DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS O GUIA COMPLETO

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1 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS O GUIA COMPLETO Entenda de forma completa todos os processos referentes ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos desde a captura de informações até o armazenamento e controle.

2 INTRODUÇÃO Durante muito tempo, as informações foram armazenadas somente em meio analógico, tais como; papel, fotos e filmes. E estas eram as principais formas que as pessoas tinham para compartilhar documentos e dados. A evolução tecnológica permite atualmente processos mais rápidos e eficazes de armazenamento e compartilhamento de informações através da digitalização, não só impressos, mas também áudio, vídeo, fotos, slides, etc. No dia a dia das empresas e pessoas físicas, perder tempo buscando informações em documentos em papel causa grande prejuízo. Além de não ser produtivo, esta forma de armazenamento não é segura. Neste e-book você verá como a digitalização de documentos pode melhorar seus processos, reduzir custos e acelerar a tomada de decisões estratégicas do negócio.

3 Já imaginou perder aquele álbum de família? Ou documentos importantes de seus bens como imóveis e veículos? A digitalização vem resolver este problema de forma simples e segura. Diminuição do espaço necessário para guardar documentos além de baixos custos de manutenção, segurança, etc. Segurança contra perda. A digitalização previne a perda de documentos devido a deterioração ou acontecimentos como enchentes, incêndios ou até um acidente banal como rasgar um documento durante o manuseio ou derrubar uma xícara de café naquele relatório importante que estava sobre a mesa. Controle de acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes níveis de permissão. Rapidez no acesso a informação. A rapidez para conseguir informações é essencial na tomada de decisões estratégicas nos dias de hoje. Preservação do Meio Ambiente. Reduzir a quantidade de documentos físicos também reduz o impacto na produção de papel por exemplo. Até impactos indiretos como custos com transporte são diminuídos.

4 A era das soluções rápidas Entender o sentido do processo de digitalização é simples, basta identificar as necessidades de soluções rápidas dos dias de hoje. Atualmente as fontes de buscas rápidas são concentradas em sites como Google, Bing e Yahoo!, que pesquisam a partir de uma palavra-chave e oferecem resultados instantâneos de assuntos, arquivos e documentos relevantes para o usuário. Este processo de transformação de documentos em papel para imagens digitais (escaneadas) vem sendo a maneira mais eficaz e prática para a rápida localização das informações. VOCÊ SABIA? Um executivo perde em média 4 semanas em um ano apenas procurando por documentos!

5 Produtividade e custo-benefício Chegou ao fim a era das pilhas de papel em cima da mesa do escritório de trabalho. O escritório sem papel vem se tornando possível graças ao gerenciamento eletrônico de documentos. O armazenamento de documentos digitalizados é mais seguro e organizado e o crescimento do processo de digitalização se dá pela iniciativa das empresas, que a cada dia observam o aumento da produtividade dos escritórios por conta do rápido acesso as informações e ótimo custo-benefício. Dada a redução de espaço para armazenamento de documentos e também a redução de custos com impressões, cópias e funcionários, essa mudança para digital não vem sendo só uma mudança operacional, mas também cultural. DICA NETSCAN Listamos 5 ferramentas de produtividade gratuitas que lhe auxiliam na organização e gerenciamento de suas tarefas no escritório!

6 Mas afinal. O que é GED? O Gerenciamento Eletrônico de Documentos* prevê a diminuição da necessidade de arquivos em folhas de papel onde as buscas pelos documentos são extremamente trabalhosas, cansativas e desperdiçam muito tempo. O GED é uma revolução em velocidade e ganho de produtividade para as empresas. Com um software de digitalização e poucos cliques você já acha o documento procurado. Toda empresa tem gestão de documentos que precisam atender a normas fiscais e legais e o GED é uma forma de ter esses documentos organizados em um data-center, que inclui todo um sistema de segurança, por exemplo: firewall, sistemas criptografados, etc. Além da facilidade e velocidade de organização do GED, uma diferença importante dessa evolução tecnológica, é a questão do documento em papel estar sempre exposto ao meio: a tinta se apaga com o tempo, o papel envelhece, amassa, existe a exposição e o risco de queimar, molhar, rasgar, etc. A perda total de documentos em papel é muito fácil. * Você poderá encontrar o GED identificado pelas siglas EDM e ECM, do inglês, Electronic Document Management e Enterprise Content Management

