SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO TIPO: CÓDIGO REVISÃO: DATA: DESCRIÇÃO DAS REVISÕES Revisão Data Alterações Observação

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1 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 1 DESCRIÇÃO DAS REVISÕES Revisão Data Alterações Observação 00 26/10/2016 INICIAL Elaboração Verificação Aprovação Andreia Duechas/ Todos os Gestores Chrissi Hagemeister João Paulo Beldi Assessoria Jurídica Reitor

2 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 2 1. OBJETIVO Controlar o acesso entrada e saída em todas as unidas NEWTON, adotando o cartão/crachá intificação às suas pendências, visando proteger a integrida da Instituição e seus usuários. 2. ÁREA DE APLICAÇÃO Todas as unidas/campus da NEWTON. 3. RESPONSABILIDADE A Instituição enten que as normas e procedimentos adotados nas portarias somente atingirão sua eficácia com o comprometimento e cooperação TODOS os profissionais envolvidos no processo. É obrigatório a todos os profissionais da portaria cumprir e fazer cumprir as normas estabelecidas neste documento, através orientação, atuação e repreensão (quando necessário), diante das circunstâncias que se apresentarem, estando, para isso, orientados e preparados. a) Responsabilidas dos profissionais da portaria: Permanecer ntro da portaria durante o seu turno trabalho; Não permitir a entrada e permanência pessoas estranhas ntro das portarias, exceto pessoal da limpeza, suporte técnico ou manutenção, quando em serviço vidamente intificados; Não receber ou permitir o recebimento papéis, documentos e outros objetos na portaria, exceto as entregas dos correios (acionar o gerente campus imediato); Vestir-se com discrição e utilizar os uniformes fornecidos, sentar-se com postura correta e não fumar durante o turno trabalho; Estar atento ao movimento ntro e fora das pendências, acionando o gerente campus sempre que notarem algo estranho; Conhecer e aplicar as normas estabelecidas neste procedimento; Somente será liberada a entrada pacientes após a confirmação dos nomes na agenda (lista) disponibilizada no sistema pelas clínicas (recepção das clínicas é responsável pelo cadastro das agendas no sistema); Para os prestadores serviços e visitantes cadastrar no sistema a data início e data fim. Em caso problemas na portaria o gerente campus/apoio gerencial verá ser acionado imediato; Registrar no programa Gladius sempre que necessário o nº do crachá, RA, nome e carteira intida sem a letra inicial; Atenção para o fluxo processos. b) Responsabilida gerente campus: A liberação da entrada fornecedores/prestadores serviços ficará a cargo do gerente campus com a confirmação da área compras. A área compras comunicará previamente o horário programado, sendo sempre acordado entre 8 às 17hs; Liberar rádio comunicação entre portaria e gestores;

3 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 3 Prestadores serviços fixos (JR limpeza) terão cartão intificação permanente. Em caso missão, verá ser recolhido o cartão intificação; Caso houver violação da catraca, em função do uso invido por parte dos usuários, o gerente campus verá apurar os motivos e acionar a área jurídica sobre as penalidas, conforme Regimento Geral do Centro Universitário Newton Paiva; Acompanhar junto aos profissionais da portaria os problemas ocorridos nas catracas referente a entrada e saída, além acionar as áreas responsáveis; Garantir que em todas as entradas acesso à Newton foram instaladas as catracas; Apurar a quantida para emissão Cartões Intificação para prestador serviços, visitantes, pacientes e cartão provisório (exceto alunos); Monitorar e fiscalizar os profissionais para garantir que a portaria esteja vidamente alinhada com os processos da Newton; Informar ao RH liberação acesso nas catracas para novos funcionários da empresa JR. c) Responsabilida da área Recursos Humanos: Solicitar a confecção do crachá/cartão intificação para colaboradores, prestadores serviços, visitantes e pacientes; Travar a catraca para entrada fora do horário expediente, férias e missão colaboradores; Provinciar plano treinamento das catracas com as áreas/setores; Solicitar senha/login acesso para os porteiros da JR, além da confecção crachás. d) Responsabilida Central Atendimento ao Aluno: Solicitar a confecção cartão intificação provisório para os alunos; Liberação cartão provisório aos alunos, quando necessário. Em caso perda ou esquecimento cartão intificação, antes entregar o cartão provisório alunos, verá ser retido e volvido a portaria o cartão visitante. e) Responsabilida das clínicas, CEJU, NP4 e Fab Lab: A recepção das clínicas será a responsável por cadastrar as agendas diretamente no programa das catracas. Além fazer a entregar dos crachás intificação paciente. Limitar número acompanhantes (1 pessoa) para acesso as pendências da instituição. CEJU, NP4, FAB LAB disponibilizará na portaria listagem para liberação acesso mediante cartão visitantes. f) Responsabilida da área TI: Dar suporte sistêmico as todas as portarias/recepção; Parametrizar o sistema Gladius acordo com o procedimento; Dar suporte as gerências, diretoria e reitoria em relação a relatórios a serem gerados alunos, funcionários, visitantes, prestadores serviços e pacientes; Preparar relatório utilização passo a passo para ser entregue aos porteiros; Desenvolver fluxo processos em relação a problemas com cartão intificação/catracas.

