SiAPV MANUAL DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DE SUPORTE DO PEDIDO DE PAGAMENTO. SiAPV

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1 SiAPV MANUAL DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DE SUPORTE DO PEDIDO DE PAGAMENTO SISTEMA DE APOIO À PROMOÇÃO DE VINHOS EM MERCADOS DE PAÍSES TERCEIROS SiAPV MAIO ª EDIÇÃO

2 1 INTRODUÇÃO Este manual destina-se a auxiliar o preenchimento do formulário de suporte do Pedido de Pagamento - SiAPV, documento obrigatório a ser apresentado pelos beneficiários de projetos aprovados no âmbito da Medida de Apoio à Promoção de Vinhos em Mercados de Países Terceiros. A efetivação do Pedido de Pagamento só ocorre quando o mesmo for apresentado ao IFAP. A sua leitura não dispensa a consulta da legislação aplicável. Legislação e Normas Aplicáveis: Reg. (UE) n.º 1308/2013, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de novembro que revoga o Reg. (CE) n.º 1234/2007 do Conselho de 22 de outubro; Artigos 4.º e 5.º do Reg. (CE) n.º 555/2008, da Comissão, de 27 de junho, com as alterações introduzidas pelo Reg. de Execução (UE) n.º 752/2013, da Comissão, de 31 de julho; Portaria n.º 257/2013, de 13 de agosto; Normas Complementares de Aplicação da Portaria n.º 257/2013, de 13 de agosto (disponíveis em

3 2 Índice INTRODUÇÃO...1 Índice REGRAS BASE DE FUNCIONAMENTO DO FORMULÁRIO ACESSO AO FORMULÁRIO GRAVAR, ABRIR E IMPRIMIR INFORMAÇÃO INTRODUZIDA SiAPV PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DE SUPORTE DO PEDIDO DE PAGAMENTO DADOS GERAIS DECLARAÇÕES DE COMPROMISSO DESPESAS COM COMPROVATIVOS DESPESAS DIÁRIAS DESPESAS COM RECURSOS HUMANOS QUADRO FINAL SUBMETER OS REGISTOS EFETUADOS PEDIDO DE PAGAMENTO MAPAS AUXILIARES MAPAS A IMPRIMIR PARA JUNTAR AO DOSSIER A APRESENTAR AO IFAP... 18

4 3 1. REGRAS BASE DE FUNCIONAMENTO DO FORMULÁRIO 1.1. ACESSO AO FORMULÁRIO O formulário de suporte do Pedido de Pagamento está disponível no balcão eletrónico do SiAPV. É acedido pelo beneficiário fazendo o login - utilizando o nome de utilizador e password para o projeto em causa (conforme fig. 1). Figura 1 Balcão eletrónico página de entrada LOGIN Após entrar no balcão: Selecionar Pedido de Pagamento, da lista de tarefas do lado esquerdo Ativar o link Iniciar Pedido de Pagamento, para iniciar o processo. Figura 2 Balcão eletrónico Seleção do Pedido de Pagamento

5 4 Entrar no Formulário e iniciar o seu preenchimento. Figura 3 Balcão eletrónico Pedido de Pagamento 1.2. GRAVAR, ABRIR E IMPRIMIR GRAVAR FICHEIRO À medida que se vai preenchendo o formulário, é conveniente gravar o trabalho. A gravação é feita da seguinte forma: Botão «Guardar»; Ou Menu Ficheiro e selecionar a opção Guardar. NAVEGAR ENTRE PÁGINAS A navegação entre páginas do formulário pode ser feita através dos botões de navegação (fig. 4) ou através do Menu Página (fig 5). Figura 4 Botões de navegação entre páginas

6 5 Figura 5 Menu Página do formulário 1.3. INFORMAÇÃO INTRODUZIDA VALIDAR O FORMULÁRIO E CORRIGIR OS ERROS O formulário permite validar os dados inseridos, através de: Menu Ações : opção Validar Página ou Validar Formulário Ou Botão validação. Figura 6 Menu Validação de dados Caso existam anomalias no preenchimento do formulário, surgem mensagens de erro (a vermelho) e alertas (a amarelo). Os erros impedem a submissão do formulário. Pode fazer uma validação de todo o formulário, mas apenas quando estiver na página 1. Caso contrário a validação é página a página, que é a mais aconselhável. Figura 7 Menu Resumo dos erros e avisos

