SELEÇÃO DE PARCEIROS PARA A REALIZAÇÃO DE ATIVIDADES COMO CENTROS DE INFORMAÇÃO EUROPE DIRECT EM PORTUGAL

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1 COMISSÃO EUROPEIA DIREÇÃO-GERAL DA COMUNICAÇÃO Representação da Comissão Europeia em Portugal CONVITE À APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS COMM/LIS/ED/ SELEÇÃO DE PARCEIROS PARA A REALIZAÇÃO DE ATIVIDADES COMO CENTROS DE INFORMAÇÃO EUROPE DIRECT EM PORTUGAL ( ) A Comissão Europeia, através da sua Direção-Geral da Comunicação, publica um convite à apresentação de propostas para selecionar parceiros para a realização de atividades como «Centros de Informação Europe Direct» (CIED) 1. Os candidatos selecionados terão direito a uma subvenção de ação e assistência técnica, o que lhes permitirá realizar um conjunto de atividades de comunicação na qualidade de CIED. O objetivo do presente convite à apresentação de propostas é estabelecer uma rede de CIEDs para divulgar temas da UE de relevância para o público a nível local e regional, promover o diálogo sobre as questões da UE e cooperar com outras redes de informação e pontos de contacto locais e da UE 2. Os potenciais candidatos devem ler atentamente e respeitar as regras e especificações constantes do presente documento e todos os demais documentos referentes a este convite à apresentação de propostas Informações sobre as redes da UE está disponível em: 1

2 Factos essenciais Montante total atribuído a Portugal para 2018: EUR, sob reserva de aprovação do orçamento pela autoridade orçamental. Subvenção de ação anual mínima: EUR Subvenção de ação anual máxima: EUR Prazo para a apresentação de candidaturas: 07/07/ h00 Regiões/zonas: Cada candidatura deve abranger apenas uma das 16 regiões referidas. 1. NUTS III: Norte Alto Minho, Cávado e Ave 2. NUTS III: Norte Alto Tâmega e Tâmega e Sousa 3. NUTS III: Norte Terras de Trás-os-Montes e Douro 4. NUTS III: Norte Área Metropolitana do Porto 5. NUTS III: Centro Região de Aveiro e Viseu Dão-Lafões 6. NUTS III: Centro Região de Coimbra 7. NUTS III: Centro Beiras e Serra da Estrela e Beira Baixa 8. NUTS III: Centro Região de Leiria e Médio Tejo 9. NUTS III: Centro e Alentejo Oeste e Lezíria do Tejo 10. NUTS III: Alentejo Alto Alentejo 11. NUTS III: Alentejo Alentejo Central e Litoral 12. NUTS III: Alentejo Baixo Alentejo 13. NUTS III: Algarve Algarve 14. NUTS III: Região Autónoma dos Açores 15. NUTS III: Região Autónoma da Madeira 16. NUTS III: Área Metropolitana de Lisboa 1 INTRODUÇÃO A atual rede de Centros de Informação Europe Direct 3 é composta por mais de 500 CIED distribuídos por todos os países da UE. Em dezembro de 2017, a rede atual chegará ao termo do seu terceiro mandato, que decorre da primeira ( ) e da segunda ( ) gerações da rede. A Comissão Europeia e o Parlamento Europeu continuarão a apoiar entidades que comuniquem sobre a UE, através do lançamento da quarta geração da rede para o período de O presente convite à apresentação de propostas, publicado pela Direção-Geral da Comunicação da Comissão Europeia através da sua Representação em Portugal, dirige- 3 Decisão C(2012) 4158 final da Comissão, de , relativa à adoção antecipada do programa de trabalho anual no domínio da comunicação para 2013, no que respeita às subvenções para o financiamento de estruturas de acolhimento dos Centros de Informação Europe Direct em toda a União Europeia para o período , disponível em: 4 Decisão C(2016) 8443 final da Comissão, de , relativa à adoção do programa de trabalho para 2017 no domínio da comunicação, que constitui a decisão de financiamento disponível em: communication-activities_en 2

3 se a entidades elegíveis interessadas em desenvolver atividades de comunicação sobre a UE através de um «Centro de Informação Europe Direct». A Representação da Comissão Europeia em Portugal assinará uma convenção-quadro de parceria com a duração de três anos com os parceiros selecionados. Os parceiros terão direito a uma subvenção de ação anual, desde que cumpram com o procedimento estabelecido na secção 10. A subvenção anual consiste num montante fixo (ver secção ), entre um mínimo de EUR e um máximo de EUR por ano e por centro. Os montantes fixos são calculados de modo a cobrirem, em média, 50 % dos custos relacionados com as atividades de comunicação dos centros. Isto significa que os candidatos terão de garantir fundos suficientes provenientes de outras fontes para satisfazer os requisitos do centro no que respeita ao pessoal, atividades e instalações, se for caso disso. As subvenções serão atribuídas com base nos procedimentos estabelecidos no título VI do Regulamento Financeiro 5 e das suas normas de execução 6. Para além da subvenção, a Comissão Europeia fornece aos centros formação, documentação, acesso à Intranet Europe Direct ou equivalente e oportunidades de trabalho em rede. A Comissão Europeia garante uma ampla promoção da rede. 2 MISSÃO OBJETIVOS ATIVIDADES 2.1 Missão e objetivos globais de Centros de Informação Europe Direct Os Centros de Informação Europe Direct (CIED) contribuem para a comunicação da Comissão Europeia sobre a União Europeia (UE), com o objetivo de estreitar os laços com o público, a nível local e regional. As atividades de sensibilização dos Centros de Informação Europe Direct têm por objetivo envolver o público em temas europeus, através da criação de um ambiente de trabalho em rede sustentável. Os centros complementam e apoiam as atividades de comunicação das Representações da Comissão Europeia, dos Gabinetes de Informação do Parlamento Europeu e outras instituições e organismos da UE a nível local e/ou regional. Devem igualmente cooperar com outras redes de informação e assistência da UE. Os centros dão prioridade às informações gerais sobre a UE e às políticas de interesse direto para o público, em especial para os cidadãos que necessitem de informação de caráter geral. Os CIED também organizam eventos e utilizam diversos instrumentos de comunicação para chegar ao público a nível local e regional, quer diretamente quer por intermédio de multiplicadores e partes interessadas pertinentes. Além disso, apoiam ativamente os

