Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE EXERCÍCIO DE

2 Í N D I C E : I DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE REALIZADAS PELA ENTIDADE. II REGISTRO QUANTO À IMPLEMENTAÇÃO OU CUMPRIMENTO, PELA ENTIDADE, AO LONGO DO EXERCÍCIO, DE RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES EFETUADAS PELOS ÓRGÃOS CENTRAL E SETORIAIS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL E PELO CONSELHO FISCAL OU ÓRGÃO EQUIVALENTE DA ENTIDADE. III RELATO GERENCIAL SOBRE A GESTÃO DE ÁREAS ESSENCIAIS DA UNIDADE, COM BASE NOS TRABALHOS REALIZADOS. IV FATOS RELEVANTES DE NATUREZA ADMINISTRATIVA OU ORGANIZACIONAL COM IMPACTO SOBRE A. V DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E CAPACITAÇÃO DA. 2

3 RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE - RAINT/2011 Em cumprimento às normas estabelecidas nas Instruções Normativas nº. 07, de 29 de dezembro de 2006, da Controladoria-Geral da União e nº. 01, de 3 de janeiro de 2007, da Secretaria Federal de Controle Interno, apresentamos o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT, referente ao exercício de 2011, sobre as atividades realizadas por esta Auditoria Interna no âmbito da Universidade Federal de Itajubá - UNIFEI. As atividades desenvolvidas foram com base no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT, para o exercício de 2011, aprovado pelo Magnífico Reitor e pelo Conselho de Ensino, Pesquisa, Extensão e Administração (Processo nº / ). I DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE REALIZADAS PELA ENTIDADE. Número do Relatório 01/ /2011 Áreas, Unidades e Setores Auditados Almoxarifado (Campus Itajubá) Almoxarifado (Campus Itabira) Escopos examinados I - Foram analisadas as condições de localização, segurança e forma de armazenamento dos materiais; II - Foram examinados os controles de registro de estoque e de saída de materiais; III - Foi analisada a demanda dos materiais com a previsão de consumo para evitar estoques ociosos; IV - Foi verificada, por amostragem, a validade dos itens em estoque; V - Foi realizada a contagem física, por amostragem, dos itens em estoque. Cronograma Executado 31/01/2011 a 18/02/ /05/2011 a 27/05/2011 Recursos Humanos e Materiais Empregados 01 servidor e legislação específica. 01 servidor e legislação específica. 02/ /2011 Patrimônio (Campus Itajubá) Patrimônio (Campus Itabira) I - Foi verificada, por amostragem, a existência física e localização dos bens móveis, confrontando com os respectivos Termos de Responsabilidade; II - Foi analisado o controle de registro dos bens patrimoniais. 21/02/2011 a 16/03/ /10/2011 a 11/11/ servidor e legislação específica. 01 servidor e legislação específica. 03/2011 Licitações, Contratos e Convênios (Campus Itajubá) I - Foram analisados, por amostragem, os processos licitatórios e os casos de dispensa e inexigibilidade de licitação, com o intuito de verificar se foram observadas as determinações legais; II - Foram analisados, por amostragem, os contratos em vigor sob os aspectos da legalidade, legitimidade e eficácia; III - Foram examinados, por amostragem, os procedimentos para elaboração dos convênios e a legalidade dos mesmos. 21/03/2011 a 29/04/ servidor, processos e legislação específica. 3

