Coordenadoria Geral de Administração Departamento de Recursos Humanos APRESENTAÇÃO

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1 MANUAL AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO POR COMPETÊNCIAS Setembro 2014

2 APRESENTAÇÃO Este manual pretende servir de guia, para orientar e ampliar a compreensão dos princípios, da importância e da organização da Avaliação de Desempenho por Competências. Em seu conteúdo são apresentadas informações sobre os procedimentos e métodos do processo avaliativo, em conformidade com os termos do Ato Normativo DPG nº 23, de 06 de outubro de 2009, com as alterações conferidas pelo Ato Normativo DPG nº 96/2014, que disciplinam a matéria.

3 O QUE É Avaliação de Desempenho por Competências A avaliação de desempenho é definida como uma análise sistemática do desempenho de cada Servidor, em função das tarefas que desempenha, das atitudes que são esperadas e dos resultados a serem alcançados. A metodologia adotada é objetiva e transparente, pois é baseada em comportamentos, minimizando as percepções subjetivas: ela permite que o avaliado tenha um feedback sobre seu desempenho e clareza em relação às expectativas em relação ao seu trabalho. OBJETIVO Avaliação de Desempenho por Competências deve ser utilizada como ferramenta de gerenciamento para: Identificar o potencial e os resultados individuais dos Servidores para o alcance dos objetivos da Unidade e da Defensoria; Mapear os recursos humanos para adequação às necessidades da instituição, possibilitando, também, a alocação e mobilidade das pessoas de acordo com os perfis existentes; Estimular o fluxo de informação entre os diversos níveis hierárquicos para a melhoria das relações interpessoais e da qualidade dos serviços prestados; Estimular o desenvolvimento profissional e pessoal dos Servidores; Fornecer informações que possibilitem ao Servidor avaliado conhecer o que a instituição espera de seu desempenho; Identificar a necessidade de capacitação e qualificação para melhoria do desempenho individual e coletivo;

4 COMO SERÁ REALIZADA Todos os Servidores da Defensoria Pública do Estado de São Paulo estarão sujeitos à avaliação periódica de desempenho anual desde que, no período em que ela for realizada, contem com, no mínimo, um ano de efetivo exercício na Instituição. Período A avaliação de desempenho é anual, realizada no período de 01 a 31 de outubro pelo, englobando o período de 1º de setembro do ano anterior até o dia 31 de outubro do ano corrente. Competências avaliadas - critérios Entende-se por competência o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que o profissional deve possuir, de acordo com a atividade a ser desempenhada. É a capacidade de mobilizar conhecimentos, valores e decisões para agir de modo pertinente em uma determinada situação. Assim, competência engloba habilidade, mas não se restringe a ela, ultrapassando a mera questão técnica de capacidade de operacionalização. Da mesma maneira, competência engloba atitude, mas não se restringe a ela, pois competência é ação adequada e não simplesmente ação. Os critérios avaliados compreendem as competências que não podem faltar a um Servidor da Defensoria Pública do Estado de São Paulo, e serão avaliados a partir dos comportamentos observáveis relacionados a cada uma delas, como mostra o quadro a seguir:

5 COMPETÊNCIA ASSIDUIDADE Relacionada à freqüência, pontualidade e ao cumprimento da carga horária DISCIPLINA Relacionada ao cumprimento de obrigações e normas vigentes na organização e aceitação de hierarquia funcional CAPACIDADE DE INICIATIVA Relacionada à habilidade de propor idéias, visando à melhoria de processos e atividades e à pro atividade. Apresenta capacidade de iniciativa a pessoa disposta a resolver problemas e buscar soluções. PRODUTIVIDADE Relacionada à capacidade de administrar as tarefas e priorizá-las, conforme grau de relevância, e à dedicação quanto ao cumprimento de metas e qualidade do trabalho executado. Apresenta produtividade a pessoa que busca desenvolver um bom trabalho, atendendo ao que é solicitado. COMPORTAMENTOS RELACIONADOS Chega pontualmente ao trabalho Sai do trabalho no horário previsto Cumpre com o horário de uma hora de almoço Suas faltas são justificadas e/ou acordadas com a Coordenação Cumpre com suas obrigações Respeita as normas da Defensoria Pública Presta contas aos superiores a respeito de suas atividades, sempre que solicitado Respeita a hierarquia funcional Procura pelas pessoas envolvidas em uma situação para entender suas perspectivas Identifica o que precisa ser feito e age antes de ser solicitado, ou antes, que a situação exija ação Age de forma flexível, adaptando-se às diferentes situações de trabalho para melhor desempenho da equipe Propõe idéias aplicáveis para o aperfeiçoamento dos processos de trabalho e/ou serviços Propõe alternativas que contribuem para a solução de problemas que surgem ao desenvolver suas atividades Assume postura positiva frente às mudanças que forem necessárias, favorecendo sua efetivação Comunica-se de forma clara, objetiva e oportuna; Atua de forma participativa e colaborativa no desenvolvimento dos trabalhos propostos, contribuindo para a melhoria dos resultados da equipe; Atinge efetivamente os objetivos e as metas estabelecidos, entregando o que lhe é solicitado; Executa o trabalho com qualidade; Cumpre prazos; Checa a exatidão do seu trabalho; Planeja o trabalho para executar suas atividades de forma eficiente e eficaz; Atua de forma integrada, identificando as interfaces e o impacto de suas ações no trabalho da equipe ou em outras áreas; Lida com os desafios e situações inesperadas, assegurando a continuidade dos trabalhos.