4 Diálogos com os Cidadãos 7 em estreita cooperação com a Representação da Comissão Europeia. Os CIED interagem com os meios de comunicação social locais e/ou regionais e fornecem informação sobre os pontos de vista e reações do público às questões da UE. A rede de Centros de Informação Europe Direct é gerida pela Comissão Europeia. 2.2 Estratégia de comunicação trienal e plano de comunicação anual Estratégia de comunicação trienal > A apresentar apenas uma vez na candidatura entregue no âmbito deste convite à apresentação de propostas (ver anexo 1). A estratégia deverá detalhar o conceito global do candidato relativamente à gestão do centro 8 ao longo de um período de três anos. Os candidatos devem ilustrar este conceito, descrevendo as atividades que irão efetuar a cada ano. O conceito apresentado deve estar em plena consonância com a missão e objetivos para os Centros de Informação Europe Direct (ver secção 2.1). A estratégia apresentada pelo candidato deve integrar também os objetivos SMART 9 e incluir o seguinte: 1. Uma análise fundamentada das necessidades de informação sobre a UE a nível local e regional na região que o candidato pretende cobrir; 2. O público-alvo (incluindo agentes multiplicadores e público difícil de alcançar) e atividades de comunicação específicas para os alcançar; 3. Os principais canais "media" para comunicação direta e digital (imprensa, televisão, rádio, redes sociais) que o candidato pretende utilizar e os temas que tenciona abordar a nível local (por exemplo, as atividades do CIED, pontos de vista locais sobre notícias de temas e políticas relacionadas com a UE); 4. Pormenores sobre a cooperação, complementaridade e sinergias dos CIED com as outras atividades da entidade de acolhimento do CIED, bem como com outras redes nacionais/regionais e partes interessadas da UE; 5. Pormenores sobre a forma como pretende reforçar a visibilidade do CIED e o alcance das suas ações na região Plano de comunicação anual > A apresentar, relativamente ao primeiro ano, com a candidatura entregue no âmbito deste convite à apresentação de candidaturas (ver anexo 1). > A apresentar relativamente a cada um dos anos subsequentes, na sequência de um convite da Representação da Comissão Europeia (ver secção 10.1 e anexo VIIIa) 7 Diálogos realizados pelos Comissários Europeus ou altos funcionários da Comissão Europeia, em que os membros do público podem expressar os seus pontos de vista sobre temas da UE: 8 A designação deve incluir: «Centro de Informação Europe Direct [localidade/região/área...]"... 9 «SMART quer dizer: específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e definidos no tempo». 4

5 O candidato deverá apresentar um plano de comunicação anual que esteja em plena consonância com a estratégia de comunicação do centro (ver secção 2.2.1). O plano deve incluir objetivos anuais específicos e abranger temas principais específicos. Estes temas deverão ser coerentes com as prioridades de comunicação da Representação da Comissão Europeia e do Gabinete de Informação do Parlamento Europeu. As prioridades em matéria de comunicação para 2018 devem ter em conta: 1. Comunicações sobre uma Europa que protege, capacita e defende 10 ; 2. Eleições para o Parlamento Europeu de O plano de comunicação anual deve incluir uma descrição dos diferentes elementos de comunicação (ver secção 2.3). Embora estes elementos incluam «principais atividades de comunicação» e «evento(s)» que são obrigatórios para todos os centros, o candidato dispõe de mais flexibilidade na seleção dos outros elementos do plano de comunicação anual. Dada a crescente importância do contacto direto com o público, a organização de eventos terá um papel central a desempenhar. Em consequência, o candidato deve selecionar a «organização de eventos» tantas vezes quanto necessário para alcançar os objetivos de comunicação do centro, sem exceder o montante máximo da subvenção. Os diferentes elementos do plano de comunicação anual podem ser combinados de diferentes maneiras (ver secção 2.3) até ao limite do montante da subvenção (ver secção 4). 2.3 Elementos do plano de comunicação anual O plano de comunicação anual inclui os seguintes elementos, com diferentes graus de flexibilidade, cada um deles associado a um determinado montante fixo (ver secção ): Obrigatórios: «Principais atividades de comunicação» (a selecionar apenas uma vez) ver secção «Evento(s)» o «Organização de Eventos» (a selecionar as vezes que forem necessárias até ao montante máximo possível da subvenção) ver secção Facultativo, e a selecionar o número de vezes que for necessário: o «Participação em evento(s)» ver secção