7 GED NA PRÁTICA COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA SUA NECESSIDADE? O principal equipamento utilizado para a digitalização de documentos é o Scanner. Você pode utilizar um scanner profissional de maior volume ou um equipamento convencional como uma multifuncional. Para escolha dos equipamentos de uso pessoal ou para empresas, devem-se considerar as necessidades de digitalização. Há diferentes scanners, com diferentes funções e essa escolha depende basicamente dos fatores abaixo: Quantidade de documentos a serem digitalizados e ciclo diário: a quantidade que será digitalizada no dia a dia. Formato dos documentos (A3, A4, fotos, cartões, etc) Velocidade de digitalização. Tamanho e formato dos arquivos a serem armazenados. Disponibilidade dos equipamentos dentro do ambiente de trabalho. Uso em redes, departamentos, etc.

8 GED NA PRÁTICA COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA SUA NECESSIDADE? Para melhor custo-benefício da empresa ou pessoa física, a escolha do scanner depende de sua aplicação, pois são vários modelos de scanners que se encaixam às necessidade dos usuários. Hoje existem scanners de alta velocidade que digitalizam até 210 folhas por minuto, como também existem scanners portáteis e compactos que funcionam sem fonte de alimentação e que digitalizam até 20 folhas por minuto. Os scanners de rede permitem que usuários de médios e grandes escritórios compartilhem o mesmo equipamento, sem a necessidade de conexão ao computador. Confira abaixo os tipos de scanners da Kodak Alaris comercializados pela Netscan Digital. Outras Soluções: Scanners de Livros Scanners de Microfilme Scanners de Produção Scanners de Alta Velocidade Scanners Compactos Scanners de Rede

9 GED NA PRÁTICA COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA SUA NECESSIDADE? A escolha de um scanner profissional se destaca pela compactação de arquivos digitais sem perder a qualidade da imagem, ajuste de brilho automático e digitalização frente e verso (duplex) também automática dentre outras funcionalidades. Além da diferença de velocidade e softwares completos e específicos para digitalização, os scanners se destacam por não precisarem de tanta frequência na limpeza e nas trocas dos suprimentos. Para saber mais sobre como escolher scanners profissionais, veja nosso artigo: Por que escolher Scanners Profissionais

10 GED NA PRÁTICA OS SOFTWARES CERTOS PARA O GERENCIAMENTO DE MILHARES DE DOCUMENTOS O software de captura Uma vez escolhido o equipamento (scanner) que será utilizado na digitalização de documentos, é hora de escolher o software ideal para suas necessidades. Softwares de captura Kodak Alaris: O software de captura é o responsável pela comunicação entre o scanner e o computador ou rede. Serve também para catalogar e agrupar documentos em lote por exemplo. São muitas as funções desempenhadas, dentre elas destacam-se: Digitalização de documentos individuais ou em lote. Com separação automática de lotes de documentos por códigos de barras, páginas em branco ou número de páginas. Criação de campos de índice para posterior localização dos documentos. Tratamento de imagens, como correção de inclinação do papel e remoção de furos. Gerar arquivos em diversos formatos, tais como: TIFF, JPEG, PDF ou arquivos de texto editável (através de OCR).

11 GED NA PRÁTICA OS SOFTWARES CERTOS PARA O GERENCIAMENTO DE MILHARES DE DOCUMENTOS O software de gerenciamento Para que o processo de gerenciamento eletrônico de documentos seja completo é necessária a organização do volume de dados gerado. Softwares Parceiros Netscan: Uma solução de GED permite centralizar a entrada e recuperação dos documentos digitalizados ou arquivos eletrônicos. Também é possível definir a obrigatoriedade de inclusão de diversos dados e índices, garantindo a integridade de todos os processos gerenciais. Consulta e recuperação de documentos em repositórios. Organização através de pastas inteligentes. Os mesmos documentos agrupados em locais diferentes sem necessidade de duplicação de arquivos. Integração com sistemas desktop, como o pacote Microsoft Office por exemplo. Controle de acesso e segurança.