6 RESPONSABILIDADE Relacionada ao cumprimento das atribuições do cargo, ao atendimento dos prazos e aos resultados dos trabalhos desenvolvidos. Tem responsabilidade a pessoa que busca realizar o trabalho conforme o que é determinado, buscando conhecer seus direitos e deveres. Mantém atualizado, disponível e acessível, dados e informações referentes ao trabalho que executa, de modo a garantir a continuidade das atividades; Compartilha conhecimentos e experiências possibilitando o desenvolvimento da equipe; Busca conhecer a legislação pertinente à sua área de atuação, em especial no tocante à estrutura administrativa e organizacional da Defensoria Pública e das atividades desempenhadas pelos membros da Instituição; Evita desperdícios, adota o padrão de economia e zela pela guarda e boa aplicação dos bens e recursos que lhe foram confiados; Mantém limpo e em perfeita ordem o local de trabalho; Relaciona-se respeitosamente com os colegas de trabalho e/ou usuários, lidando com a diversidade de interesses e opiniões para propiciar um ambiente favorável, sem qualquer espécie de preconceito ou distinção de raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, religião, orientação sexual, posição social, dentre outras. Este ano, após as modificações implementadas pelo Ato Normativo DPG nº 96/2014, o critério de assiduidade deixou de ser objeto de avaliação do e, como os demais, deve ser analisado pelo Avaliador. Esta análise deve ser criteriosa e objetiva, observada a regra prevista no art. 26, 3º do Ato Normativo DPG nº 23/2009 (com a redação alterada pelo Ato Normativo DPG nº 96/2014), que, excepcionalmente para este critério, delimitou o número de comportamentos correspondente a cada frequência. Deve, portanto, ser considerado o número de vezes em que o Servidor incorreu em atrasos ou faltas, de modo que:

7 0 ocorrência Até 06 ocorrências Até 10 ocorrências Até 19 ocorrências = SEMPRE = QUASE SEMPRE = ÀS VEZES = QUASE NUNCA Acima de 20 ocorrências = NUNCA A título de ilustração, ao analisar o comportamento chega pontualmente ao trabalho : se o Servidor avaliado sempre chegou pontualmente ao trabalho, ele apresentou zero atrasos e, portanto sua nota deve ser 100; se, porém, ele já chegou algumas vezes atrasado ao trabalho, o Avaliador deve considerar quantas vezes isso ocorreu e atribuir a nota nos termos acima. Atribuição de notas pelo Avaliador O processo inicia-se com o que encaminhará o formulário para o avaliador. É importante que os comportamentos sejam avaliados de forma objetiva, de modo que a nota tenha, de fato, relação com a frequência do comportamento apresentado pelo Servidor. O avaliador deve justificar as notas atribuídas em cada critério, seja o Servidor avaliado de maneira positiva ou negativa e dar ciência ao Servidor sobre o resultado da avaliação. As notas devem ser atribuídas considerando a freqüência com que o Servidor apresenta os comportamentos descritos em cada um dos critérios (competências) avaliados. As notas são de 0 para nunca, 25 para quase nunca, 50 para às vezes, 75 para quase sempre e 100 para sempre, ou seja, as notas não poderão ser fracionadas (55, por exemplo) NUNCA QUASE NUNCA ÀS VEZES QUASE SEMPRE SEMPRE

