Universidade Federal de Ouro Preto

Transcrição

1 Universidade Federal de Ouro Preto Sistema de Bibliotecas e Informação Política de Funcionamento do Repositório Institucional da UFOP Ouro Preto

2 Sumário 1 Introdução Diretrizes gerais para conteúdos a serem depositados no Repositório Organização do Repositório Comunidades e Sub-comunidades Coleções Documentos que poderão ser depositados no RI/UFOP Depositantes das comunidades/subcomunidades Sistema de Bibliotecas e Informação/SISBIN e Equipe Gestora Autoarquivamento Termo de Autorização do Autor Preservação dos conteúdos

3 1 Introdução O Repositório Institucional da Universidade Federal de Ouro Preto/RI-UFOP é uma iniciativa do Sistema de Bibliotecas e Informação (SISBIN), com o apoio do IBICT e Finep, e tem como propósito reunir em um único espaço virtual a produção científica da Universidade Federal de Ouro Preto. Todos os conteúdos depositados no repositório estarão disponíveis publicamente, e por estarem amplamente acessíveis proporcionarão maior visibilidade e impacto da produção científica da instituição. Objetivos: Coletar, armazenar, divulgar e preservar a produção científica da Universidade Federal de Ouro Preto; Aumentar a visibilidade dos resultados de pesquisas, do pesquisador e da Instituição; Potencializar o intercâmbio com outras instituições; Apoiar as atividades de pesquisa e criação do conhecimento científico; Apoiar o processo de ensino-aprendizagem por meio do acesso facilitado ao conhecimento; Contribuir para o acesso aberto à informação científica. O Sistema de Bibliotecas e Informação /SISBIN em conjunto com o Núcleo de Tecnologia e Informação NTI e a Pró-Reitoria de Pós-Graduação PROPP, são responsáveis pelo desenvolvimento, implantação e manutenção do repositório institucional desta instituição, doravante denominado RI. 2 Diretrizes gerais para conteúdos a serem depositados no Repositório Documentos científicos academicamente orientados, apreciados e aprovados pelos pares e que resultem de atividades de pesquisa, extensão ou ensino; Os documentos deverão estar em formato digital, completos e prontos para depósito, ou seja, não será aceita a versão parcial ou preliminar de uma dada produção; O autor do trabalho deve concordar em ceder à UFOP o direito de preservar e distribuir o trabalho por meio do Repositório Institucional, mediante as condições estabelecidas no Termo de Autorização do Autor ou outras licenças concedidas no ato do depósito. 3 Organização do Repositório O Repositório Institucional será organizado obedecendo a uma estrutura hierárquica composta de comunidades, subcomunidades e coleções. Esta estrutura facilita a organização do acervo e a recuperação dos objetos depositados. 3

4 3.1 Comunidades e Sub-comunidades As comunidades correspondem às unidades acadêmicas (Escolas, Institutos, Pró- Reitorias e Centros de Ensino) da Universidade Federal de Ouro Preto. Cada comunidade poderá ser subdividida em sub-comunidades para agregar as divisões internas (Núcleos, Programas, Departamentos, Cursos etc). A criação, alteração e exclusão de comunidades, sub-comunidades e coleções deverão ser solicitadas à Equipe Gestora do RI/UFOP, a quem cabe analisar junto com o coordenador do departamento pertinente pela aprovação ou não da solicitação. 3.2 Coleções Uma coleção corresponde à unidade na qual os conteúdos serão depositados e organizados. As coleções devem ser criadas de acordo com a tipologia dos documentos, ou seja, cada coleção deve corresponder a um tipo específico de documento, por exemplo: coleção de artigos publicados em periódicos, coleção de livros e capítulos de livros, coleção de trabalhos apresentados em eventos, coleção de teses e dissertações, etc. Contudo, caso haja necessidade e, mediante avaliação por parte dos gestores do repositório, será possível criar coleções que não se encaixem nesse critério, como por exemplo, uma coleção temática, representando um tópico ou linha de pesquisa. Se uma determinada unidade acadêmica, que seja representada por uma comunidade ou subcomunidade e suas respectivas coleções deixar de existir, se incorporar ou fundir a outra unidade, os conteúdos das coleções não serão excluídos do repositório. A realocação ou não dos conteúdos das coleções serão analisadas pela equipe gestora do Repositório Institucional Documentos que poderão ser depositados no RI/UFOP 1. Artigos científicos publicados em periódicos; 2. Trabalhos publicados em anais de eventos; 3. Teses e dissertações defendidas na UFOP; 4. Teses e dissertações defendidas por docentes e pesquisadores da UFOP no período de vínculo com a instituição; 5. Livros e capítulos de livros; 6. Textos publicados em jornais e revistas informativas; 7. Outras publicações técnicas e acadêmicas: partituras, produções culturais, patentes, mapas ou similares; 8. Arquivos multimídia; 9. Imagens. Aceitam-se arquivos digitais de texto, som, imagem e vídeo nos formatos mais convencionais ( pdf, xls, ppt, eps, dvi, jpeg, HTML, látex, mpeg, psd, bmp, txt, mov. etc) 4