7 6 Para corrigir eventuais erros que surjam: Fazer um duplo clique em cima do erro. Automaticamente é colocado no local do erro. As situações de erro têm de ser corrigidas antes da submissão do formulário. Ao validar, é emitido um aviso de conformidade. SUBMETER O FORMULÁRIO Corrigir eventuais erros Validar o formulário Submeter o formulário, utilizando: o Ícone do mapa mundo Ou o Botão submeter (no fim da 1ª página do formulário). OU Figura 8 Submissão do Formulário

8 7 2. SiAPV PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DE SUPORTE DO PEDIDO DE PAGAMENTO Os dados introduzidos no formulário de suporte do PEDIDO DE PAGAMENTO devem corresponder sempre à verdade dos factos. A prestação de informações falsas sobre a situação do beneficiário ou viciação dos dados fornecidos podem ter consequências na elegibilidade das despesas apresentadas relativas a ações executadas. O formulário eletrónico SiAPV é um ficheiro composto por 10 páginas destinado ao preenchimento offline dos dados de suporte ao Pedido de Pagamento, contendo validações que procuram evitar erros de preenchimento e o envio de informações incompletas DADOS GERAIS Após o login e quando ativar Iniciar pedido de pagamento, surge a página 1 do formulário com a seguinte informação: N.º do projeto; Concurso; N.º do Termo de Aceitação com o IFAP; Identificação do beneficiário; NIF N.º de Pedido de Pagamento (sequencial ao longo da vida do projeto) A partir deste momento, vai iniciar o preenchimento do formulário.

9 8 PÁGINA 1 DO FORMULÁRIO - Pedido de Pagamento - Resumo Selecionar o tipo de pedido de pagamento (fig. 9), entre as 4 primeiras opções. Quando seja o caso, Selecionar Incluir recursos humanos. Esta opção destina-se apenas às situações em que: o Projeto aprovado tem despesas com recursos humanos o Vai registar despesas com recursos humanos. Adiantamento Para apresentar um pedido antecipado das ajudas antes da realização das despesas. Não são apresentados documentos de despesa. Regularização do adiantamento Para justificar a utilização dada á ajuda recebida a título do adiantamento. Há lugar à entrega dos comprovativos de despesa realizada e paga em data posterior ao recebimento do adiantamento. Intermédio pedido normal a ser apresentado ao longo do período de execução do projeto. Final a apresentar até 4 meses após a data definida para o terminus do projeto. Incluir recursos humanos quando o pedido inclui despesas com recursos humanos. Figura 9 Página 1 do formulário [Identificação do Pedido de Pagamento] Se pedido de adiantamento, na questão Apresenta despesas? escolher a opção Não. O campo Fundamentação/Observações é facultativo.

10 DECLARAÇÕES DE COMPROMISSO PÁGINA 2 DO FORMULÁRIO Pedido de Pagamento - Declarações Na página 2 do formulário (fig. 10), tem obrigatoriamente de marcar que assume os compromissos indicados. Figura 10 Página 2 do formulário [Declarações de compromisso] 2.3. DESPESAS COM COMPROVATIVOS PÁGINA 3 DO FORMULÁRIO Pedido de Pagamento Despesas-Pagamentos Para registar despesas, seguir os seguintes passos: Botão Ver/Editar, que abre a caixa para registar cada despesa; Botão Inserir, para começar o preenchimento. Há campos que são preenchidos por seleção de opções e os restantes por inserção manual. Após registo de cada despesa, botão OK. Caso se tenha enganado pode usar o botão modificar ou apagar. Depois de registar a última despesa, passar para a página seguinte, utilizando os botões de navegação. Um mesmo documento de despesa pode ser imputado a várias ações/mercados, devendo-se calcular previamente o montante correspondente a cada um. Nestas situações, antes de fazer fotocópia do original do documento de despesa, inclua na mesma a % de afetação a cada ação/mercado.

11 10 Figura 11 Página 3 do formulário [despesas apresentadas com comprovativo] O quadro da página 3 não se destina a registar as Despesas Diárias ou Despesas com Recursos Humanos, que são registadas em quadros específicos. Depois de inseridas todas as despesas com comprovativos é gerado um quadro resumo DESPESAS DIÁRIAS PÁGINA 4 DO FORMULÁRIO Pedido de Pagamento Despesas Diárias-Colaboradores PÁGINA 5 DO FORMULÁRIO Pedido de Pagamento Despesas Diárias-Deslocações As despesas diárias destinam-se a cobrir os custos com refeições e deslocações locais (táxis, autocarro, metro, comboio) de representantes do beneficiário e de especialistas contratados para a ação. Para o seu registo, é necessário indicar quem foram os colaboradores que estiveram deslocados (página 4 do formulário) e quais os dias respeitantes às deslocações diárias (página 5 do formulário). O registo de despesas diárias só é aplicado aos projetos que tenham sido aprovados com este tipo de despesas incluídas. Se não for o caso, os quadros que se seguem não são visíveis para o utilizador.