8 Cálculo da nota final Será calculada a média das notas de cada competência e a nota final, portanto, será a média das notas das cinco competências. Este sistema de cálculo permite saber, além da(s) competência(s) específica(s) que o Servidor pode melhorar também os pontos específicos a desenvolver: os comportamentos com uma nota menor podem ser tomados como metas de melhoria, acordados entre gestor e Servidor. Feedback Finalizada a etapa anterior, o superior imediato deve oferecer ao Servidor avaliado feedback a respeito de sua avaliação, ou seja, deve dar ciência ao Servidor de como seu trabalho está sendo percebido e avaliado. Nesta etapa é interessante destacar os aspectos positivos do trabalho realizado pelo Servidor, proporcionando motivação para que estes comportamentos permaneçam e se aprimorem. Também é essencial apresentar ao Servidor os aspectos que, na visão do gestor, precisam ser melhorados ou modificados. Assim, é possível de forma transparente e dialogada, montar em conjunto um plano de desenvolvimento das competências do Servidor. O Servidor deve, obrigatoriamente, manifestar-se (se sim ou não) quanto à solicitação de recurso administrativo no formulário. O processo da avaliação de desempenho, então, será: DRH envia o formulário ao avaliador O avaliador preenche o formulário O avaliador dá o feedback da avaliação para o servidor O servidor dá ciência da avaliação e manifesta-se quanto ao recurso O avaliador envia o formulário preenchido ao DRH

9 SITUAÇÕES ESPECÍFICAS Avaliação de Desempenho Parcial Quando o Servidor for removido ou afastado ou houver alteração do Coordenador ou Diretor deve ser realizada a Avaliação de Desempenho parcial referente ao período. Neste caso, o Servidor é responsável pelas providências necessárias à realização da avaliação e terá 15 dias a contar da data da remoção, afastamento ou mudança de Coordenação. A nota final da Avaliação de Desempenho, aqui, será computada proporcionalmente ao período, ou seja, ela consistirá na média ponderada entre as notas todas as avaliações realizadas dentro de um ano. Por exemplo Um Servidor que tenha duas Avaliações de Desempenho parciais com notas 80, referente a um período de 7 meses trabalhados na administração superior e 95 referente a 5 meses trabalhados na regional central terá a seguinte nota final: (80 X 7) + (95 X 5) = 86,25_ 12 Pedido de recurso administrativo Essa medida deverá ser tomada quando o Servidor, mesmo com o feedback sobre sua avaliação, não concordar com as notas atribuídas. Neste caso, o Servidor deve assinalar SIM no campo específico do formulário sobre o recurso administrativo e encaminhá-lo no prazo de 5 dias úteis após a ciência da avaliação com o pedido de recurso, contendo: a argumentação acerca da mudança do conceito que lhe foi atribuído e cópia dos documentos que comprovem suas alegações.

10 O gestor, de posse dessas informações, irá reconsiderar ou não as notas dadas e enviará todo o processo para o até o dia 10 de novembro. Na hipótese de o Avaliador decidir por não reconsiderar as notas, a Comissão Técnica ficará responsável por julgar o recurso, no prazo de 15 dias. Recurso impugnando média final Caso o Servidor constate algum erro material na nota publicada terá 5 dias úteis, a contar da publicação no Diário Oficial do Estado, para apresentar recurso ao, a fim de reparar tal erro. Telefone: (11) ramal drh@defensoria.sp.gov.br

11 ANEXO ANEXO I Modelo do Formulário de Avaliação de Desempenho AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO UNIDADE: COORDENADOR(A): AVALIADO(A): EXERCÍCIO AVALIADO: 201 Atribua notas de 0 a 100, conforme quadro abaixo, considerando a freqüência com que o Servidor apresenta os comportamentos descritos: QUASE ÀS QUASE NUNCA SEMPRE NUNCA VEZES SEMPRE ASSIDUIDADE: relaciona-se à freqüência, à pontualidade e ao cumprimento da carga horária. COMPORTAMENTOS Avaliação Reconsideração Chega pontualmente ao trabalho Sai do trabalho no horário previsto Cumpre com o horário de uma hora de almoço As faltas são justificadas TOTAL Média (total dividido por 4) Justificativa: (preenchimento obrigatório do Avaliador, nos termos do art.26, do Ato Normativo DPG nº23/2009)

12 DISCIPLINA: pessoa atenta ao cumprimento de obrigações e normas vigentes na organização, a pontualidade na realização das tarefas e à hierarquia funcional. COMPORTAMENTOS Avaliação Reconsideração Cumpre com suas obrigações É pontual na realização das tarefas que lhe são atribuídas Presta contas aos superiores a respeito de suas atividades Respeita a hierarquia funcional TOTAL Média (total dividido por 4) Justificativa: (preenchimento obrigatório do Avaliador, nos termos do art.26, do Ato Normativo DPG nº23/2009)