4 Número do Relatório 04/ /2011 Áreas, Unidades e Setores Auditados Suprimento de Fundos (Campus Itajubá) Suprimento de Fundos (Campus Itabira) Escopos examinados I - Foram analisadas, por amostragem, as utilizações dos Suprimentos de Fundos, verificando a legalidade, eficiência e eficácia na movimentação destas disponibilidades financeiras; II - Foram analisados, por amostragem, os processos de Prestação de Contas dos Suprimentos de Fundos e sua conformidade com as disposições legais. Cronograma Executado 02/05/2011 a 20/05/ /04/2011 a 02/05/2011 Recursos Humanos e Materiais Empregados 01 servidor, processos e legislação específica. 01 servidor, processos e legislação específica. 05/ /2011 Recursos Humanos (Campus Itajubá) Recursos Humanos (Campus Itabira) I - Foram analisadas, por amostragem, as concessões de aposentadorias e pensões (vitalícias e temporárias), verificando a legalidade das mesmas; II - Foram analisados, por amostragem, se são devidos e instruídos por processo os benefícios e os adicionais concedidos aos servidores. 13/06/2011 a 15/07/ /06/2011 a 21/07/ servidor, processos e legislação específica. 01 servidor, processos e legislação específica. 06/ /2011 Diárias e Passagens Aéreas (Campus Itajubá) Diárias e Passagens Aéreas (Campus Itabira) I - Foi verificado o cumprimento das normas internas e da legislação vigente; II - Foram analisados, por amostragem, os processos de concessão de diárias e de passagens aéreas no SCDP; III - Foi verificado o controle de entrega de recibos de passagens aéreas e certificados de participação em seminários e congressos, bem como a apresentação do relatório de viagem (Prestação de Contas). 25/07/2011 a 12/08/ /07/2011 a 17/08/ servidor, SCDP e legislação específica. 01 servidor, SCDP e legislação específica. 07/2011 Obras Públicas (Campus Itajubá) I - Foi verificado se os projetos básicos possuem todos os elementos necessários; II - Foi verificado se os projetos executivos possuem todos os elementos necessários à completa execução da obra; III - Foi verificado se os projetos executivos são compatíveis com os projetos básicos; IV - Foi verificada a existência de Anotações de Responsabilidade Técnica (ARTs); V - Foi verificada a idade das empresas contratadas; VI - Foram analisados os processos licitatórios e verificado o cumprimento das cláusulas contratuais. 05/09/2011 a 30/09/ servidor, processos e legislação específica. 4

5 Número do Relatório 08/ /2011 Áreas, Unidades e Setores Auditados Transportes (Campus Itajubá) Transportes (Campus Itabira) Escopos examinados I - Foram analisados os controles existentes para o registro da saída e chegada dos veículos e quilometragem realizada; II - Foi analisado o controle dos gastos com combustível; III - Foram analisados os controles das manutenções e o planejamento de manutenções preventivas (revisões); IV - Foi verificado o estado de conservação e guarda dos veículos. Cronograma Executado 17/10/2011 a 04/11/ /09/2011 a 29/09/2011 Recursos Humanos e Materiais Empregados 01 servidor e legislação específica. 01 servidor e legislação específica. Auditoria Interna Elaboração do RAINT/2010 Janeiro de servidor e legislação específica. Auditoria Interna Elaboração do PAINT/2012 Outubro de servidores e legislação específica. II REGISTRO QUANTO À IMPLEMENTAÇÃO OU CUMPRIMENTO, PELA ENTIDADE, AO LONGO DO EXERCÍCIO, DE RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES EFETUADAS PELOS ÓRGÃOS CENTRAL E SETORIAIS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL E PELO CONSELHO FISCAL OU ÓRGÃO EQUIVALENTE DA ENTIDADE Recomendações oriundas da Controladoria-Geral da União, dos órgãos setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e do Tribunal de Contas da União. A) Controladoria-Geral da União Não foram expedidas recomendações para o exercício em exame. B) Tribunal de Contas da União Não foram expedidas determinações para o exercício em exame Recomendações formuladas pela própria unidade de Auditoria Interna. No decorrer dos trabalhos desta Auditoria Interna foram feitas várias recomendações, sendo que todas elas foram encaminhadas aos setores competentes para as devidas implementações. Nos Relatórios de Auditoria nº. 01/2011 (Campus Itajubá) e 02/2011 (Campus Itabira), referentes aos trabalhos desenvolvidos no Almoxarifado, foram feitas as seguintes recomendações: Recomendação 01: Recomendamos que sejam aprimorados os instrumentos de controle de estoque, principalmente em relação aos mecanismos de registros de entrada e saída de materiais, 5

6 providenciando inclusive, de forma tempestiva, os ajustes necessários (regularização dos saldos) a fim de se evitar a divergência entre os registros constantes do inventário e a existência física dos bens.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Manter a atual dinâmica de controle de estoque do almoxarifado, visando os registros constantes e atualizados do inventário e a existência física dos bens.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Prazo limite de implementação: 30/06/2011. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Recomendação 02: Recomendamos a rotinização e a periodização das revisões dos bens estocados com o objetivo de verificar, de forma proativa, a existência de itens inativos (sem movimentação) e a validade dos produtos armazenados, priorizando a saída dos materiais que estão mais próximos do vencimento e efetivando a imediata retirada daqueles com perda de suas características normais de uso e comprovadamente inservíveis.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Justificativa: Para um controle eficiente e adequado, a demanda de trabalho para esta finalidade requer que seja alocado no almoxarifado mais servidores, pois o número atual existente é ineficiente.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Providências a serem implementadas: Fizemos uma solicitação ao Reitor e Pró-Reitor de Administração de novos servidores para a PCU. Sendo a solicitação atendida, será implementado os controles sugeridos por esta Auditoria Interna.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Prazo limite de implementação: 30/06/2011. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Recomendação 03: Promover consistências periódicas entre os registros efetuados no controle de estoques (fichas de controle) e a existência física dos materiais nas quantidades registradas, e manter os instrumentos de registros de entradas e saídas de materiais sempre atualizados (Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/ Item 7.3.1).. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). 6