6 Facultativo e a selecionar apenas uma vez: «Produtos de comunicação»: o «Publicações» ver secção o «Material de apoio à comunicação» ver secção o «Material audiovisual e outro material eletrónico» ver secção o «Boletim eletrónico» ver secção «Centro aberto ao público» ver secção A dimensão das atividades no âmbito dos elementos selecionados deve ser proporcional ao montante da subvenção Principais atividades de comunicação (obrigatórias) O plano de comunicação anual deve detalhar como é que as «principais atividades de comunicação» vão ser executadas, incluindo as seguintes: o funcionamento de uma linha telefónica dedicada e de um endereço de correio eletrónico, a resposta a pedidos individuais para reuniões, esclarecer questões ou encaminhar as pessoas para as redes da UE adequadas ou para o Centro de Contacto Europe Direct 11, a cooperação com a Representação da Comissão Europeia e o Gabinete de Informação do Parlamento Europeu em Portugal, nomeadamente: apoio à organização e à promoção de eventos locais e regionais organizados pela Representação da Comissão Europeia e pelo Gabinete de Informação do Parlamento Europeu; identificação de contactos locais (órgãos de comunicação social, partes interessadas ou outros); apoio à divulgação de materiais de comunicação, a cooperação ativa com outros Centros de Informação Europe Direct a nível nacional e/ou transfronteiriço e com outras redes da UE, a distribuição das publicações da UE/informação/vídeos/mensagens, estabelecer e manter contactos regulares com os meios de comunicação social locais e regionais, incluindo a publicação de artigos e contribuições para emissões de rádio ou de televisão, interação regular com o público através das redes sociais, com base nas orientações fornecidas pela Representação, manter um sítio Web (ou página Web) atualizado para divulgar as atividades do centro, que contenha informações pertinentes e objetivas sobre temas relacionados com a UE, adaptadas a um público local e/ou regional, participação em reuniões de coordenação/formação organizadas pela Representação da Comissão Europeia e pela sede da Comissão em Bruxelas, com a participação ativa do Parlamento Europeu 12,

7 utilizar uma ferramenta fornecida pela Comissão Europeia para realizar inquéritos à satisfação dos utilizadores para avaliar as atividades do centro (eventos e outras atividades, se pertinente), prestação de informação mensal sobre as atividades do CIED, as principais áreas de interesse do público e/ou cobertura pelos meios de comunicação social, bem como sobre os temas em destaque solicitados através da ferramenta digital fornecida pela Comissão Europeia Eventos Podem ser selecionados as vezes que forem necessárias para o centro atingir os seus objetivos de comunicação, mas sem exceder o montante máximo da subvenção A «organização de evento(s)» (obrigatório) inclui a organização de um evento ou de uma série de eventos. O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte: 1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. Um plano relativo aos meios de comunicação, incluindo televisão, imprensa escrita, rádio, em linha e redes sociais, em função do tipo de evento(s); 3. O tipo, a mensagem e o conteúdo do evento, incluindo o programa, a data e o local; 4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo A «participação em evento(s)» (facultativo) inclui a participação ativa com um stand ou com uma apresentação em eventos organizados por organismos terceiros. O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte: 1. Descrição do evento, incluindo as razões para a participação do centro; 2. O público-alvo do evento e do stand do centro, incluindo as suas necessidades de comunicação; 3. Cobertura pelos meios de comunicação social: redes sociais, meios digitais e televisão, imprensa escrita e/ou rádio, se for caso disso; 4. A mensagem e o conteúdo da apresentação do centro no evento; 5. Os resultados/impacto esperados na população-alvo. 12 Todas as despesas de deslocação e alojamento relacionadas com cursos de formação na sede da Comissão serão reembolsadas. No caso de assembleias gerais anuais que ocorram num dos países da UE, a Comissão Europeia irá reembolsar apenas as despesas de alojamento. A Comissão Europeia pretende organizar um máximo de três assembleias gerais anuais durante o período de vida da rede. As despesas de deslocação e alojamento relacionadas com reuniões de coordenação ou formações organizadas pela Representação da Comissão serão reembolsadas. A Representação pretende organizar um máximo de nove reuniões de coordenação ou formações durante o período de vida da rede. 7

8 2.3.3 Produtos de comunicação (facultativo) O teor destes produtos deve complementar o material já existente produzido pelas Instituições da UE As «publicações» deverão incluir publicações impressas e/ou material educativo, quer produzidos pelo próprio centro, quer documentos impressos a partir do portal EU Bookshop 13. O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte: 1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. O tipo, a mensagem e o conteúdo das publicações; 3. Os canais de distribuição e a quantidade; 4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo O «material de apoio à comunicação» pode incluir materiais promocionais, gráficos informativos, folhetos informativos, etc. Os candidatos devem descrever, pelo menos, o seguinte no seu plano de comunicação anual: 1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. Uma descrição do material; 3. Os canais de distribuição e a quantidade; 4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo O «material audiovisual e outro material eletrónico» devem consistir em produtos próprios do centro. O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte: 1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. A mensagem e o conteúdo do material, incluindo o texto provisório; 3. Os canais de distribuição; 4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo O «boletim eletrónico» deve incluir conteúdos produzidos pelo centro. Os boletins eletrónicos serão distribuídos através de canais de comunicação adequados (por exemplo, listas de endereços, redes sociais, etc.). O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte:

9 1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. A mensagem, conteúdo e frequência; 3. Os canais de distribuição; 4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo «Centro aberto ao público» (facultativo) O «centro aberto ao público» deve ter uma localização física com um claro valor acrescentado. O candidato deve demonstrar que o centro aberto ao público estará: situado num local de destaque com potencial para atrair um elevado número de visitantes. dotado de instalações suficientes para organizar atividades públicas e reuniões não abrangidas pela secção «Eventos» para pequenos grupos de participantes. O «centro aberto ao público» deverá: ter indicação visível do horário de abertura e do pessoal do centro, ser de fácil acesso ao público, ser altamente visível, com sinalização apropriada (ver a secção 12.1), dispor de uma área de receção de visitantes e para a exposição de materiais relacionados com a UE. 2.4 Cláusula de independência Embora os centros trabalhem em estreita cooperação com a Representação da Comissão Europeia e com o Gabinete de Informação do Parlamento Europeu, são independentes e não falam em nome da Comissão Europeia e/ou do Parlamento Europeu. Os centros devem, no entanto, assegurar que transmitem continuamente as posições da UE de forma tão precisa quanto possível e que comunicam de forma neutra, factualmente correta e de forma apartidária. Devem, igualmente, explicar ao público a que se destinam qual o papel dos Centros de Informação Europe Direct. Ver, também, a secção Compromisso dos parceiros Os parceiros selecionados para executar as atividades de comunicação de um centro de informação Europe Direct comprometem-se a: assegurar que o centro age em plena conformidade com a missão e cumpre o seu plano de comunicação anual, de acordo com as orientações da Representação da Comissão Europeia, 9

