MANUAL DE MANUTENÇÃO PREDIAL DO CAMPUS DE ITAJUBÁ

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1 PREFEITURA DO CAMPUS DE ITAJUBÁ DIVISÃO DE MANUTENÇÃO PREDIAL MANUAL DE MANUTENÇÃO PREDIAL DO CAMPUS DE ITAJUBÁ

2 DIVISÃO DE MANUTENÇÃO PREDIAL MANUAL DE MANUTENÇÃO PREDIAL DO CAMPUS DE ITAJUBÁ

3 Reitor Prof. Dr. Dagoberto Alves de Almeida Vice-Reitor Prof. Dr. Paulo Sizuo Waki Pró-Reitoria de Administração Prof. José Alberto Ferreira Filho Prefeitura do Campus de Itajubá Leandro Lopes Trindade Divisão de Manutenção Predial Eduardo Fideles de Araújo Divisão de Administração Daniel Ribeiro dos Santos Silva Itajubá, MG Setembro de 2014.

4 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO 2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 2.1. ORGANOGRAMA 3. ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS 3.1. SETOR DE MANUTENÇÃO DE EDIFICAÇÕES E INSTALAÇÕES 3.2. SETOR DE MANUTENÇÃO HIDRÁULICA 3.3. SETOR DE MANUTENÇÃO ELÉTRICA 3.4. SETOR DE SERRALHERIA E MARCENARIA 4. DO ESCRITÓRIO DE MANUTENÇÃO 5. DO CHEFE DA DIVISÃO 6. PROCEDIMENTOS 6.1. PLANEJAMENTO DA MANUTENÇÃO 6.2. TIPOS DE MANUTENÇÃO 6.3. PRIORIDADE DE ATENDIMENTO E GRAU DE IMPORTÂNCIA 6.4. PLANOS DE INSPEÇÃO E DE MANUTENÇÃO 6.5. SOLICITAÇÕES E ORDENS DE SERVIÇO 7. NORMAS GERAIS 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS 9. ANEXOS

5 1. INTRODUÇÃO A Divisão de Manutenção Predial é responsável pela conservação e recuperação da capacidade funcional das edificações e de suas partes constituintes, de forma que atenda as necessidades e garanta a segurança dos seus usuários. A Divisão também é responsável por pequenos serviços de serralheira, marcenaria e mecânica, garantindo assim a recuperação de uso dos bens e equipamentos. A Divisão de Manutenção Predial não é responsável por realizar grandes reformas ou alterações substanciais nas edificações. As obras de infraestrutura e instalações de médio/grande porte são de competência da Divisão de Obras da Universidade. Com o intuito de adotar boas práticas de trabalho a Divisão elaborou um conjunto de procedimentos e instruções visando padronizar e racionalizar as atividades desenvolvidas pelo setor e através deste manual torna-las de conhecimento de todos na Universidade. 2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E FUNCIONAL A Divisão de Manutenção Predial está subordinada a Prefeitura do Campus de Itajubá e a Pró-Reitoria de Administração da UNIFEI. A Divisão conta atualmente com um corpo técnico de servidores capacitados e empresas terceirizadas especializadas em suas áreas de competência para a realização das atividades de manutenção no Campus. A Divisão está instalada junto ao prédio da Prefeitura do Campus e possui na sua estrutura física as seguintes instalações: Escritório de Manutenção; Galpão de Materiais; Pátio de serviço; Garagem de veículos; Oficina de serviço; Alojamento. A organização funcional da Divisão de Manutenção encontra-se dividida em: I. Setor de Manutenção de Edificações e Instalações; II. Setor de Manutenção Hidráulica e Sanitária; III. Setor de Manutenção Elétrica; IV. Setor de Serralheria e Marcenaria.