12 11 PÁGINA 4 DO FORMULÁRIO Identificação dos colaboradores Na página 4 (fig. 12 e 13), o beneficiário deve indicar a identificação dos colaboradores aos quais vai imputar despesas diárias, através do preenchimento de: Nome do colaborador nome completo (susceptível de confirmação pelo BI/CC ) Vínculo relação contratual entre a entidade beneficiária e a pessoa que se deslocou, tais como: assalariado, gerente, gestor, proprietário, especialista contratado, etc. Função na empresa função que a pessoa desempenha na empresa e, no caso de especialistas contratados, a função desempenhada no projeto, tais como formador, enólogo, sommelier, etc.; Ano de orçamento do projeto a selecionar da lista de opções disponíveis; Mês e ano (MM/AAAA) referente ao mês/ano em que o colaborador esteve deslocado para a realização das ações (apenas 1 mês/ano por linha; se pretender mais meses/ano para o mesmo colaborador, juntar nova linha). Figura 12 Página 4 do formulário [Despesas Diárias] Figura 13 Página 4 do formulário [exemplo preenchido] Não preencher os campos N.º de diárias, Valor calculado e Valor a imputar que são preenchidos de forma automática pelos dados resultantes da página 5. PÁGINA 5 DO FORMULÁRIO Registo dos dias com deslocação Após ter preenchido a página 4 com a identificação dos colaboradores, pode passar a registar os dias em que os mesmos estiveram deslocados. O registo é feito na página 5 do formulário, onde já estão criadas fichas por colaborador/mês.

13 12 Fichas por colaborador/mês Figura 14 Página 5 do formulário [Despesas Diárias Registo de deslocações] As despesas diárias estão limitadas ao número de pessoas e n.º de dias que estão no projeto aprovado. Se os registos ultrapassarem estes limites, a parte excedente não será imputada no pedido de pagamento. Para preencher a página 5 do formulário por cada colaborador/mês, deve incluir em cada linha: Seleccionar o mercado, entre as opções disponíveis; Selecionar a ação, entre as opções disponíveis; Inscrever a função que a pessoa desempenhou na ação; Marcar os dias em que a deslocação ocorreu. Os restantes valores são preenchidos de forma automática. Figura 15 Página 5 do formulário [Despesas Diárias exemplo preenchido]

14 13 Depois de feitos os registos de todos os colaboradores, é gerado um quadro resumo das despesas diárias (preenchimento automático da pág. 4 do formulário) DESPESAS COM RECURSOS HUMANOS PÁGINA 6 DO FORMULÁRIO Pedido de Pagamento Remunerações-Colaboradores PÁGINA 7 DO FORMULÁRIO Pedido de Pagamento Remunerações-Horas As despesas com recursos humanos destinam-se a cobrir encargos suportados pelo beneficiário com colaboradores afectos ao projeto, em função do tempo despendido na preparação, coordenação, controlo e execução de determinada ação do projeto. Para o seu registo, é necessário indicar quem foram os colaboradores e os elementos necessários para calcular o valor/hora por cada colaborador (pág. 6 do formulário) e, posteriormente, registar os dados referentes ao tempo despendido (pág. 7 do formulário). O registo de despesas com recursos humanos só é aplicada às ações que tenham sido aprovadas com este tipo de despesas incluídas. Se não for o caso, os quadros que se seguem não são visíveis para o utilizador. PÁGINA 6 DO FORMULÁRIO Lista de colaboradores e remunerações Para preencher a página 6 do formulário deve registar em cada linha por colaborador: NIF Nome Função na empresa Ano de orçamento do projeto, entre as opções disponíveis; Mês de referência refere-se ao mês a que correspondem os valores indicados nas colunas à direita (susceptível de ser verificado/controlado para efeitos de pagamento). Deve manter-se sempre o mesmo, excepto se houver alteração das condições remuneratórias tal como uma atualização anual do salário base, dos impostos sobre o rendimento, etc Salário base retribuições pelo trabalho prestado por um colaborador, que sejam auferidas com caráter regular e sobre as quais incidem as contribuições obrigatórias Subsídio de refeição Encargos sobre remunerações apenas a parte da entidade patronal Encargos sobre subsídio de refeição apenas a parte da entidade patronal