7 Justificativa: Hoje encontra-se um volume alto de itens em estoque e o controle ocorre manualmente. Somente após a instalação de um sistema informatizado o controle pode ser mais fidedigno. O momento em que a auditoria foi realizada estávamos em mudança de campus e como o controle é manual no momento realizamos um inventário geral para levantar reais quantidades físicas. O inventário ocorreu simultaneamente com o processo de auditoria. Além das justificativas anteriores, no momento em que a auditoria estava sendo executada estávamos recebendo materiais de consumo referente ao pregão 040/2010. As atualizações em fichas e nos locais dentro do almoxarifado seriam feitas posteriormente.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Providências a serem implementadas: Inventário realizado e fechado em 03/06/2011. Pedido de instalação de um sistema informatizado ao DSI para maior controle.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Recomendação 04: Manter acompanhamento da validade dos materiais estocados no almoxarifado e evitar aquisições excessivas.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Justificativa: Com um controle manual esse acompanhamento torna-se falho. Um sistema de controle informatizado auxiliaria. Produtos foram super dimensionados pelo fato de ser uma primeira compra no ano de Com um controle informatizado as compras futuras poderão ser melhor avaliadas. Os cartuchos com validades próximas ou já vencidos serão entregues ao DSI e baixados em nossa ficha de controle para utilização imediata. Ressalto que esse cartuchos foram comprados em 2008, no início do funcionamento do Campus Itabira, as impressoras a que os cartuchos são destinados não são usadas mais.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Providências a serem implementadas: Implementação de um software. Direcionamento de itens com validades próximas ou já vencidos para utilização imediata pelo DSI.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Recomendação 05: Informatizar o controle de estoques a fim de aperfeiçoar os controles internos, identificar itens ociosos e monitorar o nível dos estoques, estabelecendo estoques mínimos e máximos. (Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/ Item 7.3.1).. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Justificativa: Prejudicado. 7

8 Providências a serem implementadas: Instalação de Software.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Recomendação 06: Organizar o setor de modo a possibilitar a movimentação dos materiais de forma ordenada e segura, e que o sistema de armazenagem seja projetado levando-se sempre em consideração as determinações contidas na Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/ (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Justificativa: No momento em que a Auditoria foi realizada estávamos em processo de mudança de campus e organização da área para alocação dos materiais, haja vista que não possuímos um local específico para almoxarifado. Nossa situação também não nos permite ter um almoxarifado, haja vista que não somos uma unidade gestora. O almoxarifado da UNIFEI se encontra em Itajubá. O que possuímos é uma forma de controle manual dos materiais de consumo cedidos pelo almoxarifado de Itajubá através de requisições. Enquanto não possuirmos um local apropriado para alocação dos materiais algumas recomendações da IN 205 não poderão ser seguidas em sua plenitude. O que possuímos no momento é uma sala em que depositamos os produtos da melhor forma possível e dentro das condições que temos no momento.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Providências a serem implementadas: Instalação de um local apropriado para Almoxarifado.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Prazo limite de implementação: 01/01/2012. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Recomendação 07: Providenciar a instalação de extintores de incêndio, bem como outros materiais para prevenção e combate a incêndios (Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/1988 Item 7.3.1).. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Justificativa: Não compete ao setor essa recomendação. Haja vista que o prédio que ocupamos é cedido pela prefeitura e não possuímos um local apropriado para o setor de almoxarifado. É necessário que o setor de Infra estrutura da Unifei Itabira seja comunicado para a resolução desse fato.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). Providências a serem implementadas: Comunicar ao setor de Infra estrutura o fato acima descrito para que tomem as devidas providências.. (Plano de Providências - Almoxarifado - Assessoria Especial da Reitoria para Implantação do Campus Itabira). 8