6 2.1. ORGANOGRAMA REITORIA PRAD PREFEITURA ASSIST. PREFEITO ADJUNTO PREFEITO DIVISÃO DE ADMINIST. DIVISÃO DE MATERIAIS DIVISÃO DE MANUTENÇÃO DIVISÃO DE SERV. GERAIS DIVISÃO DE TRANSP. DIVISÃO DE COMPRAS EDIFICAÇÕES E INSTALAÇÕES HIDRÁULICA SANITÁRIA ELÉTRICA SERRALHERIA E MARCENARIA

7 3. ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS As atividades da Divisão de Manutenção Predial compreendem a conservação e manutenção de edificações, instalações, sistemas hidráulicos, sistemas elétricos e serviços básicos de marcenaria e serralheria. A divisão de Manutenção como entidade responsável pelo efetivo funcionamento e conservação dos prédios e equipamentos do Campus possui entre as suas atribuições e competência a responsabilidade de zelar e garantir que os bens tenham a sua vida útil, capabilidade e características funcionais conservadas, assim compete à Divisão de Manutenção Predial: I. Executar medidas para conservação dos bens e patrimônios; II. Executar serviços de manutenção preventiva; III. Executar serviços de manutenção corretiva; IV. Inspeções prediais; V. Controlar, planejar e projetar pequenos sistemas de infraestrutura; VI. Promover estudos e elaboração de projetos especiais para melhoria das instalações e edificações; VII. Planejar a aquisição e utilização de equipamentos e materiais, fiscalizando sua validade e condições de conservação, de forma que evite desperdícios; VIII. Gerir contratos de terceirização de serviços relacionados à sua área de atuação Setor de Manutenção de Edificações e Instalações São atribuições e competências do setor: Urbanização: manutenção e conservação dos jardins, áreas verdes, das vias, estacionamentos bem como suas sinalizações aéreas e no piso; Obras de instalações: pequenas obras de instalações, manutenção e conservação de revestimentos de tubulações, rebaixamento de teto, stands e outros;

8 Acabamento: manutenção e conservação de revestimentos e aplicações em paredes e pisos, tanto no interior quando no exterior das edificações; Serviços de pintura em geral: manutenção e conservação da pintura no interior e exterior das edificações; Carpintaria: manutenção de telhados e coberturas; Manutenção e conservação de portas, janelas, tetos e outros; 3.2. Setor de Manutenção Hidráulica e Sanitária São atribuições e competências do setor: Problemas de vedações: vazamento, perda de jato, refrigeração deficiente e outros; Problemas relacionados a partes da bomba ou do motor: perda de lubrificação, refrigeração, contaminação, ruído anormal, vazamento na carcaça da bomba, níveis de ruído e vibração muito altos e outros; Outros problemas relacionados ao Sistema Hidráulico e Sanitário; 3.3. Setor de Manutenção Elétrica São atribuições e competências do setor: Manutenção de cabos de eletricidade: fiação, materiais elétricos e outros; Manutenção de cabos de informática, comunicações, sistema de alarme, controle eletrônico, antenas, para-raios e outros; Pequenas manutenções nos aparelhos de ar condicionado, ventilação, refrigeração, iluminação e outros; Instalação de tomadas e pontos de energia extras em ambientes onde já são exista infraestrutura de distribuição implementada Setor de Serralheria e Marcenaria São atribuições e competências do setor: Serralheria: pequenas manutenções de conservação, reparo e recuperação de bens, máquinas, equipamentos, estruturas, armações e pequenas construções. Marcenaria: manutenção, conservação, reparo e recuperação de bens móveis, divisórias, armários, esquadrias e outros;

9 4. DO ESCRITÓRIO DE MANUTENÇÃO O escritório de manutenção é responsável pela centralização, organização, planejamento e atendimento das manutenções realizadas no campus e a administração e logística dos recursos, materiais e providências necessários a execução das suas atividades. 5. DO CHEFE DA DIVISÃO Compete ao Chefe da Divisão a elaboração dos planos de trabalhos de manutenção, distribuição e acompanhamento da execução das atividades. Análise e encerramentos das solicitações e ordens de serviço. Aplicação das normas e técnicas de manutenção. Providenciar o atendimento das solicitações dos servidores, comunicação e gestão das informações entre os demais setores e institutos. Coordenar as atividades e as equipes de trabalho. Dar feedback ao solicitante do serviço, via memorando do SIPAC, informando a abertura de Ordem de Serviço e programação estimada da execução. O chefe de manutenção é responsável pela divulgação, cobrança e cumprimento das normas e procedimentos respectivos à saúde, segurança e meio ambiente, mantendo continua supervisão e orientação aos seus subordinados quanto aos aspectos pertinentes à segurança do trabalho, proteção ao meio ambiente e qualidade de vida no campus. 6. PROCEDIMENTOS 6.1. PLANEJAMENTO DA MANUTENÇÃO O planejamento das atividades de manutenção é a base para a efetiva operacionalização das atividades de atendimento e recuperação da capabilidade das máquinas e equipamentos solicitadas pelos discentes, docentes e servidores da Universidade. O planejamento consiste em um conjunto de regras e procedimentos que visam dirigir as ações da Divisão de Manutenção de forma a garantir a priorização e execução das manutenções e a previsibilidade dos recursos necessários para as suas ações e confiabilidade dos serviços prestados.