10 assegurar que o Centro presta informação sobre a UE de um modo neutro, rigoroso e factualmente correto, que não seja utilizada, nem se considere utilizada, para fins não compatíveis com a missão e objetivos do centro, assegurar que o pessoal do centro tem as aptidões e qualificações definidas nos critérios de seleção na secção 8.2 do presente convite à apresentação de propostas, apoiar a cooperação do centro com outros Centros de Informação Europe Direct e outras redes e partes interessadas relevantes, utilizar o nome e logótipo da rede «Europe Direct» e outras formas de identificação fornecidas pela Comissão Europeia e utilizá-las de modo sistemático em todas as atividades e produtos, notificar a Representação da Comissão Europeia logo que possível, de eventuais problemas associados à execução do plano de comunicação anual, realizar todas as atividades do centro gratuitamente para os respetivos utilizadores, assegurar a execução das atividades do centro de um modo eficiente a partir do primeiro mês de cada ano, tendo em conta que 70 % do pré-financiamento da subvenção será pago no decurso do primeiro trimestre do mesmo ano, seguido de um pagamento final no ano seguinte, conferir à Comissão Europeia o acesso às suas instalações. 3 CALENDÁRIO Fases Data e hora ou período a) Publicação do convite à apresentação de propostas 5 de junho b) Prazo para perguntas e pedidos de esclarecimento (30/06/ h00) c) Prazo para apresentação das propostas (7/07/ h00) d) Período de avaliação (indicativo) Até 25/09 e) Informação aos proponentes (indicativo) Até 30/10 f) Assinatura da convenção-quadro de parceria O mais tardar até 31/12/2017 g) Assinatura da convenção específica anual (indicativo) Início de 2018 h) Data de início das atividades no âmbito do primeiro plano de comunicação anual 01/01/ ORÇAMENTO DISPONÍVEL O orçamento total anual atribuído ao cofinanciamento de atividades de comunicação dos Centros de Informação Europe Direct em Portugal é estimado em EUR. No entanto, o montante efetivo dependerá dos fundos disponíveis depois de o orçamento para 2018 ser adotado pela autoridade orçamental. 10

11 O montante máximo da subvenção poderá variar entre um mínimo de EUR por ano e um máximo de EUR por ano. A Representação da Comissão Europeia em Portugal prevê financiar 15 propostas. A Comissão Europeia reserva-se o direito de não conceder a totalidade dos fundos disponíveis. 5 CRITÉRIOS DE ADMISSIBILIDADE As candidaturas devem ser enviadas até à data-limite referida na secção 3, alínea c). As candidaturas devem ser apresentadas por escrito, utilizando o formulário de candidatura (ver secção 14). As candidaturas devem ser redigidas numa das línguas oficiais da UE. Candidaturas que não preencham estes requisitos serão rejeitadas. 6 CRITÉRIOS DE ELEGIBILIDADE 6.1 Candidatos elegíveis Se a proposta preencher os requisitos de admissibilidade, será efetuado um controlo para determinar se o candidato é elegível para receber uma subvenção de ação da Comissão. Critérios de elegibilidade Os seguintes candidatos são elegíveis: - um organismo público comprovado, ou - um organismo de direito privado comprovado, com uma missão de serviço público 14. Pessoas singulares e entidades com fins lucrativos não são elegíveis. Só são elegíveis as candidaturas de entidades jurídicas estabelecidas nos Estados- Membros da UE. As entidades jurídicas que tenham um vínculo jurídico ou financeiro com os candidatos, que não se circunscreva à ação nem tenha sido criado exclusivamente para a execução da ação, podem participar na qualidade de entidades afiliadas. 14 Os organismos do setor privado com uma missão de serviço público reconhecem-se pela legislação nacional do país de registo. Nos casos em que tal legislação não exista, o gestor orçamental pode ter em consideração (entre outros) os fatores que seguem, ao decidir se o candidato corresponde à definição: - o candidato é um organismo estritamente sem fins lucrativos (ou seja, sem interesses comerciais) ou - o orçamento que possui para a missão referida provém sobretudo do Estado ou de autoridades públicas ou de outro organismo sem fins lucrativos ou - as suas tarefas são desempenhadas em nome de autoridades públicas ou de um organismo sem fins lucrativos, pelo que são consideradas de interesse público. 11

12 Para o efeito, os candidatos devem identificar essas entidades afiliadas no formulário de candidatura e especificar o seu vínculo jurídico ou financeiro relativamente ao candidato. Documentos comprovativos: A fim de avaliar a elegibilidade dos candidatos, os seguintes documentos comprovativos devem ser apresentados com o formulário de candidatura (incluindo para entidades afiliadas, se for caso disso): - uma cópia dos estatutos, ou - uma cópia de um certificado oficial que demonstre que se encontra legalmente constituído e registado. 6.2 Atividades elegíveis Ver a secção 2.3 supra para uma descrição das atividades elegíveis. 6.3 Período de execução As atividades de comunicação do centro no âmbito de cada plano de comunicação anual devem ser efetuadas durante um período de 12 meses, com início em 1 de janeiro e terminando em 31 de dezembro do mesmo ano. 7 CRITÉRIOS DE EXCLUSÃO 7.1 Exclusão Documentos comprovativos 15 : Os candidatos devem apresentar uma declaração sob compromisso de honra, assinada em seu nome (e em nome das entidades afiliadas, se fizerem parte da candidatura), a certificar que não se encontram em nenhuma das situações referidas nos artigos 106., n. 1 e 107. do Regulamento Financeiro. O respetivo formulário que deve ser preenchido pelos candidatos pode ser consultado no anexo B do formulário de candidatura. 7.2 Exclusão do convite à apresentação de propostas O gestor orçamental não deve conceder uma subvenção a um candidato que: a. Se encontre numa situação que o/a exclua de participar na ação, como referido na secção 7.1 supra (ver anexo B do formulário de candidatura); b. Tenha apresentado declarações falsas no que diz respeito às informações exigidas para participar no procedimento ou não tenha fornecido essas informações; c. Tenha anteriormente estado envolvido na preparação dos documentos do convite à apresentação de propostas, sempre que tal implique uma distorção da concorrência que não possa ser sanada de outro modo. 15 As referências aos tipos de documentos pertinentes para o efeito nos Estados-Membros da UE e em alguns países do EEE e países candidatos podem ser consultadas na base de dados do ecertis: 12