12 GED NA PRÁTICA UM GLOSSÁRIO DE TERMOS TÉCNICOS PARA DESCOMPLICAR SEUS PROCESSOS Para se trabalhar com digitalização de documentos, é essencial ter algum conhecimento na área de informática. Como vamos deixar de trabalhar com arquivos de papel e começar a trabalhar com arquivos digitais, devemos aprender a lidar com os documentos no formato eletrônico. Veja uma lista completa de termos em nosso glossário. ADF - A sigla ADF em português significa Alimentador Automático de Documentos. É um dispositivo que alimenta automaticamente o scanner, impressora ou multifuncional com as folhas de sua bandeja, sem a necessidade de intervenção humana. DPI - é muito usado nas descrições de produtos e significa Dots Per Inch, ou Pontos Por Polegada em português. É a medida de referência da resolução e corresponde ao número de pontos que podem ser encontrados em uma polegada de uma certa imagem. Quanto maior o valor de DPI, mais pontos essa imagem possui, aumentando assim a qualidade da mesma e também o tamanho final do arquivo. Essa medida sempre se refere à resolução de cor no modo horizontal x vertical. Ex.: 2400 x 1200 dpi (2400 dpi horizontal e 1200 dpi vertical). PDF - Provavelmente essa é a sigla mais utilizada na área de digitalização de documentos. Muitos utilizam esse termo constantemente, seja no escritório ou na residência, mas não sabem o significado da sigla. PDF significa Portable Document Format (Formato Portátil de Documento) e se trata de um formato de arquivo único que preserva o layout de seu documento, independente da fonte que o gerou.

13 GED NA PRÁTICA UM GLOSSÁRIO DE TERMOS TÉCNICOS PARA DESCOMPLICAR SEUS PROCESSOS PPM / CPM / IPM - PPM significa Páginas Por Minuto e é o termo utilizado para medir a velocidade de digitalização de um scanner profissional. Também é comum encontrar a sigla IPM que significa Imagens Por Minuto. Essas siglas também são utilizadas como medida de algumas impressoras laser e em algumas multifuncionais, você pode encontrar a sigla CPM, que significa Cópias por Minuto. Resolução de cor - Resolução de uma cor é um número de bits que indica o máximo de cores possíveis para pra cada pixel individual em uma imagem. Ela influencia o número de cores que pode haver, ou seja, quanto maior a resolução de uma imagem, maior a qualidade da mesma. A medida utilizada na resolução de imagens é o DPI. Ciclo diário - O ciclo de trabalho diário de um equipamento é a média do número de folhas que são digitalizadas / impressas no período de um dia de utilização. Nas especificações, você pode encontrar o ciclo diário máximo ou o ciclo diário médio ideal. Também é possível esse termo aparecer como volume diário recomendado. Compactação - A compactação de um arquivo é o fato de reduzi-lo de modo a ocupar menos espaço eletronicamente. A compactação, também conhecida como compressão, também é utilizada para encaixotar vários arquivos em um só, realizando assim uma redução no tamanho, além de facilitar o compartilhamento e envio por ou armazenamento na nuvem. Duplex - A palavra Duplex possui o significado de algo duplo, com duas funcionalidades. Duplex é uma funcionalidade de scanners, impressoras e multifuncionais que garante que frente e verso da folha sejam digitalizadas ou impressas sem que seja necessário passar novamente a folha de papel.

14 Compartilhamento e Nuvem A tecnologia da velocidade e praticidade. Atualmente no mercado, além dos scanners, também existem multifuncionais avançadas que sincronizam tablets, celulares ou notebooks, com as funções de impressão e digitalização. Esta tecnologia permite operar os pedidos de impressão e digitalização de qualquer um dos diversos aparelhos, via rede sem fio. Muitas vezes sem a necessidade de um computador de mesa. O sistema permite sincronizar os arquivos digitalizados com a nuvem (cloud computing), ou imprimir arquivos da nuvem, sem necessidade da conexão de cabos. O armazenamento automático na nuvem, facilita a segurança e organização dos arquivos e diminui a necessidade de espaço para armazenamento em seu computador ou rede. Vários outros aplicativos podem ser compatíveis com essas multifuncionais, por exemplo: Facebook, Flickr, Picasa, Google Docs, Evernote e Dropbox. DICA NETSCAN Impressoras e multifuncionais Brother possuem integração com aplicativos que permitem a impressão e digitalização a partir de dispositivos móveis, além de sincronização com documentos armazenados na nuvem.

15 Microfilmagem A tecnologia da preservação. A microfilmagem é o processo que transfere um documento em papel, ou de outros tipos de documentos microfilme (filme fotográfico) com qualidade arquivística de até 500 anos. Uma área interessante que está inteiramente ligada ao processo de microfilmagem é a de Arquivologia. Esta área tem como finalidade a preservação, restauração de documentos, livros, desenhos, etc. e com a microfilmagem é possível guarda-los e organiza-los de forma duradoura, reduzindo a necessidade de espaço para armazenamento desses documentos e facilitando a consulta. VOCÊ SABIA? O documento microfilmado tem o mesmo valor do original. Isso permite que após a microfilmagem, a empresa na maior parte dos casos, possa eliminar o documento em papel. Saiba mais sobre microfilmagem em nosso artigo.