5 A inclusão de outro tipo de documento ou formatos só será possível mediante consulta à equipe gestora do RI UFOP. 4 Depositantes das comunidades/subcomunidades A orientação é que os depositantes de uma comunidade se encaixem em pelo menos uma das categorias abaixo: Docentes; Pesquisadores; Alunos de pós-doutorado, doutorado, mestrado e iniciação científica; Pessoa designada por professor ou pesquisador para efetuar suas submissões; Servidores técnicos e administrativos; Equipe gestora do Repositório Institucional. Todos os depositantes devem possuir vínculo com a UFOP. Estando o detentor da propriedade intelectual ligado a mais de uma comunidade ou sub-comunidade, recomenda-se que o mesmo faça a escolha da comunidade que irá depositar o trabalho seguindo esta ordem de prioridades: 1 Departamento ao qual está vinculado 2 Núcleos; 3 Programa de Pós-graduação; 4 Grupos de estudos. 5 Sistema de Bibliotecas e Informação/SISBIN e Equipe Gestora A Coordenação do SISBIN fica responsável por validar normas para coleta, tratamento, e preservação da produção intelectual da UFOP. O SISBIN compôs uma Equipe Gestora do Repositório cujo objetivo é lidar com as atividades diárias ligadas ao repositório. Atribuições da Equipe Gestora Reter ou manter os conteúdos submetidos ao repositório; Corrigir os metadados dos itens submetidos; Garantir a atualização permanente dos registros da produção intelectual no Repositório; Notificar os departamentos sobre mudanças significativas de formatos de arquivos; Decidir a respeito da criação, alteração e exclusão de comunidades ou coleções, assim como vetar a publicação de documentos que não estejam de acordo com as diretrizes gerais dos conteúdos do Repositório; Garantir a disponibilidade e a acessibilidade a conteúdos de comunidades que por qualquer motivo deixarem de existir; Migrar o formato de itens caso o seu formato original depositado corra o risco de obsolescência. 5

6 Aplicação e acompanhamento desta política de funcionamento do RI/UFOP 6 Funções do Departamento Cada Departamento deverá escolher um coordenador para responsabilizar-se pela interação da comunidade ou sub-comunidade com a equipe gestora do Repositório Institucional. O coordenador terá as seguintes funções: Zelar para que os membros da comunidade respeitem a política definida através de portaria; Verificar se os solicitantes a depositante são aptos para tal designação; Contribuir para que os demais membros da comunidade atendam as eventuais solicitações da equipe gestora do repositório no que referir-se ao bom funcionamento do mesmo; Informar ao grupo gestor alterações organizacionais que possam afetar o processo de depósito; Participar da tomada de decisões relativas às definições de comunidades, sub comunidades e coleções junto à equipe gestora do RI; Transmitir aos depositantes sob sua coordenação as informações relevantes ao bom funcionamento do RI; Orientar seus membros sobre a necessidade de obtenção de liberação de direitos autorais para o depósito de documentos que já foram publicados e possuem restrição de copyright. 7 Autoarquivamento A inserção de documentos por meio de autoarquivamento (depósito feito pelo próprio autor do trabalho) por docentes, servidores técnicos e administrativos, alunos de pósgraduação e iniciação cientifica, se dá por meio de cadastro no Repositório Institucional que será validado pela equipe gestora do RI. Os depositantes poderão realizar depósitos em comunidade especifica, atribuir metadados ao conteúdo que estará sendo depositado e ao fim do processo de depósito, não poderão fazer alterações no documento. Metadados se trata da descrição física dos itens, como por exemplo: autor, título, data, assunto, resumo, idioma, orientador, publicador, referência etc. Seus objetivos são descrever e identificar um documento a fim de facilitar o processo de recuperação da informação. Vale ressaltar, que para cada tipo de documento os metadados podem variar, assim como um novo campo de metadados pode ser acrescentado para descrever os itens de acordo com a necessidade da Instituição. 6