13 Os mesmos critérios de exclusão aplicam-se às entidades afiliadas. Podem ser impostas sanções administrativas e financeiras aos candidatos ou entidades afiliadas, se for caso disso, que sejam culpados de falsas declarações. 8 CRITÉRIOS DE SELEÇÃO 8.1 Capacidade financeira Os candidatos devem possuir fontes de financiamento estáveis e suficientes que permitam manter as atividades do CIED em toda a duração da subvenção e participar no seu financiamento. A capacidade financeira dos candidatos será avaliada com base nos seguintes documentos comprovativos, que devem ser apresentados juntamente com o pedido: - declaração sob compromisso de honra (ver anexo B do formulário de candidatura). A Representação da Comissão Europeia pode solicitar mais informações para provar a capacidade financeira de um candidato. Com base nos documentos apresentados, se a Representação considerar que o candidato apresenta uma fraca capacidade financeira, pode: solicitar informações adicionais, decidir não conceder o pré-financiamento, decidir conceder um pré-financiamento pago em prestações, indeferir a candidatura. 8.2 Capacidade operacional Os candidatos devem possuir as competências profissionais e as qualificações adequadas para completar as atividades de comunicação propostas pelo centro. Será, nomeadamente, necessário demonstrar as seguintes competências e experiência: que o candidato dispõe de uma sólida capacidade logística (por exemplo: equipamento e apoio informático fiável, sala(s) de reunião, etc.), que o candidato tem, pelo menos, dois anos de experiência profissional no domínio da comunicação com o público, a pessoa que o candidato tenciona nomear para gerir o centro («o gestor do CIED») ou a equipa 16 (se pretender designar uma equipa para gerir o centro) deve ter as seguintes competências: 16 Os candidatos podem decidir nomear uma única pessoa para gerir todas as atividades do CIED ou uma equipa com um chefe de equipa claramente nomeado. O chefe de equipa deverá atuar como ponto de contacto principal para a Comissão e deverá participar em todas as ações de formação e reuniões 13

14 o a capacidade de comunicação necessária para alcançar e envolver o público e/ou as partes interessadas, incluindo, pelo menos, dois anos de experiência no âmbito de: organização de eventos, moderação/animação de debates e boas capacidades de apresentação, elaboração/preparação de materiais de comunicação para distribuição aos diferentes grupos-alvo através de diferentes canais, gestão de um sítio Web e utilização das redes sociais para criar comunidades em linha, trabalhar com a imprensa e meios de comunicação social; o conhecimento de questões da UE (p. ex., estudos relevantes, experiência profissional, etc.), o competências de gestão com uma abordagem proativa e criativa no exercício de funções (necessário especificamente para o gestor/chefe de equipa do CIED), o língua materna ou fluência na língua portuguesa correspondente a, pelo menos, o nível C2 do QECR para as línguas 17, o bons conhecimentos práticos de inglês, francês ou alemão correspondentes a, pelo menos, o nível B2 do QECR para as línguas. Exemplos de situações em que este nível de conhecimento das línguas inglesa, francesa ou alemã será necessário inclui a participação ativa em ações de formação organizadas pela Comissão Europeia, a comunicação e cooperação transfronteiras entre os Centros de Informação Europe Direct, bem como com outras redes. Documentos comprovativos: Os candidatos devem apresentar os seguintes documentos comprovativos da sua capacidade operacional: uma declaração sob compromisso de honra (ver anexo B do formulário de candidatura, uma descrição de, pelo menos, duas atividades efetuadas pelo candidato nos últimos dois anos, que evidenciem que o candidato tem experiência no domínio da comunicação com o público, organizadas pela Comissão para efeitos das ações subvencionadas. Caso decida nomear uma equipa com um chefe de equipa claramente designado para gerir o Centro, todas as competências necessárias devem ser satisfeitas de modo complementar pela equipa