16 Proteja seus documentos. Segurança de dados e back up automatizados Um sistema de GED é uma forma extremamente segura de acesso aos arquivos, todo o movimento digital é gravado, e pode-se saber, quem, quantas vezes, hora e data que o arquivo foi acessado. Há um registro completo do tráfego do seu documento. Os arquivos de uma empresa têm diversos graus de confidencialidade e um sistema de GED assegura que apenas usuários autorizados possam acessar os documentos digitalizados. Existe usuário, senha e níveis de permissão para cada pessoa. A questão da segurança contra Hackers também é pensada e criada especificamente. Os documentos estão salvos, porém em um sistema criptografado, que não permite que o Hacker consiga a informação completa do arquivo. Caso ele consiga o acesso, o que já é pouco provável, ele não vai conseguir o documento completo. Além desses sistemas de segurança, há muitos outros facilitadores pensados especificamente para a segurança e praticidade no acesso aos documentos. Mas a segurança não deve ser pensada somente no que diz respeito ao acesso não autorizado. Perdas de dados também podem acontecer em meios digitais por motivos diversos, como defeitos nos equipamentos ou falhas operacionais. É imprescindível ter uma política de cópias de segurança (back up) do seu acervo de documentos. Esta cópia previne perdas ou documentos corrompidos de forma digital. Sistemas de GED devem estar configurados para efetuar as cópias automaticamente e de forma periódica.

17 MERCADO UMA REVOLUÇÃO NA INDÚSTRIA DA INFORMAÇÃO: AS ÁREAS QUE JÁ SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Área jurídica O Processo Eletrônico chegou para facilitar o acesso aos documentos legais Uma das áreas que mais sente a diferença na forma correta de uso do papel é a área jurídica, que hoje, é obrigada a se adaptar a essa nova tecnologia através do Processo Judicial Eletrônico. O peticionamento eletrônico foi implantado para a automação e agilização dos processos, e os advogados que já aderiram ao processo eletrônico através da digitalização de documentos estão à frente em produtividade e velocidade. Os escritórios de advocacia estão a cada dia se ajustando a esta nova forma de trabalho, adquirindo scanners para a área jurídica e utilizando o gerenciamento eletrônico de documentos jurídicos. Os advogados tem acesso ao uso dos equipamentos não só nos escritórios, mas também podem adquirir um scanner compacto para uso pessoal.

18 MERCADO UMA REVOLUÇÃO NA INDÚSTRIA DA INFORMAÇÃO: AS ÁREAS QUE JÁ SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Os advogados já adaptados a digitalização de documentos usufruem de diversos benefícios: Fácil compartilhamento dos processos com o cliente Melhor organização das pastas de documentos Agilidade para protocolar os processos sem necessidade de se deslocar até o fórum Velocidade ao escanear um documento frente e verso de forma automática Ajuste automático de brilho e sombras (inclusive melhora na imagem de papeis amassados) Digitalização para PDF automaticamente PDF pesquisável com pesquisa de palavras chave ou frases em grandes documentos.

19 MERCADO UMA REVOLUÇÃO NA INDÚSTRIA DA INFORMAÇÃO: AS ÁREAS QUE JÁ SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Medicina Papéis de prontuários não ocupam mais espaço Assim como a área jurídica, a medicina também se adaptou ao processo de digitalização. Em 2007 foi permitido que os prontuários médicos fossem em modelo digital através de assinatura digital do profissional de saúde. O prontuário gerado deve entrar no sistema de segurança criptografado para ser legal, assim, médicos também devem ter assinatura digital e certificado digital para garantir a autenticidade. Muitos hospitais e clínicas estão adaptando seus consultórios para esse modelo, para maior segurança dos arquivos e maior segurança contra danos, além da redução de espaço usado para armazenar esses documentos.

