IAR 01: RELATÓRIOS PERIÓDICOS RP

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1 GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO SECRETARIA DE ESTADO DE TRANSPORTES E PAVIMENTAÇÃO URBANA Gerência de Estudos e Projetos IAR 01: RELATÓRIOS PERIÓDICOS RP 1 CONTEÚDO Os Relatórios Periódicos RP, devem conter a Memória Descritiva dos serviços realizados ao longo do período a que correspondem, de 30 (trinta) dias consecutivos, de forma tal a permitir que as GEEP (Gerencia de Estudos e Projetos) possam verificar o andamento contratual destes serviços, apreciar a correção dos procedimentos metodológicos empregados, e avaliar o desempenho da empresa em seus objetivos contratuais. 2 ESTRUTURA Os Relatórios Periódicos RP, devem ser estruturados segundo a seguinte itemização: a) Sumário b) Apresentação c) Andamento dos Serviços d) Informe Técnico e) Utilização das Equipes f) Instalações e Veículos g) Comentários h) Relatório Fotográfico i) Correspondências j) Anexos k) Termo de Encerramento 2.1 SUMÁRIO O Sumário deve conter a numeração, o título e a paginação dos capítulos, itens e subitens, segundo os quais o Relatório Periódico RP foi montado. 2.2 APRESENTAÇÃO Nesta seção devem ser fornecidas, no mínimo, as seguintes informações: a) Identificação da Empresa 1

2 b) Identificação do Relatório Periódico RP c) Dados Contratuais Número do Contrato Data de Assinatura Data de Publicação no D.O Número do Processo Administrativo Base Diretrizes Básicas - Instruções para Apresentação de Relatórios 36 IAR 01: Relatório Periódico RP Objeto do Contrato Extensão Prazo de Execução Ordem de Inicio dos Serviços (data) Data da Licitação Data da Publicação do Resultado da Licitação no D.O d) Período de abrangência do Relatório Periódico RP e) Constituição do Relatório Periódico RP A Apresentação deve conter, ao seu final, a identificação e assinatura, do Coordenador Geral dos trabalhos que estão sendo realizados. Ilustrando graficamente a Apresentação, deverá ser apresentado o Mapa de Situação do trecho objeto de serviço. 2.3 ANDAMENTO DOS SERVIÇOS Deve-se expor, de forma clara e concisa, a Memória Descritiva dos serviços realizados no período a que corresponde o Relatório Periódico RP, sistematizada da seguinte forma: a) Coordenação Geral b) Fase Preliminar c) Fase de Projeto Básico d) Fase de Projeto Executivo As informações expostas devem ser ilustradas por intermédio do Cronograma Geral, e Cronograma de Entrega de Relatórios, conforme modelo-exemplo RP-Qd 01. Dos Cronogramas a serem montados devem constar, no mínimo, as informações constantes deste exemplo de Cronograma. Todo o conjunto deverá ser digitalizado em folha tamanho A INFORME TÉCNICO Se ao longo do período a que corresponde o Relatório RPA for concluída alguma etapa dos Estudos e Projetos que estão sendo desenvolvidos, e a Fiscalização da GEEP julgar conveniente, deve-se elaborar um Informe Técnico contendo a Memória Descritiva e 2

3 Justificativa dos serviços realizados. Este Informe Técnico deve ser abrangente ao expor a natureza dos serviços realizados, os procedimentos metodológicos empregados, os resultados obtidos e as soluções propostas, e deve ser ilustrado com os quadros, gráficos e desenhos julgados pertinentes. Diretrizes Básicas - Instruções para Apresentação de Relatórios 37 IAR 01: Relatório Periódico RP 2.5 UTILIZAÇÃO DAS EQUIPES Devem ser informadas, de forma sucinta, as equipes de nível superior, e de nível auxiliar, disponibilizados para a realização das atividades que constituem o Plano de Trabalho contratual. Deve ser informada ainda a parcela destas equipes que estão sendo utilizadas para os serviços a que corresponde o Relatório Periódico RP. Os modelos-exemplo RP-Qd 02: Utilização da Equipe de Nível Superior e RP-Qd 03: Utilização da Equipe de Nível Auxiliar expressam minimamente, as informações cabíveis a respeito da atuação da equipe de nível superior, e nível auxiliar, alocadas aos Estudos e Projetos de que trata o Relatório Periódico RP. 2.6 INSTALAÇÕES E VEÍCULOS Devem ser relacionadas as instalações, e os veículos, que estão sendo utilizados para a realização dos trabalhos. Qualquer mudança em relação ao disposto no Contrato (Proposta) deve ser comunicado no Relatório Periódico RP. O modelo-exemplo RP-Qd 04 contém as informações mínimas que devem ser fornecidas a respeito das instalações, e veículos, disponibilizados para a realização dos trabalhos. 2.7 COMENTÁRIOS Nesta seção deverá ser feito o registro de fatos marcantes, e/ou que estejam a exigir uma decisão da GEEP, ocorridos ao longo do período a que corresponde o Relatório Periódico RP. Deverão ser sempre incluídos possíveis problemas identificados que possam vir a afetar o andamento dos serviços. 3

4 2.8 RELATÓRIO FOTOGRÁFICO DAS ETAPAS DE SERVIÇO DE CAMPO Deverá ser apresentado o relatório fotográfico de todas as etapas de serviço de campo. 2.9 CORRESPONDÊNCIAS Deverão ser incluídas nesta seção, separadamente, cópias das correspondências recebidas e enviadas ao longo do período a que corresponde o Relatório Periódico RP que, por sua importância, mereçam ser registrados. Deverão ser incluídas ainda cópias das Atas de Reunião de Coordenação, e Outras, que se realizaram no período do Relatório Periódico RP ANEXOS Sempre que existirem, devem ser anexados ao Relatório Periódico RP documentos Contratuais, (Contrato, Termos Aditivos, etc,) expedidos no período a que o mesmo corresponde. No Relatório Periódico RP - 01 deverá ser anexada cópia do Contrato de Consultoria que regula os serviços a serem realizados. Diretrizes Básicas - Instruções para Apresentação de Relatórios 38 IAR 01: Relatório Periódico RP 2.11 TERMO DE ENCERRAMENTO Encerrando o Relatório Periódico RP, deve ser apresentado o Termo de Encerramento, identificando o Relatório, e o número de folhas que o constituem. 3 ENTREGA DOS RELATÓRIOS Os Relatórios Periódico RP, serão entregues até o 5º dia útil após o término do período de 30 (trinta) dias consecutivos a que correspondem, contados a partir da data de início da vigência do Contrato, acrescentados eventuais períodos de paralisação contratual. Serão entregues 03 (três) vias do Relatório Periódico RP na Secretaria da COEP Coordenadoria de Estudos e Projetos. 4

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