15 CV(s) do gestor do CIED ou da equipa, que demonstrem as competências exigidas supra, incluindo uma descrição das respetivas funções e responsabilidades. Os candidatos devem fornecer documentos comprovativos das competências, como um certificado de experiência pertinente ou uma carta de referência. Além disso, o gestor do CIED/chefe de equipa deve fornecer uma breve carta de motivação, que deve incluir exemplos recentes de uma abordagem proativa e criativa na realização de tarefas específicas. 9 CRITÉRIOS DE ADJUDICAÇÃO 9.1 Critérios de adjudicação para a estratégia de comunicação trienal e o plano de comunicação anual para 2018 As candidaturas que passem na avaliação serão avaliadas com base nos critérios de adjudicação. A estratégia de comunicação trienal será avaliada com base nos critérios um e dois. O plano de comunicação anual para 2018 será avaliado com base nos critérios três e quatro. 1. Pertinência da estratégia de comunicação trienal (30 pontos) relativamente a: a. A missão e os objetivos globais do CIED 15 pontos; b. Satisfazer as necessidades locais e/ou regionais de informação acerca da UE, incluindo os públicos-alvo e principais canais de comunicação identificados pelo candidato 15 pontos. 2. Eficácia do CIED (20 pontos): a. A capacidade do centro para trabalhar em rede (cooperação, complementaridade e sinergias com a entidade que acolher o CIED, com outras redes nacionais/regionais e partes interessadas da UE) e impacto na região/zona abrangida pela candidatura 10 pontos; b. A visibilidade e alcance potencial do centro, incluindo o efeito multiplicador previsto 10 pontos. 3. Qualidade do plano de comunicação anual para 2018 e a sua coerência com a estratégia de comunicação trienal (40 pontos): a. A eficácia do plano de comunicação anual para 2018 e a sua coerência com a estratégia de comunicação trienal e com as prioridades de comunicação para 2018 (ver secção 2.2.2) 20 pontos; b. Relevância e viabilidade dos elementos individuais do plano de comunicação anual para pontos. 4. Eficiência dos métodos utilizados para a execução do plano de comunicação anual, designadamente os recursos humanos e financeiros utilizados para alcançar os objetivos (10 pontos). As candidaturas serão classificadas por ordem de mérito, ou seja, de acordo com a pontuação obtida (máximo de 100 pontos). Serão escolhidas as melhores propostas, ou 15

16 seja, a proposta que obtiver o maior número de pontos será classificada em primeiro lugar, a seguinte classificada em número de pontos em segundo lugar, e assim sucessivamente. As propostas serão ordenadas em ordem decrescente em termos de mérito. As propostas com uma pontuação inferior a 60 % em qualquer um dos quatro critérios de adjudicação (pontuação total para cada um dos quatro critérios de adjudicação) não serão consideradas para efeitos de financiamento. A mesma regra é aplicável às propostas que obtenham uma pontuação inferior a 70 % da pontuação total máxima possível. 9.2 Equilíbrio geográfico No caso de serem recebidas várias propostas para a mesma região/área, a Representação da Comissão Europeia irá atribuir a subvenção às propostas com a pontuação mais elevada. Em função da disponibilidade orçamental, a mesma regra será aplicada até que seja atingido o limite do orçamento anual atribuído ao cofinanciamento das atividades de comunicação dos Centros de Informação Europe Direct em Portugal. Em caso de propostas equivalentes, será dada preferência aos centros situados em locais onde não exista Representação da CE ou Gabinete do PE. 9.3 Critérios de adjudicação para os planos de comunicação anuais para 2019 e 2020 Os planos de comunicação anuais e os respetivos orçamentos para os anos de 2019 e 2020 (ver secção 10.1) serão avaliados com base nos seguintes critérios de adjudicação: 1. Eficácia do plano de comunicação anual 25 pontos; 2. Coerência do plano de comunicação anual com a estratégia de comunicação trienal e com as prioridades de comunicação anuais da Representação da Comissão Europeia e do Gabinete de Informação do Parlamento Europeu 25 pontos; 3. Relevância e viabilidade dos elementos individuais do plano de comunicação anual 40 pontos; 4. Eficiência dos métodos utilizados para a execução do plano de comunicação anual, designadamente os recursos humanos e financeiros utilizados para alcançar os objetivos 10 pontos. 10 COMPROMISSOS JURÍDICOS A subvenção será regida por uma convenção-quadro de parceria (ver anexo 2) e por convenções específicas de subvenção (ver o anexo III do anexo 2). A convenção-quadro de parceria abrangerá um período de três anos e as convenções específicas de subvenção para executar o plano de comunicação anual abrangerão um ano. As convenções específicas de subvenção para atividades de comunicação ad hoc, se aplicável, irão abranger o período especificado no convite à apresentação de candidaturas. 16

17 As convenções entram em vigor na data em que a última parte (a Representação da Comissão Europeia) as assinar. Depois de assinadas, as convenções só podem ser alteradas durante o seu período de execução se a Representação da Comissão Europeia autorizar a alteração antecipadamente. A Representação da Comissão Europeia reserva-se o direito de proceder à verificação de que uma proposta de alteração está em conformidade com a proposta inicial Convenções específicas de subvenção para executar o plano de comunicação anual Os candidatos cujas propostas sejam selecionadas irão assinar uma convenção-quadro de parceria com a duração de três anos com a Representação da Comissão Europeia, seguida de uma convenção específica de subvenção anual para A data de início do plano de comunicação anual é 1 de janeiro de A ação de 2018 tem de estar concluída até 31 de dezembro de A concessão de uma subvenção anual não confere qualquer direito para os anos subsequentes. Convenções específicas de subvenção de ação só podem ser assinadas para os anos de 2019 e 2020 (dentro do período de três anos abrangido pela convenção-quadro) se a Representação da Comissão Europeia atribuir uma avaliação positiva às propostas apresentadas com base nos critérios de adjudicação. As propostas em questão serão apresentadas na sequência de um convite formulado pela Representação da Comissão Europeia e incluirão o plano de comunicação anual e o orçamento correspondente. Os critérios de exclusão e seleção não serão reexaminados nessa ocasião. Qualquer alteração de circunstâncias que ocorra depois da assinatura da convençãoquadro de parceria, que possa afetar os critérios de exclusão e de seleção, deve ser comunicada. A Representação da Comissão Europeia reserva-se o direito de examinar as circunstâncias, antes de publicar cada convite à apresentação de propostas. 17