9 Prazo limite de implementação: 30/06/2011. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). No Relatório de Auditoria nº. 02/2011 (Campus Itajubá), referente à auditoria realizada no setor de Patrimônio, foram feitas as seguintes recomendações: Recomendação 01: Recomendamos a Divisão de Material (PCU) que providencie o imediato emplacamento ou colocação da etiqueta apropriada nos bens localizados sem o devido número de registro patrimonial (identificação de patrimônio e tombamento), em atendimento ao determinado no item da IN/SEDAP nº. 205/88.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Patrimônio - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Justificativa: A Divisão de Material e Patrimônio já procede ao emplacamento dos bens móveis no almoxarifado, exceto em alguns casos em que os materiais são liberados ao usuário devido à falta de instalação adequada dentro do almoxarifado para seu uso (equipamentos de laboratório).. (Plano de Providências - Patrimônio - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Providências a serem implementadas: Intensificar o emplacamento dos bens móveis ainda não emplacados com o aproveitamento dos novos servidores que foram alocados recentemente na Divisão de Material e Patrimônio.. (Plano de Providências - Patrimônio - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Prazo limite de implementação: 30/09/2011. (Plano de Providências - Almoxarifado - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Recomendação 02: Recomendamos que seja procedida uma atualização periódica do nosso Cadastro Patrimonial, principalmente em relação à identificação, localização e valor dos bens móveis, devendo, para tanto, ser realizado anualmente o inventário físico-financeiro de todos os bens existentes na instituição, conforme determina o item 8.1 da IN/SEDAP nº. 205/88.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Patrimônio - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Justificativa: A Divisão de Material e Patrimônio já procede anualmente o inventário dos bens móveis e imóveis por ocasião do enceramento do exercício financeiro de cada ano correspondente, cujos valores demonstrados são conciliados com os valores existentes contabilmente, discriminados por elemento e sub-elemento de despesa. Com relação ao inventário físico dos bens, esclarecemos que faremos um levantamento por setor da UNIFEI para averiguar a quantidade física existente em cada setor.. (Plano de Providências - Patrimônio - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Providências a serem implementadas: Desfazimento de todos os bens móveis, considerados irrecuperáveis e anti-econômicos do acervo patrimonial da UNIFEI. Desfazimento de todos os bens móveis considerados recuperáveis e ociosos, procedendo à doação ou transferência desses 9

10 bens conforme determina a legislação vigente.. (Plano de Providências - Patrimônio - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). Prazo limite de implementação: 30/09/2011. (Plano de Providências - Patrimônio - Prefeitura do Campus Universitário - PCU). No Relatório de Auditoria nº. 03/2011(Campus Itajubá), referente às auditorias realizadas nos processos de Licitações, Contratos e Convênios, foram feitas as seguintes recomendações: Recomendação 01: Recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC), que nas contratações por meio de dispensa de licitação em razão do valor (Artigo 24, inciso II, da Lei nº /93), faça constar dos respectivos processos todos os documentos necessários à comprovação dos motivos alegados para a escolha das empresas a serem contratadas e a adequação dos preços àqueles praticados no mercado local, realizando sempre que possível pesquisas consubstanciadas em, pelo menos, três orçamentos de fornecedores distintos, os quais também deverão ser anexados aos processos de contratação.. Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Licitações, Contratos e Convênios - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Juntar aos processos a documentação solicitada.. (Plano de Providências - Licitações, Contratos e Convênios - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 17/05/2011. (Plano de Providências - Licitações, Contratos e Convênios - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 02: Recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC) que promova mecanismos eficazes de revisão documental que garantam a correta formalização dos processos licitatórios, assegurando inclusive que sejam anexados todos os documentos exigidos por lei, bem como aqueles que visam unicamente conferir uma maior transparência e segurança aos procedimentos utilizados.. Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Licitações, Contratos e Convênios - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Atendimento à recomendação dada.. (Plano de Providências - Licitações, Contratos e Convênios - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 17/05/2011. (Plano de Providências - Licitações, Contratos e Convênios - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Nos Relatórios de Auditoria nº. 04/2011(Campus Itajubá) e 01/2011 (Campus Itabira), referentes à auditoria realizada nos processos de concessão de Suprimento de Fundos, foram feitas as seguintes recomendações: 10

11 Recomendação 01: Recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que oriente os supridos quanto à correta utilização dos suprimentos de fundos, em especial quanto à elegibilidade das despesas, nos termos do artigo 45 do Decreto nº , de 23 de dezembro de 1986, ressaltando as características da excepcionalidade e da possibilidade de subordinação ao processo normal de aquisição, alertando que seu desatendimento pode implicar na não aprovação de sua prestação de contas.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: A concordância parcial deve-se ao fato de que o DCF já vem orientando os supridos neste sentido.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Reforçaremos mais uma vez esta orientação formalmente através de ofício circular.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró- Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 10/06/2011. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 02: Recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que determine aos responsáveis pela aplicação dos suprimentos de fundos o cumprimento dos prazos legais, com a apresentação tempestiva da prestação de contas, conforme preceitua o parágrafo 2º do artigo 45 do Decreto nº /86, o qual dispõe que o servidor que receber suprimento de fundos, na forma deste artigo, é obrigado a prestar contas de sua aplicação, procedendo-se, automaticamente, à tomada de contas se não o fizer no prazo assinalado pelo Ordenador de Despesa, sem prejuízo das providências administrativas para a apuração das responsabilidades e imposição das penalidades cabíveis.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: A concordância parcial deve-se ao fato de que o DCF já vem orientando os supridos neste sentido, inclusive encaminhamos ofício-circular 002/10, no qual consta assinatura de todos os supridos da UNIFEI. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Reforçaremos, mais uma vez, esta orientação formalmente, através de ofício circular.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró- Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 10/06/2011. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 03: Em relação à formalização dos processos de concessão e prestação de contas dos suprimentos de fundos, recomendamos ao Departamento de Contabilidade, 11