4 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 4 4. PROCEDIMENTO 4.1. Intificação utilizada para o controle acesso Para intificar e controlar o acesso colaboradores, docentes, alunos, pacientes, prestadores serviços e visitantes nas pendências da NEWTON serão utilizados os seguintes tipos cartão: Cartão intificação alunos; Crachá intificação para os colaboradores (administrativos e docentes); Cartão visitante; Cartão pacientes; Cartão prestador serviços; Cartão provisório (liberação entrada e saída caso ocorra algum esquecimento ou perda do cartão); 4.2. Acesso O controle acesso refere-se às atividas portaria, verificação intida, autorização, registro no livro ocorrência, circulação e permanência pessoas nas pendências da NEWTON. A concessão autorização acesso pela portaria estará vinculada às condições abaixo: a) Condição acesso normal O acesso normal é aquele que ocorre durante o horário expediente da NEWTON, segunda a sexta-feira das 06:00 às 23:00 e aos sábados das 06:00 às 13:00 hs. As restrições acesso cada unida são finidas pelos responsáveis cada setor, registrando no livro ocorrência e informando ao setor stino. b) Condição acesso especial O acesso especial é aquele realizado fora dos dias e horários normais expediente da Instituição. Quando necessários e cumpridos os procedimentos estabelecidos, o acesso especial será permitido apenas para os colaboradores NEWTON e prestadores serviços, s que autorizados em documento específico para esta finalida, não sendo permitido para visitantes e acompanhantes. Esta autorização somente po ser dada pelo gestor da área, diretoria e reitoria. Observação: Para os colaboradores administrativos, docentes e alunos que utilizam o estacionamento da Instituição, é obrigatório o uso intificação asivo nos veículos.

5 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página Acesso alunos Os alunos verão intificar-se mediante a apresentação do Cartão Intificação da NEWTON e utilizar as catracas eletrônicas para registro entrada e saída. Em caso perda do cartão, a portaria após consultar se é aluno, irá registrar no sistema a sua entrada mediante documento oficial com foto, fará a liberação na catraca e orientará ao aluno a procurar a Central Atendimento ao Aluno. Nesse caso, será entregue pelo CAA cartão provisório por tempo terminado com valida máxima 7 (sete) dias, até que o novo cartão esteja disponível. O aluno verá solicitar, pagar a emissão da 2ª via e volver o cartão provisório. Em caso esquecimento do cartão, a portaria após consultar se é aluno, irá registrar no sistema a sua entrada mediante documento oficial com foto, fará a liberação na catraca e orientará ao aluno a procurar a Central Atendimento ao Aluno. Nesse caso, será entregue pelo CAA cartão provisório com valida 1 (um) dia. Os alunos vidamente matriculados que estiverem posse do Cartão Intificação da NEWTON, mas que porventura apresente algum erro leitura ou os que efetuaram matriculas e ainda não constam no sistema, verão se dirigir à Central Atendimento ao Aluno e solicitar um cartão provisório por tempo terminado (máximo 7 dias). Observação: 1) Pelos motivos expostos acima, o aluno só terá acesso a Instituição apresentando um documento oficial com foto (carteira intida, carteira motorista e carteira trabalho), ficando a cargo dos profissionais da portaria registrar a sua intida e horário entrada, efetuando os registros necessários. A portaria verá orientar o aluno para que ele provincie o cartão intificação na Central Atendimento ao Aluno. O operador da catraca verá utilizar-se do cartão interno para liberar a sua entrada e efetuar o registro corresponnte. 2) Nos dias stinados a aplicação provas vestibular, concursos e aluguel do auditório, as catracas serão liberadas automaticamente. Ao aluno que, alguma forma, violar a catraca, porá ser aplicada as sanções previstas no inciso III do art.68, do Regimento Geral do Centro Universitário Newton Paiva Acesso colaboradores, docentes, visitantes, prestador serviços e pacientes Nas pendências da NEWTON, é obrigatório o uso do Crachá/Cartão Intificação, que verá ser portado em lugar visível pelos colaboradores, docentes, prestadores serviços, pacientes e visitantes. O crachá verá ser posicionado no peito, em local visível (com a foto para a frente, se houver) e sem encobrí-lo parcial ou totalmente. Os profissionais da portaria fornecerão e controlarão o cartão interno uso especifico, uso provisório, visitantes e pacientes. a) Todos os colaboradores administrativos e docentes verão entrar e sair pela recepção, fazendo uso do Crachá Intificação da NEWTON.