18 Calendário indicativo dos compromissos jurídicos Ano/convenção Apresentação da proposta Notificação da adjudicação Assinatura Início/fim Convenção-quadro de parceria de três anos (CQP) 07/07/2017 Antes do final de 2017 Último trimestre de de janeiro de de dezembro de 2020 Convenção específica de subvenção de ação para /07/2017 Antes do final de 2017 Primeiro trimestre de de janeiro de de dezembro de 2018 Convenção específica de subvenção de ação para 2019 Prazo fixado no artigo I da convenção-quadro de parceria Antes do final de 2018 Primeiro trimestre de de janeiro de de dezembro de 2019 Convenção específica de subvenção de ação para 2020 Prazo fixado no artigo I da convenção-quadro de parceria Antes do final de 2019 Primeiro trimestre de de janeiro de de dezembro de Convenções específicas de subvenção para a execução das atividades de comunicação ad hoc A convenção-quadro de parceria inclui a opção de convidar os parceiros a apresentar propostas para atividades de comunicação ad hoc, fora do plano de comunicação anual (ver artigo I da convenção-quadro de parceria). Os requisitos pormenorizados, incluindo os critérios de adjudicação, serão indicados no convite à apresentação de propostas. No caso em apreço, as convenções de subvenção de ações específicas só podem ser assinadas se a Comissão Europeia fizer uma avaliação positiva das propostas apresentadas. Os critérios de exclusão e seleção não serão reexaminados nessa ocasião. Qualquer alteração de circunstâncias que ocorra depois da assinatura da convençãoquadro de parceria, que possa afetar os critérios de exclusão e de seleção, deve ser comunicada. A Representação da Comissão Europeia reserva-se o direito de reexaminar as circunstâncias, antes de publicar cada convite à apresentação de propostas. 11 DISPOSIÇÕES FINANCEIRAS 11.1 Custos elegíveis Os montantes fixos associados a cada elemento do plano de comunicação anual foram calculados tendo em conta todos os custos diretos e indiretos elegíveis suportados pelo beneficiário no exercício das atividades definidas na secção

19 11.2 Forma da subvenção Montantes fixos A subvenção para o plano de comunicação anual assumirá a forma de um montante fixo abrangendo os custos elegíveis da ação. O total anual do montante fixo será entre EUR e EUR. Cada elemento do plano de comunicação anual (ver secção 2.3) está associado a um determinado montante fixo, tal como indicado no quadro a seguir. Os montantes fixos não podem ser alterados. Elementos do plano de comunicação anual Obrigatório/Facul tativo Periodici dade Montant es fixos 95 % (em EUR) «PRINCIPAIS ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO» Obrigatório Uma «EVENTOS» Organização de evento(s) Obrigatório Mais do que uma vez Participação evento(s) em Facultativo Mais do que uma vez 665 «PRODUTOS COMUNICAÇÃO» DE Publicações Facultativo Uma Material de apoio à comunicação Facultativo Um 475 Material audiovisual e outro material eletrónico Facultativo Um 950 Boletim eletrónico Facultativo Um 475 «CENTRO ABERTO AO PÚBLICO» Facultativo Um O montante total da subvenção será calculado através da soma do montante fixo de «atividades essenciais de comunicação» com o montante fixo de cada elemento do plano de comunicação anual. O candidato pode selecionar a «organização de eventos» e «participação em eventos» várias vezes, até ao limite máximo da subvenção. O candidato apenas pode selecionar «outros elementos» no plano de comunicação anual uma vez. Os diferentes elementos devem ser combinados por forma a que o montante total da subvenção se situe entre EUR e EUR. O montante solicitado deve basear-se nas disposições acima referidas, tendo em conta o montante mínimo e máximo da subvenção. O montante deve também estar conforme com o plano de comunicação anual. 19

20 Embora o montante fixo correspondente a cada elemento seja fixo (por exemplo, o candidato não pode requerer metade de um montante fixo), pode haver alguma flexibilidade durante o ano. Por exemplo, o candidato pode substituir um elemento por outro, desde que: - assegure a coerência com o plano de comunicação anual, - a Representação da Comissão Europeia tenha dado o seu acordo prévio e - o montante final da subvenção não exceda o montante máximo de subvenção indicado na convenção específica de subvenção. Se um elemento do plano de comunicação anual for substituído por outro e se corresponder a: o um montante fixo mais elevado, não será fornecido orçamento adicional, o um montante fixo menor, o montante final da subvenção será reduzido em conformidade. A subvenção será paga integralmente desde que o plano de comunicação anual seja adequadamente implementado. Se um dos elementos do plano de comunicação anual não for executado corretamente, o montante da subvenção será reduzido proporcionalmente. Nesse caso, o beneficiário deverá avaliar em que medida um determinado elemento do plano de comunicação anual foi executado quando apresentar um pedido de pagamento do saldo (ver coluna (b) do anexo V da Convenção-Quadro de Parceria). Ver também a secção Uma verificação para garantir que as condições supra que resultam no pagamento do montante fixo foram cumpridas será realizada, o mais tardar, antes do pagamento do saldo. Verificações, controlos e auditorias para determinar se as condições foram respeitadas também podem ser feitas após o pagamento do saldo. Poderá ser pedido ao beneficiário que demonstre que executou corretamente o plano de comunicação anual. O beneficiário não será obrigado a apresentar um relatório sobre os custos efetivamente suportados para a execução da ação. Os montantes fixos não serão contestados em controlos a posteriori. Tal não afeta a possibilidade de reduzir a subvenção, tal como especificado supra. O pagamento da subvenção não prejudica o direito de acesso aos registos legais dos beneficiários para: proceder à sua análise para futuras subvenções, ou proteger os interesses financeiros da UE, como, por exemplo, a deteção de fraudes, irregularidades ou incumprimento de obrigações Reembolso dos custos efetivos A convenção-quadro de parceria permite a concessão de subvenções sob a forma de reembolso de custos elegíveis efetivamente suportados. A possibilidade de reembolsar os custos reais pode ser utilizada somente para atividades de comunicação ad hoc (ver secção 10.2). Subvenções deste tipo serão determinadas mediante a aplicação de uma taxa máxima de cofinanciamento para os custos elegíveis efetivamente suportados e 20