12 Orçamento e Finanças (DCF) numerar e rubricar todas as folhas dos autos, conforme determina o artigo 22, parágrafo 4º, da Lei 9.784, de 29 de janeiro de 1999 e o item 5.2 da Portaria Normativa SLTI/MPOG n. 05, de 19 de dezembro de (Auditores: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá e Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: A concordância parcial deve-se ao fato de que os responsáveis pela numeração do processo são pessoas que apensarem os documentos ao mesmo, conforme orienta a Portaria Normativa SLTI/MPOG nº. 05 de 19/12/2002; a numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numérica de atuação. As peças subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo não será numerada.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: O DCF passará esta orientação aos supridos para que os mesmos encaminhem seus processos de concessão e prestação de contas numerados.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 10/06/2011. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 04: Na utilização do suprimento de fundos observar-se-ão as condições e finalidades previstas no ato da concessão (Item 8.1 da Macro-função - Siafi ). Assim sendo, recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que oriente os supridos no sentido de que a aplicação dos recursos seja feita rigorosamente dentro da finalidade e de acordo com as condições estabelecidas na concessão do suprimento, e quando for o caso, que providencie a devida glosa das despesas realizadas em desacordo com o objeto da concessão, providenciando inclusive o recolhimento, por parte do suprido, dos valores pagos indevidamente.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: A concordância parcial deve-se ao fato de que o DCF já vem orientando os supridos neste sentido, inclusive temos procedido à glosa das notas em desacordo com as viagens e com gastos indevidos.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Reforçaremos esta orientação através de ofício circular.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 10/06/2011. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 05: Recomendamos ao DCF que oriente os usuários do CPGF que os mesmos 12

13 exijam dos fornecedores, quando da emissão de notas-fiscais, descrevam detalhadamente as compras ou serviços realizados.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: A concordância parcial deve-se ao fato de que o DCF já vem orientando os supridos neste sentido.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Reforçaremos esta orientação através de ofício circular.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 10/06/2011. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 06: Recomendamos ao DCF que nos documentos de concessão de suprimento de fundos seja expressa a sistemática de pagamento, se somente fatura, ou também saque, conforme determina o item da Macro-função - Siafi (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: A discordância deve-se ao fato de que a proposta de concessão já vem pronta e esta informação deve compor a mesma.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró- Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Informaremos aos supridos da necessidade desta informação para as próximas solicitações de concessões de suprimentos de fundos.. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 10/06/2011. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Nos Relatórios de Auditoria nº. 05/2011 (Campus Itajubá) e 02/2011 (Campus Itabira), referentes à auditoria realizada no setor de Recursos Humanos, foram feitas as seguintes recomendações: Recomendação 01: Recomendamos ao Departamento de Pessoal (DEP), em relação à formalização dos processos afetos à sua área de competência, numerar e rubricar todas as folhas dos autos, conforme determina o artigo 22, parágrafo 4º, da Lei 9.784, de 29 de janeiro de 1999 e o item 5.2 da Portaria Normativa SLTI/MPOG n. 05, de 19 de dezembro de (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Prejudicado. 13