7 8 Termo de Autorização do Autor Para o depósito de documentos científicos no RI/UFOP será exigido autorização prévia dos detentores dos direitos autorais mediante a assinatura do Termo de Autorização do Autor, e quando necessário será solicitado licença para depósito no RI/UFOP aqueles que detém o direito patrimonial da obra. Quando se tratar de autoarquivamento o autor terá a sua disposição uma licença que será disponibilizada durante o processo de submissão do documento no Repositório. O autor deve poder e estar disposto a conceder à UFOP o direito não-exlusivo de dar acesso ao documento de sua autoria através da internet e de preservar seu trabalho integral no Repositório Institucional. Todos os documentos depositados no Repositório terão a versão completa dos seus conteúdos em acesso aberto ao público. Salvo considerações de restrições mediante solicitação do detentor da obra. Casos de restrições do documento científico: Quando o contrato com a agência/empresa contratante do trabalho técnicocientífico proibir a divulgação do documento por período limitado; Quando o detentor dos direitos autorais assinalar no Termo de Autorização do Autor a restrição de tempo de um ano para publicação; Quando a produção técnico-científica, porventura, gerar patente ou tratar de assuntos de segurança nacional será exigida a divulgação apenas dos metadados; Quando os livros ou capítulos de livros são publicados com fins comerciais ou que tenham restrições contratuais relativas a direitos autorais. Todos os demais documentos que não se enquadram nos casos de restrição e que forem publicados em veículos de comunicação científica com revisão por pares ou que passem a exemplo das teses e dissertações, por avaliação de uma banca de especialistas, deverão ser depositados no Repositório Institucional. Os documentos com caso de restrição terão publicados somente seus metadados durante o tempo determinado de sigilo. Entretanto, terminado o prazo de restrição, o documento será divulgado em texto completo e estarão visíveis a todos os usuários. Para autoarquivar o documento no Repositório, caso o documento já tenha sido publicado em revistas ou outros veículos de comunicação, os depositantes podem solicitar autorização à editora que detém os direitos patrimoniais da obra, caso não conheça a política editorial de direitos autorais da mesma ou não se lembre da declaração que assinou sobre os direitos autorais concedidos. 9 Preservação dos conteúdos O Núcleo de Tecnologia da Informação NTI, se compromete a executar as rotinas de backup dos arquivos de conteúdos de acordo com as políticas de backup do setor. Bem como, manter atualizados e em condições de uso os sistemas, equipamentos e serviços 7

8 de redes, utilizados para funcionamento do Repositório Institucional, como forma de garantir a preservação e o acesso aos conteúdos. Ouro Preto, 25 de outubro de Universidade Federal de Ouro Preto Reitor: Marcone Jamilsom Freitas Souza Vice-Reitora: Célia Maria Fernandes Nunes Pro-Reitor da Pós-Graduação: Valdei Lopes de Araújo Coordenadora Executiva/SISBIN: Celina Brasil Luis Coordenadora Técnica/SISBIN: Luciana Matias Felício Soares Bibliotecária do Repositório Institucional da UFOP: Gracilene Maria de Carvalho Diretor do Núcleo de Tecnologia da Informação: Pedro Henrique Nascimento Castro 8