21 declarados pelo beneficiário e, se for caso disso, pelas suas entidades afiliadas. Mais pormenores, incluindo a percentagem da taxa de cofinanciamento, bem como custos elegíveis, serão incluídos no convite à apresentação de propostas, se necessário Orçamento equilibrado O orçamento estimado do plano de comunicação anual deve apresentar um equilíbrio entre receitas e despesas. O orçamento deve ser expresso em euros. Se as despesas não forem em euros, o candidato deve utilizar a taxa de câmbio publicada no sítio Infor-euro, disponível em: O candidato deve assegurar-se que não utilizará a subvenção da UE para cobrir a totalidade do montante dos recursos financeiros necessários para realizar as atividades no âmbito do plano de comunicação anual. Os montantes fixos estabelecidos na decisão da Comissão são fixados de forma a que, em média, a subvenção da Comissão cubra até 50 % dos custos do plano de comunicação anual. O cofinanciamento do plano de comunicação anual pode assumir as seguintes formas: os recursos próprios do beneficiário, contribuições financeiras provenientes de terceiros. Os cofinanciamentos não podem incluir contribuições em espécie provenientes de terceiros Cálculo do montante final da subvenção O montante final da subvenção é calculado pela Representação da Comissão Europeia antes de o saldo ter sido pago. O cálculo envolve os seguintes passos: Passo 1 Adição das contribuições de montante fixo O montante do passo 1 é obtido mediante o cálculo do valor total dos montantes fixos correspondentes aos elementos do plano de comunicação anual que foi executado. Passo 2 - Aplicar o limite do montante máximo da subvenção O montante total pago aos beneficiários pela Comissão não pode, em circunstância alguma, exceder o montante máximo da subvenção, conforme indicado na subvenção específica. Se o montante obtido após o passo 1 for superior ao montante máximo da subvenção, será limitado a este último. Passo 3 - Aplicar a redução decorrente da regra de ausência de lucro - não aplicável Passo 4 - Aplicar a redução decorrente da execução incorreta ou do incumprimento de outras obrigações A Comissão pode reduzir o montante máximo da subvenção, caso a ação não tenha sido corretamente executada (ou seja, no caso de não ter sido executada ou ter sido 21

22 executada incorreta, parcial ou tardiamente) ou em caso de incumprimento de outra obrigação ao abrigo da convenção. O montante da redução é proporcionalmente determinado consoante a percentagem da ação que tenha sido executada por cada elemento. Ver também o anexo V da convenção-quadro de parceria Apresentação de relatórios e modalidades de pagamento Os seguintes pagamentos podem ser solicitados pelo beneficiário, desde que tenha preenchido as condições da convenção de subvenção (por exemplo, em matéria de prazos de pagamento, de limites máximos, etc.). Os pedidos de pagamento, tal como especificado na convenção de subvenção, devem ser acompanhados dos documentos a seguir indicados e de: Pedido de pagamento Um pagamento de préfinanciamento correspondente a 70 % do montante da subvenção atribuído Pagamento do saldo A Comissão determinará o montante do pagamento com base no cálculo do montante final da subvenção (ver secção 11.4 supra). * Ver o quadro na secção 10. Documentos de acompanhamento (a) convenção específica assinada (a) relatório técnico final (b) demonstração financeira final Prazo de pagamento* No prazo de 30 dias de calendário a contar da data de entrada em vigor da convenção específica (a convenção específica entra em vigor na data de assinatura pela última parte) 60 dias de calendário a contar da apresentação do pedido de pagamento do saldo (o beneficiário dispõe de 60 dias para apresentar o pedido de pagamento do saldo após o final do período em apreço) 11.6 Outras condições financeiras a) Atribuição não cumulativa Uma ação apenas pode receber uma única subvenção a título do orçamento da UE. 22

23 Em nenhuma circunstância podem os mesmos custos ser financiados duas vezes pelo orçamento da UE. Para evitar que isso aconteça, os candidatos devem indicar na candidatura: as fontes e os montantes de financiamento da UE recebidos ou solicitados para a mesma ação ou parte da ação, as fontes e os montantes de financiamento da UE recebidos ou solicitados para financiar o funcionamento do candidato durante o mesmo exercício, qualquer outro financiamento recebido ou solicitado para a mesma ação. b) Não-retroatividade Não é permitida a atribuição retroativa de subvenções para ações já concluídas. A subvenção de ações já iniciadas só pode ser aceite nos casos em que o proponente consiga justificar no pedido de subvenção a necessidade do arranque da ação antes da assinatura da convenção de subvenção. Nestes casos, as despesas elegíveis para financiamento não podem ser anteriores à data de entrega do pedido de subvenção. c) Contratos de execução/subcontratação Se a execução da ação exigir a adjudicação de um contrato público (contrato de execução), o beneficiário deve adjudicar o contrato à proposta que ofereça a melhor relação qualidade/preço ou o preço mais baixo (conforme adequado), evitando conflitos de interesses. O beneficiário deverá documentar criteriosamente o procedimento de adjudicação e conservar a documentação pertinente para o caso de ser realizada uma auditoria. Os beneficiários podem subcontratar tarefas que façam parte da ação. Nesse caso, devem assegurar que, além das condições especificadas supra de melhor relação qualidade/preço e ausência de conflitos de interesses, são também respeitadas as seguintes condições: a) A subcontratação não abrange as tarefas essenciais da ação. b) O recurso à subcontratação justifica-se pela natureza da ação e pelas necessidades da sua execução. c) Os custos estimados da subcontratação são claramente identificáveis no orçamento previsional, se aplicável. d) O recurso à subcontratação, se não estiver previsto na descrição da ação, é comunicado pelo beneficiário e aprovado pela Comissão; a Comissão pode aprovar: (i) Antes de qualquer recurso à subcontratação, se os beneficiários solicitarem uma alteração; (ii) Após o recurso à subcontratação, se a subcontratação: 23