14 Providências a serem implementadas: Embora ocorram falhas, como nos processos detectados por Vossa Senhoria, praticamos tal formalização e procuraremos aperfeiçoar cada vez mais nossas atividades.. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 02: Recomendamos ao Departamento de Pessoal (DEP), apesar de sempre ter envidado esforços para o estrito cumprimento dos prazos legais, que reveja o procedimento adotado para o pagamento do auxílio funeral, adequando as suas rotinas de trabalho para que possa cumprir também o prazo legal estipulado no parágrafo 3º do artigo 226 da Lei nº / (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Não apresentou justificativa. Providências a serem implementadas: Providenciamos nova rotina de trabalho para o pagamento do auxílio-funeral. O interessado tem protocolado seu requerimento com a documentação incompleta e, às vezes, leva dias para apresentá-la no DEP. Assim, só protocolaremos o requerimento do interessado, após o processo estar devidamente instruído. Além disto, lembramos dos procedimentos feitos pelo Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças para este tipo de pagamento, que não dependem da UNIFEI: prazos de apropriação da despesa, recebimento dos recursos financeiros e processamento da ordem bancária.. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 03: Recomendamos ao Departamento de Pessoal (DEP), como forma de aprimorar os controles internos relativos à concessão do auxílio-transporte, principalmente no tocante ao reembolso de despesas com passagens intermunicipais, que adote o mecanismo de controle proposto por esta Auditoria Interna, cujo modelo foi devidamente encaminhado ao setor por meio do Memorando - AUD/050/ (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Divulgamos aos servidores docentes e técnicoadministrativos, por meio do Ofício-Circular nr. 011/2011-DEP/UNIFEI (cópia anexa) o mecanismo proposto por Vossa Senhoria. Informamos, também neste Ofício-Circular, que não mais serão pagos bilhetes com rasuras e/ou ilegíveis, para evitarmos duplicidade de entendimentos entre o DEP e a Auditoria Interna.. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). 14

15 Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 04: Recomendamos ao Departamento de Pessoal (DEP) e ao Pró-Reitor de Administração, na qualidade de ordenador de despesa por delegação de competência (Portaria 993, de 23 de outubro de 2009), que ao concederem Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso atentem para o exato cumprimento dos dispositivos legais contidos no Decreto nº , de 15 de maio de 2007, principalmente quanto à fixação dos limites nele estabelecido, não podendo a retribuição ser superior a 120 (cento e vinte) horas trabalhadas no exercício, ressalvadas excepcionalidades, devidamente justificadas e com aprovação prévia do Reitor, que poderá autorizar o acréscimo de até 120 (cento e vinte) horas de trabalho anuais.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Maior atenção no controle na verificação de que a justificativa das 120 (cento e vinte) horas, aprovadas previamente pelo Reitor, se encontrem juntamente com a solicitação do pagamento da Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso.. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 05: Recomendamos ao Departamento de Pessoal - DEP que, ao verificar a apresentação de bilhetes em duplicidade, não realize o pagamento destes, e que não havendo a comprovação dos deslocamentos (nos casos de transporte seletivo intermunicipal), com a devida apresentação dos bilhetes de ida e volta, que proceda com a devida glosa do auxílio-transporte. Condicionando assim o pagamento do auxílio-transporte à apresentação dos bilhetes de ida e volta. Conforme estabelece o 5º, parágrafo 3 da Orientação Normativa n 04/2011 SRH/MPOG.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Não apresentou justificativa. Providências a serem implementadas: O DEP confere, em média, 600 (seiscentos) bilhetes por mês, além de tantas outras conferências para o fechamento da folha de pagamento. Informamos que, no caso analisado, não houve pagamento em duplicidade. Vossa Senhoria deve ter percebido que os bilhetes estavam anexados ao requerimento do servidor em dois blocos. Esta separação foi feita pelo Departamento de Pessoal. Os bilhetes do lado esquerdo estavam corretos e foram pagos e os bilhetes do lado direito eram aqueles em duplicidade e não foram pagos. Acatamos a orientação de pagar somente o dia em que o servidor apresentar os dois bilhetes, de ida e de volta.. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). 15

16 Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 06: Recomendamos ainda que proceda à glosa dos deslocamentos por transporte coletivos, quando o servidor utilizar transporte intermunicipal, se houver solicitado o deslocamento até a rodoviária do município de sua residência e do município do local de trabalho. O transporte coletivo é acessório ao seletivo, pois para se deslocar entre os municípios de residência e o do local trabalho, é necessário se deslocar à estação rodoviária, não se comprovando o principal, logo o acessório também não é devido.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Suprimentos de Fundos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Já comunicamos o servidor o qual o DEP estava pagamento o trajeto da residência/rodoviária/local de trabalho e vice-versa sem a apresentação dos bilhetes intermunicipais, diante da recomendação de Vossa Senhoria, de que não mais fará este pagamento.. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 01/08/2011. (Plano de Providências - Recursos Humanos - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Nos Relatórios de Auditoria nº. 06/2011 (Campus Itajubá) e 04/2011 (Campus Itabira), referentes às auditorias realizadas nos processos de concessão de Diárias e de Passagens Aéreas, foram feitas as seguintes recomendações: Recomendação 01: Recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) e a Pró-Reitoria de Administração (PRAd), como forma de prevenir a ocorrência das falhas comumente detectadas, que continuem ministrando treinamentos e promovendo a capacitação de todos os usuários do Sistema de Concessão de Diárias Passagens - SCDP, tendo sempre como base a legislação vigente, em especial o Decreto nº , de 19 de dezembro de (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Os treinamentos são ministrados de acordo com a demanda e caso hajam alterações na legislação.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: No momento não há agendamento de cursos tendo em vista férias da gestora setorial Substituta e encerramento de exercício. Em 2012 a mesma também estará afastada e não será possível ministrar os cursos tendo em vista a falta de pessoal no DCF que atende ao SCDP. As dúvidas dos usuários são solucionadas diariamente através de telefone.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). 16