20 MERCADO UMA REVOLUÇÃO NA INDÚSTRIA DA INFORMAÇÃO: AS ÁREAS QUE JÁ SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Digitalização de livros A revolução de ter livros de todos os assuntos no seu Tablet Atualmente o digital está presente no dia-a-dia de todos. Observe em todos os lugares, pessoas ao celular, tablets ou navegando em seus notebooks em restaurantes, empresas e inclusive em suas casas. Quem não gosta da ideia de ler um livro em seu tablet? Praticidade e comodidade em qualquer lugar. Já existem scanners de livros no mercado, que estão permitindo eternizar obras antigas, frágeis e restauradas. Obras raras e livros de todos os assuntos, que antes exigiam um grande esforço para serem acessadas e compartilhadas, tendo a necessidade de ir a uma biblioteca ou acervo, hoje estão a um clique para download em qualquer aparelho móvel. Com bibliotecas imensas e livros antigos de todos os assuntos, que sofriam com a degradação e falta de cuidado quando do manuseio. As universidades estão adotando o sistema de digitalização de livros. Dessa forma preservam os livros e facilitam o acesso para estudo e pesquisa.

21 Observando a necessidade de guardar as relíquias, muitas universidades estão adquirindo scanners profissionais para proteger suas obras, desde as novas até as mais frágeis e antigas. O processo de digitalização de livros também é usado por empresas, bibliotecas, universidades e poder público. O Scanner de livros usa um método de digitalização diferente do convencional, porém as imagens também podem ser protegidas por criptografia e organizadas através de um software de GED. Os livros digitalizados podem ser compartilhados com os alunos através da nuvem. DICA NETSCAN Conheça a linha completa de Scanners de Livros Book2net em nosso site.

22 Meio ambiente A digitalização de documentos reduz o impacto do homem no meio ambiente O processo de digitalização está sendo disseminado e hoje não só atinge o mundo corporativo, como também vem sendo explorado por pessoas físicas, com necessidades de digitalizar fotos e documentos particulares. A digitalização é o futuro tecnológico que já permite pessoas acessarem pagamentos de contas e documentação em bancos, escrituras de imóveis, ler um livro em seus aparelhos móveis, prontuários médicos em hospitais, entre outras situações do dia-a-dia. Digitalização de documentos é uma forma muito eficaz de reduzir os procedimentos que usam papel. É a conversão de conteúdo físico para meio digital. O processo de digitalização e uso consciente do papel pode ser uma das principais soluções para reduzir o impacto do homem no meio ambiente. Uma vez digitalizados, o uso racional das imagens digitais pode reduzir o processo de impressão ou cópia em papel, reduzindo os gastos financeiros das corporações e ajudando a natureza.

23 Home Office Trabalhar remotamente em qualquer lugar, não precisamente em casa. O Home Office é uma realidade no mundo inteiro e também para muitos brasileiros. Esse método flexível de trabalho trás uma grande responsabilidade, pois exige disciplina e organização do lado do profissional. A digitalização é um fator muito importante nesse meio de trabalho. As informações trocadas com a empresa ou com os clientes são realizadas por meio eletrônico. Assim sendo, todos os dados precisam estar em boas condições. Ninguém gostaria de encher sua casa com pilhas de papéis relacionados ao serviço. O arquivamento digital é o método ideal de armazenamento para quem trabalha em casa. O back up dos dados é uma prática que deve se tornar um hábito. Quando se manipula documentos profissionais fora do ambiente empresarial é sempre bom garantir a segurança dos mesmos, a fim de se evitar perdas e vazamentos de informações importantes. DICA NETSCAN Com o crescimento da tecnologia de acesso a internet, um novo conceito vem tomando conta do mercado profissional. Leia nosso guia completo sobre trabalho remoto e home office.

24 Conclusão É preciso estar atualizado e rever as necessidades para melhor adaptação à era tecnológica. O digital é o futuro no presente, novos conceitos e mudanças, não só operacionais, mas principalmente culturais. O mundo digital só é implantado para melhora de velocidade nos processos feitos com folhas de papel, porque hoje, em qualquer parte do planeta, o mundo dos negócios exige agilidade. Tempo é dinheiro. As tecnologias estão a cada dia otimizando os aspectos de rapidez de acesso às informações e propiciando cada vez mais o aumento da produtividade. A adaptação ao processo digital é mais que essencial, afinal, ninguém quer parar a evolução e nem ficar para trás. Para mais informações sobre digitalização de documentos, produtividade e dicas para o dia a dia na gestão de informação, acesse nosso blog em E se você chegou até aqui, acreditamos que tenha gostado deste conteúdo. Que tal compartilhar? OBRIGADO!