13 CAPACIDADE DE INICIATIVA: pessoa disposta a resolver problemas e buscar soluções. Identifica o que precisa ser feito e faz antes de ser solicitado ou antes que a situação exija ação. Relaciona-se à habilidade de propor idéias, visando à melhoria de processos e atividades, e à proatividade. COMPORTAMENTOS Avaliação Reconsideração Procura as pessoas envolvidas em uma situação para entender suas perspectivas Identifica o que precisa ser feito e age antes de ser solicitado ou antes que a situação exija ação Age de forma flexível, adaptando-se às diferentes situações de trabalho para melhor desempenho da equipe Propõe ideias aplicáveis para o aperfeiçoamento dos processos de trabalho e/ou serviços Propõe alternativas que contribuem para a solução de problemas que surgem ao desenvolver suas atividades Assume postura positiva frente às mudanças que forem necessárias TOTAL Média (total dividido por 6) Justificativa: (preenchimento obrigatório do Avaliador, nos termos do art.26, do Ato Normativo DPG nº23/2009)

14 PRODUTIVIDADE: pessoa que busca desenvolver um bom trabalho, atendendo ao que é pedido. Relaciona-se à capacidade de administrar as tarefas e priorizá-las, conforme grau de relevância, e à dedicação quanto ao cumprimento de metas e qualidade do trabalho executado. COMPORTAMENTOS Avaliação Reconsideração Comunica-se de forma clara, objetiva e oportuna Atua de forma participativa e colaborativa no desenvolvimento dos trabalhos propostos Atinge efetivamente os objetivos e as metas estabelecidos Executa o trabalho com qualidade Checa a exatidão de seu trabalho Planeja o trabalho para executar suas atividades de forma eficiente Atua de forma integrada com a equipe de trabalho. Lida com os desafios e situações inesperadas de forma eficiente, evitando a interrupção dos trabalhos TOTAL Média (total dividido por 8) Justificativa: (preenchimento obrigatório do Avaliador, nos termos do art.26, do Ato Normativo DPG nº23/2009)

15 RESPONSABILIDADE: pessoa que busca realizar o trabalho conforme o que é determinado, buscando conhecer seus direitos e deveres. Relaciona-se ao cumprimento das atribuições do cargo, ao atendimento dos prazos e aos resultados dos trabalhos desenvolvidos. COMPORTAMENTOS Avaliação Reconsideração Mantém atualizados, disponíveis e acessíveis, dados e informações referentes ao trabalho que executa, de modo a garantir a continuidade das atividades Compartilha conhecimentos e experiências possibilitando o desenvolvimento da equipe Busca conhecer a legislação pertinente à sua área de atuação Evita desperdícios de materiais, adotando o padrão de economia da instituição e zelando pela guarda e boa aplicação dos recursos que lhe são confiados Mantém limpo e em perfeita ordem o local de trabalho TOTAL Média (total dividido por 5) Justificativa: (preenchimento obrigatório do Avaliador, nos termos do art.26, do Ato Normativo DPG nº23/2009), de de. Ciente, aos / /. Assinatura do(a) Avaliador(a) Assinatura do(a) Servidor(a)

16 RECURSO ADMINISTRATIVO (Preenchimento do Servidor) ( ) NÃO ( ) SIM Caso tenha assinalado SIM, aponte os critérios que requer sejam reconsiderados, com a correspondente nota que requer seja acolhida: Critérios ( ) Assiduidade ( ) Disciplina ( ) Capacidade de iniciativa ( ) Produtividade ( ) Responsabilidade Autoavaliação Justificativa do(a) Servidor(a) (Caso seja necessária a utilização de mais espaço, favor colocar a justificativa em documento anexo), de de. Assinatura do(a) Servidor(a)

17 RECONSIDERAÇÃO (Preenchimento do Avaliador) Assinale com um X os critérios que foram reavaliados: ( ) Assiduidade ( ) Disciplina ( ) Capacidade de iniciativa ( ) Produtividade ( ) Responsabilidade Justificativa do(a) Avaliador(a) (Caso seja necessária a utilização de mais espaço, favor colocar a justificativa em documento anexo), de de. Assinatura do(a) Avaliador(a) Ciente, aos / /. Assinatura do(a) Servidor(a) MÉDIA FINAL (Preenchimento do ) MÉDIA FINAL (Soma das médias obtidas em cada critério, dividida por 5) DOE / /.