15 14 Deve ser utilizado como referência um mês standard de vencimento. Não considerar subsídios de natal ou de férias, prémios, ajudas de custo, ou qualquer outra remuneração que não seja a de base. Sempre que houver alteração, é necessário enviar documentação para o IFAP (ver anexos 2 e 5 despesas com recursos humanos, das Normas Complementares de Aplicação). Os valores devem ser preenchidos com duas casas decimais (ex.: 23,75 ) N.º de pessoas afectas ao projeto conforme indicado na candidatura. Figura 16 Página 6 do formulário [Remunerações Lista de colaboradores] O custo por hora resultante dos dados registados é calculado de forma automática (fórmula de cálculo no anexo 2 das Normas Complementares de Aplicação). Não são elegíveis como despesas com recursos humanos: - Honorários de importadores, de representantes temporários da empresa e de prestadores de serviço. - Honorários dos colaboradores com funções nas áreas da contabilidade e administrativa (podem, eventualmente, ser contabilizados na rúbrica Despesas gerais do beneficiário ). Figura 17 Página 6 do formulário [Remunerações Lista de colaboradores» cálculo do Custo horário exemplo preenchido]

16 15 PÁGINA 7 DO FORMULÁRIO Afetação de remunerações ao projeto Após ter preenchido a página 6 com a identificação dos colaboradores e remunerações, pode passar a registar as horas de trabalho a afetar por colaborador e ação, na página 7 do formulário. Para preenchimento da página 7 do formulário, o beneficiário, deve registar: Mês e ano a que se referem as horas a afetar (a afetação das horas é por mês, por colaborador e por ação). Nome do colaborador por seleção entre os nomes registados na página 6. Mercado e ação para ajudar estão disponíveis listas para consulta nas páginas 9 e 10 do formulário. Atividade(s) desempenhada(s) pelo colaborador na ação Por exemplo: presença no stand, reunião com importador, presença em ação em ponto de venda, formação a equipa comercial, acompanhamento de viagens inversas, etc. N.º de horas despendidas no mês com a ação - a unidade a considerar e a hora, em frações mínimas de 1. O limite de horas mensais por colaborador é de 100 horas. Figura 18 Página 7 do formulário [Remunerações Afetação de Remunerações ao projeto] As despesas com recursos humanos estão limitadas ao valor constante no projeto aprovado e não podem exceder 5% do valor das despesas apresentadas nos pedidos de pagamento. Se os registos ultrapassarem estes limites, a parte excedente não será imputada no pedido de pagamento.

17 16 Os restantes valores são preenchidos de forma automática. Figura 19 Página 7 do formulário [Remunerações Afetação de Remunerações ao projeto - Exemplo preenchido] Findo este passo, estão concluídos os registos necessários no formulário de suporte do pedido de pagamento. É aconselhável conferir os dados registados, podendo fazê-lo de forma simples, visionando o quadro da página QUADRO FINAL PÁGINA 8 DO FORMULÁRIO Pedido de Pagamento Após a introdução de todas as despesas, e de forma automática, é gerado um quadro resumo que inclui todas as despesas registadas e a apresentar no pedido de pagamento. Figura 20 Página 8 do formulário [Lista de Despesas Quadro Resumo]

18 SUBMETER OS REGISTOS EFETUADOS PEDIDO DE PAGAMENTO Validar o formulário Corrigir eventuais erros Validar de novo Submeter o formulário, utilizando: o Ícone do mapa mundo Ou o Botão submeter (no fim da 1ª página do formulário). OU Atenção!!! Depois de ter submetido os registos efetuados, só pode fazer alterações se: - Pedir ao IVV através de mail para promocaovv.min-agricultura.pt. - Não tiver apresentado o dossier ao IFAP MAPAS AUXILIARES PÁGINA 9 DO FORMULÁRIO Pedido de Pagamento - Investimentos PÁGINA 10 DO FORMULÁRIO Pedido de pagamento - Ações As páginas 9 e 10 do formulário apenas servem como auxiliares para poder consultar: Rúbricas de despesas inerentes a cada uma das ações bem como, o montante máximo elegível para cada uma. Lista de ações aprovadas e o valor máximo elegível aprovado para cada uma.

19 18 Figura 21 Páginas 9 e 10 do formulário [Quadros auxiliares exemplo preenchido] 3. MAPAS A IMPRIMIR PARA JUNTAR AO DOSSIER A APRESENTAR AO IFAP Depois de ter submetido o pedido de pagamento, fechar o écran. Volta automaticamente ao écran de entrada no SIAPV, onde surgem os ícones dos ficheiros excel gerados com os registos feitos. Para cada um deles: Imprimir Assinar Juntar ao dossier físico para enviar ao IFAP Enviar por para o IFAP (Prom.OCMVinho@ifap.pt) Figura 22 Écran de entrada no SIAPV [pedido de pagamento submetido] (fim do documento)