6 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 6 b) Os colaboradores administrativos e docentes pertencentes ao quadro funcional da Instituição que não estiverem portando o seu Crachá Intificação, receberão do RH ou gerente campus o cartão provisório que verá ser volvido ao final do expediente. Porém, este uso será restrito ao máximo por 3 vezes por mês para os que já possuem o cartão permanente. Havendo a perda do Crachá Intificação da NEWTON, o funcionário verá solicitar outro imediatamente a área Recursos Humanos. O RH solicitará a 2ª via que será scontada no contracheque do colaborador. Por outro lado, havendo o sgaste natural na sua utilização e sendo necessária a substituição, cabe ao empregador provinciar novo crachá, sem qualquer ônus ao empregado, imediatamente. Importante: Não será permitida a liberação manual da catraca por qualquer que seja o motivo. O operador da catraca verá acioná-la com um cartão interno quando houver necessida e efetuar em livro registro a ocorrência. É ver do colaborador administrativo e docente garantir o bom uso da catraca. Não será admitida a violação da catraca por parte dos colaboradores, qualquer que seja o motivo. Porá ser aplicada as sanções previstas no inciso III do art.68, do Regimento Geral do Centro Universitário Newton Paiva. c) Os visitantes, pacientes e clientes terão que fazer uso do Cartão Intificação. O acesso, porém, ficará condicionado à confirmação da pessoa a ser visitada e esta receberá um cartão intificação, que verá ser volvido no momento sua saída da Instituição. d) O acesso vendores ambulantes ou propagandistas/pestres nas pendências internas não é permitido. Casos omissos serão liberados pelo Gerente Campus, diretores e Reitoria Em caso falta funcionamento da catraca Em caso falta energia elétrica, feitos e sistema inoperante, todas as catracas serão liberadas automaticamente. O operador da catraca verá vistoriar na entrada se todos estão munidos com o cartão intificação (colaboradores, docentes e alunos). Para visitantes e pacientes será fornecido cartão visitante/paciente e verá ser efetuado o registro em livro ocorrência, levando-se em consiração o número do cartão corresponnte.

7 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página Regras para inativar cartão intificação colaboradores, docentes, alunos, e prestador serviços A regras para inativar o acesso as pendências da Instituição será: Em caso missão; Após a conclusão curso e entrega do TCC; Cancelamento contrato fornecedor; Em caso matrícula trancada Anexos a) Fluxograma; b) Controle entrada e saída visitantes e prestadores serviços; c) Controle agendamento pacientes; d) Controle entrada e saída (cartões provisórios).

8 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 8 FLUXO DOS PROCESSOS - CARTÃO/CRACHÁ DE IDENTIFICAÇÃO Novatos sem cartão intificação Portaria encaminha aluno para CAA CAA fornece cartão provisório para até 30 dias CAA solicita cartão finitivo Alunos Perda cartão Portaria encaminha aluno para CAA CAA fornece cartão provisório para 7 dias CAA solicita cartão finitivo Esquecimento cartão Portaria fornece cartão visitante (válido 1 dia) e encaminha aluno para CAA Aluno volve o cartão visitante na urna da catraca Colaboradores admitidos RH entrega crachá intificação provisório no ato da admissão RH envia crachá intificação original no máximo até 7 dias úteis Colaboradores (administrativo/docente) Perda crachá intificação Portaria solicita ao colaborador entrar em contato com RH/Gestor campus RH/Gestor Campus autoriza a portaria a liberação cartão provisório com valida para 7 dias úteis Portaria faz o registro no livro ocorrência e encaminha para o RH. O RH provinciar o novo crachá intificação. Esquecimento crachá Portaria solicita ao intificação colaborador entrar em contato com RH RH/Gestor Campus autoriza a entrada com a liberação cartão provisório com valida para 1 dia Portaria faz o registro no livro ocorrência e encaminha para o RH Visitantes Portaria entra em contato com os responsáveis/gestor Campus Após autorização, libera a entrada mediante cartão visitante Visitante na saída volve o cartão na urna da catraca Pacientes Secretaria da recepção confirma agendamento Secretaria da recepção entrega cartão para entrada na Instituição (máximo 2 pessoas) Paciente na saída volve o cartão na urna da catraca Gestor Campus Prestador Serviços (fixos) - libera cartão JR/cantina/xerox provisório no máximo para 7 dias úteis para acesso a Instituição Gestor Campus solicita ao RH a confecção do crachá intificação original (obrigatório enviar foto) RH envia crachá intificação original para o Gestor Campus Prestador Serviços (outros) Portaria entra em contato com Gestor Campus Gestor Campus verifica tipo prestação serviços no campus e entra em contato com o responsável Gestor Campus libera cartão provisório para 1 dia para acesso a Instituição Cartão Provisório Será utilizado sempre que necessário acordo com o fluxo estabelecido acima Observação: O Gestor Campus será responsável pela guarda/controle todos os cartões intificação junto a portaria.

9 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 9 Controle Entrada e Saída Visitantes e Prestadores Serviços Seq. Nº Crachá/Cartão Intificação Nome Nº Carteira Intida ou documento com foto Empresa Falar com Setor/Área Entrada Saída Observação

10 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 10 Controle Entrada e Saída - Agendamento Pacientes Seq. Nº Crachá/Cartão Intificação Nome Nº Carteira Intida ou documento com foto Clínica/Área Falar com Entrada Saída Observação

11 PROCEDIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÂO P.RH /10/2016 Página 11 Controle Entrada e Saída (Cartões Provisórios) Seq. Nº Crachá/Cartão Intificação Nome Nº Carteira Intida ou documento com foto Falar com Setor/Área/Aluno Entrada Saída Observação