17 Prazo limite de implementação: 03/11/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 02: Recomendamos o efetivo cumprimento das disposições constantes na Portaria MPOG nº. 505, de 29 de dezembro de 2009, notadamente quanto à programação das viagens com antecedência mínima de 10 (dez) dias e a aquisição de passagens aéreas pelo menor preço, devendo sempre ser exigida justificativa acerca da necessidade de deslocamento em períodos restritos ou em horários determinados quando houver a constatação de que tal fato impediu a aquisição de bilhetes pelo preço mais vantajoso.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: A Portaria MPOG nº. 505 já foi exaustivamente explicada nos treinamentos de (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Será encaminhado ofício circular a respeito deste relatório de auditoria ao ordenador de despesas para providências, tendo em vista que o problema é reincidente e já foi amplamente discutido em treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 14/11/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 03: Recomendamos que sejam envidados esforços no sentido de orientar os proponentes e seus respectivos substitutos quanto à importância de realizarem, antes da aprovação, a verificação da existência e a devida análise dos documentos que devem ser anexados as prestações de contas (relatórios de viagens, cartões de embarque, certificados, atestados, convites, programações, folders, etc.), conforme disposto no artigo 13 da Portaria MEC nº. 403 de 23 de abril de 2009, verificando inclusive a observância dos demais dispositivos legais pertinentes.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Esta orientação foi repassada aos solicitantes para que se tornem multiplicadores entre os servidores e seus respectivos propontentes nos treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Será encaminhado ofício circular a respeito deste relatório de auditoria ao ordenador de despesas para providências, tendo em vista que o problema é reincidente e já foi amplamente discutido em treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 14/11/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). 17

18 Recomendação 04: Recomendamos que o pagamento de valor adicional decorrente de complementação de diárias seja realizado imediatamente após a autorização. Art. 5, 3 Decreto 5.992/ (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). Posicionamento em relação à recomendação: Discordo. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: A execução financeira depende de recursos que são repassados à nossa UG duas vezes na semana, sendo que pode ocorrer que não enviem o repasse por motivos diversos.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Os pagamentos serão efetuados de acordo com a disponibilidade financeira da UNIFEI.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 14/11/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 05: Recomendamos que tanto a solicitação, quanto o pagamento de diárias sejam realizados antes do início da viagem. Art. 5, caput Decreto 5.992/ (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Esta orientação foi repassada aos solicitantes para que se tornem multiplicadores entre os servidores e seus respectivos proponentes nos treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Será encaminhado ofício circular a respeito deste relatório de auditoria ao ordenador de despesas para providências, tendo em vista que o problema é reincidente e já foi amplamente discutido em treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 14/11/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 06: Recomendamos que a devolução de diárias percebidas em excesso seja realizada dentro do prazo de 5 dias úteis da data de retorno da viagem, em observância ao art. 7 do Decreto 5.992/2006, e não sendo devolvido o valor neste prazo, que sejam tomadas as providências pertinentes.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Esta orientação foi repassada aos solicitantes para que se tornem multiplicadores entre os servidores e seus respectivos propontentes nos treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). 18

19 Providências a serem implementadas: Será encaminhado ofício circular a respeito deste relatório de auditoria ao ordenador de despesas para providências, tendo em vista que o problema é reincidente e já foi amplamente discutido em treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 14/11/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 07: Recomendamos a adoção do princípio da segregação de funções no SCDP, para que uma mesma pessoa não exerça atribuições cumulativamente e que sejam incompatíveis entre si, como proponente e ordenador de despesas. De forma que favoreça o controle interno, a transparência, a moralidade administrativa e a eficiência.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). Posicionamento em relação à recomendação: Discordo. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Apenas dois servidores atuam como proponente e ordenador de despesas na UNIFEI: o Reitor e o Vice-Reitor. Mesmo assim, não propôem ou aprovam duas próprias diárias e passagens. Deste modo a sistemática adota em nada macula o controle interno, a transparência, a moralidade administrativa e a eficiência.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Não informou. Prazo limite de implementação: 14/11/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 08: Solicitamos o aprimoramento das práticas de controle interno quanto à prestação de contas, principalmente na análise do relatório de viagem após sua apresentação pelo proposto.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Esta orientação foi repassada aos solicitantes para que se tornem multiplicadores entre os servidores e seus respectivos propontentes nos treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Será encaminhado ofício circular a respeito deste relatório de auditoria ao ordenador de despesas para providências, tendo em vista que o problema é reincidente e já foi amplamente discutido em treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 14/11/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Recomendação 09: Recomendamos enfim o cumprimento integral do Decreto 5.992/2006 e sua legislação correlata (Portaria MEC 403/2009 e Portaria MPOG 505/2009), principalmente 19