10 A execução das atividades obedece aos critérios de prioridade de atendimento e por tipo de manutenção, assim organizando e racionalizando o atendimento, conferindo maior padronização e eficiência as suas atividades. São funções do setor de planejamento: Inventário e identificação das instalações, máquinas e equipamentos; Administração de estoques de materiais; Registro das ocorrências e solicitações via SIPAC; Processamento das solicitações; Priorização das ordens de serviço; Planejamento dos serviços; Alocação de recursos para as atividades; Programação dos serviços; Acompanhamento da execução dos serviços; Fechamento das Ordens de serviço; São atividades de planejamento do setor: Identificar quais serviços serão feitos; Quando os serviços serão feitos; Quais recursos serão necessários; Quanto tempo será gasto em cada serviço; Qual será o custo de cada serviço; Quais materiais serão aplicados; Quais as máquinas, dispositivos e ferramentas serão necessárias; 6.2. TIPOS DE MANUTENÇÃO Não somente manter as condições originais das máquinas e equipamentos, mas as atividades de manutenção atualmente possuem um escopo mais abrangente. Elas também introduzem melhorias que permeiam a efetivação de condições que contribuem para o aumento da produtividade e qualidade dos serviços, assim, sendo divididas em: Atividades de Manutenção; Atividades de Melhoria;

11 As atividades de manutenção têm o objetivo de manter ou reestabelecer as condições de operação e desempenho corrigindo eventuais deteriorações. Enquanto as atividades de melhoria focam-se na identificação de metodologias, ferramentas e processos que contribuam para o aprimoramento e maximização dos recursos possibilitando a antecipação e mitigação de falhas ou interrupções indesejadas. O planejamento efetivo da manutenção e o seu cronograma de atendimento são realizados identificando as atividades de melhoria e manutenção, as quais são desmembradas em: Manutenção Preditiva: baseia-se em planejamentos exímios e elaborados onde os componentes de uma máquina são substituídos em períodos pré-programados, baseados em estudos e históricos de cada componente, aproveitando ao máximo sua vida útil, e trocando-os antes de entrarem em colapso. Manutenção Preventiva: São atividades planejadas que prezam a conservação dos equipamentos e suas características produtivas ou de trabalho antecipando a ocorrência de falhas/quebras. Em geral são representadas por programas de TPM (Manutenção Produtiva Total) lubrificação, reaperto e limpeza. Oposto à Preditiva, não considera dados históricos particulares, tendo também os componentes ou peças trocadas a prazos recomendados por seus fabricantes. Manutenção Corretiva: Possuem caráter emergencial e sem planejamento. Consiste em substituir peças ou componentes que se desgastaram ou falharam e que levaram a máquina/equipamento a uma interrupção PRIORIDADE DE ATENDIMENTO E GRAU DE IMPORTÂNCIA A Prioridade de atendimento das solicitações de serviços é definida conforme o tipo de manutenção e o seu planejamento. Outro fator relevante para essa priorização é o Grau de Importância Operacional ou Criticidade de uma máquina/equipamento para as

