ser informado acerca das condições de prestação do serviço formativo (Regulamento da Formação e/ou outras condições acordadas, descritas na proposta comercial de formação) RF01-PR11/V02 Página 8 de 11

9 Substituir um formando inscrito num curso, comunicando a alteração com 48horas de antecedência, preferencialmente; Ser reembolsado pelo valor pago ou ter a possibilidade de transitar a inscrição para outro curso ou outra data, no caso de cancelamentos ou adiamentos de cursos. 40. Deveres Prestar as informações corretas e necessárias acerca dos formandos, para efeitos de inscrição nos cursos de formação, bem como comunicar alterações de participantes com a antecedência acordada (definida na proposta de formação); No caso das formações intraempresa, garantir as adequadas condições e apoio logístico necessário para o correto funcionamento das ações; Efetuar o pagamento nas condições acordadas (definidas na Proposta Comercial); Formandos 41. Direitos Ter a acesso a informação clara sobre as condições de prestação do serviço de formação pela Alvo (Regulamento da Formação e Condições de Prestação); Ver esclarecidas as suas dúvidas; Receber a formação com qualidade e de acordo com os objetivos e programa estabelecidos para a respetiva ação de formação; Ter acesso aos recursos didáticos e equipamento necessário à frequência da ação de formação; Receber a documentação de suporte utilizada no decorrer da formação; Realizar a avaliação da satisfação da Formação recebida; Apresentar sugestões ou reclamações; Receber o certificado de frequência de formação, se cumprir a assiduidade prevista. 42. Deveres Frequentar com assiduidade, pontualidade e empenho a ação de formação; Ser participativo e contribuir para uma boa dinâmica de grupo; Quando aplicável realizar as atividades de avaliação das aprendizagens; Utilizar os meios físicos e materiais que lhe sejam confiados, durante as ações de formação, com o devido cuidado e zelar pela sua boa conservação; Realizar a avaliação da satisfação da Formação recebida; Garantir o sigilo de informações confidenciais, fornecidas no decorrer da ação de formação; Manter os telemóveis em silêncio durante as sessões. RF01-PR11/V02 Página 9 de 11

10 Emissão de Documentos e Certificados 43. A Alvo emite, no final da ação de formação, um documento que certifica a participação do formado, desde que tenha assistido a pelo menos 80% das horas totais de duração do curso; 44. A pedido do Cliente, a Alvo pode ainda emitir outro tipo de documentos (declaração de presença, declaração de formação não financiada, entre outros); 45. No caso das formações intraempresa, a Alvo disponibilizará os documentos que integram o Dossier Técnico-Pedagógico, quando solicitados; 46. A fatura é emitida aquando da inscrição do(s) formando(s) e enviada ao cliente e/ou ao formando quando lhe aplicável, por correio, podendo-o também ser por . Confidencialidade e Proteção de Dados 47. Relativamente à informação recolhida e gerida no âmbito do serviço de formação, a Alvo rege-se pelos princípios da legislação em vigor relativamente à proteção de dados pessoais (Lei nº 67/1998, de 26 de Outubro, com as alterações introduzidas pela Lei 103/2015, de 24 de agosto). 48. Os dados facultados pelos formandos são para utilização interna, no âmbito dos procedimentos administrativos e estatísticos inerentes ao serviço formativo, assim como para emissão de certificados de formação e de certificados de presença. 49. Os dados de contacto poderão ser utilizados para promoção e divulgação de produtos Alvo ou informação relacionada. No entanto, através da sua área de utilizador da Alvo Online, o Cliente tem a possibilidade de definir se deseja que os seus contactos sejam utilizados para este fim, bem como selecionar as áreas de produto sobre as quais deseja receber informação. 50. Os dados facultados poderão ainda ser utilizados para efeitos de auditoria, nomeadamente pelas entidades certificadoras do sistema de qualidade das entidades formadoras (DGERT) e do sistema de gestão da qualidade (ISO 9001). Procedimento relativo a Reclamações, Sugestões e Elogios 51. A Alvo considera que as reclamações e sugestões são um mecanismo vital para a melhoria do seu serviço. Qualquer Formando pode apresentar uma reclamação ou dirigir um elogio à Alvo classificando negativamente ou positivamente a ação de formação frequentada. Para tal, poderá selecionar a opção Comentários do modelo de inquérito Questionário de avaliação da formação, cujo link para preenchimento lhe é enviado por no final da ação de formação, definindo se quer que seja tratado como reclamação ou elogio. Em alternativa, poderá dirigir a reclamação ou o elogio à Alvo por escrito ( ou carta), no espaço de 1 semana após término da formação: RF01-PR11/V02 Página 10 de 11

11 Morada: Rua General Firmino Miguel, nº3, 4º andar, Lisboa 52. De acordo com o Sistema de Gestão de Qualidade da Alvo, são também consideradas como reclamações todas os parâmetros que sejam classificados com nota inferior a 3 (numa escala de 1 a 4). 53. Todas as reclamações são tratadas de acordo com o procedimento Gerir a Melhoria, descrito no âmbito do Sistema de Gestão de Qualidade da Alvo: As reclamações são registados na aplicação WebCrm e são tratadas pelo Gestor de Formação, que a avalia e delibera relativamente à sua aceitação e define o responsável de tratamento da mesma; Quando a reclamação é aceite, o responsável do tratamento deve identificas e registar as causas, correções a implementar e data prevista de conclusão, assegurando a implementação das correções definidas O responsável pelo tratamento da reclamação comunica ao Cliente, pela mesma via da Reclamação, o seu fecho, detalhando as ações implementadas e/ou motivo da não implementação de nenhuma ação, obtendo a aceitação do seu encerramento; se aplicável, regista a necessidade de ação corretiva; Responsável de área (Gestor de Formação) valida todo o processo e, se aplicável, define data para implementação de Ação Corretiva; Todas as reclamações são acompanhadas, quanto ao seu tratamento e implementação de ações corretivas, pelo responsável pela Qualidade (Diretor de Marketing e Comunicação). RF01-PR11/V02 Página 11 de 11