20 quanto aos prazos para devolução de diárias pagas em excesso, apresentação de relatórios de viagem, bilhetes e documentos, bem como seus prazos máximos. Inclusive, que sejam informados os propostos quanto às suas obrigações e prazos.. (Auditor: Leonardo Vaz Ribeiro - Campus Itabira). - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Justificativa: Esta orientação foi repassada aos solicitantes para que se tornem multiplicadores entre os servidores e seus respectivos propontentes nos treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Providências a serem implementadas: Será encaminhado ofício circular a respeito deste relatório de auditoria ao ordenador de despesas para providências, tendo em vista que o problema é reincidente e já foi amplamente discutido em treinamentos anteriores.. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). Prazo limite de implementação: 27/10/2011. (Plano de Providências - Diárias e Passagens Aéreas - Pró-Reitoria de Administração - PRAd). No Relatório de Auditoria nº. 07/2011, referente à auditoria realizada nas Obras Públicas (REUNI) em andamento na UNIFEI, foram feitas as seguintes recomendações: Recomendação 01: Recomendamos a Assessoria Especial de Obras, quando da elaboração do orçamento-base, que indique nas planilhas orçamentárias a fonte de consulta utilizada para formar os preços estimados, e no caso de insumos ou serviços para os quais não exista referência de preços no SINAPI, que sejam anexados aos processos documentos que comprovem as pesquisas de preços realizadas, devendo, ainda, o orçamento identificar os responsáveis por sua elaboração e aprovação.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Adoção imediata da recomendação.. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Prazo limite de implementação: 06/10/2011. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Recomendação 02: Recomendamos a Comissão de Licitação e a Assessoria Especial de Obras, como forma de aprimorar os controles internos e minimizar a possibilidade de ocorrência de eventuais falhas, como por exemplo, a não apresentação da composição analítica do BDI ou a inserção indevida do item Despesas Gerais na sua composição, que promovam uma análise mais rigorosa da documentação apresentada pelas empresas licitantes, tanto na fase de habilitação como no julgamento das propostas, observando atentamente os critérios objetivos definidos no edital.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). 20

21 Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Obras Públicas - Comissão de Licitação). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Sugerimos que seja colocada essa recomendação no Edital de Licitação.. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Providências a serem implementadas: Dar conhecimento aos Membros da Comissão de Licitação, quanto à recomendação dada e atendimento da mesma.. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Prazo limite de implementação: 06/10/2011. (Plano de Providências - Obras Públicas - Comissão de Licitação) e 11/10/2011. (Plano de Providências - Obras Públicas - Comissão de Licitação). Recomendação 03: Recomendamos a Assessoria Especial de Obras que oriente seu corpo técnico de engenheiros, quando designados gestores de contratos, para que adotem todas as providências necessárias para o fiel cumprimento das cláusulas contratuais, devendo sempre observarem, com especial atenção, a validade das garantias contratuais, principalmente no caso de prorrogação dos prazos de vigência dos contratos sob suas responsabilidades.. (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Justificativa: Prejudicado. Providências a serem implementadas: Conscientização no setor sobre a recomendação e maior atenção quanto à validade das garantias, quando forem feitos pedidos de prorrogação de prazos dos contratos.. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Prazo limite de implementação: 06/10/2011. (Plano de Providências - Obras Públicas - Assessoria Especial de Obras). Recomendação 04: Recomendamos a Comissão de Licitação, que faça constar obrigatoriamente, nos editais de licitação de obras e serviços de engenharia, critérios objetivos de aceitabilidade de preços máximos, tanto unitários como global, em observância ao artigo 40, inciso X, da Lei nº / (Auditor: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira - Campus Itajubá). Posicionamento em relação à recomendação: Concordo. (Plano de Providências - Obras Públicas - Comissão de Licitação). Justificativa: Prejudicado. 21