12 atividades educacionais do Campus, são esses parâmetros que orientam o chefe e os técnicos da divisão de manutenção a antepor um atendimento a outro. Para melhor entendimento, abaixo, segue algumas considerações sobre Criticidade e Prioridade: Entende-se por Criticidade o quanto um equipamento é crítico ou influência o funcionamento de um conjunto ou sistema. E quanto o efeito de um mau funcionamento ou falha de um item compromete o desempenho de um sistema como o todo. E Prioridade abrange o tratamento que se dá ao serviço no momento de sua execução. Prioridades de Atendimento são normas ou padrões de gerenciamento que indicam quais os critérios a serem adotados para definir quem tem preferência de atendimento, quando existem vários pedidos pendentes ou simultâneos e acima da capacidade de atendimento momentâneo. A Criticidade está dividida em: Classe A: são equipamentos essenciais e únicos, que quando sujeitos a falhas, podem ocasionar risco de morte ou danos ao ser humano ou ao meio ambiente, interrupção parcial ou completa das atividades do campus; Classe B: são equipamentos que quando sujeitos a falhas podem ocasionar graves perdas no processo educacional e atividades administrativas do Campus; Classe C: são equipamentos que quando sujeitos a falhas acarretam apenas os custos do reparo, não devendo entrar no plano de manutenção preventiva. A Matriz de Criticidade é formada com a análise dos equipamentos em relação aos seus aspectos de: Segurança; Meio-Ambiente; Produtividade/Utilização; Qualidade; Custos; 6.4. PLANOS DE INSPEÇÃO E DE MANUTENÇÃO Componentes do plano mestre de manutenção os planos de inspeção e de manutenção são os procedimentos que subsidiam a Divisão de Manutenção a verificar e conservar as

13 características e condições necessárias e satisfatórias que os equipamentos e instalações necessitam para garantir o seu pleno funcionamento e condições de utilização. Os planos de Inspeção e manutenção dividem-se: Planos de Inspeção visual do campus; Planos de Manutenção Preventiva; Planos de Manutenção Preditiva; Planos de Inspeção elétrica; Planos de inspeção predial; Planos de inspeção hidráulica; 7. SOLICITAÇÕES E ORDENS DE SERVIÇO O acionamento da Divisão de Manutenção é realizado por meio de solicitações de serviços, e em sua maioria são representadas por ações corretivas em máquinas e instalações no campus da Universidade. A requisição de serviços à manutenção é realizada, independentemente da sua origem, através da abertura de Memorando eletrônico no SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. O cadastramento do memorando deve ser direcionado a Divisão de Manutenção/PCI.

14 A Divisão de Manutenção é uma subdivisão da Prefeitura do Campus de Itajubá no SIPAC. O assunto (título) deve iniciar com a expressão Solicitação de Serviço (SS). O corpo do memorando deve conter uma descrição sucinta do serviço solicitado, localização, problema identificado e nome do solicitante.

15 Após a abertura de chamado, o memorando é submetido e fica disponível ao Gestor do Instituto/Órgão solicitante para o processo de autenticação, após esse procedimento ele é automaticamente direcionado à Prefeitura do Campus, onde é impresso, cadastrado e encaminhado ao seu respectivo responsável, juntamente com uma Ordem de Serviço em anexo para as anotações pertinentes do setor de manutenção. O memorando e a sua respectiva ordem de serviço são encaminhados ao escritório de manutenção, onde passam por análise e são incorporados ao planejamento e cronograma de atividades da Divisão de Manutenção conforme a sua Criticidade, Prioridade e disponibilidade de recursos materiais e de pessoal. Memorando Ordem de Serviço

16 Após a conclusão e execução do serviço a ordem de serviço é encerrada e encaminha pelo escritório de manutenção ao escritório da Prefeitura do Campus onde é feito a baixa e o arquivamento do memorando e da ordem de serviço. 8. NORMAS GERAIS 8.1. As atividades de manutenções prediais são de responsabilidade da Divisão de Manutenção do Campus. Não é permitido há pessoas ou servidores não autorizados realizar manobras, manutenções em equipamento ou instalações sob a responsabilidade da UNIFEI sem a prévia autorização e acompanhamento de um técnico responsável Todas as atividades de manutenção estão subordinadas e devem acatar as normas vigentes de Saúde, Segurança e Medicina do Trabalho Os servidores técnicos e subcontratados devem estar e comprovar a sua regularidade junto as suas entidades de classe (CREA) Os eletricistas e eletrotécnicos devem estar aptos frente à NR-10 e suas respectivas reciclagens bianuais Os técnicos e servidores da Divisão de Manutenção devem sistematicamente direcionar as suas atividades ao plano de gestão de logística sustentável do campus e redução do impacto ambiental. 9. CONSIDERAÇÕES FINAIS As normas e procedimentos contidos neste manual devem ser seguidas e cumpridas, ficando a sua desobediência ou desvios sujeitos à Lei 8.112/1990 que dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos e as empresas terceirizadas, prestadoras de serviço às obrigações e responsabilidades previstas em contrato e na Lei n.º 8.666/93.